PROTOKÓŁ WYBORU WYKONAWCY WEDŁUG ZASADY KONKURENCYJNOŚCI DLA POSTĘPOWANIA NA: Wynajem sali szkoleniowej oraz zapewnienie usługi noclegowej i cateringowej podczas spotkania roboczego mentorów, supervisorów i ekspertów LIS w ramach projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Nr postępowania 41/1.18/2011 1. Przedmiot postępowania: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zlecenie Wykonawcy następujących działań: 1. Zapewnienie usługi noclegowej 2. Zapewnienie usługi cateringowej 3. Wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem według specyfikacji określonej w zapytaniu ofertowym. 2. Zaproszenie ofertowe wywieszono w dniu 16 czerwca 2011 r. w siedzibie Zamawiającego oraz na jego stronie internetowej w dniu 21 czerwca 2011. Zaproszenie wysłano również do następujących podmiotów: 1. Dwór Konstancin ul. Od Lasu 23 2. Hotel Hrabski ul. Droga Hrabska 50 50-090 Raszyn 3. Hotel Lando ul. Mazowiecka 76, Bobrowice 05-502 Piaseczno 4. Dworek Biała Dama Al. Legionów Polskich 2 99-416 Nieborów 3. Zaproszenie ofertowe wywieszone w siedzibie zdjęto w dniu 27 czerwca 2011 r. 4. Termin składania ofert oznaczono na dzień 27 czerwca 2011 r. do godz. 12.00. 5. Oferty zostały złożone przez: 1. Oferta nr 1 Centrum Konferencyjne Falenty sp. z o. o. (wersja elektroniczna) w dniu 21.06.2011 r. Al. Hrabska 4 A, Falenty 1
05-090 Raszyn 2. Oferta nr 2 Rest Sp. z o.o (wersja elektroniczna) w dniu 27.06.2011 r. godz. 11:21 ul. Fort Wola 22, 00-961 Warszawa 3. Oferta nr 3 CS Szkolenie i Doradztwo (wersja elektroniczna) w dniu 27.06.2011 r. godz. 11:59 ul. Minerska 16 04-506 Warszawa 4. Oferta nr 4 Dwór Konstancja (fax) w dniu 27.06.2011 r. godz. 13:06 (wersja elektroniczna) w dniu 27.06.2011 r. godz. 13:47 ul. Od Lasu 23 5. Oferta nr 5 Hotel Konstancja (fax) w dniu 27.06.2011 r. godz. 12:16; (wersja elektroniczna) w dniu 27.06.2011 r. godz. 14:14 ul. Wierzejewskiego 15 6. Oferty odrzucone: Oferta nr 2 Wykonawcę wezwano do uzupełnienia przesłanego opisu obiektu o informację czy hotel posiada infrastrukturę dla osób niepełnosprawnych (Wykonawca podał jedynie informację, iż posiada 1 pokój dla osób niepełnosprawnych) oraz o posiadanej ilości miejsc parkingowych zwykłych oraz dla osób niepełnosprawnych (Wykonawca zamieścił jedynie informację o dozorowanym parkingu). Wykonawca uzupełnił ofertę w powyższym zakresie, ale nie podał informacji o posiadanych miejscach parkingowych zwykłych. Ponadto Wykonawcę wezwano do wyjaśnienia załącznika nr 3 (wykaz zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań itp.) w: pozycji nr 1 Wykonawca w jednej pozycji podał informację o 2 szkoleniach, ale w kolumnie data realizacji podaje daty 3 szkoleń, Wykonawca podał rozbieżne informacje, liczba uczestników 40; pozycji nr 2 - Wykonawca w jednej pozycji podał 1 nazwę konferencji, ale w kolumnie data realizacji podaje daty 2 szkoleń, Wykonawca podał rozbieżne informacje, liczba uczestników 72; pozycji nr 4 Wykonawca w jednej pozycji podał nazwę 3 szkoleń/konferencji, oraz w kolumnie data realizacji podaje daty 3 szkoleń/konferencji, liczba uczestników 45. Wykonawcę poproszono o rozbicie powyższych szkoleń/konferencji, Wykonawca nie podał informacji czy każde z powyższych szkoleń opiewa na podaną liczbę uczestników, być może wskazana przez Wykonawcę liczba uczestników to łączna liczba osób