ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 Znak sprawy: DZ /18 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) , fax: (12) , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do złożenia oferty na wynajem sali konferencyjnej wraz z usługa cateringową do obsługi dwudniowych warsztatów Doskonalenie audytowania w ramach Systemu KZR INiG organizowanych przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniach grudnia 2018 r., Hotel, co najmniej 3 gwiazdki, zlokalizowany nie dalej niż 50 km od Krakowa. W niniejszym postępowaniu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j.t.: Dz. U. z 2017r., poz ze zm.) art. 4 pkt. 8. Szacowana wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równoważności kwoty euro. OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU opublikowano: - na stronie internetowej Zamawiającego: Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień (kod CPV): Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe. 1. Zaproszenie do złożenia oferty dotyczy: Świadczenia usługi w zakresie organizacji spotkań i konferencji, polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną, zapewnieniu parkingu dla co najmniej 15 osób oraz noclegów dla organizatorów. Usługa świadczona w jednym budynku hotelowym o standardzie co najmniej 3 gwiazdek. Termin: grudnia 2018 r. 1.1 Świadczenie usługi polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz bezpośredniego otoczenia (tj. m. in.: toalet, klatki schodowej, wind itp.). Cena za wynajem sali konferencyjnej nie może być wyższa niż 600 zł brutto za dwa dni wynajmu. Do świadczenia usługi wymagana jest sala konferencyjna, dla co najmniej 15 osób, o powierzchni co najmniej 50 m 2. 1

2 Ustawienie krzeseł: szkolne. Sala musi być wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: laptop z myszką, nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy 2 szt., wskaźnik laserowy, tablica/flipchart, ekran, itp.). Podczas szkolenia wymagana jest osoba do stałej obsługi mediów audiowizualnych. W sali musi znajdować się stół/stoły dla osób prowadzących szkolenie (maksymalnie 2 osoby). Sala musi posiadać indywidualną klimatyzację. 1.2 Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników szkolenia o przewidywanej ilości co najmniej 15 osób: Ramowy harmonogram szkolenia: Termin: 10 grudnia 2018 r. 16:30 Rejestracja, poczęstunek powitalny 17:00 17:45 Sesja I 21:00 24:00 Uroczysta kolacja Poczęstunek powitalny (1 raz) Usługa musi zawierać: kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, galanterię cukierniczą, danie gorące jednogarnkowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje poczęstunku, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 40 PLN brutto Uroczysta kolacja Kolacja zasiadana: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, mleko, woda mineralna, soki owocowe) + alkohol dostosowany do charakteru kolacji (serwowany w sposób ciągły w trakcie trwania posiłku tzn. do ok. godz. 24). Oferta powinna uwzględniać zimną płytę wraz z napojami, ciepłymi, zimnymi, galanterią cukierniczą, alkoholem dopasowanym do charakteru kolacji, dostępną podczas całego wieczoru (do godz. 24). W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na kolację, zimną płytę wraz z napojami, ciepłymi, zimnymi, galanterią cukierniczą, alkoholem dopasowanym do charakteru kolacji, dostępną podczas całego wieczoru (do godz. 24)/1 kolację/1 osobę w cenie nie większej niż 210 PLN brutto. Wielkość sali musi być dostosowana do ilości gości. Czas trwania uroczystej kolacji: od godz. ok. 21:00-24:00. Liczba osób przewidywana do udziału w kolacji zostanie podana do dnia r. 2

