Wyszukiwanie i zamawianie artykułów za pośrednictwem strony internetowej

Transkrypt

1 Wyszukiwanie i zamawianie artykułów za pośrednictwem strony internetowej

2 OBSŁUGA SYSTEMU E-ZAMÓWIENIA W celu skorzystania z systemu e-zamówienia należy zalogować się na stronie internetowej podając login i hasło (rys. 1). Rys. 1 Logowanie do systemu e-zamówienia. Po zalogowaniu się Klient otrzymuje wykaz ostatnich niezatwierdzonych zamówień (rys. 2). Każde zatwierdzone zamówienie posiada swój unikalny numer, który pozwala na jego jednoznaczną identyfikację. Zamówienia niezatwierdzone nie mają przydzielonego numeru. Status takiego zamówienia jest oznaczony jako N. Rys. 2 Wykaz ostatnich niezatwierdzonych zamówień. Wykaz zatwierdzonych i zrealizowanych zamówień, od daty do daty można uzyskać wybierając opcję Filtr zamówień znajdującą się w prawej części ekranu. Przy każdym zamówieniu wyświetlane są również: Data złożenia zamówienia Data realizacji zamówienia MOTO-HURT S.A. 2

3 Wartość netto zamówienia Wartość brutto zamówienia SKŁADANIE ZAMÓWIENIA W celu złożenia nowego zamówienia należy kliknąć przycisk Nowe zamówienie, podać preferowaną datę realizacji, wpisać ewentualne uwagi do zamówienia i zatwierdzić przyciskiem OK. Dane te można później zmienić używając opcji Popraw nagłówek (rys. 3). Rys. 3 Aktualizacja nagłówka zamówienia. Zamówienie może mieć wiele pozycji. Każda pozycja oznacza zamówienie określonej ilości konkretnego artykułu w określonej cenie. Aby dodać pozycję do zamówienia należy kliknąć przycisk Dodaj pozycję pod wykazem pozycji. Wyświetlone zostanie okno, jak na rysunku 4. Należy podać indeks wybranego artykułu i liczbę zamawianych sztuk pozostałe pola zostaną wypełnione przez system. Jeśli Klient nie zna indeksu artykułu, może posłużyć się wbudowana wyszukiwarką produktów (opisana w następnym punkcie), uruchamianą przyciskiem TecDoc, lub wyświetlić wykaz wszystkich indeksów wraz z ich ceną oraz stanem magazynowym przycisk Towary. Wówczas dodanie pozycji do zamówienia odbywa się przyciskiem Dodaj do zamówienia. Pozycje MOTO-HURT S.A. 3

4 zamówienia podobnie jak nagłówek zamówienia mogą być zmieniane już po dodaniu na zamówienie do tego celu służy przycisk Popraw. Rys. 4 Pozycja zamówienia. Po dodaniu wszystkich pozycji należy zatwierdzić zamówienie przyciskiem Zatwierdź zamówienie. Nie zatwierdzenie zamówienia spowoduje, że nie będzie ono realizowane. WYSZUKIWANIE PRODUKTÓW Każdy artykuł posiada unikalny numer identyfikacyjny indeks. Numer ten jest używany przy składaniu zamówień, aby jednoznacznie zidentyfikować zamawiany produkt. Wyszukiwanie towaru może odbywać się podczas dodawania pozycji do zamówienia jak również niezależnie od tego czy zamówienie jest składane. W celu znalezienia produktu oraz jego indeksu należy użyć jednej z wyszukiwarek artykułów udostępnianej przez system e-zamówienia. WYSZUKIWANIE WEDŁUG TECDOC Okno aplikacji służącej do wyszukiwania artykułów według bazy TecDoc zostało przedstawione jest na rysunku 5. MOTO-HURT S.A. 4

5 Rys. 5 Okno wyszukiwarki artykułów według bazy TecDoc. Składa się ono z następujących części: 1. Kryteria wyszukiwania w tej części określić można parametry szukanej części;dostępne są dwa sposoby wyszukiwania: przez katalog produktów oraz przez podanie numeru części producenta (opisane w dalszej części przewodnika); 2. Lista znalezionych artykułów w tej części wyświetlane produkty pasujące do wprowadzonych wymagań; 3. Szczegóły dotyczące wybranego artykułu tutaj wyświetlane są parametry techniczne produktu, numery OES, EAN, zdjęcia produktów, i in. W części dotyczącej informacji szczegółowych o wybranym artykule w zakładce Informacje podstawowe wyświetlane są parametry techniczne produktu. Dla poszczególnych grup produktów mogą być to różne informacje. Przykładowo dla filtrów paliwa mogą to być np. wymiary filtru, jego rodzaj i rodzaj paliwa, do którego jest przeznaczony, dla klocków hamulcowych wymiary, rozstaw otworów i strona zabudowy, zaś dla świec zapłonowych odstęp elektrod, długość gwintu i rozmiar MOTO-HURT S.A. 5

