ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/2016 NA: Organizację Konferencji w ramach Projektu Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym w dniach 6-13 marca 2016r. w powiecie Cieszyńskim w gminie Wisła lub gminach sąsiednich. 1. Naukowe Centrum Prawno- Informatyczne Ul. Kazimierza Wójcickiego 1/3 lok 17 01-938 Warszawa 2. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest organizacja konferencji w dniach od 6 do 13 marca 2016r. w powiecie Cieszyńskim w gminie Wisła lub gminach sąsiednich. Konferencja zorganizowana będzie w ramach projektu Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym. W konferencji uczestniczyć będzie 30 osób. W dniach od 6 do 7 marca i od 11 do 13 marca będzie to 10 osób, a od 7 do 11 marca będzie to łącznie 30 osób. Ostateczna liczba uczestników ustalona zostanie 3 dni przed Konferencją. Dla potrzeb zamówienia, określone zostaną ceny jednostkowe za jednego uczestnika Konferencji. 1.1. Zapewnienie usługi hotelowej 1.1.1 Wykonawca zapewni nocleg dla uczestników konferencji, wskazanych imiennie przez Zamawiającego, w hotelu lub ośrodku konferencyjnoszkoleniowym w standardzie odpowiadającym standardowi hotelu co najmniej trzygwiazdkowego, położonym w gminie Wisła lub w gminach sąsiednich w powiecie Cieszyńskim. Hotel musi zapewnić Gościom Konferencji ciszę i spokój. 1.1.2 Wszystkie pokoje hotelowe będą jednoosobowe lub dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania i będą spełniać następujące kryteria: a) pokoje odpowiadające standardowi w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym lub ośrodku konferencyjno-szkoleniowym w standardzie odpowiadającym standardowi hotelu co najmniej trzygwiazdkowego b) w cenę pobytu musi być włączone parkowanie na strzeżonym parkingu.
1.1.3 Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację zakwaterowania uczestników w hotelu. 1.2 Informacje na temat sali konferencyjnej zarezerwowanej na potrzeby organizacji Konferencji 1.2.1. Sala dla minimum 30 osób - bez filarów, kolumn (sala nie może zawierać elementów utrudniających kontakt wizualny), z zapleczem sanitarnym, odpowiednio oświetlona, umożliwiająca komfortowe usadzenie osób zwróconych w kierunku ekranu, zaopatrzona w sprzęt techniczny: ekran odpowiedniej wielkości zapewniający komfort śledzenia informacji z każdego punktu sali, rzutnik, komputer podłączony do projektora multimedialnego, dwa mikrofony bezprzewodowe, system do nagrywania przebiegu obrad. 1.2.2 Przygotowanie Sali konferencyjnej do przeprowadzenia Konferencji: a) Wykonawca zapewnieni obsługę techniczną sprzętu w zakresie wymaganym do jego sprawnego i bezawaryjnego działania, b) Wykonawca zapewni obsługę logistyczną i organizacyjną na potrzeby realizacji elementów Zadania c) Wykonawca zapewni sprzątnięcie Sali konferencyjnej, a także przestrzeni do organizacji gastronomii w trakcie Konferencji, d) Wykonawca zapewnieni oddzielne pomieszczenie w pobliżu sali konferencyjnej na potrzeby organizacji przerw kawowych e) Zamawiający nie dopuszcza wykorzystania sal restauracyjnych do celów przeprowadzenia konferencji.
