OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE I INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI

Transkrypt

1 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE I INNE SZCZEGÓLNE USŁUGI Znak sprawy: DZ /17 Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) , fax: (12) , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na obsługę konferencji GEOPETROL 2018, organizowanej przez INiG-PIB, w tym: świadczenie usług hotelarskich, w zakresie spotkań i konferencji polegających na rezerwacji i udostępnieniu sal konferencyjnych wraz z usługą gastronomiczną oraz zapewnieniem bazy noclegowej uczestnikom konferencji organizowanej w dniach września 2018 r. Obiekt (ośrodek wypoczynkowy lub hotel), zlokalizowany w miejscowości górskiej w rejonie Tatr w odległości do 110 km od Krakowa. TRYB POSTĘPOWANIA: Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest na podstawie, art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2017 r. poz. 1579). Do postępowania mają zastosowanie przepisy art. 138 o ustawy Pzp, w pozostałym zakresie zasady postępowania reguluje niniejsze Ogłoszenie o zamówieniu (dalej Ogłoszenie). OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU opublikowano: - na stronie internetowej Zamawiającego: Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (kod CPV): Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe. 1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług hotelarskich w zakresie spotkań i konferencji, polegających na udostępnieniu sal konferencyjnych (6 sal) wraz z usługą gastronomiczną oraz zapewnieniem bazy noclegowej dla uczestników Konferencji o przewidywanej ilości ok. 350 osób. Całość świadczonej usługi w jednym obiekcie. Zamawiający oczekuje udostępnienia obiektu wyłącznie dla gości Konferencji, rozumiane jako miejsce obrad uczestników Konferencji, miejsca odbywania się zaplanowanych przyjęć oraz część hotelu 1

2 przeznaczona na noclegi uczestników. Zamawiający nie wymaga całkowitego zamknięcia obiektu, a zwłaszcza zaprzestania jego działalności komercyjnej. Przedmiotem zamówienia jest również ewentualna organizacja wycieczek turystycznych w Tatry i rejon Podtatrza. Konferencja organizowana przez Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w dniach września 2018 r., w obiekcie (ośrodku wypoczynkowym, hotelu) w miejscowości górskiej zlokalizowanej w rejonie tatrzańskim w odległości do 110 km od Krakowa (licząc w linii prostej). Zamawiający zastrzega sobie prawo do obejrzenia obiektu przed dokonaniem wyboru, celem weryfikacji złożonych dokumentów. Zamawiający wymaga zapewnienia możliwości zabezpieczenia dodatkowo do ok. 40-u miejsc noclegowych w obiekcie położonym w bezpośrednim sąsiedztwie podstawowego ośrodka (odległość do 500 m.) o równorzędnych warunkach wyposażenia i standardu pokoju oraz o zbliżonej cenie. Plan Konferencji I dzień Konferencji przyjazdy gości (obiad), sala konferencyjna duża (na min. 200 os.)+ zabezpieczenie przekazu obrad na drugą salę dla pozostałych uczestników, od do ostatniego gościa sala bankietowa kolacja z zabawą taneczną. II dzień Konferencji sale konferencyjne (przerwy kawowe, obiad), od ok ognisko/sala, od do ostatniego gościa dyskoteka, III dzień Konferencji sale konferencyjne (przerwy kawowe, obiad), sala konferencyjna na ok. 200 os. + zabezpieczenie przekazu obrad na drugą salę dla pozostałych uczestników, od ok wieczór biesiadny, od do ostatniego gościa dyskoteka, IV dzień Konferencji wyjazd gości po śniadaniu. 2

