Instrukcja użytkownika systemu medycznego Pracownik medyczny lekarz 02-02-2018
Spis treści 1. Logowanie do systemu... 3 2. Przyciski w systemie... 5 3. Moi pacjenci... 5 4. Lista pacjentów wyszukiwanie, filtry... 6 5. Załączniki pacjenta... 8 6. Wydruki... 9 7. Weryfikacja uprawnień do świadczeń ewuś... 10 8. Kartoteka pacjenta... 10 9. Widok danych pobytu... 11 10. Ewidencja ICD 10 w ramach pobytu... 12 11. Ewidencja przerw w pobycie... 13 12. Ewidencja wizyt w pobycie pacjenta... 15 13. Ewidencja formularzy w ramach wizyty... 17 14. Ewidencja zleceń leków w ramach wizyty... 18 15. Ewidencja recept w ramach wizyty... 20 16. Ewidencja zaleceń pozafarmakologicznych w ramach wizyty... 21 17. Ewidencja ICD 9 w ramach wizyty... 22 18. Skierowania... 22 19. Wypis... 23 20. Wypis kończenie pobytu... 24 21. Dokumentacja medyczna pacjenta... 26 22. Raporty... 27 Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 2 z 27
1. Logowanie do systemu Przed rozpoczęciem pracy z aplikacją eopieka należy się zalogować podając swój login oraz wpisując ustawione wcześniej hasło. Hasło i login przy pierwszym logowaniu jest numerem PESEL. Ponadto po każdym zresetowaniu hasła przez administratora aplikacji eopieka hasłem także jest PESEL. Rys. 1 Po wprowadzaniu prawidłowego loginu i hasła oraz po wciśnięciu przycisku Zaloguj lub klawisza Enter na klawiaturze nastąpi zalogowanie do systemu. W przypadku błędnie wprowadzonych danych, użytkownik zostanie o tym poinformowany odpowiednim komunikatem. Rys. 2 Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 3 z 27
Aby poprawnie przeprowadzić procedurę ustawienia nowego loginu i hasła, należy wprowadzić dane w 3 wymaganych polach: Proszę wpisać nowy login, Nowe hasło, Potwierdzenie hasła. W polu Proszę wpisać nowy login, należy ustawić login, który będzie przypisany do danego użytkownika. W polu Nowe hasło wprowadzamy żądane hasło i dla sprawdzenia poprawności, wprowadzamy je ponownie w ostatnim polu Potwierdzenie hasła. Rys. 3 Wprowadzone dane dostępowe muszą spełniać następujące warunki: LOGIN: musi być dłuższy niż 5 znaków. HASŁO: musi składać się z minimum 8 znaków. Zmiana hasła po wykonanym recesie lub po okresie 30 dni Jeśli zostanie wykonany reset hasła danemu użytkownikowi lub po okresie 30 dni od ostatniej daty zmiany hasła, system poinformuje i wymusi na użytkowniku zmianę dotychczasowego hasła. Rys. 4 Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 4 z 27
2. Przyciski w systemie edycja usuwanie przejście do pełnej listy przejście do konkretnego elementu (np. wizyty, przyjęcia) dodawanie podgląd W wielu miejscach systemu jest również dostępny przycisk, który pozwala na przefiltrowanie wyników na ekranie (np. w zakresie dat, komórki medycznej, itd.) 3. Moi pacjenci Po zalogowaniu się do systemu medycznego widoczny będzie kafel Moi Pacjenci. Klikając na czerwony przycisk Przejdź do moich pacjentów, zostanie wyświetlona lista pacjentów aktualnie będąca pod opieką użytkownika Rys. 5 W celu podglądu danych żądanego pacjenta, należy kliknąć na wiersz, w którym znajdują się podstawowe dane pacjenta (Nazwisko, Imię, Pesel) automatycznie po prawej stronie ekranu pojawi się lista Szczegółów związana z pacjentem. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 5 z 27
