S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko restauracyjnej, obejmującej wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem dla uczestników zajęć podczas dziesięciu dwudniowych zjazdów organizowanych w Łodzi (woj. łódzkie) przez Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego w związku z realizacją projektu pn. Studia podyplomowe dla mediatorów z zakresu mediacji w sprawach gospodarczych z elementami dla mediatorów z obszaru odpowiadającego obszarowi właściwości miejscowej sądów apelacyjnych w Białymstoku, w Łodzi i w Warszawie, współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS. (Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020). Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegu (ze śniadaniem) dla uczestników zajęć (max. 30 osób dla każdego zjazdu x 10 edycji= max. 300 osób dla wszystkich zjazdów), z zastrzeżeniem: - zmniejszenia liczby uczestników w przypadku przybycia mniejszej liczby osób na zajęcia; - lub odwołania zajęć dla danej edycji, której zajęcie dotyczy. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu wraz ze śniadaniem jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny usługi w stosunku do ceny brutto w oparciu o faktyczną liczbę uczestników zajęć korzystających z noclegu ze śniadaniem. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych na poszczególne edycje zajęć oraz nie dopuszcza złożenia oferty niepełnej w zakresie objętym pojedynczą edycją/zajęciami (tzn. niepełny zakres usług w danej edycji zajęć). Złożenie oferty z niepełnym zakresem usług w ramach danej edycji zajęć spowoduje jej odrzucenie. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia w hotelu o kategorii minimum dwugwiazdkowej (min. 2**) wraz z nieodpłatnym parkingiem lub garażem dysponującym minimum 15 miejscami parkingowymi w terminach wskazanych dla poszczególnych zajęć. Zamawiający wymaga, aby zakwaterowanie było tylko jednej osoby w pokojach jednoosobowych i/lub pokojach dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (bez dodatkowych opłat) oraz aby Wykonawca dysponował co najmniej jednym pokojem przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim. Strona 1 z 8
Punkt I Planowane terminy realizacji zamówienia Nr zjazdów 1 05-06 października 2018 r. 2 09-10 listopada 2018 r. 3 07-08 grudnia 2018 r. 4 04-05 stycznia 2019 r. 5 25-26 stycznia 2019 r. 6 15-16 lutego 2019 r. 7 15-16 marca 2019 r. 8 26-27 kwietnia 2019 r. 9 31 maja 01 czerwca 2019 r. 10 14-15 czerwca 2019 r. Planowane terminy realizacji zjazdów Lp. Planowane terminy zapewniania noclegu Lp. Planowane terminy wydania śniadania Maksymalna liczba osób korzystających z noclegu ze śniadaniem 1 05-06 października 2018 r. (1 doba) 1 06 października 2018 r. 30 2 09-10 listopada 2018 r. (1 doba) 2 10 listopada 2018 r. 30 3 07-08 grudnia 2018 r. (1 doba) 3 08 grudnia 2018 r. 30 4 04-05 stycznia 2019 r. (1 doba) 4 05 stycznia 2019 r. 30 5 25-26 stycznia 2019 r. (1 doba) 5 26 stycznia 2019 r. 30 6 15-16 lutego 2019 r. (1 doba) 6 16 lutego 2019 r. 30 7 15-16 marca 2019 r. (1 doba) 7 16 marca 2019 r. 30 8 26-27 kwietnia 2019 r. (1 doba) 8 27 kwietnia 2019 r. 30 9 31 maja 01 czerwca 2019 r. (1 doba) 9 01 czerwca 2019 r. 30 10 14-15 czerwca 2019 r. (1 doba) 10 15 czerwca 2019 r. 30 1. Przewidywana liczba osób korzystających z usługi hotelarsko restauracyjnej podczas każdego dnia zjazdu to max. 30 osób. Liczbę osób dla każdego dnia zjazdu Zamawiający przekaże Wykonawcy na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem każdego zjazdu, przy czym Zamawiający zastrzega iż podczas każdego zjazdu liczba osób korzystających z usługi hotelarsko-restauracyjnej może ulec zmianie (np. na skutek nieobecności uczestnika podczas zjazdu). O zmianie takiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w pierwszym dniu zjazdu nie później niż do godz. 16:00. 2. Zamawiający zapłaci tylko za usługi zrealizowane według cen jednostkowych wskazanych w Formularzu Oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Ogłoszenia, z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt. 5. Strona 2 z 8
