S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a

Transkrypt

1 S z c z e g ó ł o w y o p i s p r z e d m i o t u z a m ó w i e n i a Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelarsko restauracyjnej oraz usługi cateringowej obejmującej w każdej z 2 części: a) wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem, b) zapewnienie kolacji dla uczestników szkoleń, c) zapewnienie całodziennego serwisu kawowego, d) zapewnienie lunchu w formie bufetu, e) wynajem sali konferencyjnej podczas każdej edycji dwudniowych szkoleń organizowanych przez Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego na terenie Krakowa w związku z realizacją projektu pn. NKCK - Nadzór nad komornikami i czynnościami komorników oraz kontroli finansowej kancelarii komorniczych szkolenia dla kadry sądów rejonowych współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS. Wykonawca zobowiązany jest w danej części do zapewnienia noclegu (ze śniadaniem), kolacji, całodziennego serwisu kawowego, lunchu dla uczestników szkoleń, z zastrzeżeniem: - zmniejszenia liczby uczestników w przypadku przybycia mniejszej liczby osób na szkolenia; - lub odwołania szkolenia dla danej części, której szkolenie dotyczy. Wykonawca, po otrzymaniu informacji o przybyciu mniejszej liczby uczestników lub nieskorzystaniu niektórych osób z noclegu wraz ze śniadaniem, kolacji, lunchu i serwisu kawowego lub odwołaniu szkolenia, jest zobowiązany do proporcjonalnego obniżenia ceny usługi w stosunku do ceny brutto w oparciu o faktyczną liczbę uczestników szkoleń korzystających z noclegu, kolacji, serwisu kawowego i lunchu. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na poszczególne części postepowania lecz nie dopuszcza złożenia oferty niepełnej, która nie obejmuje pełnego zakresu usług w danej części (tzn. niepełny zakres usług w danej części). Złożenie oferty z niepełnym zakresem usług w ramach danej części spowoduje jej odrzucenie. W części nr 1 i 2 Wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia w hotelu o kategorii minimum trzygwiazdkowej (min. 3***) wraz z nieodpłatnym parkingiem lub garażem dysponującym minimum 5 miejscami parkingowymi w terminach wskazanych dla każdego szkolenia. Hotel powinien dysponować w danej części 1 salą konferencyjną zlokalizowaną w tym samym budynku, wyposażoną w niezbędny sprzęt audio-video oraz zapewnić podczas szkolenia dostępność obsługi technicznej dla Zamawiającego. Nadto w odniesieniu do wszystkich części postępowania Zamawiający wymaga, aby obiekt hotelowy dysponował co najmniej 1 pokojem dwuosobowym przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim. Strona 1 z 10

