INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU SERWIS 3
Spis treści WYMAGANIA SPRZĘTOWE:...3 INSTALACJA...3 INFORMACJE O PROGRAMIE...7 KONSTRUKCJA PROGRAMU...8 I. MENU PROGRAM...9 II. MENU BAZY DANYCH...14 1. Baza klientów...14 2. Baza urządzeń...16 3. Baza magazynowa...18 4. Baza Pracowników...19 IV. MENU PRZEGLĄDY OKRESOWE...20 V. MENU POMOC...23 PRACA W PROGRAMIE SERWIS III od przyjęcia do wydania urządzenia do serwisu...24 I. PRZYJĘCIE ZLECENIA...25 II. NAPRAWA...27 III. ZAKOŃCZENIE ZLECENIA...31 IV. WIDOK...33 V. WYSZUKIWARKA...34 VI. STATYSTYKI (SZCZEGÓŁY)...35 WYDRUKI...39 INSTALACJA SIECIOWA INSTALACJA SERWERA FIREBIRD...43 2
WYMAGANIA SPRZĘTOWE: Minimalne: - Procesor Pentium 400 MHz lub szybszy, - 64 MB pamięci RAM (128 MB dla serwera), - Napęd CD-ROM, - Karta graficzna 4MB, - Wolne miejsce na dysku min 100 MB, - Drukarka pracująca w systemie Microsoft Windows, - System operacyjny Microsoft Windows 95,98,NT 4.0, 2000, Me, XP Home i Professional, - karta sieciowa dla instalacji sieciowych. INSTALACJA Po włożeniu płyty do CD-ROM program zaczyna instalację ( w przypadku nie uruchomienia się instalacji, wybieramy plik setup.exe). Wciskamy dalej >> 3
Wciskamy dalej >> Standardowo program instaluje się w katalogu c:\program Files\Kambit\Serwis3. Możesz zmienić miejsce instalacji wciskając przycisk Przeglądaj i wskazać inną lokalizację. Następnie wciskamy dalej >> 4
Wciskamy dalej >> Ustawiamy czy ma się zrobić skrót na pulpicie i ikona szybkiego uruchamiania i wciskamy dalej >> 5
Wciskamy Instaluj >> Program się instaluje wraz z Bazą Firebirda. Jeżeli Firebird już działa na programie wyskoczy komunikat: Na koniec należy zrestartować komputer. Po restarcie program jest gotowy do pracy. 6
INFORMACJE O PROGRAMIE Program Serwis 3 przeznaczony jest do obsługi punktów serwisowych bez względu na ich specyfikę. Program może pracować w serwisach: komputerowych, kas fiskalnych, urządzeń biurowych, RTV, AGD, telefonów GSM i stacjonarnych, serwisach producentów i dystrybutorów, meblarskich, urządzeń budowlanych. Program oprócz funkcji rejestracji przyjęcia, naprawy i wydania urządzenia posiada również rozbudowane statystyki, oraz system kontrolowanie przeglądów okresowych urządzeń. Program posiada również system konstruowania i edycji wydruków Quick Report 3.0.9. Serwis 3 pracuje na bazie danych Firebird. 7
KONSTRUKCJA PROGRAMU Konstrukcja programu: Menu górne, Menu boczne Ekran stanu zleceń ( lista zleceń i stan zlecenia) Menu programu pozwala na dodawanie kartotek, uruchamianie statystyk itd. Na menu składają się: Program, Zlecenie, Przeglądy okresowe, Bazy danych, Statystyki, Widok, Pomoc. Menu boczne służy do obsługi zlecenia i zawiera (opis strona 24): Przyjęcie zlecenia, Naprawa, Zakończenie zlecenia, Widok, Wyszukiwarkę. Ekran stanu zlecenia pokazuje listę zleceń i szczegóły zlecenia (opis strona 24). W programie korzystamy z standardowych skrótów klawiszowych: Insert dodawanie nowych elementów (klienci, urządzenia towary itp.) Delete usuwamy element ECS - anuluj F5 wykonaj naprawę F4 edytuj zlecenie F10 zamknij zlecenie F11 otwórz zamknięte zlecenie CTRL+E wyślij powiadomienie CTRL+Enter zatwierdzamy zmiany CTRL+U - otwieramy bazę urządzeń CTRL+M otwieramy bazę magazynową CTRL+K otwieramy bazę klientów CTRL+P otwieramy bazę pracowników CTRL+C jakie urządzenia do przeglądu CTRL+B widok bieżących zleceń CTRL+W widok wszystkich zleceń CTRL+Z - widok zamkniętych zleceń CTRL+S - widok zleceń konkretnego serwisanta 8
