SPIS TREŚCI Opis ikon...2 Wpisywanie wystawcy dokumentów / Konto bankowe...3 Wpisywanie kontrahenta / Historia operacji...5 Wpisywanie towaru/usługi...7 Wprowadzenie faktury zakupu - Stan magazynu / Wzory wydruku...9 Wystawienie dokumentu sprzedaży / KP / Wzory wydruku...13 Nowy typ dokumentu...19 Zmiana wyglądu numeracji dokumentów...21 Dodanie jednostki miary...22 Zestawienia dokumentów sprzedaży / Zakupów...23 Korekta dokumentu...25 Nota korygująca...26 Duplikat faktury...28 Faktura zaliczka / Faktura do zaliczki...30 Inwentaryzacja...34 Nowa numeracja faktur początek roku...36 Statusu dokumentu sprzedaży / Statusu dokumentu zakupu...37 Rozliczenie należności...38 Rozliczenie zobowiązań...41 Kolorowanie przeterminowanych należności / Zobowiązań...43 Ukrywanie nieaktywnych kontrahentów...44 Ukrywanie nieaktywnych towarów / Usług...46 Eksport danych do pliku...48 Logo firmy na dokumentach sprzedaży...49 Dokumenty sprzedaży z nagłówkiem papieru firmowego...50 Tworzenie kopii bezpieczeństwa...51 Zmiana waluty...52 Opcje ustaw stałe zasady wystawiania dokumentów...54 Aktualizacja programu...55 1
OPIS IKON magazyn zakup sprzedaż kontrahent zakończ nowy dokument nowa faktura do paragonu nowy paragon usuń dokument edycja dokumentu korekta dokumentu wydruk dokumentu wydruk zestawienia szukaj zapisz aktualną pozycję drukuj duplikat zatwierdź odblokuj powiększ pomniejsz eksport do PDF wyślij dok. E-mailem wybierz eksport danych aktualizacja programu Abak okno programu Abak Silver i Abak Silver Biznes 2
WPISYWANIE WYSTAWCY DOKUMENTÓW / KONTO BANKOWE W programie wybieramy KONFIGURACJA a następnie FIRMA. W oknie FIRMA wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy dane firmy: a) DANE PODSTAWOWE uzupełniamy wystawcę dokumentów sprzedaży Identyfikator np. skrócona nazwa firmy (przydatne przy wyszukiwaniu) Nazwa wprowadzamy pełną nazwę firmy (druga linia mieści więcej znaków) Oddział wprowadzamy adres oddziału firmy lub dane kontaktowe np. nr telefonu, e-mail (będzie widoczny na fakturze) Adres Kod pocztowy Miejscowość NIP program sprawdza poprawność nr nip. Tą opcję można wyłączyć w KONFIGURACJA następnie OPCJE i w oknie "Opcje" odznaczamy "Informacja o poprawności pola NIP" Regon - program sprawdza poprawność nr regon. Tą opcję można wyłączyć w KONFIGURACJA następnie OPCJE i w oknie "Opcje" odznaczamy "Informacja o poprawności pola REGON" Licencja wprowadzamy numer licencji z Umowy Licencyjnej programu (13 cyfr) Wsparcie do wybieramy opcję "pobierz automatycznie" i "OK" (opcja dostępna przy dostępie do Internetu) Aktywny zaznaczamy. Domyślny - zaznaczamy aby automatycznie pojawiały sie na każdej fakturze dane firmy wystawcy 3
b) KONTO BANKOWE wprowadzamy nazwę banku oraz jego numer. Zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 4
WPISYWANIE KONTRAHENTA / HISTORIA OPERACJI W programie wybieramy SŁOWNIKI a następnie KONTRAHENT. W oknie KONTRAHENT wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy dane: a) DANE PODSTAWOWE Identyfikator np. skrócona nazwa firmy (przydatne przy wyszukiwaniu) Nazwa wprowadzamy pełną nazwę firmy (druga linia mieści więcej znaków) Oddział wprowadzamy adres oddziału firmy Adres Kod pocztowy Miejscowość NIP program sprawdza poprawność nr nip. Tą opcję można wyłączyć w KONFIGURACJA następnie OPCJE i w oknie "Opcje" odznaczamy "Informacja o poprawności pola NIP" Regon - program sprawdza poprawność nr regon. Tą opcję można wyłączyć w KONFIGURACJA następnie OPCJE i w oknie "Opcje" odznaczamy "Informacja o poprawności pola REGON" Pesel należy zaznaczyć okienko "osoba fizyczna" i wpisać nr Pesel w polu PESEL. Aktywny zaznaczamy Domyślny rabat wprowadzamy rabat przyznany kontrahentowi na wszystkie towary/usługi Osoba fizyczna zaznaczamy przy kontrahencie będącym osobą fizyczną b) DANE DODATKOWE, bank, osoba fizyczna e-mail - wprowadzamy nazwę banku oraz jego numer, adres e-mail. Przy osobie fizycznej uzupełniamy Pesel, rodzaj dokumentu tożsamości, seria, nr i przez kogo dokument został wydany. Zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 5