2 CZĘŚĆ 1 - Kraków Rodzaj usługi Punkt I Planowane terminy realizacji zamówienia Numer części Planowane terminy realizacji zjazdów 1 część grudnia 2018 r. 2 część grudnia 2018 r. Opis 1. Wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem - planowane terminy zapewniania noclegu ze śniadaniem: grudnia 2018 r. (1 doba) - szacowana liczba osób korzystających z noclegu ze śniadaniem: max. 15 osób 2. Kolacja dla uczestników szkoleń - planowane terminy wydania kolacji: 06 grudnia 2018 r. - szacowana liczba osób korzystających z kolacji: max. 15 osób 3. całodzienny serwis kawowy - planowane terminy zapewniania całodziennej serwisu kawowego: grudnia 2018 r. - Szacowana liczba osób korzystających z całodziennego serwisu kawowego w danym dniu: max. 15 osób 4. Lunchu w formie bufetu - planowane terminy zapewniania lunchu: grudnia 2018 r. - szacowana liczba osób korzystających z lunchu w danym dniu: max. 15 osób 5. wynajem sali konferencyjnej dla 16 os. (15 uczestników szkolenia + 1 trener) CZĘŚĆ 2 - Kraków Rodzaj usługi - planowane terminy wynajmu sali konferencyjnej: grudnia 2018 r. (tzn. 06 grudnia 2018 r. 1 wynajem 1 sali szkoleniowej, 07 grudnia 2018 r. 1 wynajem 1 sali szkoleniowej) - liczba sal w danym dniu: 1 sala dla 16 osób (15 uczestników szkolenia + 1 trener) Opis 1. Wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem - planowane terminy zapewniania noclegu ze śniadaniem: grudnia 2018 r. (1 doba) - szacowana liczba osób korzystających z noclegu ze śniadaniem: max. 15 osób 2. Kolacja dla uczestników szkoleń - planowane terminy wydania kolacji: 14 grudnia 2018 r. - szacowana liczba osób korzystających z kolacji: max. 15 osób 3. całodzienny serwis kawowy - planowane terminy zapewniania całodziennej serwisu kawowego: grudnia 2018 r. - szacowana liczba osób korzystających z całodziennego serwisu kawowego w danym dniu: max. 15 osób 4. Lunchu w formie bufetu - planowane terminy zapewniania lunchu: grudnia 2018 r. - szacowana liczba osób korzystających z lunchu w danym dniu: max. 15 osób 5. wynajem sali konferencyjnej dla 16 os. (15 uczestników szkolenia + 1 trener) Uwaga: 1. Zamawiający zastrzega, że usługa obejmuje w każdej z 2 części: a) wynajem miejsc noclegowych ze śniadaniem b) zapewnienie kolacji dla uczestników szkoleń c) zapewnienie całodziennego serwisu kawowego d) zapewnienie lunchu w formie bufetu e) wynajem sali konferencyjnej - planowane terminy wynajmu sali konferencyjnej: grudnia 2018 r. (tzn. 14 grudnia 2018 r. 1 wynajem 1 sali szkoleniowej, 15 grudnia 2018 r. 1 wynajem 1 sali szkoleniowej) - liczba sal w danym dniu: 1 sala dla 16 osób (15 uczestników szkolenia + 1 trener) 2. Przewidywana liczba osób korzystających z usługi hotelarsko restauracyjnej i usługi cateringowej w danej części każdego dnia to max. 15 osób. W odniesieniu do danej części ostateczną liczbę osób (ewentualną rezygnację) dla każdej z usług w każdym dniu szkolenia w odniesieniu do każdej z 2 części (tzn. oddzielnie dla noclegu ze śniadaniem, kolacji, całodziennego serwisu kawowego, lunchu w formie Strona 2 z 10

3 bufetu, wynajmu sali szkoleniowej w każdym dniu szkolenia) Zamawiający przekaże Wykonawcy 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem każdego szkolenia. 4. Zamawiający zapłaci tylko za usługi zrealizowane według cen jednostkowych wskazanych w Formularzu Oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Ogłoszenia, z zastrzeżeniem o którym mowa w pkt W sytuacji trudności związanej z rekrutacją uczestników, Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z planowanego terminu danego szkolenia. Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem poszczególnych szkoleń. Zamawiający dopuszcza możliwość: - rezygnacji z planowego terminu szkolenia; - lub wyznaczenia nowego terminu świadczenia usługi (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Wykonawcą). Punkt II Opis usługi hotelowej ze śniadaniem wliczonym w cenę noclegu oraz kolacji (dotyczy wszystkich części tj. 1-2) a/ standard obiektu hotelowego w ramach każdej części: obiekt hotelowy powinien być zaszeregowany do kategorii minimum trzygwiazdkowej (min. 3***), obiekt hotelowy (pokoje, część restauracyjna, sala konferencyjna) powinien znajdować się w jednym budynku lub kompleksie budynków, nadana kategoryzacja obiektu hotelowego (tzw. gwiazdki ) będzie weryfikowana przez Zamawiającego na podstawie załączonego do oferty Wykonawcy dokumentu wydanego przez Marszałka Województwa informującego o liczbie przyznanych obiektowi gwiazdek. Dokumentem, o którym mowa, jest decyzja Marszałka Województwa o zaszeregowaniu do rodzaju oraz nadaniu kategorii (art.38 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników - tekst jednolity: Dz. U. z 2017 r. poz. 1553, 2361 z 2018 r. poz. 650). Uwaga: Oferowany przez Wykonawcę obiekt musi zapewniać kompleksowość wykonania usługi, przez którą Zamawiający rozumie zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem, kolacji, całodziennego serwisu kawowego, lunchu w formie bufetu i wynajmu sali konferencyjnej. Strona 3 z 10

