Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: I SZKOLENIA PERSONELU Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Kierownik Administracji Justyna Zalesińska Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 14 Data: 06.09.16r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel procedury 2 2. Przedmiot procedury 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu 3 6.1 Komunikacja wewnętrzna- postanowienia ogólne 3 6.2 Komunikacja z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi 4 6.3 Kwalifikacje, kompetencje oraz rekrutacja personelu 6 6.4 Formalne zatrudnienie i dopuszczenie pracownika do pracy 7 6.5 Nadzorowanie wymagań formalnych, w związku z zatrudnieniem personelu 9 6.6 Identyfikacja szkoleń i podnoszenie kwalifikacji pracowników 10 6.7 Kwalifikacja i ocena szkoleń i procesu 12 6.8 Proces zwalniania pracowników 13 7. Wykaz dokumentów związanych 14 8. Załączniki 14 9. Historia zmian 14 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy ENGIE Services Sp. z o. o.
Strona 2 z 14 1. Cel procedury Celem niniejszej procedury jest ustanowienie jednorodnego sposobu komunikacji oraz zapewnienie sprawnego przebiegu procesu szkolenia i podnoszenia kwalifikacji pracowników Spółki i osób wykonujących prace na rzecz ENGIE Services Sp. z o.o., tak aby osoby wykonujące zadania w organizacji lub w jej imieniu były kompetentne poprzez odpowiednie wykształcenie, szkolenie i/lub doświadczenie, ze szczególnym uwzględnieniem działań związanych ochroną środowiska i bezpieczeństwem i higieną pracy. 2. Przedmiot procedury Przedmiotem procedury jest ustalenie: - sposobu wewnętrznej komunikacji między różnymi szczeblami i służbami w organizacji, - zasad zatrudniania i zwalniania personelu, - metod identyfikacji potrzeb szkoleniowych oraz oceny skuteczności procesu. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje w komórkach organizacyjnych ENGIE Services Sp. z o. o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej procedury. 4. Terminologia i skróty Pełny katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa załącznik nr 1 do Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Specyficzne terminy i skróty przywołane w niniejszej procedurze są zdefiniowane następująco: Personel osoba, która realizuje działania na rzecz ENGIE Services Sp. z o.o. w obszarze Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością i Środowiskowego, niezależnie od formy prawnej jaka ją łączy z organizacją. Strona zainteresowana osoby, podmioty, w tym Klienci związani z efektami działalności środowiskowej i/lub BHP ENGIE Services Sp. z o.o. albo, na które mają wpływ efekty tej działalności. Kwalifikacja proces mający na celu wykazanie zdolności do spełnienia wyspecyfikowanych wymagań. 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1 Za bieżące stosowanie niniejszej procedury odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań. 5.2 Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami procedury określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny 1. - Proces zatrudnienia personelu - Zarząd oraz Kierownicy KO 2. - Komunikacja z zewnętrznymi stronami - Kierownicy KO
Strona 3 z 14 3. zainteresowanymi w odniesieniu do działań operacyjnych - Komunikacja z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi w odniesieniu do działalności środowiskowej organizacji - Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS 4. - Szkolenia wstępne i okresowe BHP - Służba BHP 5. - Planowania i organizowania szkoleń personelu - Kierownicy KO oraz Kierownik Działu Kadr 6. - Zarządzanie kadrami - Kierownik Działu Kadr 6. Opis procesu 6.1 Komunikacja wewnętrzna- postanowienia ogólne 6.1.1 Komunikację wewnętrzną stanowi proces przyjmowania, opracowywania i przekazywania informacji dotyczących m.in: - Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz celów ogólnych i szczegółowych BHP, celów zadań i programów jakościowych i środowiskowych, - aspektów środowiskowych, w tym aspektów znaczących I i II kategorii, - wyników oceny ryzyka zawodowego oraz zasad prowadzenia prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami BHP, - wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych w środowisku pracy, - wymagań prawnych i innych do których organizacja się zobowiązała, - zakresu i wyników ustanowionego w organizacji Regulaminu Motywowania Pracowników do Bezpiecznej Pracy, - planowanych auditów oraz opracowywania wyników z auditu, - oceny skuteczności ZSZ oraz ustaleń z Przeglądu Zarządzania, - wewnętrznych aktów normatywnych Spółki, - umów, których ustalenia są wiążące i mogą mieć wpływ na działanie poszczególnych służb w organizacji, - zezwoleń i decyzji urzędowych (jeśli dotyczy), - kwalifikacji i oceny podwykonawców i dostawców, - wymagań zawartych w dokumentacji SZŚ, - rocznych planów szkoleń. 6.1.2 Komunikacja wewnętrzna ze względu na wagę przekazywanej informacji w ENGIE Services Sp. z o.o. przyjmuje formę: - dwustronnej wymiany informacji w postaci posiedzeń zarządu, kierowników, oraz innych spotkań wynikających z charakteru pracy poszczególnych komórek organizacyjnych, - pozyskiwania (zbierania) informacji standardowych wynikających z wewnętrznych uregulowań w organizacji (sprawozdawczość z bieżącej działalności i/lub