3 Atrakcje podczas wieczoru Przed uroczystą kolacją Wykonawca zapewni dodatkowe atrakcje nawiązujące do charakteru miejsca. Czas trwania atrakcji max 2 h. Wykonawca przedstawi w ofercie 3 propozycje atrakcji (na zewnątrz lub/i w obiekcie, w tym przejażdżkę saniami lub wozem) w różnych wariantach cenowych związane tematycznie z miejscem, w którym organizowane jest spotkanie. Atrakcje powinny mieć charakter integracyjny, ale nie mogą zawierać elementów rywalizacji grupowej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród proponowanych atrakcji, i do zorganizowania atrakcji we własnym zakresie w obiekcie proponowanym przez Wykonawcę, i po uzgodnieniu z nim szczegółów. Wykonawca nie obciąży Zamawiającego z tego tytułu dodatkowymi kosztami, w tym w szczególności związanymi z wynajmem lokalu czy podłączeniem do sieci elektrycznej. Wykonawca nie będzie utrudniał ich należytego przeprowadzenia. Cena atrakcji/osobę nie większa niż 100 PLN brutto. Wykonawca może rozszerzyć ofertę o dodatkowe propozycje atrakcji oraz menu w ramach oferowanej ceny. Termin: 12 grudnia :30 14:00 Przerwa kawowa ciągła 10:00 14:00 Sesja II 14:00 15:00 Obiad Przerwa kawowa ciągła Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, galanterię cukierniczą, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej ciągłej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową ciągłą nie większej niż 40 PLN brutto. Catering musi być zorganizowany w miejscu, w którym będą odbywały się sesje. Przerwa kawowa musi być serwowana w sposób ciągły Obiad (1 raz) Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy składający się co najmniej z: zupa (dwa rodzaje) + danie główne (dwa rodzaje dań mięsnych), dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + owoce + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, woda mineralna, soki owocowe). W ofercie należy przedstawić 2 propozycje zestawów obiadowych w 2 opcjach do wyboru, w cenie/1 3

4 uczestnika/1 obiad nie większej niż 70 PLN brutto. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. Ilość osób na obiad zostanie podana 07 grudnia 2018 r. 1.3 Świadczenie usług hotelowych, w tym nocleg na preferencyjnych warunkach dla organizatorów szkolenia. Nocleg dla organizatorów (4 pokoje) w cenie nie większej niż 170 zł brutto. Nocleg dla uczestników szkolenia na preferencyjnych warunkach. W ofercie należy wskazać preferencyjną cenę noclegu dla uczestników. Oferowany hotel o standardzie min. 3 gwiazdki musi być wyposażony w bazę noclegową: pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), do jednoosobowego wykorzystania, TV, telefon, bezpłatne WiFi. Wykonawca zapewni możliwość parkowania samochodów uczestników szkolenia przy hotelu lub w jego pobliżu (bezpłatny, monitorowany parking, oddalony maksymalnie o 100 m od hotelu, min. 15 miejsc). Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnego korzystania z dodatkowych atrakcji hotelu (wybrane elementy infrastruktury obiektu) przez uczestników szkolenia. Wykonawca zapewni możliwość korzystania z infrastruktury wewnętrznej i zewnętrznej obiektu. 1.4 Inne postanowienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np.: słodycze firmowe). Ostateczna liczba uczestników szkolenia zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 07 grudnia 2018 r. Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego wg wskazanych powyżej terminów. Zamawiający zastrzega sobie przed wyborem najkorzystniejszej oferty możliwość dokonania wizji lokalnej, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem spełnienia wymagań Zamawiającego. 2. Warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia. Zamawiający nie stawia Wykonawcom żadnych warunków udziału w niniejszym postępowaniu oraz nie określa żadnych podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 oraz art. 24 ust. 5 ustawy Pzp. Wykonawca oświadcza, że posiada wszelkie pozwolenia związane z charakterem prowadzonej działalności 4

5 3. Wymagania i warunki, które zostaną wprowadzone do umowy: Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszego ogłoszenia oraz danych zawartych w ofercie. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3 do Ogłoszenia. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny lub unieważnić postępowanie. Zamawiający nie przewiduje możliwości zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 4. Sposób sporządzenia oferty. Oferta musi zawierać: Nazwę i adres Wykonawcy, Cenę oferty - w złotych polskich (PLN); Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia. Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w ogłoszeniu usługi. Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego opisanych w ogłoszeniu, przy założeniu uczestniczenia w szkoleniu co najmniej 15 osób. Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym pokoi, foyer, sal konferencyjnych, parkingu oraz najbliższego otoczenia hotelu) Proponowane szczegółowe menu (z wykorzystaniem załącznika nr 2 do ogłoszenia): - 1 poczęstunek powitalny 2 propozycje, - 1 uroczysta kolacja 3 propozycje zestawów + 3 propozycje zimnej płyty - 1 przerwa kawowa ciągła 2 propozycje, - 1 obiad w formie szwedzkiego stołu 2 propozycje zestawów w 2 opcjach do wyboru podczas konsumpcji w sumie 4 propozycje. Szczegółowy opis dodatkowych atrakcji podczas wieczoru związanych tematycznie z miejscem spotkania 3 propozycje. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby/osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. 5

