ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Transkrypt

1 Znak sprawy: DZ /14 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY Postępowanie powadzone na podstawie zapisów art. 5a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: 12/ , fax: 12/ , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na usługę restauracyjną dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego w Krakowie przez Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w dniu 08 stycznia 2015r. DANE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA: Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 1. Opis przedmiotu zamówienia warunki i wymagania Przedmiotem zamówienia jest: a. Usługa restauracyjna polegająca na udostępnieniu lokalu oraz zapewnieniu poczęstunku dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego przez Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie w dniu 08 stycznia 2015r. dla ok. 500 osób (Zamawiający szacuje, że w spotkaniu uczestniczyć będzie nie mniej niż 350 osób i nie więcej niż 500 osób). Spotkanie i kolacja zasiadana (w ustawieniu bankietowym). Kolacja w formie stołu szwedzkiego musi się składać z: bufetu ciepłego tj; dania głównego na gorąco (danie mięsne, danie rybne, danie wegetariańskie) ok. godz. 18:00-24:00. Po kolacji w formie szwedzkiego stołu: bufet zimny (mięsa, wędliny, sery, sałatki, pieczywo, masło) i bufet deserowy ciasta napoje - bez ograniczeń: zimne (soki, woda mineralna) i gorące (kawa, herbata) oraz napoje alkoholowe piwo, wino białe, czerwone, wódka. 1

2 Wykonawca zobligowany jest do przedstawienia w ofercie trzech propozycji menu do wyboru dla Zamawiającego. Proponowane menu winno odpowiadać charakterowi spotkania uroczysta kolacja. Zamawiający zgłosi Wykonawcy ilość osób i rodzaj wybranych zestawów do dnia uzgodnionego z Wykonawcą. Wykonawca może rozszerzyć proponowane menu o dodatkową propozycję w ramach oferowanej ceny. Wymagany kompleksowy serwis gastronomiczny: niezbędna obsługa kelnerska i barmańska, dekoracja stołów; nakrycie stołów; zastawa nie dopuszcza się naczyń jednorazowego użytku. Czas trwania spotkania w godz. 18:00-24:00. Dokładny czas podawania posiłków i inne ustalenia do uzgodnienia z Zamawiającym po zawarciu umowy. Zakładany maksymalny, koszt za w/w usługę restauracyjną na jedną osobę 140,00 zł brutto. b. Wynajem sali restauracyjnej na wyłączność w godz. 18:00 do 24:00 w dniu r. Obiekt ma być ogrzewany i klimatyzowany. Sala musi pomieścić 500 osób siedzących przy stołach (ustawienie stołów-bankiet). Nie dopuszcza się umieszczenia stolików w korytarzach, tarasach, pomieszczeniach przylegających i innych. Wykonawca musi zapewnić wydzielone miejsce do tańca, mogące pomieścić 300 osób jednocześnie oraz wydzielone miejsce dla zespołu muzycznego z możliwością podłączenia urządzeń elektrycznych do prądu i z wydzielonym, niewielkim pomieszczeniem, stanowiącym zaplecze dla zespołu muzycznego (zespół zapewnia Zamawiający we własnym zakresie). Obiekt musi posiadać niezależne w pełni dostępne toalety oraz szatnię z obsługą (preferowane numerki dla każdego z uczestników). Obiekt musi być zlokalizowany nie dalej niż 3 km od Rynku Głównego (liczone jako odległość drogowa dla pieszego - dojazd do Dworca Głównego bezpośr. linią MPK). Zamawiający przed dokonaniem wyboru przeprowadzi wizję w zaproponowanym miejscu (lokalu). 2. Warunki wymagane od Wykonawców Ofertę należy sporządzić na piśmie, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. Oferta ma być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. Jako opis obiektu lokalu/sali uznane będą prospekty, katalogi i inne materiały Wykonawcy, jeżeli zostaną złożone wraz z ofertą. Treść oferty musi odpowiadać treści i zaproszenia do złożenia oferty. Do oferty należy załączyć proponowane menu - trzy propozycje. 2

3 3. Sposób sporządzenia oferty Formularz ofertowy zawierający: nazwę i adres Wykonawcy, łączną cenę brutto za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia na podstawie załączonego formularza - załącznik nr 1 - Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN). - Cena oferty musi być wyrażona w kwocie netto oraz brutto. Do porównania cen w ofertach przyjmuje się cenę brutto. - Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w zaproszeniu usługi. - Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. 4. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: - cena ogółem brutto (cena oferty obejmująca całość wyspecyfikowanego przedmiotu zamówienia) 10% Według kryterium cena oferty /z VAT/ łącznie cena minimalna Wc = cena przedstawiona w ofercie - funkcjonalność i estetyka sali 40% Oferta może uzyskać od każdego członka Komisji Przetargowej 40 punktów. Ocenę stanowić będzie średnia punktów otrzymanych od Członków Komisji. Ocena zostanie dokonana na podstawie przeprowadzonej wizji w zaoferowanym lokalu. - proponowane menu 50% Oferta może uzyskać od każdego członka Komisji Przetargowej 50 punktów. Ocenę stanowić będzie średnia punktów otrzymanych od Członków Komisji. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 5. Wymagany termin realizacji zamówienia 08 stycznia 2015r. w godz. od Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3

