ZARZĄDZANIE CZASEM Workshop dla Kierowników: kształtowanie kompetencji miękkich Ćwiczenie 1 Zamknijcie oczy i rozsiądźcie się wygodnie Przebieg sesji: Ocena własnej efektywności Budowanie struktury działań Tworzenie kalendarza Wskazówki i pomysły 1
Ćwiczenie 2 Ocena własnej efektywności. STRUKTURA DZIAŁAŃ Ćwiczenia rozbudzające wyobraźnię Pogrzeb Gdybym miał wszystko Spis marzeń Dłuższe wyjazdy 2
Cel Specific Measurable Achievable Rewarding Time-bound Cel Specific charakterystyczny dla konkretnej osoby i stanowiący wyzwanie, czyli Twój! Measurable mierzalny można powiedzieć kiedy cel został osiągnięty Cel Achievable - osiągalny możliwy do realizacji w ogóle i w konkretnej sytuacji działającego Rewarding dający satysfakcję Time-bound ograniczony w czasie 3
Ćwiczenie 3 Określanie własnych celów. Obszar kluczowy Obszerne kategorie zadań, nad którymi musisz skupić swoje wysiłki, aby osiągnąć założone cele Grupy działań tego samego rodzaju, odnoszące się do jednego problemu. Ćwiczenie 4 Analiza dnia pracy. Tworzenie własnych obszarów kluczowych. 4
Obszary kluczowe Realizacja celów Zastanów się jakie działania muszą zostać podjęte, aby zrealizować dany cel Grupowanie zadań Stwórz listę swoich codziennych działań i spróbuj pogrupować działania o podobnym charakterze Zadanie Działanie składające się na element obszaru kluczowego Składa się z: opisu co trzeba zrobić? określenia rezultatu co ma być osiągnięte? określenia odpowiedzialności kto ma to wykonać? określenia terminu do kiedy ma być to wykonane? Precyzja w określeniu zadania przekłada się na jego realizację Zadania Zadanie 1 Obszar kluczowy Zadanie 5 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 4 5
Czynności Działania składające się na zadanie Tworzą listę spraw do załatwienia Czynności Czynność 1 Zadanie Czynność 5 Czynność 2 Czynność 3 Czynność 4 Baza danych Obszary kluczowe pozwalają również przyporządkować informacje: dane kontaktowe dokumenty informacje 6
Podział zadań Pilne Niepilne Ważne Nieważne Pilne/ważne Zadania do natychmiastowej realizacji Skupianie się na tej ćwiartce rodzi mentalność strażaka nieustanne gaszenie pożarów ciągłe załatwianie spraw na wczoraj utrata celów długoterminowych Last Minute Management Pilne/nieważne Powodują dużo hałasu Są źródłem dezorganizacji planów Należy je: zlokalizować zapobiegać ich występowaniu zdelegować/przerzucić na innych Chaos Management 7
Niepilne/nieważne Przyjemności Złodzieje czasu Zajęcia dające oddech Należy: sprawdzić czy nie jesteśmy przemęczeni jeśli tak, to zorganizować sobie odpoczynek oderwać się od nich rozpocząć pracę z kimś lub w grupie przejść do wykonywania prostszych zadań Niepilne/ważne Fundamentalna ćwiartka z punktu widzenia organizacji czasu Zajęcia tego rodzaju zawsze powinny być zaplanowane np. delegowanie może uczynić je pilnym dla kogoś innego Powinny zajmować min. 1h dziennie + Odpoczynek KALENDARZ 8
Zakresy planowania Rok Przydatny przy określaniu zadań sezonowych Umiejscowienie większych projektów Miesiąc Planowanie wydarzeń całodniowych spotkań wyjazdów Tydzień Dzień Tydzień Wykorzystanie formatki Naniesienie umówionych spotkań i zarezerwowanych zdarzeń Określenie wykorzystania czasu wolnego Sprawdzenie materiałów niezbędnych do wykonania zadań np. bilety przy wyjeździe, materiały do spotkań Dzień Plan dnia przygotuj dzień wcześniej! pozwala uporządkować dzień w umyśle pozwala od samego rana wejść w wir pracy wykorzystuje podświadomość umożliwia koncentrację na podstawowych zadaniach Nacisk na konkretne zadania do wykonania Skupienie na rezultatach Weź pod uwagę charakter działania 9
Ustalanie harmonogramu dnia Pracę najlepiej rozpoczynać od razu Najpierw najtrudniejsze zadania Zwróć uwagę na sposób pracy Twojego organizmu ranne ptaszki lub sowy WSKAZÓWKI I POMYSŁY Zadania słoniowe 10
Zadania słoniowe W przypadku zadań zbyt dużych można rozdzielić je na mniejsze części które dają się strawić jednego dnia np. nauka obcych słówek 5 dziennie lub 30 tygodniowo Skok na głęboką wodę Skok na głęboką wodę Jeśli widzisz że zadanie jest ważne (dla ciebie) zobowiąż się do niego publicznie ponieś wstępne koszty związane z jego realizacją skorzystaj z pomocy innych (ludzi, organizacji) podejmij odpowiedzialności w kontekście tego zadania Niech inni gonią Cię do roboty. 11
Zasada Pareto 12