dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŝetu Województwa Mazowieckiego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup usługi hotelarskiej, restauracyjnej, transportowej oraz wynajem sal szkoleniowych w celu zorganizowania i przeprowadzenia dwudniowych spotkań wyjazdowych zwanych wizytami studyjnymi, na potrzeby Mazowieckiej Jednostki WdraŜania Programów Unijnych w 2015 r. Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV: 55.10.00.00-1 Usługi hotelarskie; 55.11.00.00-4 Hotelarskie usługi noclegowe; 55.30.00.00-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; 70.22.00.00-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niŝ mieszkalne; 60.17.00.00-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą; 66.51.00.00-8 Usługi ubezpieczeniowe; 79.96.10.00-8 Usługi fotograficzne. II. ZAŁOśENIA ZAMÓWIENIA 1. ZałoŜeniem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa dwóch dwudniowych wizyt studyjnych. 2. Uczestnikami wizyt będą pracownicy instytucji wdraŝających, certyfikujących i zarządzających Regionalnymi Programami Operacyjnymi w okresie programowania 2007-2013. 3. Maksymalna liczba uczestników wynosi łącznie 80 osób (2 wizyty x 40 osób) a minimalna 40 osób (2 wizyty x 20 osób). III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Zamówienie zostanie wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 4 grudnia 2015 roku, w dni robocze z wyłączeniem poniedziałków, w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. Zamawiający nie dopuszcza realizacji dwóch wizyt studyjnych w tym samym czasie. IV. ZAKRES RZECZOWY ZAMÓWIENIA - WYKAZ ZADAŃ WYKONAWCY Zamówienie obejmować będzie organizację dwóch dwudniowych wizyt studyjnych dla łącznie maksymalnie 80 a minimalnie 40 osób ( maksymalna liczba: 2 wizyty x 40 osób, minimalna liczba: 2 wizyty x 20 osób). Zamawiający zastrzega moŝliwość niezrealizowania jednej z dwóch wizyt studyjnych w przypadku niezgłoszenia się minimalnej liczby uczestników na dany termin, tj. 20 osób. Wykaz zadań Wykonawcy: 1. udokumentowanie realizacji zamówienia, poprzez wykonanie co najmniej 50 zdjęć o rozdzielczości min. 300 DPI z kaŝdej wizyty studyjnej i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji nie później niŝ 5 dni od dnia zakończenia danej wizyty studyjnej, 2. obsługę koordynacyjną i organizacyjną przedsięwzięcia poprzez zapewnienie koordynatora wizyt studyjnych, kierowców, obsługę techniczną i gastronomiczną, Strona 1 z 7
3. zapewnienie zakwaterowania i wyŝywienia dla uczestników, 4. zapewnienie sali szkoleniowej dla maksymalnie 40 osób (minimalnie 20 osób) na kaŝdą z wizyt studyjnych w I i II dniu wizyty, zgodnie z załączonym programem (Załącznik nr 2.1 do SIWZ), 5. zapewnienie uroczystej kolacji integracyjnej dla wszystkich uczestników wizyt studyjnych w trakcie pobytu w hotelu, 6. zapewnienie transportu dla uczestników zgodnie z wytycznymi: a) autokar lub bus w zaleŝności od zgłoszonej liczby uczestników, b) zapewnienie pojazdu dodatkowego (samochodu osobowego) w przypadku opóźnionego przyjazdu uczestników z innych województw, np. opóźnienia pociągu lub innych przyczyn, na które Zamawiający nie ma wpływu, c) miejsce postojowe w bezpośrednim sąsiedztwie (w odległości nie przekraczającej 50 metrów) obiektu hotelarskiego bądź restauracji, w której serwowane będzie śniadanie w I dniu i obiad w II dniu wizyt studyjnych, d) 3 bezpłatne miejsca parkingowe na czas trwania wizyt studyjnych. Miejsca parkingowe muszą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu hotelarskiego (na terenie obiektu hotelarskiego lub na terenie działki do niego przylegającej) i muszą być wcześniej zarezerwowane przez Wykonawcę i wskazane Zamawiającemu jako miejsca dedykowane dla przedstawicieli Zamawiającego, e) zapewnienie przenośnego zestawu nagłaśniającego, 7. zapewnienie ubezpieczenia (OC, NNW) uczestnikom wizyt studyjnych na czas ich trwania. V. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE ZAKWATEROWANIA UCZESTNIKÓW 1. nocleg dla wszystkich uczestników zgłoszonych przez Wykonawcę w kaŝdym z terminów wizyt studyjnych (nocleg w pierwszym dniu kaŝdej wizyty studyjnej), 2. realizację usługi w obiektach hotelarskich posiadających zaplecze szkoleniowe oraz noclegowo restauracyjne o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, na dzień składania ofert, przyznany zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169, z późn. zm.), 3. usługę noclegową w obiektach hotelarskich dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych. Obiekt musi spełniać co najmniej minimalne wymagania w zakresie dostosowania obiektów do potrzeb osób niepełnosprawnych określone w Załączniku nr 8 do Rozrządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169, z późn. zm.), 4. usługę noclegową w obiektach hotelarskich mieszczących się na terenie województwa mazowieckiego, przy czym nocleg dla: I wizyty studyjnej odbędzie się w obiekcie hotelarskim znajdującym się w odległości nie większej niŝ 30 km od Urzędu Miasta Płocka (w odległości mierzonej od Urzędu Miasta, ul. Stary Rynek 1, Płock) za pomocą portali umoŝliwiających jednoczesny pomiar szacowany czasu i odległości tj. ww.targeo.pl, www.maps.google.pl); II wizyty studyjnej odbędzie się w obiekcie hotelarskim znajdującym się w odległości nie większej niŝ 50 km od Urzędu Miasta Siedlce (w odległości mierzonej od Urzędu Miasta, Skwer Niepodległości 2, 08-110 Siedlce) za pomocą portali umoŝliwiających jednoczesny pomiar szacowany czasu i odległości tj. ww.targeo.pl, www.maps.google.pl ). Kolejność moŝe ulec zmianie, tzn. I wizyta moŝe odbyć się w obiekcie hotelarskim mieszczącym się w odległości nie większej niŝ 50 km od Urzędu Miasta Siedlce a II wizyta studyjna moŝe odbyć się w obiekcie mieszczącym się w odległości nie większej niŝ 30 km od Urzędu Miasta Płocka. Zmiana wymagać będzie zgody obu stron: Zamawiającego i Wykonawcy, 5. wliczone w cenę noclegu śniadanie II dnia kaŝdej wizyty studyjnej, 6. minimum 6 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania dla kaŝdej z wizyt studyjnych, niezaleŝnie od zgłoszonej przez Zamawiającego liczby osób Strona 2 z 7
biorących udział w danej wizycie studyjnej, dla pozostałych osób pokoje dwuosobowe, w przypadku maksymalnej liczby uczestników danej wizyty studyjnej będzie to 17 pokoi dwuosobowych a w przypadku mniejszej liczby uczestników liczba pokoi dwuosobowych będzie dostosowana do liczebności grupy, 7. wszystkie pokoje usytuowane w tym samym budynku, w którym zapewniona będzie sala szkoleniowa i usługa cateringowa, 8. co najmniej jeden pokój dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych w przypadku gdy w wizycie studyjnej będą brały udział osoby niepełnosprawne. VI. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE WYśYWIENIA UCZESTNIKÓW 1. śniadanie w I dniu i obiad w II dniu wizyt studyjnych w obiekcie hotelarskim lub restauracji mieszczącej się w centrum Warszawy, w odległości nie większej niŝ 2 km od Dworca Centralnego w Warszawie, ul. Aleje Jerozolimskie 54, 00-024 Warszawa. Odległość zmierzona za pomocą portali umoŝliwiających pomiar odległości, tj. www.targeo.pl, www.maps.google.pl, 2. śniadanie w miejscu zakwaterowania w II dniu wizyt studyjnych, 3. obiad w miejscu zakwaterowania w I dniu wizyt studyjnych, 4. przerwy kawowe w miejscu zakwaterowania w I i II dniu wizyt studyjnych (łącznie 3 przerwy kawowe), 5. kolacja w miejscu zakwaterowania I dniu wizyt studyjnych, 6. zimne napoje, w tym woda mineralna, soki owocowe, napoje (gazowane i niegazowane) dla uczestników wizyt studyjnych serwowane w trakcie przejazdów w butelkach o pojemności 0,2 0,33 l, w ilości co najmniej 0,5 l/os na kaŝdy dzień przejazdu, 7. przesłanie Zamawiającemu na co najmniej 5 dni przed planowaną wizytą studyjną propozycję menu. Zamawiający niezwłocznie zaakceptuje lub naniesie sugestie do menu i prześle ostateczna wersję Wykonawcy nie później niŝ 3 dni przed planowanym terminem kaŝdego spotkania. Szczegóły dotyczące wymogów w zakresie menu przedstawia Załącznik nr 2.2 do SIWZ. VII. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE SAL RESTAURACYJNYCH 1. w obiekcie hotelarskim, w którym zapewnione będzie zakwaterowanie uczestników: a) posiłki podane w formie bufetu z wyborem potraw, b) serwowanie posiłków w wydzielonej dla uczestników strefie, c) oznakowanie strefy wydzielonej dla uczestników w jednolity i czytelny sposób poprzez umieszczenie w widocznym miejscu, informacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, d) zastawę stołową porcelanową i/lub szklaną, odpowiednią do podawanych dań (niedopuszczalne są naczynia oraz sztućce jednorazowego uŝytku, poza naczyniami słuŝącymi do serwowania napojów w pojazdach transportujących uczestników wizyt studyjnych), 2. w obiekcie hotelarskim bądź restauracji, w której serwowane będzie śniadanie w I dniu i obiad w II dniu wizyt studyjnych: a) posiłki podane w formie bufetu z wyborem potraw, b) serwowanie posiłków w wydzielonej dla uczestników strefie, c) oznakowanie strefy wydzielonej dla uczestników w jednolity i czytelny sposób poprzez umieszczenie w widocznym miejscu, informacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, d) zastawę stołową porcelanową i/lub szklaną, odpowiednią do podawanych dań (niedopuszczalne są naczynia oraz sztućce jednorazowego uŝytku, poza naczyniami słuŝącymi do serwowania napojów w pojazdach transportujących uczestników wizyt studyjnych), e) szatnię/bezpieczne miejsce, w którym uczestnicy wizyt studyjnych będą mieli moŝliwość pozostawienia okryć wierzchnich oraz bagaŝu, f) toaletę dostępną w obiekcie bądź restauracji, Strona 3 z 7
g) miejsce postojowe w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu hotelarskiego bądź restauracji (w odległości nie przekraczającej 50 metrów) na czas wejścia uczestników do autokaru (I dzień) i wyjścia z autokaru (II dzień). VIII. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE KOLACJI INTEGRACYJNEJ integracyjną kolację dla uczestników z serwowaniem dań gorących i napojów, w tym: 1. posiłki podane w formie bufetu z wyborem potraw, 2. salę restauracyjną, w której odbędzie się uroczysta kolacja dostępną dla uczestników od godz. 19:30, 3. nagłośnienie i obsługę techniczną w sali restauracyjnej, 4. okrągłe stoły dla 8 10 osób nakryte białym obrusem oraz krzesła z miękkimi siedziskami i oparciami, 5. zastawę stołową porcelanową i/lub szklaną, odpowiednią do podawanych dań (niedopuszczalne są naczynia oraz sztućce jednorazowego uŝytku, poza naczyniami słuŝącymi do serwowania napojów w pojazdach transportujących uczestników wizyt studyjnych). IX. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE WYPOSAśENIA SALI SZKOLENIOWEJ 1. salę szkoleniową, która nie posiada filarów i kolumn ani innych utrudnień w komunikacji pomiędzy uczestnikami, 2. salę szkoleniową znajdującą się w tym samym obiekcie, w którym zostanie zapewnione wyŝywienie, uroczysta kolacja oraz nocleg, 3. salę szkoleniową dostępną dla uczestników spotkania na min. pół godziny przed rozpoczęciem paneli dyskusyjnych, zgodnie z załączonym programem (Załącznik nr 2.1 do SIWZ), 4. stoły w sali szkoleniowej w ustawieniu podkowa oraz krzesła z miękkim siedziskiem i oparciem. Miejsca siedzące muszą być usytuowane tylko po zewnętrznej części stolików, przestrzeń w sali musi pozwalać na swobodne przemieszczanie się uczestników, 5. podwieszany rzutnik multimedialny, laptop, podwieszany ekran do rzutnika multimedialnego (sprzęty multimedialne muszą być ze sobą kompatybilne) tablicę typu flipchart, 6. klimatyzację/ogrzewanie indywidualnie sterowane, jako stały element infrastruktury pomieszczenia (nie dopuszcza się moŝliwości stosowania urządzeń przenośnych), 7. odpowiednie nagłośnienie sali, gwarantujące prawidłową słyszalność prowadzących, w kaŝdym miejscu sali szkoleniowej, przez kaŝdego uczestnika szkolenia, w tym mikrofon na Ŝyczenie prowadzących, 8. system zaciemniania i sterowania oświetleniem, umoŝliwiający regulowanie natęŝeniem oświetlenia w salach szkoleniowych, co zagwarantuje dobrą widoczność obrazu z rzutnika multimedialnego dla wszystkich uczestników, 9. toaletę dostępna dla uczestników szkoleń poza salą szkoleniową, ale w bezpośrednim jej sąsiedztwie, 10. laptop posiadający oprogramowanie umoŝliwiające swobodny dostęp do Internetu poprzez przeglądarkę internetową, która ma zapewniać bezawaryjną obsługę min. stron internetowych, np. www.mazowia.eu; www.mrr.gov.pl; www.mazovia.pl; wraz z obsługą wszystkich formatów plików, które znajdują się na tych stronach (równieŝ do pobrania). Ponadto uczestnicy spotkań maja mieć moŝliwość dostępu do prezentacji przygotowanych w programie Power point, plików obsługiwanych przez programy Word i Excel (2010+) oraz PDF. Laptop powinien posiadać program do wyświetlania filmów (pliki AVI) oraz plików filmowych dostępnych w Internecie (filmy edukacyjne, klip promujący Mazowsze i Regionalny Program Operacyjny), 11. dostęp do Internetu bezprzewodowego w salach szkoleniowych jeśli sieć jest zastrzeŝona hasłem, Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu. Dostęp moŝe być zarówno przez WIFI jak i LAN, 12. oznakowanie sali szkoleniowej w jednolity i czytelny sposób poprzez umieszczenie w widocznym miejscu, informacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, Strona 4 z 7
13. moŝliwość wjazdu do sali szkoleniowej dla osoby na wózku inwalidzkim jeŝeli zaistnieje taka potrzeba, 14. przerwy kawowe poza salą szkoleniową ale w jej bezpośrednim sąsiedztwie. X. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE TRANSPORTU UCZESTNIKÓW 1. dla kaŝdej z dwóch wizyt studyjnych przejazd o długości nie większej niŝ 390 km (w I dniu wizyty studyjnej: dojazd z miejsca, w którym serwowane będzie śniadanie do beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, następnie do obiektu hotelarskiego, w którym zapewniony będzie nocleg i usługi gastronomiczne, w II dniu wizyty studyjnej: dojazd z obiektu hotelarskiego, w którym zapewniony będzie nocleg i usługi gastronomiczne do beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, a następnie do miejsca, w którym zapewniony będzie obiad w II dniu). W przypadku przekroczenia zakładanej liczby kilometrów w trakcie jednego z przejazdów wizyty studyjnej, przejazd kolejnej wizyty zostanie odpowiednio pomniejszony o przekroczoną liczbę kilometrów. 