6 klucza. W zakładce Zastosowanie w pojazdach wyświetlane są wszystkie pojazdy, do których pasuje wybrany artykuł. Są one pogrupowane według marek i modeli. Dodatkowo, wyświetlane są także podstawowe informacje o każdej wersji pojazdu (moc silnika, lata produkcji). Rozmiar poszczególnych obszarów okna można dostosować przeciągając ich krawędzie za pomocą myszki. Za pomocą przycisków w górnej części okna programu można wybrać tryb pracy wyszukiwarki: Katalog pojazdów lub Wyszukiwanie. KATALOG POJAZDÓW Za pomocą katalogu pojazdów można znaleźć część pasującą do konkretnego modelu samochodu bez konieczności podawania jej numeru. Pierwszym krokiem jest wskazanie rodzaju pojazdu (osobowe, użytkowe lub wszystkie) oraz wybranie z listy rozwijanej marki, modelu i wersji samochodu (rys. 6). Dla ułatwienia wyświetlane są parametry wybranego pojazdu. Rys. 6 Katalog pojazdów wybór wersji samochodu. Po dokonaniu wyboru, w dolnej ramce pojawia się lista grup produktów (część z nich zawiera podgrupy), z których należy zaznaczyć odpowiednią (poprzez kliknięcie myszką). Zostaną wyświetlone wszystkie artykuły pasujące do wskazanej grupy/podgrupy. Niektóre elementy ze względu na specyfikę zastosowania mogą znaleźć się w kilku grupach (np. żarówki, filtry, itp.). Na MOTO-HURT S.A. 6

7 rys. 7 przedstawiono przykładowy rezultat wyszukiwania tarczy hamulcowej do samochodu Citroen Berlingo 1.6 HDI. Rys. 7 Wyszukiwanie tarczy hamulcowej do samochodu Citroen Berlingo 1.6 HDI. Nie wszystkie znalezione produkty są dostępne do zamówienia. Zamówić można tylko te artykuły, dla których wypełnione jest pole Indeks MH. W powyższym przykładzie są to tarcze z numerami DF4183 i BG3622. Posortowanie znalezionych artykułów po indeksie pozwala na szybkie sprawdzenie dostępności części. W tym celu wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszy na nagłówek kolumny Indeks MH. Aby zmienić kierunek sortowania należy ponownie kliknąć na nagłówek. W ten sam sposób można sortować produkty według wartości innych kolumn. WYSZUKIWANIE PO NUMERZE ARTYKUŁU Jeżeli znany jest indeks artykułu lub jeden z jego numerów: numer artykułu, numer handlowy, numer OES, numer EAN, wygodniejsze może okazać się używanie opcji Wyszukiwanie towaru. MOTO-HURT S.A. 7

8 Kod OES jest identyfikatorem konkretnej części nadawanym przez producenta pojazdu. Korzystając z tego numeru można znaleźć wszystkie pasujące części różnych producentów. Wynik wyszukiwania jest podobny jak w przypadku korzystania z Katalogu pojazdów, ale wpisanie kodu OES pozwala na znalezienie szukanej części bez konieczności podawania dodatkowych informacji, takich jak marka czy model samochodu. Przykładowo, numer OES dla klocków hamulcowych do Toyoty Corolla 2.0 D- 4D (116 KM) to Wpisując ten numer w pole wyszukiwania i zaznaczając opcję Numery OES można znaleźć wszystkie zamienniki od różnych producentów (rys. 8). Przy wyszukiwaniu wg numerów są brane pod uwagę tylko cyfry i litery system pomija znaki oddzielające grupy cyfr, np. spacje, -,., itp. Oznacza to, że w powyższym przypadku można wpisać również kod Rys. 8 Wyszukiwanie zamienników dla numeru OES Do jednego artykułu może być przypisane kilka kodów OES (np. dla różnych marek czy modeli). Przypisane kody można sprawdzić w ramce informacji podstawowych w bloku Numery OES. W przypadku, gdy znany jest indeks lub nazwa artykułu, aby znaleźć dla niego zamiennik należy MOTO-HURT S.A. 8

