dokumentacja ewidencja rozliczanie księgowanie orzecznictwo przykłady

BIBLIOTEKA Koszty podatkowe w praktyce dokumentacja ewidencja rozliczanie księgowanie orzecznictwo przykłady Marek Kutarba

Autor Marek Kutarba Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Projekt graficzny Kinga Pisarczyk Korekta Barbara Redzyńska Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2012, kwiecień 2012 r. ISBN 978-83-63360-84-9 Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.dziennik.pl, www.gazetaprawna.pl, www.forsal.pl Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40 tel. 22 761 30 30, 801 626 666, e-mail: bok@infor.pl Druk: TED Drukarnia

Spis treści Wstęp...7 Rozdział 1. Definicja kosztów...9 Rozdział 2. Ewidencjonowanie kosztów dla celów podatkowych...27 Dokumentowanie kosztów w księdze podatkowej...27 Dokumentowanie kosztów działalności w mieszkaniu... 28 Księgowanie kosztów w księdze podatkowej... 28 Ewidencja wynagrodzeń... 30 Ewidencja wydatków samochodowych... 31 Rozliczanie kosztów w czasie...33 Księgowanie kosztów pośrednich...35 Moment otrzymania towarów...36 Koszty w dacie ich poniesienia...37 Księgowanie kosztów usług ciągłych...37 Koszty wytworzenia...38 Straty w środkach obrotowych...39 Korekta błędnych zapisów w księdze podatkowej... 40 Wydatki na zaniechaną inwestycję... 40 Koszty z nierzetelnych dokumentów...41 Dekretacja dowodów księgowych za pomocą programu komputerowego...42 Zakup produktów rolnych od rolnika...43 Dokumentowanie zakupu towarów handlowych od osób fizycznych...45 Dokumentowanie wydatków pracowników...47 Moment poniesienia kosztu z tytułu zakupu gruntu... 48 Rozdział 3. Koszty zatrudnienia i świadczenia pracownicze oraz na rzecz udziałowców i członków zarządu... 49 Obowiązki pracownika jako płatnika... 49 Koszty wynagrodzeń...51 Składki na ubezpieczenia społeczne...54 Zaliczka na PIT i składka zdrowotna...57 Szkolenia i dokształcanie pracownika... 60 Pracownicze programy emerytalne...61 Wypłacone pracownikowi odszkodowanie... 62 Koszty dla twórców przy pracy etatowej... 64 Zadośćuczynienie za wypadek przy pracy... 64 Wydatki na imprezę integracyjną... 66 Odszkodowanie za rozwiązanie umowy o pracę...67 Wynagrodzenie i składki ZUS małżonka wspólnika... 68 Mieszkanie wynajęte dla pracowników... 69 Koszty pracownika za część miesiąca... 69 Dowóz pracowników do pracy... 69 Kupno wody i dystrybutora...70 Wydatki na ubezpieczenie grupowe...70 Wydatki na mieszkanie dla prezesa...72 Szczepionkę można uwzględnić w rozliczeniach z fiskusem...73 Wydatki na rzecz rad nadzorczych...74 Bilety lotnicze dla członka rady nadzorczej...76 Odpisy na rachunek funduszu socjalnego...77 Nagrody dla pracowników...78 Zakup aktywacji karty do telefonu komórkowego...79

