WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV.1611.13.2017 Pan Michał Mostowski Łódź, 15 czerwca 2018 r. Łódzki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: - Urszula Dzika-Górnik - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, - Agata Suchacka - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, stosownie do upoważnień odpowiednio Nr 26/1/2017 i Nr 26/2/2017 z 29 listopada 2017 r., wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu ŁUW działającego z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Łodzi z siedzibą przy ul. Łagiewnickiej 54/56, 91-463 Łódź, w okresie od 05 grudnia 2017 r. do 17 kwietnia 2018 r. kontrolę finansową. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) przedmiot: przestrzeganie w toku wykonywania budżetu realizacji ogółu działań kontroli zarządczej podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w zakresie: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) zaciągania zobowiązań finansowych i ich zapłaty, 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn. zm.). ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu Administratorem danych osobowych jest Wojewoda Łódzki. Dane przetwarzane są w celu realizacji czynności urzędowych. Masz prawo do dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie www.lodzkie.eu w zakładce ochrona danych osobowych
2 c) dokonywania wydatków budżetowych z uwzględnieniem przepisów dotyczących zamówień publicznych, d) wiarygodności sprawozdań. 2) okres objęty kontrolą: od 01.01.2016 r. do 31.12.2016 r. [dowód: akta kontroli, str. 1 44] Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Łodzi, zwany dalej WITD w Łodzi, jest państwową jednostką budżetową wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej województwa łódzkiego jako wyodrębniona jednostka organizacyjna oraz jest jednostką pomocniczą Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, zwanego dalej Wojewódzkim Inspektorem, służącą do wykonywania zadań w ramach kompetencji wynikających z przepisów wymienionych w 6 Regulaminu Organizacyjnego WITD w Łodzi, zatwierdzonego przez Wojewodę Łódzkiego 26 października 2011 r. oraz przepisów odrębnych. Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym wprowadzono Zarządzeniami Wojewódzkiego Inspektora: Nr 12/2013 z 30 września 2013 r. i Nr 4/2014 z 28 marca 2014 r.; Wojewoda Łódzki zatwierdził zmiany. W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin w wyżej powołanej wersji. Z dniem 21 września 2017 r. wszedł w życie nowy Regulamin Organizacyjny WITD w Łodzi ustalony Zarządzeniem Wojewódzkiego Inspektora z 21 września 2017 r., Nr 17/2017 i zatwierdzony w tej dacie przez Wojewodę Łódzkiego. Wojewódzki Inspektor ma kompetencje do wykonywania zadań m.in. jako organ rządowej administracji zespolonej w województwie pod zwierzchnictwem Wojewody oraz jako dysponent III stopnia w ramach budżetu Wojewody. WITD w Łodzi ponosi wydatki w dziale 600 Transport i łączność w rozdziale 60055 Inspekcja transportu drogowego. Łączna kwota wydatków zaplanowanych na zadania realizowane przez jednostkę wynosiła 4 884 000,00 zł, z czego na wydatki majątkowe przeznaczono środki w wysokości 240 000,00 zł. Ostateczny plan wydatków (po zmianach) wyniósł 5 087 000,00 zł. Wydatki wykonane na 31 grudnia 2016 r. przez WITD w Łodzi wyniosły ogółem 5 086 676,18 zł, co stanowi 99,99% kwoty w planie. W okresie objętym kontrolą funkcję Wojewódzkiego Inspektora do dnia 3 marca 2016 r.
3 sprawował p. Adam Stefan Lepa. W okresie 04 07 marca 2016 r. jednostką kierował p. Waldemar Olczyk Zastępca Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, natomiast z dniem 08 marca 2016 r. na stanowisko Wojewódzkiego Inspektora powołany został p. Michał Mostowski, który piastuje to stanowisko do dnia dzisiejszego. [dowód: akta kontroli, str. 45-114, załącznik Nr 1 do akt kontroli] II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. Dokumentację Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drodowego w Łodzi regulującą zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych w zakresie jej zgodności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w tym: 1) Zarządzenie Nr 29/2011 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z 08 grudnia 2011 r. w sprawie ustalania zasad kontroli zarządczej, procedury zarządzania ryzykiem oraz polityki zarządzania ryzykiem wewnętrznym; Kontrolerom przedstawiono Arkusz identyfikacji i oceny ryzyka 2016 r. 2) Zarządzenie Nr 18 Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Łodzi z dnia 26 lipca 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, które zawiera: Część I - Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Część II - Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, Część III - Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: a) zakładowy plan kont i wykaz kont ksiąg pomocniczych, b) zasady ewidencji finansowo - księgowej, c) organizację i funkcjonowanie kontroli finansowej, d) organizację i funkcjonowania kontroli zarządczej; Zmiany do polityki rachunkowości wprowadzono Zarządzeniami Wojewódzkiego Inspektora: z 15 marca 2012 r., Nr 5/2012, z 05 grudnia 2012 r., Nr 12/2012. Zarządzeniem z 23 maja 2014 r., Nr 18/2014 wprowadzono nowy plan kont. Na dzień dzisiejszy obowiązuje także Zarządzenie Nr 17/2016 z 30 grudnia 2016 r., którym w części III Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych dodano zapis: W przypadku braku możliwości dokonania zapłaty za dokument źródłowy (fakturę) w formie przelewu dopuszcza się dokonanie zapłaty w formie gotówkowej ze środków własnych Pracownika. Zwrot poniesionych przez Pracownika środków następuje w formie przelewu na jego rachunek bankowy.
4 3) Zarządzenie Nr 14/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 17 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów księgowych); 4) Zarządzenie Nr 16/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Łodzi z dnia 30 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30.000 euro; Na dzień dzisiejszy obowiązuje nowy Regulamin udzielania takich zamówień, wprowadzony Zarządzeniem Wojewódzkiego Inspektora z dnia 24 lutego 2017 r., Nr 7/2017. 5) Zarządzenie Nr 20/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego w Łodzi z dnia 30 czerwca 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 30.000 euro. Na dzień dzisiejszy obowiązuje nowy Regulamin udzielania takich zamówień, wprowadzony Zarządzeniem Wojewódzkiego Inspektora z dnia 23 lutego 2017 r., Nr 6/2017. Należy zwrócić uwagę odnosząc się do zawartości ppkt 2) że w treści Zarządzeń ŁWITD wprowadzających zmiany do polityki rachunkowości, tj. w Zarządzeniu z 15 marca 2012 r. Nr 5/2012, z 5 grudnia 2012 r. Nr 12/2012, z 23 maja 2014 r. Nr 18/2014 oraz z 30 grudnia 2016 r. Nr 17/2016, zawarto zapis: Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Dokonywanie przez jednostkę zmian we własnym zakresie umożliwiają przepisy art. 8 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości 3, zgodnie z którym w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dna roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Jak zatem wynika z przywołanego art. 8 ust. 2, zmiany zasad (polityki) rachunkowości wchodzą w życie zawsze od pierwszego dnia roku obrotowego, przy czym mogą one w ramach roku następować z mocą wsteczną. Decyzja o zmianie zasad (polityki) rachunkowości może zostać podjęta w dowolnym momencie, jednak jej skutki należy odnieść do całego roku obrotowego, bowiem zgodnie z art. 5 ust. 1 tej ustawy przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów 3 Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości w brzmieniu: Dz.U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.; Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm..; Dz.U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.; Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm.
