ANALIZA FINANSOWA OUTSOURCINGU INFORMATYCZNEGO

Transkrypt

1 Streszczenie: ANALIZA FINANSOWA OUTSOURCINGU INFORMATYCZNEGO Małgorzata Sobińska Katedra Zarządzania Informacją i Wiedzą Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu malgorzata.sobinska@ae.wroc.pl Głównym celem niniejszego artykułu jest przegląd metod słuŝących analizie finansowych aspektów outsourcingu informatycznego. Dokonano w nim prezentacji metod słuŝących analizie kosztów oraz analizie finansowej przedsięwzięć informatycznych ze szczególnym uwzględnieniem outsourcingu informatycznego. Artykuł kończą wnioski wypływające z podjętych rozwaŝań. Słowa kluczowe: outsourcing, analiza finansowa, ocena przedsięwzięć inwestycyjnych, miernik EVA Wstęp KaŜdorazowo decyzja o outsourcingu musi być wynikiem wewnętrznej analizy opłacalności przeprowadzanej przez decydenta. Dokonując analizy naleŝy pamiętać o uwzględnieniu kosztów transakcyjnych (określanych jako koszty wykorzystania rynku do nabycia dóbr i usług), czyli kosztów związanych z selekcją dostawców, negocjacjami, koordynowaniem i monitorowaniem współpracy. Wiele z tych kosztów jest w praktyce nie docenianych. Dokładne określenie kosztów jest tym łatwiejsze, im bardziej jednorodna i autonomiczna jest wydzielana działalność. Jeśli identyfikacja kosztów opiera się na szacunkach, trzeba brać pod uwagę ograniczoną wiarygodność otrzymanych wyników. Analiza finansowa jest sprawą kluczową w ocenie przedsięwzięcia outsourcingu. W praktyce analizę tę przeprowadza się na podstawie róŝnych scenariuszy. Metody oceny przedsięwzięć informatycznych Problemy w zarządzaniu kosztami informatyki polegają przede wszystkim na tym, Ŝe są one generowane w znacznej części poza działem IT. Dzisiejsze systemy informatyczne są zbudowane w oparciu o technologie utrudniające identyfikację i szacowanie kosztów.

2 446 Metody formalne w SWO Do oceny alternatyw działania (wykorzystywania wewnętrznych zasobów do wykonywania usług i outsourcingu usług informatycznych) moŝna wykorzystywać następujące metody sporządzania kosztorysów [BISM, s13]: metodę opartą o wszystkie koszty związane z dostarczaniem danej usługi/ usług (ang. full costing), metodę opartą o te koszty, które nie są wspólne dla rozwaŝanych opcji (relevant costing), metodę opartą na oczekiwanych kosztach (expected costs). Właściwe decyzje w obszarze informatyki to głównie te, które przyczyniają się do znacznych oszczędności. W ich podejmowaniu pomocna moŝe być między innymi znajomość modelu TCO (Total Cost of Ownership) firmy Gartner słuŝącego do mierzenia, zarządzania i racjonalizacji kosztów w celu poprawy efektywności inwestycji informatycznych czy narzędzia EVA opracowanego przez firmę konsultingową Stern Stewart z Nowego Jorku. Wymienione tu metody analizy kosztów nie uwzględniają jednak zmiennej wartości pieniądza w czasie, co jest niezbędne w planowaniu długookresowym. Dlatego teŝ organizacja rozwaŝająca kilkuletni kontrakt outsourcingowy powinna uzupełnić je o metody nowoczesnej analizy finansowej. Projekt inwestycyjny moŝna oceniać za pomocą dwóch grup metod analizy finansowej. WyróŜnia się [JASŁ97,s.96] : metody proste (statyczne, niedyskontowe), metody rozwinięte (złoŝone, dynamiczne, rozszerzone, dyskontowe). Metody proste są nieskomplikowane obliczeniowo i mają łatwą interpretację, ale powinny być stosowane bardzo ostroŝnie (wykorzystują wielkości nieporównywalne) by nie doprowadzić do realizacji nierentownych inwestycji. Zdecydowanie większą rolę pełnią metody złoŝone uwzględniające zmienną wartość pieniądza w czasie. Są to : zdyskontowany okres zwrotu (DPB Discounted Payback Period), zaktualizowana wartość netto projektu (NPV Net Present Value), wewnętrzna stopa zwrotu projektu (IRR Internal Return Rate ). Ze względu na ograniczone ramy niniejszego referatu, autorka pominie opis wszystkich wymienionych tu metod analizy finansowej. Uwaga zostanie skoncentrowana na pokazaniu na przykładzie idei jednej z nich metody zaktualizowanej wartości netto projektu (NPV). Model TCO Analiza TCO jest jedną z wielu metod, z jakich moŝna korzystać przy wycenie przedsięwzięć informatycznych. Model TCO firmy Gartner składa się z następujących elementów [TCOZ01]:

3 Analiza finansowa outsourcingu informatycznego 447 systemu klasyfikacji kosztów zawierającego bogatą listę kategorii kosztów obejmujących zarówno koszty bezpośrednie jak i koszty pośrednie (ukryte), bazy danych statystycznych o kosztach informatyki dla wielu branŝ. SłuŜy ona do celów porównawczych - koszty w danym przedsiębiorstwie moŝna porównać ze średnimi kosztami podobnych firm w branŝy, metodyki analizy oraz planowania kosztów, zestawu zaleceń rekomendacji (najlepszych praktyk), które mogą prowadzić do racjonalizacji kosztów uŝytkowania technologii informatycznej, zestawu narzędzi programowych umoŝliwiających automatyzację kontroli i planowania oraz prowadzenie ulepszeń TCO. NajwaŜniejszym składnikiem modelu TCO firmy Gartner jest model kosztów związanych z prowadzoną działalnością informatyczną, które podzielone są na dwie grupy: koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. Koszty bezpośrednie moŝna poznać studiując typowy budŝet informatyczny firmy. Obejmują one pięć głównych podgrup kosztów: sprzęt (hardware) i (software) (wydatki kapitałowe i opłaty leasingowe na zakup i uzupełnienie sprzętu komputerowego, pomocniczego i sieciowego oraz wszelkich rodzajów oprogramowania), zarządzanie (wydatki i robocizna związane z obsługą sieci, systemów, zarządzania zasobami, w tym takŝe outsourcing), wsparcie (robocizna związana z pracą "helpdesku", prowadzeniem metryk, szkoleń, obsługi zamówień i podróŝy), rozwój (koszty projektowania i tworzenia, testowania i dokumentowania nowych aplikacji oraz modyfikowania i pielęgnowania istniejących), komunikacja (koszty łączy telefonicznych, zdalnego dostępu Internetu itp.). Koszty pośrednie są to te koszty, które nie są tradycyjnie ujmowane w budŝetach wydatków związanych z uŝytkowaniem systemów informatycznych. Koszty pośrednie mierzą sprawność systemów informatycznych w dostarczaniu spodziewanych usług uŝytkownikom końcowym. Rozwinięty i dojrzały system wsparcia uŝytkowników, wysoka jakość infrastruktury i uŝyteczne aplikacje pozwalają zminimalizować koszty wynikające z "samoobsługi" uŝytkowników oraz przestojów. Przeciwnie, jeśli systemy są niesprawne, to koszty te będą duŝe. Praktyka pokazuje, Ŝe zawsze stanowią one znaczny udział w TCO. Analiza TCO pozwala zracjonalizować proces planowania wydatków związanych z funkcjonowaniem systemów informatycznych. Właściwe zastosowanie analizy TCO pozwoli na:

4 448 Metody formalne w SWO pomiar całkowitych kosztów posiadania, który jest podstawą do wyceny opłacalności inwestycji informatycznych, porównanie całkowitych kosztów posiadania z podobnymi przedsiębiorstwami z branŝy, co pozwoli na trafniejsze ustalanie celów strategii informatyzacji, planowanie całkowitych kosztów posiadania, pozwalające na ich optymalizację i bardziej efektywne planowanie rozwoju systemów IT wdroŝenie rozwiązań stosowanych przez najlepsze firmy, które pozwalają na obniŝenie całkowitych kosztów posiadania przy jednoczesnym zachowaniu załoŝonego poziomu oferowanych usług. Miernik EVA Miernik EVA (ekonomiczna wartość dodana) opracowany przez firmę konsultingową Stern Stewart definiuje się jako zysk operacyjny netto minus wszelkie naleŝności kapitałowe. Według specjalistów, systematyczny wzrost wskaźnika EVA prowadzi do wzrostu wartości dla akcjonariuszy [BERR03, s. 68]. Wzór na wartość EVA przedstawia się następująco: EVA = zysk operacyjny netto po opodatkowaniu (kapitał * koszt kapitału). Przykład: Analiza kosztów i zysków wykazuje, Ŝe wydatek dolarów na sprzęt i oprogramowanie przyniesie zysku netto po odliczeniu kosztów. Zakłada się, Ŝe koszt pozyskania kapitału dla firmy wyniesie 10%. Zastosowanie tradycyjnej analizy (wskaźnika zwrotu z inwestycji ROI) pozwala stwierdzić, Ŝe zwrot z inwestycji (korzyść) wyniesie USD/ USD = 15%. Natomiast analiza z zastosowaniem miernika EVA uwzględnia koszt zainwestowanego kapitału. EVA = USD ( USD * 10%) = 5000 USD W tym wypadku rzeczywista korzyść ( zwrot z inwestycji) wyniesie 5000 USD/ USD = 5%. Przy zastosowaniu miernika EVA otrzymujemy zatem niŝszy, ale bardziej zbli- Ŝony do stanu faktycznego wynik 5% zwrotu z inwestycji. Podkreśla się, ze ujemne wartości EVA na wczesnym etapie wdraŝania inwestycji niekoniecznie przesądzają o jej niecelowości. Są one do przyjęcia pod warunkiem, Ŝe EVA wykazuje tendencję rosnącą. Posługiwanie się miernikiem EVA pomaga ustalić realną wartość wszelkich inwestycji i przedsięwzięć w obszarze IT. MoŜe znaleźć zastosowanie takŝe w ocenie przedsięwzięć outsourcingowych.

