Wdrożenie systemu informatycznego Medicus On-Line Instrukcja stanowiskowa aplikacji Medicus On-Line ROZLICZENIA MEDYCZNE

Transkrypt

1 Instrukcja stanowiskowa aplikacji Medicus On-Line ROZLICZENIA MEDYCZNE 1

2 1. Logowanie do systemu i zmiana hasła. W to pole wpisujemy login Aplikację Medicus On-Line uruchamiamy wybierając istniejący na ekranie skrót. Uruchomi się przeglądarka z ekranem logowania do systemu. W polu Login wprowadzamy swój login (nazwa użytkownika) i w polu Hasło wprowadzamy swoje hasło. Jeżeli użytkownik zapomni swój login lub swoje hasło, administrator może ustawić nowe. Klikając w link Podręczniki znajdziemy opis funkcjonalności aplikacji. Link ten jest dostępny bez konieczności logowania. W to pole wpisujemy hasło Rys. 1 Pod tym linkiem dostępne są podręczniki dla użytkowników OPCJA TECHNICZNA - JEDNORAZOWA Rys. 2 W dowolnym momencie możemy zmienić nasze hasło. W tym celu należy kliknąć w zakładkę Ustawienia, a następnie w link Zmiana hasła. Rys. 4 Rys. 3 W to pole wpisujemy obecne hasło W to pole wpisujemy nowe hasło W to pole powtórnie wpisujemy nowe hasło Wyświetli nam się ekran umożliwiający zmianę hasła na nowe. W polu Poprzednie hasło wpisujemy aktualne hasło. Następnie stosując się do kryteriów napisanych czerwonym kolorem wprowadzamy nowe hasło w polu Nowe hasło i w polu Nowe hasło powtórnie. 2

3 Jak wygenerować fakturę? System Medicus On-Line umożliwia wystawianie faktur dla pacjentów oraz dla zewnętrznych zleceniodawców. Moduł fakturowania powinien być zintegrowany z systemem finansowo księgowym tak, aby faktury trafiały bezpośrednio do systemu F - K. Fakturowanie Fakturowanie wykorzystuje indeks towarów i usług, zawierający m.in. ceny usług, które mogą być fakturowane. 1. W celu sporządzenia faktury logujemy się w Systemie Medicus On-Line jako użytkownik z odpowiednimi prawami. 2. Na stronie głównej wybieramy zakładkę Faktury 3. Nad listą klikamy link Dodaj, w nowym oknie wpisujemy dane potrzebne do wystawienia faktury; Sprzedawca- jest nim nasza firma Nabywca- nabywcą może być zarówno Firma jak i klient indywidualny (pacjent). Możemy dopisac nabywcę ręcznie lub wybrać z listy. W celu wybrania z listy klikamy na, w nowym oknie wyświetli sie lista wszystkich dopisanych do naszej jednostki kontrahentów, korzystając z okna wyszukiwania wybieramy nabywcę. W ten sam sposób postępujemy z przypadku wystawienia faktury dla klientów indywidualnych. Nr faktury- według numeracji przyjętej w naszej jednostce Data wystawienia Data sprzedaży Termin płatności Jednostka wykonująca- Pozycje faktury 1. W celu dodania do faktury pozycji, będąc w zakładce Faktury, w kolumnie Edycji klikamy na Pozycje faktury. 2. Poprzez link Dodaj znajdujący się nad listą dodajemy pozycje umowy; Faktura Indeks Lp Ilość Cena jednostkowa Jednostka wykonująca Wprowadzone dane zatwierdzamy poprzez kliknięcie na przycisk OK, w celu wprowadzenia kolejnej pozycji faktury procedurę powtarzamy. Generuj pozycje faktury 3