5 amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych. Opracowania oraz zmian zasad (polityki) rachunkowości dokonuje kierownik jednostki w formie pisemnej. Kontrolujący stwierdzają, że zawarty w treści wymienionych w ppkt 2) Zarządzeń ŁWITD zapis Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania narusza przepisy powołanego art. 8 ust. 2 w związku z art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zmiany do polityki rachunkowości winny bowiem obowiązywać w całym roku obrotowym, w którym zostały wprowadzone. Powyższe zakwalifikować należy jako uchybienie, za które odpowiedzialność ponosi osoba pełniąca funkcję Wojewódzkiego Inspektora do dnia 03 marca 2016 r. oraz obecny Wojewódzki Inspektor. Należy również zauważyć, że dokument wymieniony w ppkt 3), tj. Instrukcja w sprawie kontroli i obiegu dokumentów /.../, reguluje kwestię wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego tylko w formie ogólnych ustaleń obowiązujących pracowników WITD w Łodzi. Jednostka nie posiada natomiast w tym zakresie szczegółowych wewnętrznych procedur, które pozwalałyby na prawidłową realizację kontroli zarządczej. Ponadto, co stwierdzają kontrolujący, w jednostce brak uregulowań dotyczących procedur wyjazdów służbowych realizowanych przez Wojewódzkiego Inspektora co zostało szerzej opisane w pkt II.2.5) niniejszego projektu wystąpienia. Wprawdzie przepisy prawa nie nakładają na jednostki wprost obowiązku opracowywania wewnętrznych procedur w zakresie wystawiania i rozliczania poleceń wyjazdu służbowego, jednak w danym przypadku ich brak może być jedną z przyczyn zaistniałych nieprawidłowości i uchybień. Odnosząc się do istniejących w WITD i opisanych w dokumencie wymienionym w ppkt 1) procedur kontroli zarządczej w zakresie finansowym, kontrolujący stwierdzają uchybienia w zakresie stosowania kontroli zarządczej, czego przykładem są rozliczone pomimo braków formalnych polecenia wyjazdów służbowych z m-ca czerwca 2016 r. czy dwukrotnie opłacona faktura, co szerzej zostało opisane w pkt II.2.4) oraz pkt II.2.5) projektu wystąpienia pokontrolnego. W zakresie opracowania oraz stosowania wewnętrznych procedur w jednostce odpowiedzialność ponosi osoba sprawująca funkcję Wojewódzkiego Inspektora i zarazem kierownika jednostki do dnia 03 marca 2016 r. oraz obecny Wojewódzki Inspektor. [dowód: akta kontroli, str. 45 254]
6 2. Prawidłowość przestrzegania procedur w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, w zakresie: 1) procesu planowania wydatków w oparciu o plan finansowy wydatków WITD w Łodzi wraz z jego zmianami. Łączna kwota wydatków zaplanowanych na zadania realizowane przez WITD w Łodzi wynosiła 4 884 000,00 zł, z czego na wydatki majątkowe przeznaczono środki w wysokości 240 000,00 zł 4. W wyniku zmian w planie finansowym - dokonanych w trakcie roku budżetowego 3 decyzjami Wojewody Łódzkiego 5 - zwiększono plan wydatków WITD w Łodzi o kwotę ogółem wynoszącą 243 000,00 zł. Ostateczny plan wydatków wyniósł 5 087 000,00 zł. Przeniesienia kwot wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej dokonane zostały w wyniku: - 4 decyzji Wojewody Łódzkiego 6 wydanych na wniosek Wojewódzkiego Inspektora, - 5 decyzji Wojewódzkiego Inspektora 7, działającego na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego (pismo Nr PNK-VI.0030.152.2016 z dnia 21 kwietnia 2016 r.) do dokonywania w 2016 roku, jednak nie później niż do 23 grudnia 2016 r., przeniesień w planie wydatków między paragrafami klasyfikacji budżetowej w części 85/10 województwo łódzkie, w dziale 600 Transport i łączność, w obrębie rozdziału 60055 Inspekcja Transportu Drogowego, z wyłączeniem wydatków majątkowych, wydatków przyznanych decyzjami Ministra Finansów, wydatków przyznanych decyzjami Wojewody Łódzkiego z rezerwy utworzonej w części 85/10 - województwo łódzkie na podstawie art. 140 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, wydatków na wynagrodzenia ze stosunku pracy ( 4010, 4020, 4040), wydatków na wynagrodzenia bezosobowe ( 4170), - 4 decyzji Wojewódzkiego Inspektora, działającego w ramach ww. upoważnienia, określonych jako decyzje wewnętrzne 8 którymi dokonano przeniesienia wydatków między paragrafami grupy 4000. Plan finansowy ujmował ww. grupę w kwocie ogółem, w jednostce dokonano roboczego podziału kwot między te paragrafy, a następnie ww. decyzjami wewnętrznymi wprowadzano zmiany. 4 Decyzja WŁ z 11.03.2016 r. FN-I.3111.1.2016 5 Decyzje WŁ: z 12.07.2016 FN-I.3111.2.136.2016; z 27.10.2016 FB-I.3111.2.103.2016; z 08.12.2016 FB-I.3111.2.245.2016 6 Decyzje WŁ: z 31.03.2016 r. FN-I.3111.2.25.2016; z 16.06.2016 r. FN-I.3111.2.109.2016; z 23.09.2016 r. FN-I.3111.2.81.2016; z 20.12.2016 FB-I.3111.2.297.2016 7 Decyzja Nr 1/2016 z 20.07.2016, Nr 2/2016 z 30.09.2016, Nr 3/2016 z 08.12.2016, Nr 4/2016 z 15.12.2016,Nr 5/2016 z 22.12.2016 8 Decyzje wewnętrzne ŁWITD: nr 1 z 12.08.2016, nr 2 z 19.10.2016, nr 3 z 22.12.2016, nr 4 z 30.12.2016
