SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Znak sprawy: DZ /15 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) , fax: (12) , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym na obsługę Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE Nowoczesne środki smarowe do specjalistycznych zastosowań w urządzeniach przemysłowych, transporcie i komunikacji, organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach maja 2016 r., polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej, przystosowaniu jej do potrzeb organizacji uroczystej kolacji, zapewnieniu usługi restauracyjnej/cateringowej oraz zapewnienie bazy noclegowej w dniach maja 2016 r. dla nie mniej niż 80 i nie więcej niż 120 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, zlokalizowany w miejscowości górskiej i/lub uzdrowiskowej w odległości do 300 km od Krakowa. TRYB POSTĘPOWANIA: przetarg nieograniczony o wartości poniżej euro, szacowania dokonano zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp, zgodnie z przepisami Działu II Rozdziału 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych zwanej dalej ustawą Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp) - j.t.: Dz. U. z 2013r., Poz. 907 z późn. zm. - art. 39 w nawiązaniu z art. 5 PZP. PRZETARG OGŁOSZONO: - w Biuletynie Zamówień Publicznych na stronie portalu UZP: - na stronie internetowej Zamawiającego, - na tablicy w siedzibie Zamawiającego. DANE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA: Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i Konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe 1

2 1. Opis przedmiotu zamówienia warunki i wymagania Świadczenie usług w zakresie spotkań i konferencji, polegających na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną oraz zapewnieniem bazy noclegowej i parkingów dla nie mniej niż 80 i nie więcej niż 120 osób. Całość usługi świadczona w jednym budynku hotelowym o standardzie co najmniej 4 gwiazdek. Miejsce świadczenia usługi musi być zlokalizowane w odległości do 300 km od Krakowa. Termin: maja 2016 r. 1.1 Świadczenie usługi polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz bezpośredniego otoczenia: Do świadczenia usługi wymagana jest sala konferencyjna dla co najmniej 120 osób. Ustawienie krzeseł: preferowane teatralne, z możliwością adaptacji do ustawienia szkolnego. Sala musi być wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: laptop z myszką, nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy min. 4 szt., wskaźnik laserowy, tablica/flipchart, ekran, itp.). Podczas konferencji wymagana jest osoba do stałej obsługi mediów audiowizualnych. Sala musi posiadać indywidualną klimatyzację. Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce z przeznaczeniem na recepcję, dostępne podczas całego okresu trwania konferencji, w tym stoliki, krzesła, wg. wskazań Zamawiającego. Miejsce na recepcję przeznaczoną dla Zamawiającego musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie recepcji hotelowej lub obok sali konferencyjnej. Wykonawca nieodpłatnie udostępni w pobliżu sali konferencyjnej powierzchnię z przeznaczeniem na 4-6 stoisk reklamowych o powierzchni minimum 2 m² każde, wyposażonych w stolik i krzesła. Zamawiający we własnym zakresie zorganizuje kabiny do tłumaczenia symultanicznego, na sali konferencyjnej musi zostać wydzielone miejsce do ich nieodpłatnego ustawienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zorganizowania tłumaczenia we własnym zakresie. Wykonawca jest zobowiązany do nieodpłatnego udostępnienia dwóch pomieszczeń przystosowanych do prowadzenia rozmów biznesowych podczas trwania Konferencji. Do oferty należy załączyć zdjęcia pomieszczeń. 1.2 Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników Konferencji o przewidywanej ilości nie mniej niż 80 nie więcej niż 120 osób: W skład usługi wchodzą: 2

3 Termin: 11 maja 2016 r. Ramowy harmonogram 12:00 rejestracja uczestników Konferencji 12:00 poczęstunek powitalny 13:00 14:00 obiad 14:00 18:00 sesja I 16:00-16:30 przerwa kawowa 19:00 22:00 wieczór regionalny 22:00 do ostatniego gościa - dyskoteka, dodatkowe atrakcje Poczęstunek na powitanie gości (1 raz) Usługa musi zawierać: kawę, herbatę, wodę mineralną, galanterię cukierniczą, tartinki, zorganizowane w postaci bufetu, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 15 PLN netto w ofercie należy przedstawić 2 propozycje poczęstunku Obiad Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy - zupa + danie główne (po dwa rodzaje mięs, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). W ofercie należy przedstawić 2 propozycje zestawów obiadowych, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 60 PLN netto. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. Ilość osób na obiad zostanie podana r Przerwa kawowa (1 raz) Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe, galanterię cukierniczą w tym desery serwowane w naczyniach jednoporcjowych. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 20 PLN netto. Przerwa kawowa nie powinna trwać krócej niż 30 minut. Dokładny czas do uzgodnienia z Zamawiającym. Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Dla prelegentów woda na sali konferencyjnej serwowana w sposób ciągły. Dla uczestników Konferencji powinny być zapewnione napoje bez ograniczeń (w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki), w tym dla prowadzących rozmowy biznesowe zapewniona obsługa kelnerska. Zamawiający zastrzega sobie prawo do serwowania własnego poczęstunku firmowego w czasie trwania Konferencji. 3

4 Wieczór regionalny i dyskoteka Liczba osób przewidywana na kolację podczas wieczoru regionalnego i dyskotekę zostanie podana r. Kolacja przy muzyce będzie trwać od ok. godziny 19:00 do ok. godziny 22:00 i zostanie zorganizowana w lokalu stylizowanym na góralską karczmę, oddalonym od hotelu nie więcej niż 200 m. Oprawa muzyczna Zamawiający zastrzega sobie prawo zorganizowania na własny koszt oprawy muzycznej podczas wieczoru regionalnego i dyskoteki. Wykonawca zapewni miejsce i odpowiednie nagłośnienie dla oprawy muzycznej, którą zapewni Zamawiający. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie zezwolenia uprawniające do zorganizowania oprawy muzycznej w miejscu, gdzie odbędzie się dyskoteka, a Zamawiający nie będzie ponosił z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat. Wymagany rodzaj kolacji podczas wieczoru regionalnego Kolacja w góralskiej chacie połączona z ogniskiem i pieczeniem kiełbasy, szwedzki stół (dania regionalne): zupa + danie główne + deser + napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki + stół z wyrobami regionalnymi, dostosowanymi do charakteru wieczoru. W ofercie należy przedstawić po 3 propozycje zestawów dań regionalnych i po 3 propozycje alkoholi dopasowanych do charakteru kolacji. Wymagany rodzaj poczęstunku podczas dyskoteki Serwowane napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki. Dodatkowo ciasta i galanteria cukiernicza, w tym desery jednoporcjowe (co najmniej 3 rodzaje) i owoce, bez ograniczeń. Zimna płyta/szwedzki (dopasowany do charakteru spotkania) stół serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania dyskoteki. W ofercie należy przedstawić po 3 propozycje zestawów zimnej płyty/szwedzkiego stołu i 3 propozycje deserów (po 3 dla każdego rodzaju zimnej płyty). Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. Wykonawca zapewni dostęp do baru dla gości Konferencji (płatne przez gości Konferencji) - bar czynny do ostatniego gościa. Cena za udział w całym wieczorze regionalnym (kolacja i zimna płyta/szwedzki stół podczas dyskoteki) w cenie/1 uczestnika nie większej niż 110 PLN netto. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. 4

5 Dyskoteka z dodatkowymi atrakcjami Dyskoteka będzie trwać od ok. godz. 22:00 do ostatniego gościa. Dyskoteka zostanie zorganizowana i będzie w całości (dyskoteka, usługa gastronomiczna i dodatkowe atrakcje) świadczona w tym samym miejscu, ale w obiekcie innym niż ten, w którym odbyła się regionalna kolacja; obiekt nie może być oddalony od hotelu więcej niż 200 m. Sala taneczna do 120 osób, z miejscem dla oprawy muzycznej (około 4-6 m 2 ), może się mieścić w budynku hotelu. Atrakcje dodatkowe podczas dyskoteki 6 propozycji atrakcji integracyjnych/zespołowych - 3 propozycje atrakcji odbywających się wewnątrz obiektu + 3 propozycje atrakcji odbywających się na wolnym powietrzu, w cenie PLN netto, PLN netto, PLN netto. W ramach dodatkowych atrakcji zespołowych/integracyjnych Wykonawca zapewni nagrody (jeśli będzie to odpowiadało charakterowi atrakcji) w ofercie należy przedstawiać 3 propozycje nagród dla zdobywców 3 pierwszych miejsc, a dla pozostałych uczestników dyplomy. Zamawiający, uwzględniając panujące w dniu 11 maja 2016 r. warunki atmosferyczne, zastrzega sobie prawo ostatecznego wyboru proponowanych atrakcji na 1 dzień przed planowanym wydarzeniem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród proponowanych atrakcji. Wykonawca może rozszerzyć ofertę o dodatkowe propozycje atrakcji oraz menu w ramach oferowanej ceny. Termin: 12 maja 2016 r. Ramowy harmonogram 7:00 9:00 Śniadanie 9:00 13:00 Sesja II 11:00 11:30 Przerwa kawowa 13:00 14:00 Obiad 15:00 18:00 Sesja III 16:00 16:30 Przerwa kawowa 19:00 - do ostatniego gościa uroczysta kolacja z zabawą taneczną Przerwa kawowa (dwa razy) Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe, galanterię cukierniczą, w tym desery serwowane w naczyniach jednoporcjowych. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 5

6 20 PLN netto. Dokładny czas przerw do uzgodnienia z Zamawiającym. (Przerwa kawowa nie powinna trwać krócej niż 30 minut). Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Dla prelegentów woda na sali konferencyjnej serwowana w sposób ciągły. Dla uczestników Konferencji powinny być zapewnione napoje bez ograniczeń (w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki), w tym dla prowadzących rozmowy biznesowe zapewniona obsługa kelnerska Obiad Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy - zupa + danie główne (po dwa rodzaje mięs, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). W ofercie należy przedstawić 2 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 60 PLN netto. Ilość osób na obiad zostanie podana r. Podczas posiłku wymagana jest obsługa kelnerska Uroczysta kolacja z zabawą taneczną Czas trwania kolacji: od godz. ok do ostatniego gościa. Wymagany układ stolików to układ bankietowy. Sala taneczna do 120 osób, z miejscem dla oprawy muzycznej (około 4-6 m 2 ), znajdująca się obok sali, w której będzie serwowana uroczysta kolacja. Ilość osób na uroczystą kolację zostanie podana r. do godziny Wymagany rodzaj kolacji Kolacja zasiadana, dania serwowane: przystawka + zupa + danie główne + deser. Dodatkowo wino białe lub czerwone (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L). Napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki. Ciasta i galanteria cukiernicza, w tym desery jednoporcjowe - co najmniej 3 rodzaje i owoce, ustawione na stołach, bez ograniczeń, serwowane w sposób ciągły. Bufet zimny i ciepły, serwowany w sposób ciągły, przez cały czas trwania uroczystej kolacji Podczas posiłku wymagana jest obsługa kelnerska. W ofercie należy przedstawić po 3 propozycje przystawek, zup, dań głównych, deserów, alkoholi oraz bufetu w cenie /1 uczestnika nie większej niż 130 PLN netto. Oprawa muzyczna Zamawiający zastrzega sobie prawo zorganizowania na własny koszt oprawy muzycznej podczas 6

7 wieczoru regionalnego i dyskoteki. Wykonawca zapewni miejsce i odpowiednie nagłośnienie dla oprawy muzycznej, którą zapewni Zamawiający. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie zezwolenia uprawniające do zorganizowania oprawy muzycznej w miejscu, gdzie odbędzie się dyskoteka a Zamawiający nie będzie ponosił z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat. Atrakcje dodatkowe podczas zabawy tanecznej Atrakcje dodatkowe, dopasowane do charakteru uroczystej kolacji - (3 propozycje atrakcji odbywających się wewnątrz obiektu), w cenie PLN netto, PLN netto, PLN netto. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród proponowanych atrakcji. Wykonawca może rozszerzyć ofertę o dodatkowe propozycje atrakcji oraz menu w ramach oferowanej ceny. Termin: 13 maja 2016 r. Ramowy harmonogram 7:00 9:00 śniadanie 9:00 13:00 sesja IV 11:00 11:30 przerwa kawowa 13:00 14:00 obiad do 15:00 wymeldowanie Przerwa kawowa (jeden razy) Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe, galanterię cukierniczą, w tym desery serwowane w naczyniach jednoporcjowych. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje -, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 20 PLN netto. Dokładny czas do uzgodnienia z Zamawiającym (Przerwa kawowa nie powinna trwać krócej niż 30 minut). Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Dla prelegentów woda na sali konferencyjnej serwowana w sposób ciągły. Dla uczestników Konferencji powinny być zapewnione napoje bez ograniczeń (w tym: kawa, herbata, w oda mineralna, soki) Obiad Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy - zupa + danie główne (po dwa rodzaje dań głównych, w tym ryba i danie jarskie, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, 7

8 soki). W ofercie należy przedstawić 2 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 60 PLN netto. Ilość osób na obiad zostanie podana r. do godz. 15:00. Podczas posiłku wymagana jest obsługa kelnerska. 1.3 Świadczenie usług hotelowych w tym nocleg na preferencyjnych warunkach dla uczestników konferencji. Oferowany hotel o standardzie min. 4 gwiazdki musi być wyposażony w bazę noclegową: pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), do jednoosobowego wykorzystania, TV, telefon, ze śniadaniem, dla nie mniej niż 80 i nie więcej niż 120 osób. Wykonawca zapewni możliwość parkowania samochodów uczestników Konferencji przy hotelu lub w jego pobliżu (bezpłatny, monitorowany parking, oddalony maksymalnie o 100 m od hotelu, min. 60 miejsc). Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnego korzystania z dodatkowych atrakcji hotelu (wybrane elementy infrastruktury obiektu) przez uczestników Konferencji (należy wymienić bezpłatne atrakcje). Wykonawca zapewni możliwość odpłatnego korzystania z infrastruktury wewnętrznej i zewnętrznej obiektu (należy wymienić odpłatne atrakcje wraz z cennikiem dla gości Konferencji). Wykonawca zapewni 4 pokoje do jednoosobowego wykorzystania dla organizatorów Konferencji w terminie maja 2016 r. Cenę pokoi należy doliczyć jako cenę składową oferty. Zameldowanie uczestników Konferencji w dniu 11 maja 2016 r. od godziny 11:00 oraz wymeldowanie w dniu 13 maja 2016 r. do godziny 15: Inne postanowienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np.: słodycze firmowe). Ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 06 maja 2016 r. Ostateczna liczba gości korzystających z noclegu oraz usługi gastronomicznej zostanie podana wg. wskazanych powyżej terminów. Przybliżony harmonogram konferencji zostanie podany przez Zamawiającego w terminie do 06 maja 2016 r. Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej 8

9 liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do list przekazywanych przez Zamawiającego wg wskazanych powyżej terminów. Zamawiający zastrzega sobie przed wyborem najkorzystniejszej oferty możliwość dokonania wizji lokalnej, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem spełnienia wymagań Zamawiającego zawartych w SIWZ. 2. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje: Zawarcia umowy ramowej, Ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, Wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, Wniesienia wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 6. Warunki wymagane od Wykonawców O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz spełniają warunki określone w niniejszej specyfikacji. Ofertę należy sporządzić na piśmie, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. Oferta ma być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Oferta oraz składane wraz z ofertą dokumenty muszą być złożone w języku polskim, z wyjątkiem prospektów, folderów i innych materiałów Wykonawcy. Wymogu języka polskiego nie będą naruszać podane w ofercie i dokumentach składanych wraz z ofertą nazwy własne. Jako opis obiektu hotelu uznane będą prospekty, katalogi i inne materiały Wykonawcy, jeżeli zostaną złożone wraz z ofertą. Będą one traktowane jako załączniki do oferty. Treść oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 7. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: - spełnią warunki dotyczące (art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych): 9

10 posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają wiedzę i doświadczenie; dysponują odpowiednim potencjałem technicznym, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; - nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawa zamówień publicznych. 8. Dokumenty wymagane: W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca składa następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 1a do SIWZ. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy składają następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy, o braku podstaw do wykluczenia na podst. art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 1b do SIWZ; aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej: oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych załącznik nr 1c do SIWZ. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa wyżej składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Za aktualne w rozumieniu niniejszego punktu uznaje się dokumenty wystawione lub sporządzone z datą nie wcześniejszą niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się powyższych dokumentów, zastępuje się je dokumentem zawierającym 10

11 oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Wyżej wymienione oświadczenia i dokumenty sporządzone w języku obcym należy przedstawić wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Wykonawcy składają następujące dokumenty: opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym pokoi, pomieszczeń przystosowanych do prowadzenia rozmów biznesowych, foyer, sal konferencyjnych, parkingu oraz najbliższego otoczenia hotelu) proponowane szczegółowe menu - 1 poczęstunek na powitanie gości 2 propozycje, - 4 przerwy kawowe 6 propozycji - 3 obiady w formie szwedzkiego stołu 6 propozycji zestawów 2 propozycje na każdy dzień. - 1 kolacja zasiadana (wieczór regionalny) 3 propozycje zestawów - 1 dyskoteka 3 propozycje zestawów zimnej płyty/szwedzkiego stołu + 3 propozycje deserów ( (po 3 dla każdego rodzaju zimnej płyty) - 1 uroczysta kolacja z zabawą taneczną 3 propozycje zestawów + 3 propozycje bufetów szczegółowy opis dodatkowych atrakcji podczas dyskoteki: w sumie 6 propozycji (3 propozycje atrakcji odbywające się wewnątrz obiektu + 3 propozycje atrakcji odbywające się na wolnym powietrzu) w każdej ze wskazanych cen) oraz (jeśli będzie to odpowiadało charakterowi atrakcji) - 3 propozycje nagród dla zdobywców 3 pierwszych miejsc PLN netto, (po jednej wewnątrz i na zewnątrz) PLN netto, (po jednej wewnątrz i na zewnątrz) PLN netto, (po jednej wewnątrz i na zewnątrz) szczegółowy opis dodatkowych atrakcji podczas uroczystej kolacji z zabawą taneczną: 3 propozycje atrakcji odbywające się wewnątrz obiektu, w trzech kategoriach cenowych PLN netto, PLN netto, PLN netto. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: 11

12 Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawców będzie dokonana w oparciu o kompletność i prawidłowość złożonych oświadczeń i dokumentów, jakich żąda Zamawiający i zostanie dokonana na podstawie treści tych dokumentów według formuły (spełnia/nie spełnia). Oświadczenia i dokumenty będą badane pod względem formalnoprawnym, pod względem ich aktualności, a także czy informacje w nich zawarte potwierdzają spełnienie wymagań Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca w złożonej ofercie podaje informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U Nr 47, poz. 211 z późn. zm) dalej ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i chce, aby wskazane informacje nie podlegały ujawnieniu osobom trzecim, powinien co do tych informacji złożyć oświadczenie o ich zastrzeżeniu jako informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa oraz wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie Wykonawcy nie może dotyczyć informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jak też dotyczyć nazwy Wykonawcy (firmy), jego adresu, oraz oferowanej ceny. Oświadczenie o zastrzeżeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy załączyć do oferty. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa muszą zostać oznaczone i umieszczone w osobnej, wewnętrznej kopercie z napisem Tajemnica przedsiębiorstwa Wszystkie wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność przez osobę / osoby uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem "za zgodność z oryginałem". Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu. W przypadku podpisywania oferty lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumencie rejestracyjnym Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym zamówieniu. 9. Sposób sporządzenia oferty i obliczenia ceny. Oferta musi zawierać: nazwę i adres Wykonawcy, cenę oferty brutto, - Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN). - Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w SIWZ usługi. - Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego. - Do porównania cen w ofertach przyjmuje się cenę brutto. 12

13 - Wykonawca zagraniczny, którego dotyczą przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami) dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dalej zwane przepisami w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów - kalkuluje cenę oferty bez uwzględnienia w niej kwoty należnego w Polsce podatku VAT (konsekwencja wynikająca z konieczności uwzględnienia przez Zamawiającego art. 91 ust. 3 ustawy PZP). - Do celów porównania ofert Wykonawców zagranicznych z ofertami Wykonawców krajowych, Zamawiający doliczy do ceny ofertowej netto złożonej przez Wykonawcę zagranicznego kwotę należnego obciążającego Zamawiającego z tytułu realizacji umowy podatku od towarów i usług (VAT). - Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Wyszczególnienie wymagań określonych w SIWZ przez Zamawiającego. Wszystkie wymagane dokumenty (pkt 8 SIWZ). Formularz ofertowy stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Oferta wraz z załącznikami musi być zgodna zarówno w sposobie jej sporządzenia, jak i zawartości merytorycznej i treści z ustawą PZP i ze wszystkimi postanowieniami niniejszej SIWZ. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom określonym w SIWZ. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 10. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: cena oferty brutto - 45 % (cena obejmująca całość wyspecyfikowanego zamówienia bez dodatkowych atrakcji) Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: cena minimalna (najniższa) Wc = x 45 cena przedstawiona w ofercie 13

14 ocena obiektu - 35 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 35%. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - wielkość i funkcjonalność obiektu - funkcjonalność i estetyka sal konferencyjnych - funkcjonalność i estetyka pokoi hotelowych - infrastruktura wewnętrzna i zewnętrzna obiektu, z której mogą korzystać uczestnicy konferencji (odpłatnie/nieodpłatnie) - lokalizacja obiektu - parking - otoczenie - itp. ocena zaproponowanego menu - 10 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 10%. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - dopasowanie rodzaju menu do charakteru imprez - zróżnicowanie proponowanego menu - ewentualne zaoferowanie dodatkowych pozycji poza wymagane przez Zamawiającego. ocena zaproponowanych atrakcji podczas wieczoru I - 5 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 5 %. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - atrakcyjność propozycji - dopasowanie rodzaju atrakcji do charakteru imprezy - atrakcyjność nagród ocena zaproponowanych atrakcji podczas wieczoru II - 5 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. 14

