SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 BL-VI zał. nr 2 do siwz SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA OBEJMUJE: 1. Dostawę, instalację i uruchomienie Systemu do zarządzania projektami dla Programu Ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły. Zamawiający udostępni Wykonawcy infrastrukturę informatyczną w postaci rozwiązania sprzętowego i wirtualizującego. Zamawiający posiada system bazodanowy oparty o MS SQL 2005, serwer poczty elektronicznej MS Exchange 2003, Active Directory oparte o MS Windows Server 2003, z wykorzystaniem którego ma być wykonane wdrożenie. 2. Przygotowanie łącznie 10 zdefiniowanych przez Zamawiającego na etapie instalacji Systemu szablonów planów projektów, formularzy wprowadzania danych, raportów oraz interfejsów użytkownika. 3. Opracowanie dokumentacji powdrożeniowej i pełnej dokumentacji dotyczącej wdrożenia Systemu. 4. Przeszkolenie użytkowników Systemu w zakresie poprawnej i efektywnej pracy w Programie oraz administratorów do skutecznego zarządzania Systemem i tworzenia dodatkowych funkcji. 5. Udzielenie bezterminowych licencji na korzystanie z dostarczanego systemu dla 40 użytkowników nazwanych oraz 10 licencji uprawniających do jednoczesnego dostępu, wraz z prawem instalacji nowych wersji przez okres minimum 36 miesięcy. W przypadku jeżeli do zadań związanych z administrowaniem systemem wymagany jest inny rodzaj licencji, to Wykonawca dostarczy dwie dodatkowe licencje do administrowania systemem. 6. Jeżeli do spełnienia funkcjonalności Systemu należy wykorzystać dodatkowe oprogramowanie, to w ramach przedmiotu zamówienia należy dostarczyć również licencje na to oprogramowanie. 7. Świadczenie usług serwisu gwarancyjnego przez okres co najmniej 36 miesięcy. 8. Świadczenie usługi nadzoru autorskiego przez okres co najmniej 36 miesięcy, w ramach którego Wykonawca będzie wykonywał modyfikacje systemu, polegające na dostosowaniu Systemu do zmieniających się przepisów prawnych, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. II. ZAŁOŻENIA FUNKCJONALNE SYSTEMU: 1. System ma wspomagać zarządzanie projektami według standardów metodologii PRINCE2. 2. System musi: - zapewnić prowadzenie procedury kwalifikacji projektów (stanowiącej załącznik do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia), - monitorować etapy realizacji projektu, - zapewnić rejestrację wyników procedury przekazania środków z rezerwy celowej Budżetu Państwa, - umożliwiać agregowanie raportów, - umożliwiać zarządzanie grupą projektów. 1

2 3. Wszystkie moduły zamawianego Systemu muszą tworzyć system zintegrowany tzn. zapewnić jednokrotne wprowadzanie danych, dostęp do niezbędnych dla danej funkcjonalności danych bez konieczności ich replikowania, kopiowania czy też ponownego wprowadzania, a także natychmiastową widoczność wprowadzonych zmian w danych we wszystkich miejscach, w których dane są wykorzystywane. 4. System ma służyć do planowania, rozliczania oraz monitorowania stanu realizacji projektów realizowanych w ramach Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu Górnej Wisły. 5. Zamawiający zakłada, że z Systemu będzie korzystało około 30 kierowników projektów, 5 administratorów oraz 15 innych użytkowników. 6. System ma zawierać widoki: - produkty opis produktów, diagram następstwa produktów; - działania: wykres Gantta, diagram sieciowy, zasoby finansowanie; - kalendarze, grupy zadań, produkty kontrolne, terminarz; - wykres kosztów, wykres obciążenia zasobów; - rejestr ryzyk, rejestr zagadnień, rejestr jakości, dziennik projektu; - migawki, pozycje kosztowe przydzielenia zasobów; - karty pracy, wykres obciążenia bufora, właściwości; - dostosowanie interfejsu, działania zewnętrzne; 7. Wprowadzanie danych do Systemu musi odbywać się za pomocą interaktywnych formularzy. 8. System ma umożliwiać tworzenie raportów według zdefiniowanych wzorów, do których dostęp będzie możliwy z poziomu menu w głównym widoku programu lub widoku raportów: - z rozliczeń i przepływów finansowych za dowolny okres; - okresowych, migawek za dowolny okres, - dotyczących poszczególnych produktów. 