CG-III.ZP.U.272.45.2017.LB załącznik nr 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Oznaczenie przedmiotu Zamówienia zgodnie z kodami klasyfikacji CPV: 79.34.22.00-5 - Usługi w zakresie promocji. 39.29.41.00-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne. 22.46.20.00-6 - Materiały reklamowe. 79.82.25.00-7 - Usługi projektów graficznych. 55.12.00.00-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. 55.30.00.00-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA I TERMIN REALIZACJI 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych Projektu Regionalne partnerstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społeczeństwa informacyjnego w zakresie e-administracji i geoinformacji (Projekt ASI ) realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020. 2. Czas realizacji zamówienia - od dnia zawarcia Umowy do 30 listopada 2019 r. II. POSTANOWIENIA FORMALNE I INFORMACJE OGÓLNE 1. Przy realizacji umowy Wykonawca będzie ściśle współpracował z osobami odpowiedzialnymi za realizację projektu po stronie Zamawiającego. 2. Wykonawca zapewni w dni robocze stały kontakt, poprzez media elektroniczne (faks, telefon, e-mail) oraz na życzenie Zamawiającego, osobisty w siedzibie Zamawiającego. 3. Wykonanie, oprawa graficzna i treść wszystkich materiałów informacyjnych i promocyjnych przed ich realizacją lub publikacją musi uzyskać akceptację Zamawiającego. 4. Wykonawca nie ma prawa do umieszczania na materiałach promocyjnych Projektu żadnych innych treści, poza treściami uzgodnionymi z Zamawiającym. 5. Autorskie prawa majątkowe do wszystkich materiałów powstałych w ramach realizacji zamówienia (fotoreportaż) należeć będą do Zamawiającego. 6. Informacje na temat Projektu ASI, będą dostępne dla Wykonawcy na stronie internetowej www.geodezja.mazovia.pl 7. W zakresie przedmiotu zamówienia Wykonawca przestrzegać będzie postanowień aktualnych wytycznych Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w sprawie zasad dotyczących informacji i promocji dla beneficjentów projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata 2014-2020. 1
Wytyczne dostępne są na stronie internetowej MJWPU pod adresem www.funduszedlamazowsza.eu/promocja. 8. Terminy wszystkich działań promocyjnych Projektu, muszą być zawsze uzgodnione i potwierdzone przez Zamawiającego. 9. Wszystkie materiały promocyjne Projektu, muszą być oznaczone: znakiem Funduszy Europejskich (FE), Znakiem Unii Europejskiej (UE), Znakiem marki Mazowsze (promocyjne logo województwa mazowieckiego). 10. Wszystkie niezbędne znaki i zasady ich stosowania opisane są w wytycznych MJWPU www.funduszedlamazowsza.eu/promocja, dotyczących informacji i promocji dla beneficjentów projektów, realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020. III. ZAKRES ZAMÓWIENIA Zamówienie obejmuje następujący zakres usług: 1. Organizacja i obsługa 2 konferencji. 2. Zapewnienie publikacji oraz redakcji technicznej 2 artykułów w prasie ogólnopolskiej zgodnego z tekstem opracowanym przez Zamawiającego. 3. Wykonanie i dostarczenie do Partnerów 208 tablic pamiątkowych Projektu. 4. Wykonanie i dostarczenie do Zamawiającego 3 rollup-ów. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZADAŃ DO WYKONANIA 1. Organizacja i obsługa 2 konferencji Informacje i wymagania ogólne 1. Podczas organizacji Konferencji Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp, przeciwpożarowych oraz ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie; 2. W przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował salę na potrzeby organizacji Konferencji, posiada regulamin korzystania z pomieszczeń podczas organizacji imprez, Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego postanowień. Zadania do wykonania przez Wykonawcę: I. Zapewnienie sali konferencyjnej: 1. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu na co najmniej 60 dni przed planowanym terminem konferencji 2 propozycje sal konferencyjnych posiadających standard zgodny z oświadczeniem Wykonawcy przedstawionym na etapie postępowania przetargowego. 2. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę konferencji dla ok. 300 uczestników. 3. Zadania do realizacji w ramach organizacji konferencji: 1) Wynajęcie sali konferencyjnej wraz z infrastrukturą techniczną; 2) Prowadzenie recepcji spotkań przez 5 osób, wraz z wyposażeniem recepcji i bezpłatną szatnią dla uczestników konferencji; 2
3) Zapewnienie 2 osób, które będą witać uczestników przed wejściem do budynku oraz czytelnych oznaczeń informacyjnych kierujących do recepcji i sali konferencyjnej. 4) Wykonawca zapewni obsługę organizacyjną i techniczną urządzeń multimedialnych (laptop, rzutnik, mikrofony, nagłośnienie) i technicznych sali (złącza, oświetlenie, klimatyzacja, łącze internetowe). 5) Wykonanie fotoreportażu z konferencji; 6) Zapewnienie cateringu w czasie przerw kawowych w tym: - kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), - herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), - woda mineralna, - ciastka (co najmniej 3 rodzaje), - ciasta (co najmniej 2 rodzaje), - przekąski słone (co najmniej 2 rodzaje), - owoce (przynajmniej 5 rodzajów owoców). Zamawiający przewiduje następujące miary i wagi dla jednego uczestnika w czasie trwania jednej przerwy kawowej: - kawa 200 ml/os. wrzątek w termosach konferencyjnych, - herbata 200 ml/os. wrzątek w termosach konferencyjnych, herbata ekspresowa w torebkach herbata czarna 50%, herbata smakowa 50% - woda mineralna (gazowana i niegazowana) - 150 ml/os., - soki 100 ml/os. - owoce sezonowe 200 g/os. - ciasta 100 g/os. - ciastka ciastka konferencyjne 50 g/os. - przekąski słone 15 g/os. - mleko lub śmietanka do kawy 20 ml mleka 3,2% podawanego w dzbankach lub 2 śmietanki UHT/os. - cytryna 1 plaster na osobę - cukier 5 g/os. Planowane są trzy przerwy kawowe z czego pierwsza przerwa kawowa powinna odbyć się przed rozpoczęciem konferencji. Czas trwania każdej przerwy kawowej Zamawiający szacuje na 20 minut. 7) Zapewnienie obiadu (szwedzki stół) w przerwie konferencji dla wszystkich uczestników, w tym: - zimne przekąski 4 rodzaje, po sztuce z każdego rodzaju na osobę, - 2 rodzaje zup, 3 rodzaje posiłku gorącego w tym posiłek wegetariański, - soki owocowe i wodę mineralną, - 3 rodzaje surówek lub sałatek oraz warzywa gotowane jako dodatek do dania głównego, - 2 rodzaje deseru do wyboru, Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy. Podczas lunchu dla jednego uczestnika powinna być przewidziana np.: - zupa - 350 ml/os. - danie główne (mięso lub ryba) /danie główne (jarskie) - po wysmażeniu 150-170 g/os. 3
- dodatki skrobiowe (ziemniaki, frytki, ryż, kasza) - 200 g/os. - zestaw surówek - 200 g/os. i warzywa gotowane 100 /os. - kompot/sok 200 ml/os. Zamawiający przewiduje, że obiad będzie trwał 45 min. Posiłek powinien być serwowany na zastawie porcelanowej (hotelowej / gastronomicznej). Do obiadu Zamawiający oczekuje wyposażenia w stoły umożliwiające spożywanie posiłku, przez co najmniej 4 osoby. Zamawiający oczekuje, aby liczba stołów umożliwiała swobodne skonsumowanie posiłku (w czasie 45 minut) przez wszystkich uczestników konferencji. Dopuszcza się możliwość konsumpcji na stojąco. 