/8 AUDITY WEWNĘTRZNE Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Ewa Szopińska Data: 3 sierpnia 2007r Obowiązuje od: grudnia 2007r Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Marek Fryźlewicz Data: 3 sierpnia 2007r Nr egz.:
2/8 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzając y zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz.. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Skarbnik Miasta 5 Naczelnik Wydziału Gospodarki 6. Nieruchomościami i Planowania 6 Przestrzennego 7. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 7 Naczelnik Wydziału Gospodarki 8. 8 Komunalnej i Drogownictwa 9. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 Naczelnik Wydziału Infrastruktury 0 0. Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich. Naczelnik Wydziału Oświaty 2 2. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 3 3. Kierownik Referatu d.s. Zamówień 4 4. Publicznych Kierownik Referatu d.s. Ochrony 5 5. Środowiska Audytor Wewnętrzny 6 6. Pełnomocnik d.s. Rozwoju Lokalnego 7 Data otrzymania Podpis
3/8 8. 9. Komendant Straży Miejskiej 8 Radca prawny 9. SPIS TREŚCI. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY...4 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA...4 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY...4 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY... 4 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE... 4 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA... 5 6.. Postanowienia ogólne... 5 6.2. Planowanie auditów wewnętrznych oraz zarządzanie nimi...5 6.3. Technika przeprowadzania i dokumentowanie auditów wewnętrznych...6 7.ZAPISY...7 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW...7 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE... 7
4/8. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest utrzymanie i rozwój systemu zarządzania jakością poprzez ustalenie sposobu postępowania przy przeprowadzaniu i dokumentowaniu auditów wewnętrznych w Urzędzie Miasta w Nowym Targu. Niniejszą procedurą Burmistrz ustala jednolite zasady przeprowadzania auditów wewnętrznych, określa odpowiedzialność i uprawnienia auditorów, a także pracowników badanego obszaru celem zapewnienia skuteczności przeprowadzanych auditów wewnętrznych oraz określenia efektywności wprowadzonego systemu zarządzania jakością. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Targ. Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta Nowy 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY audit wewnętrzny - systematyczny i niezależny proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny, w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. planowy audit wewnętrzny - audit wewnętrzny przeprowadzany na podstawie opracowanego "Programu auditów wewnętrznych". pozaplanowy audit wewnętrzny audit wewnętrzny przeprowadzany poza programem, wynikający z doraźnych potrzeb np. na żądanie Klienta, ze względu na niekorzystne kształtowanie się kosztów jakości, z powodu zmiany w wyposażeniu technicznym, zmian organizacyjnych, itp. audit procedury - audit obejmujący swym zakresem obszar obowiązywania danej procedury. audit procesu - audit przeprowadzany w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu badanego procesu. 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 5..Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością jest odpowiedzialny za: - dobór i zapewnienie szkolenia auditorów, - ustalanie planu, zakresów i tematów auditów, - ustalanie terminów auditów pozaplanowych, - nadzór nad terminowym przeprowadzaniem auditów, - ocenę stopnia wdrożenia działań korygujących,
5/8 - informowanie Burmistrza i kierowników komórek organizacyjnych w sprawach bieżących związanych z danym auditem, - omawianie wyników auditów na spotkaniach związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością, - prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z auditami. 5.2.Auditor wiodący jest odpowiedzialny za: - planowanie auditu i sporządzanie listy pytań, - reprezentowanie grupy auditorów wobec kierownictwa, - koordynacja pracy zespołu auditorów, - przedstawienie Raportu z auditu", - ocena realizacji działań korygujących. 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA. 6.. Postanowienia ogólne 6...Audit wewnętrzny, przeprowadza się w celu stwierdzenia czy czynności mające wpływ na jakość, a także osiągane w ich wyniku rezultaty odpowiadają planowanym ustaleniom, czy ustalenia te są realizowane na bieżąco i efektywnie. 6..2.Audit wewnętrzny przeprowadza się w odniesieniu do systemu zarządzania jakością, procesu, względnie usługi. 6..3.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością powołuje auditora wiodącego. Auditor wiodący ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszystkie fazy auditu. 6..4.Auditor wiodący posiada niezbędne uprawnienia nadane przez Burmistrza do podejmowania ostatecznych decyzji dotyczących wykonania auditu. 6..5.Audity wewnętrzne przeprowadzane są przez personel niezależny od osób bezpośrednio odpowiedzialnych za auditowaną działalność. 6.2. Planowanie auditów wewnętrznych oraz zarządzanie nimi 6.2.. Audity planowe 6.2...Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością opracowuje roczny harmonogram auditów wewnętrznych na formularzu F - 0, proponuje auditora wiodącego, kierując się wymaganymi kwalifikacjami (np. ukończenie odpowiednich szkoleń, wieloletnie doświadczenie, obiektywizm). Roczny Harmonogram auditów wewnętrznych jest zatwierdzany przez Burmistrza. 6.2..2.Zakłada się przeprowadzenie jednego auditu wewnętrznego rocznie w każdej istotnej z punktu widzenia jakości komórce organizacyjnej. Audit procesu planuje się w zależności od potrzeb. 6.2..3.Dokładny termin auditu wewnętrznego uzgadnia auditor wiodący z Pełnomocnikiem ds. Zarządzania Jakością i co najmniej na 7 dni przed jego rozpoczęciem zawiadamia zainteresowanych telefonicznie, bądź bezpośrednio.