9 najpierw wyszukać część oryginalną i wybrać odpowiedni kod OES z ramki informacji szczegółowych. Następnie należy wpisać wybrany kod do filtru numerów i nacisnąć przycisk Szukaj. WYSZUKIWANIE BEZPOŚREDNIE W tym trybie wyszukiwanie w ramce Filtrowanie podstawowe odbywa się przez podanie całości lub części indeksu lub nazwy szukanego towaru. W ramce Filtrowanie zaawansowane, w przypadku podawania fragmentu należy używać: * aby zastąpić dowolną liczbę znaków (rys. 9). Po kliknięciu pierwszego przycisku Szukaj wyświetlone zostają produkty spełniające zadane kryteria. Rys. 9 Wyszukiwanie towarów wyszukiwanie produktu o nazwie zawierającej słowa filtr oraz corsa. MOTO-HURT S.A. 9

10 DODATKOWE FUNKCJE System e-zamówienia udostępnia dodatkowe funkcje, dostępne po wybraniu odpowiedniego przycisku z górnej części ekranu startowego (rys.10) Rys. 10 Ekran startowy systemu e-zamówienia; czerwoną ramką zaznaczono przyciski dodatkowych funkcji. Funkcjonowanie zakładek Zamówienia, Wyszukiwanie towarów oraz Wyszukiwanie katalogowe (TecDoc) zostało już omówione w tym przewodniku. MOTO-HURT S.A. 10

11 Zakładka Faktury elektroniczne pozwala na oglądanie dokumentów sprzedaży wystawionych do zamówień Klienta (rys. 11). Domyślnie pokazują się faktury wystawione miesiąc wstecz licząc od daty aktualnej. Aby wyświetlić dokumenty z innego okresu należy wybrać odpowiednie ustawienia filtru w ramce Filtr faktur i wcisnąć przycisk Filtruj. Rys. 11 Wykaz dokumentów sprzedaży wystawionych do zamówień Klienta. W ramce poniżej filtru pojawi się lista dokumentów sprzedaży oraz informacja o uregulowanych należnościach. Po prawej stronie ekranu pojawiają się pozycje z podświetlonej faktury. PROCES AUTOMATYCZNEGO WYSTAWIANIA FAKTUR, GENEROWANIE PLIKU DANYCH DOTYCZĄCYCH SPRZEDAWANEGO ASORTYMENTU (ZAŁĄCZNIK ELEKTRONICZNY DO FAKTURY VAT) I WGLĄDU W HISTORIĘ OPERACJI DLA KONTRAHENTA Kontrahent dokonując zamówienia ma możliwość wygenerowania elektronicznej postaci Faktury VAT i zapisania u siebie na dysku. Posiada możliwość analizowania swoich rozrachunków, należności oraz historię zamawianych towarów. PROCES SKŁADANIA REKLAMACJI Reklamacje mogą dotyczyć problemów związanych z realizacją zamówienia. W szczególności kontrahent może reklamować nieterminową realizację zamówienia, braki w dostawie w stosunku do MOTO-HURT S.A. 11

12 zamówienia, inne ceny na fakturze, a inne na zamówieniu, czy uszkodzone towary. Po zarejestrowaniu reklamacji w module e-zamówienia informacja przekazywana jest do pracownika odpowiedzialnego za zamówienia dla danego kontrahenta. Po obsłużeniu zgłoszenia kontrahent otrzymuje w systemie e-zamówienia zwrotną informację o sposobie załatwienia reklamacji. Tą drogą kontrahent może również przesyłać inne wiadomości. INTEGRACJA Z SYSTEMAMI INFORMATYCZNYMI KLIENTÓW Kontrahent może przygotować plik wymiany generowany ze swojego systemu informatycznego. W pliku zawarte są dane dotyczące zamawianych towarów. Program e-zamówienia wczytuje tak przygotowany plik i na jego podstawie generuje zamówienie. Format pliku wymiany ustalany jest z kontrahentem w zależności od używanego przez niego systemu informatycznego. MOTO-HURT S.A. 12