Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Dziecka w Skwierzynie Kontrolę w dniach 19 23 października 2009 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 53/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 1 października 2009 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Grażyna Tomaszewska członek, 3. Ewa Nowakowska członek, 4. Paweł Lachowicz członek. Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. 3. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. 4. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009. 5. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa, użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu. 6. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych. W troku kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: 1. Maria Omelańczuk Główna Księgowa, 2. Barbara Rokicka osoba odpowiedzialna za zamówienia publiczne. Dane ogólne. Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach 06-10 października 2008 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1. Beata Waltrowska przewodnicząca, 2. Paweł Lachowicz członek, 3. Małgorzata Skrzypczak członek, 4. Grażyna Tomaszewska - członek. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych: 1. poprawić zakładowy plan kont, koszty dotyczące inwestycji - paragraf 6060 wydatki na zakupy inwestycyjne - grupuje się na koncie 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie), 2. dostosować zasady rachunkowości do zmian wynikających ze zmian w szczególnych zasadach rachunkowości wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 roku (Dz. U. Nr 72, poz. 422), 3. uzupełnić instrukcję w sprawie kontroli wewnętrznej, obiegu i archiwizowania dowodów finansowo-księgowych o wykazy: 1
- osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie kontroli merytorycznej, formalnorachunkowej, - osób odpowiedzialnych za kontrolę w zakresie prawa zamówień publicznych, - osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów do wypłaty, 4. wypłaty gotówki z kasy dokonywać na dowodzie kasowym służącym do tego celu KW kasa wypłaci, a nie na dowodzie PK polecenie księgowania, 5. stosować się do zapisu rozdziału IV pkt 5 instrukcji kontroli wewnętrznej... odpowiedzialny pracownik ustala stan ilościowy druków ścisłego zarachowania na podstawie porównania na ustalone okresy np. półroczne, ze stanem ilościowym, 6. opracować zarządzenie w sprawie refundacji zakupu okularów do pracy przy komputerze dla pracowników Domu Dziecka, których praca z monitorem ekranowym przekracza 4 godziny dziennie (rozporządzenie Ministra Pracy i Polityko Socjalnej z 1998 roku). 7. przestrzegać zapisu art. 229 Kodeksu Pracy osoba ubiegająca się o pracę ma obowiązek przedłożenia zaświadczenia lekarskiego przed podjęciem pracy, w przeciwnym razie umowa o pracę nie może być zawarta, 8. uzupełnić akta osobowe pracowników o zaświadczenia o przeszkoleniu pracowników w zakresie ochrony danych osobowych oraz o oświadczenia o pobieraniu emerytury/renty składanych przez pracowników. Kontrolujący dokonali sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów 1-3 i 5: Ad. 1 Dokonano korekty w zakładowym planie kont paragraf 6060 wydatki na zakupy inwestycyjne - grupuje się na koncie 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie). Ad. 2 Dostosowano zasady rachunkowości do zmian wynikających ze zmian w szczególnych zasadach rachunkowości wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 kwietnia 2008 roku (Dz. U. Nr 72, poz. 422). Ad. 3 Uzupełniono instrukcję w sprawie kontroli wewnętrznej, obiegu i archiwizowania dowodów finansowo-księgowych o wykazy: - osób odpowiedzialnych za przeprowadzanie kontroli merytorycznej, formalnorachunkowej, - osób odpowiedzialnych za kontrolę w zakresie prawa zamówień publicznych, - osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów do wypłaty. Ad. 5 Nadal kontrolowana jednostka nie stosuje się do zapisu rozdziału IV pkt 5 instrukcji kontroli wewnętrznej... odpowiedzialny pracownik ustala stan ilościowy druków ścisłego zarachowania na podstawie porównania na ustalone okresy np. półroczne, ze stanem rzeczywistym. I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem nr 10/2008 z dnia 15.12.2008 roku Dyrektora Domu Dziecka w Skwierzynie wprowadzono zasady (politykę) rachunkowości: 2
1. ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, 2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, 3. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, - zakładowy plan kont i wykaz kont ksiąg pomocniczych, - wykaz materiałów odpisywanych w koszty bezpośrednio w momencie zakupu, - koszty wg rodzaju i ich rozliczenie, - zdarzenia gospodarcze dokumentowane dowodem wystawionym przez pracownika Domu Dziecka, - wykaz osób upoważnionych do opisywania i podpisywania dowodów zakupu i zatwierdzania do wypłaty w Domu Dziecka, 4. System służący ochronie danych, w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Księgi rachunkowe nadal prowadzone są techniką ręczną. Kasjer złożył deklarację o przyjęciu odpowiedzialności za powierzone mienie, pieniądze i inne wartości. Zobowiązał się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponosi odpowiedzialność za ich naruszenie. Wszelkie dyspozycje pieniężne, czeki, polecenia przelewu podpisuje dyrektor i główny księgowy. Dokumenty pod względem merytorycznym podpisuje Dyrektor Domu Dziecka, natomiast pod względem formalno-rachunkowym Główny Księgowy. Zatwierdza do wypłaty Dyrektor i Główny Księgowy, wskazane jest udzielenie upoważnienia do dokonywania kontroli dokumentów innym osobom w razie nieobecności Głównej Księgowej lub Pani Dyrektor. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest w księdze środków trwałych. Wyposażenie podlega ewidencji ilościowo-wartościowej, wyposażenie, którego wartość w cenie zakupu nie przekracza 50,00 zł zalicza się do kosztów w momencie przekazania do użytkowania, z wyjątkiem przedmiotów wieloletniego używania. Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres od 01 lipca 2009 roku do 30 wrzesień 2009 roku. Kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą przestrzegała procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Dokumenty źródłowe poddane kontroli, skutkujące wydatkowaniem środków w okresie jw. zawierały opisy merytoryczne, podpisy osób dokonujących kontroli merytorycznej zawierały również informacje o trybie zamówienia publicznego. Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby. Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych odbywało się przez wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, brakowało wskazania, co do miesiąca ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Odpowiedzialny pracownik ustala w ewidencji stan ilościowy druków na podstawie porównania za ustalone okresy półroczne ze stanem rzeczywistym, kontrola księgi druków ścisłego zarachowania nie potwierdziła przestrzegania tej zasady, brak dowodu na dokonanie tych uzgodnień na koniec każdego półrocza. 3
Zgodnie z obowiązującymi w kontrolowanej jednostce procedurami odbiorca gotówki kwituje jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis. Zasada ta nie została zachowana w przypadku raportu kasowego nr 24/09 za okres 10-15 lipiec 2009 roku. Przykłady: 1. FA 28/09 z 06.07.2009 roku wystawiona przez Handel Obwoźny S. Kucz Skwierzyna za warzywa na kwotę 143,96 zł. brak pokwitowania wypłaty gotówki, 2. FA 1025F00899/07/09 z dnia 06.07.2009 roku wystawiona przez Biedronka za artykuły spożywcze na kwotę 278,55 zł. brak pokwitowania wypłaty gotówki, 3. FA 00208/09 z dnia 08.07.2009 roku wystawiona przez Sklep Ogólno-spożywczy Skwierzyna za filet z dorsza na kwotę 43,22 zł. brak pokwitowania gotówki, 4. FA 1025F009393/07/09 z dnia 14.07.2009 roku wystawiona przez Biedronka za artykuły spożywcze na kwotę 221,42 zł brak pokwitowania wypłaty gotówki. Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków (analityka do konta 130) za okres od początku roku do dnia 30.09.2009 roku. Stan środków jest zgodny ze stanem na rachunku bankowym WB 112/114 z dnia 30.09.2009 roku. II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od 01.07.2009 roku do 30.09.2009 roku potwierdziła, że jednostka poniosła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i w pełni udokumentowane. Wydatki realizowano w sposób celowy, zdaniem kontrolującego celowość dokonywanych wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w zakresie wydatków rzeczowych oraz w zakresie terminowości regulowania zobowiązań w tym składek na ubezpieczenie społeczne i Fundusz Pracy. Terminy opłacania składek na ZUS i Fundusz Pracy zostały dotrzymane. W okresie objętym kontrolą jednostka regulowała swoje zobowiązania w ustalonych terminach. III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Zarządzenie Nr 7/2005 Dyrektora Domu Dziecka w Skwierzynie z dnia 15 grudnia 2005 roku wprowadza w życie instrukcję inwentaryzacyjną. W zarządzeniu nr 8/2008 z dnia 12 grudnia 2008 roku Pani Dyrektor zarządziła przeprowadzenie inwentaryzacji ilościowo-wartościowej na dzień 31.12.2008 roku w magazynach: - żywnościowym, - odzieżowym, 4
- gospodarczym, - opakowań. Powołała czteroosobową komisje inwentaryzacyjną do przeprowadzenia spisu w magazynach. Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły stosowne oświadczenia przed inwentaryzacją. Na arkuszach spisu z natury o numerach 2,3,4,5,6 spisano magazyn spożywczy, na arkuszach o numerach 7,8,9,10 spisano magazyn odzieżowy, na arkuszach o numerach 11,12,13,14,15,16,17,18,19,20 spisano magazyn gospodarczy. Komisja nie stwierdziła żadnych różnic, nie zgłoszono żadnych trudności podczas dokonywanego spisu poszczególnych magazynów. Sporządzono protokół inwentaryzacji kontroli kasy. Komisja w składzie trzyosobowym w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej przeprowadziła inwentaryzację kasy. Stwierdziła, iż stan kasy na dzień 31.12.2008 roku wynosi 0 zero. W wyniku porównania sald z przeprowadzonej inwentaryzacji oraz sald wynikających z ksiąg rachunkowych nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych. Księga druków ścisłego zarachowania zgodna z drukami spisanymi na koniec 2008 roku. Kontrolujący dokonał sprawdzenia ewidencji środków trwałych z księgą środków trwałych stan na dzień 30.09.2009 r. 011 środki trwałe : wg księgi 693.531,36 zł wg zestawienia obrotów i sald 693.531,36 zł 013 pozostałe środki trwałe: wg księgi 210.196,10 zł wg zestawienia obrotów i sald 210.196,10 zł 014 zbiory biblioteczne: wg księgi 101,45 zł wg zestawienia obrotów i sald 101,45 zł 071 umorzenie środków trwałych wg tabeli amortyzacyjnej: wg tabeli amortyzacyjnej 240.922,00 zł wg zestawienia obrotów i sald 240.922,00 zł., 072 umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialne i prawne 210.297,55 zł wg zestawienia obrotów i sald, 210.297,55 zł wg kartotek Na dzień 31.09.2009 roku nie stwierdzono niezgodności w tym zakresie, dane ewidencji analitycznej są zgodne z danymi ewidencji syntetycznej. IV. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009. Kontrolę w Domu Dziecka w Skwierzynie w zakresie wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009 przeprowadziła p. Grażyna Tomaszewska. Wyjaśnień udzielała i przedkładała dokumenty p. B. R. 5
