ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY. na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla Pracowników Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego.

Transkrypt

1 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY 1 Znak sprawy: DZ-1-A /18 W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2018 r., poz. 1986) art. 4 pkt. 8. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza euro. Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy (INiG-PIB) w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: 12/ , fax: 12/ , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla Pracowników Instytutu Nafty i Gazu Państwowego Instytutu Badawczego. 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie Pracownikom INiG - PIB usług sportowo - rekreacyjnych w ramach pakietu/abonamentu, w tym co najmniej: zajęcia fitness, aerobik, siłownia, basen, sauna, tenis ziemny, aqua aerobik, squash, indor cycling, taniec, sztuki walki, ścianka wspinaczkowa. Wymagana dostępność usług co najmniej w: Kraków i województwo małopolskie oraz Warszawa i województwo mazowieckie. zajęcia fitness, siłownia i basen. Wymagana dostępność usług co najmniej w: Krosno i województwo podkarpackie. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał w swojej ofercie minimum: obiektów na terenie województwa małopolskiego, w tym 75 na terenie miasta Krakowa - bez dodatkowych dopłat za zajęcia, z których można korzystać w ramach abonamentu, obiektów na terenie województwa mazowieckiego, w tym 75 na terenie m.st. Warszawy - bez dodatkowych dopłat za zajęcia, z których można korzystać w ramach abonamentu. Wykonawca zapewni dla pracowników zgłoszonych przez Zamawiającego identyfikator-imienną kartę lub inny system weryfikacji, który umożliwi dostęp do oferowanych usług. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszelkie dane użytkowników niezbędne do weryfikacji. Zamawiający wymaga, aby użytkownicy mieli dostęp do obiektów: - w pełnym zakresie czasu ich otwarcia, - bez dodatkowych dopłat za zajęcia, z których korzystają w ramach abonamentu, z wyjątkiem zajęć: squash i tenis ziemny oraz oprócz np. kaucji, - bez limitów korzystania, tzn. że jedno wejście na obiekt nie może być krótsze niż 45 minut - czas korzystania z usługi (z wyjątkiem ograniczeń wprowadzonych przez dany obiekt, wynikających z obowiązujących w nim godzin pracy, grafików i regulaminów oraz np. ze względów bezpieczeństwakorzystanie z sauny), a użytkownik ma prawo do co najmniej dwóch wejść w każdym obiekcie w danym dniu także po kolei (bez przerwy). Wykonawca w ramach obowiązywania umowy umożliwi także korzystanie z nowo dostępnych usług sportowo-rekreacyjnych. Aktualna lista dostępnych obiektów oraz zajęć będzie zawsze dostępna (on-line) dla pracowników Zamawiającego w miejscu wskazanym przez Wykonawcę. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wykaz obiektów, do których zapewni dostęp w ramach świadczonej usługi. Zamawiający przez obiekt rozumie budynek/lokal, w którym świadczone są usługi objęte zamówieniem. Różnorodne zajęcia oferowane pod tym samym adresem przez ten sam podmiot traktowane są jako jeden obiekt. Uczestnictwo Pracowników Instytutu w zamawianych usługach jest dobrowolne, nie jest możliwe precyzyjne ustalenie liczby uczestników. W poprzednich latach z tego typu pakietu korzystało u Zamawiającego ok pracowników i osób towarzyszących.

2 Ilość wszystkich Pracowników zatrudnionych w INiG-PIB: ok. 340 osób. Poziom finansowania usług dla Pracownika przez Pracodawcę: od 40% do 50% Pracodawca. Zamawiający wymaga, aby okres rozliczeniowy trwał 1 miesiąc. Wymagane jest zapewnienie możliwości rezygnacji lub przystąpienia Pracowników w trakcie trwania realizacji usługi. Wszelkie zmiany w wykazie Pracowników korzystających z usług będą przekazywane Wykonawcy do 20 każdego miesiąca. Wymagana jest gotowość Wykonawcy do realizacji zawartej Umowy: 14 dni od przekazania przez Zamawiającego wykazu uczestników. Wykonawca zobowiązany jest umożliwić udział w programie także osobom towarzyszącym pracowników INiG - PIB na warunkach wskazanych w ofercie dla tych osób. Zamawiający wymaga, aby osoby towarzyszące mogły uczestniczyć w programie bez konieczności uczestniczenia konkretnego pracownika Zamawiającego. Ceny zawarte w ofercie Wykonawcy będą niezmienne przez okres trwania Umowy. Płatnikiem wobec Wykonawcy będzie Zamawiający. Wszelkie usługi dodatkowe nie będą finansowane przez Zamawiającego. Termin realizacji od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. Zamawiający wymaga przedstawienia w ofercie propozycji zgodnie z opisem powyżej (propozycja podstawowa, podlegająca ocenie zgodnie z opisanymi kryteriami). 2. Sposób sporządzenia oferty Oferta musi zawierać: Nazwę i adres Wykonawcy. Cenę oferty - w złotych polskich (PLN). Cena Ilość osób uczestniczących w programie (wraz z osobami towarzyszącymi) do 60 od 61 Cena netto/1osoba/1miesiąc Cena brutto/1osoba/1 miesiąc Cena uczestnictwa w programie osób towarzyszących brutto/1osoba/1 miesiąc Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1. Cena oferty winna uwzględniać wszelkie koszty, także nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy, związane z realizacją opisanej usługi. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Wykonawca może również załączyć do oferty w charakterze informacyjnym inne swoje propozycje dotyczące abonamentów na usługi sportowo-rekreacyjne obejmujące inny zakres od wymaganego przez Zamawiającego, np. pakiety z nieograniczonym dostępem do zajęć. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. 3. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: 2