2. przejazd do beneficjentów podczas wizyt studyjnych zgodnie z trasą przedstawioną przez Zamawiającego po zawarciu umowy. Odwiedzane projekty (dwa podczas kaŝdej z wizyt, w kaŝdym dniu odwiedzony zostanie jeden projekt) będą mieściły się na trasie przejazdu do/z obiektu hotelarskiego, w którym zapewniony będzie nocleg i pozostałe usługi. Dopuszczalne będzie dostosowanie trasy dojazdu i powrotu z obiektu hotelarskiego do miejsc, w których odwiedzane będą projekty, przy czym łączna liczba km (780 km) dla obu wizyt nie moŝe zostać przekroczona. 3. miejsce postojowe w bezpośrednim sąsiedztwie (w odległości nie przekraczającej 50 metrów) obiektu hotelarskiego bądź restauracji, w której serwowane będzie śniadanie (I dzień) i obiad (II dzień) na czas wejścia uczestników wizyt studyjnych do autokaru (I dzień) i wyjścia z autokaru (II dzień). 4. przejazd zgodnie z załączonym programem wizyt studyjnych (Załącznik nr 2.1 do SIWZ). Dokładna godzina wyjazdu w I dniu wizyty studyjnej, zostanie określona przez Zamawiającego najpóźniej na 3 dni przed jej terminem, 5. wynajem przenośnych zestawów nagłaśniających całość o wadze nie większej niŝ 550 g. z mocowaniem na pasek, mikrofonem nagłownym/naszyjnym z wtykiem Jack 6,3 mm mono. Zastosowanie: zestaw nagłaśniający do obsługi wycieczek, szkoleń, prezentacji produktów, itp. o mocy: 3 5 Wat, z płynną regulacją głośności potencjometrem z zasilaczem uniwersalnym 9 V-300 A. Wykonawca zagwarantuje zestaw słuchawkowy dla kaŝdego uczestnika wizyty studyjnej i mikrofon nagłowny dla koordynatora wizyt, podczas kaŝdego dnia spotkania. Urządzenia muszą być sprawne w dniu spotkania grupy i zapewnione na czas trwania kaŝdej z wizyt studyjnych. Dla kaŝdego uczestnika 2 wizyt studyjnych Wykonawca zapewni zestaw nagłaśniający, który zostanie zapewniony na czas trwania kaŝdej wizyty a po jej zakończeniu zostanie zwrócony Wykonawcy. Zestawy słuchawkowe dla kaŝdego uczestnika, zgodnie ze standardami jednorazowego uŝytku, nie podlegają zwrotowi. 6. pojazdy w liczbie oraz wielkości odpowiadającej liczebności poszczególnych grup, 7. pojazdy spełniające odpowiednie normy dotyczące przewozu osób i mienia oraz posiadające aktualne badania techniczne, 8. pojazdy przeznaczone do przewozu uczestników kaŝdej z wizyt studyjnych, których rocznik nie moŝe być starszy niŝ 2008 rok, 9. pojazdy posiadające ogrzewanie postojowe, system wentylacji /wietrzenia wnętrza pojazdu, klimatyzację, system audio-video, Internet WIFI, szyby przyciemniane, okna panoramiczne, miejsce na wózek inwalidzki, indywidualne oświetlenie, nawiew szczelinowy, lodówkę, rolety p/słoneczne, kosz na śmieci, czynną toaletę, luki bagaŝowe zlokalizowane np. pod podłogą (przewóz około 10 kg bagaŝu osobistego na osobę), 10. pojazdy wyposaŝone w fotele z pełną regulacją, z pasami bezpieczeństwa, zagłówkami i podłokietnikami oraz regulowanymi podnóŝkami i stolikami turystycznymi wbudowanymi w siedzenia, 11. utrzymanie czystości wewnątrz pojazdów, Strona 5 z 7
