SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Znak sprawy: DZ /15 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w Krakowie, przy ul. Lubicz 25 A, tel: (12) , fax: (12) , office@inig.pl, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do udziału w przetargu nieograniczonym na świadczenie usługi w zakresie organizacji VI Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2015 pt. Paliwa XXI wieku organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniach października 2015 r., polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej, przystosowaniu jej do potrzeb organizacji uroczystej kolacji oraz zapewnieniu usługi restauracyjnej/cateringowej w dniach października 2015 r. dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 70 uczestników. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, w Krakowie. TRYB POSTĘPOWANIA: przetarg nieograniczony o wartości poniżej euro, szacowania dokonano zgodnie z art. 32 ust. 4 ustawy Pzp Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Pzp) - j.t.: Dz. U. z 2013r., Poz. 907 z późn. zm. - art. 39 w nawiązaniu z art. 5 Pzp. - w Biuletynie Zamówień Publicznych na stronie portalu UZP: - na stronie internetowej Zamawiającego, - na tablicy w siedzibie Zamawiającego. DANE DOTYCZĄCE ZAMÓWIENIA: Oznaczenie wg Wspólnego Słownika Zamówień: kod CPV Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i Konferencji Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe 1. Opis przedmiotu zamówienia warunki i wymagania Świadczenie usług w zakresie organizacji spotkań i konferencji, polegających na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej wraz z usługą gastronomiczną dla nie mniej niż 50 i nie więcej niż 70 1

2 osób. Całość usługi świadczona w jednym budynku, hotel o standardzie, co najmniej 4 gwiazdki. Miejsce świadczenia usługi musi być zlokalizowane w Krakowie w promieniu nie większym niż 3 km od Rynku Głównego. Termin: października 2015 r 1.1 Świadczenie usługi polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz bezpośredniego otoczenia: Do świadczenia usługi wymagana jest sala konferencyjna, dla co najmniej 70 osób. Ustawienie krzeseł: preferowane szkolne, z możliwością adaptacji do ustawienia teatralnego. Sala musi być wyposażona w podstawowe media audiowizualne (m.in.: laptop z myszką, nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy min. 4 szt., wskaźnik laserowy, tablica/flipchart, ekran, itp.). Podczas konferencji wymagana jest osoba do stałej obsługi mediów audiowizualnych. Sala musi posiadać indywidualną klimatyzację. Wykonawca zapewni Zamawiającemu miejsce z przeznaczeniem na recepcję, dostępne podczas całego okresu trwania konferencji, w tym stoliki, krzesła, wg. wskazań Zamawiającego. Miejsce na recepcję przeznaczoną dla Zamawiającego musi znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie recepcji hotelowej lub obok sali konferencyjnej. Wykonawca udostępni powierzchnię w pobliżu sali konferencyjnej z przeznaczeniem na 4-6 stoisk reklamowych o powierzchni minimum 2 m² każde, wyposażonych w stolik i krzesła. 1.2 Świadczenie usługi gastronomicznej dla uczestników konferencji o przewidywanej ilości nie mniej niż 50 nie więcej niż 70 osób: W skład usługi wchodzą: Termin: 21października 2015 Ramowy harmonogram 10:00-11:00 rejestracja, poczęstunek powitalny 11:00-13:00 rozpoczęcie I sesja 13:00 14:00 obiad serwowany 14:00 15:30 II sesja 15:30-15:50 przerwa kawowa 15:50 17:30 III sesja 19:00 do ostatniego gościa - uroczysta kolacja. 2

3 Poczęstunek na powitanie gości (1 raz) Usługa musi zawierać: kawę, herbatę, wodę mineralną, galanterię cukierniczą, tartinki, zorganizowane w postaci bufetu, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 25 PLN brutto w ofercie należy przedstawić 2 propozycje poczęstunku Obiad serwowany Obiad serwowany, zasiadany, mięsny, trzydaniowy (przystawka, zupa, drugie danie) + deser, napoje ciepłe zimne, kawa, herbata, woda mineralna, soki, bez ograniczeń, w cenie nie większej niż 90 PLN brutto/1 uczestnika, w ofercie 3 propozycje Przerwa kawowa (1 raz) Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe, galanterię cukierniczą, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 20 PLN brutto - w ofercie 2 propozycje; Przerwa kawowa nie powinna trwać krócej niż 20 minut. Dokładny czas do uzgodnienia z Zamawiającym. Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Przerwa kawowa powinna być serwowana w sposób ciągły Uroczysta kolacja z zabawą przy muzyce Termin: 21października 2015 r. liczba osób przewidywana do korzystania z wieczoru: nie mniej niż 50 nie więcej niż 70 osób, wymagany rodzaj kolacji kolacja zasiadana, dania serwowane do stolików: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki) + wino białe lub czerwone (1/2 butelki na osobę, butelka co najmniej 0,75L, wino białe, czerwone do wyboru) + bufet zimny, serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania uroczystej kolacji, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 150 PLN brutto w ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację z daniem głównym mięsnym oraz 3 propozycje bufetu zimnego. Wielkość sali musi być dostosowana do ilości gości, Czas trwania kolacji: od godz. ok do ostatniego gościa. Podczas posiłków wymagana jest obsługa kelnerska. W miejscu, gdzie będzie się odbywała uroczysta kolacja Wykonawca zapewni dostęp do baru dla gości konferencji (płatne przez gości konferencji) przez cały czas trwania wieczoru Atrakcje podczas uroczystej kolacji Podczas uroczystej kolacji Wykonawca zapewni dodatkowe atrakcje. Wykonawca przedstawi w ofercie 3

4 po 3 propozycje atrakcji w cenie PLN brutto, PLN brutto, PLN brutto, każda. - Czas trwania atrakcji 4 h. Charakter atrakcji dopasowany do uroczystej kolacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie wybrania żadnej spośród proponowanych atrakcji i do zorganizowania atrakcji we własnym zakresie w obiekcie proponowanym przez Wykonawcę i po uzgodnieniu z nim szczegółów. Wykonawca nie obciąży Zamawiającego z tego tytułu dodatkowymi kosztami, w tym w szczególności związanymi z wynajmem lokalu czy podłączeniem do sieci elektrycznej. Zamawiający nie będzie utrudniał ich należytego przeprowadzenia. Wykonawca może rozszerzyć ofertę o dodatkowe propozycje atrakcji oraz menu w ramach oferowanej ceny. Oprawa muzyczna Zamawiający zastrzega sobie prawo zorganizowania na własny koszt oprawy muzycznej podczas uroczystej kolacji. Wykonawca zapewni miejsce i odpowiednie nagłośnienie dla oprawy muzycznej, którą zapewni Zamawiający. Termin: 22 października :00-9:30 powitanie, przerwa kawowa na powitanie 9:30 11:00 IV sesja 11:00 11:20 przerwa kawowa 11:30 13:00 V sesja, zamknięcie konferencji 13:00 lunch szwedzki Przerwa kawowa (dwa razy) Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe, galanterię cukierniczą, w cenie/1 uczestnika/1 przerwę kawową nie większej niż 20 PLN brutto - w ofercie 2 propozycje; Każda przerwa kawowa nie powinna trwać krócej niż 20 minut. Dokładny czas przerw kawowych do uzgodnienia z Zamawiającym. Catering i przerwy kawowe powinny być zorganizowane w miejscu odrębnym od tego, w którym będą odbywały się sesje. Przerwa kawowa powinna być serwowana w sposób ciągły Lunch szwedzki Obiad w formie szwedzkiego stołu do wyboru po 2 rodzaje: zup, warzyw na ciepło, mięs, dodatków do mięs, sałatek, deserów, galanteria cukiernicza, owoce, napoje ciepłe zimne, kawa, herbata, woda mineralna, soki, bez ograniczeń, w cenie nie większej niż 80 PLN brutto/1 uczestnika, w ofercie po 2 propozycje zestawów w 2 opcjach do wyboru (razem 4). 4