1.3. Kompleksowa obsługa gastronomiczna (catering) dla uczestników Konferencji. 1.3.1 Uroczysta kolacja Wykonawca zapewni uroczystą kolację w dniu 7 marca 2016r. w miejscu organizowanej Konferencji (godz. 19:00) dla 30 osób a) menu: Do wyboru trzy przystawki na zimno Minimum dwa rodzaje sałatek Do wyboru dwa rodzaje dań głównych na gorąco w tym 1 danie mięsne i 1 danie jarskie, ciepłe dodatki do dań na gorąco (minimum 3 rodzaje np. ziemniaki opiekane, frytki, ryż) do wyboru deser, 3 rodzaje ciast porcjowanych i 2 rodzaje deserów podawanym w pucharkach (np. musy, lody) napoje gorące ( kawa i herbata w termosach) napoje zimne (minimum 3 rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) wino białe i czerwone, minimum 0.25 l na osobę. a) W trakcie uroczystej kolacji Wykonawca zapewni oprawę muzyczną (zespół, artysta, pianino), która będzie nawiązywać do polskiej tradycji i kultury. Występ powinien stanowić dogodne tło do rozmów podczas kolacji. Występ będzie trwał od początku do końca kolacji. b) Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis gastronomiczny w trakcie uroczystej kolacji (tj. przygotowanie (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów obrusy, zastawa niejednorazowego użytku oraz sprzątanie). c) Wykonawca, najpóźniej na 5 dni roboczych przed terminem podpisania Umowy, przedstawi propozycje miejsca organizacji uroczystej kolacji przez Zamawiającego. Miejsce organizacji kolacji musi cechować się elegancją oraz dostosowaniem do charakteru Konferencji naukowe spotkanie ekspertów. 1.3.2 śniadanie
Wykonawca zapewni 4 śniadania ( 8-11 marca 2016) dla 30 osób według zasad przyjętych dla hotelu trzygwiazdkowego oraz trzy śniadania ( 7, 12-13 marca 2016) dla 10 osób według zasad przyjętych dla hotelu trzygwiazdkowego. 1.3.3. Przerwa kawowa W dniach od 8 do 11 marca 2016r. wykonawca zorganizuje po dwie przerwy kawowe każdego dnia. W ramach przerwy wykonawca zapewni: - kawę i herbatę w termosach w ilości odpowiadającej liczbie uczestników konferencji. - soki ( 100 % sok owocowy - minimum 2 rodzaje smaków), wodę gazowaną i niegazowaną w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników konferencji - wybór ciastek (minimum 3 rodzaje, np. rogaliki nadziewane, babeczki z kremem i owocami, lub inne propozycje, z wyłączeniem produktów o przydatności do spożycia ponad 7 dni) w ilości minimum 2 sztuki na osobę; - śmietankę do kawy w dzbanuszkach porcelanowych o pojemności nie większej niż 300 ml, świeżą cytrynę w plasterkach (plasterki przekrojone na połowę), cukier biały oraz brązowy, słodzik. Każdy uczestnik w czasie przerw kawowych będzie miał swobodny dostęp, w tym samym czasie, do stołów pozwalających na degustację na stojąco. 1.3.4 Obiady Wykonawca zapewni 7 obiadów (w dniach od 7 do 13 marca 2016r. dla uczestników konferencji, z tym, że w dniach 7 i 12-13 obiad będzie dla 10 uczestników, a w dniach 8-11 dla 30 uczestników. Każdy z obiadów obejmować będzie -Do wyboru dwa rodzaje zup -Sałatki ( minimum 2 rodzaje ) - Do wyboru dwa rodzaje dań głównych na gorąco w tym 1 danie mięsne i 1 danie jarskie
- ciepłe dodatki w do dań na gorąco ( minimum 3 rodzaje np. ziemniaki opiekane, frytki makaron) - desery, składające się z minimum 2 rodzajów ciast porcjowanych i owoców - napoje gorące ( kawa i herbata do wyboru) - napoje zimne (minimum 2 rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, woda niegazowana oraz gazowana) 1.3.5 kolacja zwykła Wykonawca zapewni dniach 6 i 8-12 marca 2016r. kolację dla uczestników konferencji. W dniu 6 i 11-12 w kolacji uczestniczyć będzie 10 osób, a w dniach 8-10 w kolacji uczestniczyć będzie 30 osób. Kolacja obejmować będzie: - sałatki (minimum 2 rodzaje) - do wyboru dwa rodzaje dań głównych na gorąco w tym 1 danie mięsne i 1 danie jarskie, - ciepłe dodatki do dań na gorąco (minimum 3 rodzaje), - deser, do wyboru minimum 2 rodzaje ciast porcjowanych i owoce - napoje gorące ( herbata i kawa w termosach) -napoje zimne (minimum 2 rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) 1.3.6. Pozostałe obowiązki Wykonawcy w zakresie kompleksowej obsługi gastronomicznej Konferencji: a) Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji menu usług gastronomicznych opisanych w pkt 2.1, 2.2 oraz 2.3. nie później niż na 5 dni roboczych przed podpisaniem Umowy. b) Świadczenie usług żywienia odbywać się musi wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.). Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia. Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji posiłki specjalne, tzn. posiłki związane ze szczególną dietą uczestnika, w tym posiłki wegetariańskie lub posiłki przygotowane z uwzględnieniem wymogów religijnych lub medycznych.
c) Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis gastronomiczny w ramach kompleksowej obsługi gastronomicznej dla uczestników konferencji (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów - obrusy, zastawa biała lub ecru, nie jednorazowego użytku oraz sprzątanie). Serwis gastronomiczny obejmuje śniadania, przerwy kawowe, obiad oraz uroczystą zasiadaną kolację. d) Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów roboczych między Wykonawcą i Zamawiającym w zakresie kompleksowej obsługi gastronomicznej. Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz za pomocą telefonów i faksu. 1.4 Pozostałe obowiązki Wykonawcy w zakresie obsługi konferencji Wykonawca przygotuje według dyspozycji Zamawiającego 30 kompletów materiałów konferencyjnych (publikacji naukowych dotyczących tematyki konferencji) wraz z programem konferencji (wykaz materiałów zostanie ustalony z Zamawiającym maksymalnie 10 dni przed rozpoczęciem konferencji). Każdy komplet materiałów, nie będzie droższy niż 100 zł za komplet. 3. Termin wykonania zamówienia 6-13 marca 2016r. 4. Warunki udziału w postępowaniu 1. Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia/ 5. Waluta, w jakiej będą prowadzone rozliczenia związane z realizacją niniejszego zapytania ofertowego Cena oferty zostanie podana przez Wykonawcę w PLN. 6. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wymagania podstawowe 1) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Kamil Czaplicki Tel: 506 433 746 adres mailowy k.czaplicki@uksw.edu.pl 8. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty Ofertę należy złożyć w postaci elektronicznej na adres: k.czaplicki@uksw.edu.pl w nieprzekraczalnym terminie: 15.02.2016 r. godz. 14.00 Decyduje data wpływu oferty. 9. Kryteria oceny ofert 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Waga 1. Cena ofertowa 100% 10. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 1. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Zamawiający jest upoważniony do wezwania do uzupełniania ofert jeżeli nie naruszy to konkurencyjności oraz do poprawiania oczywistych omyłek. 2. Sprawdzanie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 3. Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawca zostanie wybrany nie później niż po upływie 2 dni od zakończenia terminu składania ofert. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postepowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. Zamawiający przekaże zlecenie do realizacji Wykonawcy drogą elektroniczną w dniu wyboru wykonawcy.
11. Odrzucenie wykonawcy Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: 1) w przypadku niespełniania warunków udziału w postępowaniu; 2) w przypadku niezgodności oferty z niniejszym zapytaniem; 3) w przypadku przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych. 12. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują poprzez e-mail. 13. Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 14. Pozostałe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie drogą elektroniczną. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu Ofertowym. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą e-mailową wraz z informacją o wynikach postępowania. 15. Zamówienie uzupełniające Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia mniejszego zamówienia niż zamówienie opisane w zapytaniu. Wartość zmiany nie może być większa niż 30% obecnego zapytania. 16. Finansowanie Zamówienie jest finansowane w ramach projektu badawczo rozwojowego realizowanego na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa Model regulacji jawności i jej ograniczeń w demokratycznym państwie prawnym współfinansowanego ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju". Sposób płatności: Na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę po akceptacji przez Zamawiającego usługi Termin płatności : 14 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego