Koszty dodatkowe w projekcie, administracja i rozliczanie. Prowadzenie dużych projektów produkcyjno-montażowych w firmie nie zawsze związane jest tylko z kosztami realizacji produkcji tj. kosztami materiałów, kooperacji, roboczogodzin itp. związanych z wybranym zleceniem. Istotne jest również prowadzenie i rozliczanie kosztów powiązanych z realizacją projektu. Dla osób takich jak: Kierownik projektu lub Opiekun projektu, ważnym jest, aby mieć na bieżąco dostęp do wszelkich informacji związanych z rozliczaniem okołoprojektowych kosztów rzeczywistych. W ramach procesu rozliczania projektów, możemy w zależności od potrzeb w odpowiedni sposób zdefiniować oraz administrować różnego rodzaju koszty dodatkowe. W ramach kosztów dodatkowych możemy określić np. koszty delegacji, koszty dodatkowych transportów, koszty ogólnozakładowe itp. Proces administrowania kosztów dodatkowych rozpoczyna się od przygotowania oraz opracowania koncepcji, w jaki sposób i gdzie będziemy śledzić koszty dodatkowe (np. czy będzie to kalkulacja oryginalna dla zlecenia w najwyższym poziomie operacji gdzie koszty będziemy administrować, czy będzie to dodatkowa kalkulacja w ramach jednego projektu, który będzie naszym elementem spojenia zarówno dla produkcji jak kosztów dodatkowych). Poniżej przedstawiamy koncepcję kosztów dodatkowych rozliczanych, jako osobna kalkulacja w ramach projektu, który jest realizowany dla klienta. Przygotowanie do wprowadzania oraz administrowania kosztami dodatkowymi odbywa się poprzez wprowadzenie danych do programu, czyli uzupełnienie na samym początku tabeli Kooperacji o koszty dodatkowe, które będą podstawą do zdefiniowania i administrowania w procesie.
Rys.1. Definicja kosztów dodatkowych w programie Plan-de-CAMpagne. Kolejnym etapem przygotowania do procesu rozliczania i śledzenia kosztów dodatkowych związanych z realizacją projektu jest utworzenie kalkulacji, która pozwoli na rozliczanie kosztów dodatkowych, pojawiających się w trakcie uruchomionego przedsięwzięcia. Zgodnie z założeniem, jest to dodatkowa kalkulacja w ramach projektu. Pozwoli ona Kierownikowi projektu na szybki wgląd w koszty okołoprojektowe. Rys.2. Projekt wraz z kalkulacją rozliczającą koszty dodatkowe. Powyższy rysunek przedstawia projekt na budowę Hali wystawowej. W ramach przedstawionego projektu mogą występować dodatkowe koszty związane z kosztami delegacji np. gdy pracownicy są delegowani do uzgodnienia spraw administracyjnych na
miejscu budowy, koszty opłaty i uzgodnienia dotyczące dodatkowych opłat związanych z uzgodnieniami, itp. W przedstawionym projekcie, opisy kalkulacji związanej z rozliczaniem kosztów dodatkowych mogą być związane z Tekstem standardowymi definiowanym w programie Plan-de-CAMpagne. Pozwoli to na wyeliminowanie pomyłek w opisie kalkulacji. Kolejnym ważnym kryterium jest nadanie numeru produkcyjnego dla danej linii projektu, co jest związane z możliwością rejestrowania kosztów rzeczywistych tj. administrowania kosztów dodatkowych na podstawie faktur. W ramach przykładu posłużę się kosztami delegacji, aby odzwierciedlić cały proces administracji i śledzenia. Rys.3. Kalkulacja z przewidywanymi kosztami dodatkowymi. Gdy struktura projektu został w pełni dopracowana i utworzono kalkulację pozwalającą na rozliczanie kosztów dodatkowych oraz nadano jej numer produkcyjny możemy przejść do procesu uzupełniania poniesionych kosztów, jako koszty rzeczywiste. Uzupełnianie projektu o koszty rzeczywiste, dotyczące projektu są możliwe z poziomu modułu Logistyki w programie Plan-de-CAMpagne. W tym kroku również ważnym jest, aby takowa administracja odbywała się poprzez odpowiednio wybraną osobę. Dzięki temu proces będzie jednolity i powtarzalny w swoim przebiegu. Korzystając z modułu Logistyki przechodzimy do opcji Koszty dodatkowe.