Strona 4 z 14 funkcjonowania ZSZ) lub będących następstwem wezwania przełożonego lub Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, - otrzymywania informacji niestandardowych związanych z funkcjonowaniem organizacji, w szczególności dotyczących incydentów, które miały miejsce na obsługiwanych obiektach, w tym sytuacji awaryjnych lub awarii środowiskowych, zagrożeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy i metod ich przeciwdziałania, sytuacji mających wpływ na zdrowie i życie ludzkie i/lub pogorszenie/zniszczenie mienia spółki lub mienia Klienta, - informowania jednostronnej informacji, z którą powinni zapoznać się pracownicy firmy i jeśli ma to zastosowanie inne osoby, w tym podwykonawcy. Kluczowym narzędziem informacyjnym jest portal e-engie, na którym dostępne są wszelkie istotne informacje dotyczące działalności i przyjętych standardów pracy. Wszelkie dodatkowe informacje komunikowane są za pośrednictwem poczty e-mail. Pracownicy spółki zobowiązani są do bieżącego śledzenia zmian w zakresie publikowanych lub przesyłanych informacji. - wniosków, propozycji, skarg pracowników jednostronnej informacji, przekazywanej anonimowo przez pracowników spółki bezpośrednio do Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS oraz Pracownika Działu Kadr za pośrednictwem narzędzia dostępnego na stronie www.engie.pl 6.2 Komunikacja wewnętrzna z Komisją ds. BHP 6.2.1 Komisja ds. BHP jest organem formalnie powołanym do współpracy zarówno z Zarządem firmy, Służbą ds. BHP, jak i pracownikami firmy. 6.2.2 Komisja ds. ds. BHP jest organem opiniotwórczym, aktywnie uczestniczącym w procesach planowania, organizowania i doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, w szczególności opiniuje: - metodę i zakres opracowanej oceny ryzyka zawodowego, - metody profilaktyki BHP celem przeciwdziałania wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, - zasady organizowania pracy i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami BHP, - dokumenty bezpośrednio związane z BHP, w tym Regulamin Pracy, Regulamin Motywowania Pracowników do Bezpiecznej Pracy, - dokumentację wypadkową i działania podjęte w następstwie wypadków. 6.2.3 Ponadto Komisja ds. BHP może wnioskować do Zarządu między innymi o: - przyznanie premii wynikającej z Regulaminu Motywowania Pracowników do Bezpiecznej Pracy. - ukaranie pracownika w związku z naruszeniem zasad BHP, - wprowadzenie zmian organizacyjnych służących poprawie BHP w zakładzie. 6.2.4 Komisja ds. BHP w związku z wykonywaniem zadań może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych, po uzgodnieniu z Zarządem i na koszt spółki, 6.2.5 Szczegółowy zakres odpowiedzialności i uprawnień powołanej Komisji ds. BHP oraz zasady
Strona 5 z 14 jej funkcjonowania określono w zarządzeniu powołującym Komisję ds. BHP. 6.2.6 Posiedzenia Komisji ds. BHP odbywają się w godzinach pracy, w ramach pojawiających się potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w kwartale. 6.2.7 Posiedzenia Komisji ds. BHP zwołuje przewodniczący Zespołu poprzez formalne powiadomienie wszystkich jego członków. Wymaga się, aby dodatkowo o posiedzeniach Komisji ds. BHP był informowany Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, który może uczestniczyć w pracach Komisji w charakterze obserwatora. 6.2.8 Ze względu na charakter powołanej Komisji oraz jego umiejscowienie w ZSZ wymaga się, aby prace Komisji ds. BHP, a w szczególności podejmowane decyzje były dokumentowane w formie Protokołów z Posiedzeń Komisji ds. BHP 6.2.9 Protokół z posiedzeń Komisji ds. BHP podpisywany jest przez wszystkich członków Komisji i przechowywany przez Przewodniczącego. 6.2.10 Kopie protokołów mogą być przekazywane wewnątrz struktury organizacyjnej w formie informacyjnej. Jeżeli ustalenia lub stanowisko Komisji ds. BHP wskazuje na konieczność podjęcia określonych działań, dla ich usankcjonowania wymaga się wydania odrębnego Zarządzenia Wewnętrznego podpisanego przez Zarząd. 6.3 Komunikacja z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi 6.3.1 Komunikacja z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi odbywa się podstawowymi kanałami, w formie: - pism przychodzących/wychodzących, - rozmów handlowych organizowanych w ramach bieżącej działalności, - publikacji informacji dotyczących SZŚ, w szczególności Deklaracji Środowiskowej, - spotkań informacyjnych organizowanych w ramach potrzeb wynikających z bieżącej działalności lub będących następstwem skarg, interwencji i reklamacji, - informacji zamieszczanych na stronie www.engie.pl dotyczących firmy, Zintegrowanego Systemu Zarządzania, w tym warunków BHP wykonywanych prac przez podwykonawców (Ogólne Warunki Współpracy z Dostawcami (IS-10/01)), zasad i dobrych praktyk środowiskowych itp. - sformalizowanej procedury szkolenia i dopuszczania pracowników firm obcych wykonujących pracę na terenie lub na rzecz ENGIE Services Sp. z o.o. zgodnie z wymaganiami Instrukcji Dopuszczania Firm Obcych do Pracy (IS-10/02), - reklamacji zgodnie z procedurą rozpatrywania i reagowania na pojawiające się reklamacje opisane w procedurze P-03/04 - Nadzór nad Usługą Niezgodną, 6.3.2 Prezes Zarządu firmy ENGIE Services Sp. z o.o. podjął decyzję, że informacje dotyczące znaczących aspektów środowiskowych organizacji są publikowane na zewnątrz w formie Deklaracji Środowiskowej udostępnianej na stronie internetowej spółki oraz bezpośrednio w siedzibie firmy. 6.3.3 Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS zobowiązany jest do corocznego uaktualnienia Deklaracji Środowiskowej i zapewnia jej zatwierdzenie przez Weryfikatora Środowiskowego EMAS.
