enova365 Delegacje Służbowe PWS

Transkrypt

1 enova365 Delegacje Służbowe PWS Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Spis treści Rozliczenie Delegacji PWS Uruchamianie programu Okno główne programu Pierwsze uruchomienie programu Operatorzy i uprawnienia Kolejne uruchomienie programu Słownik używanych terminów Delegacje PWS konfiguracja Część ogólna Definicje dokumentów Stawki rozliczeniowe Cechy Opis formularza delegacji PWS Delegacja PWS/Ogólne Delegacja PWS/Etapy/Ogólne Delegacja PWS/Etapy/Koszty Delegacja PWS/Zaliczki Delegacja PWS/Pozyskanie Walut Delegacja PWS/Naliczenia Delegacja PWS/Płatności Delegacja PWS/cechy Rozliczenie Delegacji PWS Delegacja krajowa - przykład Wprowadzenie delegacji Podpinanie zaliczek Naliczenie delegacji Rozliczenie Delegacja zagraniczna - przykład Wprowadzenie delegacji Podpinanie zaliczek Naliczanie delegacji Rozliczanie delegacji Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych Zbiory danych systemu enova365 Technologia Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Business Core CRM Deklaracje Ewidencja VAT Handel Zarządzanie zasobami ludzkimi Import Kadry Kalendarze Kasa i wyciągi bankowe Księgowość Magazyny Płace Środki trwałe Towary Waluty Windykacja Spis treści /46

3 Rozliczenie Delegacji PWS Moduł enova Delegacje służbowe wspomaga rejestrowanie, obsługę i rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych. Umożliwia firmie ewidencję wyjazdów służbowych pracowników oraz związanych z nimi kosztów. Wpływa na usprawnienie procesu obiegu wniosków i rozliczeń delegacji oraz dostarcza księgowości informacji o wyjazdach służbowych pracowników. Na funkcjonalność modułu enova Delegacje służbowe składa się: Ewidencja poleceń wyjazdu służbowego wraz z wydrukiem. Automatyczne wyliczanie diet dla wyjazdów krajowych i zagranicznych. Obliczanie ryczałtów za noclegi i dojazdy. Rejestrowanie rachunków krajowych i zagranicznych (samochód, noclegi, koszty przejazdów i inne wydatki), które są przeliczane na właściwą walutę według obowiązującego kursu. Ewidencja pracowników, którzy odbyli delegacje. Tabela państw. Tabela stawek diet oraz limitów za nocleg. Pomocnicze tabele stawek diet i ryczałtów krajowych i zagranicznych. Automatyczne księgowanie rozliczeń kosztów delegacji służbowych (na licencji Księgowych). Rozliczanie delegacji z pobranymi zaliczkami pracownika na poczet delegacji służbowych. Moduł Enova Delegacje służbowe to: Zmniejszenie pracochłonności obsługi delegacji krajowych i zagranicznych. Kontrola kosztów wyjazdów służbowych. Pełna informacja analityczna o wyjazdach pracowników na delegacje służbowe. 3/46

4 Uruchamianie programu Podczas instalacji programu na pulpicie tworzony jest skrót Program jest także dodawany do menu Start (Start Programy enova enova program do obsługi firmy). Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się główny ekran programu zawierający pustą listę baz danych. Okno główne programu Po lewej stronie umieszczono okno Pasek nawigacji. Użytkownik może przełączać jego zawartość pomiędzy następującymi listami: Drzewo folderów, Ostatnio używane lub Ulubione. Drzewo folderów odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Poszczególne gałęzie można rozwijać wybierając + lub zwijać przy pomocy -. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Dla najniższych poziomów drzewa jest to lista rekordów, dla wyższych lista elementów niższego poziomu (opcji). Ostatnio używane zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Ulubione zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy pomocy metody przeciągnij i upuść można tam umieścić skróty do najczęściej wykorzystywanych opcji systemu, jak również do konkretnych obiektów, np. określonej karty towaru. U w a g a! Pasek nawigacji może zostać ukryty, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji: Widok Pasek nawigacji lub przez kliknięcie przycisku na pasku. Pasek nawigacji można wywołać ponownie przy pomocy opcji: Widok Pasek nawigacji. Można też włączyć autoukrywanie Paska nawigacji klikając w przycisk ) na pasku. Okno główne programu Pierwsze uruchomienie programu Pierwszą czynnością po pierwszym uruchomieniu programu jest przygotowanie bazy danych. W zależności od dokonanego wyboru może to być baza danych typu MS SQL lub MySQL. Baza danych MS SQL jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania w rozwiązaniach sieciowych. Rozwiązanie powinno oparte być o dedykowany komputer (serwer), na którym zostanie zainstalowany serwer bazy danych MS SQL. Możliwe jest również wykorzystanie uproszczonego serwera danych MS SQL Server Express Edition. Ze względu na wymagania sprzętowe rozwiązanie to dedykowane jest użytkownikom posiadającym sprzęt komputerowy wymagany do pracy serwera SQL oraz do pracy sieciowej (szczególnie przy dużej ilości stanowisk). Baza danych MySQL oparta na jednym z najpopularniejszych silników relacyjnych baz danych dystrybuowanym na licencji GPL - MySQL (dostępne są również licencje komercyjne). 4/46

