Nr KW /04 Radlin, dnia 6 wrzesień 2004 P R O T O K Ó Ł

Transkrypt

1 Nr KW /04 Radlin, dnia 6 wrzesień 2004 P R O T O K Ó Ł Kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Radlińskiej Strefie Aktywności Gospodarczej Sp. z o.o. z siedzibą w Radlinie przy ul. Mariackiej 9 powstałej na podstawie uchwały nr XVI/156/99 Rady Miejskiej w Radlinie z dnia Kontrola przeprowadzona w terminie od do przez zespół kontrolny w składzie: Kornelia Praszelik Skarbnik Miasta Radlin Andrzej Hajm Podinspektor działających na podstawie upoważnienia nr AK/1023/28/2004 wydanego przez Burmistrza Radlina. W okresie objętym kontrolą: Prezesem Zarządu kontrolowanej jednostki był Pan Dionizy Sokalla powołany Uchwałą nr 9/2001 Zgromadzenia Wspólników z dnia na stanowisko Prezesa Zarządu II kadencji, z dniem roku. Księgowym Radlińskiej Strefy Aktywności Gospodarczej Sp. z o.o. w badanym okresie była Pani Aneta Rydzewska-Wójcik. Cel kontroli Sprawdzenie gospodarki finansowej, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Zapewnienie przestrzegania procedur obiegu i kontroli dokumentów księgowych w 2003 roku.. Wyjaśnień w toku kontroli udzielali: Dionizy Sokalla Prezes Zarządu Aneta Rydzewska-Wójcik Księgowa 1

2 Ustalenia ogólne: Radliska Strefa Aktywności Gospodarczej Sp. z o. o. powstała mocą uchwały nr XVI/156/99 Rady Miejskiej w Radlinie z dnia stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego protokołu. Przedmiotem działalności Spółki na mocy uchwały jest prowadzenie działalności gospodarczej o charakterze usługowo produkcyjno handlowym, a w szczególności: pozyskiwanie, sprzedaż piasku i nadkładu, rekultywacja terenu, dzierżawa nieruchomości, doradztwo, reklama, wydawnictwo, edukacja. Zakres wykonywanych przez spółkę zadań ograniczony został do pierwszego z wymienionych działań. Rozszerzanie zakresu działań Spółki wymagałoby zdaniem Prezesa Zarządu dodatkowych nakładów finansowych, którymi Radlińska Strefa Aktywności Gospodarczej nie dysponuje. Kontroli poddano obowiązujące w Spółce dokumenty regulujące kwestię obiegu i kontroli dokumentów tj. Zarządzenie nr 1/02 Prezesa Radlińskiej Strefy Aktywności gospodarczej Sp. z o.o. z dnia w sprawie zakładowego planu kont, oraz załączniki do niniejszego zarządzenia. Kontroli poddano księgę główna zawierającą rejestr bankowy, rejestr sprzedaży, oraz rejestr zakupu oraz wyrywkowo dokumenty odpowiadające wpisom w tych rejestrach. Ponadto zbadano stan rachunku, wyciąg z księgą na i Stwierdzono zgodność stanu. Zbadano umowy oraz dokumentację dotyczącą usług geodezyjno-kartograficznych, oraz usług związanych ze zdjęciem (odseparowaniem) nadkładu stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Ustalenia szczegółowe: Radliska Strefa Aktywności Gospodarczej Sp. z o.o. swoją działalność koncentruje w dziedzinie wydobycia i sprzedaży piasku ze złoża Radlin. Trudna sytuacja finansowa spółki spowodowana jest ponoszeniem wysokich kosztów udostępniania złoża, oraz zmniejszonego popytu. Pomimo niezmienionej wysokości ceny zbytu piasku, a w przypadku dużych zamówień, stosowanych dla zachęty upustów przychody ze sprzedaży w 2003 roku zmalały 2