Rys. 6 4. Lista pacjentów wyszukiwanie, filtry Istnieje możliwość szybkiego wyszukania pacjenta zaraz po zalogowaniu się do systemu. Należy wpisać nazwisko lub Pesel pacjenta w polu Szukaj pacjenta.., który jest umieszczony na kafelku Lista pacjentów znajduje się on na widoku strony startowej systemu. Po wpisaniu danych szukanego pacjenta należy kliknąć w pole Szukaj lub kliknąć Enter. Wyświetlone zostaną dane pacjenta z całej dostępnej bazy pacjentów. Szukanie pacjentów można przeprowadzić równocześnie po nazwisku i imieniu. W tym celu w polu Szukaj pacjenta.. należy wprowadzić co najmniej trzy znaki z nazwiska, symbol przecinka, co najmniej trzy znaki z imienia. Rys. 7 W celu podglądu danych żądanego pacjenta, należy kliknąć na wiersz, w którym znajdują się podstawowe dane pacjenta (Nazwisko, Imię, Pesel) automatycznie po prawej stronie ekranu pojawi się lista Szczegółów związana z pacjentem. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 6 z 27
Rys. 8 Wyszukiwanie pacjenta w systemie medycznym może odbywać się przez użycie przycisku Filtry, który jest umieszczony na widoku strony Lista pacjentów. Rys. 9 Opcje dostępne pod przyciskiem Filtr mogą być różne w zależności od uprawnień użytkownika i dostępu do niektórych funkcji. A - zawęża listę pacjentów do tych, którzy są przypisani do konkretnej wybranej komórki organizacyjnej, B - wyświetla listę pacjentów dla których zalogowany użytkownik jest obecnie przypisany, C pacjenci, którzy znajdują się aktualnie w kolejkach, D - pacjenci aktualnie pod opieką, E - możliwość zapisania filtru, który po ponownym zalogowaniu będzie ustawiony i zapamiętany, F czyszczenie ustawionych parametrów filtru, G wyświetlenie wyników ustawionych parametrów filtru. Dostęp do widoku strony Lista pacjentów, jest możliwy przez kliknięcie na pole w Kaflu Lista pacjentów-> Przejdź do listy pacjentów lub skorzystanie z menu po lewej stronie ekranu Pacjenci->Lista pacjentów. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 7 z 27
5. Załączniki pacjenta System medyczny umożliwia dołączanie różnego rodzaju załączników tzn. plików (w postaci.pdf,.jpg,.png) zawierających m.in. takie informacje jak: obca dokumentacja medyczna, skierowanie będące podstawą przyjęcia czy podpisane zgody i oświadczenia. Aby rozpocząć dodawanie załącznika (przypisanie załącznika) do pacjenta należy z widoku Lista pacjentów wybrać pacjenta i przyciskiem Załączniki (znajduje się on na liście pod przyciskiem Więcej) otworzyć okno załączników. Rys. 10 W nowo otwartym oknie, należy uzupełnić pola i wskazać pliki, które są załącznikami (maksymalnie pod wybrany typ załącznika można dodać 5 plików). Po uzupełnieniu tych informacji przyciskiem Zapisz dokonuje się zapisu załącznika. Tak zapisany załącznik zostanie przypisany do pacjenta i będzie widoczny na liście. Rys. 11 Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 8 z 27
Rys. 12 Przyciskami Edytuj, Usuń użytkownik ma możliwość edycji lub usuwania wprowadzonych informacji. W celu przejrzenia wprowadzonego załącznika należy podświetlić żądaną pozycję i przyciskiem Pobierz wywołać okno otwierania lub zapisywania załączonych plików. 