Historia operacji W oknie KONTRAHENT wybieramy kwadracik z trzema kropeczkami i w oknie HISTORIA OPERACJI możemy podejrzeć historię wszystkich dokumentów sprzedaży lub zakupów dla wybranego kontrahenta. 6
WPISYWANIE TOWARU / USŁUGI W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie MAGAZYN. W oknie MAGAZYN wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy dane: a) DANE PODSTAWOWE Identyfikator - np. skrócona nazwa lub kod towaru / usługi (przydatne przy wyszukiwaniu) Nazwa - nazwa towaru / usługi (druga linia mieści więcej znaków) Vat/Podatek wybieramy odpowiedni z jaką towar/usługa będzie sprzedawany Jednostka miary wybieramy z listy lub dodajemy nową Typ - wybieramy TOWAR lub USŁUGA Aktywny - zaznaczamy Wydruk - opcja wydruku cennika towarów lub usług Następnie definiujemy cenę sprzedaży towaru / usługi. CENA 1 detaliczna: Cena bazowa - uśredniona cena netto zakupu towaru (poruszamy się klawiszem TAB na klawiaturze) Cena - wpisujemy cenę netto sprzedaży Narzut w % Marża w % - wyliczona automatycznie po uzupełnieniu narzutu lub ceny netto Zysk - wyliczony automatycznie po uzupełnieniu narzutu lub ceny netto Cena brutto - wyliczona automatycznie po uzupełnieniu pozycji "Cena" lub prowadzamy ręcznie Oblicz - automatycznie wyliczany jest narzut, marża, zysk CENA 2 i CENA 3 tu wpisujemy inna propozycję ceny tego samego towaru lub usługi. 7
b) Zawartość zakładek STAN MAGAZYNOWY - będzie widoczny po wprowadzeniu faktury zakupu (instrukcja na str. 9). Zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 8
WPROWADZENIE FAKTURY ZAKUPU - STAN MAGAZYNU / WZORY WYDRUKU W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie ZAKUP. W oknie LISTA DOKUMENTÓW ZAKUPU wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy dane: 9
a) NAGŁÓWEK Typ - podpowiada się faktura zakupu z zaznaczoną opcją "domyślny" ( jeżeli chcemy wybrać inny typ dokumentu zakupu to klikamy w kwadracik z trzema kropeczkami obok pola TYP i z listy podświetlamy interesujący nas dokument a następnie wybieramy pierwsza ikona z lewej strony w górze okna "WYBIERZ") Rozliczenia VAT od wybieramy z listy Numer dokumentu - podpowiada się automatycznie kolejny numer faktury, jeśli ma być inny należy wprowadzić go ręcznie w białe pole obok. Data dokumentu wybieramy z kalendarza dpowiednią datę Data dostawy - wybieramy z kalendarza odpowiednią datę Sprzedawca - domyślnie podpowiada się z opcją "domyślny" (jeżeli chcemy wybrać innego to klikamy w kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "sprzedawca" i z listy podświetlamy interesującą nas firmę a następnie wybieramy pierwsza ikona z lewej strony w górze okna "WYBIERZ") Nabywca klikamy kwadracik z trzema kropeczkami, umieszczony obok pola "nabywca" i z okna KONTRAHENT podświetlamy wybranego odbiorcę a następnie wybieramy pierwsza ikona z lewej strony w górze okna WYBIERZ Jeżeli nie mamy kontrahenta na liście w kartotece KONTRAHENT to musimy go dodać ( instrukcja na str 5) Po wypełnieniu niezbędnych pól w zakładce :Nagłówek", automatycznie uruchomi się zakładka "Szczegóły pozycji" b) SZCZEGÓŁY POZYCJI Identyfikator należy wpisać identyfikator towaru/usługi jaki chcemy w szybki sposób wybrać go do faktury lub wybierany kwadracikiem z trzema kropeczkami umieszczonym obok pola "Nazwa" Nazwa klikamy kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "Nazwa" i wchodzimy do kartoteki "Magazyn", z listy wybieramy towar/usługę i zatwierdzamy ikoną WYBIERZ. 10
