PRZEDSIĘWZIĘĆ INFORMATYCZNYCH Helena Dudycz

Transkrypt

1 PORÓWNANIE METOD BADANIA EFEKTYWNOŚCI PRZEDSIĘWZIĘĆ INFORMATYCZNYCH Helena Dudycz Wprowadzenie Przez ostatnie kilkadziesiąt lat w organizacjach gospodarczych ciągle rosną, zarówno wartościowo, jak i ilościowo inwestycje w technologie informatyczne. Wynika to m.in. z faktu, iŝ istnieje przekonanie o znaczącym i pozytywnym wpływie wdroŝonych rozwiązań informatycznych na rentowność przedsiębiorstwa (szerzej zagadnienie to jest omówione m. in. w [OsKo04]). Stąd są prowadzone badania weryfikujące korelację między nakładami na technologie informatyczne a produktywnością organizacji, przy czym wyniki te nie są jednoznaczne (szerzej zagadnienie to omówiono w [Oz05]). Jedną z przyczyn otrzymywanych takich wyników jest problem oszacowania efektów oraz nakładów niemierzalnych. Identyczna trudność występuje przy badaniu efektywności inwestycji informatycznej, gdzie wyznacza się jej opłacalność rozumianą jako relacja efektów uzyskanych w wyniku wdroŝenia systemu do wartości nakładów z tym związanych. Przeprowadzenie takiej oceny wymaga zastosowania właściwej metody. W praktyce i literaturze moŝna znaleźć wiele metod, które z róŝnym skutkiem są stosowane do badania efektywności przedsięwzięć informatycznych jako inwestycji. Ustalono juŝ listę 61 takich metod (zob. [Cypr04, s. 25]). W związku z tym, w niniejszym artykule przeprowadzo-

2 no analizę i porównanie najczęściej opisywanych oraz proponowanych metod do badania efektywności przedsięwzięć informatycznych. 1. Badanie efektywności przedsięwzięć informatycznych Efektywność w kontekście organizacji gospodarczej jest rozumiana jako zdolność do realizacji przyjętej strategii przedsiębiorstwa (w tym takŝe w zakresie informatyzacji) i osiągania przyjętych w niej celów (szerzej definicję efektywności omówiono w pracy [DuDy01, s ]). W odniesieniu do przedsięwzięć innowacyjnych, a takimi są m.in. projekty informatyczne, pojęcie efektywności jest postrzegane przez pryzmat efektywności ekonomicznej, a więc odnoszone do ekonomicznego rezultatu przedsięwzięcia, liczonego jako wynik relacji zakładanych efektów do poniesionych nakładów (por. [DuDy01, s. 112]). Z tym wiąŝe się konieczność zastosowania właściwych sposobów i moŝliwości jej mierzenia. Do badania efektywności planowanych inwestycji informatycznych stosuje się zarówno metody finansowe tradycyjne (np. prostą stopę zwrotu, bieŝącą wartość netto), jak i metody uwzględniające specyfikę przedsięwzięć informatycznych, czyli efekty i nakłady niemierzalne (np. ekonomika informacji). W literaturze moŝna znaleźć róŝne typologie tych metod (ich przegląd szerzej omówiono w [DuDy06]). RóŜnorodność ich wynika m.in. z faktu, iŝ liczba tych metod stale się zwiększa, zastosowano róŝne kryteria ich podziału oraz trudno jest wskazać jedną, obiektywnie najlepszą, metodę. Dlatego dobór jej, obok skwantyfikowania efektów i nakładów niemierzalnych, jest uwaŝany za jedno z najtrudniejszych zagadnień badania efektywności przedsięwzięcia informatycznego (zob. m.in. [Lech05, s. 43]). Wybór adekwatnej metody do analizy tych inwe-