3 1.1. Świadczenie usługi hotelarskiej polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sal konferencyjnych: wymagane sale konferencyjne: - dla ok. 350 osób (amfiteatralna o układzie krzeseł/foteli w systemie teatralnym/kinowym: rzędy miejsc skierowane do przodu, bez stołów między rzędami), wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy, tablica/flipchart, ekran), oraz kabiny do tłumaczenia symultanicznego. Dopuszcza się podział uczestników na dwie sale, z tym że w podstawowej musi się zmieścić minimum 200 osób, a w drugiej musi być zamontowany telebim-transmisja obrad. - pozostałe sale dostosowane do liczby uczestników w ilościach: 80 os., 50 os. x 2, 30 os. x w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery sal konferencyjnych wymagane jest zabezpieczenie powierzchni wystawienniczej o powierzchni ok. 25 m udostępnienie tablic posterowych w ilości ok. 25 szt o powierzchni ok. 45 m przygotowanie oprawy plastycznej polegającej na: dekoracji kwiatowej wewnątrz obiektu oraz wykonaniu tablic informacyjnych dot. Konferencji, wskazówek dojazdu i ich rozmieszczenie w obiekcie, przed obiektem i na drogach dojazdowych Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników Konferencji: W skład usługi wchodzą: cztery razy przerwy kawowe typu: kawa, herbata, woda mineralna, sok, galanteria cukiernicza (350 osób) trzy razy obiad dla ok. 350 osób zasiadany (w jednej turze), trzydaniowy: zupa + mięso gotowane lub smażone lub ryba + warzywa + deser + napoje. Obsługa kelnerska. Obiady winny być serwowane przez kelnerów do stolików. uroczysta kolacja z zabawą taneczną liczba osób przewidywana do korzystania z kolacji: 350 osób, wymagany rodzaj kolacji kolacja w formie stołu szwedzkiego: bufet ciepły i zimny, deser, napoje (bez ograniczeń), wielkość sali dostosowana do ilości uczestników zaproszonych na kolację (ok. 350 osób), obiekt zapewni oprawę muzyczną (w tym nagłośnienie i DJ), czas trwania kolacji od godz. ok do ostatniego gościa, termin kolacji: 1 dzień Konferencji. wieczór regionalny połączony z ogniskiem/inne: 3

4 liczba osób przewidywana do korzystania z wieczoru: ok. 300 osób, wymagany rodzaj kolacji na zewnątrz budynku (ognisko) z zapewnieniem miejsca siedzącego dla każdego z uczestników, wymagane - menu na ognisko, napoje (bez ograniczeń), piwo (1L/os), hotel zapewni oprawę muzyczną, czas trwania kolacji od godz. ok do 22.00, termin kolacji: 2 dzień Konferencji, W przypadku złych warunków atmosferycznych Wykonawca zapewni salę na organizację wieczoru, a menu pozostaje bez zmian. wieczór biesiadny program wieczoru przygotowuje Zamawiający liczba uczestników: ok. 300 osób, wymagany rodzaj kolacji zasiadany, sala dla ok. 300 os., bufet zimny i ciepły, napoje (bez ograniczeń), piwo (1L/os), Wykonawca zapewni salę i nagłośnienie oraz oprawę muzyczną, czas trwania wieczoru: od godz , termin: 3 dzień Konferencji. dyskoteki: wielkość sali dostosowana do ilości uczestników (do ok. 300 osób), obiekt zapewni oprawę muzyczną (nagłośnienie, DJ), czas trwania od godz. ok do ostatniego gościa, termin dyskoteki: 2 i 3 dzień Konferencji. Wymagane załączenie do oferty proponowanego szczegółowego menu: 1 propozycja menu przerwy kawowej, 4 propozycje zestawów obiadowych, uroczysta kolacja 2 propozycje menu, wieczór regionalny/ognisko 2 propozycje menu, wieczór biesiadny - 2 propozycje menu Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np.: napoje, słodycze firmowe). Zamawiający nie wyklucza uzupełnienia usługi gastronomicznej o napoje alkoholowe. Jeżeli w obiekcie oferowanym przez Wykonawcę istnieją ograniczenia w tym zakresie, bądź opłaty prosimy o podanie takiej informacji w ofercie Dokładny czas przerw oraz dokładna godzina rozpoczęcia kolacji, wieczoru regionalnego, wieczoru biesiadnego i dyskoteki do uzgodnienia z Zamawiającym Ostateczna liczba uczestników Konferencji oraz liczba osób korzystających z usługi hotelowej i gastronomicznej zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 10-u dni przed rozpoczęciem 4