Jeżeli nie mamy towaru/usługi na liście w kartotece MAGAZYN to musimy go dodać ( instrukcja na str 7) Po wybraniu towaru/usługi wracamy do zakładki "Szczegóły pozycji" i wypełniamy pola z : Cena netto, Cena brutto, Vat, Ilość, Jednostka miary, Rabat wypełnione pola można zmienić zgodnie ze sprzedażą Jeżeli na fakturze ma być więcej pozycji towaru/usługi należy wybrać ikonę DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( pierwsza ikona od lewej strony w górze okna z symbolem białej kartki ), wybieramy kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "Nazwa" i wchodzimy do kartoteki "Magazyn", z listy wybieramy towar/usługę i zatwierdzamy ikoną WYBIERZ (jeżeli nie mamy towaru/usługi na liście w kartotece MAGAZYN to musimy go dodać - instrukcja na str 7) c) PŁATNOŚCI I TRANSPORT : Sposób zapłaty Typ płatności Termin płatności Transport d) SUMY, ZAPŁATA CZĘŚCIOWA : Zapłacono 11
e) UWAGI Miejsce do wpisania informacji dodatkowych. Po wpisaniu danych do faktury wybieramy ikonę drukarki w górze okna "WYDRUK" i z "LISTY DOSTĘPNYCH WYDRUKÓW" wybieramy interesujacy nas wydruk klikając go. Zatwierdzamy klawiszem "Wybierz" i mamy podgląd naszej faktury zakupu. 12
WYSTAWIENIE DOKUMENTU SPRZEDAŻY / KP / WZORY WYDRUKU W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ. W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy dane: a) NAGŁÓWEK Typ - podpowiadana się faktura sprzedaży z zaznaczoną opcją "domyślny" ( jeżeli chcemy wybrać inny typ dokumentu zakupu to klikamy w kwadracik z trzema kropeczkami obok pola TYP i z listy podświetlamy interesujący nas dokument a następnie wybieramy pierwsza ikona z lewej strony w górze okna "WYBIERZ") Rozliczenia VAT od wybieramy z listy Numer dokumentu - podpowiada się automatycznie kolejny numer faktury, jeśli ma być inny należy wprowadzić go ręcznie w białe pole obok. Data dokumentu wybieramy z kalendarza odpowiednią datę Data dostawy - wybieramy z kalendarza odpowiednią datę Sprzedawca - domyślnie podpowiada się z opcją "domyślny" (jeżeli chcemy wybrać innego to klikamy w kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "sprzedawca" i z listy podświetlamy interesującą nas firmę a następnie wybieramy pierwsza ikona z lewej strony w górze okna "WYBIERZ") Nabywca klikamy kwadracik z trzema kropeczkami, umieszczony obok pola "nabywca" i z okna KONTRAHENT podświetlamy wybranego odbiorcę a następnie wybieramy pierwsza ikona z lewej strony w górze okna WYBIERZ 13
Jeżeli nie mamy kontrahenta na liście w kartotece KONTRAHENT to musimy go dodać ( postępuj jak w opisie na str 5) Po wypełnieniu niezbędnych pól w zakładce :Nagłówek", automatycznie uruchomi się zakładka "Szczegóły pozycji" b) SZCZEGÓŁY POZYCJI Identyfikator należy wpisać identyfikator towaru/usługi jaki chcemy w szybki sposób wybrać go do faktury lub wybierany kwadracikiem z trzema kropeczkami umieszczonym obok pola "Nazwa" Nazwa klikamy kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "Nazwa" i wchodzimy do kartoteki "Magazyn", z listy wybieramy towar/usługę i zatwierdzamy ikoną WYBIERZ Jeżeli nie mamy towaru/usługi na liście w kartotece MAGAZYN to musimy go dodać. Po wybraniu towaru/usługi wracamy do zakładki "Szczegóły pozycji" i wypełniamy pola z : Cena netto, Cena brutto, Vat, Ilość, Jednostka miary, Rabat wypełnione pola można zmienić zgodnie ze sprzedażą Jeżeli na fakturze ma być więcej pozycji towaru/usługi należy wybrać ikonę DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( pierwsza ikona od lewej strony w górze okna z symbolem białej kartki ), następnie klikamy kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "Nazwa" i wchodzimy do kartoteki "MAGAZYN", z listy wybieramy towar/usługę i zatwierdzamy ikoną WYBIERZ. 14
c) PŁATNOŚCI I TRANSPORT : Sposób zapłaty Typ płatności Termin płatności Transport 15
