Oświadczenia Soneta sp. z o.o., producenta zintegrowanego systemu enova365, o zgodności z obowiązującymi przepisami prawa gospodarczego

Transkrypt

1 Oświadczenia Soneta sp. z o.o., producenta zintegrowanego systemu enova365, o zgodności z obowiązującymi przepisami prawa gospodarczego

2 Spis treści 1. Technologia Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych Zbiory danych systemu enova Wykaz głównych modułów systemu enova Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Potwierdzenie zgodności z wymogami polskiego systemu prawnego Zasady właściwego korzystania z programu enova

3 1. Technologia System enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 może współpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server (MSSQL zwaną także MSD) lub bazą MySQL (umożliwiająca pracę na serwerach Novell Netware, Microsoft Windows, Linux). Baza danych MSSQL lub MSDE jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie na ogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych. Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel. Zapewnienie ochrony systemu enova365 oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na których zainstalowany jest system enova365, czy tez zlokalizowana jest baza danych. Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie i przypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu. 2. Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych Zgodnie z obowiązkiem nakładanym na każdą firmę przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami Art ). System enova365 zawiera wbudowany mechanizm archiwizacji bazy danych. Niezależnie od przewidzianego przez producenta mechanizmu archiwizowania i odtwarzania bazy danych, użytkownik ma do dyspozycji bardziej zaawansowane narzędzia służące do tego celu, będące częścią Windows lub SQL Server. Może także stosować któryś z wyspecjalizowanych, komercyjnych pakietów. Wbudowane narzędzie archiwizacji bazy danych SQL Server korzysta z narzędzi wchodzących w skład pakietu SQL Server. Z tego względu:

4 baza zapisywana jest w formacie kopii zapasowej pakietu SQL Server i nie jest pakowana. Zalecane jest nadane kopiom danych baz SQL rozszerzenia.bac., kopia wykonywana jest na komputerze, na którym znajduje się serwer SQL. Aby przenieść lub skopiować kopię bezpieczeństwa na lokalny dysk, użytkownik musi posiadać dostęp (uprawnienia) do katalogu serwera, na którym zostanie ona umieszczona (standardowo C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP). 3. Zbiory danych systemu enova365 Zgodne z Ustawą o Rachunkowości Producent oprogramowania firma Soneta Sp. z o.o przedstawia załącznik do dokumentacji systemu komputerowego z wykazem zbiorów danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. 3.1 Wykaz głównych modułów systemu enova365 Poniższa tabela zawiera wykaz głównych, podstawowych modułów systemu enova365. LP. Nazwa modułu Opis 1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja 2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy 3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami 4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS 5 Delegacje Delegacje krajowe i zagraniczne (moduł delegacje PWS) 6 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy 7 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe 8 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac) 9 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD 10 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu) 11 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje. 12 Kasa Moduł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raporty kasowe/wyciągi bankowe. 13 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny. 14 Magazyny Moduł gospodarki magazynowe. Definicje magazynów, obroty, zasoby. 15 Płace Zarządzania wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechania podatkowe. 16 Środki trwałe Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie,

5 operacje na środkach trwałych (otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza 17 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja. 18 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy. 19 Windykacja Windykacja należności. 3.2 Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Załącznik Struktura bazy danych programu enova365 ( numer wersji ) zawiera szczegółowy wykaz tabel składających się na poszczególne moduły systemu. W tabelach tych przechowywane są informacje biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń. 4. Potwierdzenie zgodności z wymogami polskiego systemu prawnego Informacje o programie oraz procedurze prowadzenia księgowości wg postanowień ustawy o rachunkowości z dnia r.: a) Program z godnie z ustawą pozwala na budowę kont dla księgi głównej i ksiąg pomocniczych z nieograniczoną liczbą poziomów kont analitycznych. Nie ogranicza liczby i rodzaju prowadzonych dzienników oraz ksiąg pomocniczych (Art.17). Decyzje co do ich struktury podejmuje osoba prowadząca księgowość i określa je w utworzonej przez siebie dokumentacji zgodnie z Art. 10 ust.1. Sporządzona przez tą osobę dokumentacja o strukturze ewidencji księgowej dotyczącej danego podmiotu gospodarczego nie stanowi dokumentacji programu. b) Zgodnie z Art. 13 program umożliwia prowadzenie: dziennika, z możliwością tworzenia odrębnych dzienników zapisów księgowych w sposób zgodny z zasadami określonymi w Art. 14, księgi głównej i ksiąg pomocniczych wg zasad opisanych w Art. 15 i 16. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych wg zasad opisanych w Art. 18. c) Zgodnie z Art. 22 program spełnia warunek rzetelności zapisów z ustawy, uniemożliwia dokonywanie zmian zapisu księgowego ujętego w dzienniku. Program jest zgodny z podstawowymi aktami prawnymi z zakresu prawa podatkowego, prawa pracy systemu ubezpieczeń społecznych.