3 do wartości rzędu 60% przychodów roku poprzedniego Sytuację komplikują ponadto niekorzystne warunki geodezyjno-górnicze eksploatacji złoża Radlin (duża głębokość nakładu i jego nieregularne zaleganie). Podatki i opłaty RSAG w 2003 roku: 1. Opłaty za przelewy i prowadzenie rachunku bankowego (rej. Bankowy): 904,75 2. Opłata za wydanie zaświadczenia z Urzędu Skarbowego: 20,00 3. Umowa pożyczki z UM RADLIN: 300,00 4. Ubezpieczenie ładowarki: 562,00 5. Opłaty eksploatacyjne: ,51 6. Kserokopie: 25,00 7. Opłata sądowa: 6,00 8. Podatek od nieruchomości (niezapłacony) ,20 9. Odpis z KRS 35, Znaczki sądowe (KRS) 30, Ogłoszenie w KRS: 250, Ubezpieczenie samochodu (OC/AC/NW) 800, sprostowanie VAT na koniec roku: -5,11 Razem: ,35 Koszty RSAG w 2003 roku: 1. Amortyzacja 3 975,68 2. Zużycie materiałów i energii ,83 3. Usługi obce ,01 4. Wynagrodzenia ,35 5. Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia ,25 6. Podatki i opłaty ,35 7. Pozostałe koszty rodzajowe 1 438,97 Razem: ,44 3

4 Kontrolowana jednostka posiada dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 1/02 Prezesa Radlińskiej Strefy Aktywności gospodarczej Sp. z o.o. z dnia (załącznik nr 3 do protokołu). Zakres merytoryczny dokumentacji pozwala na określenie wymaganych prawem zasad (roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metody wyceny aktywów i pasywów; zakładowego plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz powiązania z kontami księgi głównej). Operacje odnotowywane są w prowadzonych rejestrach: księga główna zawierająca rejestr bankowy, sprzedaży i zakupu, ewidencja środków trwałych, rejestr zakupu VAT, rejestr sprzedaży VAT, karty przychodów pracowników, raport kasowy kasy główna, raport kasowy kasy piaskownia, zestawienie obrotów i sald. Dokumentację księgową sprawdza się pod względem merytorycznym, oraz formalnorachunkowym. Podpisów dokonuje Księgowa i Prezes Zarządu Radlińskiej Strefy Aktywności Gospodarczej Sp. z o.o.. W ewidencji środków trwałych spółki widnieje samochód marki Fiat Seicento. Pojazd przeznaczony jest do użytku służbowego. Spółka nie posiada dokumentacji niezbędnej do rozliczeń przebiegu pojazdu i zużycia paliwa. Gotówka kasowana w danym dniu z punktu kasowego piaskownia przewożona jest do siedziby Spółki przy ulicy Mariackiej 9, gdzie przechowywana jest w metalowej kasetce. Z wyjaśnień udzielonych przez Księgową wynika, że maksymalna kwota przechowywanych środków pieniężnych nie przekracza 5 000zł Ze względu jednak na brak zabezpieczeń, oraz położenie biura (parter) nasuwają się obawy w stosunku do zapewnienia odpowiednich zasad bezpieczeństwa. Należałoby rozważyć kwestie zdeponowania środków pieniężnych na czas nieobecności pracowników, lub wykonania dodatkowych zabezpieczeń. 4

5 Dokonując kontroli nie stwierdzono nieuzasadnionych wydatków. Procedura wyłaniania podmiotów świadczących usługi na rzecz Spółki nie jest w dostateczny sposób udokumentowania, co rodzi trudności w procesie kontroli ww. zagadnienia. Na statystyka zatrudnienia przedstawia się następująco: Zatrudnienie stałe: 1. Prezes Zarządu - Dionizy Sokalla 2. Kierownik Ruchu - DANE OSOBOWE UTAJNIONE** 3. Księgowa - Aneta Rydzewska-Wójcik 4. Kasjer - DANE OSOBOWE UTAJNIONE** 5. Operator ładowarki - DANE OSOBOWE UTAJNIONE** 6. Stróż - DANE OSOBOWE UTAJNIONE** Umowa o dzieło 1. DANE OSOBOWE UTAJNIONE** opracownie Operatu ewidencyjnego zasobów kruszywa naturalnego stan na Termin: Kwota brutto: 1500,00 2. DANE OSOBOWE UTAJNIONE** przeprowadzenie ankiety dot. przystąpienia do radiowej sieci internetowej Termin: Kwota brutto: 200,00 Umowa zlecenie: 1. DANE OSOBOWE UTAJNIONE** obsługa ładowarki w kopalni piasku Termin: Kwota brutto: 1050,00 2. DANE OSOBOWE UTAJNIONE** obsługa ładowarki Termin: Kwota brutto: 750,00 Łączna kwota brutto za wynagrodzenia w 2003 roku (12 m-cy): ,35 w tym Rada Nadzorcza: 8 979,87 5

