Trik 1 Mniejszy rozmiar skoroszytu dzięki kompresji grafiki

Transkrypt

1 :: Trik 1. Mniejszy rozmiar skoroszytu dzięki kompresji grafiki :: Trik 2. Hurtowe odkrywanie wierszy lub kolumn :: Trik 3. Kwoty mniejsze od średniej oznaczone kolorem :: Trik 4. Wygodne porównywanie zawartości zestawień :: Trik 5. Czyszczenie zestawienia z pominięciem formuł Trik 1 Mniejszy rozmiar skoroszytu dzięki kompresji grafiki Umieszczanie w arkuszach Excela elementów graficznych (clipartów lub zdjęć) z pewnością znacznie wzbogaca tworzony raport, czyniąc go bardziej interesującym i wizualnie atrakcyjniejszym. Niestety ma to równieŝ słabą stronę: rozmiar skoroszytu zwykle wielokrotnie się zwiększa, co niekorzystnie wpływa na pracę z danymi. Część uŝytkowników z powodu wzrostu objętości skoroszytów całkowicie rezygnuje ze stosowania obiektów graficznych, ale wcale nie musi tak być. Excel udostępnia bowiem wygodne narzędzie do kompresji grafik uŝytych w arkuszu. Uwaga W zaleŝności od wersji programu Excel (2007 lub starszej) uŝycie narzędzia kompresji wygląda nieco inaczej. => Jeśli pracujesz w Excelu 2007, wykonaj następujące czynności: 1. Zaznacz obiekt graficzny w arkuszu. 2. Na pasku narzędziowym Excela (potocznie nazywanym WstąŜką) pojawi się dodatkowe menu Narzędzia obrazów umoŝliwiające wybór karty Formatowanie patrz rysunek 1. Rys. 1. Nowa pozycja na WstąŜce 3. Uaktywnij kartę Formatowanie i w grupie poleceń Dopasowywanie wybierz przycisk Kompresuj obrazy, jak to przedstawia rysunek 2. 1

2 Rys. 2. Narzędzie kompresji obrazów w Excelu Wybierz przycisk Opcje, w wyniku czego wyświetlone zostanie okno z ustawieniami kompresji. Rys. 3. Ustawienia kompresji w Excelu Wybranie opcji usuwania przyciętych części obrazu znacznie zmniejszy rozmiar pliku, gdyŝ w pamięci Excela przechowywany jest cały wstawiony obiekt graficzny, wraz z krawędziami ukrytymi poprzez przycinanie. - Jeśli dokument nie będzie nigdy drukowany, wybierz odpowiedni format docelowy, co równieŝ pozwoli ograniczyć wielkość skoroszytu. 5. Po wybraniu metod kompresji potwierdź wybór i zdecyduj w wyświetlonym oknie, czy zmiany mają dotyczyć wszystkich, czy tylko wybranego obrazu. => Jeśli korzystasz ze starszych wersji Excela: 1. Po kliknięciu obiektu graficznego wyświetli się pasek narzędziowy, w którym znajdziesz ikonę kompresowania obrazów. Jeśli pasek narzędziowy nie zostanie wyświetlony, w menu kontekstowym myszy wybierz polecenie Formatuj obraz, a następnie w zakładce Obraz wybierz przycisk Kompresuj. Rys. 4. Na pasku narzędziowym znajdziesz narzędzie do kompresji 2

3 W efekcie Excel wyświetli okno dialogowe kompresowania obrazów: Rys. 5. Kompresowanie obrazów w Excelu 2003 Jak widać, dostępne metody kompresji nie róŝnią się od tych z najnowszej wersji programu, zmienił się jedynie układ okna z ustawieniami. 3

4 Trik 2 Hurtowe odkrywanie wierszy lub kolumn Przyjmijmy, Ŝe od swojego współpracownika otrzymałeś zestawienie danych. Obejmuje ono kilka tysięcy wierszy, z których część jest ukryta. Aby podejrzeć ich zawartość, musisz tracić czas na kaŝdorazowe zaznaczanie wierszy i wybieranie z menu podręcznego polecenia Odkryj. Od teraz się to zmieni. => Aby błyskawicznie odkryć wszystkie ukryte wiersze w arkuszu, wykonaj następujące czynności: 1. Zaznacz cały pierwszy wiersz, klikające jego etykietę. 2. Wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift + Strzałka w dół, aby podświetlić wszystkie wiersze, w których znajdują się wartości. 3. Kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Odkryj. Rys. 1. Jednoczesne odkrywanie wszystkich wierszy Wskazówka W analogiczny sposób moŝesz odkryć kolumny. W tym przypadku zastosuj skrót klawiaturowy Ctrl + Shift + Strzałka w prawo. 4