6 Ponadto firma Soneta oświadcza, że system enova365 jest oparty na rozwiązaniach merytorycznych wynikających przepisów i aktów prawnych jak: 1) USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług Dziennik Ustaw rok 2004 nr 54 poz. 535 (publikacja: Dz. U. z 2004 r. nr 54, poz. 535, z 2005 r. nr 14, poz. 113, nr 90, poz. 756, nr 143, poz. 1199, nr 179, poz. 1484, z 2006 r. nr 143, poz i 1029, z 2007 r. nr 168, poz. 1187, nr 192, poz. 1382, z 2008 r. nr 74, poz. 444, nr 130, poz. 826, nr 141, poz. 888, nr 209, poz oraz z 2009 r. nr 3, poz. oraz Dz. U. z 2010 r. nr 247, poz. 1652, oraz Dz. U r. poz. 1342, oraz Dz. U. z 2012 r. poz. 1529, oraz Dz. U. z 2012 r. poz. 1530, oraz Dz. U. z 2012 r. poz. 1448). 2) USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych Dziennik Ustaw rok 2000 nr 14 poz. 176 (publikacja: tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176, nr 22, poz. 270, nr 60, poz. 703, nr 70, poz. 816, nr 104, poz. 1104, nr 117, poz i nr 122, poz. 1324, z 2001 r. nr 4, poz. 27, nr 8, poz. 64, nr 52, poz. 539, nr 73, poz. 764, nr 74, poz. 784, nr 88, poz. 961, nr 89, poz. 968, nr 102, poz. 1117, nr 106, poz. 1150, nr 110, poz. 1190, nr 125, poz i 1370, nr 134, poz. 1509, z 2002 r. nr 19, poz. 199, nr 25, poz. 253, nr 74, poz. 676, nr 89, poz. 804, nr 135, poz. 1146, nr 141, poz. 1182, nr 169, poz. 1384, nr 181, poz. 1515, nr 200, poz. 1679, nr 240, poz. 2058, z 2003 r. nr 7, poz. 79, nr 45, poz. 391, nr 65, poz. 595, nr 84, poz. 774, nr 90, poz. 844, nr 96, poz. 874, nr 122, poz. 1143, nr 135, poz. 1268, nr 137, poz. 1302, nr 166, poz. 1608, nr 202, poz. 1956, nr 222, poz. 2201, nr 223, poz i nr 228, poz oraz z 2004 r. nr 29, poz. 257, nr 54, poz. 535, nr 93, poz. 894, nr 99, poz. 1001, nr 109, poz i nr 116, poz. 1203, 1205, 1207, nr 120, poz. 1252, nr 123, poz. 1291, nr 162, poz. 1691, nr 210, poz. 2135, nr 263, poz. 2619, nr 281, poz i 2781 oraz z 2005 r. nr 25, poz. 202, nr 85, poz. 725, nr 86, poz. 732, nr 90, poz. 757, nr 102, poz. 852, nr 143, poz i 1202, nr 155, poz. 1298, nr 164, poz i 1366, nr 169, poz i 1420, nr 177, poz. 1468, nr 179, poz. 1484, nr 180, poz. 1495, nr 183, poz oraz z 2006 r. nr 46, poz. 328, nr 104, poz. 708 i 711, nr 107, poz. 723, nr 157, poz. 1119, nr 183, poz i 1354, nr 217, poz. 1588, nr 226, poz. 1657, nr 249, poz. 1824, z 2007 r. nr 35, poz. 219, nr 99, poz. 658, nr 115, poz. 791 i 793, nr 176, poz. 1243, nr 181, poz. 1288, nr 191, poz i 1367, nr 192, poz. 1378, nr 211, poz. 1549, nr 225, poz. 1673, z 2008 r. nr 97, poz. 623, nr 141, poz. 888, nr 143, poz. 894, nr 209, poz. 1316, nr 220 poz i 1432, nr 223, poz. 1459, nr 228, poz oraz z 2009 r. nr 3, poz. 11, nr 6, poz. 33, nr 19, poz. 100 i nr 69, poz. 587 oraz Dz. U r. nr 102, poz. 585, oraz Dz. U r. poz. 1448, oraz Dz. U r. poz oraz Dz. U. oraz 2012 r. poz. 1529, oraz Dz. U. oraz 2012 r. poz oraz Dz. U. z 2012 r. poz oraz Dz. U r. poz. 1278, Dz. U. z 2012 r. poz. 596). 3) USTAWA z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Dziennik Ustaw rok 2000 nr 54 poz. 654 (publikacja: tekst jednolity Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654, nr 60, poz. 700 i 703, nr 86, poz. 958, nr 103, poz. 1100, nr 117, poz. 1228, nr 122, poz i 1324, z 2001 r. nr 106, poz. 1150, nr 110, poz i nr 125, poz.

7 1363, z 2002 r. nr 25, poz. 253, nr 74, poz. 676, nr 93, poz. 820, nr 141, poz. 1179, nr 169, poz. 1384, nr 199, poz. 1672, nr 200, poz. 1684, nr 230, poz oraz z 2003 r. nr 7, poz. 79, nr 45, poz. 391, nr 96, poz. 874, nr 137, poz. 1302, nr 180, poz. 1759, nr 202, poz. 1957, nr 217, poz. 2124, nr 223, poz oraz z 2004 r. nr 6, poz. 39, nr 29, poz. 257, nr 54, poz. 535, nr 93, poz. 894, nr 116, poz. 1203, nr 121, poz. 1262, nr 123, poz. 1291, nr 146, poz. 1546, nr 171, poz. 1800, nr 210, poz i nr 254, poz. 2533, z 2005 r. nr 25, poz. 202, nr 57, poz. 491, nr 78, poz. 684, nr 143, poz. 1199, nr 155, poz. 1298, nr 169, poz i 1420, nr 179, poz. 1484, nr 180, poz. 1495, nr 183, poz. 1538, z 2006 r. nr 94, poz. 651, nr 107, poz. 723, nr 157, poz. 1119, nr 183, poz. 1353, nr 217, poz. 1589, nr 251, poz. 1847, z 2007 r. nr 165, poz. 1169, nr 171, poz. 1208, nr 176, poz. 1238, z 2008 r. nr 141, poz. 888, nr 209, poz oraz z 2009 r. nr 3, poz. 11, nr 19, poz. 100, nr 42, poz. 341, nr 65, poz. 545 i nr 69, poz. 587 oraz Dz. U. z 2011 r. nr 102, poz. 585 oraz Dz. U. z 2012 r. poz oraz Dz. U. z 2012 r. poz oraz Dz. U. z 2012 r. poz. 1342, oraz Dz. U. z 2012 r. poz. 596). 4) USTAWA z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Dziennik Ustaw rok 2007 nr 11 poz. 74 (publikacja: tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74, nr 17, poz. 95, nr 21, poz. 125, nr 112, poz. 769, nr 115, poz. 791, 792 i 793, nr 176, poz. 1243, z 2008 r. nr 63, poz. 394, nr 67, poz. 411, nr 141, poz. 888, nr 171, poz. 1056, nr 209, poz. 1318, nr 220, poz i 1418, nr 227, poz. 1505, nr 228, poz. 1507, nr 237, poz i 1656 oraz z 2009 r. nr 6, poz. 33, nr 8, poz. 38, nr 14, poz. 75, nr 18, poz. 97, nr 22, poz. 120, nr 68, poz. 574 i nr 71, poz. 609). 5) ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW1) z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Dziennik Ustaw rok 2003 nr 152 poz (publikacja: Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475, nr 224, poz. 2226, z 2004 r. nr 282, poz oraz z 2007 r. nr 36, poz. 229 i nr 140, poz. 988 oraz Dz. U. z 2010 r. nr 252, poz. 1691). 6) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) Dziennik ustaw za rok nr 242, poz ) ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW1) z dnia 17 grudnia 2002 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dziennik Ustaw rok 2002 nr 219 poz wersja obowiązująca od , ost.zm.: Dz.U. z 2007 r. nr 34 poz. 211 (publikacja: Dz. U. z 2002 r. nr 219, poz. 1836, z 2003 r. nr 148, poz. 1449, nr 224, poz. 2227, z 2004 r. nr 282, poz oraz z 2007 r. nr 34, poz. 211).

8 5. Zasady właściwego korzystania z programu enova365 Użytkownik wraz z zakupem oprogramowania otrzymuje dokumentację w formie podręcznika do wersji. Podręcznik zawiera opis konfiguracji i funkcji systemu wraz z opisem pól i formularzy. Przy każdorazowej aktualizacji oprogramowania udostępniana jest użytkownikowi ulotka opisująca zmienione i nowe funkcjonalności. Dodatkowe informacje o zbiorach danych systemu zawarte są w programie, informacja o ich pozyskaniu jest udostępniania użytkownikowi każdorazowo na żądanie bezpośrednio przez producenta lub poprzez autoryzowanego partnera. Szczegółowe zasady eksploatacji programu w jednostce, powinna określić osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych jednostki. Do jej obowiązków w tym zakresie należy: Zapewnienie odpowiednich procedur pracy Ustalenie zakresu praw dostępu do danych dla wszystkich użytkowników systemu Kontrola poprawności wprowadzonych danych Archiwizacja bazy danych