7 Plan finansowy wydatków na rok 2016 został ujęty na stronie Wn konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych w prawidłowych kwotach. Wszystkie zmiany w planie finansowym WITD w Łodzi, wynikające z decyzji Wojewody Łódzkiego, miały odzwierciedlenie w ewidencji księgowej prowadzonej do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. Uaktualniona na koniec każdego okresu sprawozdawczego wysokość planu, wykazywana była w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa. Plan oraz jego zmiany prezentuje załącznik Nr 1 do akt kontroli. W 2016 roku WITD zrealizował wydatki w kwocie 5 086 676,18 zł, co stanowiło 99,99 % planu rocznego wydatków po zmianach (5 087 000,00 zł). Wydatki budżetowe zrealizowano zgodnie z planem finansowym jednostki. W żadnym z paragrafów nie przekroczono planu wydatków na rok 2016. Środki niewykorzystane przez jednostkę (w kwocie 323,82 zł) zostały zwrócone na rachunek dysponenta części budżetowej 85/10 - województwo łódzkie, w dniu 30 grudnia 2016 r., WB nr 182. [dowód: akta kontroli, str. 261 328; 991-1002; zestawienie kontrolerów - załącznik Nr 1 do akt kontroli] 2) stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych 9, zwanej dalej ustawą PZP. Pismem opatrzonym datą 06 lutego 2018 r, w odpowiedzi na pytanie kontrolerów, działający z upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora Główny Księgowy wyjaśnił, że w jednostce prowadzone są dwa rejestry zamówień publicznych: - w zeszycie formatu A-4 rejestrowane były w okresie 2005-2016 zamówienia o wartości powyżej 30 000 euro; odnosząc się do zawartości tego rejestru stwierdzono (cyt.): Obecnemu kierownikowi jednostki nie jest wiadomo dlaczego pracownik odpowiedzialny za prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi, z którym ustał stosunek pracy z dniem 12.05.2016, nie odnotował we wskazanym rejestrze zamówienia o numerze WITD.WSSAT.272/PN/2/16 dot. udzielenia zamówienia na dostawę fabrycznie nowego samochodu specjalnego ze specjalistyczną zabudową biurową, na użytek Inspekcji Transportu Drogowego. Od 2017 r. rejestr zamówień publicznych powyżej 30 000 euro jest prowadzony w formie elektronicznej. - drugi z rejestrów obejmuje zamówienia poniżej 30 000 euro oznaczone od n-ru 101 w 2014 r. do n-ru 209 z 2016 r. Z dniem 10 października 2016 r. zaprzestano prowadzenia rejestru w formie papierowej, rozpoczęto w formie elektronicznej. Jak wskazują 9 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.; na dzień dzisiejszy obow. wersja: Dz.U. z 2017 r., poz. 1579 z późn. zm.)
8 wyjaśnienia, w okresie od 01 stycznia do 30 czerwca 2016 r. kwota netto zamówień nieobjętych ustawą PZP wyniosła 213 684,56, od 01 lipca do 31 grudnia 2016 r. 522 584,98; łącznie w 2016 r. 736 233,54 zł. Jak stwierdzono w wyjaśnieniach (cyt.): Obliczenia kwoty netto zrealizowanych zamówień dokonano na podstawie sum zamówień z rejestru papierowego, elektronicznego oraz pozostałej dokumentacji znajdującej się w jednostce. Wyżej wymieniona łączna wartość zamówień nieobjętych ustawą PZP (736 233,54 zł) została wskazana w części X rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach w roku 2016. Jednostka zgodnie z obowiązkiem określonym w art. 98 pkt 1 i 2 ustawy PZP w wymaganym terminie przekazała Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych ww. sprawozdanie (oznaczone w UZP numerem referencyjnym 3918-2016). Brak za rok 2016 rejestru zamówień publicznych o wartości powyżej 30 000 euro, tzn. tych, które mogły zostać zrealizowane wyłącznie w oparciu o procedury uregulowane przepisami ustawy PZP stanowi, jak oceniają kontrolujący, nieprawidłowość. Odpowiedzialność w ww. zakresie ponosi obecny Wojewódzki Inspektor. Jak wynika z wyjaśnień jednostki, od 2017 r. rejestr ten jest już prowadzony - w formie elektronicznej. Jako uchybienie należałoby zakwalifikować sposób prowadzenia rejestru zamówień nieobjętych ustawą PZP ewidencjonowane odręcznymi zapisami w zeszycie kolejne zakupy nie były podsumowywane w zestawieniu na koniec miesiąca, ani nawet roku. Jak oceniają kontrolujący, realizacja tego typu zamówień również wymaga rzetelnej analizy, w tym monitorowania na bieżąco ich łącznej wartości tak, by uniknąć ryzyka naruszenia w ww. zakresie przepisów ustawy. Z wyjaśnień jednostki, udzielonych pismem z 06 lutego 2018 r. wynika, że takiego podsumowania dokonywano dopiero dla potrzeb sprawozdania przekazywanego Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. Obecnie ww. rejestr jest również prowadzony w postaci elektronicznej, co pozwoli na wyeliminowanie wątpliwości co do rzeczywistej łącznej wartości zamówień nieobjętych ustawą PZP. Ponadto, w treści przywołanego pisma z 06 lutego br. Główny Księgowy przedstawił łączne kwoty wydatkowane na zamówienia nieobjęte ustawą PZP według stanu na 30 czerwca 2016 r. oraz na 31 grudnia 2016 r. Kontrolujący stwierdzili, iż przedstawione dane są zgodne z zawartością rejestru. Za powyżej opisane uchybienie odpowiedzialność ponoszą, odpowiednio: osoba sprawująca funkcję Wojewódzkiego Inspektora do dnia 03 marca 2016 r. oraz obecny Wojewódzki Inspektor. Jak wynika z udostępnionej kontrolującym dokumentacji, w roku 2016 jednostka zrealizowała 2 zamówienia publiczne w trybie przetargu nieograniczonego:
9 Świadczenie usług telefonii komórkowej oraz mobilnego dostępu do Internetu wraz z dostawą telefonów komórkowych oraz modemów wartość brutto tego zamówienia określono na 72 551,55 zł plus zamówienia uzupełniające 14 634,14 zł (równowartość w euro 14 128,48 euro plus 3 505, 27 euro = 17 633,75 euro). Należy zauważyć, że równowartość ww. zamówienia wynosi poniżej ustawowego progu 30 000 euro, a zatem zamówienie to w myśl art. 4 pkt 8 ustawy PZP nie jest objęte wymogami ww. ustawy. Kontrolujący szczegółowo zbadali prawidłowość zastowanych procedur, dokumentację oraz tryb postępowania ws. zamówienia publicznego określonego jako Dostawa fabrycznie nowego samochodu specjalnego ze specjalistyczną zabudową biurową, na użytek Inspekcji Transportu Drogowego (nr sprawy WITD.WSSAT.272.PN 2 16), prowadzonego zgodnie z art. 10 ust. 1 i art. 39 ustawy PZP. Wartość brutto powyższego zamówienia określono w oparciu o harmonogram wydatków na rok 2016 na kwotę 234 315,00 zł, co stanowiło równowartość 45 629,83 euro. W dniu 30.03.2016 r. powołano komisję przetargową. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 31.03.2016 r. pod numerem 73342-2016. Ogłoszenie zamieszczono na stronie internetowej jednostki oraz w miejscu ogólnodostępnym (wywieszone na tablicy ogłoszeń od 31.03.2016 do 08.04.2016). Treści ogłoszenia nie zmieniano; nie przedłużano terminu składania ofert; termin ten upłynął 07.04.2016 r. o godz. 10.00. W postępowaniu wpłynęła jedna oferta, którą przyjęto. W dniu 15.04.2016 r. została zawarta umowa z wybranym oferentem dostawcą przedmiotowego samochodu. W dniu 18.04.2016 r. ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 95804-2016. Zawarta umowa została zrealizowana w terminie, w dniu 30.05.2016 r. wystawiono Fakturę VAT 021/05/2016; należną kwotę za dostarczony samóchód zapłacono 30.05.2016 r., WB nr 69. Wystawiono protokół przekazania pojazdu z 30.05.2016 r., nr 124/05/2016, przyjęty bez uwag. Badane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzono według zasad określonych w ustawie PZP, z uwzględnieniem wymogów Zarządzenia Wojewódzkiego Inspektora z 30 czerwca 2014 r., Nr 20/2014, wprowadzającego regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 30.000 euro. [dowód: akta kontroli, str. 755 do 964; 989; załącznik Nr 10 do akt kontroli]
10 3) ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w oparciu o ewidencję księgową prowadzoną na kontach: zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 225 Rozrachunki z budżetami, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami, oraz kontach pozabilansowych: 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, stwierdzając, że: zapisy w księgach rachunkowych prowadzone są w kontrolowanej jednostce zgodnie z tzw. zasadą memoriału zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości 10, oraz odpowiednio do wymogów przepisu art. 20 ust. 1 ww. ustawy określającego obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie, w ewidencji księgowej jednostki uwzględniano wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność wydatków, a także zaangażowanie środków, które oznaczało prawne zaangażowanie środków ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego, dane wynikające z salda konta 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego w dniu 31 grudnia 2016 r. zostały w prawidłowych kwotach ujęte na stronie Ma konta 999 Zangażowanie wydatków budżetowych roku następnego ; [dowód: akta kontroli, str. 329 422; 495-646] 4) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego i inne), będące podstawą poniesienia wydatków bieżących i majątkowych oraz kosztów utrzymania i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki budżetowej i realizacją jej zadań statutowych w czerwcu 2016 r., na łączną kwotę 376 709,96 zł. Wykaz dowodów źródłowych stanowi załącznik Nr 2 do akt kontroli. 10 patrz: przypis 3; na okres objęty kontrolą ustawa w brzmieniu: tj. Dz.U. z 2016 r, poz. 1047 z późn. zm; na dzień dzisiejszy: Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn.zm.
11 W toku czynności zwrócono się ustnie do Głównego Księgowego z pytaniem dlaczego faktura Nr 1091/FV/2016 wystawiona 30.06.2016 r. przez usługodawcę na kwotę 300 zł została opłacona jedynie w kwocie 19,99 zł (WB nr 89 z 6.07.2016 r.). Wyjaśnienia, udzielone przez Głównego Księgowego w treści pisma z 26 stycznia 2018 r. brzmiały następująco: W miesiącu czerwcu 2016 r. omyłkowo dwukrotnie dokonano zapłaty za fakturę 885/FV/2016 /.../ w wysokości 280,01 zł. Kwota 19,99 zł stanowi różnicę pomiędzy nadpłaconą fakturą 885/FV/2016, a fakturą 1091/FV/2016 (która w całości opiewała na kwotę 300,00 zł) dla wskazanej powyżej firmy /.../. Kontrolujący stwierdzają, że opisaną wyżej omyłkę można uznać za uchybienie - wziąwszy pod uwagę, że została w krótkim czasie dostrzeżona i naprawiona. W przeciwnym razie dwukrotna zapłata za tę samą fakturę zostałaby zakwalifikowana jako nieprawidłowość. Przyczyną opisanej sytuacji jest brak należycie dokonanej wstępnej kontroli finansowej, jednak prawidłowo dokonana kontrola następna umożliwiła naprawienie błędu. Uchybienie nie miało skutków finansowych. Za zaistniałe zdarzenie odpowiedzialny jest obecny Wojewódzki Inspektor oraz Główny Księgowy. 5) prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu w wymienione w pkt 4) dowody, w tym wskazanie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego, oraz dokonania kontroli przez głównego księgowego, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. W toku wykonanych czynności oraz w wyniku uzyskanych wyjaśnień stwierdzono, że poddane kontroli dowody źródłowe: zostały sprawdzone pod względem merytorycznym przez właściwe osoby, zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionych pracowników, zostały zatwierdzone do wypłaty przez Wojewódzkiego Inspektora oraz Głównego Księgowego, zawierały dekretację dotyczącą sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych, nie zawierały przeróbek i wymazywań, zawierały wskazanie zastosowanej procedury wyboru dostawcy w oparciu o ustawę PZP oraz opis dotyczący wydatku strukturalnego, z zastrzeżeniem poniżej opisanych sytuacji.
