enova Workflow Obieg faktury kosztowej

Transkrypt

1 enova Workflow Obieg faktury kosztowej

2 Spis treści 1. Wykorzystanie procesu Wprowadzenie dokumentu Weryfikacja merytoryczna dokumentu Przydzielenie zadań wybranym operatorom Zatwierdź, odtwierdź oraz do korekty Złączenie Zatwierdzenie poziom Zatwierdzenie poziom Akceptacja księgowa i zakończenie procesu Graficzna prezentacja procesu obiegu faktury kosztowej Spis ilustracji...11 Strona 2 z 11

3 1. Wykorzystanie procesu Przykład obrazuje sposób realizacji procesu obiegu dokumentu związanego z fakturą zakupową przychodzącą do firmy. Producent dokłada wszelkich starań, by przykładowe wzorce demonstracyjne działały poprawnie w różnych konfiguracjach programu. Nie gwarantuje jednak pełnej kompatybilności z każdym środowiskiem konfiguracyjnym. Zastosowanie w środowisku produkcyjnym zawsze wymaga testów na kopii bazy danych i może się wiązać z koniecznością modyfikacji konfiguracji. 1.1 Wprowadzenie dokumentu Po zeskanowaniu dokumentu podpinamy go jako załącznik do formularza. (Rysunek 1) Rysunek 1 Formularz dodawania dokumentu dodatkowego Strona 3 z 11

4 Po przejściu do kolejnej zakładki (Dokument) mamy możliwość wprowadzenia podstawowych danych dotyczących wprowadzanej faktury kosztowej. (Rysunek 2) Rysunek 2 Podstawowe dane dokumentu dodatkowego wyżej przedstawiony formularz można edytować z poziomu konfiguracji. W tym celu należy przejść do Narzędzia Opcje [Ctrl+F9] Systemowe Definicje dokumentów dodatkowych [Ctrl+Z], w pozycji Tabela baz danych należy wybrać WFWorkflow, a następnie otworzyć rekord Dokument Zakupowy. Następny etap to Wybór kolejnego kroku, tutaj należy wybrać Zatwierdź [Weryfikacja merytoryczna]. W innym przypadku, po wybraniu Brak, etap zostanie zakończony bez zmiany statusu. Akceptacji wybranej opcji dokonujemy poprzez kliknięcie w. Strona 4 z 11

5 1.2 Weryfikacja merytoryczna dokumentu Na tym etapie dokonywana jest weryfikacja merytoryczna przez operatora. W polu zaznaczonym na niebiesko (Rysunek 3) można zamieścić instrukcje dotyczące weryfikacji dokumentu. Rysunek 3 Weryfikacja merytoryczna dokumentu W celu weryfikacji dołączonego dokumentu należy go otworzyć (podwójne kliknięcie na dokumencie lub zaznaczenie go i użycie przycisku Otwórz). Po otwarciu należy włączyć Asystenta zapisu, w którym będzie widoczny wcześniej załączony dokument w zakładce Załączniki (Widok Asystent zapisu). W zakładce MPK (Rysunek 4) należy wybrać pozycję odpowiadającą miejscu powstania kosztów w firmie oraz kwoty jakie zostaną przypisane miejscom na etapie generowania opisu analitycznego. Dodatkowo w zakładce Struktury mamy możliwość podpięcia dokumentu do danej struktury. Po zakończeniu pracy zatwierdzamy zmiany, a następnie przechodzimy do kolejnego etapu poprzez kliknięcie w Dalej. W tym miejscu wybieramy Potwierdź [Rozgałęzienie] w celu akceptacji całego kroku. W innym Strona 5 z 11

6 przypadku, wybierając Brak, etap zostanie zakończony bez zmiany statusu. Akceptacji wybranej opcji dokonujemy poprzez kliknięcie w. Rysunek 4 Dokument dodatkowy - zakładka MPK 1.3 Przydzielenie zadań wybranym operatorom Na podstawie wprowadzonych pozycji w zakładce MPK (Rysunek 4) następuje wygenerowanie zadań do zespołów odpowiedzialnych za akceptacje kosztów (CRM/Handel/Kadry). Zadania zostaną wygenerowane odpowiednim rolom, jeśli na dokumencie zostało wprowadzone MPK, za które zespół odpowiada. Role które zostały dodane w konfiguracji programu (Handel, Kadry) służą wyłącznie do przyporządkowania odpowiedzialności operatora do MPK. Strona 6 z 11