3 stycji ma zasadniczy wpływ na wiarygodność i przydatność uzyskanej w wyniku jej zastosowania oceny. Dobór właściwej metody do badania konkretnej inwestycji informatycznej mogą wspomóc następujące czynniki: (1) sprecyzowanie przedsięwzięcia informatycznego oraz cel i czas trwania, (2) specyfikacja wymagań, jakim ocena za pomocą wybranej metody powinna sprostać, aby być przydatną w procesie podejmowania decyzji inwestycyjnych, (3) określenie warunków, w których ocena będzie dokonywana, (4) określenie cech metod, które wskaŝą na zbiór okoliczności, w których zastosowanie ich przynosi bardziej adekwatne oceny, (5) dobór metod do wymagań i warunków oceny (por. [Cypr04, s ]). Znajomość cech oraz uwarunkowań stosowania danej metody ułatwia wybór najlepszej w określonych warunkach do badania efektywności inwestycji informatycznych. 2. Charakterystyka wybranych metod badania efektywności przedsięwzięć informatycznych W literaturze, jak i praktyce najczęściej wymienia się następujące metody do przeprowadzenia oceny inwestycji jaką jest przedsięwzięcie informatyczne (szerzej omówione w [DuDy05, s ], [DuDy06]): 1. Metody finansowe statyczne (nazywane równieŝ metodami prostymi) przeprowadzają rachunek opłacalności inwestycji na podstawie danych dotyczących jednego roku lub wartości przeciętnych z kilku lat. Przy czym dane pochodzące z róŝnych lat są danymi nominalnymi, nie sprowadzanymi do porównywalności przez dyskontowanie. Nie uwzględniają zmiennej w czasie wartości pieniądza. Najczęściej stosowaną metodą z tej grupy jest okres zwrotu (Payback Period - PB),

4 określający przedział czasu, w ciągu którego przychody netto z inwestycji pokryją koszt inwestycji. Im ten okres jest krótszy, tym lepiej. Aby było moŝliwe podjęcie decyzji o realizacji bądź odrzuceniu przedsięwzięcia informatycznego na podstawie tego kryterium, potrzebne jest wcześniejsze ustalenie maksymalnego dopuszczalnego okresu zwrotu dla danego projektu (zob. m.in. [JaSł98]). W przypadku inwestycji o duŝym poziomie ryzyka, wymaga się stosunkowo krótkich okresów zwrotu. Metody z tej grupy nadają się wyłącznie do oceny typowych przedsięwzięć informatycznych. Wskazane są, gdy występuje konieczność szybkiej oceny inwestycji i podjęcia decyzji. Ze względu na to, iŝ metody te odznaczają się mniejszą realnością ocen uzyskiwanych przy ich stosowaniu, powinno się z nich korzystać tylko we wstępnych etapach badania przedsięwzięć informatycznych. 2. Metody finansowe dynamiczne (nazywane inaczej metodami dyskontowymi) pozwalają na badanie całego okresu trwania inwestycji. Uwzględniają one zmienną wartość pieniądza w czasie. Metody te wymagają trzech podstawowych informacji dotyczących: wielkości stopy dyskontowej, wartości strumieni nadwyŝki pienięŝnej generowanej przez inwestycję oraz długości okresu przyjętego do obliczeń. Do najwaŝniejszych dyskontowych metod oceny opłacalności inwestycji moŝna zaliczyć wartość zaktualizowaną netto (Net Present Value - NPV), która pozwala określić rzeczywistą (aktualną) wartość nakładów oraz efektów związanych z danym przedsięwzięciem. Definiuje się ją jako sumę zdyskontowanych oddzielnie dla kaŝdego roku przepływów pienięŝnych netto, zrealizowanych w całym okresie objętym rachunkiem, przy stałym poziomie stopy dyskontowej (zob. m.in. [John00, s. 47]). Stosując tą metodę do wyceny inwestycji informa-

