Obieginformacji. Delegacje w XpertisCMS

Transkrypt

1 Obieginformacji. Delegacje w XpertisCMS Praca zespołowa wrzesień 2014 Spis treści 1 Logowanie do portalu. Uprawnienia operatora Plany delegacji Przeglądanie planów delegacji w portalu Rejestrowanie delegacji w portalu Inne dane w delegacjach Podziały controllingowe w delegacji Załączniki w delegacjach Zaliczka dla delegacji Wydatki związane z delegacją Diety związane z delegacją Przejazdy w związku z delegacją Przejazdy samochodem prywatnym Przeglądanie delegacji w portalu Delegacje w obiegu Bieżący etap obiegu delegacji Ewidencja użycia pojazdów prywatnych Logowanie do portalu. Uprawnienia operatora Aby rejestrować, przeglądać i akceptować dane w portalu, należy się zalogować do portalu, podając nazwę użytkownika i hasło. Każdy użytkownik por- 1

2 2 talu ma przypisane uprawnienia do wykonywania określonego zakresu operacji na portalu. Aby sprawdzić posiadane uprawnienia, wybierz przycisk Twoje uprawnienia. Ekran 1.1 Przykładowy widok uprawnień dla delegacji 2 Plany delegacji W portalu plan delegacji można wprowadzać po wybraniu [Obieg informacjiss Plany delegacjissdodaj], ekran 2.1. Następnie należy wypełnić pola Formularza planu delegacji, ekran 2.2. Ekran 2.1

3 3 Ekran Przeglądanie planów delegacji w portalu Po wybraniu polecenia [Obieg informacjisswszystkie plany delegacji] można przeglądać wprowadzone plany delegacji dla wybranej jednostki organizacyjnej i dla zdefiniowanego okresu czasowego, ekran 2.3. Ekran Rejestrowanie delegacji w portalu 1. Aby rozpocząć rejestrowanie delegacji w portalu, zaloguj się do portalu i wybierz [Obieg informacjissdelegacje w obiegu]. Pojawi się lista dotychczas zarejestrowanych delegacji, ekran 3.1.

4 4 Ekran Upewnij się, że jesteś w trybie Rejestracja. 3. Wskaż polecenie Dodaj albo Dodaj z planu, widoczne pod listą delegacji, ekran 3.1. Jeżeli wybrano wcześniej wprowadzoną delegację, dostępne będzie również polecenie Kopiuj. Dodaj utworzenie nowego planu delegacji bądź delegacji. Dodaj z planu utworzenie delegacji z planu delegacji. Kopiuj zostaną skopiowane dane nagłówkowe delegacji źródłowej. Wyjątkiem są pola Delegowany i Etat delegowanego, uzupełniane na podstawie danych zalogowanego użytkownika. 4. Jeżeli rejestrujesz delegację od początku, a nie na podstawie wcześniej utworzonego planu, wypełnij formularz delegacji (ekran 3.2). W przypadku delegacji rejestrowanej na podstawie wcześniejszego planu bądź wcześniej wprowadzonej delegacji, większość pól jest już uzupełniona.

5 5 Ekran Zatwierdź wprowadzone dane, ekran Inne dane w delegacjach Inne dane to zdefiniowane wcześniej dodatkowe atrybuty, oczekiwane w rejestrowanej delegacji. Tu jest miejsce np. na oświadczenie o zgodzie na delegację przez matkę małoletniego dziecka albo kobietę w ciąży. Ekran Podziały controllingowe w delegacji Jeśli obieg delegacji i planów delegacji jest zintegrowany z rozwiązaniem dla controllingu, można określić, na jakim etapie obiegu będą wprowadzane po-

6 6 działy controllingowe. Zależy to od definicji etapu schematu obiegu dokumentów: podziały mogą być wprowadzane zarówno przez osobę rejestrującą dokument, jak i akceptującą go na określonym etapie obiegu. Zarówno rejestrujący jak i akceptujący zależnie od definicji etapu obiegu może uzupełnić informacje związane z przypisaniem kosztu do odpowiedniej pozycji budżetu. W delegacjach podaje się wartości procentowe podziałów controllingowych. Ekran Załączniki w delegacjach Do każdej delegacji można dołączyć dowolny plik, na przykład skan biletu albo rachunku, rozkład jazdy itp.

7 7 Ekran Zaliczka dla delegacji Podczas wprowadzania zaliczki do wyjazdu służbowego należy podać jej opis, kwotę, walutę i sposób wypłaty (jeżeli zostanie wybrany Przelew, należy wskazać konto, na które ma być przelana zaliczka). Ekran 3.6 Rozliczyć z wynagrodzenia rozliczenie zaliczki zostanie przeprowadzone podczas naliczania listy płac.