5 Operatorzy i uprawnienia Program posiada rozbudowany mechanizm kontroli uprawnień użytkowników i rejestracji ich działań. Uprawnienia określane są poprzez przypisanie użytkownikowi odpowiednich ról. Każdy użytkownik może mieć przypisanych jednocześnie wiele ról, określających jego uprawnienia w różnych obszarach działania programu. System pozwala określić uprawnienia użytkownika zarówno do poszczególnych formularzy jak i do poszczególnych zbiorów danych (tabel). Oznacza to, że pracownik nie mający uprawnień do wypłat nie będzie mógł ich zobaczyć z żadnego miejsca w programie, nawet jeżeli teoretycznie posiada dostęp do wszystkich formularzy w programie (okien). Domyślnym użytkownikiem każdej nowo tworzonej bazy danych jest Administrator, posiadający do niej pełne uprawnienia. W pierwszym okresie pracy z programem zamiast zakładać własnego operatora możemy korzystać z konta Administratora. Kolejne uruchomienie programu Domyślnie po uruchomieniu program zgłasza się główną listą folderów. Użytkownik może zmienić to domyślne ustawienie wybierając opcję: Widok Ustaw aktualny widok jako startowy. W ten sposób program po uruchomieniu może na przykład w głównym oknie wyświetlać listę pracowników. U w a g a! Jeżeli po uruchomieniu jako widok startowy wyświetlane są dane związane bezpośrednio z jedną ze zdefiniowanych w programie kartotek, to przed ich wyświetleniem program zażąda autoryzacji użytkownika. W polu Nazwa należy wpisać lub wybrać z dostępnej listy kod operatora (domyślnym operatorem programu jest Administrator). W polu Hasło dostępu należy wpisać aktualne hasło operatora (domyślnie dostęp do bazy danych nie jest zabezpieczany hasłem, akceptujemy puste pole). Logowanie do bazy danych Po wybraniu operatora i wprowadzeniu jego hasła zapis akceptujemy klawiszem <Enter> lub przyciskiem **OK. Nazwa użytkownika (operatora) może także zostać wprowadzona bezpośrednio z klawiatury (z pominięciem listy). Jeżeli wprowadzimy operatora, który nie występuje na liście operatorów otrzymamy komunikat Operator nieznaleziony. Jeżeli podane zostanie błędne hasło, program wyświetli następujący komunikat: Niepoprawne hasło dostępu operatora. Bez podania poprawnego hasła zalogowanie się do programu nie jest możliwe. 5/46

6 Słownik używanych terminów Okno/formularz Tytuł okna Pasek znajdujący się w górnej części okna. Zazwyczaj jego zawartość stanowią: tytuł okna opisujący jego zawartość ikona symbolizującą zawartość okna oraz podstawowe funkcje obsługi okna: zamknięcie, minimalizacja, maksymalizacja (cały ekran) okna Pasek menu Pasek zawierający listę funkcji udostępnianych w danym oknie. Poszczególne pozycje paska tworzą lokalne menu (listy dostępnych funkcji). Najczęściej wykorzystywane funkcje uzupełnione zostały o skróty klawiaturowe. Opisują one kombinację klawiszy, przy pomocy, których można wywołać daną funkcję. Pasek narzędzi Pasek znajdujący się pod paskiem menu. Tworzą go - w postaci ikon / przycisków - najczęściej używane, w danym oknie funkcje. Ich wywołanie przy pomocy myszki (lewy przycisk) gwarantuje szybki dostęp do zgromadzonych danych. Pasek stanu Pasek znajdujący się dolnej części okna. Służy on wyświetlaniu informacji (komunikatów) o stanie danych znajdujących się w wybranym oknie. Przy jego pomocy wyświetlane są na przykład ostrzeżenia o niepoprawnie wprowadzonych danych. Menu lokalne Wywoływane prawym klawiszem myszy lub naciśnięciem kombinacji klawiszy <Shift+F10>. Menu lokalne zawiera listę podręcznych funkcji związanych z wybranym elementem programu. Okno dialogowe Jest to okno programu, pozwalające wprowadzić dane niezbędne do wykonania wywołanej uprzednio funkcji. Z reguły okno dialogowe, na czas wywołania funkcji blokuje dostęp do okna programu, z którego zostało ono wywołane. Okno dialogowe w dolnej części posiada przyciski: OK i Anuluj. OK pozwala na zaakceptowanie wprowadzonych, przy jego pomocy danych, jednocześnie uruchamia wybraną funkcję. Przycisk Anuluj pozwala zignorować wprowadzane dane. Jego użycie jest równoznaczne z rezygnacją z wywołania wybranej funkcji. Okno komunikatu 6/46

7 Służy wyświetleniu ostrzeżeń i informacji o wykrytych przez program błędach. W programie funkcjonują dwa rodzaje tego typu okien. W pierwszym przypadku po zapoznaniu się z wyświetlanym komunikatem użytkownik może jedynie zaakceptować jego treść. Zamyka okno naciskając przycisk OK, jest to wtedy jedyny przycisk wyświetlany w oknie. W drugim przypadku wyświetlany komunikat daje użytkownikowi możliwość wyboru. Wówczas wybierając przycisk Tak lub Nie decydujemy o dalszym działaniu programu. Okno oczekiwania Okno pojawia się automatycznie w trakcie wykonywania przez program czasochłonnych operacji, obliczeń. W większości przypadków w oknie wyświetlany jest wskaźnik przyrostu, pozwalający ocenić stopień zaawansowania prowadzonych obliczeń. Jeżeli w oknie znajduje się przycisk Anuluj, to jego użycie pozwala na przerwanie aktualnie wykonywanej funkcji. Folder Służy wyodrębnieniu pewnej funkcjonalności programu. Folder może zawierać inne foldery (menu folderów) lub foldery końcowe (listy danych). Menu folderów pozwala grupować logiczne powiązane ze sobą funkcje programu. Otwierając kolejne foldery wybieramy coraz bardziej szczegółową funkcjonalność programu. Folder końcowy to zazwyczaj lista danych. Przy jej pomocy użytkownik uzyskuje możliwość operowania na zgromadzonych w programie danych. Menu folderów Lista folderów, z której przy pomocy klawiatury lub myszki możemy wybrać kolejny folder lub listę. Nagłówek menu folderu Element graficzny znajdujący się nad menu folderów. Zawiera on zazwyczaj nazwę folderu oraz krótki opis znajdujących się w nim pozycji. Pasek enova (pasek skrótów) Tworzona przez użytkownika lista najczęściej otwieranych folderów programu (pierwszy od lewej wydzielony fragment głównego okna programu). Przechowuje skróty do najczęściej używanych folderów (menu folderów lub list). Pozwala to na szybkie przechodzenie do często używanych folderów programu, z pominięciem menu folderów. Drzewo folderów Zawiera hierarchiczną - w postaci drzewa - listę wszystkich folderów dostępnych w programie. Ułatwia poszukiwanie interesujących użytkownika folderów. Lista zapisów Zawiera posortowanie dane ewidencjonowane przez program. Składa się z wierszy (jeden wiersz jeden zapis) oraz kolumn zawierających dane tego samego rodzaju znajdujące się w poszczególnych wierszach. Lista jest często folderem końcowym programu. Listy znajdują się również na formularzach. Niektóre z listy pozwalają na edycję znajdujących się w nich danych. Zapisy tworzące listę mogą być, wg kryteriów zadanych przez użytkownika, sortowanie, filtrowanie, grupowanie lub wyszukane. Nagłówek listy Zawiera opisy kolumn tworzących listę. Na kolumnach listy możemy wykonywać operacje sortowania, filtrowania i grupowania. Pasek selekcji listy Umożliwia ograniczenie liczby wyświetlanych na liście zapisów (na przykład do wybranego okresu). Pasek selekcji składa się z dostępnych filtrów kontekstów. Pasek selekcji z poziomu klawiatury wywoływany jest klawiszem <F3>. Pasek narzędzi listy Pasek znajdujący się nad nagłówkiem listy. Umożliwia trzy podstawowe operacje wykonywane na liście zapisów: dodawanie nowych zapisów, edycja istniejących zapisów, kasowanie zbędnych zapisów. Lokator listy Pozwala na szybkie wyszukiwanie zapisów. Znajdując się na liście wyszukujemy interesujący nas zapis wpisując z klawiatury jego identyfikator (kod, nazwę, itp.). Po wpisaniu pierwszego znaku (litery lub cyfry) nad listą wyświetlony zostanie pasek lokatora listy. Program poszukuje zapisu najbardziej zbliżonego do wpisanej w lokatorze sekwencji znaków i cyfr. Lokator dostępny jest wyłącznie na listach, które nie umożliwiają bezpośredniej edycji danych (większość list). Znacznik wiersza Po lewej stronie listy znajduje się kolumna zawierająca znacznik aktualnego wiersza danych. Znacznik informuje również o tym, czy rozpoczęta została edycja aktualnego zapisu. Organizator listy Wywoływany z menu lokalnego listy. Jest to okno dialogowe pozwalające na określenie zawartości listy zapisów, sposobu ich sortowania, grupowania Formularz Poszczególne zapisy wprowadzane są do programu, modyfikowane przy pomocy formularzy. Formularz pozwala na przeglądanie oraz modyfikacje pojedynczych zapisów. Pole wprowadzania danych Jeden z podstawowych elementów formularza służący do wprowadzania, wyświetlania danych. W zależności od rodzaju danych dostępne są następujące pola danych: Pole tekstowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci tekstu (napisu) 7/46