6 Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 5. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) Cena oferty brutto - 40 % (cena obejmująca całość wyspecyfikowanego zamówienia bez dodatkowych atrakcji) Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: cena minimalna (najniższa) Wc = x 40 pkt. cena przedstawiona w ofercie b) Ocena obiektu - 30 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z wszystkich punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 30%. Przy ocenie indywidualnej przez członków komisji przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - lokalizacja obiektu, - wielkość obiektu, - funkcjonalność i estetyka sali konferencyjnej - funkcjonalność i estetyka pokoi hotelowych - infrastruktura wewnętrzna i zewnętrzna obiektu, z której mogą korzystać uczestnicy szkolenia (odpłatnie/nieodpłatnie) - parking - itp. c) Ocena zaproponowanego menu - 15 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z wszystkich punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 15%. 6

7 Przy ocenie indywidualnej przez członków komisji przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - dopasowanie rodzaju menu do charakteru imprez - zróżnicowanie proponowanego menu d) Ocena zaproponowanych atrakcji podczas regionalnej kolacji - 15 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z wszystkich punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 15 %. Przy ocenie indywidualnej przez członków komisji przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - atrakcyjność propozycji - dopasowanie rodzaju atrakcji do charakteru miejsca Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 6. Termin związania ofertą: 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 7. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia 01 sierpnia 2018 do godz. 10:00 w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Oferta na wynajem sali konferencyjnej wraz z usługa cateringową do obsługi dwudniowych warsztatów Doskonalenie audytowania w ramach Systemu KZR INiG organizowanych przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach grudnia 2018 r., Hotel, co najmniej 3 gwiazdki, zlokalizowany nie dalej niż 50 km Krakowa. Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert w postaci elektronicznej oraz faksem. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawcy do uzupełnienia złożonej oferty o brakujące dokumenty oraz do wezwania do wyjaśnień w przypadku wątpliwości co do treści złożonej oferty. W obydwu przypadkach koszty przygotowania odpowiedzi ponosi Wykonawca. 7

8 8. Porozumiewanie się z Wykonawcami: Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia o zamówieniu. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, Kraków lub pocztą elektroniczną: przetargi@inig.pl 9. Ogłoszenia wyników Ogłoszenie o wyniku postępowania zostanie opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego: 10.Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych Od dnia r. obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1), dalej RODO. W związku z powyższym przesyłamy informację dotyczącą przetwarzania danych osobowych. 1. Administratorem danych osobowych jest Instytut Nafty i Gazu - Państwowy Instytut Badawczy z siedzibą w Krakowie przy ul. Lubicz 25A (31-503); 2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych: daneosobowe@inig.pl; 3. Danych osobowych są przetwarzane w celu związanym z prowadzeniem postępowania na dostawę samochodu osobowego do INSTYTUTU NAFTY I GAZU - Państwowego Instytutu Badawczego 4. Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO; 5. Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych mogą być pracownicy i współpracownicy administratora, podmioty przetwarzające dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, jednostki audytujące, organy uprawnione do otrzymania Pani/Pana danych osobowych na podstawie przepisów prawa oraz osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz i 2018), dalej ustawa Pzp ; lub na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz. U. z 2016r. poz.1764); 6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres zgodny z przepisami archiwizacyjnymi; 7. Pani/Pana dane zostały pozyskane z bazy dostawców kwalifikowanych, stron internetowych, dotychczas realizowanych zamówień, rozmów telefonicznych, złożonych ofert. 8. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; 9. Posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 8

9 prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 10. Nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 11. Załączniki: Nr 1 Formularz ofertowy. Nr 2 Formularz proponowanego menu Nr 3 Wzór umowy Kraków, dnia 24 lipca 2018 r.... Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej 9