5 Trik 3 Kwoty mniejsze od średniej oznaczone kolorem W arkuszu zgromadziłeś utargi osiągnięte przez handlowców. Chcesz szybko sprawdzić, którzy z nich uzyskali wynik poniŝej przeciętnej. Zamiast tracić czas na obliczanie średniej, a następnie wyróŝnianie odpowiednich wartości, skorzystaj z jednej prostej reguły formatowania warunkowego. Rozwiązanie zaprezentujemy na przykładzie z rysunku 1. Rys. 1. Przykładowe liczby => Jeśli pracujesz w wersji Excela wcześniejszej niŝ 2007: 1. Zaznacz zakres komórek B2:B Z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe. 3. Z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Formuła jest. 4. W pole po prawej wpisz następującą formułę: =B2<ŚREDNIA($B$2:$B$10) 5. Kliknij przycisk Formatuj i wybierz sposób wyróŝnienia komórek spełniających kryterium. 6. Zatwierdź, klikając OK. 5

6 Rys. 2. Poprawnie zdefiniowana reguła formatowania Po kliknięciu OK w oknie z warunkiem formatowania odpowiednie kwoty zostaną oznaczone. => JeŜeli pracujesz w Excelu 2007: 1. Zaznacz wszystkie kwoty i uaktywnij kartę Narzędzia główne. 2. W grupie poleceń Style kliknij Formatowanie warunkowe i dalej Reguły pierwszych/ostatnich. 3. Na wyświetlonej liście zaznacz pozycję PoniŜej średniej. Rys. 3. W Excelu 2007 reguły formatowania nie musisz opierać na formule 4. Wybierz sposób wyróŝnienia komórek i zatwierdź, klikając OK. 6

7 Trik 4 Wygodne porównywanie zawartości zestawień W róŝnych arkuszach bądź skoroszytach znajdują się dane dotyczące innych okresów. Potrzebujesz porównać ze sobą odpowiednie zestawy wartości, ale przechodzenie między oknami jest uciąŝliwe. Mamy dla Ciebie sprytne rozwiązanie. Zapisz fragment arkusza jako obraz i w takiej postaci wklej obok zestawienia, które analizujesz. Dzięki temu potrzebne w danej chwili wartości będą zawsze widoczne. => Aby uzyskać taki efekt: 1. W pierwszej kolejności przejdź do zestawienia, którego fragment chcesz zapisać jako obraz i zaznacz odpowiedni zakres komórek. 2. Teraz wciśnij i przytrzymaj klawisz Shift oraz kliknij menu Edycja. ZauwaŜ, Ŝe w miejscu polecenia Kopiuj pojawiło się Kopiuj obraz. W Excelu 2007 rozwiń listę poniŝej polecenia Wklej i wybierz z niej Jako obraz/kopiuj jako obraz. Rys. 1. Kopiowanie w postaci obrazu 3. Wybierz to polecenie, aby skopiować obraz zaznaczonego zakresu komórek. Zostanie wyświetlone okno Kopiowanie obrazu, w którym moŝesz wybrać jedną z opcji: Tak jak na ekranie lub Tak jak na wydruku. 4. Wybierz jedną z nich i zatwierdź, klikając OK. 5. Przejdź teraz do arkusza docelowego, ponownie wciśnij i przytrzymaj klawisz Shift, ale tym razem z menu Edycja wybierz polecenie Wklej obraz. Uzyskasz efekt przedstawiony na rysunku 2. W Excelu 2007 rozwiń listę poniŝej polecenia Wklej i wybierz z niej Jako obraz/wklej jako obraz. Rys. 2. Fragment arkusza wklejony jako obraz 7

8 Trik 5 Czyszczenie zestawienia z pominięciem formuł Bardzo często się zdarza, Ŝe przygotowujesz raporty na podstawie szablonu z minionego okresu. Podstawiasz nowe dane i w zasadzie nowy raport jest gotowy. Trudności moŝe sprawiać czyszczenie danych w taki sposób, aby w arkuszu pozostały formuły, które z pewnością przydadzą się w kolejnych raportach. Skorzystaj z poniŝszego triku. Proste zestawienie danych z formułami podsumowującymi przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Fragment wypełnionego raportu => Aby usunąć wartości i pozostawić formuły: 1. Zaznacz cały raport, wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + G i kliknij przycisk Specjalnie. 2. Pojawi się kolejne okno Przejdź do - specjalnie, w którym zaznacz dwie opcje: Stałe oraz Liczby. Rys. 2. Zaznaczone opcje przechodzenia 3. Zatwierdź, klikając OK. Teraz wszystkie komórki, które zawierały liczby, zostaną zaznaczone. Wystarczy, Ŝe wciśniesz na klawiaturze Delete i uzyskasz arkusz gotowy do wprowadzania nowych danych. 8