6/8 6.2.2. Pozaplanowe audity wewnętrzne 6.2.2..Realizację auditów pozaplanowych odnotowuje się w rocznym harmonogramie wewnętrznych auditów. 6.2.2.2.Działania korygujące wynikające z auditów pozaplanowych przeprowadza się w taki sam sposób jak wynikające z auditów planowych. 6.2.3. Dokumenty niezbędne dla przeprowadzenia auditu Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przed rozpoczęciem auditu dostarcza auditorowi wiodącemu dokumentację niezbędną do przeprowadzenia auditu w danym obszarze (np. Księgę Jakości, komplet procedur, niezbędne instrukcje, formularze związane z auditem, wykaz obowiązujących w danym obszarze przepisów, raporty z poprzednich auditów, raporty z działań korygujących). 6.3. Technika przeprowadzania i dokumentowanie auditów wewnętrznych 6.3.. Spotkanie otwierające W spotkaniu otwierającym uczestniczą: auditor wiodący, kierownik auditowanej komórki i ewentualnie auditowani pracownicy. Auditor wiodący podaje cel oraz plan auditu. 6.3.2. Przeprowadzenie auditu wewnętrznego 6.3.2..W czasie auditu wewnętrznego sprawdza się, czy działania korygujące z poprzedniego auditu zostały w pełni zrealizowane. Odnotowuje się to w "Raporcie z auditu" F -02 6.3.2.2.Pomoc przy przeprowadzaniu auditu może stanowić lista pytań ustalona przez auditora wiodącego wspólnie z Pełnomocnikiem ds. Jakości. Auditorom pozostawia się zawsze prawo stawiania dodatkowych pytań dla poszukiwania obiektywnych dowodów funkcjonowania systemu czy procesu. 6.3.2.3.Następnie badana jest sytuacja aż do uzyskania obiektywnego obrazu działania auditowanego obszaru. Zbiera się dowody, bada się dokumenty, przeprowadza się obserwacje działań i warunków w zakresie, którego dotyczy audit. 6.3.2.4.Pracownicy auditowanego obszaru zobowiązani są udzielać auditorowi możliwie najpełniejszych i zgodnych z prawdą informacji oraz umożliwić wgląd do niezbędnej dokumentacji związanej z działalnością auditowanego obszaru. 6.3.2.5.Wszystkie obserwacje auditorów i uzyskane przez nich informacje, świadczące o niezgodnościach w systemie, procesie są notowane w "Karcie działań korygujących/zapobiegawczych" (formularz F 0 do PW-..2) i traktowane jako poufne.
7/8 6.3.3. Raport z auditu wewnętrznego 6.3.3.. Raport z auditu wewnętrznego " na formularzu F 02 w oparciu o zapisy z formularza Karty działań korygujących/zapobiegawczych" sporządza auditor wiodący i w terminie do 7 dni przekazuje wraz z Kartą działań korygujących/ zapobiegawczych" Pełnomocnikowi ds. Zarządzania Jakością. 6.3.3.2.Raport zawiera: - kolejny numer raportu i numer auditu, - przedmiot i zakres auditu, - datę i czas trwania auditu, - nazwiska auditorów, - nazwiska auditowanych, - datę i podpis auditora wiodącego, - ocenę ogólną z auditu z wyszczególnieniem ilości stwierdzonych niezgodności i spostrzeżeń. 6.3.3.3.Ogólna ocena ilości stwierdzonych niezgodności i ich rodzaj stanowi element kontroli efektów działań korygujących prowadzonych w dłuższym przedziale czasu w poszczególnych auditowanych obszarach i jest pomocna przy dokonywaniu okresowych przeglądów wdrożonego systemu jakości przeprowadzanego przez kierownictwo. 6.3.3.4.Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością przekazuje kopię Raportu z auditu wewnętrznego" kierownikowi auditowanego obszaru w celu ustalenia działań korygujących zgodnie z procedurą PW-.3. Działania korygujące i zapobiegawcze". Zadeklarowane na formularzu F -0 niniejszej procedury działania korygujące zatwierdza Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością. 7. ZAPISY Za ewidencję i przechowywanie dokumentów związanych z auditami wewnętrznymi jest odpowiedzialny Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością. Dokumentacja przechowywana w spsób uporządkowany zgodnie z zasadami zawartymi wprocedurach PZ-2..Zarzadzanie dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością, PZ-2.3 Zarządzanie nad zapisami oraz instrukcją kancelaryjną. 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW - Formularz nr 0 - Harmonogram wewnętrznych auditów jakości na.. r, - Formularz nr 02 - Raport z wewnętrznego auditu jakości. 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE PZ-2.. Zarządzanie dokumentacja systemu zarządzania jakością PZ-2.3.Zarządzanie nad zapisami jakości
8/8 PW-.2. Działania korygujące i zapobiegawcze KONIEC