ANALIZA PRZEDPROJEKTOWA - jak skutecznie zaplanować realizację projektu. Spotkanie informacyjne TRIGONUM Sp. z o.o. STREFA STARTUP GDYNIA

Transkrypt

1 ANALIZA PRZEDPROJEKTOWA - jak skutecznie zaplanować realizację projektu Spotkanie informacyjne TRIGONUM Sp. z o.o. STREFA STARTUP GDYNIA

2 AGENDA SESJI II: Analiza przedprojektowa: - czym jest projekt? podstawowe zagadnienia z tematyki projektowej, - planowanie projektu w kontekście przygotowania wniosku dotacyjnego, - matryca logiczna jako uniwersalne narzędzie zapewniające logiczną i spójną koncepcję projektu ok Zakończenie spotkania, dyskusja

3 CEL SESJI: przygotowanie do planowania projektów, w tym: diagnozowanie problemów i potrzeb, prawidłowe określanie celów projektu oraz narzędzia do planowania projektu.

4 Etapy przygotowania dokumentów o dotację unijną w praktyce Rozpoznanie Planowanie Opracowanie

5 NIEZBĘDNE DOKUMENTY Dokumenty programowe Przygotowanie wniosku Przygotowanie budżetu Program Operacyjny Szczegółowy Opis Priorytetów Wytyczne dla wnioskodawców Instrukcja wypełniania wniosku Wytyczne dla beneficjentów w zakresie informacji i promocji Opis kryteriów wyboru projektów Zasady kwalifikowalności wydatków w PO Wytyczne MRR dot. kwalifikowalności

6 Jednak przed samym wnioskiem

7 CZYM JEST PROJEKT? Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikalnej usługi lub uzyskania unikalnego rezultatu. Projekt jest przedsięwzięciem, które ma początek i koniec. Jest to proces zaplanowany i kontrolowany, który ma doprowadzić do pozytywnego skutku i tworzy nową jakość. Projekt to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami.

8 CECHY PROJEKTU: Unikalny charakter, niepowtarzalność, Ograniczony czas trwania, Określony zakres, System powiązanych ze sobą działań, Wspólny cel działań, Posiada sprecyzowane produkty Zużywa zasoby Posiada budżet Posiada sponsora

9 PROJEKTY W ORGANIZACJI: Organizacje wykonują pracę (działalność operacyjną i projekty) Działalność operacyjna oraz projekty: Wykonywane przez ludzi, Ograniczone dostępnymi zasobami, Planowane, realizowane i kontrolowane, Działalność operacyjna: ciągła i powtarzalna Projekty: tymczasowe i unikalne

10 ZŁOTY TRÓJKĄT PROJEKTU

11 ZADANIE LOGIKA PROJEKTU PROBLEM CEL

12 LOGIKA PROJEKTU PROBLEM Bez problemu nie ma projektu! Przyczyny i skutki problemu Kogo dotyczy? Jakie mamy dowody? SYTUACJA NEGATYWNA GRUPA DOCELOWA Kim są odbiorcy? Ilu ich jest? Jakie są ich cechy? Czy grupa jest zróżnicowana? CEL SMART Jak zmieni się sytuacja? O ile będzie lepsza? W jaki sposób i w jakim czasie? DZIAŁANIA Co chcemy zrobić? Jak chcemy zrobić? Odpowiadają na problem grupy docelowej Przekładają się na osiągnięcie celu REZULTATY Korzyści Prowadzą do celu Produkty a rezultaty Trwałość rezultatów SYTUACJA POZYTYWNA WSKAŹNIKI Określone liczbowo lub procentowo Sposób monitorowania Odpowiedzialność i terminy Ewaluacja

13 CEL PROJEKTU informacje podstawowe Cel ogólny powinien odnosić się bezpośrednio do celów programu, w ramach którego projekt jest dofinansowany (znajdują się w opisie konkursu lub w dokumentach programowych) Cele szczegółowe muszą być ściśle powiązane z celami ogólnymi, są dowodem na to, że projekt będzie realizowany dobrze Cel nie może być abstrakcyjny- musi się odnosić do rzeczywistości