3. W sytuacji trudności związanej z rekrutacją uczestników, Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z planowanego terminu zajęć. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem poszczególnych zajęć. Zamawiający dopuszcza możliwość: - rezygnacji z planowego terminu zajęć; - lub wyznaczenia nowego terminu świadczenia usługi (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Wykonawcą). 4. (dotyczy zjazdu nr 3-10) W zjazdach nr 3-10 podczas pierwszego i drugiego dnia zjazdu będą uczestniczyły każdorazowo cztery grupy szkoleniowe. Zmawiający, w sytuacjach nieprzewidzianych trudności, dopuszcza możliwość zmiany terminu realizacji zajęć dla każdej z czterech grup szkoleniowych w ramach danego dnia zjazdu i ustalenia nowego terminu dla danej grupy, której zajęcia zostały odwołane. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie niezwłocznie po wystąpieniu sytuacji, powodującej nieoczekiwaną zmianę, która wpłynęła na odwołanie zajęć dla danej grupy. Nowy, zmieniony termin dla danej grupy, Zamawiający ustali niezwłocznie w porozumieniu z Wykonawcą, tak aby zamówienie zostało wykonane z należytą starannością. Punkt II Opis usługi hotelowej ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu (dotyczy wszystkich zjazdów) a/ standard obiektu hotelowego w ramach każdej edycji zajęć: obiekt hotelowy powinien być zaszeregowany do kategorii minimum dwugwiazdkowej (min. 2**), obiekt hotelowy (pokoje, część restauracyjna) powinien znajdować się w jednym budynku lub kompleksie budynków, nadana kategoryzacja obiektu hotelowego (tzw. gwiazdki ) będzie weryfikowana przez Zamawiającego na podstawie załączonego do oferty Wykonawcy dokumentu wydanego przez Marszałka Województwa informującego o liczbie przyznanych obiektowi gwiazdek. Dokumentem, o którym mowa, jest decyzja Marszałka Województwa o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii (art.38 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników - tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1553, 2361 z 2018 r. poz. 650). Strona 3 z 8
Uwaga: Oferowany przez Wykonawcę obiekt musi zapewniać kompleksowość wykonania usługi, przez którą Zamawiający rozumie zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem. b/uwzględnienie lokalizacji obiektu hotelowego w ramach edycji zjazdów: Lokalizacje, umożliwiające dojazd zarówno samochodem, jak i środkami komunikacji publicznej: - wymagana lokalizacja hotelu/obiektu hotelowego: położony w granicach administracyjnych Łódź, max. 5 km od miejsca realizacji zjazdów. - przez miejsce realizacji zjazdów rozumie się Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego (ul. Kopcińskiego 8/12, 90-232 Łódź) * odległość będzie weryfikowana przez Zamawiającego w przeglądarce internetowej Google w zakładce Mapy, zgodnie z funkcją Wyznacz trasę z zaznaczeniem opcji Pieszo po wprowadzeniu danych: w punkcie A adres początkowy: adres: Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego, ul. Kopcińskiego 8/12, 90-232 Łódź) w punkcie B adres końcowy: adres obiektu hotelowego, który zostanie wskazany przez Wykonawcę w ofercie c/ hotelarska usługa nocleg (doba hotelowa z wliczonym w cenę noclegu śniadaniem) w ramach każdego zjazdu: nocleg w terminach wskazanych w Punkcie I niniejszego opisu. zakwaterowanie - dyspozycyjność dla uczestników zajęć pokoi od godz. 16:00 w dniu przyjazdu do dnia opuszczenia i wymeldowania gości z pokoi hotelowych w ostatnim dniu wyjazdu, zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami (minimum do godz. 12:00). Obiekt hotelowy zobowiązany jest do zapewnienia na własny koszt przechowalni bagażu oraz bezpłatnej szatni wraz z obsługą dla uczestników zajęć do godz. 20.00 w drugim dniu zajęć. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom zajęć (gościom hotelowym) całodobowej obsługi recepcyjnej. Przez obsługę recepcyjną rozumie się przyjęcie/ zakwaterowanie uczestników zajęć w obiekcie hotelowym. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zakwaterowania tylko jednej osoby w pokojach jednoosobowych i/lub pokojach dwuosobowych do pojedynczego Strona 4 z 8
wykorzystania, stąd obiekt hotelowy powinien posiadać pokoje dwuosobowe i jednoosobowe w liczbie dostosowanej do liczby uczestników zajęć. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników zajęć w pokojach jednoosobowych, jednak dopuszcza możliwość zakwaterowania w pokojach dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania bez dodatkowych opłat. Obiekt winien być dostosowany do potrzeb osób z dysfunkcjami narządu ruchu powodującymi konieczność korzystania z wózka lub innych urządzeń wspomagających ruch jak np. kule, w szczególności obiekt winien posiadać dostępne windy oraz podjazdy do budynku umożliwiające korzystanie przez osoby niepełnosprawne bez konieczności pomocy osoby trzeciej, korytarze umożliwiające poruszanie się osób na wózkach inwalidzkich, pomieszczenia sanitarne dostępne dla osób z niepełnosprawnością, odpowiednie miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych. Uwaga: Obiekt hotelowy powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w punkcie I niniejszego opisu. Zamawiający liczbę i imienną listę uczestników oraz strukturę wykorzystania zarezerwowanych pokoi przekaże na 2 dni kalendarzowe przed planowaną datą rozpoczęcia zajęć. Zamawiający jednocześnie zastrzega, iż podczas każdego zjazdu liczba osób korzystających z usługi hotelarsko -restauracyjnej może ulec zmianie (np. na skutek nieobecności uczestnika