na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla Pracowników Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego.

Transkrypt

1 OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO 1 Znak sprawy: DZ-A /15 W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) art. 4 pkt. 8. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza euro. Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: 12/ , fax: 12/ , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla Pracowników Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego. 1. Zaproszenie do złożenia oferty dotyczy: Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie Pracownikom INiG-PIB usług sportowo - rekreacyjnych w ramach pakietu/abonamentu, w tym co najmniej: zajęcia fitness, aerobik, siłownia, basen, sauna, tenis ziemny, aqua aerobik, squash, indor cycling, taniec, sztuki walki, ścianka wspinaczkowa. Wymagana dostępność usług co najmniej w: Kraków i województwo małopolskie oraz Warszawa i województwo mazowieckie. zajęcia fitness, siłownia i basen. Wymagana dostępność usług co najmniej w: Krosno i województwo podkarpackie. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał w swojej ofercie minimum: obiektów na terenie województwa małopolskiego, w tym 75 na terenie miasta Krakowa -bez dodatkowych dopłat za zajęcia, z których można korzystać w ramach abonamentu, obiektów na terenie województwa mazowieckiego, w tym 75 na terenie m.st. Warszawy - bez dodatkowych dopłat za zajęcia, z których można korzystać w ramach abonamentu. Wykonawca zapewni dla pracowników zgłoszonych przez Zamawiającego identyfikator-imienną kartę lub inny system weryfikacji, który umożliwi dostęp do oferowanych usług. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie dane użytkowników niezbędne do weryfikacji. Zamawiający wymaga, aby użytkownicy mieli dostęp do obiektów: - w pełnym zakresie czasu ich otwarcia, - bez dodatkowych dopłat za zajęcia, z których korzystają w ramach abonamentu, z wyjątkiem zajęć: squash i tenis ziemny oraz oprócz np. kaucji, - bez limitów korzystania, tzn. że jedno wejście na obiekt nie może być krótsze niż 45 min.-czas korzystania z usługi (z wyjątkiem ograniczeń wprowadzonych przez dany obiekt, wynikających z obowiązujących w nim godzin pracy, grafików i regulaminów oraz np. ze względów bezpieczeństwakorzystanie z sauny), a użytkownik ma prawo do co najmniej dwóch wejść w każdym obiekcie w danym dniu także po kolei (bez przerwy). Wykonawca w ramach obowiązywania umowy umożliwi także korzystanie z nowo dostępnych usług sportowo-rekreacyjnych. Aktualna lista dostępnych obiektów oraz zajęć będzie zawsze dostępna (on-line) dla pracowników Zamawiającego w miejscu wskazanym przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz obiektów, do których zapewni dostęp w ramach świadczonej usługi. Zamawiający przez obiekt rozumie budynek/lokal, w którym świadczone są usługi objęte zamówieniem. Różnorodne zajęcia oferowane pod tym samym adresem przez ten sam podmiot traktowane są jako jeden obiekt. Uczestnictwo Pracowników Instytutu w zamawianych usługach jest dobrowolne, nie jest możliwe precyzyjne ustalenie liczby uczestników. W poprzednich latach z tego typu pakietu korzystało u

2 Zamawiającego ok pracowników i osób towarzyszących. Ilość wszystkich Pracowników zatrudnionych w Instytucie Nafty i Gazu: ok. 370 osób. Poziom finansowania usług dla Pracownika przez Pracodawcę: od 60% do 70% Pracodawca. Zamawiający wymaga, aby okres rozliczeniowy trwał 1 miesiąc. Wymagane jest zapewnienie możliwości rezygnacji lub przystąpienia Pracowników w trakcie trwania realizacji usługi. Wszelkie zmiany w wykazie Pracowników korzystających z usług będą przekazywane Wykonawcy do 20 każdego miesiąca. Wymagana jest gotowość Wykonawcy do realizacji zawartej Umowy: 14 dni od przekazania przez Zamawiającego wykazu uczestników. Wykonawca zobowiązany jest umożliwić udział w programie także osobom towarzyszącym pracowników INiG-PIB na warunkach wskazanych w ofercie dla tych osób. Zamawiający wymaga, aby osoby towarzyszące mogły uczestniczyć w programie bez konieczności uczestniczenia konkretnego pracownika Zamawiającego. Ceny zawarte w ofercie Wykonawcy będą niezmienne przez okres trwania Umowy. Płatnikiem wobec Wykonawcy będzie Zamawiający. Wszelkie usługi dodatkowe nie będą finansowane przez Zamawiającego. Termin realizacji od 1 stycznia 2016r. do 31 grudnia 2016r. Zamawiający wymaga przedstawienia w ofercie propozycji zgodnie z opisem powyżej (propozycja podstawowa, podlegająca ocenie zgodnie z opisanymi kryteriami). 2. Sposób sporządzenia oferty Oferta musi zawierać: Nazwę i adres Wykonawcy. Cenę oferty - w złotych polskich (PLN). Cena Ilość osób uczestniczących w programie do 50 powyżej 50 Cena netto/1osoba/1miesiąc Cena brutto/1osoba/1 miesiąc Cena uczestnictwa w programie osób towarzyszących brutto/1osoba/1 miesiąc Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1. Cena oferty winna uwzględniać wszelkie koszty, także nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy, związane z realizacją opisanej usługi. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca może również załączyć do oferty w charakterze informacyjnym inne swoje propozycje dotyczące abonamentów na usługi sportowo-rekreacyjne obejmujące inny zakres od wymaganego przez Zamawiającego, np. pakiety z nieograniczonym dostępem do zajęć. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. 3. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: - cena ogółem brutto 70% (do porównania przyjęta zostanie średnia cena wyliczona jako średnia arytmetyczna z cen zaproponowanych przez Wykonawcę dla poszczególnych wariantów programu propozycji podstawowej - w zależności od ilości zgłoszonych osób) 2

