Zwrot kaucji gwarancyjnej

Transkrypt

1 W celu udokumentowania zwrotu kaucji nie należy wystawiać faktur lub faktur korygujących, jak również wykazywać zwracanej kaucji w ewidencji i deklaracji VAT. Kaucja stanowi sumę pieniężną składaną jako gwarancja dotrzymania zobowiązania i stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia tego zobowiązania. Zazwyczaj jest ona zwracana, jednak nie zawsze. Sprawdź więc, jakie są jej konsekwencje w VAT. Zwrot kaucji gwarancyjnej Nie wywołuje skutków w VAT również zwrot pobranych przez podatników kaucji gwarancyjnych. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 20 sierpnia 2009 r. (sygn. ITPP1/ /09/DM) wyjaśniając, że pobrana kaucja będąca zabezpieczeniem wykonania umowy, która jest zwracana klientowi, nie jest obrotem w rozumieniu art. 29 ust. 1 i 2 ustawy o VAT i nie rodzi obowiązku podatkowego w tym podatku. W szczególności w celu udokumentowania zwrotu kaucji nie należy wystawiać faktur lub faktur korygujących, jak również nie należy wykazywać zwracanej kaucji w ewidencji i deklaracji VAT. 1 / 5

2 Rozliczana przez Ciebie firma prowadzi wypożyczalnię samochodów. Osoby wypożyczające samochody obowiązane są do wpłacenia kaucji, która jest zwracana w momencie zwrotu tych samochodów (jeśli nie mają żadnych nowych uszkodzeń). Zwracanych kaucji nie powinieneś dokumentować fakturami ani fakturami korygującymi, jak również wykazywać ich w ewidencji oraz deklaracjach VAT. Zaliczenie kaucji gwarancyjnej na poczet wynagrodzenia W praktyce jednak nie zawsze pobrana kaucja gwarancyjna zwracana jest podmiotowi, który ją wpłacił. Czasami strony ustalają, iż wpłacona kaucja zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia za sprzedany towar lub wyświadczoną usługę. Może to wiązać się jednak z powstaniem obowiązku podatkowego w VAT. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy dla danej dostawy towarów lub świadczenia usługi obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych i zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia nastąpi przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zauważ, że zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia następujące po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie skutkuje - co do zasady - powstaniem obowiązku podatkowego w VAT, 2 / 5

3 gdyż w takich przypadkach obowiązek podatkowy powstanie wcześniej, tj. z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi (lub względnie wystawienia faktury) nie później jednak, niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19 ust. 1 i 4 ustawy o VAT). Zaliczona na poczet wynagrodzenia kaucja stanowi bowiem w takich przypadkach część należności otrzymaną przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a więc której otrzymanie (przez zaliczenie na poczet wynagrodzenia) skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usługi, których kaucja taka dotyczy (art. 19 ust. 11 ustawy o VAT). Powinieneś więc ją traktować jako zaliczkę. Pamiętaj, że obowiązek podatkowy z tytułu zaliczenia kaucji na poczet wynagrodzenia powstaje z momentem tego zaliczenia, a nie zaś wstecz (w momencie otrzymania kaucji). W powyższym zakresie zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia powinno zostać co do zasady udokumentowane fakturą zaliczkową. Wyjątek dotyczy zaliczenia kaucji na poczet wynagrodzenia przy dostawie towarów lub świadczeniu usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, która nie zażądała wystawienia faktury (art. 106 ust. 4 uptu). Czynność ta powinna także zostać zaewidencjonowana za pomocą kasy rejestrującej (jeśli zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia dotyczy dostawy towaru lub świadczenia usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego - art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, zaś świadczone usługi, dostarczane towary nie są objęte zwolnieniami od obowiązku ewidencjonowania, np. przy najmie nieruchomości, bądź sprzedaży nieruchomości). 3 / 5

4 Podobnie ma się rzecz w przypadku większości czynności, dla których przepisy przewidują szczególny obowiązek podatkowy, który powstaje w związku z otrzymaniem części lub całości zapłaty. Zaliczenie kaucji na poczet wynagrodzenia (zapłaty) za takie czynności skutkuje z reguły powstaniem obowiązku podatkowego (chyba, że obowiązek podatkowy powstał już w tym zakresie wcześniej, np. upłynął termin płatności dotyczący usługi najmu czy upłynął 30. dzień, licząc od dnia wykonania usługi budowlanej lub transportowej - art. 19 ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT). Spółka Beta jest właścicielem kilku lokali użytkowych, które wynajmuje. Każdy nowy wynajmujący obowiązany jest do wpłacenia kaucji gwarancyjnej w wysokości równowartości czynszu najmu za jeden miesiąc (na pokrycie ewentualnych szkód powstałych w wynajętym mu lokalu). Na początku listopada 2009 r. jeden z wynajmujących zwrócił się z prośbą o zaliczenie wpłaconej przez niego kaucji na poczet czynszu najmu za grudzień 2009 r. (termin płatności tego czynszu - 15 grudnia). Spółka wyraziła na to zgodę 25 listopada 2009 r. W tej sytuacji należy uznać, że obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usług najmu za grudzień powstał - na skutek zaliczenia kaucji na poczet czynszu za grudzień - 25 listopada 2009 r. (chyba że z porozumienia między stronami wynika inny moment zaliczenia kaucji na poczet czynszu). Zatrzymanie kaucji gwarancyjnej Pamiętaj, że kaucja stanowi sumę pieniężną składaną jako gwarancja dotrzymania zobowiązania i stanowiąca odszkodowanie w razie niedopełnienia zobowiązania. W konsekwencji niedotrzymanie lub niedopełnienie zobowiązania uprawnia podmiot, który otrzymał kaucję, do jej zatrzymania (w całości lub części) i zaliczenia na poczet kary umownej 4 / 5

5 lub odszkodowania należnego od podmiotu, który kaucję wpłacił. Zatrzymana kaucja pełni w takim wypadku funkcję kary umownej lub odszkodowania, a kary umowne i odszkodowania nie podlegają, co do zasady, opodatkowaniu VAT. W konsekwencji zatrzymanie kaucji gwarancyjnej i zaliczenie jej na poczet kary umownej lub odszkodowania nie podlega opodatkowaniu VAT. Oznacza to, że zatrzymywanych kaucji nie dokumentujesz fakturami VAT ani paragonami, jak również nie wykazujesz ich w ewidencjach oraz deklaracjach VAT. W celu udokumentowania zatrzymania części lub całości kaucji należy wystawiać inne dokumenty - np. noty księgowe. Pani Janina prowadząca działalność gospodarczą ma wypożyczalnię sukni ślubnych. Wypożyczając suknię pobiera kaucję gwarancyjną w wysokości 300 zł (na poczet kosztów naprawy ewentualnych uszkodzeń wypożyczonych sukni). Jedna z klientek zwróciła suknię z drobnymi uszkodzeniami, które zostały przez Panią Janinę wycenione na 140 zł. W konsekwencji zatrzymała ona część pobranej kaucji, zwracając klientce jedynie 160 zł. Od zatrzymanej części kaucji Pani Janina nie nalicza VAT, jak również nie wystawia na tę część paragonu (ani faktury). Zatrzymanej części kaucji nie wykazuje również w ewidencji ani w deklaracji VAT. 5 / 5