UpSoft RCP wersja

Transkrypt

1 UpSoft RCP wersja UpSoft RCP to moduł do programu Enova umożliwiający ewidencję i rozliczanie czasu pracy pracowników wg danych z rejestratorów czasu pracy. Ułatwia kontrolę pracowników (spóźnienia, nadgodziny) oraz minimalizuje czas potrzebny do wyliczenia Czasu Pracy. Instrukcja obsługi modułu RCP 1. Moduł RCP składa się z 3 list: Lista Wejśd Wyjśd Rejestratory lista odbid z rejestratorów (dane pobrane z pliku do którego zapisywane są dane bezpośrednio z rejestratorów). Listy Wejśd Wyjśd na podstawie danych z poprzedniej listy wartości na tej liście można dowolnie modyfikowad, stanowią one podstawę do naliczenia Czasu Pracy. Lista Dni lista dni w których były odbicia możliwośd obejrzenia dla danego pracownika listy dni, w których miał odbicia w zadanym okresie. Rysunek 1 Okno główne modułu 1 S t r o n a

2 1.1. Lista Wejśd Wyjśd Rejestratory Rozpoczynając pracę z modułem UpSoft RCP, w pierwszej kolejności, należy wczytad z pliku rejestratora listę odbid pracowników. W tym celu należy na ekranie Lista Wejśd Wyjśd - Rejestratory wybrad opcję Import danych (Rysunek 2 opcja zaznaczona na czerwono). Pojawi się okno z wyborem okresu za jaki ma zostad wykonany import. Po zatwierdzeniu, program pobierze listę odbid, które zostaną wyświetlone w sposób pokazany poniżej: Rysunek 2 Ekran Listy Wejśd Wyjśd Rejestratory Dane na tej liście nie są edytowalne, są przeznaczone tylko do analiz i ewentualnej kontroli. Każdy kolejny import za ten sam okres powoduje usunięcie wpisów w danym okresie i ponownie ich zaimportowanie z pliku. Na tym ekranie możliwe jest wydrukowanie raportu brakujących wejśd lub wyjśd w danym okresie oraz listę wszystkich wejśd i wyjśd w danym okresie Lista Wejśd Wyjśd Kolejnym ekranem jest Lista Wejśd Wyjśd (Rysunek 7). Lista jest edytowalna tzn. można zmodyfikowad istniejący rekord lub dodad nowy (Rysunek 3). 2 S t r o n a

3 Rysunek 3 Okno edycyjne pozycji Listy Wejśd - Wyjśd Lista zawiera trzy metody (Rysunek 7): 1. Import z rejestratorów funkcja importuje dane z Listy Wejśd Wyjśd Rejestratory, za dany okres lub/i numer karty RCP, który podajemy w odpowiednim oknie (Rysunek 4). Jeżeli dla zadanych parametrów, na Liście Wejśd Wyjśd, istnieją już dane to wszystkie zostaną usunięte, tym samym utracimy wcześniej zdefiniowane np. brakujące wejścia lub wyjścia lub inne zmienione wartości. Rysunek 4 Uruchomienie funkcji Import z rejestratorów 2. Wygładzanie umożliwia przeprowadzenie operacji przesuwania, uzupełniania rekordów oraz wygładzania na danych ograniczonych parametrami kontekstu tj. (Wydział, Pracownik, Okres), w zależności od ustawieo parametrów w konfiguracji. Przesuwanie jest funkcjonalnością dedykowaną tylko dla pracowników z cechą Ruchomy czas pracy ustawioną na TAK. W definicji parametrów ogólnych znajdują się dwie pozycje: GranicznaGodzinaWejscia i GranicznaGodzinaWyjscia, których wartośd wskazuje na odpowiednią godzinę. Funkcja każdemu 3 S t r o n a