4 b/uwzględnienie lokalizacji obiektu hotelowego w ramach każdej części: Lokalizacje, umożliwiające dojazd zarówno samochodem, jak i środkami komunikacji publicznej: - wymagana lokalizacja hotelu/obiektu hotelowego: w mieście: Kraków, w granicach administracyjnych miasta Krakowa c/ hotelarska usługa nocleg (doba hotelowa z wliczonym w cenę noclegu śniadaniem) w ramach każdej części: nocleg w terminach wskazanych w Punkcie I niniejszego opisu. zakwaterowanie - dyspozycyjność dla uczestników szkoleń pokoi od godz. 14:00 w dniu przyjazdu do dnia opuszczenia i wymeldowania gości z pokoi hotelowych w ostatnim dniu wyjazdu, zgodnie z obowiązującymi w hotelu godzinami (minimum do godz. 12:00). Obiekt hotelowy zobowiązany jest do zapewnienia na własny koszt przechowalni bagażu oraz bezpłatnej szatni wraz z obsługą dla uczestników szkoleń do godz w drugim dniu szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia uczestnikom szkolenia (gościom hotelowym) całodobowej obsługi recepcyjnej. Przez obsługę recepcyjną rozumie się przyjęcie / zakwaterowanie uczestników szkoleń w obiekcie hotelowym. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia zakwaterowania w pokojach dwuosobowych obiekt hotelowy powinien posiadać pokoje dwuosobowe i jednoosobowe w liczbie dostosowanej do liczby uczestników szkoleń. Zamawiający przewiduje zakwaterowanie uczestników szkoleń w pokojach dwuosobowych, jednak w przypadku zgłoszenia liczby nieparzystej uczestników szkoleń i/lub niemożności podzielenia uczestników do pary pod względem płci, Wykonawca zobowiązany będzie do udostępnienia pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania bez dodatkowych opłat. Obiekt winien być dostosowany do potrzeb osób z dysfunkcjami narządu ruchu powodującymi konieczność korzystania z wózka lub innych urządzeń wspomagających ruch jak np. kule, w szczególności obiekt winien posiadać dostępne windy oraz podjazdy do budynku umożliwiające korzystanie przez osoby niepełnosprawne bez konieczności pomocy osoby trzeciej, korytarze umożliwiające poruszanie się osób na wózkach inwalidzkich, pomieszczenia sanitarne dostępne dla osób z niepełnosprawnością, odpowiednie miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych. Uwaga: Obiekt hotelowy powinien zapewnić zakwaterowanie dla maksymalnej liczby osób, wskazanej w punkcie I niniejszego opisu. Zamawiający dokładną liczbę i imienną listę uczestników oraz strukturę wykorzystania zarezerwowanych pokoi przekaże na 2 dni kalendarzowe przed planowaną datą rozpoczęcia szkoleń. Strona 4 z 10