Rys.4. Miejsce wpisywania kosztów dodatkowych w Plan-de-CAMpagne. Nowy wpis dotyczący koszu dodatkowego będzie wymagał, aby podać, do jakiego Zlecenia produkcyjnego chcemy dany koszt przypisać (kalkulacja z nadanym Numerem produkcyjnym). Następnie, jeżeli linia kosztu jest zdefiniowana, wybieramy odpowiednią linię kosztu, kolejno możliwość powiazania Pracownika z kosztem, ostatecznie uzupełnienie wpisu o wartość kosztu poniesionego. Rys.5. Okno uzupełniania kosztów dodatkowych. Z grona kalkulacji wybieramy to zlecenie produkcyjne, do którego będziemy rejestrować koszt. W ramach tej tabeli w nawiązaniu do Tekstu standardowego istnieje możliwość użycia funkcji szybkie filtrowanie, które jest możliwe poprzez wykorzystanie standardowych filtrów, co pozwoli na szybką filtrację zleceń produkcyjnych. Kolejnym istotnym parametrem do wykorzystania, jest możliwość użycia tzw. Filtru otwarcia.
Rys.6. Okno wyboru zlecenia produkcyjnego, kalkulacji dla rejestracji kosztu dodatkowego. Wybranie danej kalkulacji oraz linii kosztu dodatkowego uzupełnia nam podstawowe dane dotyczące procesu rejestracji. W kolejnych krokach następuje uzupełnienie zarówno kwoty dotyczącej danego kosztu dodatkowego, powiazanie z Pracownikiem (jeżeli jest to wymagane), jak i ostateczne opisanie przedstawionego kosztu. Rys.7. Uzupełnione podstawowe okno kosztu dodatkowego.
Rys.8. Dodatkowy opis dotyczący kosztu dodatkowego. Po procesie rejestracji kolejnym etapem - do którego faktycznie prowadzone są wszystkie działania - to śledzenie kosztów rzeczywistych, z podziałem na poszczególne projekty, kalkulacje. Pierwszym etapem, gdzie zostaje udostępniona taka możliwość to tabela kosztów dodatkowych wskazana poniżej. W ramach tabel wyświetlanych i analizowanych w systemie, powinniśmy pamiętać o pomocnych funkcjach: Grupowania, Sortowania, Filtrowania a ostatecznie, gdy mamy takie uprawnienia: Eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego Excel. Rys.9. Tabela przechowywania kosztów dodatkowych.
Analiza kosztów rzeczywistych jest również przeprowadzana w samym centrum rejestracji kosztu, w naszym przypadku utworzony Projekt Hala wystawowa. Rys.10. Projekt wraz z kalkulacją analizy kosztów dodatkowych. Najszybszym sposobem sprawdzenia sumy kosztów dodatkowych zarejestrowanych do wybranej kalkulacji, jest otwarcie kalkulacji i wgląd w komórkę Koszt rzeczywisty (w niektórych ustawieniach koszt musimy odświeżyć, aby wartość została zaktualizowana). Rys.11. Kalkulacja przedstawiająca sumę kosztów rzeczywistych. Natomiast bardziej szczegółową i wyczerpującą tabelą do analizy kosztów dodatkowych np. w wybranej kalkulacji jest tabela podglądów. W ramach naszego przypadku jest to podgląd Kalkulacja/Koszt rzeczywisty szczegółowo. Poglądy, które
wykorzystujemy do wyświetlenia danych do analizy są dostępne zarówno do kalkulacji, jak i globalnie dla projektu. W ramach podglądów (jak wskazane poniżej) mamy dostęp do szerokiego wachlarza możliwych podglądów, w zależności od poszczególnych charakterów danych. Rys. 12. Generowanie podglądu kosztów rzeczywistych. Wygenerowany podgląd w odpowiedniej konfiguracji, w prosty i czytelny sposób pozwala nam na analizę szczegółową zarejestrowanych kosztów. Rys.13. Tabela szczegółowo przedstawiająca koszty rzeczywiste.
Problem przedstawiony powyżej jest funkcjonalnością, którą możemy organizować w programie Plan-de-CAMpagne, jako dodatkową funkcjonalność przy śledzeniu procesu produkcji zarówno w temacie postępu praca, jak i również kosztów rzeczywistych. Opisany proces jest narzędziem, które pozwolą na wykonanie szybkich analiz dla Kierownika projektu (w kontekście kosztów dodatkowych, pojawiających się w trakcie realizacji przedsięwzięcia). Kolejny newsletter zostanie poświęcony tematyce: Rozliczanie kosztów ogólnoprodukcyjnych.