Przeprowadzając kontrolę stwierdzono, że: 1. Dom Dziecka w sposób prawidłowy przeprowadził pierwszą ocenę pracowniczą w roku 2007, aktualna ocena pracownicza jest w trakcie realizacji. 2. Dotychczas nie zaszła konieczność zorganizowania służby przygotowawczej. Nie sporządzono, zgodnie z art. 19.8 ustawy o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2008r. Nr 223, poz. 1458 ) zarządzenia w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę. 3. Jednostka posiada regulamin naboru, który należy dostosować do wymogów nowej ustawy o pracownikach samorządowych. W dniu 23.10.2009r. p. B. R. poinformowała mnie telefonicznie o wprowadzonych poprawkach w regulaminie naboru. Naboru dokonywano tylko w roku 2007 - na wolne stanowisko urzędnicze głównej księgowej. Nabór przeprowadzony został w sposób prawidłowy. To zagadnienie było już przeze mnie kontrolowane w dniu 10.10.2008r. 4. Dom Dziecka posiada Regulamin wynagradzania ustalony w zarządzeniu nr 4/2009 dyrektora Domu z dnia 14.05.2009r. V. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa, użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu. Kontrolę w zakresie prawidłowego gospodarowania majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa, użyczenie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu przeprowadziła p. Ewa Nowakowska. Wyjaśnień w toku kontroli oraz dokumenty udostępniała Pani B. R. Nieruchomość położona w Skwierzynie, oznaczona numerem ewidencyjnym 274 jest w całości zagospodarowana na potrzeby Domu Dziecka poza wynajmem 3 lokali mieszkalnych i 3 garaży. Lokale mieszkalne wynajmowane są 3 osobom, z czynsz został naliczony na podstawie Uchwały Nr 75 Zarządu Powiatu z dnia 9 sierpnia 2002 roku: 1. A. K. umowa najmu z 01.02.2004 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został naliczony w wysokości 128,59 zł. 2. J. S. umowa najmu z 01.04.1996 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został wyliczony w wysokości 152,24 zł. 3. M. L.S. umowa najmu z 01.04.1996 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został wyliczony w wysokości 140,80 zł. Poza ww. czynszem najemcy uiszczają opłatę za co, ciepłą i zimną wodę, wywóz nieczystości oraz energię elektryczną. Na najem ww. lokali mieszkalnych oraz dzierżawę garaży B. S., K. K., J. S. i F. Z. Zarząd Powiatu w Międzyrzeczu wyraził zgodę uchwałą Nr 131 z dnia 19 grudnia 2001 roku. 6
Na garaże corocznie spisywane są umowy dzierżawy na okres jednego roku. W 2009 roku w dniu 01.04.2009 r. spisano 3 umowy dzierżawy na okres od 01.04.2009r. 31.03.2010 r. z : 1. B. S. czynsz miesięczny w wysokości 65,00 zł., 2. J. S. czynsz miesięczny w wysokości 45,00 zł., 3. E. P. czynsz miesięczny w wysokości 65,00 zł. Na zawarcie umowy z Panią E. P. Dom Dziecka w Skwierzynie nie uzyskał zgody Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu, z tym, że Pani R. wyjaśniła, że jest to kontynuacja dzierżawy garażu z Panem Z.. VI. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych. Kontrolę w zakresie przestrzeganie praw zamówień publicznych oraz procedur postępowań o zamówienie publiczne w zakresie obowiązujących umów przeprowadził pan Paweł Lachowicz. Kontrolę przeprowadzono metodą badania dokumentów. Odpowiedzialną za prowadzenie spraw zamówień jest Pani B. R. Jednostka organizacyjna posiada wdrożony regulamin udzielania zamówień publicznych oraz regulamin komisji przetargowej powołany na podstawie zarządzenia dyrektora. W roku bieżącym Jednostka przeprowadzała tylko postępowania na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zawarto umowy na zakup węgla, na dostawę wędlin i mięsa oraz umowę na dostawę pieczywa i wyrobów cukierniczych. W wyniku przeprowadzonych postępowań wybrano wykonawców, którzy złożyli ofertę najkorzystniejszą. Uwag do przeprowadzonych postępowań nie było. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pani Magdalena Lichuta-Sadulska została poinformowana o przysługującym jej, na podstawie 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 roku w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. 7
14.12.2009 r. Skwierzyna, dnia...... Dom Dziecka w Skwierzynie... (pieczęć jednostki kontrolowanej) Dyrektor G łówna Księgowa Zespół kontrolujący Domu Dziecka w Skwierzynie Beata Waltrowska 1.... Magdalena Lichuta-Sadulska Maria Omelańczuk...... Grażyna Tomaszewska 2.... Ewa Nowakowska 3.... Paweł Lachowicz 4.... 8