10 Załącznik nr 1 FORMULARZ OFERTOWY (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę na oferujemy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w ogłoszeniu na następujących warunkach: Miejsce realizacji usługi (należy podać dokładny adres): 1. Rezerwacja i udostępnienie sali konferencyjnej na co najmniej 15 osób zgodnie z pkt. 1.1 Ogłoszenia. Cena brutto za wynajem sali w dniach grudnia 2018 r.: 2. Cena brutto 1 poczęstunku powitalnego zgodnie z pkt Ogłoszenia za 1 osobę: 3. Łączna cena brutto 1 poczęstunku powitalnego za 15osób: 4. Cena brutto uroczystej kolacji zgodnie z pkt Ogłoszenia, za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena brutto uroczystej kolacji za 15 osób: 6. Cena brutto za przerwę kawową ciągłą zgodnie z pkt Ogłoszenia za 1 osobę: 7. Łączna cena brutto przerwy kawowej ciągłej za 15 osób: 8. Cena brutto obiadu w formie szwedzkiego stołu zgodnie z pkt Ogłoszenia za 1 osobę: 9. Łączna cena brutto obiadu w formie szwedzkiego stołu za 15 osób: 10

11 10. Cena brutto noclegu w pokoju jednoosobowym ze śniadaniem za 1 osobę: (maksymalnie 170,00 zł brutto/dobę dla 1 osoby w pokoju 1-osobowym ze śniadaniem). 11. Łączna cena brutto za korzystanie z bazy noclegowej w terminie grudnia 2018 r.: Cena brutto za pokój jednoosobowy lub do jednoosobowego wykorzystania ze śniadaniem x 4 pokoje w terminie grudnia 2018 r.: 12. Preferencyjna cena brutto noclegu w pokoju jednoosobowym ze śniadaniem za 1 osobę: ( zł brutto/dobę dla 1 osoby w pokoju 1-osobowym ze śniadaniem). 13. Łączna preferencyjna cena brutto za korzystanie z bazy noclegowej w terminie grudnia 2018 r.: Preferencyjna cena brutto za pokój jednoosobowy lub do jednoosobowego wykorzystania ze śniadaniem w terminie grudnia 2018 r.: 14. Cena brutto za atrakcje podczas uroczystej kolacji (3 propozycje - opis w załączeniu) A... zł /słownie:... B... zł /słownie:... C...zł /słownie:... Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia - obsługa szkolenia organizowanego przez INiG-PIB* brutto: zł/ słownie: * należy zsumować punkt 1,3,5,7,9,11 Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. Termin realizacji zamówienia: grudnia 2018 r. Ostateczna liczba uczestników szkolenia zostanie podana przez Zamawiającego do 07 grudnia 2018 r. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia za świadczone usługi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, zgodnie z wyliczeniami w niniejszym formularzu ofertowym i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki podatku od towarów i usług. 11

12 1. Oświadczamy, że zdobyliśmy wszystkie niezbędne informację konieczne do rzetelnego skalkulowania naszej oferty. 2. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią ogłoszenia o zamówieniu wraz z załączonymi do niego dokumentami i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. 3. Oświadczamy, że zawarte istotne dla Zamawiającego postanowienia do umowy (załączniku nr 3) zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wybrania naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach w nich określonych. 4. W przypadku wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego. 5. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres wskazany w warunkach udziału w postępowaniu, tj. 30 dni od upływu ostatecznego terminu składania ofert. 6. Oświadczamy, że wypełniliśmy obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.* * W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie). Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: opis obiektu (opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym sali konferencyjnej i foyer) proponowane szczegółowe menu - poczęstunek powitalny 2 propozycje - uroczysta kolacja 3 propozycje zestawów + 3 zimnej płyty - przerwa kawowa 2 propozycje - obiad w formie szwedzkiego stołu 2 propozycje zestawów w 2 opcjach do wyboru (razem 4) szczegółowy opis dodatkowych atrakcji 3 propozycje Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 12