12 W czasie wykonywania czynności kontrolnych, kontrolującym okazano polecenia wyjazdów służbowych wystawionych w czerwcu 2016 r. W dokumentach zauważono następujące braki: a) nie zawierały wypełnionej rubryki R k sprawdzono pod względem formalnym, rachunk. i merytorycznym, zostały natomiast opatrzone pieczęcią Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionych pracowników Wydziału Finansowego; dotyczy to niżej wymienionych poleceń wyjazdu służbowego: nr 21 z dnia 04.06.2016 r. nr 21a z dnia 04.06.2016 r. nr 22 z dnia 08.06.2016 r. nr 26 z dnia 15.06.2016 r. nr 28 z dnia 20.06.2016 r. nr 29 z dnia 20.06.2016 r. nr 30 z dnia 20.06.2016 r. b) polecenie wyjazdu służbowego nr 22 z dnia 08.06.2016 r. nie zawierało ponadto w rubryce Niniejszy rachunek przedkładam daty oraz podpisu osoby przedkładającej delegację, c) polecenie wyjazdu służbowego nr 18/2016 z dnia 20.05.2016 r. zostało przedłożone do rozliczenia kosztów podróży w dniu 16.06.2016 r., tj. 24-go dnia od momentu zakończenia podróży, d) polecenie wyjazdu służbowego nr 28 z dnia 20.06.2016 r. wystawione dla trzech osób, zostało rozliczone dla trzech delegowanych pracowników, jednak w rubryce Niniejszy rachunek przedkładam podpis złożył tylko jeden z nich. W toku wykonywanych czynności kontrolujący zwrócili się do Głównego Księgowego WITD w Łodzi o wyjaśnienie powyższej opisanych kwestii. Pismem z dnia 23 lutego 2018 r. kontrolującym wyjaśniono, że Odnośnie delegacji nr 18 wystawionej na Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego p. Michała Mostowskiego Wydział Finansowy nie pamięta i nie posiada wiedzy dlaczego delegacja była przedłożona z opóźnieniem. Natomiast delegacja Nr 28 wystawiona na trzy osoby ( ) oraz ( ) w skutek omyłki została opisana jako jedna osoba tj. 22,50 zł a winna być kwota 67,50. W ewidencji księgowej oraz na wyciągu bankowym widnieje prawidłowa kwota, tj. 3 razy 22,50 zł. Przedmiotowa delegacja została przekazana na rachunki wskazanych w niej pracowników w wysokości właściwej tj. 22,50 zł na każdego pracownika. Ponadto, co za tym idzie w progranie bankowym została zatwierdzona
13 podpisem Głównej Księgowej i Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego we właściwej kwocie. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. 11 nie przewiduje wymogów co do formy oraz treści polecenia wyjazdu służbowego, jednak polecenie takie umożliwia prawidłowe rozliczenie przysługujących pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W szczególności umożliwia weryfikację poprawności dokonanego przez pracownika rozliczenia wyjazdu służbowego. Weryfikacja ta powinna dotyczyć nie tylko rachunkowej poprawności dokonywanych rozliczeń, ale przede wszystkim merytorycznej zgodności rozliczenia dokonanego przez pracownika z wytycznymi pracodawcy zawartymi w poleceniu wyjazdu służbowego. Kontrola taka powinna dotyczyć np.: czasu podróży służbowej oraz rodzaju środka transportu wskazanego przez pracodawcę, a także zasadności poniesienia wydatków niezbędnych do odbycia podróży. Natomiast zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości 12 dowody księgowe (w tym rozliczenie delegacji) powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy, oraz wolne od błędów rachunkowych. Zgodnie z 5 pkt 1 wyżej powołanego rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Braki wymienione pod lit. a), b), d) należy zakwalifikować jako nieprawidłowości. Wskazane pod lit. c) zatwierdzenie do wypłaty rachunku złożonego po terminie, bez uzyskania od osoby delegowanej wyjaśnień co do przyczyn opóźnienia, winno być uznane za uchybienie. W świetle stwierdzonych wyżej nieprawidłowości oraz uchybienia kontrolujący dokonali weryfikacji poleceń wyjazdów służbowych, które miały miejsce w całym roku 2016. Łącznie zbadano 100% dowodów źródłowych, tj. 58 delegacji. W szczególności zbadano, czy dowody: zostały prawidłowo zaewidencjonowane w rejestrze delegacji, zostały złożone przez pracownika do rozliczenia w prawidłowym terminie, zostały sprawdzone pod względem merytorycznym przez właściwe osoby, 11 Pozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) 12 patrz: przypis 3
14 zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionych pracowników, zostały zatwierdzone do wypłaty przez Wojewódzkiego Inspektora oraz Głównego Księgowego, zawierały dekretację dotyczącą sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych, nie zawierały przeróbek i wymazywań, zostały prawidłowo ujęte w księgach rachunkowych, zobowiązania wynikające z dowodów źródłowych zostały przekazane na konta pracowników. Kontrolerzy, pismem opatrzonym datą 06-07 marca 2018 r., skierowanym do Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, zwrócili się między innymi o przedłożenie: upoważnienia dla Starszego Specjalisty ds. księgowości do składania podpisu w imieniu Głównego Księgowego, upoważnienia dla Głównego Księgowego do składania podpisu w imieniu Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, wyjaśnienia czy jednostka przyjęła (opracowała) wewnętrzne procedury dotyczące obiegu i kontroli poleceń wyjazdu służbowego (delegacji służbowych); jeżeli nie, to w jaki sposób prowadzona jest w ww. kwestii kontrola zarządcza, wyjaśnienia czy jednostka posiada kartę wzorów podpisów pracowników upoważnionych do dokonywania czynności służbowych (nie wszystkie podpisy na dokumentach opatrzone są imiennymi pieczęciami), kserokopii prowadzonego rejestru delegacji służbowych na 2016 r. (zeszyt delegacji). Kontrolującym okazano rejestr delegacji, prowadzony przez jednostkę w formie zeszytu. Z ustnych informacji uzyskanych od Głównego Księgowego dnia 09 marca br. wynika, że rejestr prowadzony jest przez pracownika ds. kadr. Kontrolującym przedłożono również kartę wzorów podpisów do czynności bankowych, opracowaną 27 lutego 2017 r., z podpisami Wojewódzkiego Inspektora, Zastępcy ŁWITD, Głównego Księgowego i Starszego Specjalisty ds. księgowości. Kontrolerzy sprawdzili, czy dane zawarte w poleceniach wyjazdów służbowych, wystawionych w 2016 r., znajdują odzwierciedlenie w prowadzonej ewidencji delegacji.