3 - cena ogółem brutto 70% (do porównania przyjęta zostanie średnia cena wyliczona jako średnia arytmetyczna z cen zaproponowanych przez Wykonawcę dla poszczególnych wariantów programu propozycji podstawowej - w zależności od ilości zgłoszonych osób) cena najniższa Wc = x 70 cena przedstawiona w ofercie - cena brutto uczestnictwa w programie osoby towarzyszącej 12% (do porównania przyjęta zostanie średnia cena wyliczona jako średnia arytmetyczna z cen zaproponowanych przez Wykonawcę dla osoby towarzyszącej dla poszczególnych wariantów programu propozycji podstawowej w zależności od ilości zgłoszonych osób) cena najniższa Wc1 = x 12 cena przedstawiona w ofercie - ilość dostępnych obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego świadczących zamawiane usługi (zgodne z wymaganiami zapisanymi w pkt. 1) na terenie woj. małopolskiego i woj. mazowieckiego oraz ilość obiektów świadczących zamawiane usługi (zgodne z wymaganiami zapisanymi w pkt. 1) na terenie woj. podkarpackiego: - woj. małopolskie (w tym m. Kraków), 13% Ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego zaoferowana w badanej ofercie S = Najwyższa zaoferowana ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego - woj. mazowieckie (w tym m. Warszawa) - 3%. Ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego zaoferowana w badanej ofercie S = Najwyższa zaoferowana ilość obiektów ponad ilość wymaganą przez Zamawiającego - woj. podkarpackie (w tym m. Krosno), 2% Ilość obiektów zaoferowana w badanej ofercie S = Najwyższa zaoferowana ilość obiektów Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w sumie uzyska najwyższą ilość punktów. 4. Wymagany termin realizacji zamówienia od 1 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. 5. Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 6. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia r. do godz r. do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Oferta na świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych dla Pracowników INiG - PIB. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. 3

4 Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 7. Sposób porozumiewania się z Wykonawcami: Wszystkie wnioski, pisma, zapytania należy kierować na adres: przetargi@inig.pl. 8. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego zapytania ofertowego, danych i cen zawartych w ofercie. 9. Załączniki: Nr 1 Formularz ofertowy. Nr 2 Wzór umowy. zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej Kraków, dnia 26 października 2018 r. 4

5 ... Załącznik nr 1 Pieczęć Wykonawcy FORMULARZ OFERTOWY W odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu na świadczenie usług polegających na zapewnieniu dostępu do obiektów sportowych i zajęć sportowych dla Pracowników INiG - PIB składamy niniejszą OFERTĘ: Nazwa Wykonawcy: Adres:.. fax Ilość osób uczestniczących w programie (wraz z osobami towarzyszącymi) do 60 od 61 Cena netto/1osoba/1miesiąc Cena brutto/1osoba/1 miesiąc Cena uczestnictwa w programie osób towarzyszących brutto/1osoba/1 miesiąc Minimalna ilość osób uczestniczących w programie:.. Jeżeli liczba Użytkowników usług spadnie poniżej wskazanej liczby, umowa ulega rozwiązaniu od następnego miesiąca rozliczeniowego. Oświadczamy, że dysponujemy następującą liczbą obiektów:.. na terenie: woj. małopolskiego, w tym. w m. Kraków,... na terenie: woj. podkarpackiego, w tym w m. Krosno,... na terenie: woj. mazowieckiego, w tym. w m. Warszawa, w których oferujemy usługi odpowiadające wymaganiom zawartym w pkt 1 Zaproszenia do złożenia oferty. (w tym, w szczególności: bez dodatkowych dopłat za zajęcia, z których korzystają w ramach abonamentu, z wyjątkiem zajęć: squash i tenis ziemny). W załączeniu przedstawiamy wykaz obiektów na terenie: woj. małopolskiego, w tym m. Kraków; woj. podkarpackiego, w tym m. Krosno i woj. mazowieckiego, w tym m. Warszawa, wraz z wykazem usług świadczonych w wymienionych obiektach. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:... Ofertę naszą składamy na... kolejno ponumerowanych stronach. Załącznikami do niniejszego formularza, stanowiącymi integralną część oferty są: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru. 2. Wykaz obiektów na terenie: woj. małopolskiego, w tym m. Kraków; woj. podkarpackiego, w tym m. Krosno i woj. mazowieckiego, w tym m. Warszawa, wraz z wykazem usług świadczonych w wymienionych obiektach. 3. Inne propozycje Wykonawcy dotyczące abonamentów na usługi sportowo-rekreacyjne miejscowość, data pieczęć i podpis 5

