Strona 1 z 10. Świadectwa pracy w enova

Transkrypt

1 Świadectwa pracy w enova Strona 1 z 10

2 Spis treści 1. Wstęp Konfiguracja Generowanie świadectwa pracy w programie Wystawienie świadectwa pracy Ewidencjonowanie dokumentów dodatkowych Zastosowanie w praktyce...6 Strona 2 z 10

3 1. Wstęp Obecnie obowiązujące przepisy dotyczące wydawania świadectw pracy pracownikom zatrudnionym na podstawie umów terminowych, czyli umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, nakładają na pracodawcę obowiązek wydania świadectwa pracy obejmującego zakończone okresy zatrudnienia na podstawie tych umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, licząc od daty zawarcia pierwszej umowy. Jeżeli rozwiązanie umowy nawiązanej przed upływem 24 miesięcy, miałoby nastąpić po tym terminie, to świadectwo pracy należy wydać w dniu rozwiązania bądź wygaśnięcia takiej umowy o pracę (art K.p.). Według znowelizowanych przepisów, pracodawca w ciągu 7 dni ma obowiązek wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika (art K.p.). Pracownik zatrudniony na podstawie kolejnych terminowych umów o pracę, może w każdym momencie złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy, do każdej zakończonej umowy lub łącznego okresu zatrudnienia na podstawie tych umów. Uwaga: Obecnie obowiązujące przepisy wydawania świadectw pracy mają zastosowanie do umów o pracę zawartych począwszy od daty 21 marca W związku z powyższym w programie enova zostało zaimplementowane nowe świadectwo pracy, umożliwiające wydanie dokumentu za okres każdej umowy o pracę z osobna bądź też za łączny okres zatrudnienia pracownika. 2. Konfiguracja W konfiguracji programu Narzędzia Opcje Systemowe Definicje dokumentów dodatkowych została dodana definicja Świadectwo pracy oparta na dokumentach dodakowych. Zaimplementowana standardowa definicja świadectwa pracy jest w pełni przygotowana dla użytkowników programu, nie wymaga dodatkowych ustawień czy konfiguracji. Rysunek 1 Definicje dokumentów dodatkowych Świadectwo pracy Strona 3 z 10

4 Warto jednak wspomnieć, że w analogiczny sposób w programie można tworzyć własne definicje dokumentów w celu rejestrowania wystąpienia zdarzeń wraz z dokładnym ich opisem i powiązaniami. W wersji srebrnej i złotej programu funkcjonalność definiowania dokumentów dodatkowych została ograniczona tylko do definicji świadectwa pracy. Nie ma możliwości dodawania nowych dokumentów dodatkowych, a standardowo dostępna jest tylko definicja świadectwa pracy. Pełny dostęp do funkcjonalności został udostępniony w wersji platynowej. Uwaga: W wersji platynowej jest możliwość definiowania dokumentów dodatkowych do innych tabel (nie tylko do tabeli pracownicy). 3. Generowanie świadectwa pracy w programie W kartotece pracownika została dodana nowa zakładka Dokumenty dodatkowe, na której została oprogramowana funkcjonalność pozwalająca na wystawienie cząstkowych świadectw pracy dla zakończonych umów terminowych bądź łącznego okresu zatrudnienia pracownika. 3.2 Wystawienie świadectwa pracy W celu wystawienia świadectwa pracy pracownika w kartotece pracownika na zakładce Dokumenty dodatkowe należy wybrać, następnie w oknie Dodawanie nowego zapisu, które się pojawi należy wskazać okres, który ma obejmować wystawiany dokument: Rysunek 2 Dodawanie nowego zapisu W kolejnym kroku należy wybrać Przelicz, aby program wyliczył dane do dokumentu. Strona 4 z 10

5 Rysunek 3 Przeliczenie Po przeliczeniu świadectwa pracy można wykonać wydruk, wybierając pod drukarką Świadectwo pracy. Rysunek 4 Wydruk świadectwa pracy Po wydrukowaniu dokumentu i sprawdzeniu danych zawartych na wydruku, można zatwierdzić dokument wybierając Zatwierdź. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony, a użytkownik będzie chciał go usunąć bądź ponownie przeliczyć, w pierwszej kolejności należy go odtwierdzić wybierając Przenieś do bufora. 3.3 Ewidencjonowanie dokumentów dodatkowych W związku z tym, że obecnie pracownik może zażądać świadectw pracy do każdej umowy, pracodawca wystawiając kolejne świadectwo pracy musi uwzględnić wydane poprzednio dokumenty. Wiąże się to z koniecznością ewidencjonowania wydanych świadectw pracy, co umożliwił wprowadzony w programie mechanizm dokumentów dodatkowych. Wcześniej dane do świadectwa pracy były pobierane z aktualnych na moment wydruku danych z kartoteki pracownika. Obecna funkcjonalność powoduje, że każde wystawione świadectwo pracy zostaje zapisane w bazie danych jako osobny Strona 5 z 10