15 Ustalono, że polecenie wyjazdu służbowego: Nr 23/2016 z dnia 13 czerwca 2016 r. (wystawione dla dwóch pracowników WITD w Łodzi) nie zostało wpisane do rejestru delegacji, Nr 8/2016 z dnia 18 marca 2016 r. (wystawione dla Wojewódzkiego Inspektora), nie zostało wpisane do rejestru delegacji, natomiast w rejestrze figuruje delegacja Nr 8/2016 z dnia 29 marca 2016 r. (wystawiona dla pracownika WITD w Łodzi) i znajduje się pod poz. 08/09, Nr 10/2016 z dnia 30 marca 2016 r. (wystawione dla Wojewódzkiego Inspektora), znajduje się pod poz. 11. Wskazane wyżej rozbieżności między zawartością rejestru a wpisami na drukach delegacji służbowych należy zakwalifikować jako uchybienia. Stwierdzono również, że w trzech przypadkach delegacje przedłożone zostały przez pracownika po upływie terminu określonego w powołanym już wcześniej 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. 13, tzn.: Nr 39 z dnia 13 lipca 2016 r. przedłożona w 16-tym dniu, Nr 40 z dnia 13 lipca 2016 r. przedłożona w 16-tym dniu, Nr 41 z dnia 12 sierpnia 2016 r. przedłożona w 15-tym dniu. Zgodnie z 5 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Powyższą kwestię regulują również zapisy w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dowodów księgowych obowiązującej w WITD w Łodzi: Rozliczenie kosztów podróży służbowej osoba delegowana dokonuje w ciągu 14 dni. W ocenie kontrolerów zatwierdzenie do wypłaty ww. rachunków bez uzyskania od delegowanych pracowników wyjaśnień w sprawie powstałego opóźnienia, winno być uznane za uchybienie. Kontrolujący ustalili, że ewidencjonowaniem poleceń wyjazdów służbowych oraz sprawdzeniem rachunku kosztów podróży pod względem merytorycznym zajmuje się pracownik zatrudniony na samodzielnym stanowisku ds. kadr (SK). W badanym okresie polecenia wyjazdów służbowych sprawdzone były pod względem merytorycznym przez Starszego Specjalistę ds. księgowości, Głównego Księgowego oraz Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez Głównego Księgowego w dniu 09 marca 2018 r. 13 Patrz przypis 11
16 obowiązki specjalisty ds. kadr realizowali pracownicy Wydziału Finansowo Księgowego( ), tj. Główny Księgowy i Starszy Specjalista ds. księgowości. Dalej czytamy: Powyższa sytuacja spowodowana była długotrwałą chorobą oraz śmiercią pracownika zatrudnionego na stanowisku Specjalisty ds. kadr. Dokumenty zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionego pracownika Wydziału Finansowo - Księgowego. Delegacje pracowników zostały zatwierdzone do wypłaty przez Głównego Księgowego i Wojewódzkiego Inspektora lub Głównego Księgowego i Z-cę Wojewódzkiego Inspektora. W przypadku wyjazdów służbowych Wojewódzkiego Inspektora (byłego ŁWITD oraz obecnego ŁWITD) osobą wystawiającą polecenie wyjazdu służbowego był Dyrektor Generalny ŁUW w Łodzi, a osobami zatwierdzającymi do wypłaty - Główny Księgowy i Z-ca Wojewódzkiego Inspektora. Wyjątek stanowiły przypadki, kiedy w okresie marzec - kwiecień 2016 polecenia wyjazdów służbowych wystawione dla Wojewódzkiego Inspektora, zatwierdzone zostały podpisem Głównego Specjalisty ds. księgowości opatrzonym pieczęcią z up Głównego Księgowego ( ) Starszy Specjalista ds. księgowości oraz podpisem Głównego Księgowego opatrzonym pieczęcią Łódzki Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego w Łodzi z up. ( ) Główny Księgowy. Dotyczy to następujących delegacji: Nr 1/2016 z dnia 8 stycznia 2016 r., Nr 6/2016 z dnia 10 marca 2016 r., Nr 8/2016 z dnia 18 marca 2016 r., Nr 10/2016 z dnia 30 marca 2016 r., Nr 14/2016 z dnia 12 kwietnia 2016 r., Nr 15/2016 z dnia 21 kwietnia 2016 r. Jak wynika ze złożonego przez Głównego Księgowego wyjaśnienia z dnia 09 marca 2018 r., W przypadku wyjazdu służbowego ŁWITD, dokument zatwierdza Zastępca ŁWITD. Jednakże w 2016 r., przed powołaniem Zastępcy ŁWITD ( ), tj. w okresie marzec-czerwiec, polecenie wyjazdu służbowego realizowane przez ŁWITD zatwierdzone było z upoważnienia przez Głównego Księgowego. W programie Videotel, zwrot środków na rachunek bankowy zatwierdzony był przez Wojewódzkiego Inspektora. Kontrolującym okazano upoważnienie z dnia 27 lipca 2007 r. dla Starszego Specjalisty ds. księgowości, którym pracownik ten został upoważniony przez Wojewódzkiego Inspektora do ( ) podpisywania w zastępstwie, podczas nieobecności Głównego Księgowego, dokumentów finansowych ( ) oraz Aneks Nr 4 z 01 września 2016 r.
17 do zakresu czynności pracownika z dnia 16 maja 2006 r., w którym czytamy: 7. Zastępowanie Głównego Księgowego podczas jego nieobecności. Kontrolującym okazano Zakres Czynności Pracownika z dnia 4 października 2010 r. dla Głównego Księgowego WITD w Łodzi, Aneks Nr 1 do ww. zakresu czynności pracownika z dnia 21 maja 2014 r. oraz Aneks Nr 2 do ww. zakresu czynności z dnia 09 października 2014 r. Z dokumentów tych nie wynikało, aby w badanym okresie Główny Księgowy upoważniony był do działania z upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora. W dniu 13 marca 2018 r. kontrolujący otrzymali od Głównego Księgowego skan upoważnienia z dnia 14 marca 2016 r., w treści którego został on upoważniony do składania podpisu w imieniu (z upoważnienia) Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, z tym, że złożenie podpisu z upoważnienia ŁWITD przy rozliczaniu delegacji służbowych wymaga jednocześnie złożenia podpisu przez Starszego Specjalistę ds. księgowości. Biorąc pod uwagę regulacje zawarte w art. 77 5 1 i 2 ustawy Kodeks Pracy 14 za podróż służbową uważać należy wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Pracodawca sprawdza następnie m.in. pod względem merytorycznym wykonanie przez pracownika polecenia. Przenosząc ww. zasady na grunt ustaleń niniejszej kontroli stwierdzić należy, że - w przypadku delegacji wystawionych dla kierownika jednostki kontrolowanej, tj. dla Wojewódzkiego Inspektora - jako uchybienia winny zostać zakwalifikowane sytuacje, gdy sprawdzenia rachunku pod względem merytorycznym dokonują pracownicy tej jednostki, tzn. podwładni Wojewódzkiego Inspektora. Kontrola merytoryczna wydatków związanych z podróżami służbowymi winna być bowiem dokonana przez przełożonego osoby delegowanej w podróż służbową. W toku czynności kontrolerom okazano polecenia wyjazdów służbowych, które zostały uzupełnione bądź poprawione: w treści Rachunek kosztów podróży, w dekretacji dotyczącej sposobu ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych bądź w pozycji ZATWIERDZONO DO WYPŁATY ZE ŚRODKÓW. Dotyczy to następujących poleceń wyjazdów służbowych: Nr 18/2016 z dnia 20 maja 2016 r., Nr 19 z dnia 2 czerwca 2016 r., 14 Ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks Pracy zarówno w brzmieniu Dz.U. z 2014, poz. 1502 z późn. zm., Dz.U. z 2016, poz. 1666 z późn. zm., jak i na dzień dzisiejszy Dz.U. z 2018 r., poz. 108 z późn. zm.