8 8 3.5 Wydatki związane z delegacją Wydatki to kwoty poniesione albo planowane do poniesienia. Nie ma znaczenia, czy są one pokrywane z kwoty zaliczki czy też z innych środków. Wartość wydatków może posłużyć do rozliczenia zaliczek. Kwoty wydane w czasie delegacji można wprowadzić w zakładce Wydatki. Rodzaj wydatku wybierany ze słownika. Dzięki słownikowi można następnie sortować poniesione wydatki (np. kolacja z klientem, bilety). Ekran 3.7 Rozliczenie z pracownikiem pole należy zaznaczyć, jeżeli pracownik ma rozliczyć wydatek. Jeżeli rozliczenie wydatku nie należy do pracownika (np. firma zapłaciła przelewem za hotel), pole powinno pozostać nieaktywne. Rozliczyć z zaliczek jeżeli pole jest aktywne, wówczas z kwot wydatku będą odliczane kwoty zaliczek. Pole można zaznaczyć tylko wtedy, jeżeli wybrano Rozliczenie z pracownikiem. Do wydatków można dodać jako załączniki dokumentujące je skany rachunków, biletów itp. Po zakończeniu obiegu delegacji system automatycznie obliczy kwotę rozliczoną z zaliczek i kwotę pozostałą do rozliczenia z pracownikiem dla każdego wydatku. 3.6 Diety związane z delegacją Aby dodać dietę do delegacji, należy wskazać w górnej części okna delegację, wybrać zakładkę Diety, a następnie Dodaj.

9 9 Ekran 3.8 Dieta rejestrowana wg zakresu dat i godzin bądź Wg liczby godzin należy podać datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego bądź łączną liczbę godzin delegacji; Czy dieta zaznaczenie tego pola umożliwi określenie liczby posiłków podczas wyjazdu służbowego; Kwota diety pomniejszona o jeżeli podczas wyjazdu pracownik miał zapewnione śniadania, obiady i kolacje, można określić, ile posiłków każdego rodzaju przypadło w czasie wyjazdu. Domyślnie program zaznacza pole Wszystkie, oznaczające wszystkie śniadania (kolacje, obiady). Jeżeli pole Wszystkie nie zostanie zaznaczone, można zmieniać liczbę posiłków, za które należny zmniejszyć dietę; Ryczałt za nocleg, za komunikację należy zaznaczyć odpowiednie pole, jeżeli przysługuje ryczałt za nocleg bądź komunikację. Program podpowiada liczbę noclegów na podstawie zakresu dat, użytkownik może ją zmienić; Dodatkowy opis z rozwijanej listy można wybrać dodatkową informację dotyczącą wyjazdu; Uwagi dowolny tekst związany z wprowadzoną delegacją. 3.7 Przejazdy w związku z delegacją Możliwość wprowadzania przejazdów jest uzależniona od definicji typu delegacji. Redakcja i podgląd pozycji przejazdów są możliwe tylko wtedy, gdy w typie delegacji pozwolono na wykaz przejazdów.

10 10 O tym, kto i na jakim etapie obiegu może uzupełniać/zmieniać informacje o przejazdach, decyduje się podczas definiowaniach schematów obiegu dla delegacji. Każdy przejazd może być rozliczony co do kilometra. Pola Samochód oraz Inny środek transportu mogą być wypełniane zamiennie Przejazdy samochodem prywatnym W przypadku użycia prywatnego samochodu, należy zarejestrować przejazd, wybierając jako środek transportu samochód prywatny. Po wprowadzeniu liczby kilometrów system znajdzie stawkę obowiązującą za 1 km przejazdu pojazdem prywatnym i obliczy kwotę wartości przejazdu. Stawki za przejazdy samochodem prywatnym zależą od parametrów pracy. Przejazdy pojazdami prywatnymi są widoczne w Przebieg samochodów prywatnych, patrz punkt 5. Ekran Przeglądanie delegacji w portalu Wybierz Obieg informacji, a następnie Delegacje w obiegu. Pojawi się lista dotychczas zarejestrowanych delegacji.

11 11 Ekran 4.1 Stanowisko delegowanego Stanowisko wyświetlane pod delegacją jest stanowiskiem zajmowanym przez pracownika w dniu przeglądania delegacji. Może się ono różnić od stanowiska zajmowanego w dniu wyjazdu na delegację. Przykład Jan Kowalski wyjechał w marcu na delegację jako handlowiec, a w kwietniu został kierownikiem działu sprzedaży. Podczas przeglądania delegacji Jana Kowalskiego w kwietniu będzie się wyświetlało stanowisko Kierownik działu sprzedaży. 4.1 Delegacje w obiegu Na liście przeglądanych delegacji w kolumnie Etap widoczny jest bieżący etap obiegu danej delegacji, ekran 4.2. Dla wybranej delegacji w zakładce Obieg można przeglądać zakończone etapy obiegu.

12 12 Ekran Bieżący etap obiegu delegacji W zakładce Bieżący etap, ekran 4.3, można sprawdzić, na jakim etapie obiegu znajduje się delegacja. Ekran Ewidencja użycia pojazdów prywatnych W portalu jest dostępne zestawienie przejazdów pojazdami prywatnymi [ Obieg informacjissprzebieg samochodów prywatnych]. Wykaz przejazdów (ekran 5.1) jest prezentowany dla wskazanego przez operatora zakresu czasowego.

13 13 Ekran 5.1