5 tycznej musimy rozwiązać problem wyboru właściwej stopy procentowej, która odzwierciedla ryzyko projektu i słuŝy do kwantyfikowania jego wysokości. 3. Metoda pełnych kosztów posiadania informatyki (zwana równieŝ jako całkowity koszt utrzymania informatyki, Total Cost of Ownership TCO) została opracowana na potrzeby analizy inwestycji informatycznych. Pozwala na oszacowanie pełnych kosztów korzystania z posiadanych systemów informatycznych w danym przedsiębiorstwie oraz symulowanie zmiany kosztów i wydatków wynikających z modyfikacji istniejących juŝ rozwiązań. Polega ona na pomiarze i symulacji wpływu technologii informatycznej na koszty zarówno bezpośrednie (księgowane, dotyczące m.in. oprogramowania, sprzętu, zarządzania zasobami, rozwoju systemu), jak i pośrednie (nie księgowane, związane z uŝytkownikiem końcowym oraz z przestojami systemu) oraz odłoŝone w czasie (np. koszty rozwoju infrastruktury w dłuŝszym czasie) (zob. m.in. [Byzi01, s. 65]). Metoda ta wspomaga organizację w bardziej precyzyjnym mierzeniu, zarządzaniu i redukowaniu kosztów związanych z wdraŝaniem oraz eksploatacją systemów informatycznych oraz polepszaniu ogólnej wartości inwestycji. TCO umoŝliwia porównanie nie tylko alternatywnych ofert, ale i kosztów ponoszonych przez organizację z przeciętnymi kosztami podobnych organizacji w celu ich optymalizacji. 4. Metoda całkowitego wpływu ekonomicznego (Total Economic Impact TEI) jest rozszerzeniem tradycyjnych metod finansowych o nowe elementy. Polega na przeanalizowaniu obok kosztów (bezpośrednich oraz pośrednich) i wynikających z nich korzyści, takŝe elastyczność nowego rozwiązania oraz związane z nimi ryzyko. Wszystkie wymie-

6 nione elementy poddane analizie sprowadzane są do wspólnego, finansowego mianownika W rezultacie uzyskuje się wynik, który jest tradycyjną stopą zwrotu z inwestycji uwzględniającą wpływ ryzyka (zob. m.in. [TEI04]). Problem jest tutaj jednak wiarygodne pokazanie w wymiarze finansowym niewymiernych korzyści, co pozwala na pewną dowolność, która dotyczy równieŝ oceny ryzyka. 5. Metoda opcji rzeczywistych (Real Options Metod - ROM) wyceny inwestycji informatycznych, opierająca się na finansowej teorii opcji, polega na załoŝeniu, Ŝe aktualnie poczynione inwestycje w systemy informatyczne pozwalają na realizację nowych, potencjalnie zyskownych inwestycji w przyszłości, które mają swoją wartość i jest to właśnie opcja rzeczywista (zob. m.in. [CyŁu02])). Metoda ta uwzględnia obok wartości wynikającej z rachunku kosztów i przychodów równieŝ wartość pochodzącą z moŝliwości późniejszej realizacji kolejnych inwestycji oraz wartość związaną z elastycznością, czyli moŝliwością zmiany scenariusza rozwoju inwestycji w trakcie jej realizacji. A zatem metoda ta stanowi rozszerzenie analizy rentowności metodami tradycyjnymi, uwzględniająca sekwencyjność podejmowanych przedsięwzięć informatycznych oraz moŝliwość przerwania ich na jednym z etapów wdraŝania. 6. Informatyczna karta wyników (Information Technology Scorecard ITSC) bazuje na idei strategicznej karty wyników Kaplana i Hortona. Zawiera równieŝ cztery perspektywy, przy czym nie istnieje tutaj jeden obowiązujący standard (przegląd przykładowych rozwiązań znajduje się m.in. w [Lase00, s. 9], [Zyga03, s ]). Dla kaŝdej perspektywy są wyznaczane cele oraz miary, które mogą być np. ilościowe lub jakościowe, wynikowe (dotyczące tego, co juŝ się

