Poszerzona funkcjonalność procesów logistycznych. Negocjacje cen na przykładzie systemu Plan-de-CAMpagne. W bieżącym numerze newslettera kontynuujemy temat usprawniania procesów logistycznych, w przedsiębiorstwie produkcyjnym, przy wsparciu systemu informatycznego o nazwie Plan-de-CAMpagne. W wielu firmach produkcyjnych, w których ceny za materiały zmieniają się w sposób dynamiczny, przed rozpoczęciem procesu logistycznego, związanego z zamówieniami materiałowymi, wysyła się zapytania do dostawców: za jaką cenę są gotowi dostarczyć nam dany materiał w określonej ilości i w jakim czasie. Moduł Negocjacji cen w programie Plan-de-CAMpagne pozwala śledzić te zapytania w powiązaniu z projektem, kalkulacją i/lub materiałem, którego dotyczą. Przedsiębiorstwa prowadzą negocjacje cenowe na różnym etapie planowania produkcji. System pozwala na dużą elastyczność w tym zakresie. Możliwe jest zatem rozpoczęcie procesu negocjacyjnego podczas kosztorysowania zlecenia (ofertowanie), planowania zaopatrzenia w powiązaniu z innymi zleceniami produkcyjnymi, a także podczas zakupu bezpośrednio pod konkretne zlecenie produkcyjne. Negocjować ceny mogą zarówno technolodzy, jak i zaopatrzeniowcy. W tym artykule przedstawimy ogólny schemat działania modułu Negocjacji cen na przykładzie średniego przedsiębiorstwa produkcyjnego, działającego w branży konstrukcji stalowych, zlecającego podwykonawcom niektóre operacje. Do analizy wybrano sytuację, gdzie: 1) negocjacja cen odbywa się na etapie kosztorysowania zlecenia, 2) negocjacja cen odbywa się na etapie zaopatrzenia Negocjacja cen na etapie kosztorysowania zlecenia Wyobraźmy sobie taką sytuację: nasz klient, firma Bemet B.V., złożył zapytanie ofertowe na 4 sztuki Podstawy_GT, wchodzącej w skład większej konstrukcji pewnej maszyny. Z punktu
widzenia kalkulacji i minimalizacji kosztów wytworzenia zlecenia, interesuje nas zakup materiałów po jak najkorzystniejszej cenie w stosunku do jakości i czasu dostawy. Kalkulacja takiego zlecenia wygląda w programie Plan-de-CAMpagne tak, jak na rysunku (Rys. 1). Rys.1. Okno zawierające szczegóły dotyczące realizacji zlecenia. Okno to, uzupełniane jest zazwyczaj przez technologów i zawiera szacowane użycie mocy produkcyjnych (planowane zasoby i czas realizacji poszczególnych operacji) oraz szacowane zużycie materiałów. Na podstawie tych danych, system wylicza szacowany czas realizacji zlecenia i szacowane koszty produkcyjne. Aby kalkulowane wartości były jak najbardziej zbliżone do rzeczywistości, często stosowaną praktyką jest wysyłanie zapytań cenowych do dostawców materiałów czy kooperacji (podwykonawców). W systemie Plan-de-CAMpagne takie działanie jest bardzo proste. Wystarczy użyć skrótu klawiszowego lub kliknąć na drzewku prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią komendę z menu myszki. W ten sposób wygenerujemy następujące okno.
