Instrukcja obsługi programu Narzędziownia Kartoteki Wydawalnia narzędzi i sprzętu Ewidencja koszów zleceń i wg miejsc użytkowania Raportowanie (stany, stany minimalne, kontrola terminów przeglądów ISO) Narzędzia składane Rozliczenia ilościowe lub wartościowe Kody kreskowe, drukarki, skanery, mobilne kolektory danych Elektroniczna identyfikacja pracowników RFID str. 1
Wprowadzenie ma za zadanie ułatwić i usprawnić pracę magazynu narzędzi, wyposażenia, materiałów, surowców, itp. System ten pozwala na bardzo szybką obsługę przyjmowania i wydawania narzędzi, kontrolę stanów magazynowych, terminów przeglądów technicznych. Funkcje wprowadzania danych zostały wyposażone w bardzo rozbudowane mechanizmy kontroli poprawności wpisywanych informacji. Powoduje to zminimalizowanie błędów popełnianych przez operatorów. Autorowi przyświecała myśl stworzenia programu przyjaznego użytkownikowi, łatwego do nauczenia i obsługi. Praca operatora sprowadza się do wybierania odpowiednich funkcji z menu programu lub paska zadań i wpisywania danych w dokładnie opisane pola. Taka budowa programu znacznie skraca okres jego wdrażania oraz zwalnia operatora od żmudnego śledzenia instrukcji obsługi. Życzymy Państwu przyjemnej pracy z programem!!! str. 2
Idea działania programu Narzędziownia jest programem magazynowym. Służy do ewidencji ilościowej i wartościowej dowolnych materiałów, wyposażenia, środków trwałych, ze szczególnym uwzględnieniem przydzielania sprzętu jego użytkownikom. Wszystkie obroty związane z magazynem są realizowane za pomocą dokumentów:przyjęcia, Wypożyczenia, Zwrotu, Likwidacji i Wydania do zużycia. Nie można wykonać żadnej operacji na magazynie bez wystawienia, któregoś z tych dokumentów. Każdy z tych dokumentów jest opatrzony numerem kolejnym nadawanym przez program, datą operacji, numerem unikatowym pracownika/kontrahenta oraz spisem pozycji narzędzi i ich liczbą. Na każdym dokumencie jest miejsce na podpis osoby wydającej i przyjmującej narzędzia, a więc jest możliwe jednoznacznie ustalenie miejsca pobytu narzędzia i osoby odpowiedzialnej. Stosowany jest także system elektronicznej autoryzacji transakcji w oparciu o kody kreskowe i zbliżeniowe karty identyfikacyjne. Kartoteka pracowników zawiera wszystkie możliwe miejsca rozchodu i przychodu narzędzi, a wiec nie tylko pracowników, ale również kontrahentów od których następuje zakup narzędzi, kontrahentów którym się je wypożycza, dział kontroli jakości, dział przeglądów technicznych, remontów, likwidację, oraz bilans otwarcia stan kartotek na dzień rozpoczęcia pracy z programem. W momencie rozpoczęcia pracy z programem należy: wypełnić słowniki programu. Podzielić narzędzia na grupy i rodzaje, podzielić pracowników na grupy (pracownicy, magazyn wirtualny, kontrahenci zakupy, likwidacja, zużycie, naprawa, remont, bilans otwarcia, przegląd techniczny, kontrahenci wypożyczenia) wprowadzić stany początkowe (zapasy na półkach w magazynie) jako Przychód od kontrahenta Bilans otwarcia rozpocząć wydawanie narzędzi pracownikom według aktualnego stanu ich posiadania dokumentem Wydanie. str. 3
Wymagania sprzętowe. posiada niewielkie wymagania sprzętowe. Zastosowany serwer baz danych Interbase/Firebird potrafi wydajnie pracować na nie najnowszych maszynach. Jako minimum określa się komputer Pentium z zegarem 1GHz i pamięcią 256MB. Ważne jest aby komputer pracował stabilnie i nie zawieszał się. Podajemy kilka wskazówek odnośnie konfiguracji sprzętu, nie wszystkie są wymagane, natomiast są zalecane: System operacyjny Windows XP, Windows Vista Zalecana rozdzielczość monitora 1024 x 768 drukarka atramentowa lub laserowa serwer sieciowy Linux lub Windows skonfigurowany protokół sieciowy TCP/IP zasilacz awaryjny UPS nagrywarka CD-R lub DVD do archiwizacji bazy danych ochrona antywirusowa str. 4
Instalacja programu Narzędziownia dostarczany jest na płycie CD. Program składa się z dwóch części składowych: 1. serwera SQL bazy danych Firebird (plik instalacyjny Firebird-2.0.0.12748-0Win32.exe) 2. właściwego programu. 1. Instalacja serwera bazy danych. Należy uruchomić program Firebird-2.0.0.12748-0-Win32.exe W momencie pytania się programu o miejsce gdzie należy go zainstalować podać ścieżkę: c:\firebird Resztę opcji należy pozostawić z domyślnymi ustawieniami. 2. Instalacja programu Jeżeli program był już wcześniej zainstalowany w wersji demonstracyjnej należy go odinstalować w Panelu Sterowania, opcja Dodaj/Usuń programy. Uruchomić instaluj_narzędziownia.exe Proszę potwierdzić ścieżkę w c:\program Files\Narzędziownia. Program zainstaluje na pulpicie i w menu Start ikonę Narzędziownia. Program jest sprzedawany w wersji już zalegalizowanej pod konkretnego użytkownika. Nazwa firmy będzie pojawiać się na wszystkich wystawianych dokumentach. str. 5
