Nazwa: Zorganizowanie i przeprowadzenie Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT.

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do siwz ZP 31/2012/CZP Przedmiot zamówienia usługi Nazwa: Zorganizowanie i przeprowadzenie Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT. Źródło finansowania: Projekt Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo - Technologicznego (PPNT)- II etap realizowany w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej na lata Kody CPV Usługi restauracyjne i dotyczące wydawania posiłków, Usługi drukowania i powiązane, Usługi techników dźwięku Usługi artystyczne Usługi świadczone przez producentów teatralnych, grup wokalnych, zespołów i orkiestr rozrywkowych OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Konferencja pt. Szanse i zagrożenia dla funkcjonowania Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego w ramach SSE Euro-Park Mielec w dobie spowolnienia gospodarczego. 2. Konferencja prasowa 3. Część artystyczna Realizowane w ramach projektu Rozbudowa Podkarpackiego Parku Naukowo- Technologicznego (PPNT) II etap realizowanej w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej Data: 19 września 2012, czas trwania: godz (zapewnienie dostępności obsługi w godzinach w celu przeprowadzenia prac montażowych i demontażowych oraz przygotowawczych i porządkowych ). Zastrzega się zmianę terminu w o miesiąc, tj. w okresie czasu do Ostateczna datę Zamawiający potwierdzi w dniu podpisania umowy z Wykonawcą. Miejsce: miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT Jasionka, gm. Trzebownisko. Liczna dni: 1 Zamawiający zapewnia, że sala konferencyjna, sala na konferencję prasową wraz z pomieszczeniami pomocniczymi i foyer/lobby będą przeznaczone wyłącznie na potrzeby uczestników konferencji. Wykonawca zapewni osobę do prowadzenia całości Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, która na co dzień wykonuje pracę dziennikarza informacyjnego lub publicysty w regionalnej (rzeszowskiej) stacji telewizyjnej. 1

2 Zamawiający zapewnia: 1. Konferencja - zaproszenie uczestników Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, przygotowanie zaproszeń, wysłanie, zebranie potwierdzeń oraz przygotowanie list obecności, - pomieszczenia niezbędne do zorganizowania Uroczystego otwarcia Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT, które będzie udostępnione Wykonawcy od dnia podpisania umowy na realizacje zadania. - wyposażenie Sali konferencyjnej w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników, krzesła dla panelistów, stół prezydialny dla panelistów, - parkingi, - windy, - energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający), - toalety (Wykonawca zapewnia obsługę i utrzymanie w należytej czystości toalety w trakcie trwania Otwarcia) 2. Konferencja prasowa- sala narad 1 - zaproszenie uczestników konferencji prasowej oraz dziennikarzy, - zapewnienie pomieszczenia niezbędnego do zorganizowania konferencji prasowej, - wyposażenie sali na konferencję prasową w niezbędną liczbę krzeseł dla uczestników tj. dziennikarzy oraz zaproszonych gości, stół prezydialny dla zaproszonych gości, - energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający), 3. Część artystyczna - pomieszczenie niezbędne do zorganizowania części artystycznej, - energię elektryczną, wodę (za wykorzystanie mediów płaci Zamawiający). Do Wykonawcy należeć będzie: Ad. 1. Konferencja pt. Szanse i zagrożenia dla funkcjonowania Podkarpackiego Parku Naukowo-Technologicznego w ramach SSE Euro-Park Mielec. Perspektywy rozwoju po roku liczba uczestników konferencji: 200 dorosłych osób czas trwania: godz (zapewnienie dostępności obsługi w godzinach w celu przeprowadzenia prac montażowych i demontażowych oraz przygotowawczych i porządkowych ). miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT Jasionka, gm. Trzebownisko, sala konferencyjna, parter. Opis zamówienia Do zadań Wykonawcy należeć będzie: 1. Przygotowanie Sali konferencyjnej znajdującej się w budynku Inkubatora Technologicznego wraz z Centrum Obsługi PPNT. 2. Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą, w tym 5 mikrofonów. 3. Przygotowanie dla 200 osób (uczestników konferencji) po 2 rodzaje gadżetów reklamowych (długopisy i pen-drive z nadrukiem) 4. Obsługa konferencji 5. Zapewnienie cateringu- godz ciepły posiłek w formie stołu szwedzkiego, 6. Zapewnienie promocji Public Relation wydarzenia w mediach lokalnych w tym z wybranymi mediami na zasadzie współpracy sponsorskiej opieki medialnej, przed dniem Uroczystego Otwarcia Inkubatora wraz z Centrum Obsługi PPNT oraz w trakcie 1 miesiąca po, minimum 2 razy w lokalnej prasie, radiu, telewizji. 7. przygotowanie prezentacji multimedialnej do 20 slajdów z wykorzystaniem materiałów dostarczonych przez Zamawiającego na temat historii powstania PPNT, 2