5 1.3 Świadczenie usług hotelowych w tym nocleg na preferencyjnych warunkach dla uczestników konferencji. Hotel umożliwi gościom konferencji preferencyjne ceny za nocleg. Proszę o podanie w ofercie preferencyjnych warunków rezerwacji. 1.4 Inne postanowienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo uzupełnienia we własnym zakresie usługi gastronomicznej (np.: słodycze firmowe). Przybliżony harmonogram konferencji zostanie podany przez Zamawiającego w terminie do 16 października 2015r. Szacunkowa liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 19 października 2015 r. Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie: - obiad w dniu r - do 19 października 2015 r. - kolacja w dniu r do 21 października 2015 r, do godz. 11:00 (zgłoszona na kolację liczba osób nie będzie mniejsza niż 20% liczby zgłoszonej w dniu 19 października 2015 r.) Zamawiający zastrzega sobie przed wyborem najkorzystniejszej oferty możliwość dokonania wizji lokalnej, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem spełnienia wymagań Zamawiającego zawartych w SIWZ. 2. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Zamawiający nie przewiduje: Zawarcia umowy ramowej, Ustanowienia dynamicznego systemu zakupów, Wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej, Wniesienia wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 5

6 6. Warunki wymagane od Wykonawców O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają wymogi art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz spełniają warunki określone w niniejszej specyfikacji. Ofertę należy sporządzić na piśmie, w języku polskim, w formie zapewniającej pełną czytelność jej treści. Oferta ma być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Oferta oraz składane wraz z ofertą dokumenty muszą być złożone w języku polskim, z wyjątkiem prospektów, folderów i innych materiałów Wykonawcy. Wymogu języka polskiego nie będą naruszać podane w ofercie i dokumentach składanych wraz z ofertą nazwy własne. Jako opis obiektu hotelu uznane będą prospekty, katalogi i inne materiały Wykonawcy, jeżeli zostaną złożone wraz z ofertą. Będą one traktowane jako załączniki do oferty. Treść oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 7. Warunki udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: - spełnią warunki dotyczące (art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych): posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają wiedzę i doświadczenie; dysponują odpowiednim potencjałem technicznym, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; - nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawa zamówień publicznych. 8. Dokumenty wymagane: W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Wykonawca składa następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 1a do SIWZ. 6

7 W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy składają następujące dokumenty i oświadczenia: oświadczenie Wykonawcy, o braku podstaw do wykluczenia na podst. art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z wykorzystaniem wzoru - załącznik nr 1b do SIWZ; aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej: oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych załącznik nr 1c do SIWZ. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa wyżej składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Za aktualne w rozumieniu niniejszego punktu uznaje się dokumenty wystawione lub sporządzone z datą nie wcześniejszą niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się powyższych dokumentów, zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Wyżej wymienione oświadczenia i dokumenty sporządzone w języku obcym należy przedstawić wraz z ich tłumaczeniem na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, Wykonawcy składają następujące dokumenty: opis obiektu (w ofercie należy przedstawić opis, zdjęcia lub foldery obiektu, wnętrze obiektu, w tym pokoi, foyer, sal konferencyjnych, parkingu oraz najbliższego otoczenia hotelu) proponowane szczegółowe menu - 1 poczęstunek na powitanie 2 propozycje, - 3 przerwy kawowe 4 propozycje, 7