8 Pole liczbowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci liczby (kwoty). Dostępny kalkulator umożliwia szybkie przeliczanie wartości. Pole daty, umożliwia wprowadzania danych w postaci daty. Dostępny podręczny kalendarz. Pole czasu, umożliwia wprowadzania danych w postaci czasu gg:mm. Pole okresu, umożliwia wprowadzania danych w postaci zakresu dat. Dostępne funkcje szybkiej zmiany okresu oraz jego rozszerzania. Pole logiczne, umożliwia wprowadzania danych w postaci Tak lub Nie. Pole prostego wyboru, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy wartości. Lista nie podlega edycji. Pole wyboru z listy, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy. Lista podlega edycji. Pole słownikowe, umożliwia wprowadzania danych bezpośrednio z klawiatury lub poprzez wybór z listy wcześniejszych zapisów. Etykieta Jest to napis znajdujący się na formularzu, opisujący jego zawartość. Najczęściej występuje po lewej stronie pola, opisując dane w nim znajdujące się. Sekcja danych Pozioma kreska uzupełniona tytułem, oddzielająca od siebie logicznie powiązany ze sobą zbiór pól formularza. Zakładki formularza Jeżeli ilość danych znajdujących się w formularzu jest duża, zostają one podzielone na zakładki. Jednocześnie możliwe jest wyświetlenie tylko jednej zakładki formularza. W przypadku dużej ilości zakładek są one zapisywane w postaci drzewa zakładek. Drzewo zakładek formularza Przy dużej ilości zakładek znajdujących się na formularzu układane są one w postaci drzewa znajdującego się z lewej strony formularza. Pozwala to na łatwe i szybkie przełączanie się pomiędzy nimi. Przycisk Element znajdujący się na formularzu wywołujący funkcję programu, opisaną na tymże przycisku. 8/46

9 Delegacje PWS konfiguracja 9/46

10 Część ogólna W tej części znajdują się podstawowe parametry konfiguracyjne dotyczące wprowadzania dokumentów i rozliczania delegacji PWS. Zakładka ogólne konfiguracji Delegacji PWS 1. Włącz uprawnienia do definicji delegacji - możliwość wskazania uprawnień do dokumentów typu Delegacja PWS. 2. Domyślnie naliczaj koszty komunikacji miejskiej - po zaznaczeniu koszty będą naliczane automatycznie podczas wyliczenia delegacji. 3. Domyślnie generuj płatności w walucie systemowej - płatności generowane wyłącznie w PLN. 4. Dla delegacji krajowych kwotę zmniejszenia z tytułu... - parametr umożliwia naliczanie diet w oparciu o alternatywny algorytm pomniejszający przysługującą dietę o nominalną wartość posiłków. W związku z wyjaśnieniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, uznającym za właściwe zastosowanie algorytmu obliczeń opartego o nominalną wysokość diety, które to jednak nie jest wiążącą wykładnią i może być stosowane alternatywnie. 5. Po zmianie czasu początku lub końca etapu reorganizuj pozostałe etapy wg następujących założeń: 6. Zakotwicz początki i końce - domyślny (powoduje skracanie etapów, gdy priorytetem jest najmniejsza liczba zmian w etapach). 7. Nie zmieniaj długości etapów - po reorganizacji wszystkie etapy mają taką samą długość. 10/46

11 Definicje dokumentów W tej części konfiguracji istnieje możliwość skonfigurowana definicji dokumentu dla delegacji PWS. Konfiguracja definicji dokumentów-ogólne Konfiguracja definicji dokumentów-rozszerzenia Ustawienia dla nowych dokumentów PWS: Delegacja ciągła - parametr dotyczy sytuacji, gdy delegacja trwa nieprzerwanie (daty rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych etapów muszą być spójne). Możliwa jest delegacja z przerwami. Wówczas trzeba odznaczyć ten parametr. Umożliwi to wprowadzenie etapu z inną datą rozpoczęcia niż zakończenie poprzedniego etapu. 11/46