5 Analiza finansowa outsourcingu informatycznego 449 Przykład: Firma X spodziewa się osiągać dzięki wdroŝeniu określonej aplikacji korzyść netto w wysokości PLN, niezaleŝnie od tego, kto będzie daną aplikację obsługiwał. Wariant 1 - samodzielna obsługa aplikacji przez firmę X Wariant 2 - outsourcing WdroŜenie aplikacji wymagałoby w tym wariancie zainwestowania PLN, przy koszcie pozyskania kapitału 10%. Roczne koszty operacyjne wyniosłyby PLN. EVA=40 000PLN ( *10%)= PLN Ten wariant nie wymaga inwestycji, natomiast wiąŝe się z roczną opłatą za usługę równą PLN. EVA= PLN PLN = PLN Firma podejmująca decyzję o ewentualnym outsourcingu tylko na podstawie bilansu, nie wybrałaby tej opcji, gdyŝ oczekiwany roczny koszt obsługi aplikacji własnymi siłami ( PLN) jest niŝszy niŝ opłata dla dostawcy takiej usługi ( PLN). Biorąc natomiast pod uwagę to, Ŝe outsourcing eliminuje konieczność zainwestowania PLN na zakup aplikacji i posługując się miernikiem EVA, firma prawdopodobnie wybrałaby outsourcing z uwagi na korzyść, jaką daje wyeliminowanie kosztu inwestycji. Metody dyskontowe oceny projektu Wartość zaktualizowana netto projektu inwestycyjnego (NPV) jest określana jako wartość otrzymana przez zdyskontowanie, oddzielnie dla kaŝdego roku, róŝnicy między wpływami i wydatkami pienięŝnymi (inaczej : suma zdyskontowanych przepływów pienięŝnych) generowanymi przez cały okres Ŝycia projektu przy stałym poziomie stopy dyskontowej. NPV jest obliczana następująco : NPV t t t= ( 1+ k) = n 0 CF gdzie: CF- przepływy pienięŝne uzyskane w roku t, n- okres Ŝycia projektu, k- stopa dyskonta.

6 450 Metody formalne w SWO Wartość NPV mówi o ile wzrośnie wartość firmy wskutek przyjęcia do realizacji badanego projektu. Jeśli : NPV > 0 projekt akceptujemy, NPV < 0 projekt odrzucamy, NPV = 0 o przyjęciu lub odrzuceniu projektu powinny zadecydować inne czynniki, gdyŝ wg metody NPV projekt nie ma wpływu na wartość rynkową firmy. Z rozpatrywanych projektów wybieramy te o wyŝszej wartości NPV. Dodatnie NPV oznacza, Ŝe zrealizowana stopa zwrotu z projektu jest wyŝsza niŝ koszt kapitału. Przykład: Przedsiębiorstwo sprzedaje sprzęt komputerowy o wartości PLN firmie oursourcingowej, z którą zawarła kontrakt na okres 5 lat i zobowiązuje się dokonywać comiesięcznych płatności w wysokości 1000 PLN na rzecz tej firmy. Zakłada się stopę dyskonta = 10 %. NaleŜy stwierdzić, czy taka decyzja jest opłacalna dla przedsiębiorstwa, tzn. czy nie przyniesie strat. Przepływy pienięŝne, jakie występują w ciągu trwania przedsięwzięcia przedstawia rysunek 1. Dane dotyczące przedsięwzięcia zawiera tabela 1. Tabela 1. Dane do przykładu. Rok (t) CF Na przykładzie danych z tabeli 1 moŝna obliczyć NPV ze wzoru : n CF t NPV = t 0 t = = = (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) (1,1) ( 1 k) Wynik NPV = > 0 oznacza, Ŝe projekt naleŝy realizować, gdyŝ zrealizowana stopa zwrotu z projektu jest wyŝsza niŝ koszt kapitału.