MENU GÓRNE Opis elementów menu górnego: I. MENU PROGRAM O programie zawiera informacje nt nr licencji i programu Konfiguracja - Wpisujemy dane firmy i ustawienia związane z połączeniem sieciowym Import klientów z pliku csv a) Dane firmy 9
Po wybraniu tej opcji otwiera się okno, w którym wpisujemy dane naszej firmy: Obowiązkowe pola są zaznaczone kolorem niebieskim. Pola stopka i nagłówek wypisujemy jeżeli jakieś dodatkowe informacje maja znajdować się na wydrukach. b) Ustawienia programu W tym oknie ustawiamy dostęp do bazy i dane konfiguracyjne stanowiska. W zakładce Dane połączenia z bazą ustawiamy ścieżkę dostępu do bazy i nazwę serwera. Opcja ta jest wykorzystywana tylko przy wersji sieciowej (Instalacja serwera strona 37) 10
W zakładce Konfiguracja stanowiska: W tym oknie ustawiamy ilość dni po których program wskazuje na liście zleceń na czerwono zlecenia przeterminowane: Kolejne opcje: po uruchomieniu pokaż wszystkie zlecenia jeżeli nie zaznaczymy tej opcji to nie będą się pokazywały zlecenia juz zamknięte. Po uruchomieniu pokaż ilości zleceń - okienko powitalne - zaznaczenie tej opcji powoduje pokazanie przy starcie programu stan zleceń na dany dzień: 11
c) Import klientów z pliku csv Po uruchomieniu tej opcji pokazuje się okno importu dancyh z pliku csv Aby podać lokalizacje pliku csv wciskamy przycisk Wczytaj plik i podajemy miejsce pliku i wciskamy otwórz. 12
13
II. MENU BAZY DANYCH 1. Baza klientów Po wybraniu tej opcji pokazuje się baza klientów: W tym oknie znajduje się baza klientów. Aby dodać nowego klienta wciskamy przycisk: 14
Wpisujemy dane klienta kolor niebieski to pola obowiązkowe. Ustalamy również rodzaj klienta: klient, dostawca, producent.!uwaga Jeżeli wpiszemy email będziemy mogli korzystać z opcjo powiadamiania o naprawie i zakończeniu naprawy. Po wypełnienia wszystkich pól wciskamy zatwierdź. Do wyszukiwania konkretnego klienta służy wyszukiwarka: Klientów możemy wyszukiwać po NIPie/ Peselu lub nazwie. Możemy również wysegregować klientów wg rodzaju: klient, producent, dostawca Jeżeli postawimy znaczek przy konkretnym rodzaju to tylko klienci tego rodzaju pojawią się na liście. Przycisk kasuj filtr służy do powrotu do pełnej listy klientów Po wciśnięciu przycisku: Pojawia okno wydruków: Etykiety adresowe etykiety adresowe do wysyłania paczki lub listy. Lista kontrahentów lista wszystkich kontrahentów. 15
2. Baza urządzeń Po wybraniu tej opcji pokazuje się baza urządzeń Aby dodać nowe urządzenie wciskamy przycisk: Wypełniamy pola (na niebiesko pola obowiązkowe): Grupa wybieramy grupę urządzeń lub wpisujemy nową Nazwa Numer seryjny nr fabryczny Kod kreskowy EAN Przegląd okresowy istotna opcja jeżeli wypełnimy datę i częstotliwość program w oknie przeglądów będzie nam przypominał o tym, iż nadszedł czas przeglądu tego urządzenia Opis i uwagi 16