6. Wydruki Po wcześniejszym zdefiniowaniu istnieje możliwość dokonywania wydruków dotyczących wybranego pacjenta. Zakres wydruków może być praktycznie dowolny, a informacje umieszczane na wydrukach mogą dotyczyć danych osobowych pacjenta, adresu zamieszkania, informacji o opiekunie, a także podstawowych informacji o przyjęciu pacjenta. Aby dokonać wydruku należy po wybraniu pacjenta nacisnąć przycisk Wydruki, który znajduje się na widoku Lista pacjentów. Rys. 13 Następnie pojawi się lista możliwych do wykonania druków. Lista może zawierać różne pozycje w zależności od konfiguracji i uprawnień. Po wybraniu konkretnego wydruku, użytkownikowi otwiera się okno, w którym jest możliwość wyboru drukarki, z której wykonany będzie wydruk oraz otwarte jest okno z podglądem formularza. Przy niektórych typach druków w zależności od konfiguracji przed drukowaniem będzie możliwość wyboru z listy pewnych danych, które mają zostać umieszczone na druki np. jeśli pacjent ma zdefiniowane 2 przyjęcia to przed drukiem system będzie pytać się dla jakiego przyjęcia ma zostać wykonany wydruk. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 9 z 27
7. Weryfikacja uprawnień do świadczeń ewuś System medyczny e-opieka umożliwia zarówno ręczną, jak i automatyczną weryfikację uprawnień świadczeniobiorców do świadczeń finansowanych ze środków publicznych tzw. ewuś. Na liście szczegółów danego pacjenta jest widoczna karta Ewuś na dziś. Po rozwinięciu karty wyświetlony jest aktualny status ubezpieczenia. Przycisk Sprawdź powoduje weryfikację posiadanych uprawnień do świadczeń. Komunikat o wyniku weryfikacji jest prezentowany w opisie widocznym obok przycisku i jest on ważny tylko w dniu bieżącym. Możliwe opisy wyniku weryfikacji: - Brak danych - Ubezpieczony - Nieubezpieczony Rys. 14 Weryfikacja automatyczna dokonywana jest przez serwer, a całość obsługi jest poza uprawnieniami użytkowników. Taka weryfikacja jest konfigurowana przez Administratora. Użytkownik systemu widzi wynik takiej weryfikacji. 8. Kartoteka pacjenta Aby przeglądać dane wybranego pacjenta, które wyświetlają się na jednym ekranie, należy najpierw przejść do widoku strony Lista pacjentów, potem wybrać żądanego pacjenta, a następnie wcisnąć przycisk Kartoteka.. Na oknie zostanie zaprezentowane całościowe podsumowanie większości informacji wprowadzonych przy pacjencie. Wyświetli się wówczas widok mogący zawierać następujące okna: Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 10 z 27
Rys. 15 Przycisk Przycisk Przyjęcia. służy do wyświetlenia listy wszystkich wpisów z danego zakresu. służy do podglądu wprowadzonych danych w takich obiektach jak Wizyty lub 9. Widok danych pobytu Aby przeglądać najważniejsze dane z procesu opieki nad pacjentem w danym pobycie należy wyszukać wybranego pacjenta, przejść do widoku strony Lista pacjentów. Następnie kliknąć przycisk Przyjęcia lub w powyższym oknie przy konkretnym przyjęciu wywołać ikonę podglądu. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 11 z 27
Rys. 16 Automatycznie zostanie otwarte nowe okno dialogowe, w którym pojawi się lista przyjęć pacjenta.: Rys. 17 Klikając w przycisk Podgląd wyświetlą się następujące kafelki (obrazek poniżej). W zależności od tego jak długo jest pacjent pod opieką kafle będą uzupełniać się wprowadzanymi danymi przez zespół medyczny. Zakres prezentowanych obszarów może być różny w zależności od posiadanych uprawnień i od komórki w ramach której pacjent jest przyjęty do Hospicjum. Rys. 18 10. Ewidencja ICD 10 w ramach pobytu Aby wprowadzić ICD 10 pacjenta należy wyszukać obszar ICD - 10, umieszczony na liście widoku przyjęcia pacjenta (rozdz. Widok danych pobytu). Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 12 z 27
