Co należy wiedzieć o fakturach VAT. Wpisany przez Leszek Dutkiewicz

Transkrypt

1 Fakturą powinna być potwierdzona każda czynność sprzedaży, do której stosuje się przepisy ustawy o VAT i która podlega opodatkowaniu podatkiem VAT lub korzysta ze zwolnienia. Od red. Biuletynu: niniejszy artykuł otwiera cykl publikacji w naszym biuletynie ekspertów BDO Tomasza Biela i Leszka Dutkiewicza poświęcony różnego rodzaju fakturom VAT: elektronicznym, wewnętrznym, zaliczkowym, korygującym, pro forma, tzw. pustym fakturom, duplikatom, refakturowaniu itd. Autorzy wskazują w artykułach rozwiązania wielu praktycznych problemów związanych z tymi fakturami. Obowiązek wystawiania faktur wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa VAT) oraz z przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: Rozporządzenie o fakturach"). Zgodnie z powołanymi aktami prawnymi fakturą powinna być potwierdzona każda czynność sprzedaży, do której stosuje się przepisy ustawy o VAT i która podlega opodatkowaniu podatkiem VAT lub korzysta ze zwolnienia. Co do zasady faktury wystawiają czynni podatnicy VAT. Jednakże fakturę należy również wystawić w przypadku dokonania dostawy towarów bądź wyświadczenia usługi przez podmiot, który jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju 1 / 7

2 lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy ci nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub w przypadku terytorium państwa trzeciego podatku o podobnym charakterze. Ustawa wprowadza również wyjątek od obowiązku wystawienia faktury w sytuacji, kiedy odbiorcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Fakturę należy jednak bezwzględnie wystawić na żądanie takiej osoby. Wyjątek ten nie znajdzie również zastosowania w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Zasadniczą funkcją faktury jest udokumentowanie dokonanej transakcji, co umożliwia poprawne ujęcie transakcji w księgach i ewidencjach (mowa zarówno o ewidencjach prowadzonych przez wystawcę, jak i odbiorcę). Zgodnie z art. 19 u. 4 ustawy o VAT wystawienie faktury ma wpływ na powstanie obowiązku podatkowego. Niemniej istotnym czynnikiem jest również rola faktury w rozliczaniu podatku VAT, ponieważ faktura jako dowód księgowy pozwala na poprawne odliczenie podatku naliczonego. Artykuł 106 ustawy o VAT wskazuje również, jakie są podstawowe elementy faktury. Faktura musi stwierdzać w szczególności dokonanie sprzedaży i datę jej dokonania, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Par. 12 Rozporządzenia o fakturach rozszerza ten katalog wskazując wiele innych elementów, jakie powinna zawierać każda faktura. Są to: - imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich 2 / 7

3 adresy; - numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy; - numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT"; - data wystawienia faktury oraz data sprzedaży, jeżeli jest inna niż data wystawienia, w przypadku sprzedaży ciągłej wystarczy podać miesiąc i rok dokonania sprzedaży; - nazwa towaru lub usługi; - miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług; - cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku; - wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż bez kwoty podatku; - stawki podatku; - suma wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu; - kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; - kwota należności ogółem wraz z należnym podatkiem. Obecnie nie ma już obowiązku składania podpisów przez osoby uprawnione do wystawiania i otrzymywania faktur. Obowiązek ten został zniesiony 1 maja 2004 roku na skutek implementacji przepisów VI Dyrektywy. Zgodnie z art. 22 (3) b tej Dyrektywy państwa członkowskie nie wprowadzają wymogu podpisywania faktur. Podatnicy posiadają jednak fakultatywną możliwość podpisania faktury (zarówno wystawca jak i odbiorca) co może mieć znaczenie np. w przypadku przedstawienia dowodów w toku sporu sądowego. Szczególny wymóg dotyczący zawartości faktury istnieje w przypadku sprzedaży paliw do silników benzynowych, oleju napędowego oraz gazu wlewanych do baku samochodu. Na fakturach dokumentujących tego rodzaju sprzedaż należy umieścić numer rejestracyjny pojazdu, którego dotyczy zakup. 3 / 7

4 Z reguły faktura powinna być wystawiona nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jednak jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, a zwłaszcza przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy, z zastrzeżeniem, że fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności, tj. zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę. Ponadto, zgodnie z 15 ust. 2 Rozporządzenia o fakturach, w przypadku sprzedaży ciągłej fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, podając jako datę dokonania sprzedaży na fakturze wyłącznie miesiąc i rok. Ciągłość sprzedaży należy zdefiniować w oparciu o przepisy kodeksu cywilnego, ponieważ UVAT nie zawiera tego pojęcia. Oznacza to, że sprzedaż ciągła może obejmować takie usługi, jak dostawy energii elektrycznej, obsługa prawna, usługi telekomunikacyjne. W 15 rozporządzenia o fakturach wskazano przypadki, w których fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Od zasady tej istnieją liczne wyjątki, w których przepisy przewidują szczególny termin wystawienia faktury. Terminy te dotyczą następujących wydarzeń: - dostawy towarów, której przedmiotem są lokale i budynki (obowiązek podatkowy powstaje 4 / 7