5 d/ uwzględnienie standardu pokoju w ramach każdej części: obiekt hotelowy powinien dysponować co najmniej 1 pokojem dwuosobowym przystosowanym dla osób poruszających się na wózku inwalidzkim, pokój dwuosobowy dla niepalących ewentualnie pokój jednoosobowy lub dwuosobowy do pojedynczego wykorzystania dla niepalących, każdy pokój z łazienką, wyposażoną w wannę i natrysk lub kabinę natryskową, umywalkę z blatem lub półką, WC (wykluczone zakwaterowanie w pokoju ze wspólną łazienką poza pokojem), w przypadku pokojów jednoosobowych: łóżko, szafkę nocną, szafę, krzesło, biurko lub stół, oświetlenie ogólne, lampka nocna, zasłony/rolety, kosz na śmieci, ręczniki, telewizor, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju, w przypadku pokojów dwuosobowych: dwa oddzielne łóżka, dwie oddzielne szafki nocne, szafę, krzesła, biurko lub stół, oświetlenie ogólne, lampki nocne, zasłony/rolety, kosz na śmieci, ręczniki, telewizor, dostęp do Internetu bezprzewodowego w pokoju. Uwagi: Zamawiający nie pokrywa kosztów zakwaterowania ani wyżywienia osób towarzyszących uczestnikom warsztatów zgłoszonym przez Zamawiającego. Zamawiający nie pokrywa kosztów zagranicznych i krajowych rozmów telefonicznych wykonywanych z pokoi hotelowych przez osoby zakwaterowane. Zamawiający nie pokrywa również kosztów związanych np. z udostępnieniem w pokojach mini baru lub płatnej telewizji. Wymienione koszty i inne koszty, które nie są związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia i warunkami stawianymi przez Zamawiającego zostaną opłacone indywidualnie przez osoby zakwaterowane. e/ hotelarska usługa restauracyjna śniadanie (wliczone w cenę noclegu) w ramach każdej części: Wykonawca zobowiązuje się wydawać śniadanie w formie bufetu szwedzkiego w godzinach: 06:30-09:00 Śniadanie w formie bufetu szwedzkiego powinno uwzględniać w propozycji menu, oprócz dań/potraw klasycznych, również dania/potrawy wegańskie, wegetariańskie. Strona 5 z 10

6 Przykładowe menu: - półmisek lub deska z wędlinami (3 rodzaje); - deska serów (3 rodzaje) np. żółte, wędzone, pleśniowe; - płatki śniadaniowe (3 rodzaje) np. kukurydziane, czekoladowe, musli z mlekiem / jogurtem; - sałatki (3 rodzaje); - twarożek ze szczypiorkiem i/lub rzodkiewką/ bez dodatków; - jogurty (3 rodzaje) np. owocowe, naturalne; - warzywa świeże (4 rodzaje); - potrawy na ciepło ( 3 rodzaje) np. jajecznica, kiełbasa, parówki z wody, omlety na ostro (z szynką, pieczarkami, pomidorem i żółtym serem) lub na słodko (z cukrem, z dżemem lub ze śmietaną); - pieczywo (4 rodzaje, w tym jasne, ciemne) np. chleb pszenny, chleb razowy, angielka, chałka, bagietki, rogaliki, grahamki, kajzerki, tosty z chleba tostowego); - świeże owoce (4 rodzaje) np. grejpfrut, pomarańcza, ananas, banan, kiwi, arbuz; - dżemy, marmolady, miody (3 rodzaje); - masła (3 rodzaje) np. bez dodatków, czosnkowe, koperkowe, bazyliowe; - kawa czarna, biała, cappuccino; - herbata, (4 rodzaje); - kakao/ czekolada; - cukier, słodzik, cytryna w plastrach; - soki owocowe (minimum 3 rodzaje). wartość kaloryczna 800 kcal/os, Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania posiłków zgodnie z przepisami ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2017 r. poz. 149), a także aktami wykonawczymi do ww. ustawy, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi z należytą starannością, wymaganą przy świadczeniu tego rodzaju usług, w szczególności: - zapewnienia, że usługi świadczone będą na najwyższym poziomie, - serwowane produkty żywnościowe będą świeże, - zastawa i sztućce będą czyste i nieuszkodzone, - obsługa będzie świadczona z zasadami zgodnie w tym zakresie obowiązującym, Wykonawca zobowiązuje się, że liczba serwowanych produktów oraz potraw śniadaniowych zapewni potrzeby obsługiwanych gości hotelowych (uczestników szkoleń), f) hotelarska usługa restauracyjna kolacja w ramach każdej części: W ramach świadczonej usługi restauracyjnej Wykonawca zapewni kolację (w godz ) Kolacja przysługiwać będzie osobom nocującym w hotelu, w dniu przyjazdu. Kolacja w formie bufetu, podawana w restauracji przynależnej do obiektu, w którym zapewniona jest usługa wynajmu miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem. Miejsce przeznaczone dla celów konsumpcyjnych musi być wyposażone w krzesła i stoły, w liczbie dostosowanej do liczby uczestników. Strona 6 z 10