15 Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 5 %. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - atrakcyjność propozycji - dopasowanie rodzaju atrakcji do charakteru imprezy Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 11. Wymagany termin realizacji zamówienia: maja 2016 r. Termin związania ofertą 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 12. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia r do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej: napisem Przetarg nieograniczony na Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 13. Miejsce i termin otwarcia ofert Otwarcie ofert nastąpi dnia o godz w siedzibie Instytutu, I p, pok Porozumiewanie się z Wykonawcami Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, Kraków lub fax lub pocztą elektroniczną (office@inig.pl) Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza otrzymanie pism faksem lub drogą elektroniczną. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami 15

16 - w zakresie spraw organizacji konferencji: Magdalena Żółty - tel. (12) , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, zolty@inig.pl w sprawach proceduralnych: Monika Stachnik - tel. (12) , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax: (12) , stachnik@inig.pl Elżbieta Turek tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax. 12/ , e- mail: turek@inig.pl ; Tomasz Kusia tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax. 12/ , e- mail: kusia@inig.pl Magdalena Szymanik - tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax. 12/ , szymanik@inig.pl ; Zamawiający udzieli niezwłocznie odpowiedzi wszystkim Wykonawcom, zgodnie z art. 38 ustawy Pzp, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Zamawiający nie przewiduje zorganizowania zebrania z Wykonawcami. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy wpisać znak postępowania: DZ /15 Zgodnie z brzmieniem art. 27 ustawy Prawo zamówień publicznych w niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują sobie pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, na adres wskazany powyżej. Zamawiający nie udzieli żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Zamawiającego zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemnego trybu postępowania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wprowadzone w ten sposób modyfikacje, zmiany lub uzupełnienia zostaną zamieszczone na stronie internetowej Wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów, jak również pytania Wykonawców wraz z wyjaśnieniami stają się integralną częścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będą wiążące przy składaniu ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert, jeżeli będzie to niezbędne dla wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji, Zamawiający zawiadomi na stronie internetowej. Wszelkie prawa i zobowiązania Wykonawców odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi. 16

17 15. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę Zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt. 2 ustawy PZP Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183, w terminie: nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty ( ) Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszej specyfikacji oraz danych i cen zawartych w ofercie - wzór umowy stanowi załącznik nr 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy - w zakresie wynagrodzenia Wykonawcy, w przypadku wystąpienia jednej z okoliczności wymienionych poniżej: - zmiany stawki podatku od towarów i usług, - zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, - zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Warunki zmian: - inicjowanie zmian zmiany dokonywane będą na pisemny wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego zawierający uzasadnienie dla ich wprowadzenia, - wprowadzenie zmian wymaga zgodnej woli obu Stron, - forma zmian w formie pisemnej aneks do umowy, pod rygorem nieważności. 16. Środki ochrony prawnej Wobec treści ogłoszenia Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. Zakres czynności na jakie dopuszczalne jest wniesienie odwołania określają zapisy art. 180 PZP. 17. Ogłoszenia wyników przetargu Wyniki postępowania zostaną ogłoszone zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych - wszyscy Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu o zamówienie publiczne zostaną powiadomieni w formie pisemnej, na stronie internetowej INiG oraz w miejscu publicznie dostępnym. 18. Załączniki do SIWZ Nr 1a Oświadczenie na podst. art. 22 ust.1 17

18 Nr 1b Oświadczenie na podst. art. 24 ust.1 Nr 1c Oświadczenie na podst. art. 24 ust.2 pkt 5 Nr 2 Formularz cenowy Nr 3 Wzór umowy Nr 4 Formularz proponowanego menu... Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, dnia 04 listopada 2015r. 18

19 Załącznik nr 1a do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE NA PODSTAWIE ART. 22 UST 1 USTAWY - PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: oświadczam, że: 1) posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadamy wiedzę i doświadczenie 3) dysponujemy potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 19

20 Załącznik nr 1b do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE NA PODSTAWIE ART. 24 UST.1 USTAWY - PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: Oświadczam/my, że brak jest podstaw do wykluczenia nas z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 20

21 Załącznik nr 1c do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 2 PKT. 5 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: informuję/my, że zgodnie z art. 26, ust. 2d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Pzp: nie należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.).* należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), i w załączeniu przedkładamy listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.* Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy * niepotrzebne skreślić 21