Uruchomienie programu Program uruchamia się z menu Windows Start, podmenu Wszystkie Programy, Narzędziownia, polecenie Narzędziownia lub klikając w ikonę umieszczoną na pulpicie. Po uruchomieniu pojawia się czołówka, oraz ekran wprowadzania symbolu operatora i jego hasła dostępu. Każdy pracownik posiada swój własny jawny symbol operatora, oraz tajne hasło znane tylko jemu. Daje to możliwość kontroli, którą partię dokumentów kto wprowadzał. Z drugiej strony poufność hasła zapobiega możliwości podszywania się i pracy na rachunek drugiej osoby. str. 6
Wprowadzanie i zmianę haseł operatorów Administrator-> Operatorzy systemu. dokonuje się funkcją Zakończenie pracy z programem następuje za pomocą funkcji Koniec pracy. Uwaga: Dopiero po zakończeniu działania programu i całkowitym wyjściu z niego można wyłączyć komputer. Wyłączając lub resetując komputer podczas działania programu, można spowodować jego wadliwą pracę i uszkodzenie danych. Gdyby zaistniał taki przypadek uszkodzenia danych należy odtworzyć dane z kopii bezpieczeństwa. Proszę pamiętać o systematycznym sporządzaniu kopii bezpieczeństwa!! str. 7
Prawa dostępu operatora, hasła. Program Narzędziownia zabezpieczony jest przed niepowołanym użytkownikiem przez system haseł. Każda osoba upoważniona do korzystania z systemu posiada swój symbol operatora oraz swoje hasło. Symbol operatora (Login) jest jawny i określa w sposób jednoznaczny, który z operatorów pracuje obecnie w systemie i pozwala na ustalenie kto wprowadzał dany dokument. Hasło operatora jest tajne, zmieniane przez samego operatora i nie pozwala na wykonywanie jakichkolwiek operacji w systemie na konto innego operatora. Definiowanie praw dostępu i haseł jest dokonywane w Administrator -> Operatorzy systemu. W przypadku trzykrotnego błędnego podania symbolu operatora i hasła dostępu, program kończy swoje działanie. Uwaga: Po zainstalowaniu programu na dysku jest ustalony symbol operatora "DEMO". Hasło jest puste, nie zdefiniowane. Zmiana hasła W celu uniknięcia możliwości podpatrzenia symbolu operatora i próby pracy na "jego konto" przez inną osobę wprowadzono system haseł. Każdemu z pracowników po dopisaniu do rejestru operatorów zostaje przypisane hasło puste. W celu zmiany tego hasła należy wywołać funkcję Zmiana hasła operatora. Funkcja ta jest dostępna w Menu->Administrator Komputer dla dokładnej identyfikacji osoby pyta się o stare hasło (jeżeli nie mieliśmy jeszcze hasła to należy nacisnąć klawisz Enter). Jeżeli hasło jest prawidłowe to należy dwukrotnie odpowiedzieć na pytanie o nowe hasło, po czym wyświetlany jest komunikat o przyjęciu hasła. Uwaga: W przeciwieństwie do symbolu operatora, hasło rozróżnia duże i małe litery. Należy dlatego zwracać uwagę na stan klawisza Caps Lock (przełącznik pomiędzy dużymi i małymi literami). str. 8
Konfiguracja uprawnień operatora. Uprawnienia operatora dają możliwość nadania lub odmowy praw do poszczególnych funkcji programu. Aby skonfigurować potrzebne prawa należy będąc zalogowanym na danym koncie uruchomić np. Kartotekę pracowniczą. Na klawiaturze należy nacisnąć kombinacje klawiszy ctrl+alt+u Lista funkcji które możemy nadać lub zablokować dla danego operatora Prawa dostępu definiujemy dla każdej formatki osobno. Aby zmiany odniosły skutek należy ponownie zalogować się do programu. str. 9
Definiowanie praw dostępu do magazynów. W przypadku wersji wielomagazynowej należy zdefiniować każdemu z operatorów prawa dostępu do poszczególnych magazynów. Z menu programu klikamy na Administrator -> Operatorzy systemu. Wybieramy interesującego nas operatora i klikamy na przycisk Edycja. W zakładce Podmagazyny przydzielamy operatorowi dostęp do poszczególnych magazynów zaznaczając ten, który po zalogowaniu będzie magazynem domyślnym. Lista udostępnionych magazynów Lista zablokowanych magazynów Wybór magazynu domyślnego Aby zmiany odniosły skutek należy wyjść z programu i ponownie się zalogować. Od tej pory każdy z operatorów będzie miał dostęp tylko do str. 10