Wydatki na kurs języka angielskiego dla pracowników... 80 Wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej...81 Wydatki na krajowe podróże służbowe pracowników...83 Podróż służbowa kierowcy... 85 Kursy walut przy rozliczaniu zagranicznych delegacji... 86 Odprawa pośmiertna wypłacona rodzinie zmarłego pracownika...87 Dodatkowe wynagrodzenie roczne...87 Wynajem miejsc parkingowych dla pracowników... 88 Wydatki na świadczenia rzeczowe dla pracowników... 90 Udział pracowników w zawodach sportowych... 92 Świadczenia urlopowe na rzecz pracowników... 94 Rozdział 4. Koszty eksploatacji samochodów...95 Rozliczenie na podstawie przebiegu pojazdu...95 Ewidencja przebiegu samochodów testowych...97 Wydatki eksploatacyjne przy autach demonstracyjnych... 99 Samochody demonstracyjne używane ponad rok...101 Użytkowanie samochodu pracownika na potrzeby firmy...103 Podstawowe koszty eksploatacji samochodu...105 Bilety parkingowe...107 Zakup biletów parkingowych dla pracowników... 108 Opłata za odbiór auta z policyjnego parkingu... 109 Zakup opon zimowych do firmowego samochodu...110 Zakup alarmu do samochodu...111 Ubezpieczenie firmowego samochodu... 112 Naprawa powypadkowa samochodu... 113 Kradzież firmowego samochodu... 114 Wynajem samochodu... 116 Amortyzacja leasingowanego samochodu... 116 Montaż instalacji gazowej w leasingowanym aucie... 117 Podatek od środków transportowych...118 Podatek od leasingowanego auta... 119 Skrócenie okresu umowy leasingu...120 Wynajem samochodu za granicą dla pracownika... 121 Ubezpieczenie opłacone przez współmałżonka...122 Sprzedaż samochodu...122 Opłata rejestracyjna...125 Likwidacja powypadkowa samochodu...126 Podróż zleceniobiorcy własnym samochodem... 127 Używanie samochodu przez członka zarządu... 127 Dojazdy do miejsca wykonywania działalności...128 Amortyzacja samochodów...130 Moment obniżenia lub podwyższenia stawek amortyzacyjnych dla poszczególnych środków trwałych... 133 Ograniczenie wysokości amortyzacji...136 Amortyzacja ekspresowa...139 Zakup nawigacji satelitarnej... 141 Rozdział 5. Koszty finansowe, opłaty, podatki, kary i sankcje...143 Odsetki...143 Ubezpieczenia majątkowe...145 Prowizja wstępna od kredytu obrotowego...146 Straty z transakcji walutowych...147 Koszty udzielonych rabatów...148 Różnice kursowe...149 Różnice kursowe przy przewalutowaniu kredytu... 151

Dywidenda wypłacona w walucie obcej...153 Sprzedaż własnych walut obcych w kantorze...155 Opóźniona zagraniczna faktura...158 Wierzytelność umorzona w drodze układu...159 Umorzenie wierzytelności w drodze ugody...159 Strata na sprzedaży wierzytelności własnej... 160 Odpis aktualizujący wartość nieściągalnej wierzytelności...162 Wierzytelności nieściągalne...164 Podwyższenie kapitału zakładowego...165 Umorzenie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością...165 Ubezpieczenie prowadzonej budowy...168 Podatek od towarów i usług...168 Podatek od wartości dodanej zapłacony w UE...169 VAT zapłacony poza Unią Europejską... 171 VAT zwrócony na konto urzędu skarbowego... 171 Podatek od nieruchomości... 173 Użytkowanie wieczyste... 173 Opłata za odrolnienie gruntu... 175 Kwota odstępnego...176 Opłaty po zerwaniu umowy leasingu... 177 Opłaty i podatki związane z inwestycją...178 Podatek od gier...179 Kara umowna z tytułu odstąpienia od umowy leasingu... 180 Kara za nieterminową usługę...181 Opłaty recyklingowe...182 Podwyższenie kapitału...183 Opłata za interpretację podatkową...184 Wydatki związane z postępowaniem arbitrażowym...184 Wypłata rekompensat za uciążliwości związane z budową budynku...186 Kara umowna za nieterminowe wykonanie usługi... 188 Nieterminowe rozliczenie płatności kartą...189 Rekompensaty z tytułu przerw w dostawach... 190 Odstąpienie od umowy najmu... 191 Kwoty wypłacone z tytułu różnic inwentaryzacyjnych...192 Odszkodowanie wynikające z ugody sądowej...193 Wynagrodzenie za bezumowne korzystanie z nieruchomości...194 Prowizja od kredytu...196 Kredyt zaciągnięty na wypłatę dywidendy...197 Skapitalizowane, ale niezapłacone odsetki od pożyczki...199 Rozdział 6. Organizacja działalności gospodarczej i wydatki na właściciela firmy...201 Wydatki na kurs przygotowujący do świadczenia usług...201 Towary kupione przed uruchomieniem firmy... 202 Doradztwo dotyczące pozyskania kapitału... 202 Wydatki na kurs językowy będą kosztem... 203 Koszty poszukiwania miejsca pod inwestycje... 203 Zakup prasy fachowej... 205 Zakup porad prawnych... 207 Studia osoby prowadzącej działalność gospodarczą... 207 Wydatki na zakup okularów korekcyjnych...208 Wydatki związane z nauką wspólników na studiach podyplomowych... 209