8 - 1 obiad zasiadany 3 propozycje - 1 uroczysta kolacja: zestawy z daniem głównym mięsnym 3 propozycje zestawów, 3 propozycje bufetów - 1 lunch w formie szwedzkiego stołu 2 propozycje zestawów w 2 opcjach do wyboru 4 propozycje. szczegółowy opis dodatkowych atrakcji: po 3 propozycje w cenie (w sumie 9 propozycji) PLN brutto, PLN brutto, PLN brutto, Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu: Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawców będzie dokonana w oparciu o kompletność i prawidłowość złożonych oświadczeń i dokumentów, jakich żąda Zamawiający i zostanie dokonana na podstawie treści tych dokumentów według formuły (spełnia/nie spełnia). Oświadczenia i dokumenty będą badane pod względem formalnoprawnym, pod względem ich aktualności, a także czy informacje w nich zawarte potwierdzają spełnienie wymagań Zamawiającego. Jeżeli Wykonawca w złożonej ofercie podaje informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U Nr 47, poz. 211 z późn. zm) dalej ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i chce, aby wskazane informacje nie podlegały ujawnieniu osobom trzecim, powinien co do tych informacji złożyć oświadczenie o ich zastrzeżeniu jako informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa oraz wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie Wykonawcy nie może dotyczyć informacji, które nie stanowią tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jak też dotyczyć nazwy Wykonawcy (firmy), jego adresu, oraz oferowanej ceny. Oświadczenie o zastrzeżeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa należy załączyć do oferty. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa muszą zostać oznaczone i umieszczone w osobnej, wewnętrznej kopercie z napisem Tajemnica przedsiębiorstwa Wszystkie wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność przez osobę / osoby uprawnioną do podpisania oferty z dopiskiem "za zgodność z oryginałem". Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu. W przypadku podpisywania oferty lub poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez osobę nie wymienioną w dokumencie rejestracyjnym Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy w niniejszym zamówieniu. 8

9 9. Sposób sporządzenia oferty i obliczenia ceny. Oferta musi zawierać: nazwę i adres Wykonawcy, cenę oferty brutto, - Cenę oferty należy podać w złotych polskich (PLN). - Cena oferty powinna uwzględniać również wszelkie inne, nie wymienione w formularzu, a konieczne do poniesienia zdaniem Wykonawcy koszty, związane z realizacją opisanej w SIWZ usługi. - Cenę oferty należy skalkulować i podać w ofercie stosownie do wymagań Zamawiającego. - Do porównania cen w ofertach przyjmuje się cenę brutto. - Wykonawca zagraniczny, którego dotyczą przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późniejszymi zmianami) dotyczące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dalej zwane przepisami w zakresie wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów - kalkuluje cenę oferty bez uwzględnienia w niej kwoty należnego w Polsce podatku VAT (konsekwencja wynikająca z konieczności uwzględnienia przez Zamawiającego art. 91 ust. 3 ustawy PZP). - Do celów porównania ofert Wykonawców zagranicznych z ofertami Wykonawców krajowych, Zamawiający doliczy do ceny ofertowej netto złożonej przez Wykonawcę zagranicznego kwotę należnego obciążającego Zamawiającego z tytułu realizacji umowy podatku od towarów i usług (VAT). - Podana cena jest obowiązująca w całym okresie ważności umowy. Wyszczególnienie wymagań określonych w SIWZ przez Zamawiającego. Wszystkie wymagane dokumenty (pkt 8 SIWZ). Formularz ofertowy stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osoby / osób uprawnionych do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa. Oferta wraz z załącznikami musi być zgodna zarówno w sposobie jej sporządzenia, jak i zawartości merytorycznej i treści z ustawą PZP i ze wszystkimi postanowieniami niniejszej SIWZ. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem uprawnionej osoby. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane spięte (zszyte) w sposób trwały, zapobiegający możliwości dekompletacji zawartości oferty. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści i wymaganiom określonym w SIWZ. 9