na wszystkie szkolenia. Wykonawca zobowiązany był do wyjaśnienia jedynie pozycji wskazanych wyżej. Po uzupełnieniu oferty w powyższym zakresie Wykonawca podlega odrzuceniu z powodu nie spełnienia warunku 4.1.2) zapytania ofertowego tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, przygotował minimum 5 konferencji (szkoleń, spotkań, itp.) dla co najmniej 20 osób każda (z zapewnieniem usługi noclegowej, cateringowej i wynajęciem odpowiednio wyposażonych sal konferencyjnych). Po wyjaśnieniu Wykonawcy otrzymano łącznię 10 zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań itp.), przy czym: w pozycji nr 1 podano 3 szkolenia, ale podlegają one odrzuceniu, ponieważ przedstawione szkolenia zorganizowane zostały na mniej niż 20 osób wymaganych w 4.1.2) zapytania; w pozycji nr 4 podano 3 szkolenia, ale podlegają odrzuceniu, ponieważ przedstawione szkolenia zorganizowane zostały 2
na mniej niż 20 osób wymaganych w 4.1.2) zapytania. Tym samym w przedstawionym przez Wykonawcę wykazie otrzymano wynik jedynie 4 ważnych pozycji zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań, itp.). W zapytaniu wymagano przedstawienie co najmniej 5 konferencji (szkoleń, spotkań, itp.). Tym samym oferta podlega odrzuceniu. Dodatkowo Wykonawcę poproszono o podpisanie załącznika nr 3 do zapytania oraz o przesłanie dokumentu potwierdzającego status prawny Wykonawcy. Wykonawca uzupełnił ofertę w powyższym zakresie, ale z powodu nie spełnienia warunku 4.1.2) podlega odrzuceniu, tym samym uzupełnienie/wyjaśnienie oferty dokonane prawidłowo przez Wykonawcę jest mało istotne. Oferta nr 4 zgodnie z 9 zapytania ofertowego oferty należało składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27 czerwca 2011 r. do godz. 12.00. Niniejszą ofertę otrzymano fax em o godz. 13:06 oraz drogą elektroniczną o godz. 13:47. Tym samym oferta została przesłana po terminie i podlega odrzuceniu. Oferta nr 5 zgodnie z 9 zapytania ofertowego oferty należało składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27 czerwca 2011 r. do godz. 12.00. Niniejszą ofertę otrzymano fax em o godz. 12:16 oraz drogą elektroniczną o godz. 14:14. Tym samym oferta została przesłana po terminie i podlega odrzuceniu. 7. Kryteria oceny ofert: 1. Cena 60%; 2. Doświadczenie Wykonawcy w działaniu w obszarze organizacji konferencji dla co najmniej 20 osób każda 20 %; 3. Oferowana baza dydaktyczno-lokalowa 20%. 8. Charakterystyka ważnych i nieodrzuconych ofert: Nr Kryterium: ceny - Kryterium: doświadczenie ofert 60% Wykonawcy w działaniu w y obszarze organizacji konferencji dla co najmniej 20 osób każda 20 % Kryterium: baza dydaktycznolokalowa: 1) Położenie; 2) Parking dla gości - 20% Łączna ilość punktów Cena/liczba punktów oferty w kryteium ceny Ilość przygotowanych konferencji ponad wymagane w zapytaniu min. 5/punktów przyznanych w tym kryterium 1) większa odległość od centrum Warszawy + położenie; 2) ilość miejsc parkingowych. 3