12 Kurier dyplomatyczny - pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego przysługuje podwyższona dieta. Domyślna lista dla delegowanego - możliwy wybór pomiędzy pracownikami, a kontrahentami. Zatwierdzanie delegacji: Definicja ewidencji PWSE - możliwość przypisania definicji w ewidencji dokumentów. 12/46

13 Stawki rozliczeniowe Stawki rozliczeniowe wg krajów. Definicja stawek wg krajów 13/46

14 Cechy W tej części istnieje możliwość dodania cechy do dokumentu delegacji lub etapu delegacji. Dodawanie cech do dokumentu delegacji lub etapu delegacji 14/46

15 Opis formularza delegacji PWS Wprowadzenie Polecenia Wyjazdu Służbowego(PWS) w programie Enova wiąże się z uzupełnieniem formularza delegacji dostępnego z menu programu w części Ewidencja Środków Pieniężnych/Delegacje (PWS). Charakterystyczną cechą delegacji PWS jest iż przyjmuje ona wiele stanów, które odpowiadają etapom wprowadzania i rozliczania delegacji. Zmiana stanu odbywa się poprzez przyciski zmiany stanu dostępne z menu "Czynności". Na formularzu delegacji w części ogólnej pole "Status" odpowiada stanowi w jakim obecnie jest delegacja. Możliwe stany delegacji to: 1. Zlecona - pierwszy etap delegacji od którego rozpoczyna się wprowadzanie danych do formularza. W tym etapie wprowadza się podstawowe dane delegacji, wprowadza się etapy delegacji i uzupełnia koszty z nią związane po przedstawieniu przez delegowanego dokumentacji związanej z kosztami wyjazdu służbowego. 2. Zarejestrowana - drugi w kolejności etap do którego przechodzi delegacja po zatwierdzeniu wprowadzonych danych w etapie pierwszym. Na tym etapie możliwe jest jeszcze uzupełnienie zaliczek które pobrał delegowany w związku z wyjazdem i danych związanych z pozyskaniem walut. 3. Naliczona - etap do którego przechodzi delegacja po wywołaniu czynności naliczania. W tym etapie na zakładce naliczenia generowane są naliczenia wg krajów delegacji które zawierają zestawienie kosztów, diet, noclegów, przejazdów i innych wydatków poniesionych w związku z pobytem delegowanego w danym kraju. W tym stanie jedyna możliwa edycja danych jest na poziomie naliczeń. 4. Rozliczona - etap do którego przechodzi delegacja z etapu naliczenia. W tym etapie sparowane zostają ze sobą zaliczki oraz wydatki wg naliczeń i generowane są płatności które zostają ze sobą rozliczane z poziomu formularza delegacji lub później np. przy wypłacie listy płac. W tym etapie podlegają edycji tylko płatności. 5. Zatwierdzona - końcowy etap, zamykający całą delegacje i zmieniający jej stan na tylko do odczytu. Możliwe jest dodanie delegacji PWS ręcznie lub automatycznie na podstawie zarejestrowanego wniosku o nieobecność - delegacja służbowa po stronie modułu pulpit klienta lub pulpit kontrahenta więcej informacji w części pulpit kontrahenta lub pulpit pracownika. Formularz składa się z kilku zakładek z wprowadzanymi danymi i parametrami które poniżej zostaną omówione. Delegacja PWS/Ogólne W części ogólnej delegacji uzupełniane są informacje związane z wyjazdem delegowanego takie jak miejsce, cel, data rozpoczęcia, data zakończenia, dane do rozliczenia i etapy delegacji. Część danych uzupełniona może zostać przed wyjazdem na delegacje i wykonany może zostać wydruk polecenia wyjazdu. Dane związane z etapami zostają uzupełniane zazwyczaj po powrocie delegowanego z wyjazdu i przedstawieniu dokumentów do rozliczenia, ponieważ zawierają informacje między innymi o poniesionych kosztach w czasie delegacji jak również rzeczywisty czas pobytu na etapie delegacji. Delegacja PWS - zakładka ogólne Definicja i seria - definicja dokumentu delegacji i pole serii które może zostać użyte w numeracji. Istnieje możliwość poprzez konfigurację stworzenia dodatkowych definicji delegacji i konfigurowania praw do poszczególnych definicji czy tworzenia innych schematów numeracji. Numer - indywidualny numer nadawany automatycznie wg schematu numeracji skonfigurowanego dla danej definicji delegacji. Data - data pod zostaje zarejestrowana delegacja. Delegowany - pracownik odbywający wyjazd służbowy którego dotyczy delegacja. 15/46