d) SUMY, ZAPŁATA CZĘŚCIOWA : Zapłacono to pole powinno być wypełnione tylko przy płatności gotówkowej Automatyczne KP zaznaczamy tą opcję jężeli chcemy wydrukowć KP e) UWAGI Miejsce do wpisania informacji dodatkowych, które pojawią się na wydruku faktury. Po wpisaniu danych do faktury, dokument zatwierdzamy ikoną u góry okna " V " ZATWIERDŹ. 16
Następnie wybieramy ikonę drukarki w górze okna WYDRUK i z LISTY DOSTĘPNYCH WYDRUKÓW jednym kliknięciem podświetlamy interesujący nas wydruk a następnie klawiszem "Wybierz" przenosimy się do podglądu naszej faktury sprzedaży. Aby wydrukować Fakturę wybieramy ikonę drukarki WYDRUK. 17
W oknie LISTA DOSTĘPNYCH WYDRUKÓW możemy zmienić wygląd daty faktury zaznaczając opcję " Format daty : (miesiąc rok)" 18
NOWY TYP DOKUMENTU W programie wybieramy SŁOWNIKI a następnie TYPY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY. W oknie TYPY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy dane: 19
Identyfikator skrócona nazwa typu dokumentu Nazwa nazwa typu dokumentu Maska - posługujemy się opisem widocznym z prawej strony pola maska w kolorze zielonym : %nr = numer dokumentu %m = miesiąc %r = rok Jeżeli numer na fakturze ma prezentować się w następujący sposób 2013/04/06 ( 2013 - rok, 04 miesiąc, 06 - numer ) to w polu maska wprowadzamy %r / %m / %nr lub możemy złamać numerację literą np. 2013/KT/06 to w polu maska wprowadzamy %r / KT / %nr Ostatni numer wprowadzamy ostatni numer wystawionego dokumentu Powoduje zmiany ilościowe magazynu - zaznaczyć jeśli ma zmniejszać stan z magazynu Aktywny - zaznaczyć Domyślny zaznaczamy aby automatycznie się pojawiał na każdej fakturze Zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 20
ZMIANA WYGLĄDU NUMERACJI DOKUMENTÓW W programie wybieramy SŁOWNIKI a następnie TYPY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY. W oknie TYPY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY w polu maska posługujemy się opisem widocznym z prawej strony okna w kolorze zielonym. W polu "Ostatni numer" wprowadzamy ostatni numer wystawionego dokumentu. Zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 21
DODANIE JEDNOSTKI MIARY Jeżeli w programie nie ma potrzebnej jednostki miary to możemy ją wprowadzić. W programie wybieramy SŁOWNIKI a następnie JEDNOSTKI MIAR. W oknie JEDNOSTKI MIAR wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy dane: DANE PODSTAWOWE Identyfikator po uzupełnieniu będzie widoczny na liście jednostek Aktywny zaznaczyć Zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 22
ZESTAWIENIA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY / ZAKUPÓW W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ lub ZAKUP. W górze okna wybieramy PLIK a następnie z listy WYDRUK ZESTAWIENIA i z listy wybieramy rodzaj zestawienia: Zestawienie dokumentów sprzedaży Szczegółowe zestawienie dokumentów sprzedaży Zestawienie księgowe 23
Po wybraniu rodzaju zestawienia otworzy się okno "FILTR" gdzie wprowadzany dane potrzebne do zestawienia: Kontrahent - historia wybranego kontrahenta Data dokumentu : od do Data sprzedaży : od do Towar - historia wybranego towaru/usługi Typ dokumentu Status : Roboczy lub Zatwierdzony Opłacony : Tak lub Nie Miejscowość kontrahenta Po wypełnieniu danych do zestawienia wybieramy "WYBIERZ" i mamy podgląd zestawienia. Aby wydrukować wybieramy ikonę drukarki w górze okna "WYDRUK". 24
KOREKTA DOKUMENTU W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ. W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wybieramy z listy fakturę, którą chcemy korygować ( możemy korygować tylko zatwierdzone dokumenty). Zaznaczamy wybrany dokument a następnie klikamy ikonę u góry okna z dwoma żółtymi strzałeczkami. W oknie KOREKTA DOKUMENTU SPRZEDAŻY korygujemy kwotę, ilości, rabat oraz VAT w polu "Po". Gdy nasza korekta jest już gotowa drukujemy ją wybierając ikonę drukarki u góry okna. ZATWIERDZONEJ KOREKTY NIE MOŻNA ODBLOKOWAĆ!!! (jeżeli nie jesteśmy pewni poprawności dokumentu to go zapisujemy ale nie zatwierdzamy). 25