4 W celu wystawienia faktury do umowy, aby nie wpisywać ręcznie każdej pozycji po przygotowaniu faktury w linku Edycja wystarczy wejść w link Generuj pozycje faktury. System automatycznie po wybraniu kontrahenta wygeneruje wszystkie pozycje z danego okresu.rozliczeniowego. 1. Po kliknięciu na link Generuj pozycje faktury definiujemy zakres wystawianej faktury np. jeden miesiąc 2. Oraz określamy do jakiej umowy jest ona generowana. Wprowadzone dane zatwierdzamy poprzez kliknięcie na przycisk OK Załącznik do faktury, również jest automatycznie generowany przez System Medicus On-Line. Wydruk załącznika jest możliwy gdy klikniemy, w kolumnie Edycji. na link Załącznik do faktury. Wydruki Wydruk danej faktury następuje po kliknięciu na link Wydruk faktury w kolumnie Edycji. Wystawianie faktur dla klientów indywidualnych Istnieją dwa sposoby wystawiania faktur dla klientów indywidualnych, pierwszy to sposób opisany wyżej, z zakładki Faktury. Drugi sposób opisuję poniżej. 1. W celu wystawienia faktury dla klientów indywidualnych logujemy się w Systemie Medicus On-Line jako użytkownik z odpowiednimi prawami 2. Wchodzimy do zakładki Pacjenci 3. Następnie po wyszukaniu interesującego nas pacjenta, klikamy w kolumnie Operacje na link Wizyty/Pobyty 4. Po wybraniu wizyty, System automatycznie wygeneruje fakturę, a komunikat o gotowym wydruku pojawi się w kolumnie Wydruki jako link Drukuj Fakturę. Po kliknięciu na ten link możemy wydrukować gotową fakturę. Wystawianie faktury dla firm według cennika komercyjnego Potrzeba wystawienia takiej faktury zachodzi w sytuacji, gdy pacjent chce zapłacić za wykonane świadczenia gotówką, ale jednocześnie żąda faktury dla firmy. W takim przypadku postępujemy według schematu poniżej: 1. Logujemy się w systemie Medicus On-Line jako użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami. 2. Klikamy zakładkę PACJENCI i odnajdujemy pacjenta na liście. 3. Rozwijamy wizytę, do której będziemy wystawiać fakturę. 4. Jeśli wizyta zawiera jakieś produkty z cennika komercyjnego, będzie miała link Drukuj fakturę - klikamy na niego. 5. Na następnym ekranie klikamy na przycisk z trzema kropkami ( ) i wybieramy firmę, na którą wystawimy fakturę. Następnie klikamy na linka Drukuj - faktura zostanie wygenerowana, zapisana i wyświetlona do wydruku w nowym oknie. 4

5 Generowanie rachunku rozliczeniowego z szablonu W celu wygenerowania rachunku rozliczeniowego z szablonu należy: 1. Zalogować się w systemie Medicus On-Line jako użytkownik z odpowiednimi prawami. 2. Wybrać zakładkę NFZ komunikaty. 3. Odszukać odpowiedni komunikat (typ: P_RSW). 4. Wybrać: Szablony rachunków. 5. Przy odpowiednim szablonie wybrać: Generowanie rachunku. 6. Uzupełnić pole: Numer dokumentu (faktury) - 'prefiks'. Możemy wypełnić również pozostałe pola okres i nr kolejny. 7. Uzupełnić pole Numer generacji (Kolejny nr rachunku). 8. Data sprzedaży zostanie ustawiona automatycznie (ostatni dzień miesiąca rozliczeniowego). 9. Określić datę wystawienia (nie później niż 7 dni od daty sprzedaży). 10. Kliknąć Generuj. 11. Jeżeli po wygenerowaniu rachunku nie ma błędów to zaznaczyć Wykonaj i ponownie kliknąć Generuj 12. Kliknąć prawym przyciskiem myszki na ikonce View (Podgląd wygenerowanego pliku) i wybrać z menu kontekstowego Zapisz element docelowy jako... Następnie wybrać odpowiedni katalog i nazwę oraz kliknąć Zapisz. 13. Tak zapisany plik możemy wysłać do systemu SZOI. System Medicus On-Line wygenerował oprócz rachunku rozliczeniowego także fakturę/rachunek. Aby wydrukować fakturę/rachunek należy: 1. Wybrać zakładkę Faktury. 2. Odszukać wymaganą fakturę. 3. Wybrać: Wydruk faktury lub Rachunku. 5