14 CEL PROJEKTU informacje podstawowe Cele powinny spełniać kryteria SMART : S (specific): konkretne i proste M (measurable): mierzalne ilościowo i/lub jakościowo A (acceptable/accurate): realne do osiągnięcia, trafne R (relevant/realistic): istotne, odpowiadające potrzebom T (timely defined): określone w czasie

15 PRZYKŁAD 1 CELÓW PROJEKTU (szkolenia dla własnych pracowników) Cel ogólny: Rozwój kompetencji 14 pracowników (w tym 8 kobiet) w obszarach kluczowych dla rozwoju firmy, przygotowujący do wdrożenia nowej strategii rozwoju, w trakcie 12 miesięcy trwania projektu. Cele szczegółowe (m.in.): Rozwój kompetencji zarządczych oraz biznesowych 14 pracowników, służący poprawie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej firmy, w trakcie 12 m-cy projektu Rozwój kompetencji trenerskich 9 osób, służący podniesieniu jakości oferowanych usług, w trakcie 12 m-cy projektu Rozwój kompetencji sprzedażowych oraz z obsługi klienta 14 pracowników, służący wzrostowi efektywności sprzedażowej firmy, w trakcie 12 m-cy projektu

16 PRZYKŁAD CELÓW PROJEKTU (szkolenia dla własnych pracowników) Czy cele są sformułowane prawidłowo? Odpowiedź: TAK Dlaczego? Spełniają kryteria SMART, m.in. są: konkretne i proste mierzalne ilościowo i mierzalne jakościowo realne do osiągnięcia określone w czasie

17 PRZYKŁAD 2 CELÓW PROJEKTU (wdrożenie systemu CRM ERP) Cel ogólny: Wdrożenie kompleksowego systemu łączącego cechy CRM oraz ERP w firmie X, służącego podniesieniu konkurencyjności firmy oraz rozszerzeniu zakresu świadczonych usług, w trakcie 24 m-cy trwania projektu. Cele szczegółowe (m.in.): Uruchomienie systemu do zarządzania projektami (w ramach podsystemu ERP), służącego usprawnieniu procesu ich zarządzania, w trakcie 24 m-cy projektu, Uruchomienie systemu do zarządzania relacjami z klientami (w ramach podsystemu CRM), służącego usprawnieniu procesu, w trakcie 24 m-cy projektu, Rozszerzenie oferty świadczonych usług poprzez uruchomienie nowych usług: usługa 1, usługa 2, usługa 3, w trakcie 24 m-cy projektu

18 PRZYKŁAD CELÓW PROJEKTU (wdrożenie systemu CRM ERP) Czy cele są sformułowane prawidłowo? Odpowiedź: TAK Dlaczego? Spełniają kryteria SMART, m.in. są: konkretne i proste mierzalne ilościowo realne do osiągnięcia określone w czasie

19 A JAKI JEST CEL TWOJEGO PROJEKTU? Oczywiście spełniający kryteria SMART : konkretny i prosty mierzalny ilościowo i/lub jakościowo realny do osiągnięcia określony w czasie

20 MATRYCA LOGICZNA Problem Cel Zadanie Produkt Wskaźnik np. deficyt kompetencji pracowników w kluczowych filarach działalności, uniemożliwiający strategiczne zmiany w firmie Rozwój kompetencji X pracowników (w tym Y kobiet) w obszarach kluczowych dla rozwoju firmy, przygotowujący do wdrożenia nowej strategii działania, w trakcie 12 miesięcy trwania projektu 1. szkolenia (stacjonarne i wyjazdowe) z obszarów M i N; doradztwo indywid. i grupowe ilość szkoleń (stacj., wyjazd.); liczba przeszkolonych osób i uczestników; materiały szkoleniowe; certyfikaty, raporty z doradztwa itp.. 1. liczba pracowników, którzy zakończyli projekt; 2. liczba pracowników, których kompetencje wzrosły;

21 ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIA PROJEKTU: 8. Opis sposobu zarządzania projektem 1. Uzasadnienie potrzeby realizacji projektu 7. Opis potencjału i doświadczenia projektodawcy 2. Analiza celu głównego i celów szczegółowych o określenie wskaźników pomiaru celów 6. Opis oddziaływania projektu 3. Opis grup docelowych 5. Analiza ryzyka nieosiągnięcia założeń projektu 4. Opis zadań i produktów, które będą wytworzone w ramach realizacji w kontekście celów