8) Wykonanie i dostarczenie zawieszanych na tasiemce z karabińczykiem, imiennych identyfikatorów dla wszystkich uczestników konferencji, wypełnionych zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą zaproszonych gości. II. Wymagania szczegółowe sale konferencyjne (hotel lub centrum konferencyjne): 1) Miejsce: Warszawa (odległość do 4 km liczona od Ronda Dmowskiego w linii prostej); 2) Pojemność sali: 300 osób; 3) W obiekcie dostosowanym do potrzeb osób niepełnosprawnych; 4) W obiekcie monitorowanym, zabezpieczanym przez pracowników ochrony, zapewniających bezpieczeństwo osób i odbywających się imprez; 5) Sala umożliwiająca teatralne ustawienie krzeseł, bez elementów konstrukcyjnych ograniczających widoczność; 6) Standard sali minimum *** (trzy gwiazdki) sala klimatyzowana kategorii standardów hotelowych lub centrum konferencyjne; Wykonawca zobligowany jest do przedstawienia oświadczenia, że konferencja będzie zorganizowana w sali konferencyjnej (zlokalizowanej w hotelu lub centrum konferencyjnym) o danym standardzie, na podstawie którego zostaną przydzielone odpowiednio punkty kryterium oceny ofert. Standard sali musi być aktualny na dzień organizacji konferencji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji standardu Sali konferencyjnej. Oceniając centra konferencyjne przy określeniu standardu obiektu Zamawiający będzie kierował się Wymaganiami co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych, dla hoteli i moteli stanowiącymi Załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.), adekwatnie do wymogów stawianych hotelom i motelom z wyłączeniem przepisów odnoszących się do wymogów części mieszkalnej. Sale konferencyjne znajdujące się w hotelach będą oceniane według ilości gwiazdek posiadanych przez hotel. Zgodnie z powyższym, jeżeli hotel posiada 4****, sala konferencyjna będzie oceniana na 4**** i analogicznie dla standardu 5*****; 7) Bezpłatny parking - 30 miejsc (w odległości max. do 200 m od miejsca wydarzenia). 8) Wyposażenie sali konferencyjnej musi zawierać, co najmniej: - rzutnik multimedialny, - 3 mikrofony bezprzewodowe z akumulatorem zapewniającym minimum 6 godzin pracy, 4
- dostęp do Internetu (łącze co najmniej 2 mbit/s), - ekran o wymiarach nie mniejszych niż 300 cm x 250 cm, - nagłośnienie sali, - stół prezydialny: prostokątny, pokryty tkaniną materiałową (długość do podłogi, bez oznak zniszczenia, preferowany kolor granatowy/ciemna zieleń) z krzesłami dla 8 osób; 9) Stanowisko komputerowe (na laptop) dla prelegenta, umożliwiające estetyczne i bezkolizyjne podłączenie do rzutnika. Stanowisko usytuowane na froncie Sali w pobliżu stołu prezydialnego. 10) Bezpłatna szatnia. 11) Bezpłatna toaleta. III. IV. Wymagania szczegółowe recepcja: 1) Recepcja musi zostać uruchomiona minimum 2 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia pierwszej sesji konferencyjnej; 2) W recepcji muszą zostać wyłożone alfabetyczne, imienne listy uczestników, na których będą zbierane potwierdzenia obecności. 5 list nazwisk uczestników w grupach: A-E, F-J, K-N, O-T, U-Ź. Każda grupa musi być obsługiwana przez minimum jedną osobę, a recepcja konferencji zorganizowana w sposób umożliwiający ustawienie się odrębnej kolejki do każdej listy. 3) Wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie recepcji; 4) Wszystkie osoby obsługujące Konferencję powinny być ubrane w strój galowy i posiadać identyfikator z czytelnym napisem Obsługa Konferencji. Wymagania szczegółowe identyfikatory: 1) Identyfikatory: ilość 300 sztuk; 2) Identyfikatory wypełnione zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą zaproszonych gości. 