Zastosowanie zintegrowanych systemów zarzdzania w małych i rednich przedsibiorstwach moliwoci i ograniczenia

Transkrypt

1 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 121 Zastosowanie zintegrowanych systemów zarzdzania w małych i rednich przedsibiorstwach moliwoci i ograniczenia The integrated management software in small and midsize companies opportunities and threats Elbieta JANCZYK STRZAŁA * Streszczenie. Małe i rednie przedsibiorstwa działajc w coraz bardziej skomplikowanych warunkach, czsto napotykaj na bariery hamujce ich dalszy rozwój. Jednym z powodów takiego stanu rzeczy jest niedostateczne wsparcie informacyjne managementu zarzdzajcego nimi czsto w niewłaciwy sposób. Rozwizanie tego typu problemów stanowi zintegrowane systemy zarzdzania. Poniszy tekst powicono korzyciom, jakie systemy te oferuj temu sektorowi przedsibiorstw oraz zagroeniom zwizanym z ich niewłaciwym wyborem, wdroeniem czy uytkowaniem. Summary. Transformations and still growing demands of the free market has made small and midsize companies face several barriers of their growth. As a result of this and lacks of their management information systems integrated management software plays very significant role. This article has been dedicated to the opportunities and threats of these software. Obecne uwarunkowania gospodarcze wywieraj presj na dokładno i szybko działania przy jednoczesnej minimalizacji kosztu zbierania i obróbki danych. Konieczno przetwarzania olbrzymiej liczby informacji niezbdnych do sporzdzania okrelonych sprawozda nie jest dzi moliwa bez wsparcia komputerowego. Wystpujcy dotychczas w wielu przedsibiorstwach brak połcze midzy poszczególnymi systemami informatycznymi powodował konieczno przenoszenia wielu danych. Utrudniało to prac wielu osób oraz zmniejszało aktualno opracowywanych przez nich informacji. Z tych te wzgldów przedsibiorstwa coraz chtniej decyduj si na modernizacj i rozbudow posiadanych systemów czy nawet na wdroenie zintegrowanych systemów zarzdzania. Majc modułow budow systemy te obsługuj wszystkie sfery działalnoci przedsibiorstwa. Ich cech charakterystyczn, odróniajc je od tradycyjnych systemów, jest moliwo natychmiastowego dostpu przez róne działy przedsibiorstwa do danych zgromadzonych we wspólnej bazie informatycznej. Ponadto architektur tych systemów cechuje [Bramsemann 2002, s.367]: * mgr Elbieta Janczyk Strzała, Akademia Ekonomiczna im. O. Langego we Wrocławiu 121

2 122 Elbieta Janczyk - Strzała elastyczno - moliwo dostosowania zakresu funkcji poprzez zastosowanie funkcji podstawowych i dodatkowych, otwarto - poszczególne moduły czstkowe s samowystarczalne lecz mog by te przyłczone do obcych baz danych, segmentowo - moliwo pojedynczego wprowadzania kolejnych aplikacji (np. pocztkowo rachunkowoci, a nastpnie gospodarki magazynowej), centralna baza danych - wspólna dla wszystkich modułów, umoliwiajca przepływ informacji midzy nimi, moliwo dostosowania do specyficznych wymaga uytkownika (poprzez odpowiednie ustawienie parametrów), zaawansowanie technologiczne. Naley jednake pamita, i systemy informatyczne s jedynie narzdziami, wykorzystywanymi w procesie zarzdzania. Musz by wic one dostosowane do struktury danego przedsibiorstwa gdy wraz ze wzrostem wielkoci jednostek gospodarczych ronie liczba funkcjonujcych w nich działów (rys. 1). Rys. 1 Struktura a wielko przedsibiorstwa ródło: Scheer A, (1990), CIM Strategie als Teil der Unternehmensstrategie, Koln. 122

