SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Znak sprawy: DZ /14 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) , fax: (12) , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym na obsługę Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2015 Nowoczesne środki smarowe do specjalistycznych zastosowań w urządzeniach przemysłowych, transporcie i komunikacji, organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach maja 2015 r. Obsługa ww. Konferencji obejmować będzie świadczenie usług hotelarskich, w zakresie spotkań i konferencji polegających na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej, zapewnienie usługi gastronomicznej oraz bazy noclegowej uczestnikom, w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdki, zlokalizowanym w miejscowości górskiej i/lub uzdrowiskowej, w odległości do 300 km od Krakowa. TRYB POSTĘPOWANIA: przetarg nieograniczony o wartości poniżej euro, szacowania dokonano zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp) - j.t.: Dz. U. z 2013r., Poz. 907 z późn. zm. - art. 39 w nawiązaniu z art. 5 Pzp. PRZETARG OGŁOSZONO: - w Biuletynie Zamówień Publicznych na stronie portalu UZP: - na stronie internetowej Zamawiającego, - na tablicy w siedzibie Zamawiającego. DANE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA: Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i Konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe 1

2 1. Opis przedmiotu zamówienia warunki i wymagania Świadczenie usług w zakresie spotkań i konferencji, polegających na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną oraz zapewnieniem bazy noclegowej dla uczestników Konferencji o przewidywanej ilości nie mniej niż 60 nie więcej niż 100 osób. Całość świadczonej usługi w jednym kompleksie hotelowym, o standardzie co najmniej 3 gwiazdek, zlokalizowanym w miejscowości górskiej i/lub uzdrowiskowej w odległości do 300 km od Krakowa (zakwaterowanie wszystkich uczestników, posiłki oraz sale konferencyjne w jednym budynku, wieczór regionalny oraz atrakcje dodatkowe na zewnątrz mogą się odbywać w miejscach oddalonych od hotelu maksymalnie o 200 m). Konferencja organizowana przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniach maja 2015 r Świadczenie usługi polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sal konferencyjnych: wymagana sala konferencyjna dla 100 osób, z indywidualną klimatyzacją. Wymagane ustawienie krzeseł: teatralne, z możliwością adaptacji do szkolnego. Sala wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: laptop z myszką, nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy min. 4 szt. (z zabezpieczoną ilością baterii dla dwóch mikrofonów), wskaźnik laserowy min. 2 szt., tablica / flipchart, ekran).wykonawca zapewni obsługę techniczną mediów audiowizualnych, dyspozycyjną w trakcie trwania całej konferencji Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce, w którym zostanie zorganizowana recepcja na potrzeby Konferencji (na okres trwania całej Konferencji), wyposażoną w stoliki i krzesła W bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej musi znajdować się powierzchnia umożliwiającą rozstawienie materiałów reklamowych (roll upy, ścianki prezentacyjne, foldery, ulotki itp.), którą Wykonawca nieodpłatnie udostępni Zamawiającemu Wykonawca zapewni uczestnikom Konferencji kabiny do tłumaczeń symultanicznych oraz słuchawki dla uczestników Konferencji (do 100 osób). W przypadku, jeśli Zamawiający we własnym zakresie zorganizuje kabiny, na sali konferencyjnej musi zostać wydzielone miejsce do ich nieodpłatnego ustawienia Wykonawca będzie zobowiązany do nieodpłatnego udostępnienia dwóch pomieszczeń przystosowanych do prowadzenia rozmów biznesowych podczas trwania Konferencji. Do oferty należy załączyć zdjęcia pomieszczeń 2