przydzielonych mu magazynów. Należy pamiętać o tym, iż po założeniu nowego magazynu trzeba zdefiniować dostęp do niego poszczególnym operatorom. Moduł archiwizacji W momencie rozpoczęcia pracy z programem Narzędziownia, automatycznie uruchamiany jest moduł archiwizacji danych. Kopia bezpieczeństwa daje możliwość ustrzeżenia się awarii będących skutkiem nieprzewidzianych przerw w pracy, wynikłych np. na skutek przerw w zasilaniu lub wadliwej pracy zestawu komputerowego. W pliku konfig.ini, który znajduje się w katalogu Program Files\Narzędziownia zostają ustalone ścieżki dostępu (umiejscowienie na dysku) do programu archiwizującego, bazy danych, oraz katalogu z kopiami bezpieczeństwa. W katalogu z kopiami bezpieczeństwa (domyślnie jest to c:\firebird\bazy\archiwum) są tworzone kolejne pliki z nazwami określającymi datę sporządzenia kopii. Dane te są kopiowane na dysk twardy i z tego powodu cała operacja trwa stosunkowo krótko. Te pliki należy systematycznie kopiować na trwały nośnik danych, aby zabezpieczyć się przed awarią dysku twardego komputera. UWAGA: odtwarzanie danych z kopii bezpieczeństwa, zastępuje dane aktualne, danymi z kopii. Prosimy o uwagę! str. 11
Obsługa formatek w programie Opis sposobu poruszania się po formatce programu kontrahentów. na przykładzie kartoteki Zakładki Panel edycyjny Pole szybkiego wyszukiwania Przyciski pozwalające na wprowadzanie danych, edycję i wydruki w kartotece pracowniczej i narzędziowej są identyczne. Oznaczenia poszczególnych przycisków: Podgląd - przeglądanie zaznaczonego wiersza danych Edycja poprawa, zmiana wprowadzonych danych Dodaj Dopisanie nowego wiersza założenie kartoteki narzędziowej lub pracowniczej str. 12
Usuń kasowanie zaznaczonej pozycji (możliwe tylko gdy dany wiersz nie ma pozycji w zakładce obrót lub historia) Wydruk podgląd na ekran lub wydruk arkuszy danych Eksporty możliwość eksportu arkuszy danych do innych programów e-mail wysłanie wiadomości do pracownika lub kontrahenta Odśwież Wczytanie całej zawartości bazy, w przypadku pracy z załączoną opcją Uruchamiaj wymagające tego kartoteki w trybie wyszukiwania Szukaj - w puste pola należy wpisać szukaną nazwę i kliknąć w klawisz Wyszukaj Podczas wprowadzania danych ostateczne zatwierdzenie wprowadzonych zmian następuje po naciśnięciu przycisku OK lub Zapisz (zatwierdzenie transakcji). Naciśnięcie Anuluj lub zamknięcie formatki nie zapamiętuje zmian (transakcja zostaje usunięta z bazy danych). Kolory ekranu zmieniają się w zależności od aktualnie prowadzonej czynności w programie: kolor zielony dopisanie nowego wiersza danych kolor biały - przeglądanie danych kolor żółty poprawianie danych kolor czerwony usuwanie danych str. 13
Słowniki programu wyposażony jest w system słowników, służących do kontroli poprawności wprowadzanych danych. W przypadku wprowadzenia danych, których nie ma w słowniku program daje użytkownikowi znać, że wpisano nieprawidłową wartość. Zapobiega to pomyłkom. Wartości do słowników programu wprowadza się tylko raz, w momencie rozpoczęcia pracy z programem, na etapie wdrożenia. Sposób korzystania ze słownika opisany jest w rozdziale Obsługa formatek w programie. Słowniki dostępne są w Menu-> Kartoteki Spis słowników: Słowniki są w pełni definiowalne i dane jakie będą w nich zawarte zależą tyko od profilu działalności firmy. str. 14
Kartoteka pracowników i Kontrahentów Kartoteka pracowników, to trochę szersze pojęcie, niż zwykły spis pracowników. Omówione zostało ono w rozdziale: Idea działania programu Narzędziownia. Sposób korzystania z kartoteki opisany jest w rozdziale Obsługa formatek w programie. Zakładka Dane zawiera spis podstawowych danych o pracowniku. Naciskając klawisz edycja w głównym panelu edycyjnym można poprawiać dane o pracowniku, naciskając na Dodaj następuje dopisanie nowego pracownika. Zakładka Obrót zawiera chronologiczny spis wszystkich rozchodów i przychodów związanych z danym pracownikiem. Dane te można wydrukować w postaci Karty pracownika klikając na przycisku Karta. Przycisk Stany pozwoli na wydruk aktualnie posiadanych narzędzi u pracownika. Przycisk Stany/Cele pokazuje stan narzędzi u pracownika z podziałem na str. 15
miejsca użytkowania. Zakładka Komentarz daje nam możliwość zamieszczenia szczegółowego opisu dla danego kontrahenta. Zakładka Zdjęcie zapamiętuje lokalizację ścieżki dostępu do wybranego zdjęcia pracownika. Przycisk Wydruk, wydrukuje spis (listę) wszystkich pracowników/kontrahentów. Tą listę można zawęzić poprzez wcześniejsze wyszukanie (za pomocą przycisku szukaj) pracowników spełniających określone kryteria np. należących do danej grupy, zaczynających się na wybraną literę, z wybranego miasta, itp... str. 16