Rys.2. Okno dotyczące szczegółów w negocjacji cen. Dane zostają automatycznie zaczytane z kalkulacji i z magazynu. Zostanie przypisany numer negocjacji, który pozwoli później jednoznacznie zidentyfikować, do którego zapytania ofertowego dostawca przedstawił propozycję sprzedaży. W oparciu o planowany czas produkcji przypisany do operacji, warto uzupełnić tzw. datę wymaganą (tzn. na kiedy materiały mają być dostarczone przez dostawcę). Standardowi dostawcy wybranych materiałów odczytani są z tabeli Magazyn i automatycznie dopisani, jako dostawcy, do których należy wysłać zapytanie na wybrane materiały. Oczywiście dostawców można edytować oraz dodawać wprost z bazy kontrahentów. Można również wydrukować zapytanie ofertowe do dostawców lub od razu przesłać je mailem. System pozwala na utworzenie własnych szablonów zapytań ofertowych. Przykładowy wydruk prezentujemy poniżej.
Rys.3. Zapytanie ofertowe do firmy Hamel Metaal B.V.
Odpowiedzi wpisujemy do tabeli. Uzupełniamy pola czas dostawy, cena/szt. oraz ilość oferty. System dokonuje wstępnej analizy. Znaki (część A) ustawia przy liniach najbardziej korzystnych cenowo, a znaki (część B) ustawia przy liniach o najkrótszych czasach dostaw. Jednak to do użytkownika należy ostateczna decyzja wyboru odpowiednich linii od różnych dostawców lub wybór dostawcy. A B Rys. 4. Tablica analizy odpowiedzi od dostawców. Powyższe okno wskazuje, iż w opisywanym przypadku trzy spośród pięciu rodzajów blach najtaniej kupić można od dostawcy Hamel Metaal. Jednak czas dostawy materiałów od niego jest najdłuższy, a w praktyce oczekiwanie na jego dostawę spowodowałoby opóźnienia w produkcji. Biorąc to pod uwagę, decyzja wyboru pada na FERROMETAL Polska Sp. z o.o., gdyż zajmuje drugie miejsce pod względem opłacalności cenowej i mieści się w wyznaczonym czasie dostawy. Rys.5. Tabela analizy odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Ceny z wybranych linii zostają wczytane do kalkulacji zlecenia. Dzięki temu szybko i precyzyjnie można oszacować czas i koszty realizacji zlecenia.
Rys.6. Aktualizowanie danych w kalkulacji zgodnie z wybraną linią negocjacji. Negocjacja cen na etapie zaopatrzenia Negocjacja cen w wielu przedsiębiorstwach produkcyjnych odbywa się na etapie planowania zaopatrzenia. W systemie Plan-de-CAMpagne logistyka zaopatrzeniowa ma do dyspozycji tzw. Tabelę zakupu. Uzupełniana ona jest półautomatycznie, czyli o pojawianie się w niej wpisów dba system, ale można dodawać i edytować pozycje także bezpośrednio w tabeli zakupu. Dbałość systemu polega na umieszczaniu w tabeli pozycji, których brakuje na magazynie, a zaplanowano produkcję z użyciem tych materiałów lub stan tych materiałów spadł poniżej planowanego minimum. W tabeli zakupu pojawiają się także wpisy o konieczności zamówienia kooperacji.
Rys. 7. Tabela zakupu. Aby negocjować ceny materiałów/kooperacji wystarczy zaznaczyć te pozycje, które chcemy negocjować i z menu myszki wybrać opcję Negocjuj cenę zakupu. Pojawi się analogiczne okno, jak podczas negocjacji cen na etapie opracowywania technologicznego produkcji (szacowania kosztów). Rys.8. Okno dotyczące szczegółów w negocjacji cen. Podobnie, jak wcześniej należy dopisać alternatywnych dostawców, wysłać zapytania i po uzyskaniu odpowiedzi uzupełnić tabelę analizy wskazując linie do zatwierdzenia.
Po przetworzeniu zapytania ofertowego linia zakupowa zmieni parametry wskazując dostawcę, od którego mamy zamówić towar i po jakiej cenie. Wszystkie negocjacje cen możemy śledzić w jednej tabeli. Rys.9. Tabela negocjacje cen. Dziękuję za uwagę i poświęcony czas! Jeśli masz pytania, skontaktuj się z nami: +48 12 346 58 00.