10 Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 10. Kryteria oceny ofert Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium: cena oferty brutto - 40 % (cena obejmująca całość wyspecyfikowanego zamówienia) Oferta będzie oceniana w w/w kryterium wg następującego wzoru: cena minimalna (najniższa) Wc = x 40 cena przedstawiona w ofercie ocena obiektu - 30 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 30%. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - wielkość obiektu - funkcjonalność i estetyka sal konferencyjnych - funkcjonalność i estetyka pokoi hotelowych - infrastruktura wewnętrzna i zewnętrzna obiektu, z której mogą korzystać uczestnicy konferencji (odpłatnie/nieodpłatnie) - lokalizacja obiektu - ceny preferencyjne noclegów - itp. ocena zaproponowanego menu - 15 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 15%. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - dopasowanie rodzaju menu do charakteru imprez - zróżnicowanie proponowanego menu - ilość pozycji w menu - ewentualne zaoferowanie dodatkowych pozycji poza wymagane przez Zamawiającego 10

11 ocena zaproponowanych atrakcji - 15 % Oferty podlegać będą indywidualnej ocenie członków komisji wg skali od 0 do 100 pkt. Średnia wyliczona z punktów przyznanych przez poszczególnych członków komisji zostanie pomnożona przez 15 %. Przy ocenie indywidualnej przez Członków Komisji Przetargowej zostaną wzięte pod uwagę: - atrakcyjność propozycji - dopasowanie rodzaju atrakcji do charakteru imprezy Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą ilość punktów. 10. Wymagany termin realizacji zamówienia: października 2015r 11. Termin związania ofertą 30 dni Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 12. Miejsce oraz termin składania ofert Ofertę należy złożyć w siedzibie Instytutu Kraków, ul. Lubicz 25 A, sekretariat pok.113, I piętro do dnia do godz w zamkniętej kopercie opatrzonej: napisem Przetarg nieograniczony na Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego pocztą lub inną drogą (np. pocztą kurierską) o terminie złożenia oferty decyduje termin jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, a nie data stempla pocztowego czy zlecenia dostarczenia pocztą kurierską. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone Wykonawcy. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. 13. Miejsce i termin otwarcia ofert Otwarcie ofert nastąpi dnia o godz w siedzibie Instytutu, I p, pok Porozumiewanie się z Wykonawcami Każdy Wykonawca ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pytania Wykonawców muszą być sformułowane na piśmie, i skierowane na adres: Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy ul. Lubicz 25 A, Kraków lub fax lub pocztą elektroniczną (office@inig.pl) 11

12 Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza otrzymanie pism faksem lub drogą elektroniczną. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami - w zakresie spraw organizacji konferencji: Magdalena Skórska-Sawina tel. (12) , od poniedziałku - do piątku. w godz. 8:00-14:00 skorska@inig.pl w sprawach proceduralnych: Monika Stachnik tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax. 12/ , stachnik@inig.pl ; Elżbieta Turek tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-13:00, fax. 12/ , e- mail: turek@inig.pl ; Magdalena Szymanik - tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-12:00, fax. 12/ , szymanik@inig.pl ; Tomasz Kusia tel. 12/ , od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-14:00, fax. 12/ , e- mail: kusia@inig.pl Zamawiający udzieli niezwłocznie odpowiedzi wszystkim Wykonawcom, zgodnie z art. 38 ustawy Pzp, nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Zamawiający nie przewiduje zorganizowania zebrania z Wykonawcami. W korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy wpisać znak postępowania: DZ /15 Zgodnie z brzmieniem art. 27 ustawy Prawo zamówień publicznych w niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują sobie pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, na adres wskazany powyżej. Zamawiający nie udzieli żadnych ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na kierowane do Zamawiającego zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemnego trybu postępowania. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może, w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Wprowadzone w ten sposób modyfikacje, zmiany lub uzupełnienia zostaną zamieszczone na stronie internetowej Wszelkie modyfikacje, uzupełnienia i ustalenia oraz zmiany, w tym zmiany terminów, jak również pytania Wykonawców wraz z wyjaśnieniami stają się integralną częścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i będą wiążące przy składaniu ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert, jeżeli 12

