PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Zespole Szkolno Przedszkolnym w Pławniowicach przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 16/2012 z dnia 12.12.2012r. Zakres kontroli Kontrola wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 19.12.2012r. do dnia 20.03.2013r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach zwanego w dalszej części protokołu Zespół ul. Gliwicka 107, 44 171 Pławniowice oraz siedziba Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu zwanego w dalszej części protokołu GZOEPO, 44-160 Rudziniec ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od 01.01.2012r. do 30.11.2012r. Badanie przeprowadzono pełną. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1. Ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty ( Dz. U. z 2004r. Nr 256 poz. 2572 z późniejszymi zmianami ). 2. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta nauczyciela ( Dz. U. z 2006r. Nr 97 poz. 674 z późniejszymi zmianami ). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych ( Dz. U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240 z późniejszymi zmianami ). 4. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późniejszymi zmianami ). 5. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 113 poz. 759 z późniejszymi zmianami ). 6. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy. ( Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami). 7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r. Nr 128 poz. 861 z późniejszymi 1
zmianami ). 8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych ( Dz. U. z 2010r. Nr 241 poz. 1616 ). 9. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 10. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 z późniejszymi zmianami ). 11. Uchwała Nr XXXVII/387/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2005r. w sprawie zwrotu kosztów przejazdu środkami komunikacji publicznej uczniów szkół podstawowych i gimnazjum w ramach obwodu, w którym uczeń mieszka oraz dzieci realizujących obowiązkowe roczne przygotowanie przedszkolne do najbliższego przedszkola lub oddziału przedszkolnego na terenie Gminy Rudziniec wraz ze zmianą Uchwała Nr IV/38/2007 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 stycznia 2007r. w sprawie zmiany Uchwały Nr Nr XXXVII/387/05 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2005r. 12. Uchwała Nr XVII/200/2012 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 lutego 2012r. w sprawie ustalenia maksymalnej kwoty dofinansowania opłat za kształcenie, pobierane przez szkoły wyższe i zakłady kształcenia nauczycieli, specjalności i form kształcenia oraz planu dofinansowania form doskonalenia zawodowego nauczycieli w 2012 roku. 13. Uchwała Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Małgorzata Borkiewicz - Pięta Dyrektor Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach, Pani Beata Śnieg Kierownik Gminnego Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, Pani xxxxxxxxxx 1 Główny Księgowy Zespołu Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu, oraz pozostali pracownicy Zespołu oraz GZOEPO wykonujący w ramach obowiązków służbowych czynności objęte kontrolą. 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2
USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Kierownictwo jednostki Zespół Szkolno Przedszkolny w Pławniowicach został utworzony na podstawie Uchwały Nr XLV/455/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 26 lipca 2006r. w sprawie połączenia Szkoły Podstawowej w Pławniowicach oraz Przedszkola Publicznego w Pławniowicach w Zespół Szkolno Przedszkolny w Pławniowicach. Dyrektorem Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach jest pani Małgorzata Borkiewicz - Pięta pełniąca funkcję Dyrektora Zespołu od dnia 01.12.2008r. do 31.08.2013r. na podstawie powierzenia funkcji Dyrektora Zespołu. Dyrektor działa m.in. na podstawie: ustawy o systemie oświaty, ustawy Karta nauczyciela oraz statutu Szkoły Podstawowej i statutu Przedszkola Publicznego. Obsługę finansową księgową Zespołu prowadzi GZOEPO na podstawie porozumienia z dnia 20.05.2009r. zawartego pomiędzy Dyrektorem Zespołu, a Kierownikiem GZOEPO. Gminny Zespół Obsługi Ekonomicznej Placówek Oświatowych w Rudzińcu został utworzony Uchwałą Nr XLIII/442/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 31 maja 2006r. Kierownikiem GZOEPO jest Pani Beata Śnieg zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 01.07.2007r. do nadal. Głównym Księgowym GZOEPO jest Pani xxxxxxxxxx 2 zatrudniona na powyższym stanowisku od dnia 08.04.2008r. do nadal. Siedziba GZOEPO znajduje się w Rudzińcu przy ul. Gliwickiej 26 tj. w budynku Urzędu Gminy w Rudzińcu. II. Regulacje wewnętrzne jednostki w zakresie objętym kontrolą Zgodnie z uregulowaniami statutowymi Szkoła Podstawowa oraz Przedszkole wchodzące w skład Zespołu realizują cele i zadania określone w ustawie o systemie oświaty z dnia 7 września 1991r. oraz w przepisach wydanych na podstawie ustawy i ujętych w statutach jednostek stanowiących zespół, a ponadto integruje środowisko nauczycieli, uczniów i rodziców działających w obrębie tej jednostki. Zespół działa na podstawie m.in.: 1) Statut Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach załącznik Nr 2 do Uchwały Nr XLV/455/06 Rady Gminy Rudziniec z dnia 26.07.2006r.. 2) Statut Przedszkola Publicznego w Pławniowicach Uchwała Rady Pedagogicznej Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 30.08.2011r. w sprawie przyjęcia zmian do 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 3
statutu przedszkola statut wszedł w życie z dniem 01.09.2011r., 3) Statut Szkoły Podstawowej w Pławniowicach wszedł w życie z dniem 13.09.2012r., 4) Projekt organizacyjny Szkoły Podstawowej w Pławniowicach na rok szkolny 2012/2013 zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 15.05.2012r. 5) Projekt organizacyjny Publicznego Przedszkola w Pławniowicach na rok szkolny 2012/2013 zatwierdzony przez Wójta Gminy Rudziniec w dniu 15.05.2012r. wraz z aneksem z dnia 24.08.2012r. oraz aneksem z dnia 18.01.2013r. 6) Zarządzenie Nr 3/2010 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 01.09.2010r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro w Zespole Szkolno - Przedszkolnym w Pławniowicach. 7) Zarządzenie Nr 1/2010 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 01.09.2010r. w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej. 8) Zarządzenie Nr 2/2010 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 01.09.2010r. w sprawie wprowadzenia Procedur kontroli zarządczej w ZSP w Pławniowicach. III. Dokumentacja finansowa jednostki w zakresie objętym kontrolą Osobą odpowiedzialną za całość gospodarki finansowej w Zespole jest kierownik jednostki - Dyrektor zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych. Na podstawie Uchwały Nr XV/180/2011 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2012 rok, Dyrektor Zespołu wprowadził plan finansowy Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach Zarządzenie Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok. Pierwotny plan finansowy przewidywał wydatki Zespołu w łącznej kwocie 1 229 974,00 zł. W trakcie realizacji planu, ulegał on zmianom i na dzień 30.11.2012r. łączna kwota planowanych wydatków Zespołu wynosiła 1 204 432,79 zł. Zespół dokonał do dnia 30.11.2012r. wydatków na łączną kwotę 1 015 306,34 zł., co stanowiło 84,30 % planowanych wydatków. Kontrolą objęto wydatki Zespołu na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych. 1. Zakup materiałów i wyposażenia Pierwotny plan finansowy Zespołu zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80101 Szkoły podstawowe, 4210 zakup materiałów i wyposażenia, wydatki w kwocie 28 500,00 zł. 4