3 1.2. Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników Konferencji o przewidywanej ilości nie mniej niż 60 nie więcej niż 100 osób: poczęstunek na powitanie gości (pierwszego dnia Konferencji r.) kawa, herbata, woda mineralna, galanteria cukiernicza, przekąski wytrawne (słone), w cenie/1 uczestnika nie większej niż 15 PLN brutto - w ofercie należy przedstawić 2 propozycje; cztery przerwy kawowe (jedna przerwa r., dwie przerwy r., jedna przerwa r.) kawa, herbata, woda mineralna, soki, galanteria cukiernicza, w tym desery serwowane w naczyniach jednoporcjowych, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 20 PLN brutto - w ofercie należy przedstawić 6 propozycji; lunch, podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco (trzy razy): r. trzydaniowy - zupa + danie główne (po dwa rodzaje mięs, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). W ofercie po 3 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 lunch nie większej niż 60 PLN brutto r. trzydaniowy - zupa + danie główne (po dwa rodzaje mięs, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). W ofercie po 3 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 lunch nie większej niż 60 PLN brutto r. trzydaniowy - zupa + danie główne (po dwa rodzaje dań jarskich i rybnych, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). W ofercie po 3 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 lunch nie większej niż 60 PLN brutto wieczór I termin: r. kolacja przy muzyce, a następnie dyskoteka z dodatkowymi atrakcjami A. regionalna kolacja przy muzyce (pierwsza część wieczoru) przewidywana liczba osób: nie więcej niż 100, czas trwania kolacji od godz. ok do 22.00, kolacja przy muzyce zostanie zorganizowana w lokalu stylizowanym na góralską karczmę, oddalonym od hotelu nie więcej niż 200 m, 3

4 podczas kolacji Wykonawca zapewni oprawę muzyczną dopasowaną do jej charakteru w ofercie 2 propozycje kapeli oraz 2 propozycje DJ, wymagany rodzaj kolacji kolacja zasiadana, dania serwowane - w ofercie po 3 propozycje zestawów dań regionalnych: zupa + danie główne + deser + napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki + stół z wyrobami regionalnymi, dostosowanymi do charakteru wieczoru + 3 propozycje alkoholu dopasowanego do charakteru kolacji. B. dyskoteka z dodatkowymi atrakcjami (druga część wieczoru) przewidywana liczba osób: nie więcej niż 100 czas trwania kolacji od godz do ostatniego gościa dyskoteka zostanie zorganizowana w obiekcie innym niż ten, w którym odbyła się kolacja przy muzyce; obiekt nie może być oddalony od hotelu więcej niż 200 m, druga część wieczoru będzie w całości świadczona w tym samym miejscu (dyskoteka, usługa gastronomiczna i dodatkowe atrakcje), napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki, ciasta i galanteria cukiernicza, w tym desery jednoporcjowe - co najmniej 3 rodzaje i owoce, bez ograniczeń, zimna płyta/szwedzki stół serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania dyskoteki, 3 propozycje zestawów, sala taneczna do 100 osób, z miejscem dla DJ/zespołu (około 4-6 m 2 ), podczas dyskoteki Wykonawca zapewni oprawę muzyczną w ofercie 2 propozycje DJ, Cena za udział w całym wieczorze regionalnym (kolacja przy muzyce i dyskoteka) w cenie/1 uczestnika nie większej niż 110 PLN brutto. C. atrakcje dodatkowe 6 propozycji atrakcji integracyjnych/zespołowych - 3 propozycje atrakcji odbywających się wewnątrz obiektu + 3 propozycje atrakcji odbywających się na wolnym powietrzu, w cenie PLN brutto, PLN brutto, PLN brutto. W ramach dodatkowych atrakcji zespołowych/integracyjnych Wykonawca zapewni nagrody dla zdobywców 3 pierwszych miejsc, a dla pozostałych uczestników dyplomy 3 propozycje nagród, dostęp do baru dla gości Konferencji (płatne przez gości Konferencji, bar czynny do ostatniego gościa. 4

5 wieczór II - uroczysta kolacja z zabawą taneczną: termin: r czas trwania kolacji od godz. ok do ostatniego gościa przewidywana liczba osób: nie więcej niż 100 układ stolików bankietowy wymagany rodzaj kolacji kolacja zasiadana, dania serwowane, w cenie / 1 uczestnika nie większej niż 130 PLN brutto - w ofercie po 3 propozycje zestawów: - przystawka + zupa + danie główne - deser - wino białe lub czerwone (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L) - napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki - ciasta i galanteria cukiernicza, w tym desery jednoporcjowe - co najmniej 3 rodzaje i owoce, ustawione na stołach, bez ograniczeń, serwowane w sposób ciągły, - bufet zimny i ciepły, serwowany w sposób ciągły, przez cały czas trwania uroczystej kolacji po 3 propozycje zestawów bufetu, sala taneczna do 100 osób, z miejscem dla DJ/zespołu (około 4-6 m 2 ), znajdująca się obok sali, w której będzie serwowana uroczysta kolacja, podczas kolacji Wykonawca zapewni oprawę muzyczną dopasowaną do jej charakteru w ofercie 2 propozycje DJ, atrakcje dodatkowe, dopasowane do charakteru uroczystej kolacji - (3 propozycje atrakcji odbywających się wewnątrz obiektu), w cenie PLN brutto, PLN brutto, PLN brutto, dostęp do baru dla gości Konferencji (płatne przez gości Konferencji). UWAGA: Catering oraz przerwy kawowe zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Przerwy kawowe serwowane w sposób ciągły, również w czasie trwania wszystkich sesji. Kawa serwowana z ekspresów ciśnieniowych (min. 2 ekspresy). Dla uczestników Konferencji napoje bez ograniczeń (w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki), w tym dla prowadzących rozmowy biznesowe zapewniona obsługa kelnerska. Dla prelegentów woda na sali konferencyjnej serwowana w sposób ciągły. Zamawiający zastrzega sobie prawo do serwowania własnego poczęstunku firmowego w czasie trwania konferencji. 5