6 Załącznik nr 2 Wzór Umowy Zawarta w dniu... pomiędzy : Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą przy ul. Lubicz 25 A, Kraków, zwanym dalej Zamawiającym, NIP reprezentowanym przez:. a Firmą.. z siedzibą zwaną dalej Wykonawcą, NIP reprezentowanym przez:. wyłonionym w postępowaniu o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2018 r., poz. 1986) art. 4 pkt. 8. Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług sportowo - rekreacyjnych opisanych przez Zamawiającego, zwanych w dalszej części umowy usługami dla pracowników i osób towarzyszących w okresie od do.., na warunkach opisanych w zaproszeniu do złożenia oferty oraz w ofercie Wykonawcy. 2. Definicje: 1) Lista imienna lista osób uprawnionych do korzystania z usług, przekazana przez Zamawiającego. 2) Użytkownik pracownik Zamawiającego lub osoba towarzysząca, wymieniony na liście, uprawniony do korzystania z usług. 3) Pracownik osoba zatrudniona przez Zamawiającego na podstawie umowy o pracę. 4) Karta/system weryfikacji imienna karta lub inny system weryfikacji użytkowników uprawniające do korzystania z usług sportowo-rekreacyjnych, umożliwiające ewidencjonowanie wejść. 5) Okres Rozliczeniowy 1 miesiąc kalendarzowy Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszelkich informacji Użytkownikom o dostępnych usługach oraz zasadach korzystania z usług, tylko w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego lub za jego pośrednictwem. 6

7 2. Wykonawca w okresie 14 dni po dostarczeniu przez Zamawiającego wykazu Użytkowników usług umożliwi Zamawiającemu korzystanie z usług. 3. Wykonawca zapewni najwyższą jakość zamawianych usług. 4. O wszelkich zmianach dotyczących oferty, Wykonawca zobowiązany jest powiadomić Zamawiającego Zamawiający zobowiązuje się w przypadku zmiany liczby Użytkowników do przesłania uaktualnionej Listy Użytkowników usług do 20 każdego miesiąca. W przypadku, gdy Zamawiający nie prześle uaktualnionej Listy w ustalonym w Umowie terminie, Wykonawca ma prawo wystawić fakturę za dany Okres Rozliczeniowy zgodnie z ostatnim otrzymanym zamówieniem. 2. Jeżeli liczba Użytkowników usług spadnie poniżej..., umowa ulega rozwiązaniu od następnego miesiąca rozliczeniowego. 3. W przypadku zaginięcia kart czy nieumyślnego utracenia jej przez użytkownika, na pisemne zgłoszenie ze strony Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się w umownym terminie 10 dni roboczych bezpłatnie przesłać duplikat karty Strony Umowy ustalają, że koszt dostępu do obiektów sportowo-rekreacyjnych w okresie 1 miesiąca dla 1 użytkownika (w zależności od liczby Uczestników): Ilość osób uczestniczących w programie Cena netto/1osoba/ 1 miesiąc Cena brutto/1osoba/ 1 miesiąc Cena uczestnictwa w programie osób towarzyszących brutto/1osoba/1 miesiąc Wynagrodzenie należne Wykonawcy podlegać będzie automatycznej waloryzacji odpowiednio o kwotę podatku VAT wynikającą ze stawki tego podatku, obowiązującą w chwili powstania obowiązku podatkowego. 2. Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego, wraz z należnym podatkiem VAT Wynagrodzenie w formie miesięcznego abonamentu-zgodnie ze zgłoszoną liczbą użytkowników, w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. 3. Zamawiający otrzyma pierwszego dnia każdego z Okresów Rozliczeniowych objętych niniejszą Umową, prawidłowo wystawioną fakturę na kwotę uwzględniającą koszt dostępu do usług dla wszystkich zgłoszonych przez Zamawiającego Użytkowników na dany Okres Rozliczeniowy. 5 Ochrona danych osobowych Regulacje dotyczące ochrony danych osobowych zawarte zostały w umowie powierzenia przetwarzania danych stanowiącej załącznik do przedmiotowej umowy W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę z jego winy w danym okresie rozliczeniowym, Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 3% wartości netto kolejnej faktury, za każdy dzień niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 7

8 2. Za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy będzie uznane w szczególności stwierdzenie przez Zamawiającego niezapewnienia dostępu do pakietów, na zasadach i w zakresie określonym w umowie. 3. W przypadku naliczenia kar umownych określonych w ust. 1 Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od Umowy w trybie natychmiastowym w przypadku niewykonywania lub nienależytego wykonywania niniejszej umowy przez Wykonawcę, jak opisano w ust. 2 powyżej, jeżeli naruszenie to trwa co najmniej 5 dni kalendarzowych bez przerwy. 7 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie postanowienia oraz zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu. 5. Wszelkie załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 8