4 pracownikowi, który przyszedł przed lub wyszedł po godzinie zdefiniowanej w konfiguracji, przesunie odpowiednią godzinę wejścia lub wyjścia do wartości granicznej. Przykład: W konfiguracji mamy ustawioną GranicznaGodzinaWejscia na godzinę 8:00. Pracownik z cechą Ruchomy czas pracy przyszedł do pracy o godz. 7:30. Moduł RCP automatycznie przesunie godzinę wejścia do wartości granicznej i ustawi godzinę 8:00. Uzupełnianie rekordów jest funkcjonalnością, która na podstawie Planu Pracy uzupełnia brakujące wejścia lub wyjścia. Funkcjonalnośd uruchamia się w tylko w przypadku ustawienia wartości definicji parametru CzyUzupelniac na TAK i dla pracowników, którzy nie posiadają ustawionej cechy Ruchomy czas pracy na TAK. Przykład: Pracownik przyszedł do pracy (odbija się na wejściu) o godz. 5:50 ale nie dobił karty wychodząc z pracy. W kalendarzu Planu Pracy, pracownik posiada ustawiony dzieo pracy w godz. 6:00 14:00. Na tej podstawie moduł RCP automatycznie uzupełni brakujące wyjście ustawiając godzinę wyjścia na godzinę 14:00. Uzupełnianie wejśd lub wyjśd służbowych jest funkcjonalnością, która na podstawie ustawieo w konfiguracji uzupełnia dzieo pracy odpowiednią parą (wejścia służbowe wyjścia) lub (wejście - wyjście służbowe) wg Planu Pracy lub dokładnych wskazao wejścia i wyjścia. Dodatkowo w przypadku uzupełniania brakującego wejście służbowe wyjście moduł dolicza czas przerwy niepłatnej zdefiniowanej na pracowniku. Funkcjonalnośd uruchamia się w tylko w przypadku ustawienia wartości na Wg planu lub Wg ustawieo parametru definicji modułu RCP: CzyUzupelniacWejsciaWyjsciaSluzbowe. Przykład: Pracownik przyszedł do pracy o godz. 12:00 i odbija się jako wejście służbowe. O godz. 16:00 odbił się na wyjście. W kalendarzu Planu Pracy, pracownik posiada ustawiony dzieo pracy w godz. 8:00 16:00. Na tej podstawie moduł RCP automatycznie uzupełni dzieo, parą wejście i wyjście służbowe o godz. 8:00. Pracownik przyszedł do pracy o godz. 8:00 i o godz. 10:00 opuszcza firmę odbijając się jako wyjście służbowe. W kalendarzu Planu Pracy, pracownik posiada ustawiony dzieo pracy w godz. 8:00 16:00 oraz przerwę od godziny 12:00 12:30 w tym 15 min. przerwy niepłatnej. Na tej podstawie moduł RCP automatycznie uzupełni dzieo, parą wejście służbowe i wyjście o godz. 16:15. 4 S t r o n a