6 Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród zaproponowanych atrakcji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród proponowanych opraw muzycznych. Wykonawca zapewni drobną obsługę poligraficzną. Zamawiający nie pokrywa kosztów zamówień składanych do pokoi przez uczestników Konferencji. Wykonawca może rozszerzyć ofertę o dodatkowe propozycje atrakcji oraz menu w ramach oferowanej ceny. Zamawiający, uwzględniając panujące w dniu warunki atmosferyczne, zastrzega sobie prawo ostatecznego wyboru proponowanych atrakcji na 1 dzień przed planowanym wydarzeniem. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. Każda przerwa kawowa nie powinna trwać krócej niż 30 minut. Dokładny czas przerw kawowych do uzgodnienia z Zamawiającym Świadczenie usługi hotelarskiej polegającej na zapewnieniu noclegów uczestnikom Konferencji: Oferowany hotel o standardzie min. 3 gwiazdki musi być wyposażony w bazę noclegową: pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), do jednoosobowego wykorzystania, TV, telefon, ze śniadaniem, dla nie mniej niż 60 nie więcej niż 100 osób Wykonawca zapewni możliwość parkowania samochodów uczestników Konferencji przy hotelu lub w jego pobliżu (bezpłatny, monitorowany parking, oddalony maksymalnie o 100 m od hotelu, minimum 60 miejsc) Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnego korzystania z dodatkowych atrakcji hotelu (wybrane elementy infrastruktury obiektu) przez uczestników Konferencji (należy wymienić bezpłatne atrakcje) Wykonawca zapewni możliwość odpłatnego korzystania z infrastruktury wewnętrznej i zewnętrznej obiektu (należy wymienić odpłatne atrakcje wraz z cennikiem dla gości Konferencji) Wykonawca zapewni 5 pokoi do jednoosobowego wykorzystania dla organizatorów Konferencji (w terminie 26/ ), cenę pokoi należy doliczyć, jako cenę składową oferty Zameldowanie uczestników Konferencji w dniu 27 maja 2015 od godziny 10:00 oraz wymeldowanie w dniu 29 maja 2015 r. do godziny 15:00. Ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 25 maja 2015r. 6

7 Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi, w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie do 25 maja 2015r. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie do 25 maja 2015r., zgodnie ze złożoną ofertą i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki VAT. Płatność faktury nastąpi w terminie do 14 dni od daty jej wpłynięcia do siedziby Zamawiającego, przelewem na konto wskazane na fakturze. Przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem spełnienia wymagań zawartych w SIWZ. Termin realizacji: 27 maja 29 maja 2015r. Ramowy program Konferencji Środki Smarowe 2015 : dzień 1 ( r.) 10:00 Rejestracja uczestników 10:00 Poczęstunek powitalny 13:00 14:00 Lunch 14:00 18:00 Sesja I 16:00 Przerwa kawowa 19:00 22:00 wieczór regionalny 22:00 do ostatniego gościa dyskoteka, dodatkowe atrakcje dzień 2 ( r.) 7:00 9:00 Śniadanie 9:00 13:00 Sesja II 11:00 Przerwa kawowa 13:00 14:00 Lunch 15:00 18:00 Sesja III 16:00 Przerwa kawowa 19:00 - do ostatniego gościa uroczysta kolacja, dodatkowe atrakcje. 7

