Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego

Transkrypt

1 INSTYTUT FIZYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK PL WARSZAWA, AL. LOTNIKÓW 32/46 Tel. (48-22) Fax. (48-22) REGON: P , NIP: DZPIE/018/2012 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego Przedmiot postępowania: Organizacja międzynarodowej konferencji w Wiśle. Kod CPV: Tryb udzielenia zamówienia: Inwestor/Kupujący: 1. Opis przedmiotu zamówienia: Postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z Prawem Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004r (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Warszawa, Al. Lotników 32/46. NIP: Regon: P Przedmiotem zamówienia jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: 42 nd International School & Conference on Physics of Semiconductors Jaszowiec 2013 w Wiśle w dniach czerwca 2013 r. Na przedmiot zamówienia składają się: usługi hotelarskie; usługi restauracyjne; wynajem sal wykładowych. Wymagania dotyczące miejsca hotelowego: usytuowanie hotelu w Wiśle, w pewnym oddaleniu (lecz nie więcej niż 3 km) od centrum, w celu zapewnienia ciszy i spokoju niezbędnego dla prowadzenia obrad. Wykonawca odda do dyspozycji cały obiekt Zamawiającemu; minimum standard *** (trzech gwiazdek); sala konferencyjna o pojemności co najmniej 350 osób i powierzchni co najmniej 250 m 2 z nagłośnieniem, rzutnikiem multimedialnym i obsługą; powierzchnia wystawiennicza w budynkach hotelu, co najmniej 300 m 2, oraz rozległe tereny wokół hotelu, najlepiej zielone, umożliwiające przeprowadzenie pokazów, np. pokazów wystawy objazdowej Centrum Nauki Kopernik. dostęp do Internetu przez Wi-Fi dla uczestników konferencji; możliwość zakwaterowania 240 osób (uczestników konferencji) w tym min.: 72 pokoje dla 1 osoby; 69 pokoi dla 2 osób; 10 pokoi dla 3-4 osób; 1

2 restauracja hotelowa na min. 300 osób; monitorowany parking na powierzchni utwardzonej na min. 150 samochodów; pomieszczenie o powierzchni min.10 m 2 przy głównym wejściu z przeznaczeniem na biuro konferencji, wyposażone w min: 2 biurka 6 krzeseł stół szerokopasmowy dostęp do Internetu przez Wi-Fi; 24-godzinna obsługa recepcyjna hotelu ze znajomością języka angielskiego. Schematyczny opis przebiegu konferencji, na podstawie którego należy dokonać wyceny: piątek 21 czerwca przybycie 130 uczestników; kolacja dla 130 osób w formie bufetu; sobota 22 czerwca śniadanie dla 130 uczestników w formie bufetu; lunch serwowany dla 130 uczestników; kolacja dla 130 osób w formie bufetu; niedziela 23 czerwca śniadanie dla 130 uczestników w formie bufetu; przybycie 10 uczestników; lunch serwowany dla 140 uczestników; przybycie 110 uczestników; kolacja grillowa pod gołym niebem dla 240 osób; poniedziałek 24 czerwca śniadanie dla 240 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 240 uczestników; wyjazd 10 uczestników; kolacja dla 230 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; wtorek 25 czerwca śniadanie dla 230 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 230 uczestników; bankiet dla 230 osób; środa 26 czerwca śniadanie dla 230 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 230 uczestników; kolacja dla 230 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; czwartek 27 czerwca 2

3 śniadanie dla 230 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 230 uczestników; wyjazd 40 uczestników; kolacja dla 190 osób w formie bufetu; piątek 28 czerwca śniadanie dla 190 uczestników w formie bufetu; wyjazd 190 uczestników. 2. Termin wykonania zamówienia: Wymaga się aby przedmiot zamówienia odbył się w dniach czerwca 2013 r. 3. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny tych warunków: 1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, i nie podlegają wykluczeniu z postępowania z trybie Art. 24 ust Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie maja dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania tych warunków: 1 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z Art. 22 ust. 1 Ustawy PZP. 2 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy PZP. 5. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami: 1 Zamawiający będzie kontaktował się z wykonawcami drogą faksu, em lub na piśmie. 2 Osoby przewidziane do kontaktu z wykonawcami: Maciej Zajączkowski fax:

4 6. Termin związania ofertą: 1 Zamawiający ustala termin związania ofertą na okres 30 dni od daty terminu składania ofert. 7. Opis sposobu przygotowania oferty: 1 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej, trwałą, czytelną techniką. 2 Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie wykluczony z postępowania. 3 Oferta powinna dotyczyć całości zamówienia zgodnie z wymogami i warunkami specyfikacji. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 4 Wszystkie zapisane strony oferty powinny być ponumerowane, podpisane i zszyte. 5 Oferent powinien zamieścić ofertę w dwóch kopertach z adresem i nazwą Zamawiającego oraz Oferenta, a także napisem: "Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na organizację międzynarodowej konferencji w Wiśle [DZPIE/018/2012]" 8. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1 Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, budynek I pok. Nr. 101 (kancelaria ogólna) w godzinach w dni robocze, do dnia 19 listopada 2012 r., do godz. 12:00. 2 W przypadku wysłania oferty pocztą (lub pocztą kurierską) za termin złożenia przyjmuje się termin otrzymania oferty, a nie datę stempla pocztowego (nadania). 3 Otwarcie ofert odbędzie się w ostatnim dniu ich składania, w siedzibie Zamawiającego, budynek I sala 203 o godzinie 13: Opis sposobu obliczenia ceny: 1 Cena ryczałtowa, wyrażona w walucie polskiej PLN. 2 Cena ryczałtowa powinna uwzględniać założenia z 1 SIWZ, przy ewentualnej zmianie ilości uczestników do +/-10 osób. 10. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Cena 100 pkt. 2 Przy przeliczaniu punktów zamawiający posłuży się wzorem: Cmin 100 C bad 4

5 gdzie: C min cena najtańszej oferty; C bad cena oferty badanej 11. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Wykonawca, który wygra postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, powinien podpisać umowę w ciągu 7 dni od daty zakończenie terminu na wnoszenie protestów i odwołań, na warunkach określonych w niniejszej specyfikacji istotnych warunków zamówienia, jednak nie później niż termin związania ofertą. 12. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1 Załączony wzór umowy. 13. Pouczenie o środkach ochrony prawnej: Środki ochrony prawnej, przysługujące wszystkim wykonawcom, opisane są w Dziale VI Prawa Zamówień Publicznych z dn. 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z dnia 9 lutego 2004 wraz z późniejszymi zmianami). 5

6 nazwa firmy data adres firmy adres firmy fax firmy NIP firmy Oferta dla Instytutu Fizyki PAN do postępowania DZPIE/018/2012 Niniejszym oferujemy realizacje przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia za: Cena ryczałtowa NETTO: Wartość podatku VAT VAT: 23 % Cena ofertowa BRUTTO: Słownie: PLN brutto Wartości kalkulacyjne oferty w przeliczeniu na 1 uczestnika: Wartość netto 1-go noclegu ze śniadaniem Wartość netto 1-go lunchu Wartość netto 1-ej kolacji

7 Wartość netto 1-ej kolacji grillowej Wartość netto 1-ej uroczystej kolacji powitalnej Wartość netto 1-ej uroczystej kolacji na zakończenie Wartość netto serwisu kawowego Oferujemy wykonanie zamówienia w terminie zgodnym z SIWZ, tj. w okresie czerwca 2013 r. Oświadczamy, że cena oferty (z podatkiem VAT) podana w ust. 1 jest ceną faktyczną na dzień składania oferty. Warunki płatności: przelew 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. Za powyższą ofertę odpowiada: fax: ( ) - - imię i nazwisko Na ofertę składają się: Formularz ofertowy str. Oświadczenie Art. 22 ust str. Oświadczenie Art. 24 ust str. Wykaz części zamówienia, które Wykonawca powierzy podwykonawcom.. str. podpis i pieczęć imienna Oferenta

8 pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że spełniam/y warunki udziału w niniejszym postępowaniu zawarte w art. 22 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta

9 pieczęć adresowa Oferenta data Oświadczenie Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego oświadczam/y, że nie podlegam/y wykluczeniu zgodnie z Art. 24 ust. 1 Ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. podpis i pieczęć imienna Oferenta