22 Załącznik nr 2 do SIWZ FORMULARZ OFERTOWY (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę na oferujemy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w SIWZ na następujących warunkach: Miejsce realizacji usługi:.. 1. Rezerwacja i udostępnienie sali konferencyjnej na nie mniej niż 80 i nie więcej niż 120 osób zgodnie z pkt. 1.1 SIWZ. Cena netto za wynajem sali w dniach maja 2016 r.:... zł /słownie: Cena netto poczęstunku powitalnego zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto poczęstunku powitalnego za 120 osób:... zł /słownie: Cena netto za cztery przerwy kawowe zgodnie z pkt , i SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto cztery przerwy kawowe za 120 osób:... zł /słownie: Cena netto trzy obiady (szwedzki stół) zgodnie z pkt , i SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto trzy obiady (szwedzki stół) za 120osób:... zł /słownie: Cena netto kolacja wieczór regionalny oraz poczęstunek podczas dyskoteki zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto kolacja wieczór regionalny oraz poczęstunek podczas dyskoteki za 120 osób:... zł /słownie:... 22

23 10. Cena netto uroczysta kolacja z zabawą taneczną zgodnie z pkt SIWZ, za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto - uroczysta kolacja z zabawą taneczną za 120 osób:... zł /słownie: Cena netto noclegu dla 1 osoby w pokoju do jednoosobowego wykorzystania, ze śniadaniem... zł /słownie:... (maksymalnie 160,00 zł netto/dobę dla 1 osoby w pokoju 1-osobowym ze śniadaniem). Cena za nocleg obejmuje również korzystanie z. 13. Łączna cena netto za korzystanie z bazy noclegowej w terminie maja 2016r.: Cena netto za pokój jednoosobowy ze śniadaniem x 120 pokoi w terminie r. (dwie doby hotelowe):... zł /słownie: Łączna cena netto za korzystanie z bazy noclegowej przez organizatorów konferencji w terminie 10/11 maja 2016r.: Cena netto za pokój jednoosobowy ze śniadaniem x 4 pokoje:... zł /słownie:... Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia -obsługa konferencji organizowanej przez INiG-PIB* netto:. + VAT 23% właściwa dla takiej usługi brutto: zł/ słownie: * należy zsumować punkt 1,3,5,7,9,11,13, Cena netto za atrakcje podczas wieczoru regionalnego (6 propozycji-opis w załączeniu) Atrakcje wewnątrz obiektu A...cena...zł. (do 2 000,00 zł netto) B...cena...zł. (do 3 000,00 zł netto) C...cena...zł. (do 4 000,00 zł netto) Atrakcje odbywające się na wolnym powietrzu D...cena...zł. (do 2 000,00 zł netto) E...cena...zł. (do 3 000,00 zł netto) F...cena...zł. (do 4 000,00 zł netto) 23

24 w opisie w. w. atrakcji należy przedstawiać również 3 propozycje nagród dla zdobywców 3 pierwszych miejsc. 16. Cena netto za atrakcje podczas uroczystej kolacji z zabawą taneczną (3 propozycje-opis w załączeniu) A...cena...zł. (do 2 000,00 zł netto) B...cena...zł. (do 3 000,00 zł netto) C...cena...zł. (do 4 000,00 zł netto) Termin realizacji zamówienia: maja 2016 r. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do 06 maja 2016 r. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie do 06 maja 2016 r., zgodnie z wyliczeniami w niniejszym formularzu ofertowym i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki VAT. Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy PZP (Załącznik 1a); aktualny odpis z właściwego rejestru oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy PZP (Załącznik 1b); oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy PZP (Załącznik 1c); oraz opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym pokoi, pomieszczeń przystosowanych do prowadzenia rozmów biznesowych, foyer, sal konferencyjnych, parkingu oraz najbliższego otoczenia hotelu) proponowane szczegółowe menu - 1 poczęstunek na powitanie gości 2 propozycje, - 4 przerwy kawowe 6 propozycji - 3 obiady w formie szwedzkiego stołu 6 propozycji zestawów 2 propozycje na każdy dzień. - 1 kolacja zasiadana (wieczór regionalny) 3 propozycje zestawów - 1 dyskoteka 3 propozycje zestawów zimnej płyty/szwedzkiego stołu + 3 propozycje deserów ( (po 3 dla każdego rodzaju zimnej płyty) - 1 uroczysta kolacja z zabawą taneczną 3 propozycje zestawów + 3 propozycje bufetów szczegółowy opis dodatkowych atrakcji podczas dyskoteki: w sumie 6 propozycji (3 propozycje atrakcji odbywające się wewnątrz obiektu + 3 propozycje atrakcji odbywające się na wolnym powietrzu) w każdej ze wskazanych cen) oraz (jeśli będzie to odpowiadało charakterowi atrakcji) - 3 propozycje nagród dla zdobywców 3 pierwszych miejsc PLN netto, (po jednej wewnątrz i na zewnątrz) PLN netto, (po jednej wewnątrz i na zewnątrz) PLN netto, (po jednej wewnątrz i na zewnątrz) szczegółowy opis dodatkowych atrakcji podczas uroczystej kolacji z zabawą taneczną: 3 propozycje atrakcji odbywające się wewnątrz obiektu, w trzech kategoriach cenowych PLN netto, PLN netto, PLN netto. Miejscowość..., dnia r. 24