8 dzień 3 ( r.) 7:00 9:00 Śniadanie 9:00 13:00 Sesja IV 11:00 Przerwa kawowa 13:00 14:00 Lunch do 15:00 wymeldowanie. 2. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje: Zawarcia umowy ramowej, Ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, Wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, Wniesienia wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 6. Warunki wymagane od Wykonawców O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz spełniają warunki określone w niniejszej specyfikacji. Ofertę należy sporządzić na piśmie, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. Oferta ma być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Oferta oraz składane wraz z ofertą dokumenty muszą być złożone w języku polskim, z wyjątkiem prospektów, folderów i innych materiałów Wykonawcy. Wymogu języka polskiego nie będą naruszać podane w ofercie i dokumentach składanych wraz z ofertą nazwy własne. Jako opis obiektu hotelu uznane będą prospekty, katalogi i inne materiały Wykonawcy, jeżeli zostaną złożone wraz z ofertą. Będą one traktowane jako załączniki do oferty. Treść oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 8

9 7. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: - spełnią warunki dotyczące (art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych): posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają wiedzę i doświadczenie; dysponują odpowiednim potencjałem technicznym, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; - nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Prawa zamówień publicznych. 8. Dokumenty wymagane: A. W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca składa następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 1a do SIWZ. B. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy składają następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy, o braku podstaw do wykluczenia na podst. art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 1b do SIWZ; aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej: oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych załącznik nr 1c do SIWZ. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa wyżej składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji 9

10 ani nie ogłoszono upadłości. Za aktualne w rozumieniu niniejszego punktu uznaje się dokumenty wystawione lub sporządzone z datą nie wcześniejszą niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się powyższych dokumentów, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Wyżej wymienione oświadczenia i dokumenty sporządzone w języku obcym należy przedstawić wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. C. W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Wykonawcy składają następujące dokumenty: opis obiektu - zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu (w tym pokoi, sali konferencyjnej, salek przeznaczonych na rozmowy biznesowe, otoczenia zewnętrznego) proponowane szczegółowe menu szczegółowy opis dodatkowych atrakcji dla wieczoru I i II opis nagród za zajęcie 3 pierwszych miejsc opis oprawy muzycznej podczas: wieczoru regionalnego, dyskoteki i uroczystej kolacji (załączyć linki, płyty DEMO, które umożliwią zapoznanie się z ofertą). opis infrastruktury wewnętrznej i zewnętrznej obiektu, z której mogą korzystać uczestnicy Konferencji (odpłatnie/nieodpłatnie). Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawców będzie dokonana w oparciu o kompletność i prawidłowość złożonych oświadczeń i dokumentów, jakich żąda Zamawiający i zostanie dokonana na podstawie treści tych dokumentów według formuły (spełnia/nie spełnia). Oświadczenia i dokumenty będą badane pod względem formalnoprawnym, pod względem ich aktualności, a także czy informacje w nich zawarte potwierdzają spełnienie wymagań Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca w złożonej ofercie podaje informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U Nr 47, poz. 211 z późn. zm) dalej ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - i chce, 10

11 aby wskazane informacje nie podlegały ujawnieniu osobom trzecim, powinien co do tych informacji złożyć oświadczenie o ich zastrzeżeniu jako informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie Wykonawcy nie może dotyczyć informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jak też dotyczyć nazwy Wykonawcy (firmy), jego adresu, oraz oferowanej ceny. Jeżeli oferta, zawiera informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa zaleca się aby informację te zostały umieszczone w osobnym opakowaniu (kopercie) zatytułowanej Informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa. Oświadczenie o zastrzeżeniu informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa należy załączyć do oferty. Wszystkie wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność przez osobę / osoby uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem "za zgodność z oryginałem". Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu. W przypadku podpisywania oferty lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumencie rejestracyjnym Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym zamówieniu. 9. Sposób sporządzenia oferty i obliczenia ceny. Oferta musi zawierać: nazwę i adres Wykonawcy, cenę oferty brutto, - Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN). - Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w SIWZ usługi. - Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego. - Do porównania cen w ofertach przyjmuje się cenę brutto. - Wykonawca zagraniczny, którego dotyczą przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami) dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dalej zwane przepisami w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów - kalkuluje cenę oferty bez uwzględnienia w niej kwoty należnego w Polsce podatku VAT (konsekwencja wynikająca z konieczności uwzględnienia przez Zamawiającego art. 91 ust. 3 ustawy PZP). 11