Kartoteka Magazynowa W kartotece narzędziowej mogą być przechowywane wszystkie przedmioty przechodzące na stan pracownika, a więc narzędzia, przyrządy, uchwyty, a także komputery, pojazdy, telefony, sprzęt biurowy. A także materiały, surowce, półfabrykaty i wyroby gotowe. Formatka umożliwia przeglądanie, dopisywanie i poprawianie kartoteki narzędziowej, oraz wyszukiwanie narzędzia wg wszystkich wprowadzonych pól. Sposób obsługi formatki jest identyczny jak wszystkich formatek i został omówiony w rozdziałach Obsługa formatek w programie, oraz Kartoteka pracowników. Kartoteka narzędziowa zawiera następujące informacje dostępne dla operatora do wglądu na ekranie: nazwa narzędzia, materiału, środka trwałego atrybut określający, czy narzędzie jest unikatowe (np. wszystkie narzędzia oznakowane unikatowym numerem, przyrządy pomiarowe) Tylko w przypadku narzędzi unikatowych ilość na kartotece musi wynosić 1 (czyli osobna kartoteka dla np. każdej suwmiarki) opis pola na wpisanie cech charakterystycznych narzędzia: długość, średnica, udźwig, itp.... indeks narzędzia identyfikujący jednoznacznie dany typ narzędzia, w przypadku np. narzędzi pomiarowych tego samego rodzaju indeksy narzędziowe mogą być identyczne, natomiast w polu Opis należy umieścić numer narzędzia. Rodzaj i grupa pozwalają podzielić kartotekę wg różnych cech narzędzi, np. pomiarowe, elektronarzędzia, klucze, frezy, środki trwałe, wyposażenie, itp... kod kreskowy identyfikujący jednoznacznie narzędzie numer katalogowy numer z katalogu producenta narzędzia indeks z GMM (podgląd numeru indeksu z systemu GMM) - w przypadku współpracy z innymi systemami numer ewidencyjny z DKJ dla przyrządów pomiarowych data następnej kontroli technicznej w celu wyłowienia narzędzi o przekroczonym terminie użytkowania uwagi, duże pole opisowe, na pełną informacje o narzędziu, np. str. 17
wymiar części roboczej i chwytnej, rodzaj wymiennych płytek znacznik, że jest to narzędzie składane stan minimalny na magazynie stan maksymalny stan aktualny na półkach w magazynie jednostka miary (sztuka, komplet, itp....) położenie w magazynie (regał, półka, itp....) Zakładka Tabela wynikowa umożliwia przeglądanie spisu narzędzi. Naciskając poszczególne nazwy kolumn można wybierać i zmieniać porządek sortowania danych. Przycisk Położenie pokazuje gdzie znajduje się obecnie dane narzędzie. Przycisk Karta drukuje Kartę narzędzia, czyli dokument pokazujący wszystkie obroty danym narzędziem. Przycisk Powiel służy do założenia identycznej kartoteki która jest aktualnie podświetlona, pozwala to zaoszczędzić czas na ponowne wypełnianie wszystkich potrzebnych pól. Znacznik pokaż zlikwidowane po jego zaznaczeniu w spisie pojawią się kartoteki narzędzi które zostały zlikwidowane, (dotyczy tylko unikatowych) Klikając prawym klawiszem myszy na spisie, pojawia się podręczne menu, które daje możliwość szybkiego szukania danych, eksportu danych do innych programów lub ukrycia niepotrzebnych kolumn na wydruku. str. 18
Po kliknięciu w klawisz Podgląd na wybranej pozycji mamy dostęp do: Zakładka Dane zawiera spis podstawowych danych o narzędziu. Naciskając klawisz edycja w głównym panelu edycyjnym można poprawiać dane o narzędziu, naciskając na Dodaj następuje dopisanie nowego narzędzia. Zakładka Obrót zawiera chronologiczny spis wszystkich rozchodów i przychodów związanych z danym narzędziem. Dane te można wydrukować w postaci Karty narzędzia klikając na przycisku Karta. Zakładka komentarz daje nam możliwość zamieszczenia szczegółowego opisu dla danego narzędzia. Zakładka zdjęcie zapamiętuje lokalizację ścieżki dostępu do wybranego zdjęcia. str. 19
Rejestracja rozchodów (wypożyczeń) Operacja wydania narzędzia powoduje zmniejszenie stanów magazynowych, oraz wystawienie odpowiedniego dokumentu wydania z magazynu. Po uruchomieniu funkcji rozchody, program przechodzi w tryb zielony wystawiania nowego dokumentu. Wybór miejsca użytkowania na które wydajemy narzędzia Słownik - (dopisanie nowego) Miejsca użytkowania Jako pierwsze należy wybrać pracownika/kontrahenta klikając przycisk Wybierz pracownika lub Kartoteka. Pokazuje się ekran wyboru pracownika: str. 20
Listę można zawęzić poprzez wyszukanie potrzebnej nam grupy kontrahentów. Wybór grupy kontrahentów Wyboru dokonujemy klikając przycisk Wybierz. Kolejno należy wprowadzić datę dokumentu termin zwrotu narzędzi (w przypadku, gdy równy jest on dacie wypożyczenia, to na dokumencie pojawia się napis bezterminowo ) komentarz dodatkowy opis operacji wydania miejsce użytkowania - wybierając miejsce użytkowania (budowa, hala, wydział) program zapamiętuje na jakie miejsce użytkowania zostały wydane narzędzia. Podczas zwrotu narzędzi na magazyn, program podpowiada tylko te miejsca użytkowania, na które dany pracownik miał wydawane narzędzia. Klikając na przycisk Miejsce mamy możliwość zdefiniowania nowej str. 21