NOTA KORYGUJĄCA W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie NOTA KORYGUJĄCA. W oknie LISTA NOT KORYGUJĄCYCH wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ 26
W oknie NOTA KORYGUJĄCA poprawiamy błędy w dokumencie. Gdy nasza nota jest już gotowa drukujemy ją wybierając ikonę drukarki u góry okna. 27
DUPLIKAT FAKTURY W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ. W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wybieramy z listy fakturę, którą chcemy duplikować i otwieramy ja wybierając ikonę u góry okna "Edycja dokumentu". W oknie DOKUMENT SPRZEDAŻY wybieramy ikonę "Drukuj duplikat" 28
Zaznaczamy datę duplikatu i klikamy OK Następnie wybieramy wzór wydruku faktury i przy podglądzie faktury naciskamy ikonę drukarki u góry okna aby wydrukować duplikat faktury. 29
FAKTURA ZALICZKA / FAKTURA DO ZALICZKI W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ. W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ 30
W oknie DOKUMENT SPRZEDAŻY wybieramy trzy kropeczki przy polu TYP W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wybieramy z listy dokumentów, dokument FAKTURA VAT ZALICZKA a następnie zatwierdzamy nasz wybór pierwszą ikoną od lewej strony WYBIERZ. Jeżeli nie ma pożądanego dokumentu to możemy go stworzyć (postępujemy jak w instrukcji NOWY TYP DOKUMENTU na str 19). Po wybraniu typu dokumentu zaliczkowego wybieramy kontrahenta, towar oraz sposób zapłaty itd. 31
ABY WYSTAWIĆ FAKTURĘ DO ZALICZKI to w programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ. W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) i wprowadzamy NABYWCĘ: W zakładce SZCZEGÓŁY POZYCJI przy polu Nazwa klikamy kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "Nazwa" i wchodzimy do kartoteki "Magazyn", z listy wybieramy towar/usługę i zatwierdzamy ikoną WYBIERZ 32
Wróciliśmy do zakładki SZCZEGÓŁY POZYCJI i musimy dodać drugą pozycję na fakturze (zaliczkę) więc wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ następnie klikamy kwadracik z trzema kropeczkami obok pola "Nazwa" i wchodzimy do kartoteki MAGAZYN, z listy wybieramy "Zaliczka pobrana zgodnie z dokumentem" i zatwierdzany pierwszą ikoną od lewej strony u góry okna WYBIERZ. W polu "Nazwa" uzupełniamy nazwę i nr faktury zaliczkowej oraz wpisujemy kwotę zaliczki z minusem, uzupełniamy "Vat" i "Jedn. Miary". W zakładce "Płatności i transport" wybieramy sposób zapłaty i dokument drukujemy wybierając ikonę drukarki. 33
INWENTARYZACJA W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie INWENTARYZACJA. W oknie LISTA DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH zaznaczamy: RODZAJ INWENTARYZACJI - Inwentaryzacja próbna lub Inwentaryzacja STATUS wybieramy rodzaj dokumentu czy ma być Zatwierdzony czy Roboczy Następnie wybieramy pierwszą ikonę od lewej strony u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ ( ikona białej kartki) 34
Aby wydrukować inwentaryzację wybieramy ikonę drukarki RÓŻNICE W MAGAZYNIE Pozycje ujemne w magazynie mogą zostać utworzone poprzez : nie wprowadzenie dokumentu zakupu nie zatwierdzenie wprowadzonego dokumentu zakupu wybranie jako pozycji dokumentu innego towaru niż być powinien nie zatwierdzenie FV Korekty ze zwrotem towaru pomyłka w ilościach podczas wprowadzania dokumentu zakupu pozycja towarowa jest wprowadzona do magazynu kilkakrotnie z różnym identyfikatorem Zbyt duża ilość towaru na magazynie może zostać utworzona poprzez : wpisanie dokumentu zakupu ze zbyt dużą ilością nie zatwierdzony dokument sprzedaży nie zatwierdzona FV korygująca wybranie jako pozycji dokumentu innego towaru niż być powinien pozycja towarowa jest wprowadzona do magazynu kilkakrotnie z różnym identyfikatorem Korekt ilości w magazynie dokonuje się dokumentami: WZ dla zdjęcia nadwyżek PZ dla uzupełnienia braków 35