13 Załącznik nr 2 Pieczęć Wykonawcy Proponowane menu dla uczestników dwudniowego szkolenia organizowanego przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach grudnia 2018 r., dla co najmniej 15 uczestników. Menu propozycje Poczęstunek powitalny (1 raz): Usługa musi zawierać: kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, galanterię cukierniczą, danie gorące jednogarnkowe, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje poczęstunku, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 40 PLN brutto Uroczysta kolacja(1 raz) Kolacja zasiadana: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, mleko, woda mineralna, soki owocowe) + alkohol dostosowany do charakteru kolacji (serwowany w sposób ciągły w trakcie trwania posiłku tzn. do ok. godz. 22). Oferta powinna uwzględniać zimną płytę wraz z galanterią cukierniczą oraz jednym daniem ciepłym dostępną podczas całego wieczoru (do godz. 24). W ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację oraz zimnej płyty wraz z galanterią cukierniczą w cenie/1 uczestnika/1 kolację nie większej niż 210 PLN brutto

14 2. 3. Zimna płyta wraz z galanterią cukierniczą: Przerwa kawowa ciągła: Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, mleko do kawy, cukier, wodę mineralną, soki owocowe, galanterię cukierniczą, zorganizowane w postaci bufetu. W ofercie należy przedstawić 2 propozycje przerwy kawowej, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 40 PLN brutto Obiad w formie szwedzkiego stołu (1 raz) Obiad podany w formie szwedzkiego stołu, z możliwością jednoczesnej konsumpcji przy stołach, na siedząco. Obiad dwudaniowy składający się z co najmniej z: zupa (dwa rodzaje) + danie główne (dwa rodzaje dań mięsnych), dodatki oraz sałaty i surówki, warzywa na ciepło) + deser + owoce + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, woda mineralna, soki owocowe). W ofercie należy przedstawić 2 propozycje zestawów obiadowych w 2 opcjach do wyboru, w cenie/1 uczestnika/1 obiad nie większej niż 70 PLN brutto. 1. Zupa: 14

15 I... II... Danie główne: I..... II Zupa: I... II... Danie główne: I..... II Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 15

16 WZÓR UMOWY Załącznik nr 3 zawarta w dniu r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie (31-503), ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS , NIP: , reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską zwana w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowaną w NIP:...reprezentowaną przez: zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony, wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr sprawy DZ /18, w trybie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi na podstawie art. 138o ustawy Prawo zamówień publicznych j.t.: DZ. U. z 2017 r., poz z późniejszymi zmianami, zwani w dalszej części łącznie "Stronami". Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 Wykonawca zobowiązuje się do wynajmu sali konferencyjnej wraz z usługa cateringową do obsługi dwudniowych warsztatów Doskonalenie audytowania w ramach Systemu KZR INiG organizowanych przez Instytut Nafty i Gazu PIB w dniach grudnia 2018 r., Hotel, co najmniej 3 gwiazdki, zlokalizowany nie dalej niż 50 km Krakowa. na rzecz Zamawiającego w terminie, miejscu i na warunkach określonych w Ogłoszeniu o zamówieniu oraz w złożonej ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy. 16

17 2 1. Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi: 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w 2 ust Ostateczna liczba uczestników szkolenia zostanie podana przez Zamawiającego do 07 grudnia 2018 r. Kwota do wypłaty zostanie ostatecznie ustalona na podstawie zgłoszonej liczby uczestników przez Zamawiającego wg wskazanych powyżej terminów. 5. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia (tj. fakturę za usługę w zakresie organizacji szkolenia) 6. Zapłata nastąpi w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę, a Wykonawca jest zobowiązany doręczyć Zamawiającemu fakturę w terminie 7 dni od dnia jej wystawienia. 7. Za datę zapłaty uważa się datę dokonania przez Zamawiającego przelewu bankowego (obciążenie rachunku Zamawiającego). Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny brutto określonej w 2 ust. 2; b) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonego w 1 oraz załączniku do umowy w wysokości 1% wartości brutto umowy. 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 3. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary. 4. Za opóźnienie w zapłacie należności wynikającej z faktury wystawionej dla Zamawiającego Wykonawca ma prawo żądać zapłaty odsetek, w wysokości odsetek ustawowych. 17

18 5 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 18