12. oznakowanie pojazdów, w jednolity i czytelny sposób poprzez umieszczenie na pojeździe, w widocznym miejscu, informacji zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, 13. na Ŝądanie Zamawiającego pojazd dodatkowy (samochód osobowy) na potrzeby kaŝdej wizyty studyjnej (w przypadku opóźnionego przyjazdu uczestników z innych województw, np. opóźnienia pociągu lub innych przyczyn, na które Zamawiający nie ma wpływu). Dodatkowy pojazd podstawiony zostanie, w przypadku zaistnienia takiej konieczności, w I i/lub II dniu wizyty studyjnej w terminie oraz miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Wykonawca ma obowiązek zapewniania moŝliwości zamówienia pojazdu dodatkowego celem dowiezienia osób do grupy przez 2 godz. od godziny rozpoczęcia danej wizyty studyjnej, 14. w przypadku awarii któregokolwiek ze środków transportu, Wykonawca zapewni pojazd zastępczy o standardzie nie gorszym niŝ ten, który uległ awarii. Pojazd zastępczy zostanie podstawiony w miejscu awarii w czasie nie dłuŝszym niŝ 2,5 godziny od zaistniałej awarii, 15. pojazdy wraz z kierowcami przeznaczone do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego zgodnie z załączonym programem wizyt studyjnych (Załącznik nr 2.1do SIWZ), 16. pojazdy dostosowane do przewozu osób niepełnosprawnych, w przypadku zgłoszenia się osób niepełnosprawnych ruchowo na spotkanie wizyty studyjnej. 17. bezpłatne miejsca parkingowe dla co najmniej 3 samochodów oraz autokaru i ewentualnie dla auta dodatkowego, na czas trwania kaŝdej wizyty studyjnej. Miejsca parkingowe muszą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu (na terenie hotelu lub na terenie działki przylegającej do hotelu) i muszą być wcześniej zarezerwowane przez Wykonawcę i wskazane Zamawiającemu jako miejsca dedykowane dla przedstawicieli Zamawiającego. Informacja o formie korzystania z ww. miejsc parkingowych musi zostać przekazana Zamawiającemu przez Wykonawcę drogą mailową najpóźniej na 3 dni robocze przed terminem pierwszego szkolenia oraz jeŝeli nastąpią jakiekolwiek zmiany w korzystaniu z parkingu kaŝdorazowo nie później niŝ na 2 dni robocze przed terminem szkolenia. XI. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE DODATKOWYCH USŁUG 1. obsługę hotelarską zapewniającą właściwą realizację wszystkich elementów przedmiotu zamówienia (serwis techniczny, obsługa cateringowa), 2. ubezpieczenie (OC, NNW) w zakresie podstawowym dla wszystkich uczestników wizyt studyjnych na czas ich trwania, 3. udokumentowanie realizacji zamówienia, poprzez wykonanie co najmniej 50 zdjęć o rozdzielczości min. 300 DPI z kaŝdej wizyty studyjnej i przekazanie Zamawiającemu dokumentacji nie później niŝ 5 dni od dnia zakończenia danej wizyty studyjnej. XII. SZCZEGÓŁOWE WYMAGANIA I WYTYCZNE W ZAKRESIE OSÓB ZAANGAśOWANYCH W REALIZACJĘ PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. koordynatorem projektu osoba posiadająca doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia lub usług toŝsamych, tj. doświadczenie w organizacji wizyt o podobnym charakterze polegającym na co najmniej: koordynowaniu tras przejazdu, organizacji wycieczek krajowych lub zagranicznych, wizyt integracyjnych i konferencyjnych. Koordynowanie co najmniej dwoma projektami, o ww. zakresie, o wartości nie mniejszej niŝ 20.000,00 zł brutto kaŝdy, 2. koordynatora wizyt studyjnych odpowiadającego przed Zamawiającym za realizację poszczególnych etapów kaŝdej wizyty studyjnej (tylko osoby wskazane przez Wykonawcę są uprawnione do kontaktu z Zamawiającym), który musi: a) dysponować telefonem komórkowym z numerem dostępnym dla Zamawiającego i dla uczestników spotkania, b) koordynować zakwaterowanie w obiekcie hotelarskim, c) kontaktować się z osobami wskazanymi przez Zamawiającego ze strony Beneficjentów, informować ich o czasie dotarcia na miejsce spotkania, ewentualnie o opóźnieniach oraz innych sytuacjach, Strona 6 z 7