7 1.4 Zatwierdź, odtwierdź oraz do korekty Na tym etapie zespoły weryfikują przesłany dokument w zakresie swoich kompetencji. Użytkownik odpowiedzialny za potwierdzenie MPK dokumentu ma możliwość ustawienia stanu MPK za pomocą przycisków na górnej belce oznaczonej na niebiesko. (Rysunek 5) Zaznaczenie pozycji i wybranie czynności, powoduję zmianę statusy danej pozycji. Rysunek 5 Zmiana stanu MPK Opis działania poszczególnych pozycji: Zatwierdź powoduje zaakceptowanie aktualnego stanu MPK Odtwierdź powoduje cofnięcie wcześniejszego zaakceptowania stanu MPK Do korekty powoduje cofnięcie procesu do Weryfikacji merytorycznej Po wybraniu stanu przechodzimy Dalej i następnie wybieramy kolejny krok: Zatwierdzono wszystkie pozycje [Złączenie] lub Brak. Akceptacji wybranej opcji dokonujemy poprzez kliknięcie w. Strona 7 z 11

8 1.5 Złączenie Na tym etapie proces będzie oczekiwał na wszystkie decyzje od zespołów (CRM/Handel/Kadry). W zależności od podjętych decyzji przez poszczególne zespoły zostaną podjęte następujące działania: Jeśli jakakolwiek pozycja uzyskała status Korekta, wtedy proces przechodzi z powrotem do stanu Weryfikacja merytoryczna w celu skorygowania przez operatora kwoty pozycji. Następnie dokument jest ponownie wysyłany do zatwierdzenia przez zespoły merytoryczne. Jeśli wszystkie pozycje otrzymają stan Zatwierdzono to następuje przejście do kolejnego etapu jakim jest Zatwierdzenie poziom Zatwierdzenie poziom 2 W tym miejscu mamy możliwość zatwierdzenia wcześniej złączonych decyzji od zespołów. Operator ma do dyspozycji 3 opcje (Rysunek 6): Odrzuć [Odrzucony Koniec], Zatwierdzenie poziom 3 [Zatwierdzenie poziom 3], Brak. Rysunek 6 Zatwierdzenie poziom 2 - opcje Strona 8 z 11

9 Akceptacji wybranej opcji dokonujemy poprzez kliknięcie w momencie przechodzimy do kolejnego kroku jakim jest Zatwierdzenie poziom 3.. W tym 1.7 Zatwierdzenie poziom 3 Jest to krok analogiczny do Zatwierdzenie poziom 2 z jednym wyjątkiem końcowe opcje wyboru kolejnego kroku: Do księgowości [Nowy dokument ewidencji] Odrzuć [Odrzucony koniec] Brak Ten etap procesu został stworzony z myślą np. o dwustopniowym procesie akceptacji dokumentów wynikający np. z hierarchii w firmie. Po zatwierdzeniu korku Zatwierdzenie poziom 3, generowane jest nowy dokument ewidencji wraz z opisem Analitycznym odpowiadającym pozycjom MPK na dokumencie dodatkowym. Generowanie jest wykonywane za pomocą OGSchema: Tuples Zakup ewidencja w stanie Nowy dokument ewidencji. W celu edycji definicji Dokumentu Ewidencji należy zmienić rodzaj konstruktora. Definicja kreatora jest wprowadzona na węźle grafu Nowy dokument Ewidencji, w polu SchematGenerator, a wywołanie generowania na podstawie schematu następuje w metodzie GetRow definicji taska (Workflow Algorytm Wyboru wiersza) ze względu na to że Dokumenty dodatkowe są kolekcją podpiętą do Workflow wybieramy pierwszy dokument dodatkowy podpięty do procesu i przekazujemy jako źródło generatora. 1.8 Akceptacja księgowa i zakończenie procesu Na tym etapie procesu dokument ZR zostaje przekazany do osoby odpowiedzialnej za akceptacje księgową która zmienia stan na Wprowadzono i zapisuje dokument jednocześnie automatycznie kończąc cały proces. Strona 9 z 11

10 2. Graficzna prezentacja procesu obiegu faktury kosztowej Rysunek 7 Graf procesu - obieg faktury kosztowej Strona 10 z 11

11 3. Spis ilustracji Rysunek 1 Formularz dodawania dokumentu dodatkowego... 3 Rysunek 2 Podstawowe dane dokumentu dodatkowego... 4 Rysunek 3 Weryfikacja merytoryczna dokumentu... 5 Rysunek 4 Dokument dodatkowy - zakładka MPK... 6 Rysunek 5 Zmiana stanu MPK... 7 Rysunek 6 Zatwierdzenie poziom 2 - opcje... 8 Rysunek 7 Graf procesu - obieg faktury kosztowej...10 Strona 11 z 11