7 zdarzyło) lub prognozujące. Budowana informatyczna karta wyników dla przedsiębiorstwa zaleŝy m.in. od przyjętego podejścia oraz jego specyfiki. MoŜe ona słuŝyć zarówno do oceny poszczególnych projektów informatycznych, jak i prezentować ogólny obraz gotowości technologii informatycznych do wsparcia strategii obiektu gospodarczego. Pozwala uzyskać moŝliwie szerokie spojrzenie na wszystkie aspekty planowanej inwestycji, jak i prowadzonej działalności. 7. Ekonomika informacji (Information Economics IE) jest metodą oceny inwestycji informatycznych biorącą pod uwagę wszystkie koszty/nakłady i korzyści/efekty. Pozwala zarówno na kompleksowe badanie pojedynczego projektu informatycznego (zob. m.in. [Lech05, s. 40]), jak i alternatywnych w celu wyboru najkorzystniejszego wariantu dla organizacji (zob. m.in. [BaCy02, s. 474]). UmoŜliwia przeprowadzenie oceny względnej wartości projektu w dwóch domenach: biznesowej i technologicznej. Jest to moŝliwe dzięki wyróŝnieniu siedmiu kategorii, wśród których są mierzalne i niemierzalne, będące przedmiotem analizy (szerzej omówione m.in. w [BaCy02, s ]). Przy ocenie projektów kaŝdej kategorii przypisana zostaje określona liczba punktów (tzw. ranga) z zakresu od 0 do 5. Powoduje to sprowadzenie wielkości mierzalnych i niemierzalnych do tej samej pozycji niemianowanej. Miara ta ma ona charakter względny i zawiera się pomiędzy 0 a 100, gdzie 0 oznacza projekt bezwartościowy a 100 projekt o największym znaczeniu dla obiektu gospodarczego. 8. Oczekiwana wartość informacji (Expected Value of Information EVI) jest metodą, która wywodzi się z teorii podejmowania decyzji i dotyczy sytuacji, w której decydent ma moŝliwość podjęcia jednej z kilku wariantów decyzji w obliczu nieznanego stanu natury ze zbio-

8 ru stanów natury (zob. m.in. [Lech05, s. 42]). Miara ta jest wyraŝana w jednostkach pienięŝnych i jest nieujemna. Wyznaczona oczekiwana ekonomiczna wartość informacji obrazuje przyrost korzyści finansowych wynikających z dostarczenia nowej informacji. W praktyce badając przedsięwzięcie informatyczne wartość EVI oznacza wielkość zwiększenia dochodów lub stratę moŝliwą do uniknięcia (zob. [KrS04]). Metodę EVI moŝna zastosować do badania pojedynczego przedsięwzięcia informatycznego (w celu przeprowadzenia dokładnej analizy wartości informacji dla tej inwestycji), jak i wielu jego wariantów. 9. Metoda Applied Information Economics (AIE) opiera się na bayesowskim algorytmie obliczania wartości informacji, który słuŝy zarówno jako szczegółowa metoda badawcza (analiza wartości informacji), jak ogólna procedura badań. Metodę tę zalicza się do metod badających inwestycję ex-ante, minimalizujących wielkość nakładów związanych z uzyskaniem informacji o rozkładzie NPV danej inwestycji (zob. [SyKr03, s. 364]). WyróŜnia ją spośród innych metod całkowicie obiektywne, naukowe wnioskowanie. W metodzie AIE moŝna wyróŝnić 7 etapów składających się na procedurę analizy efektywności inwestycji informatycznych (szerzej opisanych m. in. [SyKr03]). Jest to skuteczna metoda oceny rentowności praktycznie wszelkiego rodzaju inwestycji informatycznych. NiezaleŜnie od zastosowanej metody oceny przedsięwzięć informatycznych, wszystkie one mają na celu wyznaczenie pewnego minimalnego poziomu zyskowności, poniŝej którego projekt przestaje być opłacalny.

9 3. Analiza metod badania efektywności przedsięwzięć informatycznych Jak zaznaczono wcześniej, waŝnym zagadnieniem badania efektywności inwestycji informatycznych jest skwantyfikowanie efektów i nakładów mierzalnych oraz niemierzalnych. Dlatego analizując metody istotne jest rozparzenie stosowanych miar ilościowych i jakościowych, które mają często wpływ na obiektywną, bądź subiektywną ocenę inwestycji. Przed przystąpieniem do realizacji przedsięwzięcia informatycznego często organizacja gospodarcza rozpatruje alternatywne projekty. W takiej sytuacji trzeba zastosować metodę pozwalającą na przeprowadzenie ich oceny oraz porównanie. A zatem analizując metody trzeba ustalić moŝliwość dokonania oceny alternatywnych projektów. WdraŜając system informatyczny nie tylko jest istotne badanie efektywności tej inwestycji przed jej realizacją, ale równieŝ w trakcie, a takŝe po jej zakończeniu. Stąd analiza metod dotyczy równieŝ momentu przeprowadzania oceny przedsięwzięcia informatycznego. Analizując właściwości miar badania efektywności inwestycji informatycznych istotna jest równieŝ ich złoŝoność. Przy dość skomplikowanych miarach determinuje to często konieczność zlecenia przeprowadzenia oceny firmom konsultingowym, a to generuje dodatkowe koszty rozpatrywanej inwestycji. Podobne konsekwencje, czyli wzrost nakładów związanych z realizacją przedsięwzięcia informatycznego występują po zastosowaniu metod czasochłonnych oraz pracochłonnych. W tabeli 1 przedstawiono porównanie omówionych w poprzednim punkcie metod badania efektywności inwestycji informatycznych ze względu na wskazane właściwości.