7 Analiza finansowa outsourcingu informatycznego 451 CF t 0 CF 1 CF 2 CF 3 CF 4 CF 5 Rysunek 1. Obraz przepływów pienięŝnych dla przedsięwzięcia opisanego w przykładzie Źródło : Opracowanie własne. Przedstawiony przykład został celowo (dla lepszego zobrazowania metody) mocno uproszczony. W praktyce menedŝerowie zarządzający działem informatyki muszą bardzo szczegółowo planować budŝet wydatków na okres trwania podobnego przedsięwzięcia. Muszą oni uwzględniać m.in. takie koszty jak: koszty oprogramowania, zarządzania siecią, koszty licencji, ubezpieczeń, wynagrodzenie pracowników itd., wobec czego liczenie przepływów pienięŝnych będzie bardziej skomplikowane, ale metoda pozostaje ta sama. Podsumowanie Metody analizy finansowej uwzględniające zmienną wartość pieniądza w czasie powinny być wykorzystywane łącznie z metodami analizy kosztów, poniewaŝ są one komplementarne względem siebie. Korzystne dla organizacji moŝe być uzupełnienie wymienionych dotychczas metod analizy kosztów i analizy finansowej o analizę wraŝliwości. Analiza wraŝliwości powinna być zastosowana w sytuacji, gdy znane są zestawienia kosztów porównywanych opcji działania. Ma ona słuŝyć pokazaniu skutków zmian jednego lub więcej parametrów kosztowych. Na przykład, jeśli analiza finansowa była oparta na oczekiwanym poziomie inflacji czy oczekiwanej stawce opłat dla outsourcera, to moŝna próbować te parametry zwiększać lub zmniejszać. Dzięki temu łatwiej będzie organizacji zaobserwować wpływ poszczególnych parametrów na atrakcyjność rozwaŝanej opcji.

8 452 Metody formalne w SWO Otrzymane wyniki wraz z wynikami analizy czynników poza finansowych powinny zapewnić dostateczną wiedzę do podjęcia decyzji o wydzieleniu lub nie działalności informatycznej. Analiza przedsięwzięcia outsourcingu jest skutecznym narzędziem wspierającym podejmowanie decyzji. ChociaŜ argumenty za stosowaniem outsourcingu lub przeciw niemu wydają się czasem oczywiste, powinny zostać przedstawione w sposób precyzyjny i logiczny. KaŜda organizacja musi określić kryteria, priorytety i wagi dla kaŝdego projektu w zaleŝności od jej indywidualnej sytuacji. Warto przy tym pamiętać, Ŝe ocena przedsięwzięcia umacnia pozycję przetargową w negocjacjach z usługodawcą, co moŝe wpłynąć na ustalenie korzystnej ceny łącznej, a takŝe pozwoli na określenie profilu kosztów w czasie realizacji kontraktu. Literatura [BERR03] [BISM] [JASŁ97] [NOWA99] [SOBI00] [TCOZ01] Berry J.: Przychodzi EVA do informatyka. CXO Magazyn Kadry Zarządzającej, kwiecień 4/2003. Bisman J.: Costing for outsourcing decisions: public sector perspectives. n/docs/ma_outsourcing pdf Jajuga, T., Słoński T.: Rynek kapitałowy. Finanse spółek. Długoterminowe decyzje inwestycyjne i finansowe. Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław Nowak M.: Analiza kosztów jako niezbędny etap podjęcia decyzji o outsourcingu. Materiały na konferencję: Outsourcing. Usprawnienie funkcjonowania firmy poprzez obsługę zewnętrzną. Institute for International Research, Warszawa Sobińska M.: Badanie efektywności outsourcingu systemu informacyjnego. W: Materiały konferencyjne SWO 00 -Ustroń 2000, Katowice TCO zarządzanie kosztami posiadania IT. Materiały Infovide Akademia Sp. z o.o FINANCIAL ANALYSIS OF INFORMATION SYSTEMS OUTSOURCING The article presents methods that can be used to the financial analysis of information systems outsourcing. In the article there are shown and discussed the examples of using the selected methods to outsourcing project evaluation. The end of the article presents the author s conclusions. Key words: cost analysis, financial methods of the investment evaluation, outsourcing, TCO model, EVA measure