3 cena najniższa Wc = x 70 cena przedstawiona w ofercie - cena brutto uczestnictwa w programie osoby towarzyszącej 10% (do porównania przyjęta zostanie średnia cena wyliczona jako średnia arytmetyczna z cen zaproponowanych przez Wykonawcę dla osoby towarzyszącej dla poszczególnych wariantów programu propozycji podstawowej w zależności od ilości zgłoszonych osób) cena najniższa Wc1 = x 10 cena przedstawiona w ofercie - ilość dostępnych obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego świadczących zamawiane usługi (zgodne z wymaganiami zapisanymi w pkt. 1) na terenie woj. małopolskiego i woj. mazowieckiego oraz ilość obiektów świadczących zamawiane usługi (zgodne z wymaganiami zapisanymi w pkt. 1) na terenie woj. podkarpackiego: - woj. małopolskie (w tym m. Kraków), 13% Ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego zaoferowana w badanej ofercie S = Najwyższa zaoferowana ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego - woj. mazowieckie (w tym m. Warszawa) - 5%. Ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego zaoferowana w badanej ofercie S = Najwyższa zaoferowana ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego - woj. podkarpackie (w tym m. Krosno), 2% Ilość obiektów zaoferowana w badanej ofercie S = Najwyższa zaoferowana ilość obiektów Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w sumie uzyska najwyższą ilość punktów. 4. Wymagany termin realizacji zamówienia od 1 stycznia 2016r. do 31 grudnia 2016r. 5. Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 6. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 18 listopada 2015r. do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Oferta na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla Pracowników INiG-PIB. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 3

4 7. Miejsce i termin otwarcia ofert Otwarcie ofert nastąpi dnia 18 listopada 2015r. o godz w siedzibie Instytutu, I p, pok Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Monika Stachnik tel. 12/ Elżbieta Turek tel. 12/ Magdalena Szymanik tel. 12/ Tomasz Kusia tel. 12/ poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 fax. 12/ fax. 12/ fax. 12/ fax. 12/ stachnik@inig.pl turek@inig.pl szymanik@inig.pl kusia@inig.pl 9. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego, danych i cen zawartych w ofercie. 10. Załączniki: Nr 1 Formularz ofertowy. Nr 2 Wzór umowy. zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, dnia 4 listopada 2015r. 4

5 ... Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Pieczęć Wykonawcy FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu na świadczenie usług polegających na zapewnieniu dostępu do obiektów sportowych i zajęć sportowych dla pracowników INiG - PIB składamy niniejszą OFERTĘ: Nazwa Wykonawcy: Adres:.. fax Ilość osób uczestniczących w programie od. do 50 Cena netto/1osoba/1 miesiąc Cena brutto/1osoba/1 miesiąc Cena uczestnictwa w programie osób towarzyszących brutto/1osoba/1 miesiąc od 51 Minimalna ilość osób uczestniczących w programie:.. Jeżeli liczba Użytkowników usług spadnie poniżej wskazanej liczby, umowa ulega rozwiązaniu od następnego miesiąca rozliczeniowego. Oświadczamy, że dysponujemy następującą liczbą obiektów:.. na terenie: woj. małopolskiego, w tym. w m. Kraków;... na terenie: woj. podkarpackiego, w tym w m. Krosno... na terenie: woj. mazowieckiego, w tym. w m. Warszawa, w których oferujemy usługi odpowiadające wymaganiom zawartym w pkt. 1. W załączeniu przedstawiamy wykaz obiektów na terenie: woj. małopolskiego, w tym m. Kraków; woj. podkarpackiego, w tym m. Krosno i woj. mazowieckiego, w tym m. Warszawa, wraz z wykazem usług świadczonych w wymienionych obiektach. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:... Ofertę naszą składamy na... kolejno ponumerowanych stronach. Załącznikami do niniejszego formularza, stanowiącymi integralną część oferty są: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru 2. Wykaz obiektów na terenie: woj. małopolskiego, w tym m. Kraków; woj. podkarpackiego, w tym m. Krosno i woj. mazowieckiego, w tym m. Warszawa, wraz z wykazem usług świadczonych w wymienionych obiektach. 3. Inne propozycje Wykonawcy dotyczące abonamentów na usługi sportowo-rekreacyjne miejscowość, data pieczęć i podpis 5