6 Generowanie rachunku ryczałtowego z umowy W celu wygenerowania rachunku ryczałtowego z umowy należy: 1. Zalogować się w systemie Medicus On-Line jako użytkownik z odpowiednimi prawami. 2. Wybrać zakładkę Umowy. 3. Odszukać odpowiednią umowę. 4. Wybrać: Gener. rach. ryczałt. 5. Wybrać odpowiedni Okres sprawozdania 6. Uzupełnić pole Numer generacji (Kolejny nr rachunku). Należy wpisać unikalny numer. 7. Ustawić datę sprzedaży na ostatni dzień miesiąca rozliczeniowego. 8. Określić datę wystawienia (nie później niż 7 dni od daty sprzedaży). 9. Kliknąć Generuj. 10. Jeżeli po wygenerowaniu rachunku nie ma błędów to zaznaczyć Wykonaj i ponownie kliknąć Generuj 11. Kliknąć prawym przyciskiem myszki na ikonce View (Podgląd wygenerowanego pliku) i wybrać z menu kontekstowego Zapisz element docelowy jako... Następnie wybrać odpowiedni katalog i nazwę oraz kliknąć Zapisz. 12. Tak zapisany plik wysłać do systemu SZOI. System Medicus On-Line wygenerował oprócz rachunku ryczałtowego także fakturę/rachunek. Aby wydrukować fakturę/rachunek należy: 1. Wybrać zakładkę Faktury. 2. Odszukać wymaganą fakturę. 3. Wybrać: Wydruk faktury lub Rachunku. 6

7 Export/import komunikatów do/z NFZ Export z Medicus On-Line W celu wyeksportowania komunikatów rozliczeniowo-sprawozdawczych w systemie Medicus On-Line należy wejść w zakładkę NFZ komunikaty i kliknąć interesujący nas komunikat: Raport statystyczny Raport rozliczeniowy POZ Deklaracje POZ Porady Kolejki Następnie w zależności od rodzaju komunikatu ustawiamy odpowiednie opcje: Dla Raportu statystycznego: Następnie... Wchodzimy w zakładkę NFZ Komunikaty Wybieramy link raport statystyczny Wybieramy odpowiednią umowę Wybieramy okres, za który ma być wygenerowany komunikat Wykonujemy raport (przycisk Eksportuj) Przeglądamy listę błędów Poprawiamy błędy Ponownie wykonujemy raport z zaznaczonym Wykonaj!! Dla Raportu rozliczeniowego ustawiamy: Następnie... Okres sprawozdawczy - okres, za który ma być wygenerowany komunikat Wykonaj - czy zapisać w bazie danych zmiany Pozycje rozliczeniowe dla umowy - numer umowy dla której generujemy raport Dla POZ Deklaracje ustawiamy: Następnie... Okres sprawozdania - okres, za który ma być wygenerowany komunikat Wykonaj - czy zapisać w bazie danych zmiany Zakres przekazywanych w sprawozdaniu deklaracji - rodzaj sprawozdania: wszystkie aktywne w danym miesiącu lub przyrostowe Dla POZ Porady ustawiamy: Okres sprawozdania - okres, za który ma być wygenerowany komunikat 7

8 Następnie... Wykonaj - czy zapisać w bazie danych zmiany Umowa POZ - numer umowy na świadczenia POZ Usuń - czy usunąć poprzedni komunikat Dla Kolejki ustawiamy: Okres sprawozdawczy - okres, za który ma być wygenerowany komunikat Wykonaj - czy zapisać w bazie danych zmiany Data oceny - data ostatniej oceny kolejki Aby wyeksportować klikamy w przycisk Eksportuj. Uwaga! Przy pierwszej generacji za dany okres należy sprawdzić czy komunikat wygeneruje się poprawnie wybierając w oknie generacji bez zapisu do bazy (nie zaznaczona opcja Wykonaj). Jeśli system nie pokaże informacji o błędzie to generujemy z zapisem do bazy (z zaznaczoną opcją Wykonaj). W przeciwnym wypadku należy sprawdzić listę błędów w podglądzie wygenerowanego komunikatu i odpowiednio zareagować. Po poprawnym wygenerowaniu i zapisaniu zmian do bazy danych komunikaty należy przesłać do NFZ. Zapisywane są one w otwartym formacie XML (rozszerzenie.xml). Istnieją dwa systemy rozliczeniowe z NFZ: System SZOI, System mailowy Sygnity Przed wysłaniem w zależności od systemu rozliczeniowego (sposób wymiany komunikacji z NFZ), z którego będziemy korzystać trzeba odpowiednio przygotować pliki. Dla systemu SZOI generowane są komunikaty z odpowiednim rozszerzeniem. I tak dla: Raportu statystycznego jest to:.swx Raportu rozliczeniowego:.wsx Deklaracji POZ:.PDX Porad POZ:.PPX Kolejek:.KLX Przygotowane pliki wysyłamy poprzez SZOI do NFZ. Dla systemu mailowego Sygnity komunikaty należy kodować programem Koduj otrzymując plik z rozszerzeniem.xml.asc i wysyłamy jako załącznik na odpowiedni adres mailowy. Import do systemu Medicus On-Line W systemie SZOI odpowiedzią na wysłany komunikat jest potwierdzający mający rozszerzenie.ptz oraz kolejno zwrotny mający odpowiednie rozszerzenie w zależności od wysłanego. Jeśli wysłano: 8