9. System będzie umożliwiał tworzenie dowolnych raportów przygotowywanych przy pomocy kreatora raportów lub inną podobną funkcjonalność, która umożliwiać będzie tworzenie nowych szablonów w oparciu o wszystkie dane zawarte w słowniku Programu. 10. System będzie umożliwiał generowanie raportów w projekcie, jak również raportów zbiorczych dotyczących wskazanych przez użytkownika projektów i grup projektów. 11. System ma spełniać wymagania zintegrowanego systemu zarządzania programem, portfelem projektów oraz pojedynczymi projektami. 12. System musi posiadać hierarchicznie uporządkowany interfejs użytkownika, umożliwiający koordynację realizacji zadań jednostkowych programu z uwzględnieniem aktów prawnych i dokumentów organizacyjnych (procedur), które stanowią umocowanie działań Biura Programu, Koordynatora i Realizatorów, w tym Kierowników projektów, w szczególności umożliwiające rejestrację projektów i powiązania ich z zadaniami oraz osobami, a także pozostałymi dokumentami (procedury-formularze przyjęte przez Koordynatora ze standardu PRINCE2). 13. Inferfejs użytkownika: - musi posiadać funkcję dostosowania do szczególnych potrzeb lub wymagań programu, projektu lub zespołu; - importować i eksportować dane z innych formatów plików: txt, csv, xls, itp. 2

3 - umożliwiać planowanie i sterowanie realizacją, raportowanie, rozliczenie rzeczowe i finansowe, rejestrowanie ryzyka i sterowanie ryzykiem, sterownie jakością itp. 14. Oprócz zagadnień merytorycznych System musi zawierać: - wskazanie imienne administratorów, ich obowiązków i uprawnień; - poziomy uprawnień dostępowych; - procedurę nadawania uprawnień dostępowych; - wykaz osób z uprawnieniami; - sposób weryfikacji wpisu (kto, kiedy wpisywał, przeglądał, otwierał, wprowadzał poprawki); - procedurę akceptacji dokumentów (bez użycia podpisu kwalifikowanego); - sposób określenia alertów w narzędziach np. przekroczony termin, brak raportu, etc.; - przegląd dokumentów według stanu z dnia tzw. migawki. III. SZKOLENIA: Szkolenia będą odbywać się w siedzibie Zamawiającego w dni pracy Urzędu w godzinach jego pracy tj. w poniedziałki od 9.00 do 17.00, a od wtorku do piątku od 7.30 do W ramach szkolenia Wykonawca zapewnia materiały szkoleniowe w tym również instrukcje obsługi Systemu. Wykonawca zobowiązuje się do przeszkolenia 45 kierowników projektów i innych użytkowników oraz 5 administratorów w zakresie opisanym poniżej: 1. Szkolenia kierowników projektów i innych użytkowników: a) Szkolenia odbywać się będą w grupach maksymalnie do 12 osób, w terminie do roku czasu od daty podpisania protokołu odbioru wdrożenia Programu, b) Przewidywany ramowy harmonogram szkoleń: - Grupa pierwsza i druga do 4 tygodni od daty podpisania protokołu odbioru wdrożenia, - Trzecia grupa do 4 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru wdrożenia, - Grupa czwarta do 12 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru wdrożenia, c) Zamawiający poinformuje Wykonawcę o proponowanym terminie szkolenia z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, d) szkolenie ma obejmować co najmniej 16 godzin lekcyjnych (45 minut) szkolenia, e) zajęcia będą prowadzone w grupach maksymalnie 12 osobowych, f) dzień szkolenia będzie obejmował maksymalnie 8 godzin szkoleniowych, g) Zamawiający zapewni salę szkoleniową (w swojej siedzibie) oraz stanowiska dla użytkowników do przeprowadzenia szkolenia, h) szkolenie będzie oparte o przykładowy projekt inwestycyjny Zamawiającego realizowany wg metodologii PRINCE2, stanowiący załącznik nr 9 do siwz, i) Zamawiający wymaga sporządzenia w uzgodnieniu z nim i przedstawienia przed podpisaniem umowy propozycji harmonogramu szkolenia uwzględniającego co najmniej: - szkolenie zapoznające z pracą z oprogramowaniem przedstawienie najistotniejszych funkcjonalności Systemu, - zapewnienie szablonów szkoleniowych opartych o działania i projekty funkcjonujące u Zamawiającego, 3