12 - Do celów porównania ofert Wykonawców zagranicznych z ofertami Wykonawców krajowych, Zamawiający doliczy do ceny ofertowej netto złożonej przez Wykonawcę zagranicznego kwotę należnego obciążającego Zamawiającego z tytułu realizacji umowy podatku od towarów i usług (VAT). - Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Wyszczególnienie wymagań określonych w SIWZ przez Zamawiającego. Wszystkie wymagane dokumenty (pkt 8 SIWZ). Formularz ofertowy stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Oferta wraz z załącznikami musi być zgodna zarówno w sposobie jej sporządzenia, jak i zawartości merytorycznej i treści z ustawą PZP i ze wszystkimi postanowieniami niniejszej SIWZ. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom określonym w SIWZ. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 10. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: - cena oferty brutto - 45% (cena obejmująca całość wyspecyfikowanego zamówienia bez oprawy muzycznej i dodatkowych atrakcji) Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: cena minimalna (najniższa) Wc = x 45 cena przedstawiona w ofercie ocena obiektu - 30 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. 12

13 Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 30%. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - wielkość i funkcjonalność obiektu - funkcjonalność i estetyka sal konferencyjnych - funkcjonalność i estetyka pokoi hotelowych - infrastruktura wewnętrzna i zewnętrzna obiektu, z której mogą korzystać uczestnicy Konferencji (odpłatnie/nieodpłatnie) - lokalizacja obiektu - parking - otoczenie - ocena zaproponowanego menu - 10 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 10%. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - dopasowanie rodzaju menu do charakteru imprez - zróżnicowanie proponowanego menu - ewentualne zaoferowanie dodatkowych pozycji poza wymagane przez Zamawiającego ocena zaproponowanych atrakcji podczas wieczoru I - 5 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 5 %. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - atrakcyjność propozycji - dopasowanie rodzaju atrakcji do charakteru imprezy ocena zaproponowanych atrakcji podczas wieczoru II - uroczystej kolacji - 5 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 5 %. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: 13

14 - atrakcyjność propozycji - dopasowanie rodzaju atrakcji do charakteru imprezy - atrakcyjność nagród - ocena oprawy muzycznej 5 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 5 %. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - atrakcyjność propozycji - dopasowanie rodzaju oprawy muzycznej do charakteru imprezy Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 11. Wymagany termin realizacji zamówienia: maj 2015 r. 12. Termin związania ofertą 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 13. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia r. do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej: napisem Przetarg nieograniczony DZ /14 na obsługę Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2015 Nowoczesne środki smarowe do specjalistycznych zastosowań w urządzeniach przemysłowych, transporcie i komunikacji, organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach maja 2015 r. Obsługa ww. Konferencji obejmować będzie świadczenie usług hotelarskich, w zakresie spotkań i Konferencji polegających na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej, zapewnienie usługi gastronomicznej oraz bazy noclegowej uczestnikom w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdki, zlokalizowanym w miejscowości górskiej i/lub uzdrowiskowej w odległości do 300 km od Krakowa. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 14

15 14. Miejsce i termin otwarcia ofert Otwarcie ofert nastąpi dnia r o godz w siedzibie Instytutu, I p, pok Porozumiewanie się z Wykonawcami Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, Kraków lub fax lub pocztą elektroniczną (office@inig.pl) Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza otrzymanie pism faksem lub drogą elektroniczną. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami - w zakresie spraw organizacji Konferencji: Magdalena Żółty od poniedziałku - do piątku. w godz. 8:00-14:00, zolty@inig.pl w sprawach proceduralnych: Monika Stachnik tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax. 12/ , stachnik@inig.pl ; Elżbieta Turek tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-13:00, fax. 12/ , e- mail: turek@inig.pl ; Magdalena Szymanik - tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-12:00, fax. 12/ , szymanik@inig.pl ; Tomasz Kusia tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax. 12/ , e- mail: kusia@inig.pl Zamawiający udzieli niezwłocznie odpowiedzi wszystkim Wykonawcom, zgodnie z art. 38 ustawy Pzp, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Zamawiający nie przewiduje zorganizowania zebrania z Wykonawcami. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy wpisać znak postępowania: DZ /14 Zgodnie z brzmieniem art. 27 ustawy Prawo zamówień publicznych w niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują sobie 15