5 Konferencji. Jednak Zamawiający dopuszcza bieżącą, niewielką korektę tej liczby (+/- 10%) - w porozumieniu z Wykonawcą, która może nastąpić w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi hotelowe i gastronomiczne odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z każdej usługi Świadczenie usługi hotelarskiej polegającej na zapewnieniu noclegów uczestnikom Konferencji: obiekt wyposażony w bazę noclegową: co najmniej pokoje 1-o i 2-u osobowe z łazienką (pełny węzeł sanitarny), TV, telefon, z możliwością zakwaterowania co najmniej 60 osób w pokojach jednoosobowych, a pozostali uczestnicy w pokojach wieloosobowych. W cenie noclegu zawarte jest śniadanie w formie bufetu szwedzkiego, możliwość parkowania samochodów uczestników Konferencji przy hotelu lub w jego pobliżu, możliwość wcześniejszej rezerwacji i udostępnienia ok. 10 pokoi w terminie od 16/ r. dla organizatorów Konferencji, W ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu (w tym pokoi), Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za wszystkie usługi świadczone dla uczestników Konferencji nastąpi na podstawie rzeczywistego stanu osób korzystających z usługi Świadczenie usługi polegającej na organizacji dla uczestników Konferencji wycieczek turystycznych w Tatry (w zależności od zgłoszeń uczestników Konferencji) tj. zapewnienie przewodnika i możliwości zakupu biletów przejazdowych koleją linową na Kasprowy Wierch (1/2 dnia), zapewnienie przewodnika i poprowadzenie grupy osób do Morskiego Oka (cały dzień), zabezpieczenie środka transportu dla ok. 40-u os. i przewodnika z j. rosyjskim na zwiedzanie miejscowości leżących na terenie Podtatrza (3 godz.). Ilość osób chętnych do skorzystania z wycieczek zostanie podana w trakcie trwania Konferencji. W przypadku braku chętnych wycieczki mogą nie dojść do skutku Termin realizacji: września 2018 r Miejsce realizacji usługi konferencyjnej, hotelowej i gastronomicznej: jeden obiekt zlokalizowany w miejscowości górskiej w rejonie Tatr w odległości do 110 km od Krakowa (licząc w linii prostej). 2. Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia. Zamawiający nie stawia Wykonawcom żadnych warunków udziału w niniejszym postępowaniu oraz nie określa żadnych podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 oraz art. 24 ust. 5 ustawy Pzp. 5

6 3. Wymagania i warunki, które zostaną wprowadzone do umowy: Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego ogłoszenia oraz danych zawartych w ofercie. Wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do Ogłoszenia. W przypadku wyboru przez Zamawiającego oferty założonej przez konsorcjum, Wykonawca tworzący konsorcjum zobowiązani będą, najpóźniej przed zawarciem umowy na wykonanie zamówienia, do przedłożenia umowy konsorcjum. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny lub unieważnić postępowanie. Zamawiający nie przewiduje innych możliwości zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty (z wyjątkiem przewidzianych w ogłoszeniu), na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 4. Sposób sporządzenia oferty. Oferta musi zawierać: Nazwę i adres Wykonawcy, Cenę oferty - w złotych polskich (PLN); Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w ogłoszeniu usługi. Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego opisanych w ogłoszeniu, przy założeniu uczestniczenia w Konferencji maksymalnej liczby uczestników (czyli 350 osób). Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrza obiektu (w tym pokoi), sali bankietowej i sali konferencyjnej, propozycje menu: 1 propozycja menu przerwy kawowej, 4 propozycje zestawów obiadowych, uroczysta kolacja 2 propozycje menu, wieczór regionalny-ognisko 2 propozycje menu, wieczór biesiadny - 2 propozycje menu. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby/osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. 6