3 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 123 Na powyszym rysunku wymienione zostały funkcje realizowane w przedsibiorstwach produkcyjnych poczwszy od jednoosobowych, poprzez rednie, a skoczywszy na duych zakładach. Sposób wykorzystania systemów informatycznych przez te przedsibiorstwa moe by bardzo róny. Jednake tylko te jednostki, które zastosuj zintegrowane systemy zarzdzania, bd mogły obj wszystkie realizowane w nich funkcje wsparciem komputerowym. Jednym z zyskujcych coraz wiksz popularno tego typu systemów adresowanych do grupy małych i rednich przedsibiorstw jest SAP Business One. Uwzgldniajc zadania realizowane w tej grupie przedsibiorstw oferuje on rozwizania w typowych dla nich obszarach (tzn. wystpujcych niezalenie od profilu działalnoci): rachunkowoci, bankowoci, zaopatrzenia, produkcji, gospodarce magazynowej, sprzeday i administracji [ Rozwój systemów informatycznych wspomagajcych zarzdzanie odbywał si na przestrzeni ostatnich kilkudziesiciu lat. Proces ich ewolucji ilustruje rys.2. Rys.2 Ewolucja systemów informatycznych wspomagajcych zarzdzanie ródło: W latach 60-tych powstały systemy klasy IC (Inventory Control) umoliwiajce kontrol zapasów magazynowych. Ich rozwinicie stanowiły systemy klasy MRP (Material Requirement Planning) stosowane do planowania potrzeb materiałowych w sferze zaopatrzenia (zewntrzne zamówienia zakupu) i produkcji (zlecenia produkcyjne). Dalszy rozwój technologii komputerowych doprowadził do ewolucji systemów informatycznych zarzdzania i stworzenia systemów MRP II (Manufacturing 123

4 124 Elbieta Janczyk - Strzała Resource Planning) bdcych rozwiniciem systemów MRP na inne sfery działania przedsibiorstwa. Zostały one dedykowane do planowania i sterowania produkcj oraz zapasami. Nastpnie, w latach 90-tych ubiegłego stulecia, powstały zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP (Enterprise Resource Planning) słuce do planowania zasobów przedsibiorstwa. Charakterystyczn cech, odróniajc je od poprzedników, jest ich budowa. Składaj si one ze zintegrowanych ze sob modułów mogcych obsługiwa wszystkie obszary przedsibiorstwa. Pocztkowo były one adresowane i stosowane głównie w przedsibiorstwach produkcyjnych, w których umoliwiały optymalizacj zasobów i procesów wewntrznych. Wraz ze wzrostem zainteresowania nimi ze strony przedsibiorstw usługowych zostały one rozszerzone o specyficzne procesy finansowe. Dalszy rozwój technologii informatycznych doprowadził do powstania systemów klasy ERP II bdcych zbiorami aplikacji generujcych wartoci zarówno dla udziałowców jak i dla klientów. S to systemy otwarte. Pozwalaj one na udostpnianie i optymalizacj procesów nie tylko wewntrz przedsibiorstwa lecz równie pomidzy współpracujcymi przedsibiorstwami partnerskimi (np. poprzez udostpnianie najbardziej istotnych informacji na temat wspólnych procesów). Polska stanowi najwikszy rynek ERP w Europie rodkowej i Wschodniej (nastpne miejsca zajmuj Rosja i Czechy). W 2002r. osignł on 98 mln USD (ok. 400mln PLN). List dostawców oferujcych tego rodzaju systemy na rynku polskim jak i na rynkach zagranicznych prezentuj ponisze rysunki (rys.3 i rys.4). Inne 64,6% SAP 18,0% Cemer 2,0% Oracle 5,4% PeopleSoft 5,4% J.D.Edwards 2,6% Microsoft Business Solutions 2,0% Rys.3 Dostawcy systemów ERP na wiecie (2002r.) ródło: 124