5 tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia licząc od dnia wydania), - dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie), - świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie), - świadczenia usług w zakresie rozprowadzania wody, gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usługi sanitarne i pokrewne (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą upływu terminu płatności, jeśli został on określony w umowie), - transportu osób i ładunków kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usług), - usług spedycyjnych i przeładunkowych (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usług), - usług w portach morskich i handlowych (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usług), - usług budowlanych lub budowlano-montażowych (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usług), - dostawy gazet, magazynów, czasopism (PKWiU i 22.13) oraz książek (PKWiU ex 22.11) - z wyłączeniem książek adresowych o zasięgu krajowym, regionalnym i lokalnym, książek telefonicznych, teleksów i telefaksów (PKWiU ), nut, map i ulotek (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą wystawienia faktury lub otrzymania całości lub części zapłaty nie później jednak niż 60. dnia, licząc od dnia wydania tych towarów; jeżeli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury dokumentującej faktyczną dostawę, nie później jednak niż po upływie 120 dni, licząc od pierwszego dnia wydania tych wydawnictw), - świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze), - dostawy złomu stalowego i żeliwnego, złomu metali nieżelaznych, z wyłączeniem złomu metali szlachetnych (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty nie później jednak niż 20. dnia, licząc od dnia wysyłki złomu do jednostki, która zgodnie z umową dokonuje kwalifikacji jakości, w odniesieniu do złomu niewsadowego, oraz nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wysyłki złomu w odniesieniu do wsadowego), - z tytułu usług komunikacji miejskiej (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z dniem wystawienia faktury), - usług polegających na drukowaniu gazet, magazynów, czasopism (PKWiU i 22.13) oraz książek (PKWiU ex 22.11) - z wyłączeniem książek adresowych o zasięgu krajowym, regionalnym i lokalnym, książek telefonicznych, teleksów i telefaksów (PKWiU ), 5 / 7

6 nut, map i ulotek (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty nie później jednak niż 90. dnia, licząc od dnia wykonania usługi), - sprzedaży praw lub udzielania licencji i sublicencji, przeniesienia lub cesji praw autorskich, patentów, praw do znaków fabrycznych, handlowych, oddania do używania wspólnego znaku towarowego albo wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, albo innych pokrewnych praw (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze), - ustanowienia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego lub ustanowienia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, lub przekształcenia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, lub wydania albo przeniesienia własności lokalu lub własności domów jednorodzinnych (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą otrzymania całości lub części wkładu budowlanego lub mieszkaniowego, nie później jednak niż z chwilą ustanowienia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego lub ustanowienia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, lub przekształcenia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, lub wydania albo przeniesienia własności lokalu lub własności domów jednorodzinnych w przypadku czynności), - czynności wykonywanych na rzecz członków spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, członków spółdzielni będących właścicielami lokali, osób niebędących członkami spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali, lub na rzecz właścicieli lokali, niebędących członkami spółdzielni, za które są pobierane opłaty, zgodnie z art. 4 ust. 1-2, 4 i 5 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (obowiązek podatkowy powstaje tu z chwilą upływu terminu płatności). Problemy Adres Spółki na fakturze w przypadku posiadania kilku punktów sprzedaży 6 / 7

7 Spółka X posiada kilka punktów usługowych na terenie miasta, w których świadczy usługi i wystawia faktury VAT. W zgłoszeniu rejestracyjnym został podany jeden adres - siedziby biura. Czy na wszystkich wystawianych fakturach VAT można posługiwać się tym jednym adresem? Zgodnie z 9 ust. 1 Rozp. w sprawie faktur, faktury stwierdzające dokonanie sprzedaży zawierać muszą m.in. imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy, a także ich adresy oraz numery identyfikacyjne. Przy czym nie ma przepisu określającego, o jaki dokładnie adres chodziło ustawodawcy: miejsca zamieszkania czy miejsca prowadzenia działalności. W przypadku Spółki logiczne wydaje się posługiwanie adresem miejsca prowadzenia działalności. Jakkolwiek w sytuacji Spółki niezmiernie istotne jest, jaki adres został zgłoszony we wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli w formularzu zgłoszeniowym podano adres, w którym znajduje się biuro Spółki, to przesądza to jednoznacznie o zamieszczaniu tego adresu na wszystkich fakturach wystawianych przez Spółkę. 7 / 7