16 Kraj docelowy - docelowy kraj do którego odbywa się wyjazd służbowy. Cel delegacji - cel wyjazdu służbowego. Uwagi - w tym miejscu można wpisać wszelkie możliwe uwagi do delegacji. Delegacja Ciągła - parametr mający wpływ na obliczaną ilość godzin delegacji. Jeżeli jest ustawiony na nie to ilość godzin delegacji jest obliczana jako suma godzin poszczególnych etapów, natomiast jeżeli jest ustawiony na tak to ilość godzin ustalana jest jako różnica pomiędzy zakończeniem, a rozpoczęciem delegacji gdyż przyjmuje się że w okresie pracownik cały czas pełnił delegacje. Kurier dyplomatyczny - parametr podwyższający wartość przysługującej diety. Domyślny środek transportu - pole informacyjne na temat środka transportu jakim przemieszcza się delegowany. Planowane rozpoczęcie - data planowanego rozpoczęcia wyjazdu służbowego. Planowane zakończenie - data planowanego zakończenia wyjazdu służbowego. Data rozliczenia - data rozliczenia delegowanego z wyjazdu służbowego. Data kursu - data z której kurs brany jest do rozliczenia wg tabeli kursowej. Tabela kursowa - tabela kursowa wg której dokonywane jest rozliczenie. Data ogłoszenia - data ogłoszenia kursu rozliczenia w tabeli kursowej. Konsoliduj płatności - parametr jest odpowiedzialny za optymalizacje tworzenia płatności czyli za mniejszą ilością generowanych płatności z poszczególnych naliczeń. Ewidencja- ewidencja do której tworzone są płatności w ramach rozliczenia. Delegacja PWS/Etapy/Ogólne Lista etapów delegacji zawiera poszczególne etapy które składają się na wyjazd służbowy pracownika. W przeciwieństwie do planowanych danych z zakładki ogólnej etapy zawierają właściwą informację na temat pobytu służbowego pracownika na delegacji. Uzupełniane są więc po powrocie pracownika z wyjazdu i po przedstawieniu przez niego rachunków. Delegacja PWS - etap delegacji Kraj - kraj w którym odbywa się dany etap delegacji. Rozpoczęcie (miejscowość) - miejscowość rozpoczęcia etapu. Zakończenie (miejscowość) - miejscowość zakończenia etapu. Środek transportu - środek transportu. Data - pole informacyjne, uzupełniane automatycznie na podstawie zakładki ogólnej delegacji. Numer - pole informacyjne, uzupełniane na podstawie zakładki ogólnej delegacji. Delegowany - pole informacyjne, nie do edycji, uzupełniane na podstawie zakładki ogólnej delegacji. Dokładny czas trwania delegacji Rozpoczęcie - dokładna data i czas rozpoczęcia etapu delegacji. Godziny - długość trwania etapu delegacji. Pole wyliczane jako różnica pomiędzy zakończeniem, a rozpoczęciem etapu. Zakończenie - dokładna data i czas zakończenia etapu delegacji. Wyżywienie Zapewniono pełne wyżywienie - ustawienie parametru na Tak oznacza że pracownikowi podczas trwania tego etapu zapełniono wyżywienie. Zapewniona ilość śn/bo/kol - wprowadzona ilość zapewnionych śniadań, obiadów i kolacji pomniejsza wartość przysługującej pracownikowi diety za etap. Parametr w konfiguracji Dla delegacji krajowych kwotę zmniejszenia z tytułu... ma wpływ na sposób pomniejszania diety o wartość posiłków. Ekwiwalent na wyżywienie (za cały etap) - pole aktywne przy delegacji gdzie krajem delegacji jest kraj inny niż Polska. Kwota wypłacona pracownikowi na wyżywienie za cały etap. 16/46

17 Dni w szpitalu - ilość dni spędzonych w szpitalu przez delegowanego. Pole aktywne przy delegacji gdzie krajem delegacji jest kraj inny niż Polska. Ryczałt na dojazd z dworca - pole aktywne przy delegacji gdzie krajem delegacji jest kraj inny niż Polska. Kwota ryczałtu należna na dojazd do dworca. Grupuj wg krajów - po zaznaczeniu tego parametru naliczenia mogą być grupowane wg krajów na etapie naliczenia. Delegacja PWS/Etapy/Koszty Na zakładce wprowadza się koszty związane z danym etapem. Pole zawiera listę kosztów. Przy dodawaniu nowego kosztu konieczne jest uzupełnienie formularza kosztu. Delegacja PWS - koszty etapu Etap - pole informacyjne z etapem delegacji którego dotyczy koszt. Dokument ewidencji - odwołanie do dokumentu ewidencji który można podpiąć pod koszt. W takim wypadku jako kwotę kosztu uznaje się wartość płatności dokumentu. Przejazd samochodem - możliwość podpięcia przejazdu samochodem do kosztu etapu. Po podpięciu kwotą kosztu jest wartość przejazdu. Aby móc wybrać przejazd dysponentem pojazdu musi być delegowany. Rodzaj - określenie rodzaju kosztu. Kwalifikacja przenosząca się na naliczenie. Data - data poniesienia kosztu. Koszt/Korekta - wartość kosztu etapu. Opis - opis poniesionego kosztu. Delegacja PWS/Zaliczki Lista zaliczek udzielonych pracownikowi w celu odbycia delegacji. Konieczne jest podpięcie wypłaty z modułu ewidencji środków pieniężnych, np. jeśli środki zostały wymienione na inną walutę w kantorze wymiany walut. 17/46

18 Delegacja PWS - zaliczki Delegacja PWS/Pozyskanie Walut Pozyskanie walut to zakładka z listą kosztów związanych z pozyskaniem walut na udzielone zaliczki. Delegacja PWS - pozyskanie walut Delegacja PWS/Naliczenia Lista naliczeń dostępna przy przejściu do etapu naliczona delegacji. Lista zawiera naliczenia pogrupowane wg krajów z etapów z zestawieniem kosztów, diet itp wydatków. Delegacja PWS - naliczenia 18/46

19 Naliczenie Rozliczenie Delegacji - część informacyjna z podsumowaniem danych o delegacji i etapów składających się na naliczenie. Ilość diet należna/zapewniona - informacja z etapu o ilości przysługujących pracownikowi diet i ilości zapewnionych. Ilość diet do rozliczenia - różnica pomiędzy dietami należnymi, a zapewnionymi pracownikowi. Stawka diety + korekty - stawka diety wynikająca z kraju delegacji oraz możliwość skorygowania tej wartości przez operatora. Wypłacony ekwiwalent - wypłacona pracownikowi kwota ekwiwalentu na wyżywienie. Rozliczenie diety + kor - przysługująca dieta pracownikowi. Delegowany korzystał z komunikacji miejskiej - parametr umożliwia doliczenie należnego pracownikowi ekwiwalentu za przejazdy. Rozliczenie + kor - przysługujący pracownikowi ekwiwalent za przejazdy. Ilość etapów za które przysługuje ryczałt - ilość etapów dla których wyliczany jest ryczałt na dojazdy do miejsca zakwaterowania. Kwota ryczałtu - zryczałtowana kwota na dojazd do miejsca zakwaterowania. Sposób rozliczenia - wybór sposobu rozliczania wydatków za noclegi. Np. jeśli wybrano Wg rachunku do limitu do rozliczenia zostaje pobrana kwota kosztów oznaczonych jako noclegi ale w nie większej jednak wartości niż limit. Ilość noclegów - ilość noclegów wyliczona z etapu i ilość wpisana przez operatora. Limit nocleg - limit na nocleg określony w konfiguracji oraz możliwość wpisania limitu przez operatora na etapie naliczania. Rachunki/Rozliczenie - wartość przedstawionych rachunków i wartość brana do rozliczenia. Środki transportu (PKP/PKS) - podsumowanie wydatków na PKP/PKS. Samochód prywatny - podsumowanie wydatków na samochód prywatny. Inne - podsumowanie wydatków innych. Końcowe naliczenie dla etapów - kwota wynikająca z formularza naliczenia zawierająca sumę wydatków do rozliczenia w walucie delegacji wraz z kursem. Rozlicz w PLN - parametr decydujący o tym czy rozliczenia po kliknięciu czynności Rozlicz zostają dokonywane w PLN czy w walucie naliczenia. Delegacja PWS/Płatności Lista wygenerowanych przez dokument delegacji płatności rozliczonych w dokumencie lub pozostających do rozliczenia. 19/46