Strona 6 z 14 6.3.4 O zakresie i formie udostępnianych informacji decyduje każdorazowo Prezes Zarządu. Deklaracja Środowiskowa przed opublikowaniem winna zostać zatwierdzone przez Prezesa Zarządu firmy oraz zweryfikowana przez uprawnionego Weryfikatora EMAS. 6.3.5 Deklaracja Środowiskowa winna być przygotowana w takiej formie, aby uniemożliwić jej edycję przez osoby postronne. 6.4 Skargi stron zainteresowanych 6.4.1 Wpływające skargi stron zainteresowanych w odniesieniu do Zintegrowanego Systemu Zarządzania są przyjmowane i przekazywane Pełnomocnikowi ds. ZSZ i EMAS, który rejestruje je w Rejestrze Skarg (F-03/42) oraz analizuje pod kątem ich zasadności, tj. - Ocenia, czy dotyczy działalności ENGIE Services Sp. z o.o., - Czy nie zostały podjęte działania, które usunęły przyczynę skargi. 6.4.2 W przypadku, gdy: - Zgłoszona skarga jest zasadna Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS wraz z pracownikami odpowiedzialnymi za dany obszar dokonuje ustaleń dotyczących dalszego postępowania i po akceptacji przez Prezesa Zarządu kieruje pismo, w którym prezentuje stanowisko ENGIE Services Sp. z o.o. w odniesieniu do przedmiotu skargi oraz prezentuje dalszy sposób postępowania, - Zgłoszona skarga jest niezasadna Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS pisemnie informuje, o dokonanej ocenie, wyjaśniając przyczyny odrzucenia skargi. 6.4.3 Uzasadnione skargi skierowane do firmy winny stanowić podstawę do podjęcia działań korygujących adekwatnych do zaistniałego problemu oraz stanowić daną wejściową do prowadzonego corocznie w spółce Przeglądu Zarządzania. 6.4.4 Dokumentacja dotycząca zgłoszonej skargi jest przechowywana u Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS. 6.5 Kwalifikacje, kompetencje oraz rekrutacja personelu 6.5.1 W celu zapewnienia właściwego przebiegu procesów zidentyfikowanych w organizacji, prowadzona jest kwalifikacja personelu wykonującego prace dla lub w imieniu organizacji. Kwalifikacja ta wykonywana jest dla: - Personelu zatrudnionego w firmie poprzez ustanowienie minimalnych wymagań dla danego stanowiska, w formie Stanowiskowej Karty Kompetencji (F-01/01), - pracowników firm obcych na podstawie wykonanej oceny i kwalifikacji dostawców zgodnie z wymaganiami Instrukcji Kwalifikacji Dostawców i Realizacji Zakupów (IS- 10/03) oraz na podstawie weryfikacji zdolności pracownika podwykonawcy do realizacji zadań zgodnie z obowiązującymi wymaganiami bezpieczeństwa, wymaganiami Systemu Prawnego Ochrony Środowiska i dobrej praktyki. Sposób dopuszczania pracowników firm obcych do wykonywania pracy na rzecz ENGIE Services Sp. z o.o. określa Instrukcja Dopuszczania Firm Obcych do Pracy (IS-10/02). 6.5.2 Pracownicy zgłaszają do bezpośredniego przełożonego (odpowiednio w obszarze technicznym i administracyjnym) potrzebę zatrudnienia nowych pracowników wskazując
Strona 7 z 14 charakter pracy i/lub stanowisko, na które jest potrzeba zatrudnienia. 6.5.3 Niezależnie od poziomu funkcyjnego, który zainicjował proces zatrudnienia zgodę na rozpoczęcie procesu rekrutacji wydaje Prezes Zarządu w formie e-maila lub innej udokumentowanej, która jest podstawą do rozpoczęcia procesu rekrutacji pracowników dostępnymi kanałami rekrutacji z uwzględnieniem minimalnych wymagań kwalifikacyjnych dla poszczególnych stanowisk pracy określonych w Stanowiskowej Karcie Kompetencji (F-01/01). Uwaga: W przypadku, w gdy procesie zatrudnienia jest tworzone nowe stanowisko pracy nie ujęte w Stanowiskowej Karcie Kompetencji (F-01/01), przed rozpoczęciem naboru należy ustalić i zatwierdzić minimalne wymagania kompetencje na danym stanowisku. 