na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok i w trakcie realizacji był raz zmieniany tj. w dniu 31.10.2011r. zwiększono kwotę planu o 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 5/2012 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 31.10.2012r. dot. zmian w planie finansowym Zespołu na rok 2012. Plan po zmianach wynosił 30 500,00 zł., a wydano 24 955,67 zł., co stanowiło 81,82 % planowanej kwoty. Pierwotny plan finansowy Zespołu zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80104 Przedszkola, 4210 zakup materiałów i wyposażenia, wydatki w kwocie 4 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok i w trakcie realizacji był raz zmieniany tj. w dniu 31.10.2011r. zwiększono kwotę planu o 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 5/2012 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 31.10.2012r. dot. zmian w planie finansowym Zespołu na rok 2012. Plan po zmianach wynosił 6 000,00 zł., a wydano 4 328,99 zł., co stanowiło 72,15 % planowanej kwoty. Pierwotny plan finansowy Zespołu zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80148 Stołówki szkolne i przedszkolne, 4210 zakup materiałów i wyposażenia, wydatki w kwocie 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok. W okresie od 01.01.2012r. do 30.11.2012r. plan finansowy Zespołu nie był w powyższym zakresie zmieniany, a wydano 1 304,39 zł., co stanowiło 65,22 % planowanej kwoty. Nie ustalono pierwotnie w planie finansowym Zespołu w Dziale 854 Oświata i wychowanie, Rozdział 85415 Pomoc materialna dla uczniów, 4210 zakup materiałów i wyposażenia, żadnej kwoty. W dniu 31.10.2012r. ustalono kwotę planowanych wydatków na 570,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 5/2012 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 31.10.2012r. dot. zmian w planie finansowym Zespołu na rok 2012. Do dnia 30.11.2012r. wydano 545,00 zł., co stanowiło 95,61 % kwoty planowanej. Plan i jego realizacja w okresie od 01.01.2012r. do 30.11.2012r. w zakresie wydatków na zakup materiałów i wyposażenia zostały przedstawione w poniższej tabeli opracowanej na podstawie danych pochodzących ze sprawozdań Rb-28S - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. 5
801-80101 801-80104 801-80148 854-85415 Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki I 28 500,00 zł. 8 488,24 zł. 4 000,00 zł. 420,00 zł. 2 000,00 zł. 418,79 zł. n.u. 0 zł. II b.z. 9 427,05 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. III b.z. 9 596,51 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. IV b.z. 10 380,65 zł. b.z. b.z. b.z. 861,59 zł. b.z. b.z. V b.z. b.z. b.z. 445,50 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. VI b.z. 11 040,19 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. VII b.z. 20 497,93 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. VIII b.z. 20 982,24 zł. b.z. 445,50 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. IX b.z. 22 528,13 zł. b.z. 1 123,57 zł. b.z. 1 304,39zł. b.z. b.z. X 30 500,00 zł. 23 532,63 zł. 6 000,00 zł. 3 230,77 zł. b.z. b.z. 570,00 zł. b.z. XI b.z. 24 955,67 zł. b.z. 4 328,99 zł. b.z. b.z. b.z. 545,00 zł. n.u. - nie ustalono b.z. - bez zmian Razem wydatki na zakup materiałów i wyposażenia w Zespole w okresie od 01.01.2012r. do 30.11.2012r. wyniosły 31 134,05 zł. 2. Zakup usług pozostałych Pierwotny plan finansowy Zespołu zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80101 Szkoły podstawowe, 4300 zakup usług pozostałych, wydatki w kwocie 10 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok i w trakcie realizacji był dwukrotnie zmieniany: a) w dniu 30.03.2012r. zmniejszono kwotę planu o 500,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 2/2012 z dnia 30.03.2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach dot. zmian w planie finansowym na rok 2012. b) w dniu 31.10.2012r. zmniejszono kwotę planu o 3 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 5/2012 z dnia 31.10.2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach dot. zmian w planie finansowym Zespołu na rok 2012. Plan po zmianach wynosił 8 200,00 zł., a wydano 6 313,49 zł., co stanowiło 76,99 % planowanej kwoty. Pierwotny plan finansowy Zespołu zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80113 Dowożenie uczniów do szkół, 4300 zakup usług pozostałych, wydatki w kwocie 17 700,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok i w trakcie realizacji nie był zmieniany, a wydano 14 917,50 zł., co stanowiło 84,28 % planowanej kwoty. 6