6 dokument dodatkowy w kartotece pracownika. Dane zapisywane w dokumencie są zgodne z informacjami jakie były na kartotece pracownika w czasie przeliczania danego świadectwa pracy. Wystawione dokumenty można przeglądać na zakładce Dokumenty dodatkowe w pracowniku, gdzie są dostępne filtry: Definicja. Definicja dokumentu dodatkowego Okres wg. Do wyboru: Według daty dokumentu, Wg daty zdarzenia, Wg okresu. Okres. Okres za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty. Rysunek 5 Filtry dostępne na liście Dokumenty dodatkowe 3.4 Zastosowanie w praktyce Poniżej zostanie przedstawiony przykład wystawienia świadectw pracy dla poszczególnych umów terminowych, na przykładzie pracownika zatrudnionego na następujące okresy: Rysunek 6 Historia zapisów Pracownik ma możliwość zażądać od pracodawcy wystawienia świadectwa pracy za każdą zakończoną umowę terminową lub łączny okres tych umów. Jeżeli w przedstawionym przykładzie pracownik po zakończeniu drugiej umowy, złożyłby wniosek o wydanie świadectwa pracy za łączny okres dwóch pierwszych umów, należy na zakładce Dokumenty dodatkowe, po wybraniu Nowy (Świadectwo pracy) w oknie Dodawanie nowego zapisu wskazać odpowiedni okres. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, program podpowiada okresy zawartych kolejno umów z pracownikiem. W celu wskazania łącznego okresu z dwóch zakończonych umów należy w polu Okres od wskazać okres pierwszej umowy na okres próbny, a w polu Okres do wybrać okres Strona 6 z 10

7 drugiej umowy terminowej. W polu Za okres program automatycznie przeliczy łączny okres, którego będzie dotyczyło świadectwo pracy, w tym przykładzie Rysunek 7 Świadectwo pracy za okres dwóch umów terminowych Po zaakceptowaniu wybranego okresu przyciskiem OK, w kolejnym polu należy wybrać Przelicz: Rysunek 8 Przeliczanie dokumentu Następnie po wybraniu pod drukarką Świadectwo pracy zostanie wygenerowany wydruk, jak poniżej: Strona 7 z 10

8 Rysunek 9 Wydruk Świadectwo pracy za okres Strona 8 z 10

9 Uwaga: W punkcie 6 świadectwa pracy są wyświetlane informacje uzupełniające, np. dotyczące urlopu wypoczynkowego w przypadku wydawania świadectwa cząstkowego. Wystawiając świadectwa cząstkowe należy zwrócić uwagę na urlop wypoczynkowy pracownika. Jeżeli pracownik poprosi o świadectwo pracy do zakończonej umowy, pomimo kontynuacji zatrudnienia, to za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z pierwszego okresu może otrzymać ekwiwalent bądź ustalić z pracodawcą, że wykorzysta go w okresie kolejnej umowy. Zatem jeżeli pracownik nie otrzyma ekwiwalentu za zaległy urlop, to na świadectwie pracy pojawi się adekwatna informacja. W punkcie 6 świadectwa pracy zostanie zamieszczona Informacja uzupełniająca, że strony postanowiły, iż pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy w czasie kolejnej zawartej umowy. Przykładowo w analizowanym przypadku na świadectwie pracy pojawiła się informacja: Rysunek 10 Informacja uzupełniająca Pracownik z prezentowanego przykładu miał naliczone następujące limity urlopu wypoczynkowego: Rysunek 11 Limit urlopu wypoczynkowego W związku z tym pozostałe 7 dni urlopu wypoczynkowego za okres zakończonej umowy, do której było generowane świadectwo pracy, przeszło na kolejny limit urlopu wypoczynkowego naliczony dla ostatniej umowy, a na świadectwie pracy została wygenerowana o tym informacja. Tak wystawione świadectwo pracy pracownika za okres zakończonych dwóch pierwszych terminowych umów o pracę można zatwierdzić i zapisać. Po zakończeniu ostatniej z umów pracownika, będzie można wygenerować kolejne świadectwo pracy. Wybierając Nowy (Świadectwo pracy), program mając zaewidencjonowany pierwszy dokument, w oknie gdzie należy wskazać okres za jaki będzie wystawiane świadectwo, podpowie już tylko okres ostatniej umowy: Strona 9 z 10

10 Rysunek 12 Okres drugiego świadectwa pracy Drugie świadectwo pracy wystawia się w analogiczny sposób. Dane prezentowane na wydruku będą uwzględniały wcześniej wystawione dokumenty dla pracownika. Strona 10 z 10