6.5.4 PM lub Kierownik Komórki Organizacyjnej (w zależności od charakteru stanowiska pracy) prowadzący nabór sprawdzają, czy przedłożone dokumenty uprawniają zainteresowanego do ubiegania się o zatrudnienie na danym stanowisku pracy oraz jeśli charakter stanowiska tego wymaga, przeprowadzają z kandydatem rozmowę kwalifikacyjną. Dokonując wyboru kandydata na pracownika należy wziąć pod uwagę wymagania kompetencyjne określone w Stanowiskowej Karcie Kompetencji (F-01/01), ze szczególnym uwzględnieniem wymagań dotyczących kwalifikacji zawodowych pracownika tj. wymaganych uprawnień. 6.5.5 Po dokonaniu wyboru kandydata, informacja o dokonanym wyborze na poziomie PM lub Kierownika KO przekazywana jest do Prezesa Zarządu, celem ostatecznego zatwierdzenia kandydata oraz zaproponowanych warunków finansowo-płacowych. 6.5.6 Ostateczna decyzja o zatrudnieniu przekazywana jest przez Prezesa Zarządu w formie e- mail do osoby wnioskującej oraz Kierownika Działu Kadr, który zobowiązany jest do przygotowania formalnych dokumentów zatrudnienia. 6.6 Formalne zatrudnienie i dopuszczenie pracownika do pracy 6.6.1 Odpowiedzialnym za skompletowanie podstawowych dokumentów rekrutacyjnych od kandydata jest bezpośredni przełożony zatrudnianego pracownika, który przygotowuje Kartę Obiegową (F-01/04) zatrudnienia, która jest przewodnikiem potwierdzającym realizację poszczególnych etapów zatrudnienia. 6.6.2 Kierownik Działu Kadr na podstawie otrzymanych dokumentów, uwzględniając czynniki szkodliwie w środowisku pracy, na podstawie przekazanej przez Służbę BHP Karty Informacyjnej Dotyczącej Warunków BHP (F-01/02) przygotowuje Skierowanie na Badania Lekarskie (F-01/03). Uwaga: - Warunkiem kontynuowania procesu przyjęcia pracownika do pracy jest uzyskanie Zaświadczenia o Zdolności do Pracy na danym stanowisku wydane przez Lekarza Medycyny Pracy, sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami. - Warunkiem kontynuowania procesu przyjęcia pracownika do pracy jest przedstawienie przez pracownika zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie jego niekaralności.
Strona 8 z 14 6.6.3 Bezpośredni przełożony po uzyskaniu ww. zaświadczeń oraz na podstawie dokumentacji rekrutacyjnej opracowuje Kartę Obowiązków, Odpowiedzialności i Uprawnień Pracownika (F-01/07), która wraz z umową o pracę przedkładana jest pracownikowi do podpisu. Ponadto Bezpośredni Przełożony nowozatrudnionego pracownika zapoznaje z: - Obowiązującymi w spółce regulaminami (np. pracy, wynagradzania), - Obowiązującymi danego pracownika (ze względu na zajmowane stanowisko lub charakter pracy) Zarządzeniami Wewnętrznymi, - Oceną ryzyka Zawodowego (niezależnie od faktu, że szczegółowe jej omówienie jest przedmiotem programu szkoleń BHP), - Stanowiskowymi instrukcjami BHP, - Pozostałymi dokumentami wynikającymi z przepisów prawa pracy. co potwierdza nowo zatrudniany pracownik w stosownych dokumentach. 6.6.4 Nowoprzyjęty pracownik przed dopuszczeniem do pracy zostaje przeszkolony w zakresie: - Bezpieczeństwa i Higieny Pracy - szkolenie wstępne w formie instruktarzu ogólnego prowadzonego przez pracownika Służby BHP oraz instruktażu stanowiskowego prowadzonego przez bezpośredniego przełożonego nowoprzyjmowanego pracownika. Ww. szkolenia prowadzone są w oparciu o Szczegółowe Programy Szkolenia Wstępnego w Dziedzinie BHP, który uwzględnia wymagania formalno-prawne oraz warunki pracy na danym stanowisku, w tym wyniki oceny ryzyka zawodowego i obowiązujące na danym stanowisku pracy instrukcje BHP, - Zintegrowanego Systemu Zarządzania obowiązującego w firmie. Szkolenie prowadzi bezpośredni przełożony zatrudnianego pracownika i obejmuje ono zakres określony w Karcie