6 Kwalifikacje niezbędne do pełnienia funkcji kierownika ruchu zakładu górniczego w odkrywkowych zakładach górniczych wydobywających kopaliny pospolite bez użycia materiałów wybuchowych posiadają Pan Dionizy Sokalla (załącznik nr 4 do protokołu), oraz Pan Tadeusz Srebro (załącznik nr 5 do protokołu). Zalecenia pokontrolne: 1. Należy ewidencjonować korzystanie z samochodu służbowego za pomocą kart drogowych. Rozliczać zużycie paliwa, porównując przejechane kilometry wynikające z kart drogowych ze stanem licznika. 2. Należy prawidłowo zabezpieczyć środki pieniężne zgromadzane w gotówce i przechowywane w siedzibie Radlińskiej Strefy Aktywności Gospodarczej. Do czasu prawidłowego zabezpieczenia środków we własnej siedzibie, rozważyć możliwość zdeponowania kasety w kasie Miejskiego Ośrodka Kultury w Radlinie. 3. Należy dokumentować proces wyboru ofert dotyczących zakupu usług, celem wyboru oferty najkorzystniejszej. Brak tej dokumentacji może świadczyć o nie dochowaniu należytej staranności (art Kodeksu Spółek Handlowych). 4. Należy rozważyć kwestę zatrudnienia pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy w okrasach zmniejszonego popytu na piasek (surowiec). Integralną częścią protokołu stanowią załączniki: Załącznik nr 1 Uchwała nr XVI/156/99 Rady Miasta w Radlinie z dnia r. Załącznik nr 2 Umowa nr 4/2001/RSAG dot. wykonania odkrywki, tzn. odspojenia nadkładu. Załącznik nr 3 Zarządzenie nr 1/02 Prezesa Radlińskiej Strefy Aktywności Gospodarczej Sp. z o.o. z dnia w sprawie zakładowego planu kont, oraz załączniki do niniejszego zarządzenia. Załącznik nr 4 Świadectwo kwalifikacji kierownika zakładu górniczego w odkrywkowych zakładach górniczych nr rej. 0230/385/2001 Pana mgr inż. Dionizego Sokalla. Załącznik nr 5 Świadectwo kwalifikacji kierownika zakładu górniczego w odkrywkowych zakładach górniczych l.dz. 0230/374/99 DANE OSOBOWE UTAJNIONE**. 6

7 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które otrzymali: Zarząd Radlińskiej Strefy Aktywności Gospodarczej sp. z o.o., Komórka ds. kontroli wewnętrznej Urzędu Miasta Radlin. Termin przedłożenia udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania protokołu. Kontrola została odnotowana w KSIĄŻCE KONTROLI Radlińskiej Strefy Aktywności Gospodarczej Sp. z o.o. pod pozycją nr / Kontrola nie została odnotowania w KSIĄŻCE KONTROLI, jako że rejestr taki nie jest w jednostce prowadzony.* Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano parafując każdą ze stron / kontrolowany odmówił podpisania * Data podpisania protokołu: Podpisali Dionizy Sokalla Prezes Zarządu RSAG Sp. z o.o. Aneta Rydzewska-Wójcik Księgowa RSAG Sp. z o.o. Kornelia Praszelik Skarbnik Miasta Radlin Andrzej Hajm Podinspektor ds. kontroli UM Radlin Zatwierdzam Barbara Magiera Burmistrz Radlina niepotrzebne skreślić ** DANE UTAJNIONE ZGODNIE Z USTAWĄ O OCHRONIE DANYCH OSOBOWYCH Z DNIA 28 SIERPNIA 1997 ROKU. UTAJNIENIA DOKONAŁ PODPISPEKTOR KONTROLI WEWNĘTRZNEJ URZĘDU MIASTA RADLIN ANDRZEJ HAJM 7