Rys. 19 Przycisk Dodaj wyświetla okno dialogowe, w którym należy umieść informacje o rozpoznaniu ICD 10. W oknie należy uzupełnić obowiązkowe pola (!). Po uzupełnieniu danych należy klikać przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Rys. 20 W celu edycji danych ICD 10, wciskamy przycisk Edytuj następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć wprowadzone ICD-10, wciskamy przycisk Usuń. 11. Ewidencja przerw w pobycie Aby wprowadzić przerwę w pobycie pacjenta, należy otworzyć Widok przyjęcia danego pacjenta. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 13 z 27
Na obszarze Przerwy kliknąć w przycisk Dodaj. Rys. 21 Wyświetli się okno dialogowe, w którym należy uzupełnić informacje odnośnie przerwy. W oknie należy uzupełnić obowiązkowe pola (!). Po wpisaniu danych, w celu ich zapisu należy kliknąć przycisk Zapisz (prawy dolny róg okna), który również zamknie dialog Dodawanie przerwy oraz odświeżenie zakładki Przerwy: Rys. 22 W celu edycji danych przerwy, zaznaczamy wybraną przerwę klikając na nią i wciskamy przycisk Edytuj, następnie poprawiamy dane. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć dane przerwy, zaznaczamy daną przerwę i wciskamy przycisk Usuń. Rys. 23 System medyczny posiada zestawienie pokazujące wprowadzone informacje na temat pacjentów przebywających na przerwach z danego okresu. Zestawienie to znajduje się w zakładce Raporty-> Raporty / Wydruki dotyczące użytkownika-> Zestawienie przerw w opiece / zmiany. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 14 z 27
12. Ewidencja wizyt w pobycie pacjenta Aby dodać wizytę w pobycie pacjenta należy wykonać czynności opisane w rozdz. Widok danych pobytu. Na obszarze Wizyty, kliknąć w przycisk Dodaj. Ukaże się nowe okno dialogowe Dodawanie wizyty, w którym część pól będzie już uzupełnionych. Pola oznaczone czerwonym wykrzyknikiem (!) muszą być koniecznie uzupełnione. Rys. 24 Po uzupełnieniu danych nagłówkowych wizyty należy kliknąć w pole Zapisz (prawy dolny róg). Po zapisaniu danych, na kafelku Wizyty, będzie widoczny nagłówek wizyty. Jeśli personel podczas dodawania wizyty zobaczy komunikat podobny do poniższego oznacza to, że w Hospicjum została uruchomiona funkcja blokady na dodawanie wizyty z opóźnieniem. W takim przypadku należy skontaktować się z lokalnym administratorem, który odblokuje możliwość dodania wizyty. Gdy administrator wykona czynności związane z odblokowaniem wizyty, użytkownik będzie mógł dodać wizytę. Wizyta ta znajdować się będzie pod przyciskiem Zablokowane wizyty, które są na oknie Wizyty pacjenta. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 15 z 27
Po kliknięciu na Zablokowane wizyty, pojawi się nowe okno dialogowe: Aby dodać odblokowaną wizytę klikamy na przycisk Zrealizuj i wizyta zostanie dodana w systemie. Następnie według poniższych opisów znajdujących się w instrukcji należy uzupełnić obserwacje. Rys. 25 Wprowadzone dane wizyty można edytować, wtedy należy wybrać przycisk Edytuj. Następnie poprawiamy dane widoczne w formularzu. Edycja nagłówka wizyty nie jest możliwa w pełnym zakresie. Poprawki zatwierdzamy przyciskiem Zapisz lub klawiszem Enter. Aby usunąć wizytę, wybieramy przycisk Usuń wizyty. przy żądanych wpisach nagłówkowych Po wprowadzeniu danych nagłówkowych wizyty klikamy w ikonę, aby zewidencjonować obserwacje wykonane na wizycie w domu pacjenta. Pojawi się okno wizyty pacjenta: Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 16 z 27