Rozdział 7. Wydatki na reklamę, reprezentację i marketing... 211 Wydatki na reklamę... 211 Wydatki na restaurację...213 Wydatki na imprezę artystyczną...214 Wydatki na organizację imprezy promocyjnej...216 Zakup poczęstunku dla kontrahentów... 217 Bezpłatna degustacja win...219 Premie pieniężne...219 Stroje służbowe... 220 Prezenty w formie bonu towarowego...221 Sprzedaż premiowa...222 Wydatki na reklamę w ramach sponsoringu... 224 Zakup odzieży osobistej... 226 Rozdział 8. Zakup składników majątku firmy i wydatki eksploatacyjne... 229 Amortyzacja podatkowa... 229 Wartości niematerialne i prawne...231 Składniki majątku używane krócej niż rok...232 Ewidencja...233 Jednorazowy odpis w koszty...234 Jednorazowy odpis amortyzacyjny...234 Podstawa dokonywania odpisów...235 Stawki amortyzacji...237 Podstawowe zasady amortyzacji środków trwałych... 248 Zasady amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych... 248 Firma jednoosobowa prowadzona w mieszkaniu... 249 Wydatki na telefon w firmie jednoosobowej... 250 Zakup licencji na program komputerowy...251 Wymiana systemu komputerowego...253 Amortyzacja uproszczona mieszkania... 254 Przyspieszona amortyzacja nieruchomości...255 Grunt otrzymany w darowiźnie... 256 Remont budynku firmowego... 256 Wydatki związane z wynajmem niefirmowym...257 VAT a wartość początkowa... 259 Odzyskanie długu...261 Wynagrodzenie pośrednika...261 Proporcja rozliczenia między wspólnikami... 262 Materiały wniesione aportem... 264 Rekompensata z gminy... 265 Wypłata dla wspólnika... 266 Zakupy finansowane dotacją...267 Wartość darowizny... 268 Wydatki na wynajęty pokój... 269 Przekazanie mieszkania do używania... 269 Bieżące wydatki na obcy lokal... 270 Wydatki na lokal nieoddany do użytku nie stanowią kosztu... 271 Opłaty powiększają wartość początkową środka trwałego...272 Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyciąg... 273 Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych wyciąg...317

WSTĘP Nie ulega wątpliwości, że bez właściwego ustalenia kosztów podatkowych trudno mówić o prawidłowym rozliczeniu się z fiskusem przez podatników opodatkowanych na tzw. zasadach ogólnych, a zatem przez tych wszystkich, którzy podatek opłacają albo według dwustopniowej skali podatkowej, albo według liniowej stawki PIT. Bez dobrej znajomości przepisów i reguł rządzących kosztami nie mogłaby się również prawidłowo rozliczyć żadna firma opodatkowana podatkiem dochodowym od osób prawnych, niezależnie od tego, czy jest nią duży bank, czy mała spółka z o.o. Równocześnie koszty podatkowe to jedno z najważniejszych pól sporów między podatnikami i pracownikami organów podatkowych i organów kontroli skarbowej. Tak jednak musi być, skoro koszty decydują o wysokości podstawy opodatkowania, a w konsekwencji o wysokości płaconego podatku. Z drugiej jednak strony posiadanie dostatecznie dużej wiedzy na temat tego, jak koszty podatkowe (koszty uzyskania przychodów) ustala się w praktyce, pozwala większości tych sporów uniknąć. Stąd nasz pomysł na komentarz, który nie tylko opisuje reguły ustalania najważniejszych kategorii kosztów, ale także prezentuje sposób oceny konkretnych wydatków ponoszonych przez konkretne podmioty i w bardzo konkretnych okolicznościach. Podpatrywanie wyjętych z życia przypadków pozwala na łatwiejsze dokonywanie ocen w sytuacji, gdy podobne kategorie kosztów pojawiają się w ramach prowadzonej przez nas działalności. Ten nacisk na praktyczność zawartych w komentarzu porad ma również i ten wymiar, że liczymy na Państwa współudział w tworzeniu kolejnych jego wydań. Nadsyłane do nas pytania i kolejne przykłady kwalifikacji określonych wydatków do kosztów lub ich wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów zostaną uwzględnione w kolejnym, poszerzonym wydaniu naszej publikacji.

