PROGRAM CERTYFIKACJI AUDITORÓW WEWNĘTRZNYCH

Transkrypt

1 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 1/ 7 1. Wstęp Niniejszy Program Certyfikacji kompetencji osób Jednostki Certyfikującej w Głównym Instytucie Górnictwa (GIG-JC) realizowany w procesach certyfikacji kompetencji osób w ramach procedury nr PC/O-01 Procedura certyfikacji kompetencji osób stanowi dla GIG-JC wymagania certyfikacyjne odnoszące się do wyspecyfikowanych kategorii osób: 1) Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), 2) Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ), 3) Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP), 4) Auditor Wewnętrzny Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ). Od kilku lat w Kopalniach Węgla Kamiennego i firmach z nimi związanych oraz zakładach firmach Energetyki Cieplnej audity wewnętrzne systemów zarządzania przeprowadzają auditorzy wewnętrzni legitymujący się świadectwem ukończenia z wynikiem pozytywnym odpowiedniego szkolenia. W początkowym okresie działalności tych auditorów nie było potrzeby certyfikacji ich kompetencji. Obecnie nie ma też aktów normatywnych wprowadzających taki obowiązek certyfikacji, jednak ze względu na wzrastające znaczenie auditów wprowadzenie dobrowolnej certyfikacji kompetencji osób w zakresie wyspecyfikowanych kategorii Auditora Wewnętrznego jest bardzo potrzebne i uzasadnione. Dynamika wdrażania systemów zarządzania w firmach oraz postępujący proces doskonalenia bazy normowej z zakresu wytycznych i wymagań systemów zarządzania jak i auditowania tych systemów, kończący się najczęściej nowelizacją bazy normowej powodują konieczność dostosowywania do nowych wymogów normowych funkcjonujące w firmach systemy zarządzania, i tym bardziej konieczne staje się doskonalenie kwalifikacji dla zachowania kompetencji osób związanych z oceną i funkcjonowaniem tych systemów. W szczególności zachodzi tu potrzeba doskonalenia zawodowego auditorów wewnętrznych, których działalność znacząco decyduje o właściwym funkcjonowaniu i doskonaleniu każdego systemu zarządzania. Dokonane w ostatnich latach nowelizacje norm bazowych z zakresu systemów zarządzania jak i auditowania, powodowały zmianę podstawowych wytycznych i wymagań normowych z ich zakresu. Powyższe znacznie zróżnicowało posiadane przez auditorów wewnętrznych kwalifikacje, a to budzi wątpliwości, i brak zaufania do kompetencji auditorów. Naprawą powyższego może być potwierdzanie według tych samych norm i zasad oraz tych samych procedur kompetencji auditorów stosownym certyfikatem i nadzór nad posiadaczem certyfikatu przez GIG-JC. W wyniku prowadzonego nadzoru przez Jednostkę Certyfikującą Auditor Wewnętrzny systemu zarządzania posiadający odpowiedni certyfikat kompetencji zobowiązany jest celem utrzymania posiadanego certyfikatu do bieżącego, a tym bardziej doraźnego, wynikającego ze zmian wymagań

2 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 2/ 7 normowych, podnoszenia kwalifikacji oraz doskonalenia umiejętności niezbędnych auditorowi, przez co wzbudza zaufanie i wiarygodność. Obecnie w Kopalniach Węgla Kamiennego i firmach z nimi związanych oraz zakładach firmach Energetyki Cieplnej zachodzi potrzeba posiadania certyfikowanej kadry Auditorów Wewnętrznych spełniających zadane kryteria oceny według aktualnych wymagań normowych. Program certyfikacji kompetencji Auditorów Wewnętrznych powinien być realizowany w trybie podstawowym dla nowo szkolonych auditorów oraz w trybie specjalnym dla auditorów prowadzących już praktykę auditową. Zestawienie wybranych norm w zakresie: A. Systemu Zarządzania Jakością 1. PN-EN ISO 9000:2006- Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia. 2. PN-EN ISO 9001:2009- Systemy zarządzania jakością. Wymagania. 3. PN-EN ISO 9004: Zarządzanie ukierunkowane na trwały sukces organizacji - Podejście wykorzystujące zarządzanie jakością B. Systemu Zarządzania Środowiskowego 1. PN-EN ISO 14001:2005- Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania. 2. PN-ISO 14004:2010 Systemy zarządzania środowiskowego. Ogólne wytyczne dotyczące zasad, systemów i technik wspomagających. C. Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy 1. PN-N-18001:2004- Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania. 2. PN-N-18002:2011 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy -- Ogólne wytyczne do oceny ryzyka zawodowego 3. PN-N-18004:2001+Ap1:2002- Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wytyczne. D. Zintegrowanego Systemu Zarządzania Łączny zakres normowy jak w A., B., C. Powyżej E. AUDITOWANIA PN-EN ISO 19011: Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania 2. Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji osób Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji osób dla wyszczególnionych powyżej zakresów Auditora Wewnętrznego przedstawiono w Załączniku /01 w Tablicach 1 4, zamieszczonych w częściach: a) Część I Wymagania wstępne uprawniające Wnioskującego do udziału w ocenie kompetencji, b) Część II.a Wymagania kwalifikujące Kandydata do uzyskania certyfikatu po spełnieniu wymagań z Części I, c) Część III Wymagania kwalifikujące posiadacza certyfikatu do uzyskania przedłużenia ważności certyfikatu. 3. Opis wymagań dotyczących kwalifikacji / kompetencji osób Opis wymagań dotyczących kwalifikacji / kompetencji osób został przedstawiony w załączniku /02. Ramowe Programy Szkoleń zostały zawarte odpowiednio w załącznikach:

3 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 3/ 7 -/03a Ramowy Program Szkolenia Aw SZJ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) -/03b Ramowy Program Szkolenia Aw SZŚ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ) -/03c Ramowy Program Szkolenia Aw SZBHP Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP) -/03d Ramowy Program Szkolenia Aw ZSZ Auditor Wewnętrzny (Aw) Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ) W przypadku, kiedy Kandydat przedłoży zaświadczenie o odbyciu szkolenia (wraz z pozytywnym wynikiem jego ukończenia) w innej niż wskazanej przez GIG jednostce szkolącej, Specjalista ds. certyfikacji przeprowadza analizę dołączonych dokumentów pod kątem spełnienia wymagań stawianych kandydatom w zakresie programu szkolenia oraz czasu jego trwania. Wynik analizy stanowi podstawę wnioskowania o udzielenie certyfikatu lub odmowy jego wydania. 4. Opis wymagań i procedur dotyczących oceny, nadzoru i ponownej certyfikacji Podstawowe zasady certyfikacji, w tym obejmujące ocenę, nadzór i ponowną ocenę zostały określone w Procedurze certyfikacji kompetencji osób PC/O-01 i dotyczą wszystkich programów realizowanych w GIG-JC. W załączniku /02 określono szczegółowe wymagania i procedury uwzględniające mechanizmy oceny, nadzoru i ponownej oceny przedłużenia ważności certyfikatu uwzględniając: a) Specyfikację układu oceny (egzaminu): pisemny, ustny, w praktyce, za pomocą obserwacji lub innymi metodami. b) Ogólny zarys treści oceny (egzaminu). c) Rodzaj, poziom intelektualny i liczbę stawianych pytań. d) Czas trwania oceny (egzaminu). e) Akceptowalny poziom punktacji wraz z metodą punktacji. f) Mechanizmy sterowania przemiennością egzaminów lub ich nowelizacją w celu utrzymania ich obiektywności i poufności. Ponadto zostały określone: 1) Wymagania dla Egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów Wewnętrznych. Stanowią one załącznik /04 Wymagania dla egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów Wewnętrznych do niniejszego Programu Certyfikacji. 2) Sposób oceny postawy Kandydata/Auditora jako auditora wewnętrznego i merytorycznego prowadzenia przez Niego auditów. Pełnomocnik Systemu Zarządzania firmy zatrudniającej Kandydata/Auditora ocenia Jego umiejętności auditowania, zgodnie z formularzem wzorem /05 Zaświadczenie ocena merytorycznego prowadzenia auditu wewnętrznego i postawy Auditora dokonana przez Pełnomocnika Systemu Zarządzania. Formularz ten stanowi załącznik do niniejszego Programu Certyfikacji. Maksymalna ilość punktów, którą może uzyskać kandydat na audytora wewnętrznego wynosi 40 pkt.