20 Delegacja PWS - płatności Delegacja PWS/cechy Podpięte do dokumentu delegacji cechy z ich wartościami, zdefiniowane wcześniej w konfiguracji. Delegacja PWS - cechy 20/46

21 Rozliczenie Delegacji PWS Delegacja rozpoczyna się w momencie wydania pracownikowi Polecenia wyjazdu służbowego. Z tym dokumentem delegowany powinien udać się do kasy firmy, gdzie wypłacana jest zaliczka z tytułu delegacji. Po powrocie pracownik powinien przedstawić wszystkie dokumenty związane z wyjazdem służbowym w celu ustalenia miejsca i czasu delegacji, środka transportu, z którego korzystał oraz inne dokumenty niezbędne do prawidłowego obliczenia Rozliczenia delegacji (Polecenie wyjazdu służbowego, rachunki za paliwo, bilety PKP, lotnicze, rachunki za nocleg, wyżywienie itp.). Delegacja krajowa - przykład Założenia: Delegacja Krajowa z niepełnym wyżywieniem (częściowe wyżywienie od 1 marca będzie zmniejszone o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia: śniadanie 25%, obiad 50%, kolacja 25%). Delegacja z Krakowa do Tarnobrzegu. Pracownik obywał podróż pociągiem. W ramach noclegu miał zapewnione śniadanie. Obiady i kolacje we własnym zakresie. Pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 1 500,00 zł. Delegacja trwała od od godz. 07:40 do do godz. 17:00 Pracownik dostarczył fakturę za bilety PKP na kwotę 245,00 zł Pracownik dostarczył rachunek za nocleg w wysokości 1 230,00 zł (uwzględniony zostanie limit dobowy w wysokości 600,00 zł), Pracownik dostarczył kwitki nie stanowiące kosztu podróży na kwotę 120,00 zł. Wprowadzenie delegacji Wprowadzenie delegacji rozpoczynamy od uzupełnienia daty, pracownika oraz kraju docelowego czyli PL. Następnie określamy planowane rozpoczęcie oraz zakończenie delegacji. Delegacja PWS Po wprowadzeniu tych danych możemy wydrukować pracownikowi dokument Polecenia wyjazdu służbowego. 21/46

22 Delegacje PWS- Polecenie wyjazdu Po powrocie pracownika należy uzupełnić pozostałe dane na dokumencie delegacji PWS. Dodane zostały dwa etapy wyjazdu: I Etap z Krakowa do Tarnobrzegu. Delegacje PWS- Etap Do kosztów dodano pozostałe koszty nierozliczalne (nie wchodzą w naliczanie delegacji). 22/46

23 Delegacje PWS- Koszt etapu Oraz fakturę za nocleg. Delegacje PWS- Koszt etapu II Etap Z Tarnobrzegu do Krakowa. 23/46

24 Delegacje PWS- Etap Dodano koszt za przejazd bilety PKP. Delegacje PWS- Etap Delegacja jest oznaczona jako ciągła. 24/46

25 Oznaczenie delegacji jako ciągłej Podpinanie zaliczek Po wprowadzeniu etapów należy przejść na zakładkę kolejną i podpiąć zaliczkę wcześniej wprowadzoną w Enova dokumentem KW. Delegacje PWS- Zaliczki Naliczenie delegacji Kolejnym krokiem jest naliczenie delegacji poprzez czynności Nalicz. Pojawi się nowa zakładka Naliczenia. Na naliczeniu w części z hotelami ustalić należy tryb naliczania. Lista naliczeń Wybór trybu naliczania 25/46

26 Delegacje PWS- Naliczenie Na formatce naliczenia można sprawdzić czy jest poprawne poprzez czynności Pokaż stan naliczenia. Pokaż stan naliczenia Rozliczenie Po rozliczeniu delegacji (czynności- Rozlicz) pojawi się kolejna zakładka Płatności. 26/46

27 Delegacje PWS- Płatności W wyniku rozliczenia powstało zobowiązanie na kwotę 38 zł dla pracownika, które można będzie rozliczyć jak pracownik otrzyma wypłatę (dorównanie) na tą kwotę. Taką delegację należy zatwierdzić. Można uzyskać wydruk rozliczenia. 27/46

28 Rozliczenie Wyjazdu Służbowego - wydruk 28/46

29 Delegacja zagraniczna - przykład Założenia: Delegacja zagraniczna (z niepełnym wyżywieniem). Delegacja do Berlina. Pracownik odbywał podróż pociągiem. W ramach noclegu pracownik miał zapewnione śniadanie. Obiady i kolacje we własnym zakresie. Pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 350 zł oraz 200 euro ( po kursie 4,1699). Delegacja trwała od od godz. 07:30 do do godz. 21:30. Część krajowa trwała od godziny 07:30 do 15:30 oraz od godziny 13:30 do 21:30. Część zagraniczna trwała od od godz. 15:30 do do godz. 13:30 (przekroczenie granicy). Pracownik dostarczył bilety PKP z dnia w wysokości 300 zł (150 zł w jedną stronę). Pracownik dostarczył rachunek za nocleg z dnia w wysokości 174 EUR (43,50 EUR za dobę). Wprowadzenie delegacji Wprowadzenie delegacji rozpoczynamy od uzupełnienia daty, pracownika oraz kraju docelowego. Następnie określamy planowane rozpoczęcie oraz zakończenie delegacji. Delegacja PWS Po wprowadzeniu tych danych możemy wydrukować pracownikowi dokument Polecenia wyjazdu służbowego. 29/46

30 Polecenie Wyjazdu Służbowego Wydruk Po powrocie pracownika należy uzupełnić pozostałe dane na dokumencie delegacji PWS. Wprowadzamy daty związane z rozliczeniem tabele kursową itp. I przechodzimy do uzupełniania etapów. Delegacja zagraniczna będzie się składać z trzech etapów: Część krajowa etap I podróż z dworca do granicy Część zagraniczna etap II pobyt za granicą Część krajowa etap III podróż od granicy do dworca Ustawienia deklaracji PWS Etap I Czas trwania delegacji w kraju: Od :30 do 15:30 (8h) czyli do momentu przekroczenia granicy. 30/46