Szkolenia Wstępnego ZSZ (F-01/05). Uwaga: Szkolenie z zakresu ZSZ może zostać zrealizowane w formie tzw. szkolenia kierowanego na podstawie opracowanego i przekazanego Podręcznika Samokształcenia dla Pracowników w zakresie ZSZ oraz elementów dotyczących BHP (IS-01/01) 6.6.5 Realizacja działań wynikających z procesu zatrudnienia jest potwierdzana w Karcie Obiegowej (F-01/04). Kompletnie wypełniona Karta Obiegowa, wraz z pozostałymi dokumentami potwierdzającymi realizację poszczególnych obowiązków wskazanych w Karcie Obiegowej Kierownik Komórki Organizacyjnej zatrudniającej pracownika przekazuje do Kierownika Działu Kadr, który zobowiązany jest skompletować dokumentację pracownika w formie akt osobowych, w tym zobowiązany jest dokonać weryfikacji kompletności zarówno otrzymanych dokumentów jak również zweryfikować, czy wszystkie wymagania związane z procesem zatrudnienia, w szczególności wynikając z przepisów prawnych zostały dopełnione. 6.6.6 Kierownik Działu Kadr rejestruje dane pracownika w programie Symfonia (moduł Kadry- Płace) oraz w pomocniczych narzędziach np. Excel. PM oraz SM w uzasadnionych przypadkach, niezależnie od prowadzonej ewidencji w Dziale Kadr prowadzą Rejestr Badań
Strona 9 z 14 Lekarskich, Szkoleń BHP i Kwalifikacji Pracowników (F-01/06), który jest podstawą do zarządzania zasobami ludzkimi, w tym w szczególności do monitorowania terminów dotyczących: - zawartych umów z pracownikami, - okresowych badań lekarskich (podstawowych i specjalistycznych), - kwalifikacji i kompetencji reprezentowanych przez czasowe świadectwa kwalifikacji zawodowych, - szkoleń okresowych BHP, 6.6.7 Ponadto, nowo przyjęty pracownik: - Otrzymuje od bezpośredniego przełożonego komplet sortu odzieży roboczej/ochronnej i środków ochrony indywidualnej zgodnie z wymaganiami instrukcji IS-03/04 Środki Ochrony Bezpośredniej Personelu, - Zapoznawany jest przez bezpośredniego przełożonego ze sposobami użycia i konserwacji ww. sprzętu. 6.6.8 Po spełnieniu ww. obowiązków prawnych i systemowych nowozatrudniony pracownik może zostać dopuszczony do wykonywania pracy. 6.7 Nadzorowanie wymagań formalnych, w związku z zatrudnieniem personelu 6.7.1 Kierownik Działu Kadr na podstawie wpisów w programie kadrowym oraz arkuszach Excel z wykazami pracowników zobowiązany jest do monitorowania formalnych terminów dotyczących danego pracownika, w celu zapewnienia że wymagane terminy nie zostały uchybione. 6.7.2 Kierownik Działu Kadr zobowiązany jest w szczególności do: - Bieżącego monitorowania wygasających terminów, - Informowania za pośrednictwem poczty e-mail (wysyłany na imienną skrzynkę) Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych o fakcie, że danemu pracownikowi upływa termin ważności umowy o pracę, badań lekarskich, szkoleń BHP, uprawnień zawodowych itp. Informacja ta musi być wysłana nie później niż na 2 tygodnie przed upływem danego terminu, - Bieżącego aktualizowania danych w prowadzonych rejestrach, każdorazowo po ich zmianie, 6.7.3 Ponadto Kierownik Działu Kadr w porozumieniu z Kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych podejmuje działania zmierzające do zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i innymi ustalonymi wymaganiami np. skierowanie personelu na szkolenie, egzamin, weryfikację uprawnień, badania lekarskie itp. Uwaga: Służba BHP, uwzględniając wymagania prawne, wyniki oceny ryzyka zawodowego oraz warunki pracy zobowiązana jest do opracowania wytycznych dotyczących organizacji, planowania i prowadzenia szkoleń w Dziedzinie BHP, które po zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu stanowią kryteria prowadzonych działań przez Dział Kadr.