3 8. zamówienie 5 statuetek dla Przyjaciela PPNT oraz 3 statuetek dla zwycięzców konkursu Junior Innowacji Podkarpacia statuetki, ich kształt, rodzaj materiału (brąz lub szkło), z którego mają zostać wykonane po uzgodnieniu z Zamawiającym. Na statuetkach musi widnieć napis o treści do uzgodnienia z Zamawiającym. 9. Miejsce organizacji konferencji jest wyposażone w szatnię (wykonawca ma zapewnić obsługę) oraz toalety w liczbie dostosowanej do liczby uczestników. Obsługa toalet leży po stronie Wykonawcy. 10. Zapewnienie osoby do moderowania dyskusji, która: - posiada wiedze na temat omawianego zagadnienia, - posiada doświadczenie w prowadzeniu tego rodzaju wydarzeń, - na co dzień wykonuje pracę dziennikarza informacyjnego lub publicysty w ogólnopolskiej stacji telewizyjnej. Ad 2. Konferencja prasowa- godz liczba uczestników konferencji: 20 dorosłych osób, w tym dziennikarze miejsce: Inkubator Technologiczny wraz z Centrum Obsługi PPNT Jasionka, gm. Trzebownisko, sala narad 1. Sala przeznaczone na konferencję prasową musi zostać przygotowane, tak aby dostosować je do liczny uczestników odpowiednio oznakowane i wizualizowane przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym w trakcie realizacji zamówienia, wymogi oznakowania to: format A4, papier standardy do druku zafoliowany, niezbędne loga: Rozwój Polski Wschodniej, Unia Europejska- EFRR, RARR. przystosowane do udziału w spotkaniu osób niepełnosprawnych, ustawienie krzeseł- teatralne oraz stół prezydialny, Pomieszczenie na potrzeby organizacji przerw kawowych, lunchu i kolacji w formie bufetu- stołu szwedzkiego, znajdują się w tym samym budynku. Przerwy kawowe, lunch mają być zorganizowane we foyer przy sali konferencyjnej, przy którym znajduje się także pomieszczenie kuchenne. Zamawiający zapewnia pomieszczenie techniczne na potrzeby organizacji konferencji. Zapewnienie nagłośnienia i sprzętu technicznego wraz z obsługą Do zadań Wykonawcy należeć będzie: Zapewnienie sprzętu na konferencję, w sali sesji konferencyjnej oraz w Sali przeznaczone na konferencję prasową, współpracujących ze sobą: laptopa, pilota do prezentacji, i rzutnika multimedialnego oraz ekranu do wyświetlania prezentacji (rozmiar ekranu/ekranów i rodzaj rzutnika powinny być dostosowane do wielkości sali, tak by niezależnie od miejsca siedzenia uczestnik mógł swobodnie korzystać z materiałów prezentowanych na ekranie/ekranach), nagłośnienia oraz 5 mikrofonów przenośnych na stole prezydialnym. Zapewnienie transmisji, przekazanej przez Zamawiającego, prezentacji o PPNT, w foyer lub w sali konferencyjnej, przed rozpoczęciem konferencji oraz w trakcie przerwy kawowej (sugerowane miejsce foyer- niezbędny sprzęt) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie elementów technicznych pomieszczeń, w których zostanie zorganizowana konferencja. Wykonawca będzie także odpowiedzialny za montaż i demontaż wyposażenia oraz za jego obsługę i zapewnienie poprawnego działania podczas konferencji. Zamawiający przed rozpoczęciem i w trakcie konferencji, może dokonać przeglądu poprawności działania poszczególnych urządzeń. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za organizację konferencji, ze strony Wykonawcy, z którą RARR będzie utrzymywał stały kontakt mailowy i telefoniczny, osoba ta będzie na miejscu podczas Uroczystego Otwarcia. W zakresie obsługi konferencji do zadań Wykonawcy będzie należało: 3