9 .PPX wróci.ppz,.pdx wróci.pdz,.swx wróci.swz,.wsx wróci.wsz,.klx wróci.klz. Nie jest konieczne rozpakowywanie komunikatów (jeżeli wystąpi problem z wczytaniem pliku z oryginalnym rozszerzeniem z SZOI, wtedy należy ten plik rozpakować i wczytać ponownie). W systemie Sygnity przesyłane są pliki.xml. Tak przygotowane pliki importujemy do Medicus On-Line wybierając zakładkę NFZ komunikaty następnie Import komunikatu, gdzie wskazujemy ścieżkę odpowiedniego pliku.xml i zaznaczamy lub nie czy ma się zapisać informacja o imporcie do bazy danych (Wykonaj) i klikamy przycisk Importuj. Tu też należy sprawdzić najpierw bez zaznaczonej opcji Wykonaj czy operacja zostanie zakończona poprawnie i dopiero później importować z zapisem do bazy danych. Zmieniona kolorystyka statusów komunikacji: biały zielony czerwony aqua żółty szary - brak statusu - zatwierdzone / rozliczone - odrzucone - niepotwierdzony / niezwalidowany - zmodyfikowany - nieustalony 9

10 Jak rozliczać pacjentów z Unii Europejskiej? Pacjenci z Unii Europejskiej rozliczani są na podstawie przepisów o koordynacji. Rejestrowanie ubezpieczenia na podstawie ww przepisów: 1. Zalogować się w systemie Medicus On-Line jako użytkownik z odpowiednimi prawami. 2. Wybrać zakładkę Pacjenci. 3. Po wyszukaniu odpowiedniego pacjenta należy kliknąć w link Ubezpieczenia i na podstawie danych z odpowiedniego formularza bądź karty EKUZ pzredstawionej pzrez pacjenta, wypełnić następujące pola: - W wierszu Uprawnienie po rozwinięciu wybrać z listy "uprawniony do świadczeń na podstawie przepisów o koordynacji" - w wierszu Identyfikator instytucji należy wpisać identyfikator według słownika CWU. - W wierszu Kod instytucji podajemy odpowiednią wielkość- pierwszy człon (przed myślnikiem) symbolu instytucji na dokumencie. - W wierszu Skrót nazwy instytucji wpisujemy drugi człon (po myślniku) symbolu instytucji na dokumencie. 4. Następnie wypełniamy dane dotyczące przedstawionego pzrez pacjenta dokumentu uprawniającego do uzyskania odpowiednich świadczeń: - W wierszu Typ dokumentu wybieramy, po rozwinięciu listy, odpowiedni rodzaj dokumentu. Podajemy datę wystawienia dokumentu i okres jego ważności (od do). - W wierszu Rodzaj formularza serii E podajemy numer formularza (106, 109, 112, 120, 121 lub 123), na podstawie którego pacjent uzyskał kartę EKUZ bądź inny rodzaj dokumentu poświadczającego. - W wierszu Numer wpisujemy numer dokumentu uprawaniającego do uzyskania odpowiednich świadczeń. 5. Karta EKUZ Do systemu należy wprowadzić następujące dane znajdujące się na karcie: imię i nazwisko pacjenta, datę urodzenia, osobisty numer identyfikacyjny, numer identyfikacyjny instytucji, numer identyfikacyjny karty oraz termin jej ważności. UWAGA Dla osób ubezpieczonych na podstawie przepisów o koordynacji w raporcie do NFZ-u przesyłane są wszystkie informacje, które zostały spisane z karty EKUZ i dodane do bazy. 10