7 Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 5. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: - cena ogółem brutto 70% Według kryterium cena oferty /z VAT/ łącznie cena najniższa Wc = x 70 cena przedstawiona w ofercie - ocena zaproponowanego menu -10% Oferta może uzyskać od każdego członka Komisji oceniającej oferty 10 punktów. Ocenę stanowić będzie średnia punktów otrzymanych od Członków Komisji. -ocena realizacji wymogów zawartych w pkt i % Oferta może uzyskać od każdego członka Komisji oceniającej oferty 20 punktów. Ocenę stanowić będzie średnia punktów otrzymanych od Członków Komisji. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 6. Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 29 września 2017r. do godz. 10:00 w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Oferta na obsługę konferencji GEOPETROL 2018, organizowanej przez INiG-PIB. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. 7

8 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w postaci elektronicznej oraz faksem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do uzupełnienia złożonej oferty o brakujące dokumenty oraz do wezwania do wyjaśnień w przypadku wątpliwości co do treści złożonej oferty. W obydwu przypadkach koszty przygotowania odpowiedzi ponosi Wykonawca. 8. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, Kraków lub pocztą elektroniczną: przetargi@inig.pl Wyjaśnienia udzielone przez Zamawiającego stanowią integralną część niniejszego ogłoszenia. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami Monika Stachnik, Elżbieta Turek, Tomasz Kusia od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, przetargi@inig.pl 9. Ogłoszenie wyników Ogłoszenie o wyniku postępowania zostanie opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego: Załączniki: Nr 1 Formularz ofertowy. Nr 2 Wzór umowy. Kraków, dnia 20 września 2017 r.... Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej 8

9 Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY na obsługę konferencji GEOPETROL 2018, organizowanej przez INiG-PIB, w tym: świadczenie usług hotelarskich, w zakresie spotkań i konferencji polegających na rezerwacji i udostępnieniu sal konferencyjnych wraz z usługą gastronomiczną oraz zapewnieniem bazy noclegowej uczestnikom Konferencji organizowanej w dniach września 2018 r. Obiekt (ośrodek wypoczynkowy lub hotel), zlokalizowany w miejscowości górskiej w rejonie Tatr w odległości do 110 km od Krakowa. DANE DOTYCZĄCE WYKONAWCY Nazwa:... Siedziba:... Nr telefonu:... Nr faksu:. Adres . Nr NIP:... Oferujemy realizację przedmiotu zamówienia, na warunkach opisanych w Ogłoszeniu: Proponowany obiekt:.. 1. Cena brutto za świadczenie usługi gastronomicznej cztery przerwy kawowe typu: kawa, herbata, woda mineralna, sok, galanteria cukiernicza za 1 osobę: 2. Łączna cena brutto cztery przerwy kawowe typu: kawa, herbata, woda mineralna, sok, galanteria cukiernicza za 350 osób: 3. Cena brutto trzy razy obiad zasiadany (w jednej turze), trzydaniowy: zupa + mięso gotowane lub smażone lub ryba + warzywa + deser + napoje; obsługa kelnerska - za 1 osobę 4. Łączna cena brutto trzy razy obiad zasiadany (w jednej turze), trzydaniowy: zupa + mięso gotowane lub smażone lub ryba + warzywa + deser + napoje; obsługa kelnerska - za 350 osób 5. Rezerwacja i udostępnienie 6 sal konferencyjnych, wraz z zabezpieczeniem powierzchni wystawienniczej o powierzchni ok. 25 m 2, udostępnieniem tablic posterowych w ilości ok. 25 szt. o powierzchni ok. 45 m 2 oraz przygotowaniem oprawy plastycznej polegającej na: dekoracji kwiatowej wewnątrz obiektu oraz wykonaniu tablic informacyjnych dot. Konferencji, wskazówek dojazdu i ich rozmieszczenie w obiekcie, przed obiektem i na drogach dojazdowych: 9