5 Pracownik przyszedł do pracy o godz. 7:00 i o godz. 10:00 opuszcza firmę odbijając się jako wyjście służbowe. W definicji parametru CzyUzupelniacWejsciaWyjsciaSluzbowe wybrano wartośd Wg ustawieo i wprowadzono godz. 7:00 15:00. Pracownik posiada przerwę od godziny 11:00 11:30 w tym 15 min. przerwy niepłatnej. Na tej podstawie moduł RCP automatycznie uzupełni dzieo, parą wejście służbowe i wyjście o godz. 15:15. Wygładzanie jest to operacja polegająca na zaokrągleniu wg klucza ustalonego w konfiguracji godzin wejścia i wyjścia każdego pracownika. Przykład: Pracownik przychodzi do pracy (odbija się na wejściu) o godz. 5:44 a wychodzi (odbija się na wyjściu) o 14:17. Nie chcemy aby w Czasie Pracy widniały takie godziny i były liczone nadgodziny. Dlatego ustawiamy w konfiguracji aby wszystkie wejścia do 20 minut przed godz. 6:00 były ustawiane na 6:00 oraz wszystkie wyjścia do 20 minut po godz. 14:00 były ustawiane na godz. 14:00. Po naciśnięciu przycisku 2. Wygładzanie wszystkie wejścia i wyjścia spełniające takie warunki zostaną odpowiednio wyrównane odpowiednio do godz. 6:00 i 14:00 i tak zostaną zapisane w kolejnym kroku do Czasu Pracy. Rysunek 5 Uruchomienie funkcji Wygładzanie Eksport zapisów do Czasu Pracy naciśnięcie tego przycisku spowoduje przepisanie aktualnych danych wejśd - wyjśd do Czasu Pracy pracowników oraz dodanie stref przerwa niepłatna na podstawie przerw ustawionych na pracownika, których definicja znajduje się w opcjach modułu RCP (Rysunek 8). Przerwy bezpłatne nie są dodawane jeżeli: długośd przerwy bezpłatnej w definicji wynosi 0 w konfiguracji parametrów modułu RCP, CechaPrzerwa nie posiada żadnej wartości czas rozpoczęcia przerwy (uwzględniając długośd przerwy) zawiera się w strefie Praca w normie. 5 S t r o n a

6 Uruchamiając dowolną funkcję na Liście Wejśd i Wyjśd należy podad odpowiedni przedział czasowy dla którego chcemy wykonad wybraną czynnośd (Rysunek 6). Rysunek 6 Uruchomienie funkcji Eksport zapisów do Czasu Pracy Rysunek 7 Ekran Listy Wejśd Wyjśd 6 S t r o n a

7 Rysunek 8 Ekran Czasu Pracy z uzupełnionymi danymi z Rejestratorów 1.3. Lista Dni Ekran z możliwością wyświetlenia listy pracowników i dnia z rejestratora w zadanym okresie (Rysunek 9). 7 S t r o n a

8 Rysunek 9 Ekran Listy Dni 2. Opcje modułu RCP W module RCP są 3 rodzaje opcji: Definicje przerw pracowników Definicje parametrów Definicje parametrów Definicje przerw pracowników Definicje przerw pracowników (Rysunek 10) umożliwia utworzenie definicji przerwy pracowników. Użytkownik tworząc nową przerwę, wprowadza Kod (unikatowy), godzinę rozpoczęcia i długośd przerwy. Na koocu można jeszcze dodad dodatkową długośd przerwy, jako niepłatna. Tak zdefiniowane przerwy można dodad (wskazad) każdemu pracownikowi na liście cech pracownika, w cesze zdefiniowanej w Definicji parametrów 2 w parametrze CechaPrzerwa. 8 S t r o n a

9 Rysunek 10 Ekran definicji przerw pracowników 2.2. Definicje parametrów Definicje parametrów (Rysunek 11) umożliwia definicję parametrów odpowiedzialnych za wygładzanie. Należy dodad kolejne wartości: godzinę, dwie odchyłki w minus i w plus oraz oznaczyd czy wygładzamy wejście i/lub wyjście. W ten sposób otrzymujemy przedział czasowy, w którym ma nastąpid wygładzenie (wyrównanie). (Dokładny sposób działania wyjaśniony został przy opisie przycisku 2. Wygładzanie ). Zdefiniowana lista parametrów nie wpływa na wygładzanie czasów wejśd i wyjśd pracowników ustawiony z cechą Ruchomy czas pracy na TAK. 9 S t r o n a