3) Zamawiający oczekuje tasiemki z karabińczykiem bez nadruków w kolorze stalowym, szarym lub ciemnoniebieskim. 4) Projekt graficzny identyfikatora opracowany zostanie przez Zamawiającego, Wykonawca będzie zobowiązany wykonać identyfikatory w oparciu o następujące wytyczne: - materiał, tworzywo sztuczne lub papier minimum 250 g; - wymiary 10 cm x 14 cm w układzie pionowym; - druk jednostronny - 4 kolory CMYK; - w przypadku wydruku na tworzywie sztucznym z otworem umożliwiającym zawieszenie na karabińczyku; - w przypadku wydruku na papierze sztywne foliowanie umożliwiające zawieszenie na karabińczyku. V. Wymagania szczegółowe fotoreportaż: 1) Wykonawca wykonana fotoreportaż z konferencji Projektu. 5
2) Fotoreportaż powinien zawierać zdjęcia: recepcji konferencji, rejestracji uczestników, członków prezydium, otwarcia obrad i wystąpień wszystkich prelegentów, zdjęcia sali konferencyjnej i uczestników konferencji. 3) Minimalna rozdzielczość przekazanych Zamawiającemu zdjęć to: 12 mln pikseli (4000x3000 pikseli) zapisanych w formacie JPG w najlepszej jakości (100%). 4) Zdjęcia z konferencji zostaną przekazane na płycie CD/DVD Zamawiającemu, nie później niż do godziny 9.00 dnia następnego po konferencji. 2. Zapewnienie publikacji oraz zredagowania 2 artykułów w prasie ogólnopolskiej. 1) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia 2 publikacji wraz z redakcją techniczną, artykułów prasowych w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim. 2) Objętość 1 artykułu szacowana jest przez Zamawiającego na ok. 10 000 znaków. 3) Termin wszystkich 2 publikacji, określi Zamawiający. 4) Treść artykułów będzie redagował Zamawiający i przekaże do Wykonawcy nie później niż trzy tygodnie przed terminem każdej publikacji. 5) Wykonawca nie ma prawa do umieszczania w artykułach, żadnych dodatkowych treści i oznaczeń, poza przekazanymi przez Zamawiającego. 3. Wykonanie i dostarczenie do Partnerów 208 tablic pamiątkowych Projektu. 1) Wykonawca zobowiązany jest do wykonania tablic pamiątkowych zgodnie z projektem opracowanym przez Zamawiającego. 2) Tablice wykonane zostaną przez Wykonawcę w oparciu o następujące wytyczne techniczne: - tablica jednostronna o grubości minimum 3 mm z systemem umożliwiającym stabilny 4 punktowy montaż na ścianie. - wykonana w technologii zapewniającej trwałość, rozumianą, jako zabezpieczenie przed odkształceniami, odbarwieniami, wilgocią i obniżeniem czytelności przez minimum 5 lat. - Format tablicy A3 (42 cm x 29,7 cm) w układzie poziomym. 3) Ilość tablic pamiątkowych - 208 szt. 4) Wykonawca dostarczy tablice do każdego z partnerów Projektu ASI zgodnie z listą dostarczoną przez Zamawiającego. Lista Partnerów dostępna jest także na stronie www.geodezja.mazovia.pl/asi.htm 4. Wykonanie i dostarczenie do Zamawiającego 3 rollup-ów. 1) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru minimum 3 systemy roll-up. 2) Wykonawca wykona 3 roll-up y na podstawie 3 różnych projektów graficznych w formacie TIFF/CMYK otrzymanych od Zamawiającego. 3) Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu szczegółowych warunków technicznych grafik pogrzebnych do wykonania przedmiotowego zamówienia. 4) Parametry techniczne rooll-up ów: - wymiary: 85 cm x 210 cm - nośnik: materiał typu PET z warstwą blokującą przenikanie światła, zapewniający wierne odwzorowanie kolorów prezentowanej grafiki. - solidna kaseta aluminiowa z 2 nóżkami stabilizującymi i górną listwą zaciskową - pokrowiec z paskiem na ramię i rączką. 6