5 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 125 PeopleSoft z J.D.Edwards 3,0% Scala 2,7% Inne 17,6% SAP 28,0% QAD 3,2% Microsoft Business Solutions 3,5% Oracle 23,7% Teta 3,5% BPSC 3,6% Exact 3,7% IFS 7,5% Rys.4 Dostawcy systemów ERP w Polsce (2002r.) ródło: Cz z wymienionych firm oferujcych zintegrowane systemy zarzdzania dla rednich i duych przedsibiorstw opracowało równie rozwizania adresowane do sektora MSP. Z systemu oferowanego przez firm SAP - SAP Business One korzysta ju ok uytkowników z sektora MSP. Według informacji od SAP Polska w 2002r. system ten wdroyły 62 firmy, za do koca sierpnia 2003r. na jego zakup zdecydowało si kolejnych 90 [ 2004]. Optymalne oprogramowanie klasy MRP-II/ERP przeznaczone dla przedsibiorstw redniej wielkoci oferuje równie Teta. Pakiet Teta Biznes Partner, bdcy nastpc pakietu Teta_C, wyrónia si bogat funkcjonalnoci i zapewnia zgodno z wymogami polskiego ustawodawstwa [ 2004]. Zintegrowane systemy zarzdzania (ZSZ) przeznaczone dla małych i rednich przedsibiorstw (MSP) powinny stanowi proste, a jednoczenie efektywne rozwizania (wyjtek stanowi systemy dla MSP o wysokim stopniu specjalizacji korzystajcych z rozwiza dostosowanych do specyfiki brany, w której działaj np. mysap All-in- One). Wyróniaj si one szybk implementacj przy optymalnym wykorzystaniu istniejcej infrastruktury informatycznej. S one skalowalne (tzn. istnieje moliwo ich rozbudowy wraz ze wzrostem potrzeb przedsibiorstwa) i z tego powodu ciesz si powodzeniem wród rozwijajcych si firm. Łatwo obsługi nie wyklucza ich odpowiednio wysokiej funkcjonalnoci dziki czemu wspieraj rozwój przedsibiorstwa w przyszłoci. Jednake cena tego typu systemów musi by na poziomie dostpnym ju dzi dla przedsibiorstwa. Dziki swojej otwartoci mog by one zintegrowane z innymi systemami. Z powyszych wzgldów centrale przedsibiorstw wprowadzaj tego typu rozwizania w swoich filiach, aby ujednolici relacje biznesowe z nimi - np. wdroenie rozwiza firmy SAP w IBS Filtran, filii midzynarodowej firmy wielobranowej SPX Corporation, w okresie ok.10 tygodni [ Proces wyboru systemu informatycznego wspierajcego zarzdzanie powinien by przez kade przedsibiorstwo, a w szczególnoci przez małe i rednie, dokonany bardzo 125

6 126 Elbieta Janczyk - Strzała uwanie. Naley mie przy tym wiadomo, i decydujc si na konkretny system przedsibiorstwo wie si na wiele lat z firm oferujc go. Z tego wzgldu wybierajc system przestarzały, wadliwie zaprojektowany, niedostosowany do konkretnych potrzeb i oczekiwa czy oferowany przez niesolidnego dostawc firma wpływa na zwikszenie kosztów jego eksploatacji oraz hamuje swój potencjalny rozwój. Jednake niezalenie od stopnia doskonałoci oferowanych przedsibiorstwu systemów informatycznych o ostatecznym sukcesie całego procesu selekcji, a nastpnie implementacji, decyduje człowiek jego dowiadczenie, wiedza i zaangaowanie. Dlatego te w zintegrowanym i zaangaowanym zespole wdroeniowym, na czele którego stoi Kierownik Projektu, powinni znale si najlepsi ludzie i to zarówno po stronie dostawcy (dowiadczeni i fachowi analitycy, projektanci, programici oraz konsultanci) jaki i u klienta (kompetentni pracownicy posiadajcy wiedz i dowiadczenie w poszczególnych obszarach biznesowych przedsibiorstwa). Istnieje ponadto opinia, i 90% wdroe koczy si niepowodzeniem (np. po ustalonym terminie i z przekroczonym budetem) czy te w ogóle si nie koczy [ Z tych te powodów bardzo wane jest nieustajce zaangaowanie i motywacja ze strony pracowników oraz kadry kierowniczej wszystkich szczebli zarzdzania. Tylko gdy odpowiednio przeszkoleni i przygotowani do obsługi uytkownicy zaakceptuj wdroony system, gdy bd wykorzystywa jego pełne moliwoci zgodnie z wytyczonymi pierwotnie załoeniami oraz gdy bd dy do dalszego doskonalenia (zarówno siebie jak i systemu) wówczas bdzie mona mówi, e wdroenie zakoczyło si sukcesem. Jest to szczególnie istotne w MSP, dla których koszty wdroenia s stosunkowo duym wydatkiem zwracajcym si w dłuszym okresie czasu. W pełni wdroony zintegrowany system zarzdzania (tzn. zgodnie ze sprecyzowanymi uprzednio potrzebami biznesowymi) umoliwia pełn kontrol informacji i działa w poszczególnych obszarach organizacji oraz niesie szereg korzyci umoliwiajcych ich dalszy rozwój. Dziki zastosowaniu tego typu systemu pracownicy małych i rednich przedsibiorstw mog zapomnie o potrzebie przegldania i porównywania wielostronicowych wydruków czy cigłego uzgadniania danych pomidzy np. poszczególnymi działami. W zwizku z tym moliwa jest równie eliminacja potencjalnych pomyłek. Jednoczenie prowadzi to do zminimalizowania kosztów zwizanych z rcznym przetwarzaniem wielu danych czy te przy uyciu programów komputerowych wymagajcych wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Dziki temu nastpuje zwikszenie efektywnoci przepływu informacji. Kierownictwo zyskuje moliwo szybszego uzyskiwania wiarygodnych danych, uwolnienia si od wielu pracochłonnych czynnoci oraz skupienia swej uwagi na strategicznych aspektach organizacji. Wdroenie zintegrowanych systemów zarzdzania w MSP przyczynia si równie do wielu innych korzyci. Dziki zastosowaniu tego typu rozwiza przedsibiorstwa zyskuj [ Paliszkiewicz, Sobociska 2002, s.252 ]: moliwo kontroli kosztów poprzez pełn kontrol informacji oraz działa firmy dziki zastosowaniu rónorodnych funkcjonalnoci systemu (np. alarmów online czy wszechstronnych narzdzi do przeprowadzania analiz), zwikszenie produktywnoci- łatwy w obsłudze, intuicyjny interfejs uytkownika pozwalajcy na wydajn prac, kontrolowalno, usystematyzowanie i cigło w rejestrowaniu zdarze, 126