13 będzie to niezbędne dla wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji, Zamawiający zawiadomi na stronie internetowej. Wszelkie prawa i zobowiązania Wykonawców odnośnie wcześniej ustalonych terminów będą podlegały nowemu terminowi. 15. Warunki umowy, które zostaną wprowadzone do umowy Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę Zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt. 2 ustawy PZP Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183, w terminie: nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty ( ) Umowa zawarta zostanie z uwzględnieniem postanowień i wymagań wynikających z treści niniejszej specyfikacji oraz danych i cen zawartych w ofercie - wzór umowy stanowi załącznik nr Środki ochrony prawnej Wobec treści ogłoszenia Wykonawcom, a także innym osobom, jeżeli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych. Zakres czynności na jakie dopuszczalne jest wniesienie odwołania określają zapisy art. 180 PZP. 17. Ogłoszenia wyników przetargu Wyniki postępowania zostaną ogłoszone zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych - wszyscy Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu o zamówienie publiczne zostaną powiadomieni w formie pisemnej, na stronie internetowej INiG oraz w miejscu publicznie dostępnym. 18. Załączniki do SIWZ Nr 1a Oświadczenie na podst. art. 22 ust.1 Nr 1b Oświadczenie na podst. art. 24 ust.1 Nr 1c Oświadczenie na podst. art. 24 ust.2 pkt 5 Nr 2 Formularz cenowy Nr 3 Wzór umowy Nr 4 Formularz proponowanego menu Kraków, dnia 26 maja 2015r.... Zatwierdzam podpis kierownika jednostki Zamawiającej 13

14 Załącznik nr 1a do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE NA PODSTAWIE ART. 22 UST 1 USTAWY - PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: oświadczam, że: 1) posiadamy uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiadamy wiedzę i doświadczenie 3) dysponujemy potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 14

15 Załącznik nr 1b do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE NA PODSTAWIE ART. 24 UST.1 USTAWY - PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: Oświadczam/my, że brak jest podstaw do wykluczenia nas z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie okoliczności, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 15

16 Załącznik nr 1c do SIWZ (Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE O BRAKU PODSTAW DO WYKLUCZENIA NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 2 PKT. 5 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH NAZWA WYKONAWCY:... ADRES:... Składając ofertę w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na: informuję/my, że zgodnie z art. 26, ust. 2d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Pzp: nie należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.).* należymy do grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z późn. zm.), i w załączeniu przedkładamy listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej.* Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy * niepotrzebne skreślić 16

17 Załącznik nr 2 do SIWZ FORMULARZ OFERTOWY (nazwa i siedziba Wykonawcy, tel/fax) składa ofertę na oferujemy realizację zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w SIWZ na następujących warunkach: 1. Rezerwacja i udostępnienie sali konferencyjnej na 70 osób zgodnie z pkt. 1.1 SIWZ. Cena netto za wynajem sali w dniach października 2015r.:... zł /słownie: Cena netto poczęstunku powitalnego zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto poczęstunku powitalnego za 70 osób:... zł /słownie: Cena netto za trzy przerwy kawowe zgodnie z pkt i SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto trzy przerwy kawowe za 70 osób:... zł /słownie: Cena netto obiad serwowany zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto obiad serwowany za 70 osób:... zł /słownie: Cena netto uroczysta kolacja z zabawą przy muzyce zgodnie z pkt SIWZ, za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto - uroczystą kolację z zabawą przy muzyce za 70 osób:... zł /słownie: Cena netto lunch (szwedzki stół) zgodnie z pkt SIWZ za 1 osobę:... zł /słownie: Łączna cena netto lunch (szwedzki stół) za 70 osób:... zł /słownie:... 17