podczas zjazdu). O zmianie takiej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w pierwszym dniu zjazdu nie później niż do godz. 16:00. Jednocześnie Zamawiający zapłaci Wykonawcy tylko za usługi faktycznie zrealizowane (czyli za osoby, które podczas danego zjazdu skorzystały z zakwaterowania ze śniadaniem). d/ uwzględnienie standardu pokoju w ramach każdego zjazdu: obiekt hotelowy powinien dysponować co najmniej 1 pokojem dwuosobowym przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim, pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania dla niepalących, każdy pokój z łazienką, wyposażoną w wannę i natrysk lub kabinę natryskową, umywalkę z blatem lub półką, WC (wykluczone zakwaterowanie w pokoju ze wspólną łazienką poza pokojem), Strona 5 z 8
minimalne wyposażenie pokoju: łóżko, szafkę nocną, szafę, krzesło, biurko lub stół, oświetlenie ogólne, lampka nocna, zasłony/rolety, kosz na śmieci, ręczniki, telewizor, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju, Uwagi: Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom warsztatów zgłoszonym przez Zamawiającego. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. Wymienione koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. e/ hotelarska usługa restauracyjna śniadanie (wliczone w cenę noclegu) w ramach każdego zjazdu: Wykonawca zobowiązuje się wydawać śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w godzinach: 06:30-09:00 Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego powinno uwzględniać w propozycji menu, oprócz dań/potraw klasycznych, również dania/potrawy wegańskie, wegetariańskie. Przykładowe menu: - półmisek lub deska z wędlinami (3 rodzaje); - deska serów (3 rodzaje) np. żółte, wędzone, pleśniowe; - płatki śniadaniowe (3 rodzaje) np. kukurydziane, czekoladowe, musli z mlekiem / jogurtem; - sałatki (3 rodzaje); - twarożek ze szczypiorkiem i/lub rzodkiewką/ bez dodatków; - jogurty (3 rodzaje) np. owocowe, naturalne; - warzywa świeże (4 rodzaje); - potrawy na ciepło ( 3 rodzaje) np. jajecznica, kiełbasa, parówki z wody, omlety na ostro (z szynką, pieczarkami, pomidorem i żółtym serem) lub na słodko (z cukrem, z dżemem lub ze śmietaną); - pieczywo (4 rodzaje, w tym jasne, ciemne) np. chleb pszenny, chleb razowy, angielka, chałka, bagietki, rogaliki, grahamki, kajzerki, tosty z chleba tostowego); - świeże owoce (4 rodzaje) np. grejpfrut, pomarańcza, ananas, banan, kiwi, arbuz; - dżemy, marmolady, miody (3 rodzaje); Strona 6 z 8
- masła (3 rodzaje) np. bez dodatków, czosnkowe, koperkowe, bazyliowe; - kawa czarna, biała, cappuccino; - herbata, (4 rodzaje); - kakao/ czekolada; - cukier, słodzik, cytryna w plastrach; - soki owocowe (minimum 3 rodzaje). wartość kaloryczna 800 kcal/os, Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania posiłków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2017 r. poz. 149), a także aktami wykonawczymi do ww. ustawy, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi z należytą starannością, wymaganą przy świadczeniu tego rodzaju usług, w szczególności: - zapewnienia, że usługi świadczone będą na najwyższym poziomie, - serwowane produkty żywnościowe będą świeże, - zastawa i sztućce będą czyste i nieuszkodzone, - obsługa będzie świadczona z zasadami zgodnie w tym zakresie obowiązującym, Wykonawca zobowiązuje się, że liczba serwowanych produktów oraz potraw śniadaniowych zapewni potrzeby obsługiwanych gości hotelowych (uczestników zajęć), f) Uwagi ogólne w ramach każdego zjazdu: a) Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne (nie dopuszcza się naczyń plastikowych). b) Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). c) Wykonawca zapewni obsługę gastronomiczno-kelnerską wszystkich posiłków w liczbie zapewniającej sprawną organizację, w tym między innymi sprzątanie. d) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. e) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnym terminem przydatności do spożycia. f) Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej) Strona 7 z 8
g) Wyżywienie i zakwaterowanie dla trenerów w ramach każdego zjazdu: Wykonawca zobowiązuje się udostępnić trenerom prowadzącym zajęcia wynajem miejsca noclegowego (ze śniadaniem) w cenie przewidzianej dla uczestników zajęć, oddzielnie płatne przez trenerów. Punkt II Informacje dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia (dotyczy wszystkich zjazdów) 1. Wykonawca zobowiązany będzie do ścisłego nadzoru każdego etapu prac i kontaktowania się z pracownikiem Uniwersytetu Łódzkiego. 2. Imię i nazwisko pracownika Uniwersytetu Łódzkiego wraz z danymi teleadresowymi zostaną wskazane w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, której projekt stanowi załącznik nr 3 do Ogłoszenia o udzielanym zamówieniu na usługi społeczne. Strona 8 z 8