Pierwotny plan finansowy Zespołu zakładał w Dziale 801 Oświata i wychowanie, Rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli, 4300 zakup usług pozostałych, wydatki w kwocie 5 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok i w trakcie realizacji był raz zmieniany tj. w dniu 31.10.2012r. zmniejszono kwotę planu o 2 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 5/2012 z dnia 31.10.2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach dot. zmian w planie finansowym Zespołu na rok 2012. Plan po zmianach wynosił 3 000,00 zł., a wydano 2 380,00 zł., co stanowiło 79,33 % planowanej kwoty. Pierwotny plan finansowy Zespołu zakładał w Dziale 854 Oświata i wychowanie, Rozdział 85412 Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, a także szkolenia młodzieży, 4300 zakup usług pozostałych, wydatki w kwocie 6 000,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 1/2012 z dnia 2 stycznia 2012r. Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach w sprawie wprowadzenia planu finansowego na 2012 rok i w trakcie realizacji nie był zmieniany, a wydano 3 670,00 zł., co stanowiło 61,16 % planowanej kwoty. Plan i jego realizacja w okresie od 01.01.2012r. do 30.11.2012r. w zakresie wydatków na zakup usług pozostałych zostały przedstawione w poniższej tabeli opracowanej na podstawie danych pochodzących ze sprawozdań Rb-28S - miesięczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. 801-80101 801-80113 801-80146 854-85412 Miesiąc Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki Plan Wydatki I 11 700,00 zł. 704,93 zł. 17 700,00 zł. 1 618,74 zł. 5 000,00 zł. 0 zł. 6 000,00 zł. 0 zł. II b.z. 1 067,83 zł. b.z. 3 237,48 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. III 11 200,00 zł. 1 423,23 zł. b.z. 4 914,87 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. IV b.z. 1 856,93 zł. b.z. 6 592,26 zł. b.z. 1 190,00 zł. b.z. 3 670,00 zł. V b.z. 2 163,68 zł. b.z. 8 269,65 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. VI b.z. 2 736,03 zł. b.z. 9 947,04 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. VII b.z. 3 097,08 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. VIII b.z. 3 577,77 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. b.z. IX b.z. 3 908,82 zł. b.z. 11 551,50 zł. b.z. b.z. b.z. b.z. X 8 200,00 zł. 5 705,04 zł. b.z. 13 234,50 zł. 3 000,00 zł. 2 065,00 zł. b.z. b.z. XI b.z. 6 313,49 zł. b.z. 14 917,50 zł. b.z. 2 380,00 zł. b.z. b.z. b.z. - bez zmian Razem wydatki na zakup usług pozostałych w Zespole w okresie od 01.01.2012r. do 30.11.2012r. wyniosły 27 280,99 zł. 7
Łączna kwota wydatków na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych w okresie od dnia 01.01.2012r. do dnia 30.11.2012r. to 58 415,04 zł. Powyższa kwota stanowiła 4,85 % planowanej kwoty wydatków Zespołu oraz 5,75 % zrealizowanych wydatków na dzień 30.11.2012r. Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące wydatki Zespołu na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych ( załącznik nr 1 do niniejszego protokołu stanowi zestawienie analityczne kont: 130-80101 - 4210, 130 80104-4210, 130 80148 4210, 130 85415 4210, 130 80101-4300, 130 80113-4300, 130 80146-4300, 130 85412-4300 ) i stwierdzono, że: - wydatki na zakup materiałów i wyposażenia są dokonywane na podstawie Zarządzenia Nr 3/2010 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 01.09.2010r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro w Zespole Szkolno - Przedszkolnym w Pławniowicach. - największą kwotę wydatków na zakup materiałów i wyposażenia stanowią wydatki na zakup opału oraz środków czystości do dnia 30.11.2012r. wydatkowano na: a) zakup opału na kwotę 13 950,00 zł. brutto tj. 11 341,46 zł. netto, b) zakup środków czystości kwotę 4 621,59 zł. brutto tj. 3 757,39 zł. netto. Należy stwierdzić, że zakupów dokonywano z uwzględnieniem ww Zarządzenia tj. w przypadku zakupu opału sporządzano wniosek o udzielenie zamówienia oraz sporządzano notatkę z przeprowadzenia rozeznania rynku. Zamówienia w kwotach powyżej równowartości w złotych 1300 euro znajdują się w rejestrze zamówień prowadzonym w Zespole. - największą kwotę wydatków na zakup usług pozostałych stanowi zakup biletów miesięcznych dla uczniów/dzieci dojeżdżających do Zespołu do dnia 30.11.2012r. wydatki na zakup biletów miesięcznych wyniosły 14 917,50 zł. - zakupu dokonano bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych w związku z faktem, że zwrot kosztów przejazdu środkami komunikacji publicznej nie jest usługą, dostawą lub robotą budowlaną w związku z czym do powyższego zakupu nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych Dyrektor Zespołu zawiera umowy z rodzicami dzieci korzystających z przejazdu środkami komunikacji publicznej, których przedmiotem jest realizacja przez Gminę Rudziniec obowiązku zwrotu kosztów przejazdu środkami komunikacji publicznej poprzez zakup biletów dla uczniów. W umowie określono m.in., że: rodzic dziecka upoważnia Dyrektora Zespołu do zakupu biletów dla swojego dziecka, a Dyrektor zobowiązuje się do zakupu tych biletów; koszt zakupu biletu jest równy wysokości zwrotu kosztów przejazdu ucznia i w pełni wykonuje ustawowy obowiązek Gminy Rudziniec; umowa obowiązuje w czasie nauki dziecka w Zespole, 8
- wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych są zgodne z planem finansowym Zespołu, - wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych są dokonywane terminowo wyj. stanowi faktura VAT Nr 1510011697 z dnia 31.07.2012r. w kwocie 66,85 zł. za wywóz nieczystości z terminem płatności 14.08.2012r. została zapłacona w dniu 16.08.2012r. tj. 2 dni po terminie ( na fakturze jest adnotacja, że wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 16.08.2012r.). - dowody księgowe dokumentujące ponoszone wydatki są każdorazowo opisywane merytorycznie przez osobę upoważnioną, pod względem merytorycznym formalnym i rachunkowym przez Głównego Księgowego GZOEPO i Kierownika GZOEPO oraz zatwierdzane do wypłaty przez Dyrektora Szkoły, - stosowana jest prawidłowo klasyfikacja budżetowa przy wydatkach na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych wyj. stanowi ujęcie kosztów wysyłki: a) dyplomów ukończenia przedszkola, w kwocie 15,90 zł. ( Faktura VAT 675/2012 z dnia 09.05.2012r. ), b) wyposażenia przedszkola - suszarki wraz z naklejkami na szatnie, w kwocie 25,00 zł. ( Faktura VAT ( S ) FS-4595/08/2012/RO z dnia 29.08.2012r. ), c) wydawnictwa pn. Miesięcznik Dyrektora zakupionego na potrzeby przedszkola, w kwocie 7,75 zł. ( Faktura VAT nr:886/10/129754/2012/11669 z dnia 04.10.2012r. ), d) wydawnictwa pn. Doradca Nauczyciela Przedszkola zakupionego na potrzeby przedszkola, w kwocie 51,66 zł. ( Faktura Nr 1633938-01-2-R z dnia 26.10.2012r. ), w wydatkach rozdziału 80101 Szkoły podstawowe, podczas gdy wydatki powinny być zaklasyfikowane w rozdziale 80104 Przedszkola załącznik nr 2 do niniejszego protokołu stanowią kopie ww faktur wraz z opisem wskazującym klasyfikację budżetową, Powyższe koszty wysyłki były ujmowane w wydatkach Rozdziału 80101 z uwagi na fakt braku w planie finansowym Zespołu zaplanowanych wydatków w Rozdziale 80104 Przedszkola - 4300 zakup usług pozostałych. - wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych są ponoszone zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 00 euro w Zespole Szkolno Przedszkolnym w Pławniowicach, - wydatki na zakup materiałów i wyposażenia oraz usług pozostałych są ponoszone m.in. na podstawie zawartych umów: a) umowa na wywóz odpadów komunalnych zawarta dnia 28.10.2004r. pomiędzy Zespołem Szkolno - Przedszkolnym w Pławniowicach, a Miejskim Przedsiębiorstwem Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Pyskowicach zawarta na czas nieokreślony. 9