Strona 10 z 14 6.7.4 Nadzór prowadzony przez Dział Kadr nie zwalnia Kierowników poszczególnych Komórek Organizacyjnych z obowiązku monitorowania kluczowych elementów związanych z dopełnieniem obowiązków prawnych dot. dopuszczania pracownika do pracy w tym: ważności szkoleń BHP, uprawnień zawodowych, badań lekarskich pracownika itp. Nadzór ten prowadzony jest w oparciu o udostępnione dane przez Dział Kadr lub udostępnione skany przedmiotowych dokumentów. 6.8 Szkolenia, świadomość i motywacja personelu 6.8.1 W ENGIE Services Sp. z o.o. podejmowane są działania zmierzające do podnoszenia świadomości i zwiększenia zaangażowania pracowników do bezpiecznej i higienicznej pracy oraz minimalizowania negatywnych skutków oddziaływania na środowisko, w oparciu o następujące narzędzia: - szkolenia personelu (wstępne i okresowe), wykonywane w ramach szkoleń wewnętrznych, - cykliczne instruktaże bieżące, szkolenia okolicznościowe w formie Toolbox-ów prowadzone przez bezpośrednich przełożonych pracowników na poszczególnych obiektach, - ćwiczenia okresowe dotyczące ustanowionych metod reagowania na awarie i zdarzenia awaryjne, zgodnie z uregulowaniami określonymi w procedurze P-03/09 Monitorowanie i Analiza Stanu BHP, - wizualizację zagrożeń BHP (np. tablice informacyjne, filmy uświadamiające), - Regulamin Motywowania Pracowników do Bezpiecznej Pracy, 6.8.2 Personel firmy, osoba świadcząca usługi w imieniu lub na rzecz ENGIE Services Sp. z o.o., mogąca wpływać lub być w zasięgu oddziaływania znaczących aspektów środowiskowych i/lub zagrożeń BHP musi być świadoma wpływu swojej pracy: - na bezpieczeństwo własne oraz innych osób pracujących w zakładzie, - w zakresie możliwych zanieczyszczeń środowiskowych. 6.8.3 Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS odpowiada za sukcesywne prowadzenie szkoleń, spotkań podnoszących świadomość personelu, dotyczących zagadnień wynikających ze Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz przy współudziale Służby BHP organizuje cykliczne praktyczne ćwiczenia reagowania na awarie i zdarzenia awaryjne. 6.8.4 Wszelkie oryginały zapisów z odbytych spotkań, szkoleń prowadzonych na obiektach znajdują się u Kierownika na danym obiekcie lub w dziale Kadr. Dokumentacja ćwiczeń przechowywana jest przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS. 6.8.5 Niezależnie od prowadzonych szkoleń, spotkań i ćwiczeń, Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do bieżącego wskazywania i przypominania o zagrożeniach BHP i środowiskowych związanych z wykonywaną pracą. 6.8.6 Szkoleniami w zakresie BHP i SPOŚ, objęci są również podwykonawcy ENGIE Services Sp. z o.o. wykonujący roboty techniczne. Fakt przeszkolenia pracowników firm zewnętrznych potwierdzany jest na Karcie Dopuszczenia Pracowników Firmy Obcej (F- 10/03).
Strona 11 z 14 6.8.7 Szczegółowe uregulowania dotyczące dopuszczania pracowników firm zewnętrznych do pracy na zlecenie ENGIE Services Sp. z o.o. są zawarte w instrukcji IS-10/02 - Instrukcja Dopuszczania firm Obcych do Pracy 6.9 Identyfikacja szkoleń i podnoszenie kwalifikacji pracowników 6.9.1 Identyfikacja potrzeb szkoleniowych w firmie odbywa się na trzech płaszczyznach, w ramach szkoleń: - podnoszących kwalifikacje (fakultatywne), - wynikających z obowiązujących przepisów prawa (obligatoryjne), - obejmujących zagadnienia związane z funkcjonującym Systemem Zrządzania Jakością, z uwzględnieniem zagadnień z zakresu BHP i SPOŚ, 6.9.2 Szkolenia podnoszące kwalifikację w trakcie procesu planowania dokonywana jest identyfikacja potrzeb szkoleniowych w organizacji. 6.9.3 Szkolenia obligatoryjne określane są przez pracownika Działu Kadr na podstawie zapisów w Rejestrze Badań Lekarskich, Szkoleń BHP i Kwalifikacji Pracowników (F-01/06), a dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy, pierwszej pomocy przedmedycznej, wymagań ppoż., kwalifikacji zawodowych itp. Niezależnie od szkoleń wynikających z ww. rejestru, Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych wskazują szkolenia, które ze względu na wymagania prawne, planowane zlecenia muszą być przeprowadzone w organizacji. 6.9.4 Szkolenia dotyczące ZSZ Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS zobowiązany jest do określenia potrzeb szkoleniowych w odniesieniu do Zintegrowanego Systemu Zarządzania, 6.9.5 Osoby kierujące pracownikami, corocznie (zwyczajowo w grudniu) w ramach planowania budżetu poszczególnych projektów zobowiązane są do określenia i zaplanowania potrzeb szkoleniowych dotyczących ww. grup szkoleń, wskazując: - Imię i nazwisko pracownika - Proponowane szkolenie oraz jego rodzaj (obligatoryjne, fakultatywne), - Planowany termin szkolenia, - Szacunkowy koszt szkolenia. 6.9.6 Planowanie szkoleń realizowane jest w procesie rocznego budżetowania spółki. W ramach powyższego procesu przedstawiciel Działu Kadr, na podstawie posiadanych rejestrów wskazuje potrzeby szkoleniowe związane z utrzymaniem kwalifikacji personelu, co stanowi podstawę do sporządzenia przez Kierownika Działu Kadr Rocznego Planu Szkoleń (F- 01/08) na dany rok. Plan szkoleń obligatoryjnych uzupełniany jest dodatkowymi szkoleniami wynikającymi z bieżących potrzeb spółki, w tym szkoleń z zakresu ZSZ. Plan Szkoleń wymaga zatwierdzenia przez Prezesa Zarządu i przechowywany jest w Dziale Kadr i jest publikowany na serwerze e-engie. 6.9.7 W przypadku potrzeb szkoleniowych, ujawnianych w ciągu roku, każdy pracownik, za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego uprawniony jest do wnioskowania do Zarządu o skierowanie na określone szkolenie.