NOWA NUMERACJA FAKTUR POCZĄTEK ROKU W programie wybieramy SŁOWNIKI a następnie TYPY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY. W oknie TYPY DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY zaznaczamy dokument np. Faktura VAT ( podświetlamy go jednym naciśnięciem ), w polu "Ostatni numer" wprowadzamy cyfrę "0" by wystawić fakturę z nr 1. Zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 36
STATUSU DOKUMENTU SPRZEDAŻY / STATUSU DOKUMENTU ZAKUPU Okno LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY Z zaznaczone okienko w polu "Z" oznacza, że dokument jest zatwierdzony O zaznaczone okienko w polu "O" oznacza, że dokument jest opłacony KP zaznaczone okienko w polu "KP" oznacza, że do faktury wydrukowaliśmy KP F zaznaczone okienko w polu "F" oznacza dokument fiskalny Okno LISTA DOKUMENTÓW ZAKUPU S zaznaczone okienko w polu "S" oznacza, że dokument jest zatwierdzony O zaznaczone okienko w polu "O" oznacza, że dokument jest opłacony 37
ROZLICZENIE NALEŻNOŚCI W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ. W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY wyszukujemy dokument, który chcemy spłacić, podświetlamy go kliknięciem i ikoną u góry okna EDYCJA DOKUMENTU wchodzimy do faktury z odroczonym sposobem płatności (np. przelew). 1. W oknie DOKUMENT SPRZEDAŻY fakturę zatwierdzoną odblokowujemy ikoną rączki u góry okna "Odblokuj" (druga ikona od prawej) 38
2. Zaznaczamy okienko u góry okna po prawej stronie "Opłacony" i zapisujemy wprowadzone zmiany ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " 3. Przechodzimy do zakładki "Sumy, Zapł. Częściowa" i w polu "Zapłacono" wpisujemy wartość wpłaconej należności. Zapisujemy wprowadzone zmiany ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " i zatwierdzamy dokument ikoną "V" ZATWIERDŹ. 39
Gdy nasza faktura jest gotowa wybieramy ikonę drukarki u góry okna WYDRUK w celu wydrukowania edytowanego dokumentu. Wychodzimy z podglądu faktury ikoną drzwi z prawej strony u góry okna "ZAKOŃCZ". W oknie LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY przy opłaconej fakturze w polu "O" pojawił się znaczek w okienku. 40
ROZLICZENIE ZOBOWIĄZAŃ W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie ZAKUP. W oknie LISTA DOKUMENTÓW ZAKUPU wyszukujemy dokument, który chcemy spłacić, podświetlamy go kliknięciem i ikoną u góry okna EDYCJA DOKUMENTU wchodzimy do faktury. W oknie DOKUMENT ZAKUPU fakturę zatwierdzoną odblokowujemy ikoną rączki u góry okna "Odblokuj" (druga ikona od prawej) Przechodzimy do zakładki "Sumy, Zapł. Częściowa" i w polu "Zapłacono" wpisujemy wartość wpłaconej należności. Zapisujemy wprowadzone zmiany ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " i zatwierdzamy dokument ikoną "V" ZATWIERDŹ. 41
W zakładce "Nagłówek" zaznaczamy okienko u góry okna po prawej stronie "Opłacony" i zapisujemy wprowadzone zmiany ikoną dyskietki "ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ " Wychodzimy z kartoteki DOKUMENT ZAKUPU ikoną drzwi z prawej strony u góry okna "ZAKOŃCZ". W oknie LISTA DOKUMENTÓW ZAKUPU przy opłaconej fakturze w polu "O" pojawił się znaczek w okienku. 42
KOLOROWANIE PRZETERMINOWANYCH NALEŻNOŚCI / ZOBOWIĄZAŃ W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie SPRZEDAŻ lub ZAKUP. W kartotece LISTA DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY lub LISTA DOKUMENTÓW ZAKUPU widzimy podgląd wystawionych dokumentów sprzedaży lub zakupów, które zaznaczone są kolorami: ŻÓŁTY faktury z odroczonym sposobem płatności do 7 dni po terminie płatności; POMARAŃCZOWY - faktury z odroczonym sposobem płatności od 7 do 14 dni po terminie płatności; CZERWONY - faktury z odroczonym sposobem płatności, ponad 14 dni po terminie płatności; CZARNY faktury z odroczonym sposobem płatności opłacone, faktury z odroczonym sposobem płatności przed upływem terminu płatności, faktury gotówkowe; 43