nazwy miejsca użytkowania. Jeśli nazwa miejsce użytkowania nie będzie przez nas zmieniana, program sam wyświetli domyślne miejsce użytkowania wystawiając wszystkie dokumenty RW tylko na to miejsce. nazwa wyrobu do którego wykonania posłuży narzędzie typ obrabiarki na której będzie pracowało Po kliknięciu przycisku Dodaj pozycje dokumentu lub wybraniu zakładki Pozycje Dokumentu przechodzimy do ekranu listy pozycji, które są aktualnie na stanie magazynu. Klikając na przycisk Dodaj można dodawać kolejne narzędzia do spisu. Wystawienie dokumentu RW następuje po kliknięciu w przycisk OK. str. 22
Dokument po wydrukowaniu i podpisaniu przez stronę wydającą i odbierającą stanowi podstawę do rozliczenia wydającego i odbierającego, dlatego też dokumentu nie można poprawiać, nic do niego dopisywać lub kasować. Wszelkie poprawki można wykonywać wystawiając drugi dokument korygujący. Dzięki temu operator programu (magazynier) jest pewien, że żadne dane nie ulegają mu zmianie i przekłamaniu. W przypadku wyposażenia pracowników w breloczki lub karty zbliżeniowe RFID, nie ma potrzeby drukowania dokumentów. Pracownicy potwierdzają operację za pomocą podpisu elektronicznego zbliżając swój identyfikator do czytnika. str. 23
Rejestracja przyjęcia nowych narzędzi Nagłówek dokumentu przyjęcia nowego narzędzia zawiera: Nr dokumentu nadawany automatycznie Numer przychodu, numer faktury zakupu nazwę kontrahenta data przyjęcia koszt uboczny pole informacyjne (pojawia się tylko na dokumencie) komentarz dodatkowy opis operacji przyjęcia narzędzi na magazyn Zakładka wprowadzania pozycji dokumentu zawiera dwa przyciski do str. 24
wyboru narzędzia. Klawisz Dodaj służy do dodania kolejnego narzędzia do dokumentu z listy założonych już kartotek. Za pomocą klawisza Dodaj nowe założymy nowe narzędzie którego kartoteka nie jest jeszcze zdefiniowana. Przycisk o nazwie Kartoteka uruchamia spis wszystkich kartotek w programie. Stwarza to możliwość dopisania nowej kartoteki za pomocą klawisza Dodaj Wystawienie dokumentu PZ następuje po kliknięciu w przycisk OK. W momencie rejestracji przychodu automatycznie aktualizowane są stany magazynowe. str. 25
Zastosowanie kolektora danych. Zaletą stosowania kolektorów danych jest ich mobilność i możliwość synchronizowania danych zebranych w terenie lub magazynie z firmową bazą danych. Dzięki temu zyskuje się oszczędność czasu i zmniejszenie liczby pomyłek. Kolektory danych są przenośnymi komputerami wyposażonymi w diodowy lub laserowy czytnik kodów kreskowych. Mają one zastosowanie w magazynie, logistyce, produkcji, spedycji. Współpraca z programem Cykl pracy z kolektorem danych wygląda następująco: 1. Przesłanie kartotek kolektora danych. magazynowych z programu Narzędziownia do 2. Z czytywanie kodów kreskowych i wprowadzanie ilości sztuk danego narzędzia lub materiału przez magazyniera do kolektora danych. 3. Synchronizacja Narzędziownia. danych pomiędzy kolektorem, a programem 4. Wygenerowanie odpowiedniego dokumentu wydania z magazynu. str. 26
1. Przesłanie kartotek magazynowych z programu Narzędziownia do kolektora danych. W kolektorze danych należy wybrać funkcję Narzędzia i następnie Ładuj bazę. W programie Narzędziownia należy uruchomić Administrator>Eksport kartoteki do kolektora danych. Kolektor musi być umieszczony na podstawce. Prawidłowość przesłania danych do kolektora można sprawdzić za pomocą funkcji kolektora Narzędzia->Podgląd danych. 2. Wystawianie dokumentu wydania z magazynu przy pomocy kolektora danych. Wystawienie dokumentu składa się z dwóch etapów: wprowadzenie (wczytanie) kodów kreskowych do kolektora i wystawienie dokumentu w programie Narzędziownia. str. 27
3.Wprowadzenie (wczytanie) kodów kreskowych do kolektora W kolektorze należy wybrać opcję Skanowanie, A następnie Kod lub Kod,ilość. W zależności od wybranej opcji operator będzie mógł wprowadzać ilości sztuk z klawiatury lub program założy dla każdego kodu domyślną wartość jednej sztuki. W momencie importu danych do Narzędziowni, wszystkie ilości sztuk dla danego kodu zostaną automatycznie zsumowane. str. 28