11 Przeliczanie wykonań zaplanowanych usług typu osobodni Wyróżniamy 3 schematy krotności osobodni: OZ - osobodni zamknięte- osobodzień z uwzględnieniem dnia końca realizacji produktu. OB - osobodzień bez dnia końca realizacji produktu (z wyjątkiem przypadku, gdy data początku realizacji produktu = data zakończenia realizacji produktu) OP osobodzień bez dnia początku realizacji produktu ( jak. w schemacie OB) Wybór trybu wyznaczenia krotności określany jest na poziomie produktu kontraktowego Istnieje możliwość wybrania jednej z 4 opcji: Data końca realizacji wystawiana na podstawie krotności- wartość ustawiona domyślnie; Krotność i data końca realizacji wyznaczana w oparciu o okres rozliczeniowy z odliczeniem dni niepracujących; Krotność i data końca realizacji wyznaczana w oparciu o okres rozliczeniowy z odliczeniem przepustek; Krotność i data końca realizacji np. okresu rozliczeniowego, dni niepracujących i przepustek. Automatyczne wyliczenie krotności (ilości osobodni ) oraz daty końca realizacji produktu następuje w wyniku wykonania raportu NFZ Analityka: Przeliczanie wykonań zaplanowanych usług (osobodni). Raport generowany będzie zawsze dla wskazanego okresu rozliczeniowego i umowy. Data początku realizacji produktu jest jawna: wartością inicjalną jest data przyjęcia na oddział. Data końca realizacji produktu będzie równa dacie wypisu lub ostatniemu dniowi miesiąca rozpoczęcia realizacji produktu jeśli data wypisu z oddziału jest nieznana lub późniejsza od ostatniego dnia miesiąca rozpoczęcia realizacji produktu. Do ustalenia krotności pobrane zostaną wykonania usług, gdzie produkt kontraktowy ma odpowiednią flagę przeliczania osobodni. Przy wyliczaniu osobodni pomijane będą rozliczone (tzn. posiadające szablony) produkty. Jeśli w bieżącym okresie (okresie raportu) nie zostanie zarejestrowane wykonanie danej usługi, a wykonanie tej usługi jest zarejestrowane w okresie poprzedzającym, wykonanie tej usługi zostanie zainicjowane w bieżącym okresie z datą początku realizacji na pierwszy dzień okresu (miesiąca). 11

12 Należy pamiętać o odpowiednim ustawieniu parametrów dotyczących osobodni: NFZ_OB_DOLICZ_DZIEN Dotyczy procedury przeliczającej wykonania według planu realizacji. Parametr powoduje doliczenie jednego dnia (bez zwiększania krotności) do okresu ciągłej realizacji produktu osobodzień w schemacie OB tak aby wykonanie przechodziło NFZ'ową walidację zgodności ze schematem (dotyczy wyjść na przepustki i dni wolnych). NFZ_VALID_SCHEMAT_KR Włączenie / wyłączenie podczas generacji raportu statystycznego walidacji zgodności krotności wykonania usługi ze schematem wyznaczania krotności pozycji pakietu? przy włączonym parametrze (wartość true) pobyt z przepustką nie pzrejdzie walidacji. Słownik SCHEMAT_MIES umożliwia natomiast wyznaczenie miesiąca sprawozdawczego dla realizacji produktu. Może przyjąć jedną z 3 wartości: E miesiąc sprawozdawczy wyznaczany jest na podstawie daty końca epizodu (np. pobyt z przełomu miesiąca września i października w tym wypadku będzie rozliczany za październik). K miesiąc sprawozdawczy wyznaczany jest na podstawie daty końca kontaktu. P miesiąc sprawozdawczy wyznaczany jest na podstawie daty końca realizacji produktu w tym wypadku prawidłowym rozliczeniem jest rozliczenie miesięczne (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca). Dziękujemy i życzymy miłej pracy w systemie! 12