7 Zamawiający przez jedną porcję kolacji rozumie: Przystawki zimne (wędliny, sery, 2 rodzaje sałatek, (min. 200 g/os), Przystawki ciepłe - mięsne i bezmięsne ( min. 180g/os), Pieczywo białe i ciemne, Napoje gorące z dodatkami: Kawa z ekspresu lub herbata (200 ml/os), Cukier: cukier biały, cukier trzcinowy pakowany w saszetkach jednorazowych o gramaturze jednej saszetki nie mniejszej niż 4 g (średnio 2 saszetki/osoba), Cytryna: pokrojona w plastry o gramaturze 10 g +/-10%, 1 plaster/osoba, Śmietanka do kawy UHT o zawartości tłuszczu nie mniejszej niż 10%, podana w dzbankach na śmietankę lub jednorazowych opakowaniach, Napoje zimne: Woda niegazowana podana w dzbankach bez ograniczeń, Soki owocowe 100% - przynajmniej dwa smaki, podane w dzbankach bez ograniczeń. g) Całodzienny serwis kawowy w ramach każdej części: W ramach świadczonej usługi Wykonawca zapewni całodzienny serwisy kawowe, który świadczone będą w systemie ciągłym, w nieograniczonej ilości (uzupełnianie brakujących składników będzie się odbywać na bieżąco, w razie potrzeby dla uczestników korzystających z usługi). Całodzienne serwisy kawowy dostępny będą w sali szkoleniowej lub w bezpośrednim jej sąsiedztwie i obejmować będą: gorącą kawę, podaną w termosach lub ekspresach ciśnieniowych, gorącą wodę do herbaty (wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników wydarzenia), herbatę w torebkach minimum dwa rodzaje, w tym co najmniej jeden rodzaj herbaty czarnej i jeden herbaty owocowej, wodę gazowaną i niegazowaną podawaną w butelkach max. 0,5 l, wybór ciastek kruchych min. 2 rodzaje, dodatki do napojów ciepłych cukier, mleczko do kawy, cytryna. Całodzienne serwisy kawowe powinien być usytuowany w sali szkoleniowej lub sali wskazanej przez Zamawiającego i winien być dostępny przez cały czas trwania szkolenia oraz na 30 minut przed rozpoczęciem szkolenia. Wykonawca winien zadbać aby w trakcie trwania szkolenia uczestnik mógł w każdym czasie napić się gorącego napoju (kawa, herbata) w tym celu sugeruje się wystawienie warników lub termosów konferencyjnych stołowych z wrzątkiem o pojemności odpowiedniej do liczby godzin szkoleniowych i liczby uczestników. Strona 7 z 10