Dane istotne pole możemy przypisać konkretne urządzenie do klienta ( przy użyciu przycisku Przypisz klienta do urządzenia ), po to aby przy naprawie program od razu wpisywał dane klienta jeżeli wybierzemy to urządzenie. W bazie urządzeń możemy użyć wyszukiwarki ( Aby wybrać wg jakiej kategorii ma program wyszukiwać należy kliknąć na nagłówek kolumny): Przycisk kasuj filtr służy do powrotu do pełnej listy urządzeń Wydruki: Lista urządzeń wydruk pokazuje listę wszystkich urządzeń, które znajdują się w bazie 17
3. Baza magazynowa Po wybraniu tej opcji pokazuje się baza części używanych do napraw Dodajemy nowy wciskając przycisk: Przy dodawaniu części wpisujemy: Nazwę, Kod EAN Ilość na magazynie, jednostkę miary Kwotę netto zakupu Narzut (w %) VAT Stan minimalny (jeżeli wpisujemy usługę wpisujemy 0) Cena sprzedaży wylicza się sama (kwota netto zakupu + narzut). Kwota ta będzie podawana przy rozliczeniu naprawy. 18
Wyszukiwarki możemy użyć do wyszukiwania części (Aby wybrać wg jakiej kategorii ma program wyszukiwać należy kliknąć na nagłówek kolumny): 4. Baza Pracowników Po wybraniu tej opcji pokazuje się baza pracowników firmy. Dodajemy nowego pracownika wciskając przycisk: Istotnym elementem jest fakt, czy jest zaznaczone czy pracownik jest serwisantem. Tylko serwisant może dokonywać napraw, pozostali mogą tylko przyjmować zlecenia. 19
III. STATYSTYKI Pełny opis statystyk na stronie 35 IV. MENU PRZEGLĄDY OKRESOWE To menu zawiera 2 opcje: jakie urządzenia do przeglądu: 20
Po wybraniu tej opcji pokazuje się tabela: Tabela pokazuje wszystkie urządzenia, którym wypada przegląd od aktualnej daty na n- miesięcy do przodu (pomocne przy planowaniu pracy często wykorzystywane przy przeglądach okresowych urządzeń fiskalnych) Przycisk Urządzenie [ENTER] pozwala przeglądać informacje dotyczące danego urządzenia, Drukuj listę drukujemy listę urządzeń do przeglądów. Przeglądy wykonane w okresie Opcja ta służy do stworzenia raportu wszystkich przeglądów w pewnym zakresie dat, który ustawiamy: 21
Po zatwierdzeniu pojawi się raport: 22
V. MENU POMOC dokumentacja programu instrukcja programu Zgłaszanie problemów tworzy emaila do działu technicznego firmy Kambit (w treści emaila wpisany jest numer wersji posiadanego programu) Kambit w internecie otwiera stronę www Firmy Kambit Bazy danych w internecie otwiera stronę www.bazydanych.com VI MENU ZLECENIE Wszystkie opcje dostępne w menu bocznym (opis na stronie 24) VII. MENU WIDOK Wszystkie opcje dostępne w menu bocznym (opis na stronie 33) 23
PRACA W PROGRAMIE SERWIS III od przyjęcia do wydania urządzenia do serwisu Do przyjęcia, naprawy i zamknięcia zlecenia służy Menu boczne i lista zleceń: Zakładka Przyjęcie zlecenia zawiera: Nowe zlecenie, Edytuj zlecenie, Protokół przyjęcia Zakładka Naprawa zawiera: wykonaj naprawę, Protokół naprawy, Powiadom klienta. Zakładka Zakończenia zlecenia zawiera: Zamknij zlecenie Protokół wydania/zakończenia Otwórz zlecenie Powiadom klienta. Zakładka Widok zawiera: Wszystkie zlecenia Bieżące zlecenia Zamknięte zlecenia Zlecenia serwisanta Odśwież widok Pod zakładkami obsługi zlecenia znajduje się wyszukiwarka zleceń uruchamiana przyciskiem Szukaj zleceń (szczegółowy opis na stronie 34) Lista zleceń to spis zleceń znajduje się po prawej stronie programu. Zlecenia przeglądamy używając przycisków, które znajdują się nad listą zleceń: 24