10 Tabela 1 Właściwości metod badania efektywności przedsięwzięć informatycznych Cechy Miary Ilościowe Miary jakościowe Metoda obiektywna Metoda subiektywna Ocena wielu projektów Badanie ex ante Badanie w trakcie Badanie ex post ZłoŜoność miary Czasochłonność Pracochłonność Metody badania efektywności PB NPV TCO TEI ROM ITSC EI EVI AIE X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X a X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X b X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X a Zastosowanie w metodzie równieŝ miar jakościowych sprawia, iŝ rezultaty są subiektywne poniewaŝ dobór ich zaleŝy od decydentów danego przedsiębiorstwa. b Cecha ta jest uzaleŝniona od rozbudowania kosztów bezpośrednich oraz pośrednich posiadania informatyki dla danej organizacji gospodarczej. Źródło: opracowanie własne. Z przeprowadzonej analizy wynika, iŝ metody stosowane do badania tradycyjnych inwestycji, tj. PB i NPV są najprostsze, ale nie uwzględniają

11 specyfiki przedsięwzięć informatycznych. Wszystkie zaś pozostałe charakteryzują się złoŝonością oraz czasochłonnością i pracochłonnością. Jest to po części konsekwencja trudności zidentyfikowania i skwantyfikowania efektów oraz nakładów niemierzalnych, a takŝe zastosowania właściwych miar. Jednak metody te pozwalają na bardziej dokładne zbadanie planowanego przedsięwzięcia informatycznego. Wszystkie analizowane metody umoŝliwiają przeprowadzenie oceny efektywności planowanej inwestycji przed jej rozpoczęciem. Pozwalają równieŝ oprócz ITSC na porównanie alternatywnych projektów. Natomiast jedynie metody TCO, ROM oraz ITSC moŝna zastosować do badania przedsięwzięcia informatycznego w trakcie jego realizacji (pozwala to m.in. na kontrolowanie ponoszonych kosztów, wprowadzanie zmian), jak i po zakończeniu (umoŝliwia m.in. doskonalenie istniejącego rozwiązania, inicjowanie nowego projektu). Z przeprowadzonej analizy wynika równieŝ, Ŝe korzystając z metody ITSC bazującej takŝe na miarach jakościowych, trzeba uwaŝać na właściwy ich dobór, poniewaŝ mają one wpływ na przeprowadzenie subiektywnej oceny przedsięwzięcia informatycznego. RównieŜ takie niebezpieczeństwo występuje w przypadku zastosowania metod TEI oraz EI, gdzie przy ocenie występuje pewna uznaniowość. Natomiast metody ITSC oraz AIE umoŝliwiają całościowe, wieloaspektowe ujęcie badania efektywności wdraŝanego rozwiązania informatycznego. Podsumowując, trzeba zaznaczyć, Ŝe zastosowanie któreś z analizowanych metod jest uwarunkowane wielkością planowanego przedsięwzięcia informatycznego.