Strona 12 z 14 6.9.8 Pozytywnie zaopiniowane propozycje szkoleń są ujmowane w Planie Szkoleń na dany rok przez Kierownika Działu Kadr. 6.10 Kwalifikacja i ocena szkoleń i procesu 6.10.1 Szkolenia mogą być organizowane jako szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne. 6.10.2 Szkolenia wewnętrzne przeprowadzane są przez: - Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS w zakresie ZSZ oraz w zakresie wymagań prawnych SPOŚ, - Kierowników Komórek Organizacyjnych - w zakresie zawodowym, - Pracownicy Służby BHP w zakresie BHP, - inne osoby wskazane przez Zarząd, na podstawie programów opracowanych przez osobę prowadzącą szkolenie i potwierdzane są na Liście Obecności na Szkoleniu Wewnętrznym (F-01/09). 6.10.3 Po ukończeniu szkolenia wewnętrznego, uczestnicy są zobowiązani do wpisania się na Listę Obecności na Szkoleniu Wewnętrznym (F-01/09), która jest przechowywana w Dziale Kadr. 6.10.4 Szkolenia zewnętrzne przeprowadzane są przez jednostki szkolące pozytywnie zweryfikowane w trakcie prowadzonej oceny i kwalifikacji dostawców. 6.10.5 Kwalifikacja dostawców usług szkoleniowych dokonywana jest przez osoby kierujące na szkolenia lub pracownika Działu Kadr. Szczegółowe zasady kwalifikacji i oceny dostawców usług szkoleniowych określa instrukcja IS-10/03 - Kwalifikacja Dostawców i Realizacji Zakupów. 6.10.6 W przypadku szkoleń zewnętrznych dokumenty poświadczające (kopie zaświadczeń, uprawnień, świadectw itp.) przekazywane są przez Pracownika uczestniczącego w szkoleniu do Kierownika Działu Kadry, który: - który włącza otrzymane dokumenty do akt osobowych pracownika, - Odnotowuje termin ważności zaświadczenia/uprawnieniom (jeśli dotyczy) w Rejestrze Badań Lekarskich, Szkoleń BHP i Kwalifikacji Pracowników (F-01/06), - Odnotowuje fakt realizacji szkolenia w Planie Szkoleń. 6.10.7 W ramach nadzoru nad dostawcami usług szkoleniowych każdorazowo po skierowaniu pracownika na szkolenie do nowo zakwalifikowanej jednostki szkolącej osoba, która uczestniczyła w szkoleniu zobowiązana jest do dokonania formalnej oceny szkolenia na Formularzu Oceny Szkolenia (F-01/10), który przekazywany jest do Działu Kadr, który odpowiada za kwalifikację i ocenę dostawcę usług szkoleniowych. 6.10.8 Niezależenie od procedury oceny szkoleń wymaganym jest aby corocznie przed Przeglądem Zarządzania Kierownik Działu Kadr dokonał formalnej weryfikacji czy personel zatrudniony w spółce posiada wymagane kwalifikacje, które zostały określone w Stanowiskowej Karcie Kompetencji (F-01/01).