Rys. 26 Powyższe okno może prezentować różne obszary w zależności od posiadanych uprawnień, komórki w której pacjent ma realizowany pobyt w Hospicjum, rodzaju wprowadzonej wizyty. 13. Ewidencja formularzy w ramach wizyty W ramach wizyty należy wypełnić formularz Karta wizyt lekarskich. Aby wypełnić formularz z badania, zabiegu lub obserwacji w ramach wizyty, należy najpierw wykonać kroki opisane w rozdziale Ewidencja wizyt w pobycie pacjenta, a następnie z kafelka Formularze kliknąć pole Utwórz (A): Rys. 27 Na nowym oknie należy wypełnić pola zgodnie z ich obowiązkowością (!). Po uzupełnieniu formularza, wprowadzone dane należy zapisać przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 17 z 27
Rys. 28 14. Ewidencja zleceń leków w ramach wizyty Aby zlecić pacjentowi lek należy nacisnąć na przycisk na kafelku Zlecone leki lub podczas dodawania formularza (Karta wizyt lekarskich) przez przycisk Dodaj -> Zlecenie leku (górny prawy róg okna). Rys. 29 Okno zleceń pozwala na wyszukanie (z dostępnej bazy leków Bazyl [A]) żądanego leku lub wybranie takiego, który wcześniej został już zlecony (B). Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 18 z 27
Rys. 30 W kolejnym kroku należy wypełnić pola związane ze zleceniem zgodnie z obowiązkowością (!), a na koniec kliknąć Zapisz w prawym dolnym rogu ekranu. Rys. 31 Po kliknięciu na przycisk INFO, można sprawdzić dla jakich jednostek chorobowych jest stopień odpłatności leku. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 19 z 27
Rys. 32 15. Ewidencja recept w ramach wizyty W celu wystawienia recepty w systemie należy kliknąć na przycisk na kafelku Recepty lub podczas dodawania formularza (Karta wizyt lekarskich) przez przycisk Dodaj -> Recepty (górny prawy róg okna). Rys. 33 Następnie należy podać datę wystawienia recepty, ewentualnie datę realizacji od. Jeśli wystawiana byłaby recepta prywatna należy zaznaczyć to pole. Następnie należy nacisnąć na przycisk Leki. Rys. 34 Na tym oknie należy wybrać lek z bazy lub spośród leków zleconych wcześniej pacjentowi, a następnie uzupełnić prawą część okna zgodnie z obowiązkowością (!). Ważne jest, aby po wypełnieniu tych pól nacisnąć na przycisk. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 20 z 27
Rys. 35 Kolejną czynnością jest kliknięcie na przycisk Podgląd lub na Zapisz receptę (znajdujący się w prawej, dolnej części ekranu). Po zapisaniu recepty system automatycznie przejdzie do próby wydruku danej recepty. Rys. 36 16. Ewidencja zaleceń pozafarmakologicznych w ramach wizyty W celu wystawienia zaleceń pozafarmakologicznych w systemie należy kliknąć na przycisk na kafelku Zalecenia pozafarmakologiczne lub podczas dodawania formularza (Karta wizyt lekarskich) przez przycisk Dodaj -> Zalecenie (górny prawy róg okna). Rys. 37 Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 21 z 27
Aby dodać zalecenie pozafarmakologiczne należy uzupełnić datę oraz opis, a następnie kliknąć przycisk Zapisz (prawy dolny róg). Rys. 38 17. Ewidencja ICD 9 w ramach wizyty Do wizyt automatycznie są przypisane procedury ICD-9. Jeśli jednak należało by dodać kolejne procedury wystarczy wybrać je z listy, która pojawia się po naciśnięciu na przycisk na kafelku ICD 9 lub podczas dodawania formularza (Karta wizyt lekarskich) przez przycisk Dodaj -> ICD-9 (górny prawy róg okna). Rys. 39 Na liście dodawania ICD 9 można szukać procedury poprzez wpisanie kodu lub podanie frazy. 18. Skierowania Ewidencja skierowań wystawianych pacjentowi odbywa się w obszarze Skierowania. Rys. 40 Aby przejść do dodawania skierowania należy wywołać przyciskiem okno dodawania skierowania widoczne jak poniżej: Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 22 z 27