31 Delegacja PWS / Etap Delegacji Zaznaczamy parametr Grupuj wg krajów. Na zakładce koszty dodajemy nową pozycję Nowy (Koszt etapu delegacji) Przechodzimy strzałką do ewidencji dokumentów Dokumenty ewidencji i wprowadzamy zakup dokumentujący nabycie biletu PKP w obie strony. Należy pamiętać o nadaniu dokumentowi stanu Wprowadzony, aby można go było rozliczyć. Jeśli dokument kosztowy ma nie być wprowadzony do systemu w polu Koszt/Korekta dodajemy wartość poniesionych kosztów ręcznie. Koszt etapu delegacji Zmieniamy rodzaj kosztu na środek transportu. Wartość biletu, data oraz opis zostaną przeniesione z dokumentu zakupu. Etap II Czas trwania delegacji za granicą liczony jest od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju czyli od :30 do :30 w sumie 94h. Ponieważ pracownik miał zapewnione śniadanie wprowadzamy ilość śniadań 4. Dodatkowo zaznaczamy parametr Ryczałt na dojazd z dworca, ponieważ pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego. 31/46

32 Delegacja PWS / Etap Delegacji Zwrot kosztów za nocleg: Analogicznie jak w przypadku biletu PKP wprowadzamy nowy koszt oznaczony, jako Hotel/Zakwaterowanie. Etap III Czas trwania delegacji w kraju: Od :30 do 21:30 (8h) Uzupełniamy tak jak etap I ale nie wprowadzamy już kosztu, bo bilety w obie strony zostały zakupione w trakcie trwania etapu I i zostały już uwzględnione w pierwszym etapie. Podpinanie zaliczek Przechodzimy na zakładkę Zaliczki. Strzałką wywołujemy dostępne zaliczki: Wybór zaliczki 32/46

33 I dodajemy je do listy. Wybrane zaliczki Jeśli pracownik wydał za granicą więcej waluty niż posiadał z zaliczki należy podać informację o ilości zakupionej waluty oraz jej wartości w złotówkach. W przedstawionym przykładzie pracownik posiadał jedynie zaliczkę. Delegacja PWS / Pozyskanie walut Naliczanie delegacji Należy na zakładce Ogólne uzupełnić Dane do rozliczenia i wybrać Nalicz. Wówczas pojawia się dodatkowa zakładka z naliczeniami dla poszczególnych etapów, jeśli dotyczą tego samego kraju zostaną zgrupowane. 33/46

34 Delegacja PWS / Naliczenia Obliczenie diety. Polska Naliczenie Za delegację krajową przysługuje dieta w pełnej wysokości, (ponieważ Etap I i II w sumie 16 h) czyli 23 PLN. Dodatkowo przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. 23 * 20% = 4,6 PLN Do rozliczenia został również podpięty koszt biletów PKP. W sumie 316,10 PLN Niemcy 34/46

35 Naliczenie Dieta dla delegacji służbowej w Niemczech wynosi 42 EUR. Pracownikowi przysługuje więc dieta w wysokości (4 * 42 EUR) 168 EUR. Jednak w cenę noclegu wliczone jest śniadanie. Należy więc potrącić z wysokości diety -15%. 4 * 42 EUR * 85% (bo 100% - 15%) Dieta wynosi więc 142,80 EUR. Jak jest to policzone w programie: 3 doby i 22 godziny to 4 doby i jest to ilość diet należna / zapewniona. Z każdej doby potrącane jest -15% za śniadanie czyli ilość diet do rozliczenia to 100%-15% = 85% * 4 = 3,4 diety. 3,4 * 42 EUR = 142,80 EUR. W delegacji zagranicznej dodatkowo pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownika korzysta z noclegu w wysokości jednej diety (42 EUR) oraz ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży (16,80 EUR). Ponieważ pracownik przedstawił rachunki za nocleg wybieramy opcję Wg rachunków do limitu. Limit za jeden nocleg jest podany i wynosi 103 EUR. Można też w ogóle nie brać noclegu do rozliczenia, rozliczyć go bez limitu lub, jeśli pracownik nie przedstawił rachunków za nocleg, rozliczyć go Ryczałtowo. Na końcu zsumowane jest naliczenie dla etapów. Rozliczanie delegacji Teraz możemy rozliczyć delegacje w tym celu należy wybrać "Rozlicz". 35/46

36 Przycisk Rozlicz Wówczas pojawia się kolejna zakładka z wygenerowanymi płatnościami rozliczającymi delegację. Delegacja PWS / Rozliczenia Po zatwierdzeniu, dokument znajdzie się w ewidencji dokumentów, gdzie może zostać zaksięgowany. Można również wydrukować Rozliczenie wyjazdu służbowego. 36/46

37 Rozliczenie Wyjazdu Służbowego 37/46

38 Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych System archiwizacji bazy danych jest maksymalnie uproszczony. Użytkownik ma do dyspozycji bardziej zaawansowane narzędzia służące do tego celu, będące częścią Windows lub SQL Server. Może także stosować któryś z wyspecjalizowanych, komercyjnych pakietów. Niezależnie od użytego systemu, jego istnienie i istnienie jego opisu jest obowiązkiem nakładanym na każdą firmę przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami Art ). Procedura archiwizacji bazy danych SQL Server korzysta z narzędzi wchodzących w skład pakietu SQL Server. Z tego względu: baza zapisywana jest w formacie kopii zapasowej pakietu SQL Server i nie jest pakowana. Zalecane jest nadane kopiom danych baz SQL rozszerzenia.bac. kopia wykonywana jest na komputerze, na którym znajduje się serwer SQL. Aby przenieść lub skopiować kopię bezpieczeństwa na lokalny dysk, użytkownik musi posiadać dostęp (uprawnienia) do katalogu serwera, na którym zostanie ona umieszczona (standardowo C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP). Procedurę archiwizacji wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Archiwizuj bazę danych Archiwizuj bazę danych Po wpisaniu ścieżki gdzie zostanie zapisany plik z archiwum pojawia się komunikat Procedura odtwarzania bazy danych z archiwum wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Odtwarzaj bazę danych z kopii W kolejnym oknie wybieramy ściężkę z której wskazujemy plik archiwum Odtwarzanie bazy danych 38/46