Strona 13 z 14 6.11 Szkolenia będące następstwem zdarzeń lub awarii środowiskowych 6.11.1 W przypadku wystąpienia zdarzenia awaryjnego lub awarii środowiskowej Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS w porozumieniu ze Specjalistą ds. BHP zobowiązany jest do: - Zapoznania się z zaistniałym zdarzeniem awaryjnym lub awarią środowiskową, dokonuje analizy przyczyn jej powstania oraz ocenia sposób reagowania na zaistniałą sytuację, - Inicjuje spotkanie pracowników oraz kierownika obszaru (działu), w którym zdarzenie awaryjne lub awaria środowiskowa miała miejsce oraz innych pracowników, których zdarzenie awaryjne lub awaria może dotyczyć w przyszłości. - Przeprowadzenia szkolenia dotyczącego zaistniałego zdarzenia awaryjnego lub awarii środowiskowej. 6.11.2 Szkolenie będące następstwem zdarzenia awaryjnego lub awarii środowiskowej musi obejmować szczegółowe omówienie: - przyczyn zaistniałego zdarzenia awaryjnego lub awarii środowiskowej, - podjętych metod reagowania, wraz z ich oceną, - ustanowionej metody reagowania na zaistniałą awarię, ze szczególnym uwzględnieniem tych elementów, które wpływają bezpośrednio na zdrowie lub życie ludzkie, - uwag i spostrzeżeń pracowników dotyczących zdarzenia awaryjnego, - zasad reagowania na pozostałe awarie lub zdarzenia awaryjne mogące wystąpić w danym obszarze. 6.11.3 Przeprowadzone szkolenie wymaga dokumentowania w postaci: - określenia tematu i zakresu prowadzonego szkolenia jeśli jest zasadne, - listy obecności uczestników szkolenia, Dokumenty z odbytego szkolenia przekazywane są wraz z pozostałymi dokumentami dotyczącymi zdarzenia awaryjnego, którego dotyczyły do Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS. 6.12 Szkolenia będące następstwem wypadków w pracy 6.12.1 W przypadku wystąpienia wypadku przy pracy pracownik Służby BHP w porozumieniu z Komisją ds. badania przyczyn wypadku zobowiązany jest do zbadania przyczyn wypadku. Proces ten realizowany jest i dokumentowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz uregulowaniami procedury P-03/09 Monitorowanie i Analiza Stanu BHP. 6.12.2 W uzasadnionych przypadkach, Pracownik Służby BHP po zbadaniu przyczyn wypadku określa potrzebę oraz ewentualny zakres dodatkowych szkoleń w dziedzinie BHP. Decyzja w ww. zakresie wynika z protokołu powypadkowego lub polecenia powypadkowego, jeśli zostało wydane. 6.13 Proces zwalniania pracowników 6.13.1 W przypadku zwalnianiania pracownika (niezależnie od charakteru zwolnienia tj. wygaśnięcie umowy, rozwiązanie umowy przez którąś ze stron, zwolnienie dyscyplinarne) wymaga się, aby Bezpośredni Przełożony na podstawie Karty Obiegowej, (która była wypełniona przy zatrudnieniu) dokonał lub skoordynował proces zwolnienia pracownika, w
Strona 14 z 14 tym zapewnił że pracownik rozliczył się z zakładem oraz został pozbawiony wszelkich udzielonych pracownikowi dostępów i pełnomocnictw (jeśli dotyczy), 6.13.2 Realizacja poszczególnych czynności związanych z procedurą zwolnienia pracownika potwierdzana jest w Karcie Obiegowej, która ostatecznie przekazywana jest do Działu Kadr. 7. Wykaz dokumentów związanych - Procedura Zarządzanie Ryzykiem Zawodowym oraz Organizowanie Prac i Działań Związanych ze Znaczącymi Zagrożeniami BHP (P-03/07), - Procedura Monitorowanie i Analiza Stanu BHP (P-03/09), - Instrukcja Kwalifikacja Dostawców i Realizacji Zakupów (IS-10/03), - Podręcznik Samokształcenia dla Pracowników w zakresie ZSZ oraz elementów dotyczących bhp (IS-01/01), - Instrukcja Dopuszczanie Firm Obcych do Pracy (IS-10/02), - Regulamin Motywowania Pracowników do Bezpiecznej Pracy. - Stanowiskowa Karta Kompetencji (F-01/01), - Karta Informacyjna dotycząca Warunków BHP (F-01/02). - Skierowanie na badania lekarskie (F-01/03), - Karta Obiegowa (F-01/04), - Karta Szkolenia Wstępnego ZSZ (F-01/05), - Rejestr Badań Lekarskich, Szkoleń BHP i Kwalifikacji Pracowników (F-01/06), - Karta Obowiązków, Odpowiedzialności i Uprawnień Pracownika (F-01/07), - Roczny Plan Szkoleń (F-01/08), - Lista Obecności na Szkoleniu Wewnętrznym (F-01/09), - Formularz Oceny Szkolenia (F-01/10), są sporządzane i nadzorowane zgodnie z procedurą P-03/01 Nadzór nad Dokumentami i Zapisami. 8. Załączniki - Brak. 9. Historia zmian Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/2013 04.01.2013 Nowy dokument Bożena Puss II/2015 03.08.2015 III/2016 06-09-2016 Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N 18001 i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Bożena Puss Bożena Puss