4 Przygotowanie recepcji (wraz z wyposażeniem) i obsługi recepcji: zapewnienie co najmniej 2 osób, w tym 1 osoby ds. technicznych. Obsługa organizacyjna konferencji i paneli na miejscu, przez cały czas ich trwania. Zapewnienie, w uzgodnieniu z Zamawiającym, takiego oznakowania obiektów i pomieszczeń, w których odbywać się będzie konferencja, aby zapewnić sprawne poruszanie się po nich uczestników i obsługi, oraz spełnić wymogi wizualizacji, wg wymogów projektu. Organizacja recepcji, w tym: sprawna rejestracja gości, wydawanie materiałów na konferencję, udzielanie gościom informacji dotyczących konferencji. Stała kontrola przebiegu konferencji i konferencji prasowej w tym m.in.: obsługi technicznej, sprzętu, czystości pomieszczeń, terminowości i jakości posiłków (w tym jakości serwisu), informowania personelu obsługującego (w szczególności recepcji i ew. punktu informacyjnego) o wszelkich zmianach w programie konferencji. Zapewnienie cateringu Do zadań Wykonawcy będzie należało: Zapewnienie cateringu wraz z obsługą (przygotowanie, serwis, sprzątanie) dla 200 osób w formie bufetu: lampka wina musującego podczas rozpoczęcia spotkania- godzina 14.00, serwis kawowy wraz z ciastek przed rozpoczęciem spotkania oraz lunch- w formie szwedzkiego stołu- godzina 14.30, kolacja w formie szwedzkiego stołu. Zapewnienie wody mineralnej gazowanej i niegazowanej butelkowanej oraz szklanek na stół prezydialny w Sali konferencyjnej, Sali Nadar 1 na konferencję prasową w ilości dostosowanej do liczby prelegentów (łącznie ok. 20 osób) oraz na stół szwedzki dla 200 osób. Zapewnienie stolików koktajlowych w liczbie odpowiadającej planowanej liczbie uczestników poszczególnych posiłków. Zapewnienie zastawy stołowej porcelanowej lub ceramicznej lub szklanej oraz sztućców metalowych. Aranżacja pomieszczeń zapewniająca sprawne, bezkolizyjne poruszanie się gości i obsługi. Zapewnienie porządku, czystości, estetyki podania oraz właściwej temperatury dań. Menu: 1. Godzina na rozpoczęcie lampka wina musującego dla 200 osób 2. Godzina lunch w formie szwedzkiego stołu oraz kawa, herbata, dla 200 osób. - transport, stoły, obsługa, dekoracje stołów, 4 flakony kwiatów ciętych z kokardami z materiału w kolorze obrusów, sprzątanie, zakąski zimne (minimum 3 rodzaje, w tym: co najmniej dwie mięsne, jedna wegetariańska), po 100 g każda. zupy (minimum dwa rodzaje), 1 porcja na osobę, dania główne (3 rodzaje: minimum dwa mięsne, jedno rybne) min 150 g każdy, ziemniaki opiekane w kawałkach lub w całości 100 g na osobę, ryż sypki po 100 g na osobę, sałatki (minimum dwa rodzaje), minimum 100g na osobę. desery (minimum trzy rodzaje wyrobów cukierniczych, trzy rodzaje owoców), po 1 kawału wyrobu cukierniczego o rozmiarach 8 X 6 cm dla każdego uczestnika, po 2 rodzaje owoców dla każdego uczestnika świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100%). O,25 ml na osobę, po 0,25 ml / na 1 osobę z każdego trunku. chleb razowy i biały po 2 kromki dla każdego. w ramach przerwy kawowej godz świeżo parzona kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100%), 0,25 ml każda, kawa i herbata powinny być podawane w oryginalnych opakowaniach lub wyłożone na talerzykach wraz z termosami z wrzątkiem. wyroby cukiernicze (minimum trzy rodzaje), 2 kawałki ciasta na osobę. świeże owoce (minimum trzy rodzaje) 1 owoc na osobę. 4

5 Kolacja dla 100 osób w formie szwedzkiego stołu. - zimna płyta (mięso, ryby) koreczki, przekąski, roladki rybne i mięsne, po 150 g każdego rodzaju na osobę. - wino półwytrawne, białe i czerwione, po 2 lampki dla każdego, (1 lampka- min 100 ml) - woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (100 %) po 0,25ml każdego rodzaju na osobę, - kawa, herbata po 1 filiżance dla każdej osoby. ( 1 filiżanka- ok. ok. 200 ml) Godziny organizacji przerwy kawowej oraz lunch i kolacja na konferencji zostaną ustalone przez Zamawiającego nie później niż na 6 dni przed rozpoczęciem konferencji. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania nieznacznych przesunięć przerw, w przypadku gdy będzie tego wymagał przebieg konferencji. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje menu nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji. W przypadku zaistnienia w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia okoliczności wskazujących na niewywiązywanie się przez firmę cateringową w należyty sposób z powierzonych jej zadań, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania zmiany sposobu realizacji tej części przedmiotu zamówienia bądź wymiany wybranej przez Wykonawcę firmy cateringowej. Koszty posiłków, dowozu cateringu, sprzętu, obsługi kelnerskiej ponosi Wykonawca. ad 3. część artystyczna Występ zespołu w składzie min. 7 wykonawców a cappella z gatunku vocal play, którego sensem jest imitacja instrumentów muzycznych z repertuarem własnym i coverowym. Godzina i miejsce wg uzgodnionego z Zamawiającym scenariusza. Łączny czas trwania: od minut Zespół musi wykazać się doświadczeniem podczas minimum 3 występów publicznych dla minimum 200 osób. 5