18 Nr 20 z dnia 1 czerwca 2016 r., Nr 22/2016 z dnia 8 czerwca 2016 r., Nr 23/2016 z dnia 13 czerwca 2016 r., Nr 24/2016 z dnia 13 czerwca 2016 r., Nr 26/2016 z dnia 15 czerwca 2016 r., Nr 28 z dnia 20 czerwca 2016 r., Nr 29 z dnia 20 czerwca 2016 r., Nr 30 z dnia 20 czerwca 2016 r. Dokonane korekty oraz uzupełnienia zostały przez kontrolujących szczegółowo opisane w Zestawieniu delegacji w 2016 r. stanowiącym załącznik Nr 12 do akt kontroli. W jednostce funkcjonuje Instrukcja w sprawie obiegu i kontroli dowodów księgowych obowiązująca w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Łodzi stanowiąca Załącznik do Zarządzenia Nr 14 ŁWITD z dnia 17 kwietnia 2014 r. Odnosząc się do wspomnianej Instrukcji kontrolujący stwierdzili, że brak w jej treści zapisu dotyczącego kontroli poleceń wyjazdów służbowych pod względem merytorycznym. Brak ponadto ustaleń dotyczących wyjazdów kierownika jednostki Wojewódzkiego Inspektora. Jak wynika z wyjaśnienia złożonego przez Głównego Księgowego w piśmie z 09 marca 2018 r. W Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Łodzi nie ma szczegółowych procedur w zakresie ewidencji i obiegu dokumentów Polecenia wyjazdu służbowego. Jednakże powyższe dokumenty podlegają kontroli finansowej, identycznie jak w przypadku innych dowodów księgowych, zgodnie z instrukcją w sprawie obiegu i kontroli dokumentów w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Łodzi oraz zapisami obowiązującej Polityki rachunkowości. Dalej, Gł. Księgowy wyjaśnia, że w związku z zatrudnieniem pracownika na stanowisku Specjalisty ds. kadr od października 2017 r., w chwili obecnej trwają prace nad nowymi wytycznymi w zakresie procedur dot. dokumentów Polecenie wyjazdu służbowego. Kontrolujący dokonali porównania wystawionych poleceń wyjazdów służbowych z ewidencją księgową następujących kont: 130 rachunek bieżący jednostki, 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami, 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. W październiku 2016 r. miało miejsce przeksięgowanie kwoty 763, 50 zł z 4410 do 4550 oraz kwoty 7,50 zł z 4410 do 4700, które zostało szczegółowo opisane w kolejnym pkt II.2.6) niniejszego wystąpienia pokontrolnego.
19 Za stwierdzone w pkt II.2.5) nieprawidłowości oraz uchybienia odpowiedzialność ponosi obecny Wojewódzki Inspektor. Wyjątek stanowi uchybienie dotyczące delegacji nr 1/2016 z 08 stycznia 2016 r., wystawionej dla ówczesnego Wojewódzkiego Inspektora, gdzie sprawdzenia rachunku pod względem merytorycznym dokonała nieupoważniona osoba, za co odpowiedzialność ponosi były Wojewódzki Inspektor. [dowód: akta kontroli, str. 208; 423 494, 1085 1088; 1107 1112; 1139-1312; załączniki Nr 11 i Nr 12 do akt kontroli] 6) prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki. Poniesione przez WITD w Łodzi wydatki były celowe i związane z działalnością statutową jednostki. W toku czynności kontrolnych w badanej próbie stwierdzono uchybienia polegające na nieprawidłowym zakwalifikowaniu wydatków do paragrafów klasyfikacji budżetowej. Kwotę 180,50 zł, którą 31 maja 2016 r. pobrano z kasy z przeznaczeniem na opłatę rejestracyjną za nowo zakupiony samochód, błędnie zakwalifikowano do 4300 zamiast do 6060. Uchybienie to zostało skorygowane wyżej wymieniony wydatek przeksięgowano w czerwcu 2016 r. z 4300 do 6060. Kontrolerzy otrzymali co do tej kwestii pisemne wyjaśnienia (pismo opatrzone datą 16 lutego 2018 r.), potwierdzone dokumentacją. Skorygowano również inne uchybienia - w zakresie błędnej kwalifikacji kosztów uczestnictwa w szkoleniach. Jak wskazywała przedłożona kontrolerom dokumentacja, tj. kartoteka konta 130-1-1 do 4410 (krajowe podróże służbowe) oraz do 4550 (szkolenia członków korpusu służby cywilnej) na dzień 31 października 2016 r. dokonano przeksięgowania części wydatków za podróże służbowe z 4410 do 4550. Pismem opatrzonym datą 09 marca 2018 r., podpisanym przez Głównego Księgowego, z załączonym Wykazem przeksięgowania w październiku 2016 r. wyjaśniono kontrolerom, iż przeksięgowanie z 4410 do 4550 dotyczyło kosztów dwudziestu trzech poleceń wyjazdu służbowego, wystawionych i zrealizowanych w okresie od maja do października 2016 r., łącznie na kwotę 763,50 zł. Ponadto koszt jednej delegacji na kwotę 7,50 zł przeksięgowano z 4410 do 4700 (szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej). Na dowód dokonanych operacji do wyjaśnień załączono dokument PK nr 10-000006 z dnia 31 października 2016 r.