4 - planowanie i monitorowanie realizacji projektów za pomocą Systemu ćwiczenia praktyczne w oparciu o dostarczony projekt obejmujące: zakładanie nowych projektów, mianowanie administratorów i użytkowników, określanie poziomu uprawnień; planowanie produktowe (opisywanie produktu końcowego, diagram struktury produktów, diagram następstwa produktów); planowanie działań (działania, sieć działań, ścieżka krytyczna, harmonogram); planowanie zasobów; planowanie kosztów; monitoring realizacji planu, rejestry i raportowanie, tworzenie raportów, migawek z realizacji projektu; archiwum dokumentów; akceptacja (zatwierdzanie) dokumentów. 2. Szkolenie dla administratorów Programu: Przedmiotem umowy jest przeszkolenie 5 specjalistów Zamawiającego lub reprezentujących Zamawiającego (administratorów) z zakresu konfiguracji i instalacji dostarczonego oprogramowania, w tym: a) szkolenie prowadzone jest w formie warsztatów w siedzibie Zamawiającego; b) do szkolenia użyty jest sprzęt i oprogramowanie systemowe Zamawiającego oraz oprogramowanie wraz z Systemem dostarczone przez Wykonawcę w ramach umowy; c) zakres szkolenia obejmuje pełną znajomość wszystkich zagadnień związanych z instalacją, konfiguracją, eksploatacją i administracją wszystkich dostarczonych produktów w zakresie opcji wymienionych w dokumentacji technicznej tych produktów; d) szkolenie ma obejmować co najmniej 16 godzin lekcyjnych (45 minut), e) dzień szkolenia będzie obejmował maksymalnie 8 godzin szkoleniowych, f) efektem szkolenia ma być: - uruchomienie dostarczonego oprogramowania przez pracowników Zamawiającego, - tworzenie przez pracowników Zamawiającego dowolnych szablonów projektów, formularzy wprowadzania danych, formularzy raportów, - zmiana lub rozszerzenie słownika Systemu, - ustawianie i edycja uprawnień dla użytkowników i tworzenie szablonów takich uprawnień, g) szkolenie odbędzie się w terminie do 30 dni od daty podpisania protokołu odbioru wdrożenia. IV. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 1. Dostawa i wdrożenie (wraz z przygotowaniem formularzy) w terminie 60 dni od dnia podpisania umowy. 2. Przeprowadzenie szkolenia pracowników i administratorów w ciągu 12 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru wdrożenia w uzgodnionych uprzednio terminach, zgodnie z Rozdz. III Szkolenia. 3. Świadczenie serwisu gwarancyjnego oraz nadzoru autorskiego co najmniej przez okres 36 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru wdrożenia 4

5 V. PREZENTACJA: 1. Wykonawca, który złoży ofertę będzie zobowiązany przeprowadzić prezentację techniczną Systemu w celu potwierdzenia, że oferowany produkt jest zgodny z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego w siwz. 2. Kolejność prezentacji wraz z jej terminem zostanie ustalona w drodze publicznego losowania podczas otwarcia ofert. Termin pierwszej prezentacji: nie wcześniej niż 5 dni od otwarcia ofert. 3. Prezentacja odbędzie się w siedzibie zamawiającego w całości w oparciu o środowisko dostarczone przez Wykonawcę. W czasie prezentacji wykonawca będzie miał obowiązek wykazania, że oferowany system spełnia co najmniej wymagania zawarte w I części Protokołu prezentacji Systemu Funkcjonalności obligatoryjne. Ewentualne awarie sprzętowe nie będą traktowane jako dysfunkcjonalność Systemu. Czas usuwania awarii nie przedłuża czasu prezentacji. 4. Czas prezentacji nie może przekraczać 4 godzin. 5. Zamawiający ma prawo żądać zmodyfikowania wartości parametrów, bądź danych wprowadzanych do Systemu na wartości podane przez niego, celem sprawdzenia czy opisywana funkcjonalność nie jest symulowana. 6. W przypadku niespełnienia choćby jednego parametru z części w I części Protokołu prezentacji Systemu Funkcjonalności obligatoryjne, Zamawiający uzna, że oferowany przez Wykonawcę system nie spełnia wymogów technicznych opisanych w specyfikacji. 7. Prezentacja zostanie oceniona zgodnie z Protokołem prezentacji Systemu, stanowiącym załącznik nr 8 do siwz. 8. Wyklucza się możliwość składania wniosków o przesunięcie przydzielonego terminu prezentacji. Załącznik: Procedura kwalifikowania, realizacji, monitoringu, kontroli Projektów prowadzonych w ramach Programu ochrony przed powodzią w dorzeczu górnej Wisły oraz współpracy podmiotów w nim uczestniczących wraz z załącznikiem 1.0 do Procedury 5