Rozliczenie Delegacji PWS - delegacja zagraniczna

Transkrypt

1 Rozliczenie Delegacji PWS - delegacja zagraniczna Strona 1 z 19

2 Spis treści Spis treści... 2 Wstęp Delegacje PWS konfiguracja Ogólne Definicje dokumentów Stawki rozliczeniowe Cechy Rozliczenie Delegacji PWS Delegacja zagraniczna - przykład Wprowadzenie delegacji Podpinanie zaliczek Naliczanie delegacji Rozliczanie delegacji...17 Strona 2 z 19

3 Wstęp Moduł enova Delegacje służbowe wspomaga rejestrowanie, obsługę i rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych. Umożliwia firmie ewidencję wyjazdów służbowych pracowników oraz związanych z nimi kosztów. Wpływa na usprawnienie procesu obiegu wniosków i rozliczeń delegacji oraz dostarcza księgowości informacji o wyjazdach służbowych pracowników. Na funkcjonalność modułu enova Delegacje służbowe składa się: Ewidencja poleceń wyjazdu służbowego wraz z wydrukiem. Automatyczne wyliczanie diet dla wyjazdów krajowych i zagranicznych. Obliczanie ryczałtów za noclegi i dojazdy. Rejestrowanie rachunków krajowych i zagranicznych (samochód, noclegi, koszty przejazdów i inne wydatki), które są przeliczane na właściwą walutę według obowiązującego kursu. Ewidencja pracowników, którzy odbyli delegacje. Tabela państw. Tabela stawek diet oraz limitów za nocleg. Pomocnicze tabele stawek diet i ryczałtów krajowych i zagranicznych. Automatyczne księgowanie rozliczeń kosztów delegacji służbowych. Rozliczanie delegacji z pobranymi zaliczkami pracownika na poczet delegacji służbowych. Moduł enova Delegacje służbowe to: Zmniejszenie pracochłonności obsługi delegacji krajowych i zagranicznych Kontrola kosztów wyjazdów służbowych Pełna informacja analityczna o wyjazdach pracowników na delegacje służbowe Strona 3 z 19

4 1. Delegacje PWS konfiguracja 1.2 Ogólne Włącz uprawnienia do definicji delegacji: możliwość wskazania uprawnień do dokumentów typu Delegacja PWS. Komunikacja miejska Domyślnie naliczaj koszty komunikacji miejskiej koszty będą naliczane automatycznie podczas wyliczenia delegacji. Domyślnie generuj płatnosci w walucie systemowej: Płatnosci generowane w PLN. Po zmianie czasu początku lub końca etapu rearganizuj pozostałe etapy wg następujących założeń: Zakotwicz początki i końce - domyślny (powoduje skracanie etapów, gdy priorytetem jest najmniejsza liczba zmian w etapach). Nie zmieniaj długości etapów - po reorganizacji wszystkie etapy mają taką samą długość. Strona 4 z 19

5 1.3 Definicje dokumentów W tej części istnieje możliwość skonfigurowana definicji dokumentu dla delegacji PWS. Strona 5 z 19

6 1.4 Stawki rozliczeniowe Stawki rozliczeniowe wg krajów. Strona 6 z 19

7 1.5 Cechy Dodawanie cech do dokumentu delegacj lub etapu delegacji. 2. Rozliczenie Delegacji PWS Delegacja rozpoczyna się w momencie wydania pracownikowi Polecenia wyjazdu służbowego. Z tym dokumentem delegowany powinien udać się do kasy firmy, gdzie wypłacana zostanie zaliczka z tytułu delegacji. Po powrocie pracownik powinien przedstawić wszystkie dokumenty związane z wyjazdem służbowym w celu ustalenia miejsca i czasu delegacji, środka transportu, z którego korzystał oraz inne dokumenty niezbędne do prawidłowego obliczenia Rozliczenia delegacji (Polecenie wyjazdu służbowego, rachunki za paliwo, bilety PKP, lotnicze, rachunki za nocleg, wyżywienie itp.). 2.2 Delegacja zagraniczna - przykład Delegacja zagraniczna (z niepełnym wyżywieniem) Delegacja do Berlina. Pracownik odbywał podróż pociągiem. W ramach noclegu pracownik miał zapewnione śniadanie. Obiady i kolacje we własnym zakresie. Pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 350 zł oraz 200 euro ( po kursie 4,1699). Strona 7 z 19

8 Ustalono: Delegacja trwała od od godz. 07:30 do do godz. 21:30. Część krajowa trwała od godziny 07:30 do 15:30 oraz od godziny 13:30 do 21:30. Część zagraniczna trwała od od godz. 15:30 do do godz. 13:30 (przekroczenie granicy). Pracownik dostarczył bilety PKP z dnia w wysokości 300 zł (150 zł w jedną stronę). Pracownik dostarczył rachunek za nocleg z dnia w wysokości 174 EUR (43,50 EUR za dobę) Wprowadzenie delegacji Nowy dokument delegacji należy wprowadzić w module Ewidencja Środków Pieniężnych/ Delegacje PWS. Wprowadzenie delegacji rozpoczynamy od uzupełnienia daty, pracownika (delegowanego) oraz kraju docelowego. Następnie określamy planowane rozpoczęcie oraz zakończenie delegacji. Delegacja PWS Strona 8 z 19

9 Po wprowadzeniu tych danych możemy wydrukować pracownikowi dokument Polecenia wyjazdu służbowego. Polecenie Wyjazdu Służbowego Wydruk Po powrocie pracownika należy uzupełnić pozostałe dane na dokumencie delegacji PWS. W tym celu na dokumencie delegacji wprowadzamy daty związane z rozliczeniem tabele kursową itp. Strona 9 z 19