4.Wystawienie dokumentu w programie Narzędziownia W celu wystawienia dokumentu wydania z magazynu należy kliknąć na klawisz wydanie wprowadzić Nazwę/Nazwisko wypożyczającego, datę, miejsce użytkowania a następnie przejść na zakładkę Pozycje dokumentu. W kolektorze należy wybrać funkcje Transmisja i umieścić go w podstawce. Na ekranie kolektora pojawi się komunikat powiadamiający o nawiązywaniu połączenia z programem. W programie należy kliknąć przycisk Kolektor aby zaimportować dane do programu. Dane z kolektora zostaną wprowadzone do dokumentu. Możliwa jest jego edycja, zmiana ilości sztuk, dopisanie lub usunięcie wybranych pozycji. Wystawienie dokumentu następuje po kliknięciu na klawisz OK. W zależności od ustawień opcji kolektora pozycje które ostatnio zostały zeskanowane zostają automatycznie wykasowane i można przystąpić do ponownego skanowania kodów. W drugim przypadku na ekranie kolektora pojawi się okno z zapytaniem czy wykasować pozycje z kolektora. str. 29
Rejestracja zwrotów narzędzi Zwroty narzędzi, podobnie jak poprzednio wymienione rodzaje dokumentów, także zaczynają się od wyboru pracownika/kontrahenta. str. 30
Gdy dany pracownik miał wydawane narzędzia na różne miejsca użytkowania, wtedy będą one widoczne do wyboru z listy. Należy wybrać to miejsce z którego zdawane są narzędzia. Po przejściu na zakładkę Pozycje, program wyświetla listę pobranych przez danego pracownika narzędzi. Dzięki temu odpada konieczność wyszukiwania narzędzi z całej kartoteki, a tylko zatwierdza z tych pobranych przez pracownika. Zmniejsza to znacznie czas pracy i ilość pomyłek. Podczas zwrotu narzędzi od pracownika, w pole Zwraca wpisujemy ilość sztuk oddawanych z powrotem na magazyn. W przypadku gdy pracownik zwraca wszystkie narzędzia, które ma na str. 31
swoim stanie, można posłużyć się klawiszem Zwróć wszystko. Wystawienie dokumentu ZW następuje po kliknięciu w klawisz OK. Jeżeli dany pracownik zdaje narzędzia z różnych miejsc użytkowania należy ponownie wejść w zwrot i wystawić kolejne dokumenty RW osobno dla każdego miejsca użytkowania. str. 32
Likwidacja narzędzi Likwidację można przeprowadzić wskazując konkretnego pracownika, który spowodował zniszczenie narzędzia, lub pseudo pracownika likwidacja. Jeżeli istnieje taka potrzeba, można zdefiniować kilku pseudo pracowników oznaczających np. różne powody likwidacji (zniszczenie, zużycie, braki na półce, itp.) Nagłówek dokumentu likwidacji narzędzia zawiera: numer dokumentu likwidacji nazwę pracownika datę likwidacji pole Opis, w które należy podać powód likwidacji. Obsługa formatki jest identyczna jak formatki wydania narzędzia. str. 33
Wydanie do Zużycia Sposób poruszania się po formatce i wydawanie asortymentu jest identyczny jak formatka wydania narzędzia. Wydanie do zużycia możemy wykorzystać do rozliczenia asortymentu który nie podlega już ponownemu zwrotowi na magazyn po jego wydaniu. (papier ścierny,brzeszczoty,farba, środki ochrony osobistej) Stan danego asortymentu jest automatycznie zmniejszony ale nie wchodzi on na stan pracownika który go pobrał. Wystawienie dokumentu RwZ następuje po naciśnięciu klawisz OK. str. 34
Automatyczne pobieranie pozycji z wystawionych już dokumentów Podczas operacji magazynowych takich jak (wydanie, likwidacja, zużycie) można skorzystać z dostępnej opcji Skopiuj pozycje z która pozwoli nam przyspieszyć proces wystawienia potrzebnego nam dokumentu. Wybór dokumentu z którego mają być skopiowane pozycje Po uruchomieniu pojawia nam się lista dokumentów wystawionych w programie str. 35
Rodzaj dokumentu Numer dokumentu Dostępna opcja jest przydatna w następujących przypadkach: wybierając z listy dokument Pz można szybko skopiować pozycje z przyjętych na magazyn narzędzi na dokument wydania lub zużycia dla pracownika. wybierając dokument ZW czyli zwrotu narzędzi od pracownika można w szybki sposób wydać ten sam zestaw narzędzi innemu pracownikowi. podczas likwidacji pracownika można pobrać zestaw narzędzi zwróconych od str. 36
Automatycznie pobrana lista narzędzi może ulec zmianie poprzez dodanie do niej innych narzędzi ze stanu magazynowego lub usunięciu niektórych pozycji. Edycja pozycji bądź dodawania nowego asortymentu następuje identycznie jak podczas normalnego wystawiania dokumentu wydania, zużycia, likwidacji. str. 37
Raportowanie obroty Z menu kartotek pracowników i narzędzi można wybrać wydruk obrotów w danej kartotece. karta narzędzia - zawiera całą historię wypożyczeń - wszystkie dane zawarte w kartotece narzędzia numer dokumentu data dokumentu kod pracownika nazwisko pracownika ilość sztuk cena zakupu karta pracownika - zawiera całą historię wypożyczeń - wszystkie dane zawarte w kartotece pracownika numer dokumentu data dokumentu kod narzędzia nazwa narzędzia ilość sztuk cena zakupu str. 38