10 - dla ok. 350 osób (amfiteatralna), wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy, tablica/flipchart, ekran) oraz kabiny do tłumaczenia symultanicznego. Dopuszcza się podział uczestników na dwie sale, z tym że w podstawowej musi się zmieścić ok. 200-u os. a w 2-ej musi być zamontowany telebim. - pozostałe sale dostosowane do liczby uczestników w ilościach: 80 os., 50 os. x 2, 30 os. x 2 Łączna cena brutto za wynajem 6 sal w dniach września 2018r. 6. Cena brutto - uroczysta kolacja z zabawą taneczną, w formie stołu szwedzkiego: bufet ciepły i zimny, deser, napoje (bez ograniczeń), z oprawą muzyczną (w tym nagłośnienie i DJ). Czas trwania kolacji od godz. ok do ostatniego gościa, termin: 1 dzień Konferencji za 1 osobę 7. Łączna cena brutto - uroczysta kolacja zasiadana z zabawą taneczną uroczysta kolacja z zabawą taneczną dla ok. 350 osób, w formie stołu szwedzkiego: bufet ciepły i zimny, deser, napoje (bez ograniczeń), z oprawą muzyczną (w tym nagłośnienie i DJ). Czas trwania kolacji od godz. ok do ostatniego gościa, termin: 1 dzień Konferencji - za 350 osób 8. Cena brutto - wieczór regionalny połączony z ogniskiem: na zewnątrz budynku (ognisko), Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla wszystkich uczestników, wymagane są menu na ognisko, napoje (bez ograniczeń), piwo (1l/os), z oprawą muzyczną, czas trwania kolacji od godz. ok , termin: 2 dzień Konferencji za 1 osobę 9. Łączna cena brutto - wieczór regionalny połączony z ogniskiem: na zewnątrz budynku (ognisko), Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla wszystkich uczestników, wymagane są menu na ognisko, napoje (bez ograniczeń), piwo (1l/os); z oprawą muzyczną, czas trwania kolacji od godz. ok , termin: 2 dzień Konferencji za 300 osób W przypadku złych warunków atmosferycznych Wykonawca zapewni salę na organizację wieczoru, a menu pozostaje bez zmian. 10. Cena brutto - wieczór biesiadny zasiadany, bufet zimny i ciepły, napoje (bez ograniczeń), piwo (1l/os.), nagłośnienie, czas trwania wieczoru: od godz , za 1 osobę 11. Łączna cena brutto - wieczór biesiadny zasiadany, bufet zimny i ciepły, napoje (bez ograniczeń), piwo (1l/os.), nagłośnienie, czas trwania wieczoru: od godz , za 300 osób 10

11 12. Łączna cena brutto dyskoteki (2 dni): wielkość sali dostosowana do ilości uczestników (do ok. 300 osób), obiekt zapewni oprawę muzyczną (nagłośnienie, DJ), czas trwania od godz. ok do ostatniego gościa, termin dyskoteki: 2 i 3 dzień Konferencji 13. Cena brutto 1 doby noclegu Cena brutto za 1 pokój jednoosobowy ze śniadaniem Cena brutto za 1 pokój dwuosobowy (typu twin) ze śniadaniem 14. Łączna cena brutto za korzystanie z bazy noclegowej w terminie września 2018r.: a) Cena brutto za pokój jednoosobowy ze śniadaniem x 60 pokoi: b) Cena brutto za pokój dwuosobowy (typu twin) ze śniadaniem x 145 pokoi: Łączna cena brutto za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia:* zł/ słownie:.... * należy zsumować punkt 2, 4, 5, 7, 9, 11, 12, oraz 14a, b (z uwzględnieniem ilości dób hotelowych) 15. Część informacyjna oferty: I. Organizacja dla uczestników Konferencji wycieczek turystycznych w Tatry tj. zapewnienie przewodnika i możliwości zakupu na miejscu biletów przejazdowych koleją linową na Kasprowy Wierch (1/2 dnia): - koszt przewodnika:. - cena biletu koleją linową na Kasprowy Wierch:.. - koszt transportu: zapewnienie przewodnika i poprowadzenie grupy osób do Morskiego Oka (cały dzień): - koszt przewodnika:. - koszt transportu: zabezpieczenie środka transportu dla ok. 40-u os. i przewodnika z j. rosyjskim na zwiedzanie miejscowości leżących na terenie Podtatrza (3 godz.):... zł 11