8 h) Lunch w formie bufetu w ramach każdej części: Lunch składać się będzie, co najmniej z: Zupy 200 ml/osobę, Dania głównego 2 rodzaje dania głównego do wyboru: mięsne i rybne z dodatkami skrobiowymi oraz przynajmniej dwoma surówkami/sałatkami, o Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej) Gramatury dań, przypadające na jedną porcję: o Danie mięsne z dodatkami skrobiowymi oraz surówką/sałatką: 150 g mięsa, 100 g dodatki skrobiowe, 150 g surówki/sałatki = 400 g/porcja, o Danie rybne z dodatkami skrobiowymi oraz surówką/sałatką: 150 g ryby, 100 g dodatki skrobiowe, 150 g surówki/sałatki = 400 g/porcja, Deseru 2 rodzaje deserów do wyboru (wyroby cukiernicze), Napojów zimnych: o Woda niegazowana, podana w dzbankach bez ograniczeń, o Soki owocowe 100% - dwa smaki, podane w dzbankach bez ograniczeń. i) Sale konferencyjne w ramach każdej części: Hotel/Ośrodek winien posiadać co najmniej jedną salę konferencyjną dla maksimum 16 osób (15 uczestników szkolenia + 1 trener), w układzie konferencyjnym, o powierzchni zapewniającej odległość najbliższego uczestnika od ekranu projekcji co najmniej 3 m. Wszystkie wykorzystywane przez Zamawiającego sale konferencyjne będą wyposażone co najmniej w: o komputer stacjonarny lub przenośny, o rzutnik multimedialny, o ekran do projekcji, o flipchart wraz z blokiem papierowym i pisakami. Sala konferencyjna powinna posiadać dobre oświetlenie, zaciemnienie oraz klimatyzację. Podczas szkolenia sala konferencyjna będzie dostępna wraz z obsługą techniczną dla Zamawiającego. Strona 8 z 10

9 j) Harmonogram ramowy szkoleń w ramach każdej części: Szkolenia prowadzone będą w następujących godzinach: Pierwszy dzień szkolenia szkolenie przerwa kawowa (w ramach całodziennego serwisu kawowego) szkolenie lunch w formie bufetu szkolenie przerwa kawowa (w ramach całodziennego serwisu kawowego) szkolenie kolacja Drugi dzień szkolenia szkolenie przerwa kawowa (w ramach całodziennego serwisu kawowego) szkolenie lunch w formie bufetu szkolenie przerwa kawowa (w ramach całodziennego serwisu kawowego) szkolenie W przypadku zmiany harmonogramu szkolenia (godziny rozpoczęcia i zakończenia szkolenia, przerwy na lunch, przerwy kawowej), Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie na 2 dni kalendarzowe przed planowanym terminem rozpoczęcia danej edycji szkolenia. k) Uwagi ogólne w ramach każdej części: a) Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne (nie dopuszcza się naczyń plastikowych). b) Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji wszystkich posiłków (między innymi: stoły, obrusy - tkanina, krzesła, naczynia, sztućce itp.). c) Wykonawca zapewni obsługę gastronomiczno-kelnerską wszystkich posiłków w liczbie zapewniającej sprawną organizację, w tym między innymi sprzątanie. d) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków. Strona 9 z 10

10 e) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych, z pełnowartościowych świeżych produktów z ważnym terminem przydatności do spożycia. f) Na życzenie Zamawiającego Wykonawca uwzględni w menu dania dietetyczne (np. dania spełniające wymogi diety bezglutenowej, wegańskiej) l) Wyżywienie i zakwaterowanie dla trenerów w ramach każdej części: Wykonawca zobowiązuje się udostępnić trenerom prowadzącym szkolenia pokój na czas szkolenia oraz zapewnić wyżywienie w cenie przewidzianej dla uczestników szkolenia, oddzielnie płatne przez trenerów. Punkt III Informacje dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia (dotyczy wszystkich części tj. 1 i 2) 1. Wykonawca zobowiązany będzie do ścisłego nadzoru każdego etapu prac i kontaktowania się z pracownikiem Uniwersytetu Łódzkiego. 2. Imię i nazwisko pracownika Uniwersytetu Łódzkiego wraz z danymi teleadresowymi zostaną wskazane w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, której projekt stanowi załącznik nr 3 do Ogłoszenia. Strona 10 z 10