Rys. 1. Lista transakcji zrealizowanych przez handlowców

Transkrypt

1 :: Trik 1. Wydruk tabel cząstkowych od razu na oddzielnych stronach :: Trik 2. Wygodne zaznaczanie całych tabel :: Trik 3. Hurtowe usuwanie wierszy na podstawie maski tekstowej :: Trik 4. Dostosowanie kolejności danych na wykresie kilkoma kliknięciami :: Trik 5. Szybkie oznaczenie wierszy z danymi spełniającymi kryteria Trik 1 Wydruk tabel cząstkowych od razu na oddzielnych stronach Pobierz plik z przykładem Przyjmijmy, Ŝe w arkuszu znajduje się lista transakcji zrealizowanych przez kilku przedstawicieli handlowych. Dane rozciągają się na kilkaset komórek, a Ty potrzebujesz podsumować wyniki kaŝdego z handlowców i wydrukować je na oddzielnych kartkach. Rys. 1. Lista transakcji zrealizowanych przez handlowców MoŜesz oczywiście zrobić to za pomocą autofiltra. Czyli najpierw przefiltrować kolumnę Handlowiec, wstawić podsumowanie i uruchomić drukowanie. Następnie powtórzyć operację filtrowania dla kolejnego handlowca. Okazuje się, Ŝe jest szybszy sposób sporządzenia takich podsumowujących zestawień cząstkowych. Do tego celu idealnie nadaje się narzędzie Excela o nazwie Sumy częściowe (Sumy pośrednie). => Aby z niego skorzystać: 1. W pierwszej kolejności posortuj zestawienie według nazwisk. Kliknij dowolne nazwisko i wybierz polecenie Sortuj rosnąco. 2. Teraz kliknij dowolną komórkę w obrębie listy i z menu Dane wybierz polecenie Sumy częściowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Konspekt wskaŝ Suma częściowa). Zostanie wyświetlone okno dialogowe z odpowiednimi opcjami. 3. Z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Handlowiec, bo według tej kolumny mają być pogrupowane kwoty transakcji. 4. Z listy UŜyj funkcji wybierz Suma, bo mają to być zestawienia podsumowujące. 5. W polu Dodaj sumę pośrednią do zaznacz nazwę kolumny z kwotami (Kwota w zł). 6. U dołu zaznacz opcje Podsumowanie poniŝej danych oraz Podział strony między grupami. 1

2 Dzięki uaktywnieniu drugiej opcji uzyskasz oczekiwany efekt: zestawienia cząstkowe dotyczące poszczególnych handlowców będą umieszczone na osobnych kartkach. Rys. 2. Ustawienia Sum pośrednich Po zatwierdzeniu OK dane zostaną pogrupowane według nazwisk handlowców. PoniŜej danych widoczne będą podsumowania cząstkowe. Zestawy wartości znajdą się na oddzielnych stronach wydruku. Świadczą o tym przerywane linie podziału widoczne na rysunku 3. Rys. 3. Podsumowania znajdą się na oddzielnych kartkach 2

3 Trik 2 Wygodne zaznaczanie całych tabel Pobierz plik z przykładem Na pewno nieraz w trakcie pracy potrzebowałeś zaznaczać całe tabele, aby wykonać na nich pewną operację (np. kopiowanie, wklejanie, wypełnianie, czy zaznaczania obszarów arkusza do wydruku). Jeśli tabele składają się z kilkunastu komórek, nie stanowi to problemu. Jednak gdy obszar składa się kilkunastu oddzielnych tabel i obejmuje bardzo duŝą liczbę komórek, czynność ta okazuje się uciąŝliwa. Aby temu zaradzić, pokaŝemy Ci, w jaki sposób za pomocą trzech klawiszy moŝesz zaznaczać bardzo obszerne tabele danych. Rys. 1. Dwa proste zestawienia w jednym arkuszu => Aby błyskawicznie zaznaczyć cały obszar górnej tabeli: 1. Kliknij jej dowolna wypełnioną komórkę, np. C3. 2. Wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift + 8. ZauwaŜ, Ŝe wszystkie komórki tabeli zostały zaznaczone. Rys. 2. Zaznaczona cała górna tabela 3

4 Spróbuj w identyczny sposób zaznaczyć tabelę poniŝej. Po wciśnięciu kombinacji klawiszy powinien podświetlić się zakres komórek B9:D14. Przedstawiony skrót działa w ten sposób, Ŝe zaznacza wszystkie wypełnione danymi komórki, które przylegają do aktywnej komórki. Nie uwzględnia natomiast komórek pustych. 4

5 Trik 3 Hurtowe usuwanie wierszy na podstawie maski tekstowej Pobierz plik z przykładem W arkuszu znajduje się wykaz księgowań wewnętrznych firmy, w którym są informacje na temat przeksięgowań kosztów z jednego konta na inne. Dane w tym arkuszu często się zmieniają i co jakiś czas usuwane są wszystkie księgowania z kont rozpoczynających się od cyfr: Jak zautomatyzować taką czynność? Rys. 1. Zestaw księgowań wewnętrznych firmy Najprościej w tym celu wykorzystać operator Like, który porównuje wartości na podstawie odpowiedniej maski tekstowej. => W tym celu: 1. Otwórz Edytor Visual Basic za pomocą polecenia Narzędzia/Makro/Edytor Visual Basic (w Excelu 2007: kliknij na kartę Deweloper i w grupie poleceń Kod wskaŝ Visual Basic) lub poprzez naciśnięcie klawiszy lewy Alt + F11. Uwaga Jeśli karta Deweloper nie jest widoczna, to wybierz Przycisk pakietu Office, naciśnij Opcje programu Excel, w zakładce Popularne zaznacz PokaŜ kartę Deweloper na wstąŝce i kliknij OK. 2. W oknie Edytora Visual Basic wybierz polecenie menu Insert/Module. 3. Wpisz kod przedstawiony na rysunku 2. Znajdziesz go takŝe w pliku z przykładem załączonym do tego triku. 5