20 Polecenia wyjazdu służbowego (delegacje) wystawione zostały w związku z uczestnictwem pracowników w szkoleniach. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 15 - gdy chodzi o 4550 (szkolenia członków korpusu służby cywilnej) oraz 4700 (szkolenia pracowników niebędących pracownikami służby cywilnej), do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników. Z treści wyżej przytoczonego dokumentu PK nr 10-000006 wynika również, że 31 października 2016 r. w kontrolowanej jednostce przeksięgowano inne jeszcze wydatki, tzn. koszty zakwaterowania i wyżywienia podczas szkoleń: kwoty 975,00 zł i 2804,15 zł z 4300 do 4550 oraz kwotę 226,62 zł z 4300 do 4700. Za zaistniałe uchybienia odpowiedzialność ponosi Wojewódzki Inspektor oraz Główny Księgowy. [dowód: akta kontroli, str. 329 368; 595 613; 1143 1146; 1192-1246] 3. Sposób zaciągania zobowiązań i terminowość ich regulowania w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę zaciągnięcia zobowiązań wynikających z sald kont Zespołu 2 - Rozrachunki i rozliczenia wg stanu na: 30 czerwca 2016 r. na kwotę ogółem 90 889,95 zł; w tym wydatki płacowe : 4010 - konto 229: składki na ubezpieczenie społeczne 6 136,81 zł; na ubezpieczenie zdrowotne 3 476,23 zł; konto 225: podatek dochodowy od osób fizycznych 4 656,00 zł; razem 4010 14 269,04 zł 4020 - konto 229: składki na ubezpieczenie społeczne 25 334,54 zł; na ubezpieczenie zdrowotne 14 703,65 zł; razem 4020 40 038,19 zł 4110 - konto 229: składki na ubezpieczenie społeczne 26 419,60 zł; konto 240: wynagrodzenie płatnika ZUS 28,53 zł; razem 4110 26 448,13 zł 4120 - konto 229: składki na Fundusz Pracy - 5 245,80 zł; 4170 - konto 229: składa na ubezpieczenie zdrowotne 189,00 zł; konto 225: podatek dochodowy od umowy-zlecenia 249,00 zł; razem 4170 438,00 zł oraz pozapłacowe : 4210 (materiały biurowe) 160,85 zł 4260 (energia elektryczna) - 308,28 zł 15 patrz: rozporządzenie Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej kwalifikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych; załącznik nr 4 Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków /z objaśnieniami/ (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1053 z późn. zm.);
21 4280 (pracownicze bad. lekarskie) 980,00 zł 4300 (usługi pozostałe) 1 055,63 zł 4480 (podatek od nieruchomości) 11,03 zł 4610 (koszty postępow. egzekucyjnego) 1 935,00 zł Zobowiązania istniejące na 30 czerwca 2016 r. uregulowane zostały: wydatki płacowe 04 lipca 2016 r. WB nr 87, 08 lipca 2016 r. WB nr 90 i 19 lipca WB nr 94, wydatki pozapłacowe 06 lipca 2016 r. WB nr 89 i 12 lipca 2016 r. WB nr 92. 31 grudnia 2016 r. na kwotę ogółem 251 826,78 zł, w tym: 4040 - konto 231 (netto 146 875,73 zł), konto 229 (składki ZUS 45 267,94 zł), konto 225 (podatek 18 639,00 zł); ogółem naliczone dodatkowe wynagrodzenie roczne brutto za 2016 r. na kwotę 210 782,67 zł 4110 - konto 229: składki na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego 36 423,26 zł 4120 - konto 229: składki na Fundusz Pracy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego 4 620,85 zł Zobowiązania istniejące na 31 grudnia 2016 r. uregulowane zostały: 22 lutego 2017 r. (WB nr 22, dodatkowe wynagrodzenie roczne netto oraz część podatku); 23 lutego, 27 lutego, 03 marca i 17 marca 2017 r. (WB nr 23, nr 25, nr 28, nr 34 - składki, podatek; zapłacone zbiorczo razem ze składkami i podatkiem od wynagrodzeń za luty 2017). Kontrolerzy stwierdzili zgodność kwot zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania wydatków budżetu państwa za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 30 czerwca 2016 roku oraz od początku roku do dnia 31 grudnia 2016 r. z ewidencją księgową prowadzona na kontach 201, 225, 229, 231, 240 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Zobowiązania zostały uregulowane z zachowaniem terminów określonych w przepisach prawa. Zobowiązania opisane powyżej nie były zobowiązaniami wymagalnymi odpowiednio na: 30 czerwca 2016 r. i 31 grudnia 2016 r. [dowód: akta kontroli str. 495 530; 625 646; 647 708; WB str. 709 754; zestawienia kontrolerów - załączniki Nr 3, 4, 6, 7 do akt kontroli] 4. Wiarygodność sprawozdań i ich zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej: Kontroli poddano poniższe sprawozdania budżetowe, za okres styczeń czerwiec 2016 r. i styczeń - grudzień 2016 r.: Rb-23 - o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych,
22 Rb-27 - z wykonania planu dochodów budżetowych, Rb-28 - z wykonania planu wydatków budżetu państwa. Porównane zostały dane zawarte w ww. sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej: w sprawozdaniu Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych: wiersz Dochody wykonane ze sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130/2 dochody (obroty Wn); wiersz Dochody przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 222 oraz 130/2 dochody (obroty Ma); wiersz Stan środków na rachunku bieżącym dochodów w NBP z saldem konta 130/2 dochody oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu; wiersz Środki otrzymane z Ministerstwa Finansów lub od dysponenta wyższego stopnia z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 223 oraz 130 wydatki (obroty Wn); wiersz Wydatki wykonane ze sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130 wydatki (obroty Ma); wiersz Stan środków na rachunku bieżącym wydatków w NBP z saldem konta 130 wydatki oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu, w sprawozdaniu Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych: kolumna Dochody wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130/2 Rachunek dochodów jednostki budżetowej; kolumna Należności z ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 221; kolumna Należności do zapłaty z saldami Wn konta 221, w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa: kolumna Wydatki wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130 Rachunek bieżący jednostki (wydatki); kolumna Zaangażowanie z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 998 według podziałek klasyfikacji budżetowej; kolumna Plan z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 980; kolumna Zobowiązania z ewidencją szczegółową dla kont zespołu 2. Kwoty wykazane w powyższych sprawozdaniach oraz w ewidencji księgowej, a także porównanie danych zawartych w odpowiednich rubrykach sprawozdań przedstawiono w załączniku Nr 9 do akt kontroli. [dowód: akta kontroli str. 687 708 plus zestawienie kontrolerów - załącznik Nr 9]