10 pieczęć adresowa Oferenta data Wykaz części zamówienia, które Wykonawca powierzy podwykonawcom. Lp Zakres zamówienia, który Wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom podpis i pieczęć imienna Oferenta

11 UMOWA NR. DZPIE/018/2012 z dnia: 2012 r. zawarta pomiędzy: Zamawiający Instytut Fizyki Polskiej Akademii Nauk Al. Lotników 32/ Warszawa NIP: reprezentowany przez: Dyrektor Instytutu Fizyki PAN prof. dr hab. Leszek Sirko Wykonawca... NIP:. reprezentowany przez:. 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest organizacja międzynarodowej konferencji pt.: 42 nd International School & Conference of Physics of Semiconductors Jaszowiec 2013 w Wiśle w dniach czerwca 2012 r. 2. Oferta z dnia.. r., przedłożona w prowadzonym postępowaniu, stanowi integralną część umowy. 3. Zakwaterowanie uczestników w pokojach odbędzie się na podstawie dyspozycji Zamawiającego. 4. Wykonawca zapewni obsługę zgodnie z wytycznymi Zamawiającego 2 Cena 1. Strony uzgodniły cenę ryczałtową w wysokości: PLN (słownie:../100) brutto 2. Cena ryczałtowa obejmuje następujące założenia: piątek 21 czerwca przybycie 130 uczestników; kolacja w formie bufetu; sobota 22 czerwca śniadanie dla 130 uczestników w formie bufetu; lunch serwowany dla 130 uczestników; kolacja grillowa pod gołym niebem dla 130 osób; niedziela 23 czerwca śniadanie dla 130 uczestników w formie bufetu; przybycie 10 uczestników; lunch serwowany dla 140 uczestników; przybycie 110 uczestników; uroczysta kolacja powitalna w formie bufetu dla 240 osób; poniedziałek 24 czerwca śniadanie dla 240 uczestników w formie bufetu;

12 DZPIE/018/2012 przerwa kawowa dla 240 uczestników; wyjazd 10 uczestników; kolacja dla 230 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; wtorek 25 czerwca śniadanie dla 230 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 230 uczestników; bankiet dla 230 osób; środa 26 czerwca śniadanie dla 230 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 230 uczestników; kolacja dla 230 osób w formie bufetu; sesja plakatowa; czwartek 27 czerwca śniadanie dla 230 uczestników w formie bufetu; przerwa kawowa dla 230 uczestników; wyjazd 40 uczestników; uroczysta kolacja na zakończenie dla 190 osób w formie bufetu; piątek 28 czerwca śniadanie dla 190 uczestników w formie bufetu; wyjazd 135 uczestników z suchym prowiantem; wyjazd 55 uczestników bez prowiantu. 3. Cena ryczałtowa przy założeniach z 1 SIWZ, z dopuszczeniem zmiany liczby uczestników do +/-10 osób. W przypadku większej/mniejszej zmiany liczby uczestników niż 10 osób, do ceny ryczałtowej netto zostanie dodana/odjęta skalkulowana wartość dodatkowo zamówionych/anulowanych usług, według wartości kalkulacyjnych netto z oferty. Liczba uczestników nie może być jednak obniżona o więcej niż 10%. 3 Płatność i kary umowne 1. Warunki płatności: przelewem w ciągu 21 dni od daty wykonania zamówienia i otrzymania faktury VAT. 2. Faktura będzie zawierała opis: Dotyczy umowy DZPIE/018/ W przypadku niedojścia do skutku umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, lub w przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu odszkodowania tytułem kary umownej w wysokości 20% wartości ceny określonej w par. 2 ust. 1. 2

13 DZPIE/018/ Informacje dodatkowe 1. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia do niniejszej umowy staną się nieodłączną częścią tylko po przedstawieniu ich w formie pisemnej i podpisaniu przez obie Strony. 2. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, każdy w języku polskim, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. 3. Wszelkie spory wynikłe na tle niniejszej umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Kodeksu Cywilnego. 5. W dalszej korespondencji obie Strony zobowiązują się powoływać na numer niniejszej umowy. Zamawiający 1 Wykonawca / pieczątka i podpis / / pieczątka i podpis / 1 Osoba do kontaktów ze strony Zamawiającego: Maciej Zajączkowski, tel. (22) , Maciej.Zajaczkowski@ifpan.edu.pl 3