obrót narzędziami - zestawienie przychodów (rozchodów) narzędzi za zadany okres na danego pracownika lub kontrahenta str. 39
Stany narzędzi w magazynie Aby wydrukować interesujący nas stan należy kliknąć na przycisk stany na głównym pasku programu. Stany narzędzi w narzędziowni Wydruk można rozbić na potrzebne nam informacje: stany narzędzi z podziałem na rodzaj narzędzi stany narzędzi z podziałem na grupy narzędzi stany narzędzi według miejsc użytkowania- raport dostępny tylko podczas wydruku narzędzi wypożyczonych Zaznaczając opcję (obejmij wszystkie magazyny) raport będzie dotyczył wszystkich pod magazynów znajdujących się na zakładzie. Opcja drukuj ceny pozwala sporządzić zestawienie kartotek magazynowych w rozbiciu na poszczególne ceny zakupu Wpisując początkowe znaki indeksu mamy możliwość wyszukania konkretnego narzędzia. Po wygenerowaniu raportu na ekranie monitora można wyszukać dane naciskając jednocześnie klawisze ctrl + f. str. 40
Stany narzędzi u użytkowników Aby sprawdzić stany narzędzi u użytkowników należy z menu programu wybrać Raporty Stany narzędzi u użytkowników. Raport można podzielić na interesujące na kategorie stany narzędzi z podziałem na rodzaj narzędzi stany narzędzi z podziałem na grupy narzędzi stany narzędzi według miejsc użytkowania Dane można posortować według dodatkowego kryterium : Sortowanie str. 41
Raport Narzędzi przewidzianych do kontroli technicznej, przeglądu Aby sprawdzić narzędzia przeznaczone do kontroli ISO należy z menu programu wybrać Raporty Narzędzia przewidziane do kontroli ISO. Termin kontroli ISO W raporcie wpisujemy datę w na którą ma przypadać termin kontroli ISO i posortować wydruk według naszych potrzeb. Opcje wydruku są podobne jak w przypadku wydruku stanów. str. 42
Poprawianie i edycja dokumentów W zależności od tego jaki rodzaj dokumentu chcemy poprawić lub wykasować wybieramy z Menu ->Obrót odpowiednio Rejestr rozchodów, zwrotów, przyjęć, likwidacji itd. str. 43
Wybierając np. edycję dokumentu przyjęcia wybieramy interesujący nas dokument i klikamy na edycja. Wybór dokumentu do edycji Edycja dokumentu Gdy chcemy wykasować którąś pozycje na dokumencie przechodzimy na zakładkę Pozycje dokumentu i po zaznaczeniu jej kasujemy klikając na przycisk Usuń. Mamy także możliwość edycji ilości sztuk lub ceny na każdej przyjętej pozycji. Aby zachować wprowadzone zmiany należy wyjść za pomocą przycisku OK Powtórne drukowanie edytowanego dokumentu następuje poprzez klawisz Drukuj Gdy na danym dokumencie jest tylko i wyłącznie jedna pozycja a zaistniała potrzeba jego wykasowania należy w takim przypadku wykasować cały dokument aby nie został on pusty. Należy wówczas po wybraniu numeru str. 44
dokumentu nacisnąć na klawisz Usuń. Zakładka pozycje Edycja ilości sztuk Edycja ceny Kasowanie danej pozycji UWAGA!!!! W trakcie edycji dokumentów (poprawa ilości wydanych, zwróconych i zlikwidowanych narzędzi) nie działają wbudowane blokady rzeczywistych stanów które są na magazynie lub pracowniku. Prosimy o rozwagę i poprawianie dokumentu zgodnie ze stanem faktycznym. Wszelkie nieprawidłowości które wynikną z błędnie poprawionych lub wykasowanych dokumentów nie będą traktowane jako usługa w ramach gwarancji programu. Czas poświęcony na naprawę błędów wynikających z nieprawidłowo edytowanych dokumentów zostanie zafakturowany. str. 45
Systemy identyfikacji narzędzi i pracowników Etykietki i kody kreskowe. W celu przyspieszenia pracy magazynu/wypożyczalni, oraz zminimalizowania ilości pomyłek podczas wydawania podobnych narzędzi może zostać zastosowany system identyfikacji kodami kreskowymi. Kod kreskowy jest popularną formą automatycznej identyfikacji towarów, dokumentów, materiałów. Znacznie skraca czas potrzebny na przyjęcia i wydania z magazynu. Kody są łatwe do wydrukowania na zwykłej drukarce atramentowej na specjalnym papierze z etykietkami samoprzylepnymi. Etykiety samoprzylepne z nadrukowanymi nazwami i symbolami kodów umieszczane są na narzędziach, materiałach, wyrobach, regałach i półkach. str. 46