10 Rysunek 11 Ekran Definicji parametrów 2.3. Definicje parametrów 2 Definicje parametrów 2 (Rysunek 12) umożliwia podanie i modyfikację wartości dla parametrów konfiguracyjnych modułu RCP: CechaPrzerwa wskazanie na cechy Pracownika, pod którymi zapisywane są przerwy utworzone w Definicje przerw modułu RCP. Na liście dostępnych wartości pojawiają się tylko cechy Pracowników, typu referencyjnego do tabeli DefPrzerwRCP. CechaRuchomyCzasPracy wskazanie na cechę Pracownika, która określa czy pracownik pracuje w ruchomym czasie pracy. Na liście dostępnych wartości pojawiają się tylko cechy Pracowników, typu warunkowego. CzasPracy domyślna wartośd 18, informuje po ilu godzinach wejście i wyjście program przestanie traktowad jako parę. Przykład: Pracownik przychodzi do pracy i odbija się na wejściu o godz. 4:30, następne odbicie tego pracownika widnieje w pliku o godz. 23:45 i jest to wyjście. Gdy parametr ma wartośd 18, to dla tego przypadku zostaną utworzone 2 wpisy, jeden z wejściem o godz. 4:30 i brakującym wyjściem a drugi z wyjściem o 23:45 i brakującym wejściem. 10 S t r o n a

11 Gdy różnica pomiędzy wejściem a wyjściem jest większa niż wartośd parametru system będzie generował 2 wpisy, jeśli będzie mniejsza będzie generował jedną parę wejście-wyjście. CzytnikRCP wskazanie do czytnika RCP, w którym zdefiniowany jest format zapisu danych z czytnika oraz kody wejśd i wyjśd, na podstawie którego zinterpretowane zostaną dane z pliku z odbiciami CzyUzupelniac domyślna wartośd NIE, ustawienie wartości na TAK (pod warunkiem, że w firmie uzupełniany jest kalendarz Plan Pracy), spowoduje, że podczas operacji wygładzania program spróbuje uzupełnid brakujące wejścia lub wyjścia zgodnie z Planem Pracy danego Pracownika. CzyUzupelniacWejsciaWyjsciaSluzbowe domyślna wartośd NIE, ustawienie wartości na Wg planu (pod warunkiem, że w firmie uzupełniany jest kalendarz Plan Pracy) lub Wg ustawieo, spowoduje, że podczas operacji wygładzania program spróbuje uzupełnid wejścia lub wyjścia służbowe zgodnie z Planem Pracy danego Pracownika lub zdefiniowaną parą godzin. Rysunek 12 Ekran Definicji parametrów 2 GranicznaGodzinaWejścia domyślna wartośd 00:00, wprowadzenie wartości w formacie HH:MM (godzina:minuta) spowoduje przesuwanie przez program w 11 S t r o n a

12 procesie rejestracji Czasu pracy wszystkich wejśd do granicznej ustawionej wartości ale tylko dla pracowników ustawiony z cechą Ruchomy czas pracy na TAK. GranicznaGodzinaWyjścia domyślna wartośd 00:00, wprowadzenie wartości w formacie HH:MM (godzina:minuta) spowoduje przesuwanie przez program w procesie rejestracji Czasu pracy wszystkich wyjśd do granicznej ustawionej wartości ale tylko dla pracowników ustawiony z cechą Ruchomy czas pracy na TAK. ObecnośdObowiązkowa domyślna wartośd 00:00-00:00, wprowadzenie wartości w formacie HH:MM-HH:MM definiuję przedział czasowy, w którym pracownik powinien byd w pracy np. ze względu na regulamin, jest to dodatkowy parametr Sciezka ścieżka do pliku z odbiciami z którego mają zostad wczytane dane; pełna ścieżka razem z nazwą pliku. WydrukNieobecnoscNiezaliczaj wskazanie na definicję nieobecności pracownika, która w wydrukach modułu RCP nie jest wliczana do czasu zaliczonego i służy do określenia nieobecności pracownika jako Wolne odpracowane, które w bilansie np. kwartalnym pomniejszają wypracowane nadgodziny. WyrownanieOdbic domyślna wartośd 5, informuje o liczbie minut w ciągu których seria zdarzeo tego samego typu będzie traktowana jako jedno. Jeśli pracownik w ciągu 5 minut kilka razy odbije się na wejściu to zamiast kilku niepowiązanych wpisów będzie tylko jedno wejście. 12 S t r o n a