Rys. 41 System umożliwia ewidencję skierowania w zakresach: - skierowanie na konsultacje - skierowanie do szpitala - skierowanie na transport - skierowanie na badania laboratoryjne - skierowanie na badania diagnostyczne - skierowanie na zabiegi fizjoterapeutyczne Okno dodawania skierowania może wyglądać różnie w zależności od wybranej kategorii skierowania. Każde wymagane do uzupełnienia pole jest oznaczone czerwonym wykrzyknikiem (!). Po prawej stronie widać na bieżąco podgląd uzupełnianego skierowania. Aby uzupełnione skierowanie tylko zapisać należy skorzystać z przycisku Zapisz, aby skierowanie zapisać i wydrukować z przycisku Zapisz i drukuj. Obecnie skierowania są drukowane w formacie A4. 19. Wypis W sytuacji, koniczności naniesienia wypisu należy na liście pobytów zaznaczyć pobyt, dla którego naniesiony ma zostać wypis, a następnie skorzystać z przycisku Wypis. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 23 z 27
Rys. 42 Otworzy się wówczas okno, w którym należy zaznaczyć datę wypisu i powód wypisu. Jeśli powodem wypisu jest zgon pacjenta to dodatkowo należy uzupełnić datę zgonu. Data zgonu jest wówczas przypisywana bezpośrednio do kartoteki osobowej pacjenta, a dodanie kolejnych pobytów staje się niemożliwe. Rys. 43 Tak naniesiony wypis powoduje, że niemożliwe jest dokonywanie opisów po dacie wypisu. Wprowadzanie wizyt w datach ograniczonych przez datę przyjęcia i datę wypisu jest nadal możliwe. 20. Wypis kończenie pobytu W momencie, kiedy dokumentacja pacjenta jest kończona, a pobyt pacjent ma zostać zakończony należy skorzystać z funkcji kończenia pobytu. Zakończenie pobytu możliwe jest z kilku miejsc w systemie. Pacjenci->niezamknięte wypisy: Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 24 z 27
Rys. 44 W tym oknie należy skorzystać z opcji więcej i tam wybrać odpowiednie daty, zaznaczyć pacjenta i przyciskiem Zamknij zamknąć pobyt, lub przyciskiem Modyfikuj wejść w modyfikację wypisu i tam zamknąć pobyt. Pobyty pacjenta: Rys. 45 W tym oknie zaznaczyć pobyt i po prawej stronie w Wypis przyciskiem Modyfikuj przejść do modyfikacji dodanego wypisu. I zaznaczyć Zamknij przyjęcie. Rys. 46 Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 25 z 27
21. Dokumentacja medyczna pacjenta Na widoku Listy pacjentów po wybraniu żądanego pacjenta (rozdz. Lista pacjentów wyszukiwanie, filtry) jest możliwość wygenerowania dokumentacji medycznej. Należy kliknąć w pole Dokumentacja medyczna. Rys. 47 W oknie generowania dokumentacji medycznej należy ustawić parametry wygenerowanego dokumentu czyli: wybór przyjęcia (pole obowiązkowe) oraz wyboru przedziału czasu (pole nieobowiązkowe), z którego mają zostać wygenerowane wpisy. Po uzupełnieniu parametrów należy kliknąć przycisk Generuj. Rys. 48 Po wygenerowaniu dokumentacji system wyświetla komunikat: Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 26 z 27
Rys. 49 W każdym momencie można wrócić do raz wygenerowanej dokumentacji i ją pobrać. 22. Raporty Rys. 50 Z systemu za pomocą raportów można generować w postaci zestawień wprowadzone informacje przez użytkowników. W zakładce Raporty, znajdują się różnego rodzaju zestawienia posegregowane w odpowiednich sekcjach. W zależności od uprawnień każdy użytkownik może mieć dostęp tylko do wybranych zestawień. Infusio sp. z o.o. tel. 052 50 65 730 Strona 27 z 27