4 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 4/ 7 Warunkiem przyznania certyfikatu kompetencji jest uzyskanie przez kandydata łącznie co najmniej 25 punktów oraz uzyskanie w każdym z ocenianych obszarów nie mniej niż 3 punkty. 4.1 Nadzór GIG-JC nad posiadaczem certyfikatu. Jednostka Certyfikująca w Głównym Instytucie Górnictwa w Katowicach sprawuje nadzór nad osobami certyfikowanymi - posiadaczami certyfikatów wydanych przez GIG-JC. Nadzór sprawowany jest przez cały okres ważności certyfikatu, do momentu wygaśnięcia terminu jego ważności. Celem nadzoru jest zapewnienie, że osoba certyfikowana utrzymuje kompetencje wymagane Programem Certyfikacji. Podstawowe elementy nadzoru obejmują: - zgłaszanie do GIG-JC przez osobę certyfikowaną przerw w zatrudnieniu, których okres jest dłuższy od dopuszczalnego podanego w Programie Certyfikacji; - przyjmowanie w GIG-JC skarg i informacji od zainteresowanych stron odnoszących się do osób certyfikowanych. Każda ewentualna skarga i informacja obciążająca osobę certyfikowaną zostaje jej przedstawiona, aby mogła się do niej ustosunkować. - określone w Programie Certyfikacji wymagania wobec osoby certyfikowanej w zakresie doskonalenia i utrzymywania doświadczenia praktycznego, w okresie ważności certyfikatu; - określenie przez GIG-JC postępowania wobec osoby certyfikowanej w przypadkach zmiany wymagań prawnych i normowych wykorzystywanych przy wydawaniu certyfikatów. W przypadku stwierdzenia, w okresie ważności certyfikatu, że dana osoba nie spełnia wymagań kompetencji osób określonych certyfikatem, Jednostka Certyfikująca ma prawo zawiesić, cofnąć lub zmienić zakres wydanego certyfikatu kompetencji osób. Procedurę zawieszania, cofania i zmiany zakresu certyfikatów przedstawiono poniżej. 5. Zawieszanie, cofanie i zmiana zakresu certyfikatów kompetencji osób Kierownik GIG-JC może podjąć decyzję o zawieszeniu, cofnięciu lub ograniczeniu zakresu certyfikatu kompetencji osób. Podjęcie jednej z powyższych decyzji poprzedzone może być opinią Komitetu Programowego i uzależnione jest to w każdym przypadku od rodzaju i stopnia nie spełniania wymagań warunkujących wydanie danego certyfikatu. Jednostka Certyfikująca zawiesi ważność certyfikatu w przypadku: a) niewywiązania się osób certyfikowanych ze zobowiązań wynikających z Umowy zawartej z GIG-JC, b) stwierdzenia przekroczenia praw i obowiązków określonych w Umowie zawartej z GIG-JC, jeżeli przekroczenie nie nosiło znamion złej woli, c) stwierdzenia, że osoba certyfikowana nie dostosowała się w określonym terminie do ustaleń wynikających ze zmiany wymagań. Zawieszenie ważności certyfikatu kompetencji może trwać do 12 miesięcy, w tym czasie osoba certyfikowana nie może powoływać się na certyfikat. Jednostka Certyfikująca ograniczy zakres certyfikatu w przypadku: a) nie spełnienia przez osobę certyfikowaną wymagań jednostki związanych ze zmianą wymagań certyfikacyjnych w okresie obowiązywania certyfikatu, dotyczących niektórych elementów zakresu udzielonej certyfikacji (np. zmian wymagań dotyczących auditowania określonych systemów zarządzania)

5 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 5/ 7 Jednostka Certyfikująca rozszerzy zakres certyfikacji w przypadku: a) złożenia przez osobę certyfikowaną wniosku o rozszerzenie zakresu certyfikatu (np. rozszerzenie zakresu auditowania o dodatkowy system zarządzania) po spełnieniu przez osobę certyfikowaną wymagań określonych w odpowiednim programie certyfikacji. Jednostka Certyfikująca cofnie ważność certyfikatu w przypadku: a) błędów formalnych powstałych w trakcie procesu certyfikacji ( (np. niewłaściwy zapis w certyfikacie), b) na wniosek posiadacza certyfikatu, z powodów formalnych (np. z powodu zmiany adresu), W przypadku kiedy certyfikat zostanie cofnięty wskutek błędów formalnych popełnionych przez Jednostkę w trakcie procesu certyfikacji, lub na wniosek osoby certyfikowanej, jednostka w miejsce cofniętego certyfikatu o numerze /./rok wydaje certyfikat zastępujący o numerze spójnym z certyfikatem cofniętym tj. /./rok/1. c) nadużycia przez osobę certyfikowaną uprawnień wynikających z posiadanego certyfikatu, d) niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przy zawieszeniu ważności certyfikatu, chyba że osoba certyfikowana uzgodniła z GIG-JC zmianę terminu. Cofnięcie certyfikatu powoduje wykreślenie osoby certyfikowanej z wykazu certyfikowanych osób oraz podanie tego faktu do publicznej wiadomości. 6. Dokumenty przywołane w programie Procedura PC/O-01 Procedura certyfikacji kompetencji osób. 7. Załączniki -/01 Kryteria stanowiące podstawę certyfikacji kompetencji Auditorów Wewnętrznych (Aw): Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ), Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP), Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ).

6 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 6/ 7 -/02 Opis wymagań dotyczących kwalifikacji Auditorów Wewnętrznych. -/03a Ramowy Program Szkolenia Aw SZJ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Jakością (SZJ). -/03b Ramowy Program Szkolenia Aw SZŚ Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Środowiskowego (SZŚ). -/03c Ramowy Program Szkolenia Aw SZBHP Auditor Wewnętrzny (Aw) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (SZBHP). -/03d Ramowy Program Szkolenia Aw ZSZ Auditor Wewnętrzny (Aw) Zintegrowanego Systemu Zarządzania (ZSZ). -/04 Wymagania dla egzaminatorów przeprowadzających egzaminy Auditorów Wewnętrznych. -/05 Zaświadczenie ocena merytorycznego prowadzenia auditu wewnętrznego i postawy Auditora dokonana przez Pełnomocnika Systemu Zarządzania. SPORZĄDZIŁ SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Nazwisko i imię: mgr inż. Bronisława Zegarlińska Podpis : Nazwisko i imię: mgr inż. Krzysztof Kubica Podpis : Nazwisko i imię: dr inż. Dariusz Stefaniak Podpis : Data : Data : Data : Lp. Data Przedmiot zmiany Karta zmian Wycofano strona / wiersz Dodano strona / wiersz Imię i nazwisko zatwierdzającego podpis

7 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 7/ 7

8 Nr edycji: 4 Data edycji: r. Egzemplarz. aktualizowany numer Strona / Stron 8/ 7