UKRYWANIE NIEAKTYWNYCH KONTRAHENTÓW W programie wybieramy SŁOWNIKI a następnie KONTRAHENT. W oknie KONTRAHENT wyszukujemy kontrahenta, którego chcemy ukryć, podświetlamy go jednym kliknięciem i odznaczamy okienko "Aktywny". Zapisujemy zmiany ikoną dyskietki. Wyszukujemy kolejnego kontrahenta, odznaczamy okienko "Aktywny". Zapisujemy zmiany ikoną dyskietki, itd. Następnie z menu okna KONTRAHENT wybierany "Widok" (u góry okna) z listy "Ukryj nieaktywne" i klienci z odznaczoną opcją "Aktywny" znikają z listy kontrahentów. 44
Ukrytych klientów możemy w każdej chwili przywrócić do listy kontrahentów wybierając w menu "Widok" (u góry okna) przy pozycji "Ukryj nieaktywne" klikamy w ikonę V (lewa strona pozycji "Ukryj nieaktywne"). Wprowadzone zmiany zapisujemy ikoną dyskietki. 45
UKRYWANIE NIEAKTYWNYCH TOWARÓW / USŁUG W programie wybieramy DOKUMENTY a następnie MAGAZYN. W oknie MAGAZYN wybieramy towar lub usługę, który chcemy ukryć, podświetlamy go jednym kliknięciem i odznaczamy okienko "Aktywny". Zapisujemy zmiany ikoną dyskietki. Wyszukujemy kolejny towar / usługę, odznaczamy okienko "Aktywny". Zapisujemy zmiany ikoną dyskietki, itd. Następnie z menu okna MAGAZYN wybierany "Widok" (u góry okna) z listy "Ukryj nieaktywne" i towary / usługi z odznaczoną opcją "Aktywny" znikają z listy. 46
Ukryte towary / usługi możemy w każdej chwili przywrócić do listy w magazynie wybierając w menu "Widok" (u góry okna) przy pozycji "Ukryj nieaktywne" klikamy w ikonę V (lewa strona pozycji "Ukryj nieaktywne"). Wprowadzone zmiany zapisujemy ikoną dyskietki. 47
EKSPORT DANYCH KONTRAHENTÓW DO PLIKU W programie wybieramy SŁOWNIKI a następnie KONTRAHENT. Aby eksportować dane klikamy w oknie KONTRAHENT w ikonę u góry okna EKSPORT DANYCH. W oknie "Zapisz dane kontrahentów" w opcji "Zapisz w:" wskazujemy miejsce gdzie chcemy zapisać plik, następnie zapisujemy go klawiszem "Zapisz". Eksport danych kontrahentów zapisujemy jako typ pliku CSV. 48
LOGO FIRMY NA DOKUMENTACH SPRZEDAŻY Przygotowujemy logo w wymiarach 113 x 113 oraz format mapy bitowej i nazywamy nasz obraz "logo". Aby pojawiało się na fakturach musimy umieścić je w katalogu: Dla systemów Windows 7 Vista i Windows 8 C:\Program Data\xBase.pl\as4\logo.bmp ( Jeżeli katalog jest nie widoczny to musimy go odkryć, wybieramy ORGANIZUJ (w prawym górnym oknie ), z listy wybieramy OPCJE FOLDERÓW, następnie druga zakładka WIDOK, na liście zaznaczany opcję POKAŻ UKRYTE PLIKI I FOLDERY i robimy OK ) Dla systemów Windows XP C:\Dokuments&Settings\All Users\Dane aplikacji\xbase.pl\as4\logo.bmp ( Jeżeli katalog jest nie widoczny to musimy go odkryć, wybieramy NARZĘDZIA (górnym oknie), z listy wybieramy OPCJE FOLDERÓW, następnie druga zakładka WIDOK, na liście zaznaczany opcję POKAŻ UKRYTE PLIKI I FOLDERY i robimy OK ) Plik logo.bmp w wyżej wymienionym katalogu należy usunąć i wstawić w to miejsce własne logo a będzie widniało na naszych fakturach. 49
DOKUMENTY SPRZEDAŻY Z NAGŁÓWKIEM PAPIERU FIRMOWEGO Opcja "PAPIER FIRMOWY" jest dostępna na wzorze faktury nr 3 a po wydrukowaniu obraz będzie znajdował się w górze strony. Przygotowujemy obraz w wymiarach 300x300 dpi 190x20 mm typu BMP i nazywamy "ndg103.bmp" Aby pojawiało się na fakturach musimy umieścić je w katalogu: Dla systemów Windows 7 Vista i Windows 8 C:\Program Data\xBase.pl\as4\ nag103.bmp ( Jeżeli katalog jest nie widoczny to musimy go odkryć, wybieramy ORGANIZUJ (w prawym górnym oknie ), z listy wybieramy OPCJE FOLDERÓW, następnie druga zakładka WIDOK, na liście zaznaczany opcję POKAŻ UKRYTE PLIKI I FOLDERY i robimy OK ) Dla systemów Windows XP C:\Dokuments&Settings\All Users\Dane aplikacji\xbase.pl\as4\ nag103.bmp ( Jeżeli katalog jest nie widoczny to musimy go odkryć, wybieramy NARZĘDZIA (górnym oknie), z listy wybieramy OPCJE FOLDERÓW, następnie druga zakładka WIDOK, na liście zaznaczany opcję POKAŻ UKRYTE PLIKI I FOLDERY i robimy OK ) 50