18 12. Cena netto za atrakcje podczas uroczystej kolacji (9 propozycji-opis w załączeniu) A... zł / B... zł / C... zł D... zł / E... zł / F... zł G... zł / H... zł / I... zł Łączna cena za zrealizowanie całego przedmiotu zamówienia -obsługa konferencji organizowanej przez INiG-PIB* netto:. + VAT 23% właściwa dla takiej usługi brutto: zł/ słownie: * należy zsumować punkt 1,3,5,7,9,11 Preferencyjne warunki rezerwacji/ceny noclegów: Termin realizacji zamówienia: października 2015 r. Wykonawca gwarantuje niezmienność cen przez cały okres obowiązywania umowy. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do list przekazanych przez Zamawiającego, zgodnie z wyliczeniami w niniejszym formularzu ofertowym i z zastosowaniem właściwej dla usługi będącej przedmiotem zamówienia stawki VAT. Wykonawca zapewni bezpłatny, monitorowany parking dla uczestników konferencji. Załącznikami do niniejszego formularza ofertowego są: oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy PZP (Załącznik 1a); aktualny odpis z właściwego rejestru oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy PZP (Załącznik 1b); oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy PZP (Załącznik 1c); oraz opis obiektu (wraz z opisem infrastruktury wewnętrznej i zewnętrznej, z której mogą korzystać uczestnicy konferencji (odpłatnie/nieodpłatnie) proponowane szczegółowe menu - poczęstunek na powitanie 2 propozycje - przerwy kawowe 4 propozycje - obiad serwowany 3 propozycje - uroczysta kolacja z zabawa przy muzyce - 3 propozycje zestawów, 3 propozycje bufetu - lunch szwedzki stół 2 propozycje zestawów w 2 opcjach do wyboru (razem 4) szczegółowy opis dodatkowych atrakcji Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 18

19 WZÓR UMOWY Załącznik nr 3 zawarta w dniu r. w Krakowie pomiędzy: Instytutem Nafty i Gazu Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Krakowie, ul. Lubicz 25 A, zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS , reprezentowanym przez: 1. Dyrektora Instytutu prof. dr hab. inż. Marię Ciechanowską 2. zwana w dalszej części "Zamawiającym" z jednej Strony oraz Firmą...,zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS... reprezentowaną przez 1... zwana w dalszej części "Wykonawcą" z drugiej Strony wyłonionym w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie przetargu nieograniczonego DZ /15, na podstawie art. 39 w nawiązaniu z art. 5 ustawy PZP. zwani w dalszej części łącznie "Stronami" Zamawiający zleca a Wykonawca przyjmuje do realizacji 1 Wykonawca zobowiązuje się do: obsługi VI Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2015 pt. Paliwa XXI wieku organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy Instytut Badawczy w dniach października 2015 r. polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej, 19

20 przystosowaniu jej do potrzeb organizacji uroczystej kolacji oraz zapewnieniu usługi restauracyjnej/cateringowej w dniach października 2015r. Hotel, co najmniej 4 gwiazdki, w Krakowie, na rzecz Zamawiającego w terminach i na warunkach określonych w SIWZ oraz w złożonej ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik do niniejszej umowy Zgodnie ze złożoną ofertą Zamawiający zapłaci za przedmiot umowy, cenę podaną w ofercie Wykonawcy. 2. Cena, o której mowa w 2 ust. 1 wynosi:.. 3. Strony umowy ustalają, że cena podana w 2 ust.2 może ulec korekcie (zmianie) po wykonaniu przedmiotu zamówienia na zasadach ustalonych w Szacunkowa liczba uczestników konferencji zostanie podana przez Zamawiającego w terminie do 19 października 2015 r. 5. Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników korzystających z usługi w odniesieniu do listy przekazanej przez Zamawiającego w terminie: - obiad w dniu r - do 19 października 2015 r. - kolacja w dniu r do 21 października 2015 r, do godz. 11:00 (zgłoszona na kolację liczba osób nie będzie mniejsza niż 20% liczby zgłoszonej w dniu 19 października 2015 r.) 6. Wykonawca wystawi Zamawiającemu fakturę za realizację przedmiotu zamówienia. (tj. fakturę za usługę w zakresie organizacji konferencji - 23% VAT) 7. Płatność faktury nastąpi w terminie do 14 dni od daty ich wpłynięcia do siedziby Zamawiającego, przelewem na konto wskazane na fakturze. 3 Wykonawca gwarantuje niezmienność cen, jak i warunków socjalno-bytowych uczestników konferencji przez cały okres Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie od umowy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; 20