I. PRZYJĘCIE ZLECENIA W momencie przyjęcia zlecenia otwieramy menu przyjęcie zlecenia i wciskamy nowe zlecenie. Otwiera nam się okno zlecenia: Przyjęcie urządzenia do serwisu: - Wybieramy z bazy danych urządzenia - Wybieramy z bazy klienta (jeżeli wybrane urządzenie miało przypisanego właściciela to automatycznie po jego wybraniu dane klienta się uzupełnią) - wybór pracownika, który przyjął urządzenie i serwisanta - wpisujemy datę przyjęcia 25
- - wpisujemy usterkę usterka raz wpisana jest zapamiętywana przez program zaznaczamy rodzaj naprawy (naprawa gwarancyjna stawiamy haczyk przy Gwarancja, naprawa wg umowy serwisowej stawiamy haczyk przy Umowa, jeżeli żadne z powyższych zostawiamy puste pola) wypełniamy pola: opis usterki, wyposażenie urządzenia przydzielamy serwisanta do naprawy zaznaczamy rodzaj naprawy (naprawa gwarancyjna stawiamy haczyk, pogwarancyjna zostawiamy pole puste) wpisujemy przewidywany koszt Po wypełnieniu wszystkich pól wciskamy Zatwierdź (Automatycznie drukuje się potwierdzenie przyjęcia urządzenia do serwisu) i pokazuje się komunikat: Po wybraniu TAK pojawia się okno z wyborem wydruku: Istnieją 2 wydruki przyjęcia do serwisu (pełny opis wydruków na stronie 39) Przyjęcie zlecenia serwisowego (drukują się 2 protokoły na jednej kartce) Przyjęcie zlecenia serwisowego A4 (drukuje się 1 protokół na jednej kartce) Możemy również edytować wprowadzone zlecenie zaznaczając je na liście zleceń i wciskając przycisk Edytuj zlecenie w zakładce przyjęcie zlecenia. Możemy również wydrukować protokół zakładce przyjęcie zlecenia. wciskając przycisk Protokół przyjęcia w 26
II. NAPRAWA W momencie naprawy otwieramy menu naprawa i wciskamy wykonaj naprawę. Otwiera nam się okno naprawy: Przy naprawie podajemy daty rozpoczęcia i zakończenia naprawy, opisujemy wykonane czynności i zużyte części do naprawy. 27
Części, które były wykorzystane do naprawy wprowadzamy używając przycisku Dodaj pozycję z magazynu : Wpisujemy ilość części (ewentualnie zmieniamy cenę jeżeli zachodzi taka potrzeba) i wciskamy Zatwierdź, jeżeli więcej elementów wykorzystano do naprawy ponawiamy operację. W trakcie naprawy możemy zmieniać status naprawy: Po skończeniu naprawy wciskamy wydruk Protokołu naprawy( pełny opis strona 39): Możemy wysłać e-mail o zakończonej naprawie wciskając Powiadom klienta (e-mail musi być wpisany w kartotece klienta). 28
Dodatkową opcję jest Wyślij do serwisu zewnętrznego Po wygraniu tej opcji program pokazuje komunikat: Aby zaakceptować naciskamy YES Program pokazuje listę kontrahentów, ale tylko tych, którzy mają ustawiony status Producent i Dostawca. Wybieramy konkretnego kontrahenta i zatwierdzamy. Program proponuje wydruk protokołu wysłania: Wzór Protokołu w rozdziale o wydrukach. Po wydrukowaniu protokołu lub zaniechaniu tego program dopisuje w opisie naprawy opis dotyczący wysyłki, który zawiera nazwę firmy do której zostało wysłane urządzenie oraz datę wysyłki. 29
Program również zmienia status naprawy na wysłane, co obrazuje zdjęcie powyżej. 30