6 Rys. 2. Makro usuwające wiersze na podstawie odpowiedniej maski tekstowej W makrze wykorzystujemy pętlę, która sprawdza po kolei kaŝdy wiersz zestawienia (począwszy od ostatniego), czy w kolumnie C znajduje się tekst rozpoczynający się od znaków: Gdy znajdzie tekst zgodny z maską tekstową *, to makro usuwa cały wiersz i kontynuuje sprawdzanie w kolejnym wierszu leŝącym powyŝej. Wskazówka Po operatorze Like musisz wpisać maskę tekstową. MoŜe ona zawierać znak gwiazdki: (*), który zastępuje dowolną liczbę znaków lub znak zapytania (?), który zastępuje pojedynczy znak. Przy usuwaniu elementów zawsze stosuj pętlę rozpoczynającą działanie od końca zestawienia. Unikniesz w ten sposób sytuacji, w której pętla pominęła niektóre elementy. 4. Zamknij Edytor Visual Basic. 5. Teraz moŝesz uruchomić makro za pomocą polecenia Narzędzia/Makro/Makra (w Excelu 2007: na karcie Widok, w grupie poleceń Makra wybierz Makra). W oknie Makro zaznacz nazwę makra UsuńWiersze i kliknij przycisk Uruchom. Wskazówka Do makra moŝesz przypisać skrót klawiaturowy za pomocą przycisku Opcje, w oknie dialogowym Makro słuŝącym do uruchamiania makr. 6

7 Trik 4 Dostosowanie kolejności danych na wykresie kilkoma kliknięciami Pobierz plik z przykładem Zbudowany w Excelu wykres prawie nigdy w pełni nie odpowiada oczekiwaniom uŝytkowników. Jedną z dość często ręcznie wykonywanych operacji jest dostosowanie kolejność serii danych. Okazuje się, Ŝe wcale nie potrzeba stracić na to wiele czasu. ZałóŜmy, Ŝe przygotowałeś zestawienie zamówień na określone towary z pewnego okresu. Znajdują się w nim dane cząstkowe oraz podsumowanie. Na podstawie takiej tabeli źródłowej stworzyłeś wykres słupkowy. Niestety Excel wyświetlił serie danych w nieodpowiedniej kolejności. Rys. 1. Przykładowy wykres Słupki prezentujące podsumowania znajdują się powyŝej serii danych odnoszących się do poszczególnych produktów. Dodatkowo produkty są prezentowane w nieodpowiedniej kolejności. Czy musisz zmieniać układ zestawienia, aby uzyskać poprawną prezentację? Niekoniecznie! Wystarczy drobna zmiana ustawień wykresu. => W tym celu: 1. Kliknij prawym przyciskiem myszy jeden ze słupków i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj serie danych (w Excelu 2007: Zaznacz dane). 2. W oknie, które się pojawi, przejdź do zakładki Kolejność serii (w Excelu 2007: pomiń ten krok). 3. Zaznacz serię, którą chcesz przesunąć i wybierz jeden z przycisków: Przenieś w górę lub Przenieś w dół. W okienku podglądu moŝesz oglądać efekt wprowadzonych zmian. 7

8 Rys. 2. Ustal kolejność serii Po zatwierdzeniu ustawień uzyskasz poprawną prezentację. ZauwaŜ, Ŝe nie musisz otwierać okna dla kaŝdej serii z osobna. Układ wykresu moŝesz dopracować za jednym razem. 8

9 Trik 5 Szybkie oznaczenie wierszy z danymi spełniającymi kryteria Pobierz plik z przykładem W arkuszu znajduje się zestawienie klientów Twojej firmy. Kontrahenci mają siedziby w róŝnych regionach kraju, a Ty planujesz przyznać upusty wybranym firmom. Rabat naleŝy się jedynie tym, których siedziba mieści się w Warszawie, Poznaniu, Gdańsku i Krakowie. Potrzebujesz szybko oznaczyć tych klientów. W jaki sposób to zrobić bez potrzeby kaŝdorazowego filtrowania danych? Rozwiązaniem jest prosta formuła warunkowa. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Lista klientów W pierwszej kolejności stwórz tabelę pomocniczą, w której określisz kryteria dla formuły. => W tym celu: 1. W komórkach D1:D4 wpisz nazwy miast jedna pod drugą. Muszą być identyczne co nazwy znajdujące się na liście. W przeciwnym razie formuła ich nie skojarzy i nie osiągniesz oczekiwanego efektu. Rys. 2. Kryteria dla formuły 2. Do komórki C2 wpisz teraz formułę, która uwzględni kryteria z tabeli pomocniczej i oznaczy odpowiednich klientów. 9

10 =JEśELI(LUB(B2=$D$1;B2=$D$2;B2=$D$3;B2=$D$4);"Rabat";"") 3. Skopiuj ją poniŝej, klikając dwukrotnie prawy dolny róg komórki C2. Rys. 3. Klienci zostali oznaczeni Wyjaśnienie działania formuły: W pierwszym argumencie funkcji JEśELI została zagnieŝdŝona funkcja LUB. W przykładzie zwraca ona w wyniku wartość PRAWDA, jeśli jedno z równań będących jej argumentami jest prawdziwe. Jeśli więc nazwa miasta z kolumny B zgadza się z jedną z nazw zawartych w tabeli pomocniczej zwracany jest tekst Rabat. W przeciwnym razie wynikiem jest pusty ciąg znaków. 10