10 Następnie przechodzimy do uzupełniania etapów. Delegacja zagraniczna będzie się składać z trzech etapów: Część krajowa etap I podróż z dworca do granicy Część zagraniczna etap II pobyt za granicą Część krajowa etap III podróż od granicy do dworca Etap I Czas trwania delegacji w kraju: Od :30 do 15:30 (8h) czyli do momentu przekroczenia granicy. Delegacja PWS / Etap Delegacji Zaznaczamy parametr Grupuj wg krajów. Na zakładce koszty dodajemy nową pozycję Nowy (Koszt etapu delegacji) Strona 10 z 19

11 Przechodzimy strzałką do ewidencji dokumentów Dokumenty ewidencji i wprowadzamy zakup dokumentujący nabycie biletu PKP w obie strony. Należy pamiętać o nadaniu dokumentowi stanu Wprowadzony, aby można go było rozliczyć. Jeśli dokument kosztowy nie zostanie wprowadzony do systemu w polu Koszt/Korekta dodajemy wartość poniesionych kosztów ręcznie. Koszt etapu delegacji Zmieniamy rodzaj kosztu na środek transportu. Wartość biletu, data oraz opis zostaną przeniesione z dokumentu zakupu. Etap II Czas trwania delegacji za granicą: Liczony jest od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju czyli od :30 do :30 w sumie 94 h. Ponieważ pracownik miał zapewnione śniadanie wprowadzamy ilość śniadań 4. Dodatkowo zaznaczamy parametr Ryczałt na dojazd z dworca, ponieważ pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego. Strona 11 z 19

12 Zwrot kosztów za nocleg: Delegacja PWS / Etap Delegacji Analogicznie jak w przypadku biletu PKP wprowadzamy nowy koszt oznaczony, jako Hotel/Zakwaterowanie. Etap III Czas trwania delegacji w kraju: Od :30 do 21:30 (8h) Uzupełniamy analogicznie jak etap I, nie wprowadzamy już kosztu, bo bilety w obie strony zostały zakupione w trakcie trwania etapu I i zostały już uwzględnione w pierwszym etapie. Strona 12 z 19

13 2.2.2 Podpinanie zaliczek Przechodzimy na zakładkę Zaliczki. Strzałką wywołujemy dostępne zaliczki wcześniej wypłacone pracownikowi. I dodajemy je do listy. Delegacja PWS / Zaliczki Delegacja PWS / Zaliczki Strona 13 z 19

14 Jeśli pracownik wydał za granicą więcej waluty niż posiadał z zaliczki należy podać informację o ilości zakupionej waluty oraz jej wartości w złotówkach: Delegacja PWS / Pozyskanie walut W przedstawionym przykładzie pracownik posiadał jedynie zaliczkę Naliczanie delegacji Należy na zakładce Ogólne uzupełnić Dane do rozliczenia i wybrać Nalicz. Wówczas pojawia się dodatkowa zakładka z naliczeniami dla poszczególnych etapów, jeśli dotyczą tego samego kraju zostaną zgrupowane: Delegacja PWS / Naliczenia Strona 14 z 19

15 Obliczenie diety: Polska Naliczenie Za delegację krajową przysługuje dieta w pełnej wysokości, (ponieważ Etap I i II w sumie 16 h) czyli 23 PLN. Dodatkowo przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. 23 * 20% = 4,6 PLN Do rozliczenia został również podpięty koszt biletów PKP. W sumie 316,10 PLN Strona 15 z 19

16 Niemcy Naliczenie Dieta dla delegacji służbowej w Niemczech wynosi 42 EUR. Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości (4 * 42 EUR) 168 EUR. Jednak w cenę noclegu wliczone jest śniadanie. Należy więc potrącić z wysokości diety - 15%. 4 * 42 EUR * 85% (bo 100% - 15%) Dieta wynosi więc 142,80 EUR. Jak jest to policzone w programie: 3 doby i 22 godziny to 4 doby i jest to ilość diet należna / zapewniona. Z każdej doby potrącane jest -15% za śniadanie czyli ilość diet do rozliczenia to 100%-15% = 85% * 4 = 3,4 diety. 3,4 * 42 EUR = 142,80 EUR W delegacji zagranicznej dodatkowo pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownika korzysta z noclegu w wysokości jednej diety (42 EUR) oraz ryczałt Strona 16 z 19

17 na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (16,80 EUR). Ponieważ pracownik przedstawił rachunki za nocleg wybieramy opcję Wg rachunków do limitu. Limit za jeden nocleg jest podany i wynosi 103 EUR. Można też w ogóle nie brać noclegu do rozliczenia, rozliczyć go bez limitu lub, jeśli pracownik nie przedstawił rachunków za nocleg, rozliczyć go Ryczałtowo. Na naliczeniu jeśli nie został pobrany kurs należy go wpisać ręcznie. Na końcu zsumowane jest naliczenie dla etapów Rozliczanie delegacji Teraz możemy rozliczyć delegacje w tym celu należy wybrać na dokumencie delegacji Rozlicz. Delegacja PWS / Naliczenia Wówczas pojawia się kolejna zakładka z wygenerowanymi płatnościami rozliczającymi delegację: Strona 17 z 19

18 Delegacja PWS / Rozliczenia Po zatwierdzeniu, dokument znajdzie się w ewidencji dokumentów, gdzie może zostać zaksięgowany. Z poziomu dokumentu można wydrukować Rozliczenie wyjazdu służbowego. Strona 18 z 19

19 Rozliczenie Wyjazdu Służbowego Strona 19 z 19