1 19.866,36 zł./ 58,89 3 19.500,00 zł./ 60 62 1 / 20 1) 12 km./ 15 2) 150+10 2 / 5 27 3 / 8.71 1) 12 km./15 2) 68+2 4 / 1.95 98,89 85,66 Oferta nr 1 Wykonawcę poproszono o poprawienie ceny w załączniku nr 1 (formularz oferty) zauważono błąd wynikający z działań matematycznych w cenniku (tabela) w pozycji nr 1, mnożąc cenę jednostkową 490,75 zł x 30 osób otrzymujemy kwotę 14.722,50 zł., a nie kwotę podaną przez Wykonawcę 14.722,56 zł. Tym samym otrzymujemy inną sumę za wykonanie zamówienia, zamiast 19.866,42 zł. powinniśmy otrzymać 19.866,36 zł. Poprawiamy powyższe pozycje, o czym informujemy Wykonawcę. Wykonawca nie przesłał poprawionego cennika w załączniku nr 1 zapytania. Dodatkowo Wykonawcę prosimy o wyjaśnienie załącznika nr 3 (wykaz zorganizowanych konferencji(szkoleń, spotkań itp.) w: pozycji nr 5 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań w roku 2010, liczba uczestników 130; pozycji nr 6 - Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 11 spotkań w roku 2010, liczba uczestników 130; pozycji nr 25 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań w czerwcu 2010 r., liczba uczestników 80; pozycji nr 39 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań we wrześniu 2010 r., liczba uczestników 150; pozycji nr 48 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań w grudniu 2010, liczba uczestników 190. Wykonawcę poproszono o rozbicie powyższych cykli szkoleń, Wykonawca nie podał informacji czy każde z powyższych szkoleń opiewa na podaną liczbę uczestników, być może wskazana przez Wykonawcę liczba uczestników to łączna liczba osób na wskazane cykle. Wykonawca zobowiązany jest do wyjaśnienia jedynie pozycji wskazanych wyżej. Wykonawca wyjaśnił niniejszy załącznik, podając łącznie 70 pozycji w wykazie zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań itp.). Ponadto Wykonawcę wezwano do uzupełnienia pozycji nr 29, 37 w załączniku nr 3 (wykaz zorganizowanych konferencji) o podanie daty realizacji (rok) konferencji (szkolenia, spotkania itp.). Wykonawca wygrywa niniejsze postępowanie, w związku z powyższym poproszono ponownie o przesłanie poprawionego cennika w załączniku nr 1 zapytania, potwierdzenie informacji czy Wykonawca posiada 6 pokoi jednoosobowych oraz 12 pokoi dwuosobowych (ewentualnie czy Wykonawca zamieni pokoje dwuosobowe na jednoosobowe) oraz o podpis opisu obiektu. 1 W wyjaśnionym wykazie zorganizowanych konferencji jest 70 pozycji; odrzucono 3 (bo bez noclegu). Odrzucono pozycje nr 20, 27, 37. Z pozostałych 67 odjęto wymagane 5, otrzymując w konsekwencji do przeliczeo liczbę 62. 2 Wskazano 150 miejsc parkingowych plus 10 dla osób niepełnosprawnych. Czyli na potrzeby przeliczeo 200 miejsc parkingowych. 3 Jest 32 pozycje. Żadna ze wskazanych pozycji nie podlega odrzuceniu. Z 32 odjęto wymagane 5, otrzymując w konsekwencji do przeliczeo liczbę 27. 4 Wskazano 68 miejsc parkingowych zwykłych plus 2 dla osób niepełnosprawnych. Czyli na potrzeby przeliczeo 78 miejsc parkingowych. 4
Oferta nr 3 Wykonawcę poproszono o uzupełnienie oferty o opis obiektu zgodnie z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym ( 4.1.1)). Uzyskano kompletne oferty i tym samym przystąpiono do oceny ofert. 9. Wybrany wykonawca: Nazwa: Oferta nr 1 Centrum Konferencyjne Falenty sp. z o. o. Al. Hrabska 4 A, Falenty 05-090 Raszyn Cena: 19.866,36 zł. Brutto 10. Data sporządzenia protokołu: 7 lipca 2011 r. 11. Osoba prowadząca postępowanie: Monika Ropiak, specjalista ds. organizacji spotkań i szkoleń Imię i nazwisko: Monika Ropiak Podpis 12. Osoby sporządzające protokół: Imię i nazwisko: Magdalena Ramos-Smul Podpis 13. Osoba zatwierdzająca wynik postępowania: Imię i nazwisko: Bohdan Skrzypczak Funkcja: Prezes Data i podpis: 7.07.2011 5