Automatyzacja zarz dzania fakturami w TELE-FONIKA Kable w oparciu o SAP Invoice Management by Open Text. Copyright 2013 Atena

Transkrypt

1 Automatyzacja zarz dzania fakturami w TELE-FONIKA Kable w oparciu o SAP Invoice Management by Open Text Atena Partnerem 2013

2 Agenda Atena TELE-FONIKA Kable Za enia projektu Metodyka realizacji Narz dzie Podsumowanie 2

3 1. Atena 3

4 Wspieramy rozwój naszych klientów poprzez dostarczanie innowacyjnych i kompleksowych rozwi za informatycznych. 4

5 Atena - business card Projektujemy, wdra amy, Integrujemy Jeste my twórcami w asnych rozwi za oraz wdra amy rozwi zania m.in.: SAP Zatrudniamy ponad 0,5 tysi ca pracowników mln PLN Korzenie w bran y 20 ubezpieczeniowej i finansowej, 0 dzi tak e na innych rynkach Korzy ci z integracji p atno ci masowych z systemem finansowym na podstawie wdro enia SAP FSCD w Ergo Hestia

6 2. TELE-FONIKA Kable 6

7 Tele-Fonika Kable Grupa TELE FONIKA Kable Sp. z o.o. S.K.A. (TF Kable) to wiatowa czo ówka firm bran y kablowej, jest trzecim w Europie producentem kabli i przewodów o znacz cym potencjale rozwojowym, ze stuprocentowym polskim kapita em. TELE FONIKA ma odbiorców w ponad 80 krajach. W swoim asortymencie posiada 25 tys. typów kabli. W sk ad Grupy TELE-FONIKA Kable wchodzi obecnie 9 spó ek handlowych odpowiadaj cych za dystrybucj wyrobów na ca ym wiecie, 7 zak adów produkcyjnych (5 zlokalizowanych w Polsce, 1 w Serbii, 1 w Ukrainie) oraz Zak ad Recyklingu Odpadów Kablowych w Bukownie (Polska). 7

8 3. Za enia projektu 8

9 Za enia projektu Cel: usprawnienie procesu obiegu dokumentów Cel: usprawnienie procesu obiegu dokumentów Cel: zmniejszenie ilo ci dów

10 Tak by o. Do kogo wys? Opisuj cy dzia techniczny Czy dobrze opisana? Kto jeszcze powinien opisa, akceptowa? Dostawca FV Recepcja Opisuj cy dzia zakupów FV opisana Ksi gowa zaksi gowane Opisuj cy dzia IT 10

11 Charakterystyka dotychczasowego procesu czny obieg i przekierowywanie faktur Pracoch onne poszukiwanie historycznych faktur Komunikacja z dostawcami w sprawie statusu faktur Pro by o dodatkowe informacje i dokumenty w sprawie z ró nych róde Pracoch onny monitoring statusu zap aconych i niezap aconych faktur Przyspieszenie procesu wymaga zwi kszenia zatrudnienia 11

12 Plan realizacji I Analiza procesów II Budowa mapy procesów na dzi III Budowa mapy procesów na jutro IV Implementacja procesów obiegu dokumentów Realizacja paczkami procesów V Testy, testy.. VI Szkolenia VII Start 12

13 Zakres prac analitycznych Identyfikacja strumieni zakupowych Zlokalizowanie miejsc wej cia faktur Zweryfikowanie formy dostarczanych dokumentów Identyfikacja jednostek organizacyjnych bior cych udzia w procesie obs ugi faktur zakupu Zdefiniowanie poj podstawowych 13

14 Krok 2 Omówienie etapów obs ugi procesu przetwarzania danych Ustalenie scenariusza realizacji procesów biznesowych 14

15 Krok 3 mapa procesu 15

16 Efekt automatyzacja procesu EDI Poczta przychodz ca OCR Przetwarzanie danych atno FAX SAP Paper Przygotowanie Skanowanie Archiwizowanie Prüfung und Automatyczna obs uga procesu Vervollständigung UMWANDLNG Zap ata Open Text Archiving SAP Invoice Management SAP Invoice Management ERP (FI/AP) Archiwizacja i podgl d dokumentów SAP Archiving by Open Text 16

17 Efekt szczegó owa automatyzacja procesu Poczta przychodz ca - mail / fax Przyj cie faktury Weryfikacja danych Obieg dokumentów Zako czenie procesu atno Przygotowanie Rozpoznawanie tekstu Prüfung und Indeksowanie Vervollständigung Akceptacja merytoryczna Zwolnienie do zap aty Zap ata Skanowanie Archiwizowanie OCR UMWANDLUNG Walidacja Regu u biznesowe Obs uga wyj tków Zobowi zania Automatyczna obs uga procesu Open Text Archiving for SAP Solutions* OCR SAP Invoice Management SAP Invoice Management ERP (FI/AP) 17

18 Analityki i monitoring Analizy u ywaj ponad 50 kryteriów yskawiczny dost p, jednym przyciskiem, do szczegó ów faktury Pe ny dost p do funkcjonalno ci SAP Pe en przegl d przetworzonych faktur Pe en przegl d wszystkich faktur zgrupowanych ró nych kryteriów 18

19 SAP Invoice Management by OpenText Kluczowe cechy Wykorzystanie standardowego interfejsu SAP Dost p do znanych funkcji i narz dzi wizualizacyjnych SAP Szybki dost p do funkcji Znajomy uk ad ekranu i narz dzia SAP GUI lub SAP NetWeaver Portal Pe na historia przetwarzania dokumentów Mo liwo dodawania komentarzy Wywo ywanie dokumentów powi zanych takich jak: obraz faktury, zamówienie, potwierdzenie dostawy, komentarz Dedykowane transakcje Przetwarzanie wyj tków (35 standardowych regu biznesowych) Analizy Role u ytkowników Przep yw dokumentów zale ny od zakresu kompetencji Automatyzacja Regu y przetwarzania dokumentów Automatyczne rozliczanie 19

20 SAP Invoice Management by OpenText Je eli Twoje przedsi biorstwo obs uguje faktury dostawców w systemie SAP naturalnym krokiem by by wybór rozwi zania automatyzuj cego te procesy, w pe ni zintegrowanego z systemem. 20

21 Dzi kuj za uwag Jaros aw Szerszenowicz Project Manager Atena Partnerem 2013