Program pozwala wydrukować etykietki samoprzylepne z opisem alfanumerycznym i kodami kreskowymi dla wybranego rodzaju i grupy narzędzi. W celu uniknięcia drukowania na raz dużej liczby kartek należy określić początkowe znaki indeksu materiałowego, rodzaj lub grupę narzędzi. Program współpracuje z Drukarką kodów kreskowych która umożliwia oznaczenie w sposób trwały czytelny i estetyczny narzędzi i regałów. Dołączony do drukarki program daje nam pełną swobodę w zakresie tworzenia napisów na etykietkach. str. 47
Identyfikacja pracowników i autoryzacja transakcji. Wyposażenie pracowników w karty lub breloczki identyfikacyjne umożliwia szybką i bezbłędną identyfikację pracowników. Ma to decydujące znaczenie w przypadku dużego ruchu magazynowego. Zalety identyfikacji pracowników to: niemal natychmiastowe wyszukanie osoby w bazie danych uniknięcie pomyłek (np. podobne nazwiska) możliwość elektronicznej autoryzacji transakcji (brak konieczności drukowania dokumentu potwierdzającego fakt wydania z magazynu) możliwość zastosowania tego samego systemu kart identyfikacyjnych, co do rejestracji czasu pracy (RCP) Transpondery wykorzystywane do identyfikacji użytkowników mogą być wykonane w postaci wygodnych, estetycznych breloczków zbliżeniowych. Posiadają one otwór pozwalający odwiesić je do prywatnych kluczy. Wewnątrz każdego breloczka jest zatopiona antena i układ scalony. Każdy ma unikalny kod, który jest wysyłany do czytnika, gdy brelok znajdzie się w jego polu. Praca programu z czytnikiem kart identyfikacyjnych str. 48
1. Konfiguracja programu W Administrator->Parametry programu należy załączyć obsługę czytnika kart i określić nazwę portu szeregowego. 2. Wprowadzenie kodu administratora W opcji Operatorzy systemu należy przydzielić użytkownikowi nadrzędnemu (kierownikowi działu) kod identyfikujący. Pozwoli on autoryzować transakcje w przypadku np. zgubienia karty przez pracownika wypożyczającego narzędzia 3. Wprowadzenie kodów pracowników W kartotece pracowników administrator wczytuje karty poszczególnych pracowników 4. Autoryzacja transakcji W momencie wydawania z magazynu, po wpisaniu wszystkich wypożyczeń/rozchodów należy nacisnąć przycisk i odczytać kartę identyfikacyjną. Transakcja może być autoryzowana jedynie kartą pracownika lub administratora. str. 49
Konfiguracja programu Parametry programu ustalane są za pomocą opcji Administrator>Parametry programu. Okno konfiguracyjne podzielone jest na sekcje: Ogólne Pracuj w trybie wielodokumentowym (MDI) pozwala otworzyć jednocześnie kartotekę pracowniczą i narzędziową. Pracuj w trybie jednodokumentowym (SDI) mamy możliwość uruchomienia tylko jednego okna programu. Uruchamiaj wymagające tego kartoteki w trybie wyszukiwania - należy zaznaczyć w przypadku bardzo dużej ilości kartotek lub w przypadku wolno działającego połączenia programu z bazą danych str. 50
Uruchamiaj słowniki wyboru w trybie wyszukiwania wszelkie dostępne słowniki w programie będą widoczne dopiero po kliknięciu w klawisz Odśwież. Włącz automatyczne przenoszenie przenoszenie na inny magazyn podczas zwrotu. Opcja dostępna przy pracy na wielu magazynach. Pozwala na wybranie domyślnego magazynu na który ma trafiać asortyment przy zwrocie programu. Włącz automatyczne drukowanie barcode po dodaniu narzędzia do kartoteki Opcja pozwala na automatyczny wydruk etykietki z kodem kreskowym po założeniu nowej kartoteki asortymentu. Włącz podpowiedzi nazw- w przypadku zdefiniowania w słownikach narzędzi nazw zostają one automatycznie podpowiadane podczas wprowadzania asortymentu na magazyn. Archiwizować przy starcie programu- podczas uruchomienia programu program automatycznie wykona kopię bazy danych. Sprawdzanie unikalności indeksu- podczas definicji nowych narzędzi program nie pozwoli założyć dwóch takich samych indeksów. Identyfikacja autoryzacja kartami identyfikacyjnymi autoryzacja transakcji z pracownikami za pomocą kart magnetycznych lub zbliżeniowych nr portu COM numer portu szeregowego do komunikacji z czytnikiem kart Rodzaj czytnika wybór czytnika breloczków zbliżeniowych RFID Kolektor danych - wybór programem. kolektora danych współpracującego z Wielokrotne wydawanie skanerem kodów automatyczne dodawanie kolejnego narzędzia do dokumentu bez konieczności klikania w klawisz Dodaj str. 51
Wygląd i obsługa styl okien zgodny z Windows XP zmiana wyglądu elementów formatek Dokumenty definiowanie typów i nazw dokumentów magazynowych program pozwala na samodzielne ustawienie nazw i rodzajów dokumentów na zgodne z nazewnictwem przyjętym na zakładzie napis pod dowodem wypożyczenia definiowalny przez użytkownika napis ukazujący się pod dokumentem wydania z magazynu Ustawienia regionalne wybór języka w którym ma być obsługiwany program str. 52