III. ZAKOŃCZENIE ZLECENIA W momencie zamknięcia zlecenia otwieramy menu zakończenie zlecenia Aby zamknąć zlecenie wciskamy Zamknij zlecenie, pojawi się komunikat: Po wciśnięciu TAK pojawi się następny komunikat: Po wciśnięciu TAK pojawi się wydruk: protokół zakończenia i rozliczenie 31
Zakończenie zlecenia. Jeżeli chcemy otworzyć juz zamknięte zlecenie wciskamy przycisk otwórz zlecenie, pojawi się komunikat: Po wciśnięciu TAK zlecenie znowu otrzyma status serwisowane. Możemy wysłać e-mail o zakończonej naprawie wciskając Powiadom klienta (e-mail musi być wpisany w kartotece klienta). 32
IV. WIDOK Moduł Widok służy to filtrowania zleceń na liście zleceń Wszystkie zlecenia pokazuje na liście wszystkie zlecenia Bieżące zlecenia pokazuje na liście zlecenia w trakcie naprawy Zamknięte zlecenia pokazuje na liście zlecenia juz zakończone Zlecenia serwisanta pokazuje na liście zlecenia obsługiwane przez danego serwisanta Odśwież widok odświeża listę zleceń. 33
V. WYSZUKIWARKA Wyszukiwarka pozwala wyszukiwać zlecenia w sposób prosty, czyli po numerze zlecenia, bądź w sposób zaawansowany. Sposób zaawansowany wyszukiwania pozwala na wyszukanie zlecenia wg kryteriów: Nazwa lub NIP klienta Nr seryjny lub EAN Serwisant obsługujący zlecenie Wśród umów i napraw gwarancyjnych oraz o określonym statusie naprawy. 34
VI. STATYSTYKI (SZCZEGÓŁY) Program zawiera szereg statystyk. Statystyki bieżących zleceń: Bieżące Bieżące Bieżące Bieżące zlecenia zlecenia gwarancyjne zlecenia umowy zlecenia serwisanta Statystyki napraw, przeglądów i zleceń w danym okresie należy podać zakres dat: Naprawione w okresie Naprawione w okresie gwarancje Naprawione w okresie umowy Naprawione w okresie przez serwisanta Przeglądy wykonane w okresie Zlecenia przyjęte w okresie W wersji MAXI istnieje możliwość edycji wydruków, która uruchamiamy: Statystyki Edycja statystyk (zaawansowane). 35
Przegląd statystyk: Bieżące zlecenia Bieżące zlecenia gwarancyjne Bieżące zlecenia umowy 36
Bieżące zlecenia serwisanta Naprawione w okresie Naprawione w okresie gwarancje 37
Naprawione w okresie umowy Naprawione w okresie przez serwisanta Przeglądy wykonane w okresie 38
WYDRUKI Wydruki wykorzystywane w programie: Protokół przyjęcia: Protokół przyjęcia A4: 39
Protokół naprawy Protokół zamknięcia z rozliczeniem: 40
Protokół zamknięcia: 41
Protokół wysłania urządzenia do serwisu zewnętrznego: 42
INSTALACJA SIECIOWA INSTALACJA SERWERA FIREBIRD Instalacja Firebird: Uruchamiamy plik z płytki, który znajduje się w katalogu Firebird Firebird1.5.2.4731-Win32.exe Rozpoczynamy instalację: Wybieramy język instalacji i wciskamy OK Po rozpoczęciu instalacji wciskamy next Następnie musimy zaakceptować warunki licencji i wciskamy next: 43
Dalej wybieramy miejsce instalacji: Następnym krokiem jest wybór instalacji: 44
jeżeli instalujemy Firebirda na serwerze to wybieramy instalacje jak na poniższym obrazku Po wyborze instalacji wciskamy next, pojawi się ekran z dodatkowymi opcjami instalacji poszczególne opcje powinny być zaznaczone jak na poniższym obrazku wciskamy next i rozpoczynamy instalację 45
Po zakończeniu instalacji wciskamy finish z zaznaczoną opcją Start Firebird Service now? 46