12 II. Cena za parking:. III. Cena pokoi innych niż wskazane w pkt. 13 (innych niż jedno- i dwuosobowe) max do 4-os. Cena doby ze śniadaniem za 1 pokój 3-os.:... Cena doby ze śniadaniem za 1 pokój 4-os.:... W przypadku, gdy Wykonawca dysponuje tylko pokojami jedno- i dwuosobowymi powyższe pola pozostawić puste. IV. Obiekt dodatkowy: Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia możliwości zabezpieczenia dodatkowo do ok. 40-u miejsc noclegowych w obiekcie położonym w bezpośrednim sąsiedztwie podstawowego ośrodka (odległość do 500 m.) o równorzędnych warunkach wyposażenia i standardu pokoju oraz o zbliżonej cenie. Nazwa i adres obiektu: Termin realizacji zamówienia: września 2018r. 17. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy (z wyjątkami wskazanymi w Ogłoszeniu). 18. Zamawiający zastrzega sobie prawo do obejrzenia oferowanego obiektu przed dokonaniem wyboru. 19. Wykonawca zapewni możliwość zarezerwowania i udostępnienia do 10 pokoi dla organizatorów 16/ r. 20. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np.: słodycze firmowe, napoje). 21. Dokładny czas przerw oraz dokładna godzina rozpoczęcia kolacji, wieczoru regionalnego, wieczoru biesiadnego i dyskoteki do uzgodnienia z Zamawiającym. 22. Ostateczna liczba uczestników Konferencji oraz liczba osób korzystających z bazy noclegowej zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 10-u dni przed rozpoczęciem Konferencji. 23. Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników Konferencji. Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu (w tym pokoi), sali bankietowej i sal konferencyjnych proponowane menu:1 propozycja menu przerwy kawowej, 4 propozycje zestawów obiadowych, uroczysta kolacja-2 propozycje menu, wieczór regionalny-ognisko - 2 propozycje menu, wieczór biesiadny - 2 propozycje menu.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 12

13 WZÓR UMOWY Nr DZ /17 Załącznik nr 2 zawarta w dniu r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie (31-503), ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS , NIP: , reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską zwanym w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowaną w NIP:...reprezentowaną przez: zwaną w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony, wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr sprawy DZ /17, w trybie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi na podstawie art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych j.t.: DZ. U. z 2017 r., poz. 1579; zwani w dalszej części łącznie "Stronami". Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usług hotelarskich, w zakresie spotkań i konferencji polegających na rezerwacji i udostępnieniu sal konferencyjnych wraz z usługą gastronomiczną oraz zapewnieniem bazy noclegowej uczestnikom konferencji GEOPETROL 2018, organizowanej przez INiG-PIB w dniach września 2018 r. Obiekt (ośrodek wypoczynkowy lub hotel), zlokalizowany w miejscowości górskiej w rejonie Tatr w odległości do 110 km od Krakowa; - na warunkach określonych w Ogłoszeniu oraz w złożonej ofercie, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy. 13

14 Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia bazy noclegowej dla 350 osób w obiekcie, z możliwością zakwaterowania co najmniej 60 osób w pokojach jednoosobowych Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi... zł, (słownie:...) i zawiera podatek VAT. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust Kwota do wypłaty zostanie ostatecznie ustalona na podstawie rozliczenia według faktycznej liczby osób, która korzystała ze świadczonych usług. 5. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT. 6. Zamawiający dopuszcza wypłatę zaliczki przed realizacją przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszej umowie, w wysokości do 20% ceny. 3 Wykonawca gwarantuje niezmienność cen, jak i warunków socjalno-bytowych uczestników Konferencji, przez cały okres Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy w wysokości 10% ceny określonej w 2 ust. 2; b) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny określonej w 2 ust. 2; c) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy w wysokości 1% ceny określonej w 2 ust Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne z tytułu nieuzasadnionego odstąpienia od umowy w wysokości 10% ceny określonej w 2 ust W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 4. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary. 14

15 5 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 15