12 Literatura [BaCy02] Banaś K., Cypryjański J.: Wykorzystanie metodyki IE do oceny przedsięwzięć informatycznych analiza SWOT. [w:] Nowoczesne technologie informacyjne w zarządzaniu. Red. E. Niedzielska, H. Dudycz i M. Dyczkowski. Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej Wrocław 2002, nr 955, s [Byzi01] Byzia T.: Metodycznie do TCO. Pckurier, 2001, nr 18, s [Cypr04] Cypryjański J.: Metametody oceny efektywności inwestycji informatycznych. [w:] Systemy wspomagania organizacji. Red. T. Porębska-Miąc i H. Sroka. Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Katowice 2004, s [CyŁu02] Cypryjański J., Łukaszewski T.: Przedsięwzięcie informatyczne jako opcja rzeczywista porównanie modeli wyceny opcji Coxa-Rubinsteina i Blacka-Scholesa. [w:] Nowoczesne technologie informacyjne w zarządzaniu. Red. E. Niedzielska, H. Dudycz i M. Dyczkowski. Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2002, nr 955, s [DuDy01] Dudycz H., Dyczkowski M.: Przegląd metod poprawy efektywności przedsięwzięć informatycznych. [w:] Efektywność zastosowań systemów informatycznych. Red. J. K. Grabara i J. S. Nowak. Wydawnictwa Naukowo- Techniczne, Warszawa-Szczyrk 2001, tom I, [DuDy05] Dudycz H., Dyczkowski M.: Efektywność przedsięwzięć informacyjnych. Metody, techniki i narzędzia. Raport

13 [DuDy06] [JaSł98] [John00] [KrSy04] [Lase01] [Lech05] z badań własnych zrealizowany w Katedrze Teorii Informatyki, Akademii Ekonomicznej, Wrocław grudzień 2005 (maszynopis powielony). Dudycz H., Dyczkowski M.: Efektywność przedsięwzięć informatycznych. Podstawy metodyczne pomiaru i przykłady zastosowań. Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław 2006 (w druku). Jajuga T., Słoński T.: Finanse spółek długoterminowe decyzje inwestycyjne i finansowe. Wyd. II. Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław Johnson H.: Ocena Projektów Inwestycyjnych. Wydawnictwo K.E. Liber, Warszawa Krzykowski G., Syska E., Zarządzanie informacją w decyzjach inwestycyjnych. Zeszyty Naukowe Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Gdańskiego 2004 (wersja internetowa: Lasek M.: Budowanie karty wyników Balanced Scorecard dla oceny inwestowania w technologie informatyczne. [w:] Efektywność zastosowań systemów informatycznych. Red. J. Grabara i J. Nowak. Wydawnictwa Naukowo- Techniczne, Warszawa-Szczyrk 2001, t. III, s Lech P.: Przegląd metod oceny efektywności rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie. [w:] Zastosowanie informatyki w nauce, technice i zarządzaniu. Red. J. Studziński, L. Drelichowski i O. Hryniewicz. PAN Instytut Badań Systemowych, Warszawa 2005, Seria: Badania Systemowe tom 41, s

14 [OsKo04] [Oz05] [TEI04] [SyKr03] [Zyga03] Osei-Bryson K., Ko M.: Exploring the Relationship Between Information Technology Investments and Firm Performance Using Regression Splines Analysis, Information & Management, 2004, vol 42, no 1, pp Oz E.: Information Technology Productivity: in Search of a Definite Observation, Information & Management, 2005, vol 42, no 6, pp TEI for IT Organizations, Forrester Research 2004 (wersja internetowa: Syska E., Krzykowski G.: Applied Information Economics. Metoda oceny rentowności systemów informatycznych. [w:] Human-Computer Interaction. Red. B. Kubiak i A. Korowicki. Uniwersytet Gdański Wydział Zarządzania, Gdańsk 2003, s Zygała R.: Wybrane uwarunkowania wdroŝenia informatycznej karty wyników. [w:] Efektywność zastosowań systemów informatycznych. Red. Z. Szyjewski, J. Grabara i J. Nowak. Wydawnictwa Naukowo-Techniczne, Warszawa-Szczyrk 2003, t. II, s Dr Helena Dudycz Katedra Teorii Informatyki Instytut Informatyki Ekonomicznej Akademia Ekonomiczna ul. Komandorska 118/ Wrocław Polska Numer telefonu (fax) +48/71/ helena.dudycz@ae.wroc.pl