ROZDZIAŁ 1 Definicja kosztów Pojęcie kosztów uzyskania przychodów reguluje art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307, z późn. zm.). Stanowi on, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy. Identyczną definicję zawiera art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 379, z późn. zm.). Wyłączenia z kosztów zawiera art. 16 tej ustawy. Jak z tego wynika, do tego, by dany wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą zostać spełnione określone warunki. Po pierwsze, koszt musi zostać poniesiony przez podatnika. Po drugie, poniesienie kosztu powinno służyć osiągnięciu przychodu. I po trzecie, koszt nie może zostać wymieniony w przepisie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych enumeratywnie wyliczającym wydatki, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów (lista zawiera około 60 wyłączeń odnoszących się do konkretnych wydatków). Jeśli wszystkie trzy warunki zostaną spełnione, podatnik musi jeszcze upewnić się, czy między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem istnieje związek przyczynowo-skutkowy. Dopiero wtedy można mówić o kosztach podatkowych. Jak łatwo zauważyć, kosztami uzyskania przychodów są koszty zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości. Generalną zasadą uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest istnienie pomiędzy nim a spodziewanym przychodem związku przyczynowo-skutkowego tego typu, że jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Oznacza to, że aby określony wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać nie tylko poniesienie tego wydatku, ale także istnienie zależności między tym wydatkiem a możliwością uzyskania przychodu z tego tytułu. W tym celu konieczne jest w szczególności wykazanie przez podatnika, na co dany wydatek został przez niego poniesiony, a w wypadku wydatków na nabycie usług jakie konkretnie świadczenia ze strony swojego kontrahenta podatnik uzyskał za przekazane mu świadczenie pieniężne. Zatem to na podatniku ciąży obowiązek udokumentowania wydatków w sposób, który pozwoli na obiektywne ustalenie przesłanek pozwalających na zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych).

10 Koszty podatkowe w praktyce Przepisy mówią o tym, że wydatek staje się kosztem wówczas, gdy przyczynia się lub może się przyczynić do powstania przychodu. Oznacza to, że jeżeli podatnik poniósł pewne nakłady, spodziewając się w efekcie ich poniesienia określonych wpływów, to nawet gdy te nie zostały później uzyskane, wydatki stanowią koszt podatkowy. Kosztem podatkowym są także te wydatki, które zmierzają do zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Przez pojęcie zachować należy rozumieć dochować coś w stanie niezmienionym, nienaruszonym, utrzymać. Natomiast zabezpieczyć oznacza uczynić bezpiecznym, niezagrożonym, dać ochronę. Można więc przyjąć, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie, które zostały poniesione, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, które umożliwią dalsze jego funkcjonowanie. Za koszty związane z zabezpieczeniem i zachowaniem źródła przychodów należy więc uznać przede wszystkim koszty prawidłowego funkcjonowania podatnika, prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej, do której zaliczymy koszty, które nie zawsze mogą zostać jednoznacznie uznane za koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, a przynajmniej taki ich cel jest trudny do uchwycenia. Kosztami zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów mogą być np. wydatki na szkolenie pracowników, na windykację należności, na doradztwo prawne i finansowe, odszkodowanie za rozwiązanie niekorzystnej umowy itp. O przydatności oraz racjonalności wydatków decyduje podatnik, uwzględniając także ryzyko gospodarcze swojej działalności (zob.: WSA w Warszawie z 23 lipca 2004 r., sygn. akt III SA 949/03). W wypadku niektórych przychodów uwzględniane są koszty zryczałtowane. Dotyczy to m.in. takich wypadków, jak uzyskiwanie przychodów ze stosunku pracy, praw autorskich, zleceń, umów o dzieło itp. Przy czym mamy tu do czynienia z ryczałtami zarówno kwotowymi (koszt, który można uwzględnić, jest określony jako stała kwota, np. 1000 zł), jak i procentowymi (koszt jest określony jako pewien procent przychodu, np. 20 proc.). WAŻNE Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.