4 7. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 14 listopada 2014 r. do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej: napisem Oferta na usługę restauracyjną dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego w Krakowie przez Instytut Nafty i Gazu- Państwowy Instytut Badawczy w dniu 08 stycznia 2015r. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami: Monika Stachnik tel. (12) Elżbieta Turek tel. 12/ Magdalena Szymanik tel. 12/ Tomasz Kusia tel. 12/ poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 poniedziałek-piątek w godz. 9:00-13:00 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-12:00 poniedziałek-piątek w godz. 8:00-14:00 fax. 12/ fax. 12/ fax. 12/ fax. 12/ stachnik@inig.pl turek@inig.pl szymanik@inig.pl kusia@inig.pl 15. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego zaproszenia i złożonej oferty przez Wykonawcę. - wzór umowy stanowi załącznik nr Załączniki do Zaproszenia Nr 1 Formularz ofertowy. Nr 2 Wzór umowy Kraków, dnia 6 listopada 2014r.... zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej 4

5 FORMULARZ OFERTOWY (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę Załącznik nr 1 na usługę restauracyjną dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego w Krakowie przez Instytut Nafty i Gazu- Państwowy Instytut Badawczy w dniu 08 stycznia 2015r. na następujących warunkach: 1. Usługa restauracyjna polegająca na zapewnieniu poczęstunku dla uczestników spotkania jubileuszowego 1.1. Cena brutto usługi restauracyjnej zgodnie z pkt 1a Zaproszenia za 1 osobę:... zł /słownie:... Zakładany maksymalny koszt na 1 osobę 140,00 zł brutto Łączna cena brutto usługi restauracyjnej zgodnie z pkt 1a Zaproszenia za 350 osób:... zł /słownie: Rezerwacja i udostępnienie sali na 500 osób zgodnie z pkt. 1b Zaproszenia obejmująca również wszystkie inne konieczne do poniesienia przez Zamawiającego koszty. Cena brutto za wynajem sali w dniu 8 stycznia 2015r.:... zł /słownie:... Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia netto:. + VAT brutto: zł/ słownie: * należy zsumować punkt 1.2. i 2 Wymagane załączenie do oferty szczegółowej propozycji menu (3 warianty) jakie zawiera się w powyższych cenach. Miejsce realizacji:.. Zamawiający przez dokonaniem wyboru przeprowadzi wizję w zaproponowanym miejscu. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. 5

6 Liczba uczestników spotkania winna być podana przez Zamawiającego do dn... Rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie ostatecznej liczby uczestników spotkania uzgodnionej przez Zamawiającego z Wykonawcą. Osoba do kontaktu: tel..., fax/ .. Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: 3 propozycje menu (pieczęć i podpis) 6

7 WZÓR UMOWY Załącznik nr 2 zawarta w dniu... r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie, ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS , reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską 2. zwanym w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS... reprezentowaną przez 1... zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony wyłonionym w postępowaniu o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) art. 4 pkt. 8. zwani w dalszej części łącznie "Stronami" Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 Wykonawca zobowiązuje się do: realizacji usługi restauracyjnej dla uczestników spotkania jubileuszowego organizowanego w Krakowie przez INIG-PIB w dniu r. na warunkach określonych w Zaproszeniu oraz w złożonej ofercie, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi... PLN/1 osobę, (słownie:...) i zawiera podatek VAT. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust Kwota do wypłaty zostanie ustalona na podstawie rozliczenia według ostatecznej liczby osób uczestniczących w spotkaniu uzgodnionej przez Zamawiającego z Wykonawcą. Liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego do.. r. 7

8 5. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT. 6. Zamawiający dopuszcza wypłatę zaliczki przed realizacją przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszej umowie, w wysokości maksymalnie do 50% ceny. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy w wysokości 10% ceny określonej w 2 ust. 2; b) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny określonej w 2 ust. 2; c/ za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonego w 2 ust. 2 w wysokości 1% wartości umowy. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy kary umowne z tytułu nieuzasadnionego odstąpienia od umowy w wysokości 10% ceny określonej w 2 ust W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 4. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu 4. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 5. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 8