16 pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, na adres wskazany powyżej. Zamawiający nie udzieli żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Zamawiającego zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemnego trybu postępowania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wprowadzone w ten sposób modyfikacje, zmiany lub uzupełnienia zostaną zamieszczone na stronie internetowej Wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów, jak również pytania Wykonawców wraz z wyjaśnieniami stają się integralną częścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będą wiążące przy składaniu ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert, jeżeli będzie to niezbędne dla wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji, Zamawiający zawiadomi na stronie internetowej. Wszelkie prawa i zobowiązania Wykonawców odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi. 16. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę Zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt. 2 ustawy PZP Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183, w terminie: nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty ( ) Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszej specyfikacji oraz danych i cen zawartych w ofercie - wzór umowy stanowi załącznik nr Środki ochrony prawnej Wobec treści ogłoszenia Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. Zakres czynności na jakie dopuszczalne jest wniesienie odwołania określają zapisy art. 180 PZP. 18. Ogłoszenia wyników przetargu Wyniki postępowania zostaną ogłoszone zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych - wszyscy Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu o zamówienie publiczne zostaną powiadomieni w formie pisemnej, na stronie internetowej INiG oraz w miejscu publicznie 16

17 dostępnym. 19. Załączniki do SIWZ Nr 1a Oświadczenie na podst. art. 22 ust.1 Nr 1b Oświadczenie na podst. art. 24 ust.1 Nr 1c Oświadczenie na podst. art. 24 ust.2 pkt 5 Nr 2 Formularz cenowy Nr 3 Wzór umowy Nr 4 Formularz proponowanego menu... zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, dnia 08 września 2014r. 17

18 (Pieczęć Wykonawcy) Załącznik nr 1a do SIWZ OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘOWANIU NA PODSTAWIE ART. 22 UST. 1 USTAWY O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: Oświadczam, że: spełniamy wszystkie warunki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych, tj. spełniamy warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 18

19 Załącznik nr 1b do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na : Oświadczam, że brak jest podstaw do wykluczenia nas z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 19

20 (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 2 PKT. 5 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu na: informujemy, że nie należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.).* należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), i w załączeniu przedkładamy listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.* Miejscowość..., dnia r. * niepotrzebne skreślić... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 20

21 Załącznik nr 2 do SIWZ FORMULARZ OFERTOWY (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę na oferujmy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w SIWZ na następujących warunkach: 1. Rezerwacja i udostępnienie sali konferencyjnej na 100 osób z indywidualną klimatyzacją wyposażonej w podstawowe media audiowizualne (m.in.: laptop z myszką, nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy min. 4 szt., wskaźnik laserowy min. 2 szt., tablica / flipchart, ekran) wraz z zapewnioną osobą obecną na sali konferencyjnej do obsługi mediów audiowizualnych podczas trwania Konferencji. Wielkość sali dostosowana do liczby uczestników Konferencji (ustawienie krzeseł: teatralne z możliwością adaptacji do szkolnego). W ramach tej ceny Wykonawca będzie również zobowiązany do nieodpłatnego udostępnienia dwóch pomieszczeń przystosowanych do prowadzenia rozmów biznesowych podczas trwania Konferencji Cena netto za wynajem sali w dniach maj 2015r.:... zł /słownie: Cena łączna za udostępnienie wyposażenia do tłumaczenia symultanicznego podczas konferencji: dwie kabiny + słuchawki do 100 osób:... zł /słownie: Cena netto za świadczenie usługi gastronomicznej poczęstunku powitalnego typu: kawa, herbata, woda mineralna, galanteria cukiernicza, przekąski wytrawne (słone) za 1 osobę... zł /słownie: Łączna cena netto poczęstunku powitalnego za 100 osób:... zł /słownie:... 21

22 5. Cena netto za świadczenie usługi gastronomicznej cztery przerwy kawowe typu: kawa, herbata, woda mineralna, soki, galanteria cukiernicza, w tym desery serwowane w naczyniach jednoporcjowych za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto cztery przerwy kawowe za 100 osób:... zł /słownie: Cena netto trzy razy lunch podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco,: zupa + danie główne (po dwa rodzaje mięs, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto trzy razy lunch zasiadany za 100 osób:... zł /słownie: Cena netto - regionalna kolacja przy muzyce, kolacja zasiadana, dania serwowane: zupa + danie główne + deser + napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki + stół z wyrobami regionalnymi, dostosowanymi do charakteru wieczoru + alkohol dostosowany do charakteru kolacji Cena za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto - regionalna kolacja przy muzyce za 100 osób:... zł /słownie: Cena netto oprawy muzycznej regionalnej kolacji przy muzyce: Kapela A... zł / B... zł DJ A... zł / B... zł 12. Cena netto usługi gastronomicznej na dyskotece: zimna płyta/szwedzki stół, kawa, herbata, woda mineralna, soki, galanteria cukiernicza, w tym desery serwowane w naczyniach jednoporcjowych Cena za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto za usługę gastronomiczna na dyskotece za 100 osób:... zł /słownie:... 22