22 ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIA PROJEKTU: CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Uzasadnienie potrzeby realizacji i cele projektu Uzasadnij potrzebę realizacji projektu Wskaż cel główny oraz cele szczegółowe projektu Określ, w jaki sposób będzie mierzona realizacja celów (ustal wskaźniki pomiaru celów) Określ wartość obecną wskaźnika i wartość docelową wskaźnika Określ, w jaki sposób i na jakiej podstawie mierzone będą wskaźniki realizacji poszczególnych celów (ustal źródło weryfikacji/ pozyskania danych do pomiaru wskaźnika oraz częstotliwość pomiaru)

23 ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIA PROJEKTU: CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Grupy docelowe Scharakteryzuj osoby i/lub instytucje, które zostaną objęte wsparciem z punktu widzenia istotnych dla projektu cech (np. wiek, status zawodowy, wykształcenie, płeć) Uzasadnij wybór grupy docelowej, która objęta zostanie wsparciem Opisz sposób rekrutacji uczestników/uczestniczek odnosząc się m.in. do planu rekrutacji (z uwzględnieniem podziału K/M) Opisz potrzeby, bariery i oczekiwania uczestników/uczestniczek projektu oraz podaj wiarygodne źródła pozyskania danych o skali zainteresowania potencjalnych uczestników/uczestniczek planowanym wsparciem projektowym

24 ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIA PROJEKTU: CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Zadania Przyporządkuj poszczególne zadania do danego celu szczegółowego, do którego osiągnięcia przyczyni się realizacja danego zadania Opisz zadania podejmowane w projekcie, zgodnie z chronologią zadań wskazaną w budżecie i harmonogramie wraz z uzasadnieniem Opisz produkty, które będą wytworzone w ramach realizacji zadań

25 ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIA PROJEKTU: CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Oddziaływanie projektu Opisz, w jaki sposób osiągnięcie celu głównego projektu przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych efektów realizacji Priorytetu PO Opisz wartość dodaną projektu

26 ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIA PROJEKTU: CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Potencjał i doświadczenie projektodawcy Opisz doświadczenie projektodawcy/partnerów w realizacji podanych przedsięwzięć/projektów Przedstaw informacje potwierdzające potencjał finansowy projektodawcy/partnerów do realizacji projektu

27 ZARZĄDZANIE CYKLEM ŻYCIA PROJEKTU: CHARAKTERYSTYKA PROJEKTU Opis sposobu zarządzania projektem Opisz, w jaki sposób projekt będzie zarządzany (z uwzględnieniem zasady równości szans kobiet i mężczyzn) Opisz, jakie zaplecze techniczne oraz jaka kadra zaangażowane będą w realizację projektu (wskaż osoby/stanowiska w projekcie i ich niezbędne kompetencje) Uzasadnij wybór partnerów projektu (jeżeli dotyczy) Opisz rolę partnerów (zadania, za które odpowiedzialny będzie każdy z partnerów) lub innych instytucji zaangażowanych w projekt (jeżeli dotyczy) Opisz, wykonanie których zadań realizowanych w ramach projektu będzie zlecane innym podmiotom i uzasadnij zlecanie realizacji zadań (w przypadku, gdy wykonanie zadań realizowanych w ramach projektu będzie zlecane innym podmiotom) Opisz działania, jakie będą prowadzone w celu monitoringu projektu i jego uczestników

28 BUDŻET Koszty kwalifikowalne: rodzaje kosztów zgodne ze szczegółowymi wytycznymi określonymi w Regulaminie/ Dokumentacji konkursowej lub innym dokumencie konkursowym, niezbędne dla realizacji projektu, racjonalne i efektywne, które będą faktycznie poniesione w okresie realizacji projektu, udokumentowane, zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego. Przykład arkusza budżetowego:

29 HARMONOGRAM

30 Dziękuję za uwagę Joanna Karenkiewicz Koordynator Projektów Dotacyjnych TRIGONUM Sp. z o.o., al. Zwycięstwa 197, Gdynia tel. (+48 58) , biuro@trigonum.pl,