b) umowa Nr 5/2010 z dnia 10.03.2010r. zawarta pomiędzy Zakładem Budżetowym Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rudzińcu, a Zespołem Szkolno Przedszkolnym w Pławniowicach na wywóz nieczystości płynnych. Umowa zawarta na określony do 30.03.2013r. c) umowa z dnia 01.10.2010r. zawarta pomiędzy Zespołem Szkolno Przedszkolnym w Pławniowicach, a rejonowym mistrzem kominiarskim na wykonywanie obowiązkowych prac kominiarskich. Umowa została zawarta na czas określony tj. 3 lata. Kontrolą objęto sprawozdania Rb 28 S miesięczne sprawozdanie z wykonania wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego samorządowej jednostki budżetowej za okres od 01.01.2012r. do 30.11.2012r. i stwierdzono, że są każdorazowo podpisane przez upoważnione osoby tj. głównego księgowego GZOEPO oraz Dyrektora Zespołu oraz są przekazywane do Urzędu Gminy Rudziniec terminowo tj do 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a kwoty wykazane w sprawozdaniach w zakresie objętym kontrolą są zgodne z faktycznie poniesionymi wydatkami. IV. Realizacja kontroli zarządczej Dyrektor Zespołu w dniu 01.09.2010r. ustalił zasady kontroli zarządczej w Zespole - Zarządzenie Nr 1/2010 Dyrektora Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Pławniowicach z dnia 01.09.2010r. w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej. Na podstawie powyższych zasad wdrożono w Zespole standardy kontroli zarządczej w następujących obszarach: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja oraz monitorowanie i ocena. Na rok szkolny 2011/2012 Dyrektor Zespołu sporządzał plan kontroli zarządczej w Zespole. Zgodnie z 7 pkt 1 powyższego zarządzenia nie rzadziej niż raz w roku należy dokonywać identyfikacji ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami jednostki, dotyczącego zarówno działalności całej jednostki, jak i realizowanych przez jednostkę konkretnych programów, projektów czy zadań. Stwierdzono, że w Zespole Dyrektor dokonał identyfikacji ryzyka w następujących obszarach: Dochody, wydatki, gospodarka mieniem, sprawy kadrowe, zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zamówienia publiczne, gospodarka żywieniowa określając prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka w powyższych obszarach na małe lub średnie. Zgodnie z 23 pkt 3 zarządzenia, źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Kierownik jednostki corocznie potwierdza uzyskanie powyższego zapewnienia w formie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok. Dyrektor Zespołu sporządził w dniu 29.06.2012r. oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, którego kopia stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. 10
V. Realizacja zaleceń pokontrolnych W dniach od 21.09.2011r. do 12.10.2011r. przeprowadzono w Zespole kontrolę wydatków na dodatkowe wynagrodzenie roczne pracowników Zespołu za 2010 rok. W wyniku przeprowadzonej kontroli zalecono Kierownikowi GZOEPO zobowiązanie pracowników GZOEPO odpowiedzialnych za naliczanie dodatkowego wynagrodzenia pracownikom Zespołu do naliczania dodatkowego wynagrodzenia rocznego z uwzględnieniem czasu pracy osób zatrudnionych na stanowiskach administracji i obsługi. Kontrolą objęto naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego wszystkich pracowników Zespołu za 2011 rok wypłaconego w 2012 roku i stwierdzono, że dodatkowe wynagrodzenie roczne