39 Odtwarzanie bazy danych Po wpisaniu ścieżki i poprawnym odtworzeniu archiwum pojawia się komunikat 39/46

40 Zbiory danych systemu enova365 Technologia System enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 może współpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008R2, 2012, 2014 lub bazą MySQL Baza danych MSSQL lub MSDE jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie na ogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych. Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel. Zapewnienie ochrony systemu enova oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na których zainstalowany jest system enova, czy tez zlokalizowana jest baza danych. Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie i przypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu. Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Lp. Nazwa modułu Opis 1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja 2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy 3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami 4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS 5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy 6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe 7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac) 8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD 9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu) 10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje. 11 Kasa Moduł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raporty kasowe/wyciągi bankowe. 12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny. 13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowej. Definicje magazynów, obroty, zasoby. 14 Płace Zarządzanie wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechania podatkowe. 15 Środki trwałe Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych (otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza. 16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja. 17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy. 18 Windykacja Windykacja należności. Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Poniższe zestawienia przedstawiają tabele systemu składające się na poszczególne moduły. W tabelach tych przechowywane są informacje biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń. Business Lp. Nazwa zbioru Opis 1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu. 2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego. 3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła. 4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie. 40/46

41 5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom. 6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu. 7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach. 8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.). 9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora. Core Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Adresy Informacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu, lokalu itp. 2 DaneKontrahentow Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane adresowe. 3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów. 4 DokEwidencja Podstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane o dokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent). 5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod. 6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa. 7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik. 8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość. 9 DefStawekVat Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis. 10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis. 11 PozEwidZbiorczej Pozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tą ewidencją. CRM Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy. 2 ZUSY Lista oddziałów ZUS. 3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod. 4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod. 5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności. Deklaracje Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie Ewidencja VAT Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefinicjePOVAT Definicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe, warunek, ilość dni warunku), opis. 2 NagEwidencjiVATT Nagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy. 3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu. 4 NagRozliczenVATT Nagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia. 5 EleRozliczenVATT Elementy rozliczeń VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, data rozliczenia. Handel LP. Nazwa zbioru Opis 1 DefDokHandlowych Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowanie tych dokumnetów w systemie. 2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych. 41/46

42 3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT. 4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych. 5 DefRelHandlowych Definicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwości powiązania. 6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych. 7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych. Zarządzanie zasobami ludzkimi Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit 2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa. 3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny. 4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data. 5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość. 6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie. 7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania. 8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis. 9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa. 10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane Import Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KwotySadow Kwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowań wyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma. Kadry Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa. 2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat. 3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu. 4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS. 5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie. 6 PodstawyStazow Informacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie, definicja. 7 HistZatrudnien Historie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okres zatrudnienia, staż pracy. 8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota. 9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne. 10 Pracownicy Lista pracowników. Kod, 11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS. 12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku. 13 PracHistorie Historia danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik, okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom. 14 PracHistorie2 Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt, informacje o służbie wojskowej itp. 15 KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności. 16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia). 17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa. 18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania. 19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość. 20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania. 21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres. 42/46

43 22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania. 23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data. 26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis. 27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data. 28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu. 29 FundPozyczkowe Przynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe, wycofanie wkładu. 30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota. 31 HistoriePozyczek Historia warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicja elementu. 32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów. 33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów. Kalendarze Lp. Nazwa zbioru Opis 1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku. 2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania. 3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit. 4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy. 5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy. 6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy. 7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy. 8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy. 9 Kalendarze Kalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzy wyjątków). 10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy 11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina. 12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy. 13 ZestawieniaPracy Zestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy w okresie. 14 StrefyZestawien Strefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilość dni pracy, czas pracy. 15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach. 16 Nieobecnosci Nieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dla nieobecności ZUS i urlopów. 17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy. 18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy. Kasa i wyciągi bankowe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku. 2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin. 3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu. 4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota. 5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis. 6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer). 7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe. 8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu. 9 Zaplaty Zapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, data dokumentu, opis. 10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana. 43/46

44 11 RozliczeniaSP 12 DokRozliczeniowe 13 PozDokRozlicz 14 RozrachunkiIdx Rozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata, data, kwota płatności, kwota zapłaty. Dokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe,...). Podmiot, data i numer dokumentu, opis. Pozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP, data i termin zapłaty, procent odsetek, kwoty. Tabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, data rozliczenia. Księgowość Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis. 2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma. 3 ZapisyKsiegowe Zapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny, konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu. 4 RozliczeniaKS Rozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stronie winien oraz ma. 5 Konta Konta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilans otwarcia. 6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika. 7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa. 8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy. 9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda. 10 SchematyKsiegowe Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry schematu. 11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji. 12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis. 13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji. 14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie. 15 PozycjeZestKS Pozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposób sumowania Magazyny Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyMag Okresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o stanie magazynowym. 2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar. 3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami. 4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru które aktualnie dostępne są na magazynie. Płace Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział. 2 DefElementow Definicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartości i uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności. 3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość. 4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania. 5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość. 6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki. 7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość. 8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia. 9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji. 10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA. 11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona. 44/46

45 Środki trwałe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach. 2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis. 3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł. 4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis. 5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia. 6 SrodkiTrwaleHist Środki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, parametry amortyzacji, wycena, ilość. 7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego. 8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa. 9 ParametryOdpisow Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody dodatkowe odpisów. 10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia. 11 EwidWyposazeniaH Ewidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, wycena. 12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis. Towary Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Jednostki Lista jednostek miary. 2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar. 3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów. 4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowo-magazynowych. 5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części) z jakich składa się produkt. 6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie. 7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki. Waluty LP. Nazwa zbioru Opis 1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR. 2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa. 3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność. Windykacja LP. Nazwa zbioru Opis 1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin. 2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin. 45/46

46 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Kadry Płace , place@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel , info@enova.pl,