7 Controlling w małych i rednich przedsibiorstwach 127 moliwo natychmiastowej analizy danych dotyczcych dowolnego przedziału czasowego, globalny zasig prowadzone transakcje mog by rejestrowane w wielu walutach, wzrost przychodów natychmiastowy dostp do informacji z rónych czci systemu prowadzi do szybkiego dostosowywania si organizacji do pojawiajcych si szans i zagroe, lepszej obsługi klienta oraz do wysokiego poziomu współpracy z kooperantami. Biorc pod uwag powysze korzyci płynce z wdroenia zintegrowanych systemów zarzdzania mona wskaza na ich szerokie zastosowanie w małych i rednich przedsibiorstwach. Bowiem firmy te, działajc w coraz bardziej skomplikowanych warunkach, czsto napotykaj na bariery hamujce ich dalszy rozwój. Czsto przyczyn takiego stanu rzeczy jest niewłaciwe zarzdzanie nimi spowodowane niedostatecznym zaopatrzeniem w informacje ich kadry zarzdzajcej. Rozwizanie tego typu problemów stanowi zintegrowane systemy zarzdzania oferujce wsparcie głównych procesów biznesowych niezbdnych do zapewnienia nie tylko dalszego funkcjonowania przedsibiorstw lecz take do stworzenia szans ich dalszego rozwoju. Jest to szczególnie cenne dla polskich małych i rednich przedsibiorstw stojcych u progu integracji europejskiej. Literatura [1] Bramsemann R, (2002), Wybór oprogramowania dla wspomaganego informatycznie systemu controllingu w przedsibiorstwach przemysłowych redniej wielkoci w: Controlling dowiadczenia krajowe i zagraniczne. Problemy, projekty, instrumenty, perspektywy, PROFIT, Katowice. [2] (2004) [3] (2004) [4] (2004) [5] Paliszkiewicz J, Sobociska A, (2002), Uwarunkowania wdraania systemu informatycznego zarzdzania w: Komputerowo zintegrowane zarzdzanie (t.ii), Wydawnictwo Naukowo-Techniczne, Warszawa. [6] Scheer A, (1990), CIM Strategie als Teil der Unternehmensstrategie, Koln. 127