naliczone zostało prawidłowo tj. zgodnie z obowiązującymi przepisami. STWIERDZONE NIEPRAWIDŁOWOŚCI 1. Zastosowanie nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej w wydatkach związanych z kosztami wysyłki materiałów dla Przedszkola ( rozdział 80104 ), które były ujmowane w wydatkach Szkoły ( rozdział 80101 ) w poniższych przypadkach: a) dyplomów ukończenia przedszkola, w kwocie 15,90 zł. ( Faktura VAT 675/2012 z dnia 09.05.2012r. ), b) wyposażenia przedszkola - suszarki wraz z naklejkami na szatnie, w kwocie 25,00 zł. ( Faktura VAT ( S ) FS-4595/08/2012/RO z dnia 29.08.2012r. ), c) wydawnictwa pn. Miesięcznik Dyrektora zakupionego na potrzeby przedszkola, w kwocie 7,75 zł. ( Faktura VAT nr:886/10/129754/2012/11669 z dnia 04.10.2012r. ), d) wydawnictwa pn. Doradca Nauczyciela Przedszkola zakupionego na potrzeby przedszkola, w kwocie 51,66 zł. ( Faktura Nr 1633938-01-2-R z dnia 26.10.2012r. ), Powyższe jest niezgodne z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zespołu, który nie przewidział w planie finansowym Zespołu na 2012 rok środków na zakup usług pozostałych w wydatkach Przedszkola ( rozdział 80104 ). 2. Zawarcie umowy na wywóz odpadów komunalnych w dniu 28.10.2004r. pomiędzy Zespołem Szkolno - Przedszkolnym w Pławniowicach, a Miejskim Przedsiębiorstwem Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Pyskowicach na czas nieokreślony, co jest niezgodne z art. 142 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że umowę zawiera się na czas oznaczony. Kopia ww umowy stanowi załącznik 11
nr 4 do niniejszego protokołu. Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Dyrektor Zespołu, który w imieniu Zespołu zawarł powyższą umowę. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Ujmować w planie finansowym Zespołu wszystkie przewidywane wydatki Zespołu, a dokonywane wydatki klasyfikować zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. 2. Zaprzestać zawierania umów na okres dłuższy niż 4 lata, z wyjątkiem umów zawieranych na podstawie art. 143 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. Dokonać stosownej zmiany umowy na wywóz odpadów komunalnych dostosowując okres na jaki jest ona zawarta do obowiązujących przepisów. Zalecenia powyższę kieruje się do Dyrektora Zespołu, zobowiązując jednocześnie do przedstawienia informacji o sposobie realizacji zaleceń w terminie 30 dni od dnia podpisania niniejszego protokołu. Wykaz załączników do niniejszego protokołu: 1. Zestawienie analityczne kont 130-80101 - 4210, 130 80104-4210, 130 80148 4210, 130 85415 4210, 130 80101-4300, 130 80113-4300, 130 80146-4300, 130 85412-4300 2. Kopie faktur Nr 675/2012 z dnia 09.05.2012r., Nr ( S ) FS-4595/08/2012/RO z dnia 29.08.2012r., Nr 886/10/129754/2012/11669 z dnia 04.10.2012r., Nr 1633938-01-2-R z dnia 26.10.2012r., 3. Kopia oświadczenia o stanie kontroli zarządczej z dnia 29.06.2012r. 4. Kopia umowy na wywóz odpadów komunalnych z dnia 28.10.2004r. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Dyrektor Zespołu pani Małgorzata Borkiewicz - Pięta oraz Kierownik GZOEPO pani Beata Śnieg, zostali poinformowani o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli instytucjonalnej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. 12
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa pozostawiono w kontrolowanych jednostkach. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 16/2012 Rudziniec 27.03.2013r. Zespół Szkolno Przedszkolny ul. Gliwicka 5 44-171 Pławniowice 969 14 69 878 tel. 32 23 05 540 (pieczątka kontrolowanej jednostki) Główna Księgowa Dyrektor Zespołu GZOEPO w Rudzińcu Grzegorz Nowak xxxxxxxxxx 3 mgr Małgorzata Borkiewicz - Pięta ( podpis kontrolującego) ( podpis Głównego Księgowego GZOEPO ) ( podpis Dyrektora Zespołu ) KIEROWNIK GZOEPO w Rudzińcu mgr Beata Śnieg ( podpis Kierownika GZOEPO ) 3 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 13