23 14. Cena netto oprawy muzycznej podczas dyskoteki: DJ A... zł / B... zł 15. Cena netto - za atrakcje integracyjne/zespołowe podczas wieczoru I: (6 propozycji-opis w załączeniu, 3 propozycje wewnątrz obiektu, 3 propozycje na wolnym powietrzu) A... zł / B... zł / C... zł D... zł / E... zł / F... zł 16. Cena netto wieczór II - uroczysta kolacja kolacja zasiadana, dania serwowane: przystawka + zupa + danie główne + deser + napoje (bez ograniczeń: kawa, herbata, woda mineralna, soki), wino białe i czerwone (1/2 butelki wina na osobę), ciasta i galanteria cukiernicza, w tym desery jednoporcjowe i owoce, bufet zimny i ciepły. Cena za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto wieczór II - uroczysta kolacja za 100 osób:... zł /słownie: Cena netto oprawy muzycznej podczas wieczoru II uroczystej kolacji: DJ A... zł / B... zł 19. Cena netto - za atrakcje tematyczne podczas wieczoru II - uroczystej kolacji (3 propozycje wewnątrz obiektu -opis w załączeniu) A... zł / B... zł / C... zł 20. Cena netto noclegu dla 1 osoby w pokoju do jednoosobowego wykorzystania, ze śniadaniem... zł /słownie:... (maksymalnie 200,00 zł brutto/dobę dla 1 osoby w pokoju 1-osobowym ze śniadaniem). Cena za nocleg obejmuje również korzystanie z. 21. Łączna cena netto za korzystanie z bazy noclegowej w terminie maja 2015r.: a) Cena netto noclegu w pokojach do jednoosobowego wykorzystania, ze śniadaniem x 100 pokoi w terminie r. (dwie doby hotelowe):... zł /słownie:... 23

24 22. Łączna cena netto za korzystanie z bazy noclegowej przez organizatorów konferencji w terminie 26/27 maja 2015r.: a) Cena netto za pokój do jednoosobowego wykorzystania ze śniadaniem x 5 pokoi:... zł /słownie: Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia -obsługa Konferencji organizowanej przez INiG-PIB* netto:. + VAT 23% właściwa dla takiej usługi brutto: zł/ słownie:.... * należy zsumować punkt 1,4,6,8,10,13,17,21,22 bez wyposażenia do tłumaczenia, oprawy muzycznej podczas wieczoru I i II oraz dodatkowych atrakcji 24. Termin realizacji zamówienia: maja 2015 r. 25. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. 26. Ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do 25 maja 2015r. 27. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie do 25 maja 2015r, zgodnie z wyliczeniami w niniejszym formularzu ofertowym i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki VAT. 28. Wykonawca zapewni bezpłatny, monitorowany parking dla uczestników Konferencji. Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy PZP (Załącznik 1a); oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy PZP (Załącznik 1b); oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy PZP (Załącznik 1c); aktualny odpis z właściwego rejestru opis obiektu (w tym m.in. sali konferencyjnej, pomieszczeń przystosowanych do prowadzenia rozmów biznesowych, pokoi hotelowch) proponowane szczegółowe menu - poczęstunek na powitanie 2 propozycje - przerwy kawowe 6 propozycji - lunch po 3 propozycje zestawów na każdy z 3 dni (łącznie 9 propozycji), - wieczór I: zestaw (zupa, danie główne, deser) 3 propozycje alkohol podczas wieczoru - 3 propozycje stół z wyrobami regionalnymi 3 propozycje zimna płyta/szwedzki stół 3 propozycje zestawy ciast i deserów jednoporcjowych i owoców 3 propozycje - wieczór II - uroczysta kolacja: zestaw (przystawka, zupa, danie główne, deser) 3 propozycje wino białe lub czerwone - 3 propozycje 24