TWORZENIE KOPII BEZPIECZEŃSTWA W programie wybieramy KONFIGURACJA a następnie KOPIA BEZPIECZEŃSTWA. W oknie "Kopia bezpieczeństwa" dostępne są dwa klawisze BACKUP i RESTORE: BACKUP - "Utwórz kopię bezpieczeństwa bazy danych" - przycisk w zielonym kolorze pozwala zrobić kopię bezpieczeństwa i przechowywać ją w bezpiecznym miejscu na dysku ( np. w razie awarii komputera ) RESTORE - "Odtwórz bazę danych z kopii bezpieczeństwa" - przycisk w czerwonym kolorze pozwala zaimportować bazę danych do programu (np. po awarii komputera) 51
ZMIANA WALUTY Przed wystawianiem faktury np. w EURO zalecamy stworzenie oddzielnego typu dokumentu sprzedaży (aby stworzyć nowy typ dokumentu postępuj jak w instrukcji na str. 19) Nowy typ dokumentu pozwoli nam odróżnić faktury w złotówkach od tych faktur w innej walucie (np. możliwość zrobienia zestawienia dokumentów sprzedaży - oddzielnie dla faktur w złotówkach i faktur w euro). Rodzaj dokumentu i nazewnictwo należy dostosować do zdarzenia gospodarczego. Aby zmienić walutę w programie wybieramy KONFIGURACJA a następnie WALUTA. W oknie WALUTA klikamy w wybraną walutę, następnie zaznaczamy okienko DOMYŚLNY na dole okna, zapisujemy nasz wybór ikoną dyskietki u góry okna i wychodzimy ikoną drzwiczek (pierwsza ikona od prawej u góry okna) ZAKOŃCZ. 52
Jeżeli w oknie WALUTA nie ma potrzebnej waluty to możemy ją dodać wybierając pierwszą ikonę od lewej u góry okna DODAJ NOWĄ POZYCJĘ. Uzupełniamy "Nazwa", "Symbol" a następnie zapisujemy wprowadzone dane ikoną dyskietki u góry okna i wychodzimy ikoną drzwi ZAKOŃCZ Po wybraniu waluty wystawiamy fakturę. W oknie programu wybieramy DOKUMENTY z listy SPRZEDAŻ, następnie klikamy w ikonę białej kartki DODAJ NOWĄ POZYCJĘ (pierwsza ikona od lewej strony). W oknie DOKUMENT SPRZEDAŻY zmieniamy TYP dokumentu (wybieramy kwadracik z trzema kropeczkami) z Faktury Vat na nasz nowy typ faktury. Wybieramy NABYWCĘ i w zakładce SZCZEGÓŁY POZYCJI wybieramy towar /usługę oraz uzupełniamy cenę. Gdy nasza faktura jest gotowa wybieramy ikonę drukarki u góry okna w celu wydrukowania dokumentu. 53
OPCJE USTAW STAŁE ZASADY WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW W programie wybieramy KONFIGURACJA a następnie OPCJE. W oknie OPCJE mamy możliwość dostosowania takich funkcji jak ilość drukowanych dokumentów, typ płatności dostosowanie programu pod kątem faktur gotówkowych lub przelewowych, kolorowanie przeterminowanych należności i/lub zobowiązań czy wpisania uwag, które będą się drukowały na wszystkich dokumentach itd. Po ustawieniu stałych zasad wystawienia dokumentu, zmiany zapisujemy wybierając ikonę dyskietki u góry okna ZAPISZ AKTUALNĄ POZYCJĘ i wychodzimy ikoną drzwi ZAKOŃCZ. 54
AKTUALIZACJA PROGRAMU Aktualizację programu Abak można przeprowadzić na dwa sposoby: 1. Polega na kliknięciu ikony AKTUALIZACJA - szybki sposób na przeprowadzenie aktualizacji programu; W oknie AKTUALIZACJA w polu NIP wpisujemy nr nip firmy bez kresek i wybieramy START. Program pobierze aktualizację programu (może to potrwać od kilku sekund do kilku minut w zależności od szybkości Internetu) a następnie wyświetli się okno kreatora instalacji, który przeprowadzi nas przez proces instalacji aktualizacji programu zachowując wszystkie dane wprowadzone do programu (kontrahentów, faktury, towary / usługi) 55