25 ... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 25

26 WZÓR UMOWY Załącznik nr 3 zawarta w dniu r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie, ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS , reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską 2. zwana w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS... reprezentowaną przez 1... zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego DZ /15, na podstawie art. 39 w nawiązaniu z art. 5 ustawy PZP. zwani w dalszej części łącznie "Stronami" Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 Wykonawca zobowiązuje się do: obsługi Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE 2016 Nowoczesne środki smarowe do specjalistycznych zastosowań w urządzeniach przemysłowych, transporcie i komunikacji:, organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach maja 2016 r. Obsługa ww. Konferencji obejmować będzie świadczenie usług hotelarskich, w zakresie spotkać i Konferencji polegających na rezerwacji i 26

27 udostępnieniu Sali konferencyjnej, zapewnienie usługi gastronomicznej oraz bazy noclegowej uczestnikom w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdki, zlokalizowanym w miejscowości górskiej lub/i uzdrowiskowej, w odległości do 300km od Krakowa na rzecz Zamawiającego w terminach i na warunkach określonych w SIWZ oraz w złożonej ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi:.. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego do dnia 06 maja 2016 r. Kwota do wypłaty zostanie ostatecznie ustalona podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do list przekazanych przez Zamawiającego w terminach wskazanych w SIWZ. 5. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia. (tj. fakturę za usługę w zakresie organizacji konferencji - 23% VAT) 6. Płatność faktury nastąpi w terminie do 14 dni od daty jej wpłynięcia do siedziby Zamawiającego, przelewem na konto wskazane na fakturze. 3 Wykonawca gwarantuje niezmienność cen, jak i warunków socjalno-bytowych uczestników konferencji przez cały okres Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; b) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; c) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonego w 2 ust. 2 w wysokości 1% wartości netto umowy. 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 27

28 3. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary 5 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 28

29 Pieczęć Wykonawcy Załącznik nr 4 do SIWZ Proponowane menu dla uczestników Międzynarodowej Konferencji ŚRODKI SMAROWE Nowoczesne środki smarowe do specjalistycznych zastosowań w urządzeniach przemysłowych, transporcie i komunikacji, organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach maja 2016 r., Poczęstunek na powitanie gości (1x): Usługa musi zawierać: kawę, herbatę, wodę mineralną, galanterię cukierniczą, tartinki, zorganizowane w postaci bufetu, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 15 PLN netto w ofercie należy przedstawić 2 propozycje poczęstunku Przerwa kawowa (1x): Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe, galanterię cukierniczą, w tym desery serwowane w naczyniach jednoporcjowych. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 20 PLN netto Obiad (1x): Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy - zupa + danie główne (po dwa rodzaje mięs, dodatków oraz sałat i surówek) + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki). 29

30 W ofercie należy przedstawić 2 propozycje zestawów obiadowych, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 60 PLN netto Kolacja podczas wieczoru regionalnego (1x) Cena za udział w całym wieczorze regionalnym (kolacja wieczór regionalny i zimna płyta/szwedzki stół podczas dyskoteki ) w cenie/1 uczestnika nie większej niż 110 PLN netto. Kolacja w góralskiej chacie połączona z ogniskiem i pieczeniem kiełbasy, szwedzki stół (dania regionalne): zupa + danie główne + deser + napoje bez ograniczeń, w tym: kawa, herbata, woda mineralna, soki + stół z wyrobami regionalnymi, dostosowanymi do charakteru wieczoru + 3 propozycje alkoholu dopasowanego do charakteru kolacji. W ofercie należy przedstawić po 3 propozycje zestawów dań regionalnych i po 3 propozycje alkoholi dopasowanych do charakteru kolacji