25 bufet zimny 3 propozycje bufet ciepły 3 propozycje zestawy ciast i deserów jednoporcjowych i owoców 3 propozycje szczegółowy opis dodatkowych atrakcji dla wieczoru I Wykonawca przedstawi 6 propozycji atrakcji lub zawodów indywidualnych/zespołowych (3 propozycje atrakcji odbywających się wewnątrz obiektu + 3 propozycje atrakcji odbywających się na wolnym powietrzu), w cenie PLN brutto, PLN brutto, PLN brutto. dla wieczoru II - uroczystej kolacji Wykonawca przedstawi 3 propozycje atrakcji odbywających się wewnątrz obiektu, w cenie PLN brutto, PLN brutto, PLN brutto. opis nagród za zajęcie 3 pierwszych miejsc opis oprawy muzycznej podczas: wieczoru regionalnego + dyskoteki (2 propozycje kapeli i 2 propozycje DJ) i uroczystej kolacji (2 propozycje DJ) (załączyć linki, płyty DEMO, które umożliwią zapoznanie się z ofertą). opis infrastruktury wewnętrznej i zewnętrznej obiektu, z której mogą korzystać uczestnicy Konferencji (odpłatnie/nieodpłatnie). Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 25

26 Załącznik nr 3 WZÓR UMOWY zawarta w dniu r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie, ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS , reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską 2. zwana w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS... reprezentowaną przez 1... zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego DZ /14, na podstawie art. 39 w nawiązaniu z art. 5 ustawy PZP. zwani w dalszej części łącznie "Stronami" Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 Wykonawca zobowiązuje się do: obsługi Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2015 Nowoczesne środki smarowe do specjalistycznych zastosowań w urządzeniach przemysłowych, transporcie i komunikacji, organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach maja 2015 r. Obsługa ww. Konferencji obejmować 26

27 będzie świadczenie usług hotelarskich, w zakresie spotkań i Konferencji polegających na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej, zapewnienie usługi gastronomicznej oraz bazy noclegowej uczestnikom w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdki, zlokalizowanym w miejscowości górskiej i/lub uzdrowiskowej, w odległości do 300 km od Krakowa na rzecz Zamawiającego w terminach i na warunkach określonych w SIWZ oraz w złożonej ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi:.. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust Ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do 25 maja 2015r. Kwota do wypłaty zostanie ostatecznie ustalona podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie do 25 maja 2015r. 5. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia. 6. Płatność faktury nastąpi w terminie do 14 dni od daty ich wpłynięcia do siedziby Zamawiającego, przelewem na konto wskazane na fakturze. 3 Wykonawca gwarantuje niezmienność cen, jak i warunków socjalno-bytowych uczestników Konferencji przez cały okres Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; b) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; c) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonego w 2 ust. 2 w wysokości 1% wartości netto umowy. 27

28 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 3. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary 5 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 28

29 Załącznik nr 4 do SIWZ Pieczęć Wykonawcy Proponowane menu dla uczestników Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2015 organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniach maja 2015r. Menu propozycje Poczęstunek powitalny: kawa, herbata, woda mineralna, galanteria cukiernicza, przekąski wytrwane (słone) (2 propozycje): Przerwy kawowe: kawa, herbata, woda mineralna, soki oraz galanteria cukiernicza w tym desery jednoporcjowe (6 propozycji): Lunch: zupa + danie główne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki) (9 propozycji zestawów):

30 Wieczór I kolacja regionalna: zupa + danie główne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki) (3 propozycje zestawów): stół z wyrobami regionalnymi (3 propozycje) 1. 30

31 2. 3. alkohol dostosowany do charakteru kolacji (3 propozycje) Wieczór I dyskoteka: zestawy ciast i galanterii cukierniczej, w tym deserów jednoporcjowych i owoców (3 propozycje) zimna płyta/szwedzki stół (3 propozycje): Wieczór II - Uroczysta kolacja: przystawka + zupa + danie główne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki) (3 propozycje zestawów): 31

32 wino białe lub czerwone (1/2 butelki 0,75 L na osobę) (3 propozycje) bufet zimny (3 propozycje): bufet ciepły (3 propozycje): 1. zestawy ciast, galanterii cukierniczej, w tym deserów jednoporcjowych i owoców (3 propozycje) 1. 32

33 2. 3. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 33