6 Załącznik nr 2 Wzór Umowy Zawarta w dniu... pomiędzy : Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą przy ul. Lubicz 25 A, Kraków, zwanym dalej Zamawiającym, NIP reprezentowanym przez:. a Firmą.. z siedzibą zwaną dalej Wykonawcą, NIP reprezentowanym przez:. wyłonionym w postępowaniu o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) art. 4 pkt. 8. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług sportowo - rekreacyjnych opisanych przez Zamawiającego, zwanych w dalszej części umowy usługami dla pracowników i osób towarzyszących w okresie od do.. 2. Definicje: 1) Lista imienna lista osób uprawnionych do korzystania z usług, przekazana przez Zamawiającego. 2) Użytkownik pracownik Zamawiającego lub osoba towarzysząca, wymieniony na liście, uprawniony do korzystania z usług. 3) Pracownik osoba zatrudniona przez Zamawiającego na podstawie umowy o pracę. 4) Karta/system weryfikacji imienna karta lub inny system weryfikacji użytkowników uprawniające do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych, umożliwiające ewidencjonowanie wejść. 5) Okres Rozliczeniowy 1 miesiąc kalendarzowy Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszelkich informacji Użytkownikom o dostępnych usługach oraz zasadach korzystania z usług, tylko w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego lub za jego pośrednictwem. 6

7 2. Wykonawca w okresie 14 dni po dostarczeniu przez Zamawiającego wykazu Użytkowników usług umożliwi Zamawiającemu korzystanie z usług. 3. Wykonawca zapewni najwyższą jakość zamawianych usług. 4. O wszelkich zmianach dotyczących oferty, Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego Zamawiający zobowiązuje się w przypadku zmiany liczby Użytkowników do przesłania uaktualnionej Listy Użytkowników usług do 20 każdego miesiąca. W przypadku, gdy Zamawiający nie prześle uaktualnionej Listy w ustalonym w Umowie terminie, Wykonawca ma prawo wystawić fakturę za dany Okres Rozliczeniowy zgodnie z ostatnim otrzymanym zamówieniem. 2. Jeżeli liczba Użytkowników usług spadnie poniżej., umowa ulega rozwiązaniu od następnego miesiąca rozliczeniowego. 3. W przypadku zaginięcia kart czy nieumyślnego utracenia jej przez użytkownika, na pisemne zgłoszenie ze strony Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się w umownym terminie 10 dni roboczych bezpłatnie przesłać duplikat karty Strony Umowy ustalają, że koszt dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych w okresie 1 miesiąca dla 1 użytkownika (w zależności od liczby Uczestników): Ilość osób uczestniczących w programie od. do 50 Cena netto/1osoba/1 miesiąc Cena brutto/1osoba/1 miesiąc Cena uczestnictwa w programie osób towarzyszących brutto/1osoba/1 miesiąc od 51 Wynagrodzenie należne Wykonawcy podlegać będzie automatycznej waloryzacji odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku, obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego. 2. Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego, wraz z należnym podatkiem VAT Wynagrodzenie w formie miesięcznego abonamentu-zgodnie ze zgłoszoną liczbą użytkowników, w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. 3. Zamawiający otrzyma pierwszego dnia każdego z Okresów Rozliczeniowych objętych niniejszą Umową, prawidłowo wystawioną fakturę na kwotę uwzględniającą koszt dostępu do usług dla wszystkich zgłoszonych przez Zamawiającego Użytkowników na dany Okres Rozliczeniowy W czasie trwania niniejszej umowy Wykonawca będzie spełniać wymagania prawne zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, a także innych przepisów prawa w celu prawidłowego wykonania niniejszej umowy. 2. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U r. poz z późn. zm.) w odniesieniu do danych osobowych pracowników Zamawiającego, przekazywanych Wykonawcy zgodnie z Umową. 3. W trybie art. 31 Ustawy, Zamawiający powierza Wykonawcy do przetwarzania dane osobowe, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w celu niezbędnym do wykonania Umowy. 4. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 1 zgodnie z Umową oraz Ustawą. 7

8 5. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia ochrony danych osobowych wymaganej przez obowiązujące przepisy prawa. 6. Wykonawca oświadcza, że ma wdrożoną Politykę Bezpieczeństwa Informacji Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kar umownych za opóźnienie w realizacji usługi będącej przedmiotem niniejszej umowy w wysokości 0,1 % za każdy dzień opóźnienia, liczone od wartości zamówienia w okresie rozliczeniowym, w którym nastąpiło dane opóźnienie. 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych w ust. 2 Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 7 Wszelka korespondencja związana z wykonywaniem niniejszej Umowy będzie sporządzania w formie pisemnej i dostarczana każdej ze stron Umowy na następujące adresy: 1. Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do kontaktów z Wykonawcą jest tel., 2.Osobą upoważnioną przez Wykonawcę do kontaktów z Zamawiającym jest tel., 8 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie postanowienia oraz zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu. 5. Wszelkie załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 8