21 b) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w wysokości 10% ceny netto określonej w 2 ust. 2; c) za niedotrzymanie przez Wykonawcę zobowiązań i niewłaściwe wykonanie obowiązków przedmiotu umowy określonego w 2 ust. 2 w wysokości 1% wartości netto umowy. 2. W przypadku naliczenia kar umownych określonych Zamawiający zastrzega sobie prawo ich potrącenia z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 3. Strony mogą dochodzić na ogólnych zasadach odszkodowania przewyższającego kary 5 1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony zobowiązują się do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego i polubownego załatwienia sporu. 2. Reklamację, wykonuje się poprzez skierowanie do drugiej strony konkretnego roszczenia na piśmie. 3. Spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla Zamawiającego. 4. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do tych ustaw. 5. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego przenosić na osoby trzecie praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy. 6. Niniejszą umowę wraz z załącznikiem sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym egzemplarzu dla Wykonawcy i dla Zamawiającego. WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY: 21

22 Pieczęć Wykonawcy Załącznik nr 4 do SIWZ Proponowane menu dla uczestników VI Konferencji Naukowo-Technicznej FUELS ZOOM 2015 pt. Paliwa XXI wieku organizowanej przez Instytut Nafty i Gazu Państwowy instytut Badawczy w dniach października 2015 r. Menu propozycje Poczęstunek powitalny: Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, wodę mineralną, galanterię cukierniczą, tartinki, zorganizowane w postaci bufetu, w cenie / 1 uczestnika nie większej niż 25 PLN brutto (2 propozycje): Przerwy kawowe: Usługa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki owocowe, galanterię cukierniczą, w cenie / 1 uczestnika / 1 przerwę kawową nie większej niż 20 PLN brutto - (4 propozycje): Obiad serwowany: Obiad serwowany, zasiadany, mięsny, trzydaniowy (przystawka, zupa, drugie danie) + deser, napoje ciepłe zimne, kawa, herbata, woda mineralna, soki, bez ograniczeń, w cenie nie większej niż 90 PLN brutto/1 uczestnika, w ofercie 3 propozycje Uroczysta kolacja Zasiadana, dania serwowane do stolików: przystawka + zupa + danie główne mięsne + deser + napoje (bez ograniczeń, kawa, herbata, woda mineralna, soki) + wino białe lub czerwone (1/2 butelki na osobę, 22

23 butelka co najmniej 0,75L, wino białe, czerwone do wyboru) + bufet zimny, serwowany w sposób ciągły przez cały czas trwania uroczystej kolacji, w cenie/1 uczestnika nie większej niż 150 PLN brutto w ofercie należy przedstawić 3 propozycje zestawów na uroczystą kolację z daniem głównym mięsnym oraz 3 propozycje bufetu zimnego.: bufet zimny 3 propozycje, Obiad w formie szwedzkiego stołu Do wyboru po 2 rodzaje: zup, warzyw na ciepło, mięs, dodatków do mięs, sałatek, deserów, galanteria cukiernicza, owoce, napoje ciepłe zimne, kawa, herbata, woda mineralna, soki, bez ograniczeń, w cenie nie większej niż 80 PLN brutto/1 uczestnika, w ofercie po 2 propozycje zestawów w 2 opcjach do wyboru (razem 4)

24 3. 4. Miejscowość..., dnia r.... podpis osoby upoważnionej / osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy 24