d) kaŝdorazowo, przed rozpoczęciem spotkania zapewnić uczestnikom niezbędne informacje organizacyjne, w szczególności dotyczące programu spotkania, a takŝe przekazywać bieŝące informacje o wizycie studyjnej, e) współpracować z obsługą obiektu hotelarskiego i osobami ze strony Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji noclegów, posiłków i czasu zorganizowanego dla uczestników, f) informować Zamawiającego drogą mailową o aktualnym stanie realizacji przedmiotu zamówienia (na prośbę Zamawiającego) oraz na temat ewentualnych problemów w realizacji zamówienia, g) współpracować z osobami wskazanymi przez Beneficjenta do prezentowania projektu podczas wizyty, informować o ewentualnych godzinach przyjazdu oraz ewentualnie zmianach jakie mogły zaistnieć podczas organizacji spotkania, 3. umoŝliwienie Zamawiającemu bezpośredniego kontaktu telefonicznego z poszczególnymi osobami zaangaŝowanymi w realizację zadania, zarówno z koordynatorem wizyt studyjnych jak i kierowcami oraz osobami odpowiedzialnymi za obsługę gości w obiekcie hotelarskim itd., 4. kierowców będących w pełnej sprawności psychofizycznej i posiadających aktualne, wymagane prawem dokumenty uprawniające do kierowania pojazdem i do przewozu osób oraz co najmniej 5 letnie doświadczenie w kierowaniu pojazdami i w przewoŝeniu osób. 5. nie łączenie funkcji kierowcy i koordynatora wizyt studyjnych. XIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z pobytem (nocleg i wyŝywienie) koordynatora i kierowcy/kierowców podczas wizyt studyjnych, 2. Zamawiający nie ponosi Ŝadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych przez uczestników wizyt studyjnych w trakcie całego pobytu w obiekcie hotelarskim (np. koszty połączeń telefonicznych, korzystanie z płatnego barku, itp.), 3. Wykonawca będzie musiał podpisać klauzulę dot. ochrony danych osobowych (dotyczącą m.in. konieczności usunięcia baz danych po zrealizowaniu umowy) oraz klauzulę dotyczącą poufności przekazywanych danych, 4. Zamawiający, przed kaŝdym uzgodnionym terminem przeprowadzenia spotkania, zastrzega sobie moŝliwość dokonania wizytacji, z koordynatorem wskazanym przez Wykonawcę, w obiektach w których realizowane będą usługi stanowiące przedmiot zamówienia w celu faktycznej oceny, czy Wykonawca zapewnia wszystkie wymogi jakościowe postawione przez Zamawiającego. Termin wizytacji uzgodniony będzie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. W przypadku stwierdzenia rozbieŝności, Zamawiający wyznaczy dodatkowy termin 2 dni na ich usunięcie (pod rygorem odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy), po którym dokona ponownej wizytacji miejsc realizacji przedmiotu umowy, 5. Zamawiający ma prawo zgłoszenia Wykonawcy na 2 dni robocze przed planowanym terminem wizyty studyjnej liczbę osób, która będzie podstawą do zapłaty. Zgłoszona liczba osób na kaŝdą z 2 wizyt studyjnych nie moŝe być większa niŝ 40 osób ani mniejsza niŝ 20 osób, 6. Zamawiający ma prawo do dokonywania zapłaty tylko za faktycznie zamówione usługi, co oznacza, Ŝe Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielenie zamówień do maksymalnych ilości, 7. Wartość złoŝonej oferty musi obejmować koszty wszystkich elementów przedmiotu zamówienia zgodnie z załączonym do oferty Wykonawcy Formularzem oferty. Strona 7 z 7